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PASO 1: Análisis del Secretario del Comité:
ICBF / IAPA
El Secretario del Comité de Adopciones tiene la responsabilidad de:
- Solicitar reporte al SIM de los niños con declaratoria de adoptabilidad o con autorización para la adopción y/o con consentimiento para la adopción (cualquiera de las anteriores en firme) de su regional o IAPA.
- Solicitar a la Defensoría de Familia a cargo del proceso identificado en el SIM que envíe los siguientes documentos:
- Historia de Atención
- Informe Integral del Niño/a con copia del registro civil y con copia del acto de adoptabilidad
- Garantizar que los niños identificados sean presentados al Comité de Adopciones máximo un (1) mes después de haber quedado en firme el acto administrativo o judicial.
- Revisar vigencia de los documentos anexados y solicitar actualización de aquellos vencidos.
- Asegurar que las solicitudes de persona/cónyuges/compañeros permanentes sean presentadas en estricto orden de acuerdo al momento en que fue aprobada la idoneidad, salvo en los casos de niños, niñas o adolescentes con características y necesidades especiales.
Para la asignación de los hermanos, considerar la utilización del Protocolo y Guía para manejo de casos de grupos de hermanos (Anexo 13: Protocolo Intervención de Hermanos con adoptabilidad).
Criterios Técnicos
El Secretario del Comité de Adopciones procurará presentar tres (3) solicitudes de persona/cónyuges/compañeros permanentes en Lista de Espera por cada niño, niña o adolescente que se presente al Comité de Adopciones. En caso de no haber persona/cónyuges/compañeros permanentes en Lista de Espera en la Regional o en la IAPA para asignarla a un niño, niña o adolescente, el Secretario del Comité (previo al Comité) solicitará a la Subdirección de Adopciones el envío de persona/cónyuges/compañeros permanentes que se encuentra en la Lista de Espera Internacional, de otra Regional o de las IAPAS.
Tiempos:
Cada semana sesiona como mínimo un Comité de adopciones.
Cada semana sesiona como mínimo un Comité de adopciones.
ICBF
El mismo trámite anterior se surtirá para las solicitudes de adopción de hijos de cónyuge, parientes o hijos crianza.
Criterios Técnicos
Secretario del Comité de Adopciones organiza la documentación del niño y de la familia para presentarla al Comité de Adopciones.
PASO 2: Asignación en el Comité de Adopciones:
ICBF / IAPA
Comité revisa la solicitud de persona/cónyuges/compañeros permanentes y, con base en las características del niño y de la persona/cónyuges/compañeros permanentes, toma decisión de asignar.
Secretario de Comité deja constancia en acta de las razones técnicas de la asignación.
Si no existen solicitudes colombianas aprobadas, Secretario Comité certifica esta circunstancia.
En caso de que ninguna de la(s) persona/cónyuges/compañeros permanentes que se presenten al comité de adopciones sea compatible con las necesidades del niño, niña o adolescente, el Presidente del Comité solicitará al Secretario que proceda a presentar otra (s) persona / cónyuges / compañeros permanentes de la lista de espera.
Criterios Técnicos:
Siempre prevalece el interés superior del niño, niña o adolescente, en la asignación. Siempre que haya persona/cónyuges/compañeros permanentes en Lista de Espera se realizará la asignación. Se garantizará la prelación para solicitantes Colombianos sobre los extranjeros, en igualdad de condiciones. Entre extranjeros se dará prelación a la aplicación que venga de país suscriptor del Convenio de la Haya.
En caso de que la persona/cónyuges/compañeros permanentes fuera(n) de otra región, el Secretario del Comité procederá a informar a la persona/cónyuges/compañeros permanentes sobre el lugar donde se encuentra el niño, niña o adolescente para coordinar el desplazamiento (solo aplica para residentes en Colombia).
Para hijos de cónyuge o parientes el Secretario del Comité realizará lo siguiente:
- Inicia la formalización de la relación filial mediante Acta de Asignación para la Adopción.
- Expide constancia de integración del niño con el adoptante.
- Entrega documentos para proceder a la etapa judicial.
En casos de adopciones de adolescentes, la opinión del adolescente sobre la adopción es tenida en cuenta pero la decisión final siempre corresponde al Comité de Adopciones con base en el interés suprior de éste.
Tiempos:
Cada semana sesiona como mínimo un Comité de adopciones.
Cada semana sesiona como mínimo un Comité de adopciones.
PASO 3. Reporte Subdirección de Adopción
ICBF / IAPA
Secretario del Comité de Adopciones ingresará al SIM la información de las decisiones tomadas en Comité.
La Subdirección de Adopciones generará los reportes semanales a partir de la información ingresada al SIM.
Tiempos:
Máximo tres (3) días luego de la sesión del comité.
