Mecanismos Funcionamiento COI

Mecanismo para el funcionamiento de la Comisión Organizadora Internacional de los foros interamericanos de Sistemas de Promoción y Protección Integral de Niñas, Niños y Adolescentes

¿Qué es la COI? 

La Comisión Organizadora Internacional (COI) es el órgano de decisión en la planeación y organización de los foros interamericanos de los Sistemas de Promoción y Protección Integral de Niñas, Niños y Adolescentes (Foros SIPPINNA), que forman parte del esfuerzo realizado desde el año 2017 en busca de espacios de encuentro y diálogo regionales para el análisis de las temáticas prioritarias para la niñez y las adolescencias, así como para el intercambio de experiencias y buenas prácticas en el fortalecimiento de los sistemas americanos.

¿Quiénes integran la COI?

La COI estará integrada por los siguientes actores:

Estados

• Estados que hayan sido sede.
• El Estado sede de la edición actual a través de la oficina de niñez o del sistema de promoción y protección integral.

Organismos internacionales

• Comisión Interamericana de Derechos Humanos (CIDH).
• Instituto Interamericano del Niño, la Niña y Adolescentes de la Organización de Estados Americanos (IIN-OEA)

Sociedad civil

• Movimiento Mundial por la Infancia y Adolescencia de Latinoamérica y el Caribe.
• Tejiendo RedesInfancia para América Latina y el Caribe.
• Dos organizaciones que se rotarán. Actualmente participa el Programa Global (de Bolivia, Guatemala y Honduras).

Representación de grupos organizados de niñas, niños y adolescentes

Se buscará un mecanismo para llevar la voz de los grupos de niñas, niños y adolescentes organizados. En caso de que alguno de los integrantes decline su participación en la COI de manera temporal o permanente, la Comisión Organizadora Internacional definirá las acciones necesarias para mantener un equilibrio en la representación de los actores.

Los organismos internacionales fungirán como integrantes permanentes. La participación de los colectivos Tejiendo RedesInfancia y Movimiento Mundial será permanente. Las organizaciones que actualmente participan en lo individual deberán renovarse cada 2 ediciones del Foro. Las propuestas de organizaciones que reemplacen a las que actualmente participan en lo individual, una vez que haya vencido su periodo, corresponderá exclusivamente a Tejiendo RedesInfancia y a Movimiento Mundial.

¿Cómo funciona la COI?

La COI funciona a través de reuniones periódicas virtuales (una vez al mes) que serán convocadas por la Secretaría Técnica en funciones con al menos 5 días hábiles de antelación, a través de correo electrónico o mensaje de WhatsApp.

Funciones de la COI

• Tomar las decisiones por consenso y fijar objetivos.
• Definir la dirección política y estratégica.
• Aprobar la integración y separación de sus integrantes.
• Apoyar y acompañar al Estado sede en el proceso de planificación y desarrollo del foro.
• Aprobar las fechas para la realización de los foros.
• Aprobar la metodología y las temáticas a abordar.
• Revisar y aprobar los documentos de trabajo.
• Coordinar a los grupos de trabajo: Comisión Organizadora Nacional, Grupo de Metodología Intergeneracional, Grupo de Comunicaciones y Difusión y Grupo de Logística y Protocolo.

Funciones de los integrantes de la Comisión

• Velar por la continuidad de los Foros Interamericanos de Sistemas de Promoción y Protección Integral de Derechos de Niños, Niñas y Adolescentes.
• Integrar y participar en por lo menos uno de los grupos de trabajo que se conformen en el marco de la preparación del Foro.
• Proponer temas para la edición del Foro acorde a los criterios establecidos.
• Revisar los documentos técnicos que se generen en el marco de la preparación del foro y emitir opiniones en los tiempos establecidos por la Secretaría Técnica.
• Participar en las reuniones de la COI.
• Apoyar en la difusión de los materiales relacionados con el foro.
• Colaborar con materiales para integrar la memoria documental del Foro.

Secretaría Técnica

El país sede de la edición que se está planeando será la Secretaría Técnica de la COI. Durante el tiempo que no hubiera país designado como sede, la COI determinará quién asumirá esa función dentro de sus integrantes, procurando la rotación entre los sectores representados. 

La Secretaría Técnica deberá velar en todo momento por el carácter multisectorial y multiactor del Foro.

Funciones de la Secretaría Técnica

• Actuar como un canal de comunicación entre la COI y las entidades externas para garantizar la comunicación de decisiones, la distribución de documentos y la gestoría de las consultas específicas, garantizando que la información fluya correctamente entre todas las entidades y sectores que integran la COI.
• Coordinar técnicamente a los grupos de trabajo que se conformen en el marco de la preparación del foro en todas las etapas (antes, durante y después), lo que incluye desde la preparación logística hasta el seguimiento de las recomendaciones, debiendo asegurarse de que todos los participantes y contribuciones sean adecuadamente gestionados y documentados.
• Apoyar con la redacción de las actas de las reuniones de la COI, asegurando que todos los acuerdos y decisiones tomadas sean debidamente registradas y archivadas. Esta responsabilidad es crucial para mantener la transparencia y el seguimiento efectivo de las actividades y decisiones del Foro.
• Sugerir a la COI las temáticas a abordar en los foros SIPPINNA de acuerdo con las necesidades o la coyuntura prevaleciente.
• A petición de cualquiera de sus integrantes se someterá a la consideración de la COI, la incorporación de nuevos integrantes, justificando la pertinencia para ello y siempre que se respete la representatividad entre los sectores integrantes.
• Convocar a las reuniones de la COI.
• Establecer y compartir los medios a través de los que se realizarán las reuniones de la COI.
• Elaborar la minuta o ayuda de memoria de las reuniones de la COI, que deberá ser enviada a sus integrantes para conocimiento.
• Facilitar el intercambio de información entre los grupos de trabajo.
• Establecer la coordinación del Espacio de Seguimiento Intergeneracional.
• Operar el cronograma general de trabajo para su cumplimiento en tiempo y forma.
• Elaborar la memoria y reporte final de Foro.
• Dar seguimiento de acuerdos y monitorear el progreso en la implementación de los que se hayan tomado en el último Foro Interamericano y los de la COI, haciendo notar el avance o limitaciones en la aplicación efectiva de las recomendaciones emanadas del Foro Interamericano.