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RESOLUCIÓN 3899 DE 2010

(septiembre 8)

Diario Oficial No. 47.834 de 16 de septiembre de 2010

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Por la cual se establece el régimen especial para otorgar, reconocer, suspender, renovar y cancelar las personerías jurídicas y licencias de funcionamiento a las instituciones del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, que prestan servicios de protección integral, y para autorizar a los organismos acreditados para desarrollar el programa de adopción internacional.

Resumen de Notas de Vigencia

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las consagradas en los artículos 9o, 10, 12 y 78 de la Ley 489 de 1998, el literal n) del artículo 2o del Decreto 276 de 1988, el artículo 21 de la Ley 7a de 1979, los artículos 13 y 84 del Decreto 2388 de 1979, y el artículo 16 de la Ley 1098 de 2006, y

CONSIDERANDO:

Que al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Cecilia de la Fuente de Lleras –ICBF–. le están asignadas entre otras funciones, asistir al Presidente de la República en la inspección y vigilancia de que trata el numeral 26 del artículo 189 de la Constitución Política, sobre las instituciones de utilidad común que tengan como objetivo la protección de la familia y de los niños, niñas y adolescentes y dictar las normas administrativas indispensables para regular la prestación del servicio, el cumplimiento pleno de sus objetivos y el funcionamiento del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.

Que la Ley 7a de 1979 y el Decreto 1137 de 1999, establecieron las normas para la protección de la niñez y el fortalecimiento de la familia, crearon y organizaron el Sistema Administrativo Nacional de Bienestar Familiar, reorganizaron y reestructuraron el ICBF y establecieron que el bienestar familiar es un servicio público a cargo del Estado, el cual se prestará por medio del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.

Que de conformidad con los artículos 8o y 27 del Decreto 2388 de 1979, todos los organismos, instituciones o entidades de carácter público o privado que habitualmente realicen actividades relacionadas con la protección preventiva y especial de niños, niñas y adolescentes, la garantía de sus derechos y la realización e integración armónica de la familia, deben ceñirse a las normas del Sistema Nacional de Bienestar Familiar,

Que el artículo 16 de la Ley 1098 de 2006, por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia, establece el deber de vigilancia del Estado a todas las personas naturales o jurídicas, con personería jurídica expedida por el ICBF o sin ella, que aún, con autorización de los padres o representantes legales, alberguen o cuiden a los niños, niñas o adolescentes, y ratifica la competencia del ICBF como ente rector, coordinador y articulador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar para otorgar, reconocer, renovar, suspender y cancelar las personerías jurídicas y licencias de funcionamiento a las instituciones del Sistema.

Que el artículo 72 de la Ley 1098 de 2006 establece que el ICBF, como autoridad central en materia de adopción, autorizará a los organismos acreditados previo el cumplimiento de los requisitos señalados en la ley y los convenios internacionales ratificados por Colombia.

Que con fundamento en los anteriores considerandos, el ICBF establece un régimen especial para actualizar unificar y sistematizar en un solo acto administrativo las normas requisitos y procedimientos para otorgar, reconocer, renovar, suspender y cancelar las personerías jurídicas y licencias de funcionamiento a las Instituciones del Sistema Nacional de Bienestar Familiar que prestan servicios de protección integral a los niños niñas y adolescentes y a sus familias y para las autorizaciones a Organismos Acreditados que desarrollan el programa de adopción.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

TÍTULO I.

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene como objeto actualizar y unificar el régimen especial para otorgar, reconocer, renovar, suspender y cancelar las personerías jurídicas y licencias de funcionamiento a las Instituciones del Sistema Nacional de Bienestar Familiar que prestan servicios de protección integral a los niños, niñas y adolescentes y a sus familias, y para autorizar a los organismos acreditados para desarrollar el programa de adopción internacional.

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ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución se aplica a las personas jurídicas nacionales o internacionales que presten servicios de protección integral dirigidos a niños, niñas o adolescentes y a sus familias en el territorio nacional, bien sea que cuenten con personería jurídica expedida por el ICBF o por autoridad diferente, sin perjuicio de los regímenes especiales o excepcionales que rijan a poblaciones especiales, tales como afro-colombianas, indígenas, raizales y ROM.

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ARTÍCULO 3o. COMPETENCIA. El otorgamiento, reconocimiento, renovación, suspensión y cancelación de las personerías jurídicas y licencias de funcionamiento a las instituciones del Sistema Nacional de Bienestar Familiar que prestan servicios de protección integral, la autorización a los organismos acreditados para desarrollar el programa de adopción, y la función de inspección, vigilancia y control sobre los mismos, son competencia de la Dirección General del ICBF.

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ARTÍCULO 4o. DELEGACIÓN. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 9555 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Delegar en los Directores Regionales del ICBF en el ámbito de su circunscripción territorial, la competencia para otorgar personerías jurídicas y efectuar el reconocimiento para pertenecer al Sistema Nacional de Bienestar Familiar, así como el trámite de cancelación voluntaria de las personerías jurídicas que han sido otorgadas por la respectiva Dirección Regional y el otorgamiento y renovación de licencias de funcionamiento a las instituciones del Sistema Nacional de Bienestar Familiar que prestan servicios de protección integral, a excepción de las licencias iniciales. Igualmente, estos podrán aprobar reformas estatutarias, recibir la inscripción de sus representantes legales, órganos directivos y demás dignatarios.

Delegar en la Subdirectora General la competencia para otorgar y reconocer las personerías jurídicas y efectuar el reconocimiento para pertenecer al Sistema Nacional de Bienestar Familiar, el otorgamiento y renovación de licencias de funcionamiento a las instituciones del Sistema Nacional de Bienestar Familiar para desarrollar el programa de adopción, y para otorgar, reconocer y renovar las autorizaciones a los organismos acreditados internacionalmente para prestar servicios de adopción internacional teniendo en cuenta las necesidades del servicio. Esta delegación incluye aprobar reformas estatutarias, recibir la inscripción de sus representantes legales, órganos directivos y demás dignatarios de las Instituciones autorizadas para desarrollar el Programa de Adopción.

Delegar al Jefe de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad la competencia para otorgar y renovar las licencias de funcionamiento a las instituciones del Sistema Nacional de Bienestar Familiar para desarrollar el Programa Especializado de Atención a Madres Gestantes y Lactantes Adolescentes y mayores de 18 años, así como las licencias de funcionamiento iniciales en todos los programas para prestar los servicios de protección integral a los niños, niñas y adolescentes y sus familias, excepto a las instituciones que desarrollan el programa de adopción. Esta delegación incluye aprobar reformas estatutarias, recibir la inscripción de sus representantes legales, órganos directivos y demás dignatarios de las Instituciones que desarrollan el Programa Especializado de Atención a Madres Gestantes y Lactantes Adolescentes y mayores de 18 años.

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ARTÍCULO 5o. VÍA GUBERNATIVA. Las actuaciones administrativas surtidas en desarrollo de los asuntos objeto de este acto administrativo se proferirán mediante autos y resoluciones, según corresponda.

Las decisiones de otorgar, reconocer, suspender, renovar y cancelar las personerías jurídicas y licencias de funcionamiento, así como las autorizaciones, se sujetarán a lo dispuesto en el libro I del Código Contencioso Administrativo y demás disposiciones que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

<Inciso modificado por el artículo 2 de la Resolución 6190 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Contra los actos administrativos emitidos por la Subdirección General o por las Direcciones Regionales, en virtud de la delegación, procederá únicamente el recurso de reposición

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ARTÍCULO 6o. TÉRMINO PARA DECIDIR. Las solicitudes de los trámites regulados en esta resolución deberán resolverse dentro del término de dos (2) meses, contados a partir de la fecha en que se presenten los documentos que cumplan los requisitos y las formalidades del caso para el respectivo trámite.

TÍTULO II.

PERSONERÍAS JURÍDICAS Y/O RECONOCIMIENTO PARA PERTENECER AL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR.

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ARTÍCULO 7o. REQUISITOS. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Los interesados en obtener el otorgamiento de personería jurídica por parte del ICBF o el reconocimiento para pertenecer al Sistema Nacional de Bienestar Familiar, deberán presentar ante el Instituto los soportes que demuestren que cumplen con los siguientes requisitos:

1. Encontrarse legalmente constituidas, para lo cual deberán aportar documento de constitución de la persona jurídica y los estatutos vigentes, que expresen:

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a) El domicilio de la persona jurídica y el de las distintas sedes que se establezcan en el mismo acto de constitución;

b) El objeto social, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades principales, y donde se observe que incluya el desarrollo de programas y proyectos de protección integral, para niños, niñas, adolescentes y para sus familias;

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c) El término de duración de la persona jurídica y las causales de disolución anticipada;

d) Las facultades y obligaciones del representante legal, la Asamblea General, miembros de junta directiva o de quienes hagan sus veces, y del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en los estatutos;

e) El quórum decisorio y el régimen de mayorías.

2. Estar debidamente representadas, para lo cual se deberá adjuntar el documento de elección o nombramiento del cargo de representante legal y de los miembros de la Junta Directiva o quienes hagan sus veces. Asimismo, documentos donde conste la aceptación a los cargos y las copias de los documentos de identificación.

3. Quienes ocupan el cargo de representante legal, de miembros de la junta directiva o quienes hagan sus veces, deberán presentar certificados de antecedentes judiciales, disciplinarios o fiscales, expedidos por las autoridades competentes en los cuales conste que no han sido sancionados, ni tienen impedimentos o inhabilidades para desempeñar sus funciones.

4. Contar la persona jurídica, con bienes y patrimonio suficientes para el cumplimiento del objeto, de acuerdo con lo señalado en las normas vigentes. Cuando se trate de Fundaciones, se deberá anexar certificación de los bienes afectados y su cuantía debidamente certificados por el revisor fiscal y registrados en los estados contables.

