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Licencia de Funcionamiento


 

¿De qué se trata?

La Licencia de funcionamiento es el acto administrativo mediante el cual el ICBF autoriza a la persona jurídica por un término establecido, para que desarrolle el programa o modalidad  para la cual ha dado cumplimiento de la totalidad de los requisitos legales, técnico administrativos y financieros, establecidos en la ley y la Resolución No.3899 de 2010 que fue modificada y adicionada parcialmente por la Resolución No. 3435 de 2016.

 

Pueden adelantarlo los representantes legales de las instituciones o entidades interesadas en prestar el Servicio Público de Bienestar Familiar.

¿A quién beneficia?

Beneficia a los niños, niñas y adolescentes de nuestro país para que el Servicio Público de Bienestar Familiar esté bajo la vigilancia del Estado.

¿A quién esta dirigido?

Dirigido a las Entidades que quieran pertenecer al Sistema Nacional de Bienestar Familiar.

 

¿A dónde dirigirse?

A la Dirección Regional del ICBF de acuerdo con el lugar donde la Entidad tenga el domicilio. A la Sede de la Dirección General cuando quiera obtener la Licencia de Funcionamiento Inicial o desarrollar el programa de Madres Gestantes y Adopciones.

Cobertura

Todo el territorio nacional
 

Oficina de Aseguramiento de la Calidad del ICBF

 

Requisitos de Ley

De acuerdo con lo establecido en la Resolución No. 3899 de 2010 modificada y adicionada por la Resolución No. 3435 de 2016 para poder obtener una licencia de funcionamiento, la persona jurídica deberá cumplir con los siguientes requisitos:

Requisitos Legales

  • Contar con personería jurídica vigente.
  • Tener los estatutos vigentes conforme a las especificaciones dispuestas en el numeral 2 del artículo 7o de la mencionada resolución.
  • Contar con representación legal vigente, expedida por la autoridad competente, con la aceptación de la elección, nombramiento o cargo, junto con la fotocopia del documento de identidad.
  • Presentar los Certificados de Antecedentes Penales, Disciplinarios y Fiscales expedidos por las autoridades competentes, en donde conste que no tienen sanciones ni inhabilidades o impedimentos para desempeñar sus funciones.
  • Contar con los documentos soportes de la conformación de la Junta Directiva, Consejo de Fundadores o quien haga sus veces, con aceptación de la elección o nombramiento o cargo, junto con fotocopia del documento de identidad, y los Certificados de Antecedentes Penales, Disciplinarios y Fiscales, expedidos por las autoridades competentes, en donde conste que no tienen sanciones ni inhabilidades o impedimentos para desempeñar sus funciones.
  • Presentar los Certificados de Antecedentes Penales, Disciplinarios y Fiscales, de todo el personal vinculado al servicio, expedidos por las autoridades competentes, en donde conste que no tienen sanciones ni inhabilidades o impedimentos para desempeñar sus funciones.
  • Tener los comprobantes de cumplimiento de compromisos fiscales de la persona jurídica. De acuerdo a lo estipulado en el artículo 574 del Estatuto Tributario, se citan los siguientes compromisos fiscales que debe presentar la Persona Jurídica: Declaración Anual de Impuesto de Renta y Complementarios, Declaración Bimestral de Impuesto a las Ventas, Declaración Mensual de Retención en la Fuente, Declaración de Impuesto de Timbre, Declaración Bimestral de Industria y Comercio, Declaración de Impuesto Predial.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el presente artículo, las entidades no contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, deberán presentar una declaración anual de ingresos y patrimonio.

Requisitos Financieros

Para realizar la inscripción de Representante Legal y los miembros de la Junta Directiva o el órgano que haga sus veces, deberán entregarse los siguientes documentos:

  • Contar con los recursos financieros y fuentes de sostenimiento para la prestación del servicio.
  • Cuando se trate de Fundaciones deberá anexarse certificación de los bienes afectados.
  • Llevar la contabilidad por Programa o por modalidad. Cuando la persona jurídica desarrolle en diferentes sedes un mismo programa o modalidad y administre sus recursos técnicos, administrativos y financieros de manera independiente, deberá llevar contabilidad separada por sede.
  • Presentar compromiso en la que se establezca que la totalidad de los recursos comprometidos y generados en esta actividad, serán destinados al desarrollo de sus objetivos estatutarios, según lineamientos y estándares del ICBF.
  • Tener el presupuesto debidamente aprobado por la instancia definida en sus estatutos.
  • Destinar los recursos públicos y/o privados que obtengan para el cumplimiento de su objeto social.