Máximo tres (3) días luego de la sesión del comité.
PASO 4- A: Notificación de la asignación a la persona/cónyuges/compañeros permanentes (residente en Colombia).
ICBF / IAPA
Secretario del Comité de Adopciones elabora comunicación a la persona/cónyuges/compañeros permanentes informando decisión del Comité de asignarle un niño, niña o adolescente para la adopción.
La persona/cónyuges/compañeros permanentes recibirá(n) una comunicación con la siguiente información:
- Informe integral del niño.
- Fotografía tamaño postal.
- Fotocopias de:
- Carné de vacunas
- certificación médica
- valoraciones en salud
- fórmulas médicas.
- Fotocopia informal de la Resolución de adoptabilidad o del consentimiento o de la autorización para la adopción.
- Formato a diligenciar en caso de aceptar al niño, niña o adolescente como hijo adoptivo (Anexo 14 Ficha de información persona/cónyuges/compañeros permanentes adoptante(s) para la preparación del niño, niña o adolescente).
- NOTA: Es importante mencionar que la persona/cónyuges/compañeros permanentes manejarán con máxima prudencia los documentos entregados. Lo anterior buscando salvaguardar el derecho a la intimidad del niño, niña o adolescentes.
Tiempos:
Este es un momento clave en el proceso de adopción en el que se le entregan los documentos del niño, niña o adolescente a la persona/cónyuges/compañeros permanentes solicitante(s) para que los estudien y tomen la decisión de continuar el proceso con el niño, niña o adolescente que se les ha asignado.
Es aconsejable que la persona/cónyuges/compañeros permanentes solicite(n) apoyo de los profesionales psicosociales para la toma de decisión. Igualmente se recomienda consultar la decisión con los familiares y otros profesionales de la salud.
Dada la importancia de este momento, el Secretario del Comité de adopciones informará que la persona/cónyuges/compañeros permanentes tiene(n) un término de diez (10) días a partir de la notificación de la asignación para pronunciarse por escrito sobre la aceptación o no de la asignación.
Criterios Técnicos
Máximo 5 días después de la decisión del Comité de Adopciones
PASO 4- B: Notificación de la asignación a la persona/cónyuges/compañeros permanentes (residente en el exterior). (residente en Colombia).
ICBF / IAPA
Secretario de Comité de Adopciones elabora comunicación a la Autoridad Central/ Organismo acreditado/Agencia con copia a la familia informando decisión del comité y anexa;
- Informe Integral del Niño, niña o adolescente.
- Fotografía tamaño postal
- Fotocopias de: carné vacunas, certificación médica pediátrica, todas las valoraciones y formulas médicas,
- Fotocopia informal de la resolución de adoptabilidad o de autorización o del consentimiento con las constancias secretariales o sentencia judicial, Fotocopia del registro civil.
- Formato ficha “Información de la familia adoptante para la preparación del niño, niña o adolescente”, la cual será diligenciada por la familia sólo en caso de respuesta positiva (Anexo 14 Ficha de información persona/cónyuges/compañeros permanentes adoptante(s) para la preparación del niño, niña o adolescente).
- NOTA: Es importante mencionar que la persona/cónyuges/compañeros permanentes manejarán con máxima prudencia los documentos entregados. Lo anterior buscando salvaguardar el derecho a la intimidad del niño, niña o adolescentes.
Tiempos:
Este es un momento clave en el proceso de adopción en el que se le entregan los documentos del niño, niña o adolescente a la persona/cónyuges/compañeros permanentes solicitante(s) para que los estudien y tomen la decisión de continuar el proceso con el niño, niña o adolescente que se les ha asignado.
La persona/cónyuges/compañeros permanentes puede(n) solicitar el apoyo de los profesionales para la toma de decisión. Igualmente se recomienda consultar la decisión con los familiares y otros profesionales de la salud.
Dada la importancia de éste momento, el Secretario del Comité de adopciones informará que la persona/cónyuges/compañeros permanentes tiene(n) un término de un (1) mes para pronunciarse por escrito sobre la aceptación o no de la asignación.
En la misma comunicación se le informa que la permanencia en Colombia para la etapa de integración y trámite judicial es de siete (7) a ocho (8) semanas, para lo cual realizará las gestiones que correspondan.
Cuando el profesional considere pertinente que la persona/cónyuges/compañeros permanentes, envíe(n) una herramienta especial para la preparación del niño, niña o adolescente (video, fotos…) el equipo psicosocial la solicitará en el Informe Integral del Niño.
Criterios Técnicos
Máximo 5 días después de la decisión del Comité de Adopciones
PASO 5A: Respuesta a la asignación residente en Colombia.
ICBF / IAPA
Comité de Adopciones decide si esta familia continúa o no en lista de espera.