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ARTÍCULO 8o. TRÁMITE PARA EL SOLICITANTE. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> El interesado en obtener el otorgamiento de personería jurídica por parte del ICBF o el reconocimiento para pertenecer al Sistema Nacional de Bienestar Familiar, deberá:

1. <Numeral modificado por el artículo 2 de la Resolución 9555 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Presentar en un (1) ejemplar a la Subdirección General del ICBF o a la Dirección Regional de su domicilio, según sea el caso, los documentos que den soporte a cada uno de los requisitos exigidos en el artículo 7o de la presente resolución.

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2. Notificarse del acto administrativo que dé respuesta a su solicitud.

3. De ser devueltos los documentos, deberá complementar, corregir o modificar en un término máximo de un (1) mes, los requisitos soporte de la solicitud. De no presentarse en este término se entenderá desistida esta y se seguirá lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1755 de 2015.

4. Pagar el impuesto de timbre que corresponda por otorgamiento o reconocimiento de personería jurídica, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

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ARTÍCULO 9o. INSCRIPCIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL Y MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Para realizar la inscripción de representante legal y los miembros de la Junta Directiva o el órgano que haga sus veces, deberán entregarse los siguientes documentos:

1. Acta del órgano que los eligió o nominó.

2. Documentos en donde conste la aceptación de los cargos.

3. Copia de los documentos de identidad.

4. Certificado de antecedentes penales expedido por la Autoridad Competente.

5. Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.

6. Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría General de la República.

PARÁGRAFO. En todos los casos, deberá reportarse al ICBF cambio del Representante Legal de la persona jurídica y de la junta directiva o del órgano que haga sus veces, y allegarse nuevamente los documentos que se requieren en el presente artículo.

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ARTÍCULO 10. REFORMA DE LOS ESTATUTOS. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> En los eventos en que se requiera realizar una reforma a los estatutos de la persona jurídica, el representante legal deberá:

1. Presentar la solicitud de reforma estatutaria ante la Subdirección General o la Dirección Regional ICBF del domicilio de la persona jurídica, según sea el caso, anexando copia del acta donde conste la aprobación del órgano competente o la instancia autorizada para surtir y aprobar la reforma.

2. Presentar dos (2) ejemplares de los estatutos, cómo quedarían reformados, los cuales deberán estar avalados con la firma del Secretario y Presidente del máximo órgano, o por quienes hagan sus veces.

3. Una vez aprobada la reforma estatutaria por parte del ICBF mediante acto administrativo, uno (1) de los ejemplares será devuelto con la correspondiente constancia.

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ARTÍCULO 11. PUBLICACIONES. <Artículo derogado por el artículo 13 de la Resolución 3435 de 2016>

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TÍTULO III.

LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO A PERSONAS JURÍDICAS DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR, QUE PRESTAN SERVICIOS DE PROTECCIÓN INTEGRAL A LOS NIÑOS, NIÑAS, ADOLESCENTES Y A SUS FAMILIAS.

CAPÍTULO I.

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ARTÍCULO 12. LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 8282 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Para prestar servicios de protección integral a los niños, niñas, adolescentes y a sus familias, toda persona jurídica, requiere de la correspondiente licencia de funcionamiento otorgada por el ICBF.

PARÁGRAFO 1. Las modalidades y poblaciones de Restablecimiento de Derechos, deben estar de acuerdo con el lineamiento técnico del modelo para la atención de los niños, las niñas y adolescentes, con derechos inobservados, amenazados o vulnerados y con el lineamiento técnico de modalidades para la atención de niños, niñas y adolescentes, con derechos inobservados, amenazados o vulnerados, o aquellos que la modifique, sustituyan o adicionen

<*Ver Notas de Vigencia> Cuando una persona jurídica solicita la licencia de funcionamiento para desarrollar una modalidad de atención de restablecimiento de derechos, debe especificar en su Proyecto de Atención Institucional (PAI)*, la edad de la población a atender, la cual debe, en todo caso, estar dentro del rango de edad mínimo y máximo previsto en los correspondientes lineamientos técnicos citados en el inciso anterior.

Notas de Vigencia

PARÁGRAFO 2. Para el Sistema de Responsabilidad Penal y en conflicto con la ley, las modalidades y poblaciones deben estar de acuerdo con los lineamientos vigentes o aquellos que la modifique, sustituyan o adicionen.

PARÁGRAFO 3. Para la obtención de la licencia de funcionamiento, será necesario acreditar mediante la solicitud suscrita por el representante legal ante la Subdirección General, la Oficina de Aseguramiento a la Calidad o la Dirección Regional, según sea el caso, los requisitos legales, técnico-administrativos y financieros comunes y de carácter específico, dependiendo de cada programa o modalidad.

PARÁGRAFO 4. Para la expedición de las licencias de funcionamiento se deberán tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Se deberá otorgar una licencia de funcionamiento por cada modalidad, población e inmueble, salvo en los siguientes casos:

Cuando la persona jurídica atienda una misma modalidad con la misma población en varias edificaciones de un mismo inmueble, y se desarrolle en cada edificación todos los componentes del proceso de atención, se otorgará una sola licencia de funcionamiento por inmueble, indicando la capacidad instalada por cada edificación.

Cuando la persona jurídica atienda una misma modalidad con la misma población en varios inmuebles y los servicios que se presten en cada uno sean complementarios del proceso de atención, se otorgará una sola licencia que incluya todos los inmuebles con su capacidad instalada.

Cuando la persona jurídica desarrolle la modalidad hogar sustituto de las poblaciones vulneración, discapacidad o tutor, se requiere licencia de funcionamiento para la sede administrativa y esta tendrá cobertura departamental o del Distrito Capital.

Para la modalidad de restablecimiento de derechos intervención de apoyo –apoyo psicológico especializado se podrá otorgar una licencia de funcionamiento que incluya la población de niños, niñas y adolescentes víctimas de violencia sexual dentro y fuera del conflicto armado y niños, niñas y adolescentes que requieran la atención, de acuerdo con el concepto de la autoridad administrativa. Siendo pertinente aclarar, que en este caso se deberá contar con la autorización del Comité Técnico de Mezcla de Modalidades y Poblaciones.

Cuando la persona jurídica atienda o pretenda atender una o más modalidades con la misma o diferente población en el mismo inmueble, el Jefe de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad o el Director Regional, según el caso, deberá remitir el caso al comité de mezcla de modalidades y/o poblaciones, para el trámite correspondiente, incluyendo un concepto y recomendación suscrito por este(a), en el cual se indique de manera clara las razones que sustenten la atención en dicha situación o en tales circunstancias, con mínimo 1 mes de antelación al vencimiento de la licencia de funcionamiento.

PARÁGRAFO 5. Cuando la persona jurídica cambie de sede en la que desarrolla el servicio y tenga licencia de funcionamiento vigente, deberá solicitar la aprobación del cambio de sede, la cual se dará mediante acto administrativo, una vez verificado el cumplimiento de los requisitos correspondientes y del numeral 5 del artículo 14 de la Resolución 3899 de 2010. La aprobación de cambio de sede no modificará las condiciones en que fue otorgada la licencia que se encuentra vigente.

PARÁGRAFO 6. <*Ver Notas de Vigencia> Para las modalidades de restablecimiento de derechos Hogar Sustituto, e Intervención de apoyo-apoyo psicosocial, no se requiere capacidad instalada. Para la modalidad de intervención de apoyo - apoyo psicológico especializado se requerirá capacidad instalada, para la cual se tendrán en cuenta los siguientes aspectos: talento humano, consultorios habilitados para la prestación del respectivo servicio y el cronograma establecido en el Proyecto de Atención Institucional (PAI)*.

Notas de Vigencia

PARÁGRAFO 7. No se requerirá capacidad instalada para las siguientes modalidades del Sistema de Responsabilidad Penal Para Adolescentes:

- Prestación de Servicios a la Comunidad.

- Libertad Vigilada/Asistida.

- Apoyo Posinstitucional.

- Centro de Integración Social.

- Intervención de Apoyo Restablecimiento en Administración de Justicia.

PARÁGRAFO 8. Los actos administrativos de licencias de funcionamiento deberán indicar, además de la(s) dirección(es) del(os) inmueble(s) donde operará el servicio, la dirección donde se desarrollará el componente administrativo y financiero, sin que ello implique que no se puedan desarrollar en un solo inmueble.  

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ARTÍCULO 12-1. COMITÉ TÉCNICO DE MEZCLA DE POBLACIONES Y/O MODALIDADES. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 5495 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> El comité técnico estará encargado de conceptuar sobre la viabilidad de la mezcla de poblaciones y/o modalidades con el fin que la Oficina de Aseguramiento de la Calidad y/o el Director Regional, según sea el caso, otorgue, renueve o prorrogue una licencia de funcionamiento en los casos en que una misma persona jurídica atienda diferentes poblaciones y/o modalidades en una misma sede.

Integración del comité. El Comité técnico de mezcla de poblaciones y/o modalidades estará integrado así:

- El (la) Jefe de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, quien lo presidirá.

- El (la) Director(a) de Protección, o su designado.

- El (la) Subdirector(a) de Restablecimiento de Derechos.

- El (la) Subdirector(a) de Responsabilidad Penal para Adolescentes.

- El (la) Subdirector(a) General o su designado.

Concurrirán con voz pero sin voto los profesionales que sean invitados por las áreas.

Reuniones. El comité se reunirá cada vez que la Dirección Regional o la Oficina de Aseguramiento de la Calidad o quien haga sus veces, reciba una solicitud de licencia de funcionamiento por parte de una persona jurídica que atienda diferentes poblaciones y/o modalidades en una misma sede o en los casos en que se requiera su convocatoria.

Quórum deliberatorio y decisorio. Se constituirá quórum deliberatorio con la participación de por lo menos tres (3) de sus integrantes, uno de los cuales deberá ser la Dirección de Protección, y las decisiones se adoptarán por mayoría simple.

