Los interesados deberán presentar su solicitud acompañada de los siguientes documentos:

• Formato para la Presentación de Proyectos de Investigación Externa completamente diligenciado.
• Formato de Acta de Compromiso de Confindencialidad para Particulares y/o Instituciones, diligenciado, con la respectiva firma.

Adicionalmente, deberá presentar:

• Carta de aval de la institución de educación superior o entidad solicitante.
• Instrumentos de recolección de información (si requiere aplicar trabajo de campo).
• Formato de consentimiento o asentimiento informado de participantes.

Las solicitudes recibidas son analizadas por la Subdirección de Monitoreo y Evaluación y por el área misional competente, de manera conjunta, para emitir un concepto técnico sobre el proyecto de investigación y analizar la viabilidad de suministrar la información que pueda requerirse, teniendo en cuenta los niveles de confidencialidad y reserva de la información y de los documentos a los que se tenga acceso, previa autorización escrita del ICBF.

La Subdirección de Monitoreo y Evaluación inicia la ruta frente a aquellas solicitudes de estudiantes de pregrado o posgrado, centros de investigación, universidades, fundaciones y otras organizaciones que deseen realizar investigaciones en temas relacionados con el ICBF, siempre y cuando:

• Necesiten realizar trabajo de campo en lugares adscritos al ICBF o con funcionarios del ICBF (entrevistas, encuestas, grupos focales, entre otros).
• Requieran acompañamiento metodológico y técnico del ICBF.
• Requieran bibliografía sobre investigaciones, estudios y análisis relacionados con el ICBF.

La Subdirección de Monitoreo y Evaluación no tiene competencia frente a los siguientes procesos que indiquen:

• Solicitudes de datos estadísticos-anonimizados. Estos son suministrados por el Grupo de Estadística de la Subdirección de Programación, parte de la Dirección de Planeación y Control de Gestión, o por las áreas misionales.
• El requerimiento de charlas de prevención o información de carácter misional.

Lo anterior significa que si el requerimiento de información se asocia únicamente a datos estadísticos, no es necesario aplicar el protocolo de investigaciones externas dado que la solicitud para acceder a estos datos debe realizarse ante el Grupo de Estadística de la Dirección de Planeación y Control de Gestión. Cabe aclarar que en caso de requerir datos estadísticos u otro tipo de información, debe aplicarse el protocolo de confidencialidad e intercambio de información.