Criterios Técnicos
En caso de respuesta positiva el Secretario de Comité de Adopciones continúa al paso 6; Si la respuesta es negativa y no justificada, o no se recibe respuesta, el Comité de Adopciones toma decisión respecto a la idoneidad de la persona/cónyuges/compañeros permanentes y procede a volver a asignar a una persona/cónyuges/compañeros permanentes al niño, niña o adolescente.
Todas las actuaciones se registraran en el SIM.
Tiempos:
Máximo 10 días después de recibir la notificación para adopciones de familias residentes en Colombia
PASO 5B: Respuesta a la asignación residente en el Exterior.
ICBF / IAPA
Comité de Adopciones decide si esta familia continúa o no en lista de espera.
Criterios Técnicos
En caso de respuesta positiva el Secretario de Comité de Adopciones se continúa con proceso paso 6;
Si la respuesta es negativa y no justificada, o no se recibe respuesta:
En el caso del ICBF el Secretario del Comité de Adopciones elabora informe y devuelve el expediente a la Subdirección de Adopciones. El Comité de Adopciones volverá a asignar de manera inmediata una persona/cónyuges/compañeros permanentes al niño, niña o adolescente. Por otra parte, la Subdirección de Adopciones estudiará las razones de la persona/cónyuges/compañeros permanentes y reconsiderará la idoneidad. En el caso de las IAPAS, el Comité de Adopciones toma decisión respecto a la idoneidad de la persona/cónyuges/compañeros permanentes y procede de manera inmediata a asignar una persona/cónyuges/compañeros permanentes al niño, niña o adolescente.
Todas las actuaciones se registrarán en el SIM.
Tiempos:
Máximo 10 días después de recibir la notificación para adopciones de familias residentes en Colombia o
Máximo un (1) mes en caso de ser adopción de familias residentes en el extranjero.
PASO 6: Plan para la preparar al niño, niña o adolescente y a la persona/cónyuges/compañeros permanentes.
ICBF / IAPA
El equipo psicosocial realiza un encuentro con la persona/cónyuges/compañeros permanentes en el que explica lo siguiente:
- Importancia del encuentro.
- Descripción de las vivencias que se pueden presentar durante el encuentro.
- Importancia de la integración.
- acompañamiento post adopción y
- Formas de explicar a su hijo/a que es adoptado
Equipo psicosocial y nutricional hacen un plan para preparar al niño, niña o adolescentes o grupo de hermanos.
Criterios Técnicos
El equipo psicosocial, además de transmitir desde lo profesional su experiencia, puede invitar a padres/madres adoptantes para que compartan sus vivencias y resuelvan las preguntas de los futuros padres.
El plan individual de preparación tendrá en cuenta la edad y los antecedentes del niño, niña o adolescente. En caso de separación de grupo de hermanos se tendrá en cuenta esta circunstancia en la preparación para la adopción.
Cuando el Comité de Adopciones recibe la respuesta positiva, los documentos del niño, niña o adolescente se integran en un solo expediente con la solicitud de la persona/cónyuges/compañeros permanentes.
Tiempos:
Máximo 5 días después de recibir la respuesta positiva de la persona / cónyuges / compañeros permanentes.
PASO 7: Preparación de niño, niña o adolescente para el encuentro y la adopción.
ICBF / IAPA
El Secretario del Comité de Adopciones informa al Defensor del niño, niña o adolescente (ICBF) o al equipo psicosocial (IAPAS) que inicie la preparación para el encuentro y su posterior entrega:
- La ficha “información de la familia adoptante para la preparación del niño, niña o adolescente”
- Álbum de fotografías completo,
- Cartas y demás objetos que envíen la familia para la preparación del niño, niña o adolescente.
Secretario del Comité fija fecha de encuentro (en coordinación con la familia) máximo de treinta (30) días a partir de la finalización de la etapa de preparación (Anexo 15: Preparación del niño para el encuentro y la adopción).
Criterios Técnicos
Es importante tener en cuenta todos los elementos que envía la familia para la preparación.
Los responsables en IAPAS y Defensorías a cargo del cuidado de los niños realizan el informe de rutinas, anexando fotos y objetos importantes para el niño, niña o adolescente.
Tiempos:
Para menores de doce (12) meses, cinco (5) días
Para mayores de doce (12) meses, quince (15) días.
PASO 8: Planificación del contacto con la persona/cónyuges/compañeros permanentes para coordinar el encuentro con el niño/a.
ICBF / IAPA
Previo al encuentro entre niño, niña y adolescente y familia se fijará espacio de intercambio entre Defensor de Familia, el equipo psicosocial y persona/cónyuges/compañeros permanentes adoptante.