Función del Comité. Es función del Comité técnico para mezcla de poblaciones y/o modalidades, conceptuar sobre la viabilidad de la mezcla de poblaciones y/o modalidades para que la Oficina de Aseguramiento de la Calidad y/o el Director Regional, según sea el caso, otorgue, renueve o prorrogue licencias de funcionamiento en los casos en que una misma persona jurídica atienda diferentes poblaciones y/o modalidades en una misma sede.

Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por la Oficina de Aseguramiento a la Calidad.

Funciones de la Secretaría Técnica. Son funciones de la Secretaría Técnica las siguientes:

1. Convocar a las sesiones del comité.

2. Preparar la agenda y los insumos para el análisis de cada sesión, la cual será remitida dentro de los dos (2) días hábiles anteriores a la fecha en que se encuentre programada la misma.

3. Elaborar las actas de cada sesión, las cuales deberán ser suscritas por todos los asistentes a la sesión.

4. Comunicar las decisiones del comité a las Direcciones Regionales cuando sea del caso.

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ARTÍCULO 13. CLASES DE LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO. El ICBF expedirá las siguientes licencias de funcionamiento:

13.1 Licencia de funcionamiento inicial: <*Ver Notas de Vigencia> <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 8113 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Es el acto administrativo mediante el cual el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar autoriza a la persona jurídica por un plazo de hasta seis (6) meses, para que dé inicio a las actividades contempladas en el Proyecto de Atención Institucional (PAI)*, cuando por ser nuevo el servicio no resulta factible la verificación de la totalidad de los requisitos técnico-administrativos.

Notas de Vigencia

Cuando una persona jurídica deje de prestar el servicio público de bienestar familiar en las modalidades de protección por cualquier circunstancia, requerirá licencia de funcionamiento inicial para prestar nuevamente el servicio.

Notas de Vigencia
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13.2 Licencia de Funcionamiento Bienal: <*Ver Notas de Vigencia> Es el acto administrativo mediante el cual el ICBF autoriza a la persona jurídica por un término de dos (2) años, para que desarrolle el Proyecto de Atención Institucional – PAI*, respecto del programa o de la modalidad de que trata la solicitud, una vez verificado el cumplimiento de la totalidad de los requisitos legales, técnico-administrativos y financieros.

Para la obtención de esta Licencia, las personas jurídicas deberán cumplir igualmente con el proceso de atención contemplado en el Proyecto de Atención Institucional - PAI*, que permite el restablecimiento de derechos de los niños, niñas y adolescentes según se propone en los Planes de Atención Individual - Platín.

Notas de Vigencia

13.3 Licencia de Funcionamiento Provisional: <*Ver Notas de Vigencia> <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 8113 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Es el acto administrativo mediante el cual el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, autoriza a una persona jurídica, para desarrollar programas de protección integral por un plazo de hasta un (1) año, cuando esta no cuenta o no ha mantenido la totalidad de los requisitos legales, técnico-administrativos y financieros exigidos para el otorgamiento de la autorización bienal, siempre y cuando los requisitos faltantes, no constituyan un riesgo para la integridad de los niños, niñas y adolescentes, sus familias y de la población del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes. Esta clase de licencia, a excepción de las licencias de funcionamiento que se otorguen para desarrollar las modalidades del Sistema de Responsabilidad para Adolescentes (SRPA), no podrán ser prorrogadas o renovadas y en ningún caso, podrán otorgarse cuando el Proyecto de Atención Institucional*, o su documento equivalente - no se encuentre actualizado, de acuerdo con las condiciones establecidas para ello, en el lineamiento o manual correspondiente, expedido por el ICBF.

Notas de Vigencia

Las licencias provisionales otorgadas para desarrollar modalidades del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, en inmuebles de propiedad del Instituto o entregados al ICBF en comodato o mediante convenio, podrán ser prorrogadas cuando el plan de acción a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, no se encuentre totalmente cumplido y sólo por requisitos faltantes atinentes a la infraestructura, siempre y cuando, la falta de los mismos, no ponga en peligro la integridad de los niños, niñas y adolescentes ni de la población SRPA.

En el trámite de renovación, prórroga u otorgamiento de las licencias provisionales, para desarrollar modalidades del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes en infraestructuras de propiedad de las entidades territoriales, sobre las cuales no se haya suscrito convenio interadministrativo o no se hayan entregado al ICBF mediante comodato o convenio y las licencias iniciales hubieren sido otorgadas con posterioridad al 25 de abril de 2016, y con anterioridad a la vigencia de la presente resolución, se dará aplicación a la generalidad contenida en el inciso primero del presente artículo; cuando se trate de infraestructuras de propiedad de las entidades territoriales, sobre las cuales no se haya suscrito convenio interadministrativo o no se hayan entregado al ICBF mediante comodato o convenio interadministrativo y las licencias iniciales hubieren sido otorgadas con anterioridad al 25 de abril de 2016, se dará aplicación a la generalidad contenida en el inciso segundo del presente artículo.

PARÁGRAFO. Para operar las modalidades del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, que se van a desarrollar en inmuebles de propiedad del Instituto, o que son entregados al ICBF en comodato o mediante convenio interadministrativo, se requerirá previo al otorgamiento de la licencia de funcionamiento, concepto de operabilidad emitido por la Dirección Administrativa; en el evento en que dicha dependencia emita concepto negativo, al considerar que la infraestructura no cumple con los requisitos exigidos para la modalidad y población, la misma, en aras de determinar la fecha en la que el inmueble se encontrará listo para ser operado, elaborará un plan de acción, en coordinación con la Dirección Regional correspondiente, en el que se fijará el plazo para su seguimiento y cumplimiento.

Cuando los inmuebles sean de propiedad de los entes territoriales y la no acreditación de los requisitos por parte del operador, haga referencia a las condiciones de infraestructura, el Director Regional, una vez presentado y aprobado el plan de acción en coordinación con los entes territoriales, les solicitará a estos, la adecuación de los inmuebles, para subsanar el incumplimiento lo antes posible y remitirá copia de la solicitud a la Procuraduría General de la Nación.

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13.4. Licencia de funcionamiento transitoria: <Numeral eliminado por el artículo 1 de la Resolución 8113 de 2019>

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13.4. Licencia de funcionamiento inicial documental. <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 8113 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Es el acto administrativo mediante el cual el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, a través de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad o quien haga sus veces, autoriza a una persona jurídica para que preste servicios en las diferentes modalidades de protección integral que para su desarrollo requieran licencia, en inmuebles de propiedad del ICBF, o aquellos que hayan sido entregados en comodato a favor del ICBF o mediante un convenio interadministrativo para la prestación del servicio. La solicitud deberá expresar que se trata de una licencia inicial documental.

Esta licencia se otorgará hasta por el plazo de un (1) año, a las personas jurídicas que cumplan con la totalidad de los requisitos del componente financiero, los requisitos del componente legal, a excepción del concepto sanitario y habilitación en salud, y los requisitos del componente técnico y administrativo a excepción de la dotación básica institucional – personal, y la infraestructura, establecidos en la Resolución número 3899 de 2010 y sus modificaciones.

Una vez otorgada la Licencia de Funcionamiento Inicial Documental, la Oficina de Aseguramiento de la Calidad comunicará a la Dirección Regional competente, el acto administrativo mediante el cual fue otorgada la misma.

La Dirección Regional, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Contratación, podrá adelantar los trámites contractuales para la prestación del servicio, con la persona jurídica que cuente con Licencia de Funcionamiento Inicial Documental y certifique condiciones de idoneidad, experiencia y eficacia.

Cumplidos los requisitos anteriores se efectuará la entrega del inmueble para operar la respectiva modalidad, entrega que deberá realizarse a través de un acta detallada en la cual consten los aspectos y/o requisitos del componente legal pendientes por cumplir (concepto sanitario y habilitación en salud), así como los requisitos del componente técnico-administrativo relacionados con la dotación básica institucional - personal, y los requisitos de infraestructura, establecidos en la Resolución número 3899 de 2010 y los lineamientos técnicos o manual operativo vigentes para la respectiva modalidad.

Una vez entregado el inmueble, la Dirección Regional deberá realizar las siguientes visitas, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos pendientes, así:

Una primera visita dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de entrega del inmueble, para realizar la verificación del cumplimiento total de los requisitos del componente legal (concepto sanitario y habilitación en salud) y el componente técnico-administrativo (vinculación del talento humano y dotación básica institucional), ateniendo lo definido en el Lineamiento Técnico o Manual Operativo Vigente.

Una segunda visita que deberá realizarse dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de entrega del inmueble, para efectuar la verificación del cumplimiento de los requisitos de infraestructura requeridos por el Lineamiento Técnico o Manual Operativo y la normativa vigente para la respectiva modalidad.

De estas visitas, deberán dejarse actas detalladas con los correspondientes anexos fílmicos y fotográficos.

La ejecutoriedad del acto administrativo, que contiene la Licencia de Funcionamiento Inicial Documental, quedará sujeta a la siguiente condición resolutoria: en el evento que la Dirección Regional realice las visitas de verificación de requisitos antes señaladas, y establezca que algunos de estos no se han cumplido quedará sin efectos el acto administrativo que contiene la licencia de funcionamiento documental inicial.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

PARÁGRAFO 1.o  <Parágrafo suprimido por el artículo 1 de la Resolución 8113 de 2019>

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

PARÁGRAFO 2o. <Parágrafo suprimido por el artículo 4 de la Resolución 3435 de 2016>

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

PARÁGRAFO 3o. <Parágrafo suprimido por el artículo 1 de la Resolución 8113 de 2019>

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

PARAGRAFO 4. <Parágrafo derogado por el artículo 2 de la Resolución 6130 de 2015>

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

PARÁGRAFO 5o. <Parágrafo suprimido por el artículo 1 de la Resolución 8113 de 2019>

Notas de Vigencia
Legislación Anterior
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ARTÍCULO 14. CONTENIDO DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE OTORGA LA LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO. El acto administrativo que otorga la Licencia de Funcionamiento deberá contener las siguientes disposiciones:

1. Clase de licencia de funcionamiento que se otorga.

2. El término de la vigencia de la misma.

3. La modalidad para la cual se otorga.

4. La población objeto de atención.

5. <Numeral modificado por el artículo 5 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> La capacidad de atención instalada en cuanto a número de cupos, si hay lugar a ello.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

6. Los inmuebles donde se autoriza a prestar el servicio y sus direcciones.

Doctrina Concordante

CAPÍTULO II.