Los anteriores requisitos deberán ser certificados por Auditor Externo a través de dictamen, en el que se exprese en forma clara e inequívoca, que:

  • La persona jurídica cumple con los requisitos financieros exigidos por el ICBF
  • Que los estados financieros, con sus notas explicativas cumplen con las normas contables
  • Que presenta una sólida situación financiera y un sistema efectivo de control financiero interno
  • Que está basado en las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia
  • Auditor Externo deberá ser Contador Público titulado, con Tarjeta Profesional vigente y contar con el Certificado de Antecedentes Disciplinarios vigente expedido por la Junta Central de Contadores, adjuntando los soportes documentales correspondientes.​​​​​​​

Requisitos Legales

  • La persona jurídica que desarrolle Programas Casa de Madres Gestantes deberá cumplir con los siguientes requisitos legales:
  • Autorización y licencia de funcionamiento de educación, cuando la persona jurídica que solicita licencia de funcionamiento al ICBF incluye el desarrollo directo de servicios de educación.
  • Concepto sanitario favorable y vigente, expedido por la autoridad competente, para las sedes en donde se prestará el servicio.

Cuando la personería jurídica haya sido otorgada o reconocida por el ICBF no se requiere acreditar los requisitos señalados en los numerales 1 y 3 del artículo 15, bastará con mencionar en la solicitud el número y fecha de la resolución por la cual se le concedió la personería jurídica o certificado de la personería y de existencia y representación legal vigente, si ha sido reconocida por autoridad diferente.

Requisitos Técnico - Administrativos

La persona jurídica que desarrolle Programas Casa de Madres Gestantes, deberá cumplir con los siguientes requisitos técnico-administrativos:

  • Contar con un Proyecto de Atención Institucional – PAI, que incluya como mínimo: caracterización de la población, los objetivos, el marco conceptual y metodológico coherente con la perspectiva de derechos, la definición del proceso de atención con sus respectivas etapas e indicadores, y las estrategias de evaluación. El proyecto de atención institucional debe discriminar la atención para las madres menores y mayores de edad.
  • Contar con la infraestructura física necesaria y suficiente para el cumplimiento de sus objetivos, conforme a lo establecido en los estándares de estructura definidos para el programa de que trata la solicitud.
  • Contar con talento humano correspondiente a los estándares de estructura definidos para el programa de que trata la solicitud, incluyendo cargos, perfiles y funciones y en proporción suficiente para el número de cupos que se proponga atender.
  • Contar con la dotación institucional y básica correspondiente a los estándares de estructura definidos para el programa de que trata la solicitud y en cantidad suficiente para el número de cupos que se proponga atender.
  • Contar con un sistema de archivo de las Historias de Atención de las madres gestantes y sus hijos o hijas, organizado con base en las tablas de retención documental del ICBF, en un espacio seguro y con manejo restringido.
  • Contar con Historia de Atención para cada niño, niña o adolescente, que incluya los registros y soportes de la etapa de atención en la que se encuentre cada niño, niña y adolescente.
  • Tener establecidos los ciclos de menús correspondientes a la minuta patrón definida por el ICBF y tener las tablas de intercambio de alimentos de acuerdo con la guía alimentaria para población menor de dos (2) años, mayor de dos (2) años y madres gestantes, según el requerimiento nutricional propio del programa de que trata la solicitud.
  • Mantener en un lugar visible a la entrada, un aviso donde exprese claramente que el ingreso de la madre al programa no la obliga, de ninguna manera, a entregar a su hijo para adopción y, que la conservación de su hijo no estará sujeta a ningún pago de dinero por los servicios prestados.
  • Mantener registro de información de las madres gestantes, de los hijos o hijas que ingresan con ella y de los nitos y niñas una vez nazcan.
 
Fuente de Información
Resolución 3899 de 2010 modificada y adicionada parcialmente por la Resolución No. 3435 del 2016.

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