Le informaran a la familia sobre:
Gustos, temores, actividades que le proporcionan seguridad e inseguridad al niño, niña y adolescente, las rutinas que suele tener y todos aquellos elementos que deba conocer la familia para acertar en el encuentro con su futuro hijo, la adaptación y crianza.
Criterios Técnicos
Informar ampliamente sobre los antecedentes y las características de desarrollo del niño, niña o adolescente y dejar registro en SIM.
Si por motivos de orden público se requiere disponer de un lugar diferente para el encuentro de la familia y el niño, niña y adolescente, el director regional dentro de los diez (10) días siguientes a la solicitud de la familia fijará un lugar diferente de encuentro y lo notificará a la familia y al Centro donde se encuentra el niño, niña y adolescente. Fecha de encuentro no próxima a vacaciones judiciales a menos de que la familia desee permanecer en Colombia.
Tiempos:
Dentro de los dos (2) días previos al encuentro.
PASO 9: Encuentro de la familia.
ICBF / IAPA
El niño, niña o adolescente estará acompañado del profesional (psicólogo o trabajador social) que lo ha acompañado durante la preparación.
En caso de adopción por cónyuges/compañeros permanentes, los dos padres deben asistir a dicho evento y solo razones excepcionales de fuerza mayor podrían justificar la ausencia de alguno de ellos y reprogramar la fecha de encuentro.
El niño, niña o adolescente permanecerá en la institución u hogar sustituto hasta el momento del encuentro. Si el encuentro es exitoso, el Defensor de Familia modificará la medida y, mediante acta, establecerá la medida de ¨ubicación inmediata en medio familiar.¨
Criterios Técnicos
El encuentro es primera evidencia de reconocimiento y aceptación mutua. Es momento íntimo entre el niño, niña o adolescente y sus padres.
El Defensor de Familia decretará el cambio de medida, de acuerdo a lo estipulado en el Código de la Infancia y la Adolescencia.
Tiempos:
La fecha del encuentro será máxima de treinta (30) días contados a partir de la finalización de la etapa de preparación.
PASO 10: Valoración de la Integración de la familia.
ICBF / IAPA
En caso de considerarlo pertinente, podrá practicar visita domiciliaria a la familia durante el periodo de integración. Vencido el término de la integración, la Defensoría de Familia (ICBF y IAPA) entrevistará al/los padres y al/los niños para verificar la integración familiar.
Criterios Técnicos
El informe recogerá las observaciones sobre las relaciones entre el niño, niña o adolescente y la familia y el concepto del equipo psicosocial.
(Anexo 16: Consideraciones para la evaluación de la integración y Anexo 17: Modelo Informe de Integración).)
Tiempos:
La valoración para expedición del certificado de integración es:
- Mínimo de 3 días para los niños, niñas menores 12 meses
- Mínimo de 5 días para niños, niñas de 12 meses en adelante, contados a partir del día siguiente al encuentro Familiar.
PASO 11: Constancia de la Integración de la familia y Confirmación del Certificado de Idoneidad
ICBF / IAPA
En caso de ser positiva la integración, el Secretario del Comité de Adopciones expedirá:
- Constancia de la Integración (Anexo 18: Modelo de Constancia de Integración).
- Actualización del Certificado de Idoneidad
(Anexo 19: Modelo de Actualización del certificado de Idoneidad para persona/cónyuges/compañeros permanentes residente en el extranjero).
En caso de ser negativa la integración, el Secretario del Comité de Adopciones informará a la Defensoría de Familia para la intervención del niño, niña o adolescente y procederá, de acuerdo a los tiempos de intervención, a reasignarle a una persona/cónyuges/compañeros permanentes.
Paso 12: Entrega de documentos al apoderado de la familia para trámites judiciales
Previa entrega de poder judicial autenticado otorgado por los padres adoptantes, el Defensor de Familia entregará los siguientes documentos:
- El consentimiento para la adopción (si es del caso)
- Copia de la declaración de abandono (si es del caso)
- Copia de la autorización para la adopción (si es del caso)
- Registro civil del niño
- Registro civil de los adoptantes o la prueba idónea de convivencia
- Solicitud de adopción (formulario)
- Certificado (s) de antecedentes penales o policivos
- Certificación sobre la vigencia de la licencia de funcionamiento de atención del niño
- Certificado de idoneidad de la familia
- Constancia de integración personal niño y familia
- Compromiso de seguimiento
- Autorización del gobierno del país de residencia de los solicitante para el ingreso del niño
- Concepto favorable a la adopción
- Otros
En caso de ser negativa la integración, el Secretario del Comité de Adopciones informará a la Defensoría de Familia para la intervención del niño, niña o adolescente y procederá, de acuerdo a los tiempos de intervención, a reasignarle a una persona/cónyuges/compañeros permanentes.