REQUISITOS COMUNES.

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ARTÍCULO 15. REQUISITOS LEGALES. Para poder obtener una licencia de funcionamiento, la persona jurídica deberá cumplir con los siguientes requisitos legales:

1. Contar con personería jurídica vigente.

2. <Numeral modificado por el artículo 6 de la Resolución 9555 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Tener los estatutos vigentes conforme a las especificaciones dispuestas en el numeral 1 del artículo 7o de la presente resolución.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

3. <Numeral modificado por el artículo 6 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Contar con representación legal vigente, expedida por la autoridad competente, con la aceptación de la elección, nombramiento o cargo, junto con la fotocopia del documento de identidad.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

4. Presentar los Certificados de Antecedentes Penales, Disciplinarios y Fiscales expedidos por las autoridades competentes, en donde conste que no tienen sanciones ni inhabilidades o impedimentos para desempeñar sus funciones.

5. Contar con los documentos soportes de la conformación de la Junta Directiva, Consejo de Fundadores o quien haga sus veces, con aceptación de la elección o nombramiento o cargo, junto con fotocopia del documento de identidad, y los Certificados de Antecedentes Penales, Disciplinarios y Fiscales, expedidos por las autoridades competentes, en donde conste que no tienen sanciones ni inhabilidades o impedimentos para desempeñar sus funciones.

6. <Numeral modificado por el artículo 4 de la Resolución 8282 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Presentar el listado del talento humano a vincularse al servicio, incluyendo nombre, número y tipo de identificación, perfil y cargo, junto con los Certificados de Antecedentes Penales, Disciplinarios y Fiscales de todas las personas relacionadas, expedidos por las autoridades competentes, en donde conste que no tienen sanciones ni inhabilidades o impedimentos para desempeñar sus funciones.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

7. <Numeral suprimido por el artículo 4 de la Resolución 8282 de 2017>

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

PARÁGRAFO. <Parágrafo suprimido por el artículo 4 de la Resolución 8282 de 2017>

Notas de Vigencia

<Legislación Anterior>

Texto original de la Resolución 3899 de 2010:

PARÁGRAFO. Sin perjuicio de lo dispuesto en el presente artículo, las entidades no contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, deberán presentar una declaración anual de ingresos y patrimonio.

Doctrina Concordante
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ARTÍCULO 16. REQUISITOS FINANCIEROS. Para poder obtener una licencia de funcionamiento, la persona jurídica deberá cumplir con los siguientes requisitos financieros:

1. Contar con los recursos financieros y fuentes de sostenimiento para la prestación del servicio.

2. Cuando se trate de Fundaciones deberá anexarse certificación de los bienes afectados.

3. Llevar la contabilidad por Programa o por modalidad. Cuando la persona jurídica desarrolle en diferentes sedes un mismo programa o modalidad y administre sus recursos técnicos, administrativos y financieros de manera independiente, deberá llevar contabilidad separada por sede.

4. Presentar compromiso en la que se establezca que la totalidad de los recursos comprometidos y generados en esta actividad, serán destinados al desarrollo de sus objetivos estatutarios, según lineamientos y estándares del ICBF.

5. Tener el presupuesto debidamente aprobado por la instancia definida en sus estatutos.

6. Destinar los recursos públicos y/o privados que obtengan para el cumplimiento de su objeto social.

7. <Numeral adicionado por el artículo 5 de la Resolución 8282 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Tener los comprobantes de cumplimiento de compromisos fiscales de la persona jurídica. De acuerdo a lo estipulado en el artículo 574 del Estatuto Tributario, se citan los siguientes compromisos fiscales que debe presentar la Persona Jurídica: Declaración Anual de Impuesto de Renta y Complementarios, Declaración Bimestral de Impuesto a las Ventas, Declaración Mensual de Retención en la Fuente, Declaración de Impuesto de Timbre, Declaración Bimestral de Industria y Comercio, Declaración de Impuesto Predial.

Notas de Vigencia

PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 5 de la Resolución 8282 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de lo dispuesto en el presente artículo, las entidades no contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, deberán presentar una declaración anual de ingresos y patrimonio.

Notas de Vigencia

PARÁGRAFO. Los anteriores requisitos deberán ser certificados por Auditor Externo a través de dictamen, en el que se exprese en forma clara e inequívoca, que:

a) La persona jurídica cumple con los requisitos financieros exigidos por el ICBF;

b) Que los estados financieros, con sus notas explicativas cumplen con las normas contables;

c) Que presenta una sólida situación financiera y un sistema efectivo de control financiero interno;

d) Que está basado en las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia.

El Auditor Externo deberá ser Contador Público titulado, con Tarjeta Profesional vigente y contar con el Certificado de Antecedentes Disciplinarios vigente expedido por la Junta Central de Contadores, adjuntando los soportes documentales correspondientes.

CAPÍTULO III.

REQUISITOS ESPECÍFICOS POR PROGRAMA, PROTECCIÓN INTEGRAL A LOS NIÑOS, NIÑAS, ADOLESCENTES Y SUS FAMILIAS.

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ARTÍCULO 17. REQUISITOS LEGALES. Para desarrollar el Programa de Protección Integral a los Niños, Niñas Adolescentes y sus familias las personas jurídicas deberán certificar que cumplen con los siguientes requisitos legales:

1. <Numeral modificado por el artículo 7 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Encontrarse habilitados por la autoridad competente en salud cuando el programa o modalidad para el cual se solicita la licencia de funcionamiento así lo exija.

Notas de Vigencia
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2. Contar con la autorización y licencia de funcionamiento de educación cuando el programa o la modalidad para la cual se solicita licencia de funcionamiento al ICBF incluye el desarrollo directo de servicios de educación.

3. <Numeral modificado por el artículo 7 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Tener concepto sanitario favorable y vigente, expedido por la autoridad competente, para las sedes en donde se prestará el servicio, este no aplicará para el otorgamiento de la licencia inicial, por cuanto para la expedición de dicho requisito se requiere que la Entidad se encuentre prestando efectivamente el servicio.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior
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ARTÍCULO 18. DE LOS REQUISITOS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS. Para desarrollar el Programa de Protección Integral a los Niños Niñas Adolescentes y sus familias, las personas jurídicas deberán certificar que cumplen con los siguientes requisitos técnico-administrativos:

1. <*1 Ver Notas de Vigencia> <Numeral modificado por el artículo 7 de la Resolución 9555 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Contar con un Proyecto de Atención Institucional (PAI)*1, de acuerdo con lo establecido en el lineamiento técnico del modelo para la atención de los niños, las niñas y adolescentes con derechos inobservados, amenazados o vulnerados. Este debe ser coherente con el objeto social que figura en los estatutos. Para el caso de las licencias iniciales será la Oficina de Aseguramiento a la Calidad la competente para aprobar dicho proyecto.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

2. <Numeral modificado por el artículo 6 de la Resolución 8282 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Contar con la infraestructura física necesaria y suficiente para el cumplimiento de sus objetivos, conforme a lo establecido en los estándares de infraestructura definidos para el programa o la modalidad de que trata la solicitud en los lineamientos vigentes a la fecha en que son aprobados los estudios y diseños correspondientes.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

3. Contar con talento humano correspondiente a los estándares de estructura definidos para el programa o la modalidad de que trata la solicitud, incluyendo cargos, perfiles y funciones y en proporción suficiente para el número de beneficiarios que se proponga atender.

4. Contar con la dotación institucional y básica correspondiente a los estándares de estructura definidos para la modalidad de que trata la solicitud y en cantidad suficiente para el número de beneficiaros que se proponga atender.

5. Contar con un sistema de archivo para las Historias Integrales de los niños, niñas y adolescentes, organizado con base en las tablas de retención documental del ICBF, en un espacio seguro y con manejo restringido.

6. Contar con Historia Integral para cada niño, niña o adolescente, que incluya los registros y soportes de la etapa de atención en la que se encuentre cada niño, niña y adolescente.

7. Tener establecidos los ciclos de menús correspondientes a la minuta patrón definida por el ICBF, y tener las tablas de intercambio de alimentos de acuerdo con la guía alimentaria para población menor de dos (2) años y para mayores de dos (2) años, según el requerimiento nutricional propio de la modalidad de que trata la solicitud.

PARÁGRAFO. Cuando la personería jurídica haya sido otorgada o reconocida por el ICBF no se requiere acreditar los requisitos señalados en los numerales 1 y 3 del artículo 15; bastará con mencionar en la solicitud el número y fecha de la resolución por la cual se le concedió la personería jurídica o aportar el certificado de la personería y de existencia y representación legal vigente, si ha sido otorgada o reconocida por autoridad diferente.

Doctrina Concordante

Programa de Adopción

Para desarrollar el programa de adopción, la persona jurídica deberá estar organizada como Institución sin ánimo de lucro y destinar la totalidad de sus recursos al desarrollo de sus objetivos estatutarios.

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ARTÍCULO 19. REQUISITOS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS. La persona jurídica que desarrolle Programas de Adopción deberá cumplir con los siguientes requisitos técnico-administrativos:

1. Contar con el programa del servicio de adopción, donde se describan y desarrollen las actividades y temas a abordar, la metodología, los tiempos y responsables de los componentes siguientes: preparación, el acompañamiento, evaluación y seguimiento posadopción a las familias solicitantes, de conformidad con el Lineamiento Técnico del Programa de Adopciones.

2. Contar con la infraestructura física necesaria y suficiente para el cumplimiento de sus objetivos, conforme a los criterios establecidos por el ICBF definidos para el programa de que trata la solicitud.

3. Contar con talento humano idóneo, incluyendo cargos, perfiles y funciones que permitan conformar el comité de adopciones, desarrollar los procesos de atención propios del programa y las funciones administrativas del mismo, conforme a lo establecido por el ICBF.

4. Contar con la dotación institucional que permita el desarrollo del programa, conforme a lo establecido por el ICBF.

5. Contar con un sistema de archivo y conservación de la información relativa a la situación del niño, niña o adolescente y de las familias adoptantes, organizado con base en las tablas de retención documental del ICBF, en un espacio seguro y con manejo restringido.

Doctrina Concordante
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ARTÍCULO 20. REQUISITOS FINANCIEROS. La persona jurídica que desarrolle Programas de Adopción deberá cumplir con los siguientes requisitos financieros, los cuales deberán estar certificados por el Auditor Externo:

1. Mantener los costos de servicios discriminados y totales, frente al proceso de selección, preparación y evaluación de las familias.

2. Mantener los costos de servicios a disposición del público.

PARÁGRAFO. Cuando la personería jurídica haya sido otorgada o reconocida por el ICBF no se requiere acreditar los requisitos señalados en los numerales 1 y 3 del artículo 15; bastará con mencionar en la solicitud el número y fecha de la resolución por la cual se le concedió la personería jurídica o certificado de la personería y de existencia y representación legal vigente, si ha sido reconocida por autoridad diferente.

Programa Casa de Madres Gestantes

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ARTÍCULO 21. REQUISITOS LEGALES. La persona jurídica que desarrolle Programas Casa de Madres Gestantes deberá cumplir con los siguientes requisitos legales:

1. Autorización y licencia de funcionamiento de educación, cuando la persona jurídica que solicita licencia de funcionamiento al ICBF incluye el desarrollo directo de servicios de educación.

2. Concepto sanitario favorable y vigente, expedido por la autoridad competente, para las sedes en donde se prestará el servicio.

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ARTÍCULO 22. REQUISITOS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS. La persona jurídica que desarrolle Programas Casa de Madres Gestantes, deberá cumplir con los siguientes requisitos técnico-administrativos:

1. <*Ver Notas de Vigencia> Contar con un Proyecto de Atención Institucional – PAI*, que incluya como mínimo: caracterización de la población, los objetivos, el marco conceptual y metodológico coherente con la perspectiva de derechos, la definición del proceso de atención con sus respectivas etapas e indicadores, y las estrategias de evaluación. El proyecto de atención institucional debe discriminar la atención para las madres menores y mayores de edad.

Notas de Vigencia

2. Contar con la infraestructura física necesaria y suficiente para el cumplimiento de sus objetivos, conforme a lo establecido en los estándares de estructura definidos para el programa de que trata la solicitud.

3. Contar con talento humano correspondiente a los estándares de estructura definidos para el programa de que trata la solicitud, incluyendo cargos, perfiles y funciones y en proporción suficiente para el número de cupos que se proponga atender.

4. Contar con la dotación institucional y básica correspondiente a los estándares de estructura definidos para el programa de que trata la solicitud y en cantidad suficiente para el número de cupos que se proponga atender.

5. Contar con un sistema de archivo de las Historias de Atención de las madres gestantes y sus hijos o hijas, organizado con base en las tablas de retención documental del ICBF, en un espacio seguro y con manejo restringido.

6. Contar con Historia de Atención para cada niño, niña o adolescente, que incluya los registros y soportes de la etapa de atención en la que se encuentre cada niño, niña y adolescente.

7. Tener establecidos los ciclos de menús correspondientes a la minuta patrón definida por el ICBF y tener las tablas de intercambio de alimentos de acuerdo con la guía alimentaria para población menor de dos (2) años, mayor de dos (2) años y madres gestantes, según el requerimiento nutricional propio del programa de que trata la solicitud.

8. Mantener en un lugar visible a la entrada, un aviso donde exprese claramente que el ingreso de la madre al programa no la obliga, de ninguna manera, a entregar a su hijo para adopción y, que la conservación de su hijo no estará sujeta a ningún pago de dinero por los servicios prestados.

9. Mantener registro de información de las madres gestantes, de los hijos o hijas que ingresan con ella y de los nitos y niñas una vez nazcan.

PARÁGRAFO. Cuando la personería jurídica haya sido otorgada o reconocida por el ICBF no se requiere acreditar los requisitos señalados en los numerales 1 y 3 del artículo 15; bastará con mencionar en la solicitud el número y fecha de la resolución por la cual se le concedió la personería jurídica o certificado de la personería y de existencia y representación legal vigente, si ha sido reconocida por autoridad diferente.

Doctrina Concordante
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ARTÍCULO 23. ASESORÍA Y SUPERVISIÓN. La asesoría y supervisión a las instituciones del Programa Casa de Madres Gestantes se realizará mediante visitas de inspección, practicadas por un equipo conformado por los funcionarios del nivel regional del ICBF del domicilio de la institución, en el que participen las áreas jurídica, financiera, asistencia técnica o protección en las regionales en que se encuentre creado el Grupo de Protección. En las visitas se verificará el cumplimiento de los requisitos legales, técnico-administrativos y financieros establecidos por el ICBF.

Los funcionarios del ICBF designados, tendrán libre acceso para comprobar el cumplimiento pleno de las garantías de los derechos de los niños, niñas adolescentes y familia, revisar los libros, expedientes, registros y demás documentos.

De estas visitas, que deben realizarse por lo menos cada seis (6) meses, se levantará acta suscrita por los funcionarios del ICBF y por funcionarios autorizados por la Institución que atienden la visita. El original deberá enviarse a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad para anexar al expediente de la institución y se entregará copia de la misma a la institución visitada.

Doctrina Concordante

CAPÍTULO IV.

RENOVACIÓN DE LICENCIAS.

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ARTÍCULO 24. REQUISITOS PARA LA RENOVACIÓN DE LA LICENCIA. Para la renovación de la licencia se deberá observar el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. <Numeral modificado por el artículo 7 de la Resolución 8282 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Presentar la solicitud mínima dos (2) meses antes de su vencimiento, en los términos establecidos en la presente resolución.

Notas de Vigencia
Doctrina Concordante
Legislación Anterior

2. Presentar actualizados los requisitos legales, técnico-administrativos y financieros comunes y específicos exigidos en la presenta resolución.

3. Informar de los ejercicios fiscales correspondientes al periodo de vigencia de la licencia anterior.

4. <Numeral suprimido por el artículo 8 de la Resolución 3435 de 2016>

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

PARÁGRAFO. Los requisitos financieros deberán ser certificados por Auditor Externo a través de dictamen, en el que se exprese en forma clara e inequívoca, que:

a) La persona jurídica cumple con los requisitos y financieros exigidos por el ICBF;

b) Que los estados financieros con sus notas explicativas cumplen con las normas contables;

c) Que la persona jurídica presenta una sólida situación financiera y un sistema efectivo de control financiero interno;

d) Que su dictamen se basa en la aplicación de las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia;

e) Para el Programa de Adopciones dictaminará que la persona jurídica ha cumplido a cabalidad con lo dispuesto por el artículo 74 “Prohibición de Pago” de la Ley 1098 de 2006.

El Auditor Externo deberá ser Contador Público titulado, con Tarjeta Profesional vigente y contar con el Certificado de Antecedentes Disciplinarios vigente expedido por la Junta Central de Contadores, adjuntando los soportes documentales correspondientes.

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ARTÍCULO 25. TRÁMITE PARA LA RENOVACIÓN DE LA LICENCIA. El trámite que se observará para la renovación de licencia, es el siguiente:

1. Presentar ante la Dirección General o a la Dirección Regional de su domicilio, según sea el caso mínimo dos (2) meses antes de que termine la vigencia de la licencia, en original y copia de los documentos que demuestren el cumplimiento de cada uno de los requisitos exigidos en la presente resolución.

2. Notificarse del acto administrativo que dé respuesta a la solicitud,

3. De ser devueltos los documentos, deberá complementar, corregir o modificar en un término máximo de dos (2) meses calendario la solicitud. De no presentarse en este término se entenderá desista.

Doctrina Concordante
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ARTÍCULO 25-1. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS PARA EL OTORGAMIENTO O RENOVACIÓN DE LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO. <Artículo adicionado por el artículo 9 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Para el otorgamiento o renovación de la licencia de funcionamiento, se verificará el cumplimiento de los requisitos legales, técnicos-administrativos y financieros establecidos para tal fin. Dicha verificación se realizará a través de visita que practicará un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en cada uno de los componentes, de la cual se deberá: (i) levantar acta suscrita por los profesionales que participaron de la misma, (ii) diligenciar el instrumento de verificación de requisitos en todos los componentes y (iii) realización de concepto, el cual deberá ser avalado por el Director Regional.

PARÁGRAFO. Para la visita no es obligatoria la presencia del profesional que realiza la verificación de los requisitos legales, dicha revisión se puede adelantar con la documentación allegada a la Dirección Regional.

Notas de Vigencia
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ARTÍCULO 25-2. CANCELACIÓN DE LA LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO. <Artículo adicionado por el artículo 9 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> El ICBF procederá a cancelar la licencia de funcionamiento en los siguientes casos:

1. Por solicitud de la persona jurídica titular de la licencia.

2. Por orden de autoridad competente.

Notas de Vigencia
Doctrina Concordante

TÍTULO IV.

AUTORIZACIÓN A LOS ORGANISMOS ACREDITADOS PARA QUE PRESTEN SERVICIOS DE ADOPCIÓN INTERNACIONAL.

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ARTÍCULO 26. OTORGAMIENTO DE LA AUTORIZACIÓN. <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 6190 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> La autorización a los Organismos Acreditados que pretendan prestar servicios de adopción internacional será otorgada por la Subdirección General del ICBF, teniendo en cuenta las necesidades del servicio. Para tal efecto, deberán cumplir con los requisitos establecidos en la presente Resolución.

Las autorizaciones emitidas por el ICBF a Organismos Acreditados tendrán una vigencia de dos (2) años y la autorización podrá ser renovada en los términos establecidos en la presente Resolución por un periodo igual

Notas de Vigencia
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ARTÍCULO 27. CONDICIONES PARA LA AUTORIZACIÓN. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 2488 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Los Organismos y Agencias Internacionales acreditados en los Estados de Recepción que pretendan ser autorizados por el ICBF, u obtener la renovación de una autorización para prestar servicios de adopción internacional deberán presentar ante la Subdirección de Adopciones, o el área que haga sus veces, la solicitud formal motivada, suscrita por el Representante Legal del organismo en el Estado de Recepción, respaldada por la decisión al respecto por parte del órgano directivo competente al interior del mismo, cumpliendo las siguientes condiciones:

1. Los documentos que hayan sido otorgados en el exterior deberán ser debidamente legalizados o traer al respaldo el sello “Apostille”, de acuerdo con lo establecido en la Convención de La Haya, suscrita el 5 de octubre de 1961 (“Convenio del Apostille”), aprobado por Colombia mediante la Ley 455 de 1998. El sello será colocado por la autoridad respectiva en el país donde se encuentre la sede principal del Organismo o Agencia Internacional.

2. Si la documentación se encuentra en un idioma distinto al castellano deberá ser traducido a este por un traductor oficialmente reconocido en Colombia y legalizado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.

3. Cada uno de los documentos aportados procedentes del exterior, deberán ser traducidos y apostillados en forma individual.

4. Cualquier modificación a los requisitos legales, financieros o técnico-administrativos, durante la vigencia de una autorización o de una renovación de autorización deberá ser comunicada al ICBF y sus soportes documentales deberán ser remitidos a la Entidad, dando cumplimiento a los requisitos establecidos en el presente artículo, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que se produjo dicha modificación, con el fin de evaluar la continuidad de la prestación del servicio de adopción internacional en Colombia.

5. Cualquier cambio de representante legal en Colombia deberá ser comunicado a la mayor brevedad a la Subdirección de Adopciones, o al área que haga sus veces, informando de los motivos de la decisión.

Notas de Vigencia
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ARTÍCULO 28. REQUISITOS LEGALES. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 2488 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Los Organismos y Agencias Internacionales acreditados que pretendan ser autorizados para la prestación del servicio de adopción internacional, deberán cumplir con los siguientes requisitos legales:

1. Presentar acta o certificación donde conste que el órgano directivo competente al interior del Organismo o Agencia Internacional ha tomado la decisión de efectuar la solicitud de autorización para prestar servicios de adopción internacional en Colombia y que se autoriza al representante legal del organismo en el Estado de Recepción para presentar la solicitud formal ante la Autoridad Central del Estado colombiano.

2. Presentar carta de solicitud de otorgamiento de autorización suscrita por el Representante Legal del Organismo o Agencia Internacional en el Estado de Recepción.

3. Presentar acreditación para actuar en el país de recepción o cuando se trate de un Estado Federado, en la respectiva unidad territorial.

4. Presentar acta de constitución del organismo o Agencia Internacional acreditado, o el documento que haga sus veces.

5. Entregar copia de los estatutos vigentes del Organismo o Agencia Internacional acreditado, o el documento que haga sus veces.

6. El representante legal del organismo o Agencia Internacional en el Estado de Recepción al momento de presentar la solicitud al Estado colombiano, deberá contar con título profesional, y con experiencia laboral mínimo de seis (6) meses en el área de la adopción. Cuando no se cuente con título profesional, deberá acreditarse título de educación secundaria[1], y experiencia como representante legal de un organismo acreditado en materia de adopción, por un término no inferior a cinco (5) años.

Para soportar la representación legal del Organismo o Agencia Internacional acreditado en el Estado de Recepción, deberá entregarse copia de los siguientes documentos:

- Acta de nombramiento del representante legal.

- Documento de identificación.

- Certificado vigente de Antecedentes Penales, o el documento que haga sus veces, expedido por la autoridad competente en el Estado de Recepción.

- Hoja de vida con soportes del título profesional, o título de educación secundaria.

- Soportes que demuestren la experiencia como representante legal de un Organismo o Agencia Internacional acreditado en materia de adopción, de mínimo seis (6) meses o cinco (5) años, si es del caso. La experiencia deberá ser certificada por entidad diferente de la que se está solicitando el cumplimiento del requisito.

- Tarjeta Profesional para las profesiones que la exijan en el Estado de Recepción

7. El representante legal del Organismo o Agencia Internacional en Colombia, al momento de presentar la solicitud al Estado colombiano, deberá contar con título profesional, y con experiencia laboral en el área de la adopción de al menos seis (6) meses. Cuando no se cuente con título profesional, deberá acreditarse título de educación secundaria, y experiencia en materia de adopción internacional en alguno de los países de recepción o de origen, por un término no inferior a cinco (5) años.

Para soportar la representación legal del Organismo o Agencia Internacional acreditado en Colombia deberá entregarse copia de los siguientes documentos:

- Certificado vigente expedido por la Cámara de Comercio del domicilio del Organismo o Agencia Internacional acreditado en Colombia, para acreditar la representación legal, o el documento que haga sus veces si se verifica algún cambio legislativo al respecto, en el que deberá constar la facultad para realizar las respectivas actuaciones, entre otras, la facultad de actuar en nombre del Organismo o Agencia Internacional para solicitar nueva autorización, renovación de aquella, entregar documentos solicitados durante estos trámites, solicitar información sobre las familias representadas por el Organismo o Agencia Internacional, notificarse de las decisiones adoptadas por el ICBF o Institución Autorizada para Desarrollar el Programa de Adopción (IAPA), relacionadas con la autorización o el trámite de adopción de familias, según sea el caso, y la suscripción de contratos y/o convenios.

- Documento de Identificación Personal.

- Certificado vigente de antecedentes penales, expedido por la autoridad competente en Colombia, o el documento que haga sus veces expedido por la autoridad competente del país de origen o recepción del que pretenda acreditar su experiencia.

- Certificado vigente de antecedentes disciplinarios, expedido por la autoridad competente en Colombia, o el documento que haga sus veces expedido por la autoridad competente del país de origen o recepción del que pretenda acreditar su experiencia.

- Certificado vigente de antecedentes fiscales, expedidos por la autoridad competente en Colombia, o el documento que haga sus veces expedido por la autoridad competente del país de origen o recepción del que pretenda acreditar su experiencia.

- Hoja de Vida con soportes del título profesional, o título de educación secundaria.

- Soportes que demuestren la experiencia como representante legal de un Organismo o Agencia Internacional acreditado o autorizado en materia de adopción internacional en alguno de los países de recepción o de origen, para prestar servicios de adopción internacional, de mínimo 6 meses a cinco (5) años, si es del caso.

- Tarjeta Profesional para las profesiones que la exijan.

8. El representante legal del Organismo o Agencia Internacional acreditado en el Estado de Recepción deberá certificar que el Organismo o Agencia Internacional se compromete a:

- Efectuar el seguimiento post-adopción en la forma y términos exigidos por el ICBF.

- Allegar el Certificado de nacionalidad del niño, niña o adolescente.

-Exonerar a las familias colombianas residentes en el exterior de los costos o gastos propios de la preparación y el acompañamiento inicial en desarrollo del proceso de adopción.

- Asegurarse de que el personal directivo y el equipo de trabajo encargado de desarrollar el servicio de adopción internacional para Colombia, conozca la normatividad internacional y la de Colombia en materia de adopción.

- Registro Único Tributario (RUT), del Organismo, expedido por la autoridad competente en Colombia.

Notas de Vigencia
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ARTÍCULO 29. REQUISITOS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS. <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 2488 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Los Organismos o Agencias Internacionales acreditados que pretendan ser autorizados para la prestación de servicios de adopción internacional deberán cumplir con los siguientes requisitos técnico-administrativos:

1. Contar con experiencia de cinco (5) años en el campo de adopción nacional e internacional. En el evento de que el Organismo o Agencia Internacional no cumpla con esta experiencia, podrá cumplir el requisito a partir de la acreditación de cinco (5) años de experiencia profesional individual del personal encargado para el programa de Colombia a cargo de la preparación evaluación, selección y seguimiento post-adopción de las familias adoptantes.

2. Presentar un organigrama del Organismo o Agencia Internacional con el personal que labora en el Programa de Adopción para Colombia, tanto en el Estado de Recepción, como en Colombia.

3. El personal que trabaje para el Organismo o Agencia Internacional en el Estado de Recepción, en la preparación, evaluación, selección y seguimiento post-adopción de las familias adoptantes, en el programa para Colombia, deberá contar con título profesional y experiencia mínimo de seis (6) meses en materia de adopción. Para acreditar las calidades del aludido personal deberán presentar la siguiente documentación:

- Hoja de vida con soportes de la experiencia laboral en el área de la adopción.

- Copia de los diplomas o certificados de formación en pregrado, y de posgrado si se cuenta con ellos, y están relacionados en materia de adopción.

- Copia de la Tarjeta Profesional en los casos que la profesión la exija en el Estado de Recepción

- Antecedentes penales, o el documento que haga sus veces, expedidos por la autoridad competente en el Estado de Recepción.

- Contratos, acuerdos, o convenios suscritos con el Organismo o Agencia Internacional con base en los cuales los profesionales que trabajen con el Organismo o Agencia Internacional prestarán el servicio, entendiendo como tales el equipo mínimo multidisciplinario requerido, personal adicional al equipo mínimo requerido, y personal que colabore con el organismo en cualquiera de las fases del programa de adopción.

4. Respecto del personal que trabaje para el Organismo o Agencia Internacional en Colombia como Estado de Origen, deberá presentarse la siguiente documentación:

- Documento de Identificación Personal.

- Hoja de vida con los soportes de la experiencia laboral.

- Copia de los diplomas o certificados de formación en pregrado, y de posgrado si se cuenta con ellos, y están relacionados en materia de adopción.

- Copia de la Tarjeta Profesional en los casos que la profesión la exija en Colombia.

- Certificado vigente de antecedentes penales, expedido por la autoridad competente en Colombia.

- Certificado vigente de antecedentes disciplinarios, expedido por la autoridad competente en Colombia.

- Certificado vigente de antecedentes fiscales, expedidos por la autoridad competente en Colombia.

- Antecedentes disciplinarios expedidos por autoridad competente según corresponda a la profesión, donde conste que no se encuentra afectado por sanción, impedimento o inhabilidad para el desempeño de actividades propias de la profesión.

- Contratos, acuerdos, o convenios suscritos con el Organismo o Agencia Internacional con base en los cuales los profesionales que trabajen con el Organismo o Agencia Internacional en Colombia prestarán el servicio, entendiendo como tales el equipo mínimo multidisciplinario requerido, personal adicional al equipo mínimo requerido, y personal que colabore con el Organismo o Agencia Internacional en cualquiera de las fases del programa de adopción.

5. Allegar copia del programa de servicio de adopción internacional del Organismo o Agencia Internacional acreditado donde se describan y desarrollen las actividades y temas a abordar, la metodología, los tiempos y responsables de los siguientes componentes: preparación, acompañamiento, evaluación y seguimiento post-adopción a las familias solicitantes, de conformidad con el Lineamiento Técnico del Programa de Adopciones de Colombia.

6. El representante legal del Organismo o Agencia Internacional acreditado en el Estado de Recepción deberá certificar que se compromete a presentar las solicitudes de adopción internacional para niños, niñas y adolescentes con características y necesidades especiales, de acuerdo con la necesidad del servicio definida por el ICBF.

7. Certificar que el Organismo o Agencia Internacional tiene a disposición del público en general la relación de los costos causados por la prestación del servicio de adopción internacional del Organismo o Agencia Internacional acreditado, en la cual se especifiquen los trámites y honorarios generados en el mismo.

8. Aportar una copia de la relación de costos causados por la prestación del servicio de adopción internacional del Organismo o Agencia Internacional acreditado, que contenga la especificación de los trámites y honorarios generados en el mismo. Lo anterior, con el objeto de ser publicados en la página web del ICBF, en caso de otorgamiento de la autorización o renovación según corresponda.

9. Certificación expedida por el Organismo o Agencia Internacional en el Estado de Recepción relativa a que se informa o se encuentra a disposición del público en general y, en especial, de los solicitantes de adopción, que los trámites administrativos del proceso de adopción en Colombia, ante el ICBF, son gratuitos.

10. Si el Organismo o Agencia Internacional acreditado con ocasión del vencimiento de la autorización que traía vigente en los dos (2) años inmediatamente anteriores, no puede solicitar la renovación sino que se ve obligado a presentar una solicitud de otorgamiento de una nueva autorización, se dará aplicación a lo dispuesto en los numerales 3 y 4 del artículo 31.

Notas de Vigencia
Concordancias
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ARTÍCULO 30. REQUISITOS FINANCIEROS. <Artículo modificado por el artículo 4 de la Resolución 2488 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Los Organismos o Agencias Internacionales acreditados que pretendan ser autorizados para la prestación del servicio de adopción internacional deberán cumplir con los siguientes requisitos financieros:

1. Demostrar una sólida situación financiera.

2. Contar con un sistema efectivo de control financiero interno.

3. Contar con auditoría externa.

Los anteriores requisitos deberán ser certificados en forma clara e inequívoca por Auditor Externo, mediante dictamen, el cual deberá ser Contador Público titulado, avalado por la autoridad competente del Estado de Recepción

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ARTÍCULO 31. REQUISITOS PARA LA RENOVACIÓN. <Artículo modificado por el artículo 5 de la Resolución 2488 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> 1. Presentar como mínimo con tres (3) meses de anticipación al vencimiento de la autorización que se encuentre vigente, la solicitud de renovación, la cual deberá ser suscrita por el representante legal del Organismo o Agencia Internacional acreditado en el Estado de Recepción y dirigida a la Subdirección de Adopciones del ICBF, o por el área que haga sus veces.

2. Actualizar la información aportada para dar cumplimiento a los requisitos legales, técnico-administrativos, y financieros señalados en la presente resolución para el otorgamiento de una autorización. Dicha información será remitida por la Subdirección de Adopciones, o por el área que haga sus veces, a las áreas competentes, para su verificación y obtención de los respectivos conceptos.

3. Encontrarse el Organismo o Agencia Internacional al día en el cumplimiento en los seguimientos post-adopción. Aspecto que será verificado en el Sistema de Información Misional del ICBF - SIM-, por la Subdirección de Adopciones, o por el área que haga sus veces.

4. Por parte de la Subdirección de Adopciones, en ejercicio de sus facultades como Autoridad Central, o de la dependencia que haga sus veces, se verificarán los datos que obren en el Sistema de Información Misional (SIM), y en las Actas de Comités de Adopciones, para establecer el cumplimiento de los objetivos por parte del Organismo o Agencia Internacional solicitante, de conformidad con el Lineamiento Técnico Administrativo del Programa de Adopción vigente, y la necesidad del servicio definida por el ICBF, resultado de lo cual se informará al Comité Técnico de Autorización, para que recomiende o no el otorgamiento de una nueva autorización, en el evento de que haya dejado vencer la que traía vigente, o de la renovación de la autorización.

En caso de que se recomiende el no otorgamiento de la autorización o su renovación por esta causa, se efectuará la devolución de la misma junto con los documentos que fueron presentados para acreditar los requisitos y se dará por terminado el trámite correspondiente en el estado en que se encuentre. Lo aquí decidido implicará la imposibilidad de presentar una nueva solicitud de autorización o de renovación de autorización dentro de los dos (2) años siguientes, contados a partir de la fecha de la devolución de la documentación.

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ARTÍCULO 32. TRÁMITE PARA LA SOLICITUD DE OTORGAMIENTO DE AUTORIZACIÓN O DE RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN. <Artículo modificado por el artículo 6 de la Resolución 2488 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> El trámite que se observará para la solicitud de otorgamiento de autorización o de renovación de la autorización a los Organismos o Agencias Internacionales acreditados para la prestación del servicio de adopción internacional, será el siguiente:

1. Presentar la solicitud junto con los documentos necesarios para acreditar los requisitos jurídicos, financieros, y técnico-administrativos, en cualquier momento, para el caso de solicitudes de otorgamiento de autorización o mínimo con tres (3) meses de anticipación, si se trata de renovación. Lo dispuesto en este numeral no aplicará en aquellos casos en que el Organismo o Agencia Internacional, de acuerdo con lo dispuesto en esta resolución, haya quedado imposibilitado de presentar solicitud de autorización, o renovación, durante el término de dos (2) años.

Tanto la solicitud de otorgamiento de autorización como la de renovación de autorización deben ser dirigidas a la Subdirección de Adopciones del ICBF, o al área que haga sus veces, a través de la oficina de correspondencia de la Sede de la Dirección General.

2. El cumplimiento de los requisitos legales, financieros, y técnico-administrativos, será verificado por las áreas competentes del ICBF que participan en el proceso: Oficina Asesora Jurídica, Dirección Financiera, y Subdirección de Adopciones, o quienes hagan sus veces de conformidad con la estructura interna que asuma el ICBF, las cuales emitirán los correspondientes conceptos de cumplimiento o no de los requisitos legales, financieros, y técnico-administrativos; así mismo por parte de la Subdirección de Adopciones se emitirá un concepto técnico integral que certifique la expedición de los antes mencionados, y e informará al Comité Técnico de Autorización al momento de convocar a la respectiva sesión de comité.

3. Una vez obtenidos los conceptos de cumplimiento a que se ha hecho referencia, serán sometidos junto con la solicitud de otorgamiento de autorización o de renovación, a consideración del Comité Técnico de Autorización, encargado de conceptuar sobre el otorgamiento, y renovación de la autorización de los organismos acreditados, entre otras actividades.

4. Surtido el Comité Técnico de Autorización, si el concepto emitido es positivo para el otorgamiento de la autorización o para la renovación de una autorización, según corresponda, se procederá a la proyección del acto administrativo respectivo a cargo de la Subdirección de Adopciones, quien deberá remitirlo a la Oficina Asesora Jurídica para el Control de Legalidad y posterior firma del Subdirector (a) General, de quien haga sus veces, o de quien reciba la delegación para tales efectos.

5. Una vez suscrito, numerado y fechado el acto administrativo de otorgamiento de autorización o de renovación, se procederá a través de la Oficina Asesora Jurídica de la Sede de la Dirección General o de los Grupos Jurídicos Regionales, a realizar la notificación al representante legal del Organismo o Agencia Internacional en Colombia, de no presentarse recursos dentro del término legal o una vez resueltos estos, se realizará la Constancia de Ejecutoria del Acto Administrativo.

6. Una vez surtido lo anterior, se enviará la copia del acto administrativo, junto con los demás documentación inherentes a su expedición y ejecutoria, para que obre dentro del expediente del Organismo o Agencia Internacional, bajo custodia en el archivo de la Subdirección de Adopciones, o de la dependencia que haga sus veces.

PARÁGRAFO 1o. Si en cualquier etapa durante el transcurso del trámite con ocasión de una solicitud de renovación, se produce el vencimiento de la vigencia de la que venía cursando, sin que se haya cumplido la totalidad del mismo, por lo cual ya no puede ser renovada, se solicitará al Organismo o Agencia Internacional la radicación del respectivo oficio de solicitud de nueva autorización suscrito por el represente legal en el país de recepción, continuándose el trámite en el estado en que se encuentre para su conclusión.

No obstante lo anterior, en este caso pese a que se estará frente a una solicitud de otorgamiento de una nueva autorización, la administración dará aplicación al procedimiento dispuesto en el presente acto administrativo y, en especial, a lo dispuesto en los numerales 3 y 4 del artículo 31 de la Resolución número 3899 de 2010, adicionado por la presente resolución, para informar al Comité Técnico de Autorización para lo de su competencia.

PARÁGRAFO 2o. Si se produce el vencimiento de la vigencia de una autorización sin que se haya presentado la solicitud de renovación de la misma antes de tal vencimiento, el Organismo o Agencia Internacional que pretenda continuar prestando servicios de adopción internacional, deberá presentar una solicitud de otorgamiento de una nueva autorización.

No obstante lo anterior, en este caso pese a que se estará frente a una solicitud de otorgamiento de una nueva autorización, la administración dará aplicación al procedimiento dispuesto en el presente acto administrativo y, en especial, a lo dispuesto en los numerales 3 y 4 del artículo 31 de la Resolución número 3899 de 2010, adicionado por la presente resolución, para informar al Comité Técnico de Autorización para lo de su competencia.

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ARTÍCULO 32-1. CAMBIOS QUE AFECTEN EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES, FINANCIEROS Y TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS DURANTE LA VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN. <Artículo adicionado por el artículo 7 de la Resolución 2488 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando durante la vigencia de una autorización, se produzca en el Organismo o Agencia Internacional modificaciones que afecten los requisitos legales, financieros, o técnico-administrativos, se dará aplicación a lo establecido en el numeral 4 del artículo 27 de esta resolución. Con el objeto de evaluar la continuidad de la autorización para la prestación del servicio de adopción internacional en Colombia por parte del Organismo o Agencia Internacional, las modificaciones deberán ser sometidas a concepto de cumplimiento o no del requisito respectivo, por parte de la Oficina Asesora Jurídica, la Dirección Financiera, y la Subdirección de Adopciones, o quienes hagan sus veces, según corresponda al tipo de requisito a revisar.

Si el concepto emitido por alguna de las indicadas áreas es de no cumplimiento, se someterá el caso a consideración del Comité Técnico de Autorización del ICBF, de conformidad con sus competencias, para lo que estime pertinente.

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ARTÍCULO 32-2. FUNCIONES DEL REPRESENTANTE LEGAL DE UN ORGANISMO O AGENCIA INTERNACIONAL ACREDITADO EN UN ESTADO DE RECEPCIÓN Y AUTORIZADO EN COLOMBIA PARA PRESTAR SERVICIOS DE ADOPCIÓN INTERNACIONAL. <Artículo adicionado por el artículo 8 de la Resolución 2488 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> El representante legal en Colombia de un Organismo o Agencia Internacional Acreditado en un Estado de Recepción y Autorizado en Colombia para prestar servicios de Adopción Internacional cumplirá las siguientes funciones:

1. Representar judicial y extrajudicialmente al Organismo o Agencia Internacional acreditado en los asuntos relacionados con la adopción internacional.

2. Conocer, aplicar y divulgar el contenido de la Ley 1098 de 2006 - Código de la Infancia y la Adolescencia, el Lineamiento Técnico Administrativo del Programa de Adopciones, y toda la normatividad vigente en materia de adopción internacional, al Organismo o Agencia Internacional acreditado que representa.

3. Informar de manera inmediata al Organismo o Agencia Internacional acreditado, todos los requerimientos de la Autoridad Central colombiana.

4. Informar a la Autoridad Central en Colombia, toda modificación de los costos del proceso de adopción internacional que se cobren en los países de recepción, para la actualización que en la página web del ICBF servirá de orientación e información a los usuarios.

5. Certificar que el Organismo o Agencia Internacional acreditado en el Estado de Recepción, dio a conocer a la futura familia adoptante el funcionamiento del Programa de Adopción en Colombia, la lista de espera, la prohibición de pago establecida en el artículo 74 del Código de la Infancia y la Adolescencia, los gastos en que debe incurrir una vez se encuentre en Colombia, haciendo énfasis que el trámite ante el ICBF no genera ningún costo.

6. Revisar y radicar la documentación completa de las familias solicitantes, de acuerdo con lo dispuesto en el Lineamiento Técnico Administrativo del Programa de Adopción vigente.

Los documentos que no se encuentren en idioma castellano deben ser traducidos fielmente y conforme al original por un traductor oficialmente reconocido en Colombia, consignando en cada hoja traducida la firma y sello del traductor correspondiente. La traducción debe presentarse en un formato que facilite la lectura y comprensión del texto y contar con la correspondiente legalización exigida por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

La documentación se debe entregar a la Subdirección de Adopciones, a través de la oficina de gestión documental en original, debidamente foliada, legajada, y legalizada por la autoridad competente, o a la Institución Autorizada para Desarrollar el Programa de Adopción (IAPA). En aquellos países suscriptores del Convenio de 5 de octubre de 1961 Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros (Apostilla), se deberá allegar esta certificación. En los demás casos, la legalización se hará a través del Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado de Recepción.

Los documentos deben presentarse sin enmendaduras, tachones, rayones ni anotaciones manuscritas al margen de los mismos.

7. Abstenerse de radicar solicitudes de adopción simultáneamente en el ICBF y en las Instituciones Autorizadas por este para Desarrollar el Programa de Adopción.

8. Representar a las familias ante el ICBF o institución autorizada para los trámites relacionados con la solicitud de adopción y para realizar el respectivo seguimiento.

9. Abstenerse de restringir las posibilidades de decisión de las familias adoptantes en cuanto a contratación de abogados, traductores, alojamiento, alimentación, medios de transporte y demás servicios valiéndose de la presentación de información limitada o tendenciosa, o de opciones o exigencias únicas.

10. Informar al ICBF y a la institución autorizada para desarrollar el Programa de Adopción, de manera inmediata las novedades que se presenten con las familias y que afecten el trámite de la solicitud de adopción.

11. Radicar en el ICBF y en la institución autorizada para desarrollar el programa de adopción oportunamente las comunicaciones y documentos remitidos por las familias, según corresponda.

12. Comunicar oportunamente a los interesados todas las decisiones que el ICBF o la Institución Autorizada tome con relación a las solicitudes de adopción presentadas.

13. Certificar ante las regionales del ICBF o Instituciones Autorizadas para desarrollar el Programa de Adopción (IAPA), que la información del niño, niña o adolescente esté debidamente traducida, revisada y enviada en su totalidad a quien corresponda (Autoridad Central, Organismo Internacional), según el Convenio de 29 de mayo de 1993 relativo a la Protección del Niño y a la Cooperación en materia de Adopción Internacional.

14. Asegurarse de que la información del niño, niña o adolescente, suministrada por la regional o la institución autorizada para desarrollar el programa de adopción, se encuentre debidamente diligenciada, según corresponda.

15. Verificar y enviar a la Regional del ICBF o Institución Autorizada para desarrollar el Programa de Adopción (IAPA), la aceptación de la familia, acompañada de la información que para tales efectos exija el Lineamiento Técnico Administrativo del Programa de Adopción vigente.

16. Orientar y asesorar a las familias durante todo el proceso que se adelanta en Colombia, garantizando que conocen el idioma del niño, niña o adolescente, o cuentan con un medio supletorio o acompañamiento bilingüe.

17. Radicar dentro de los términos establecidos en el Lineamiento Técnico Administrativo del Programa de Adopción aplicable, los informes relacionados con la etapa post-adopción debidamente traducidos y apostillados.

18. Informar de manera inmediata a la Subdirección de Adopciones del ICBF, o quien haga sus veces, los casos en que se han identificado dificultades de adaptación del niño, niña o adolescente a su nuevo medio familiar y denunciar las posibles situaciones de maltrato, abuso o negligencia que se hubieren presentado durante la permanencia de aquel en los servicios de protección del Estado colombiano.

19. Reclamar el certificado de conformidad expedido por la Subdirección de Adopciones o quien haga sus veces, en compañía del padre y/o la madre adoptante, previo a la expedición de la visa o al viaje.

20. Coordinar con el Organismo Internacional acreditado las acciones pertinentes para facilitar la consecución de familia para los niños, niñas y adolescentes de características y necesidades especiales.

En caso de valoración del niño, niña o adolescente con características especiales el representante deberá dar aplicación a lo contemplado en el Instructivo Valoración y Consecución de Familia para Niños, Niñas y Adolescentes con características y necesidades especiales vigentes.

21. Velar por el debido cumplimiento de lo previsto en el artículo 32 del Convenio del 29 de mayo de 1993 relativo a la Protección del Niño y a la Cooperación en materia de Adopción Internacional, en concordancia con el parágrafo 3o del artículo 73 de la Ley 1098 de 2006, en materia de costos, gastos y honorarios fijados por los organismos y agencias.

22. Comunicar al ICBF, o Institución Autorizada para desarrollar el Programa de Adopción (IAPA), los casos de suspensión o desistimiento del trámite, en el término fijado por el Lineamiento Técnico Administrativo del Programa de Adopción vigente, señalando sus causas.

Notas de Vigencia

TÍTULO V.

PERSONERIAS JURÍDICAS Y LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO DE ESTABLECIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE GRUPOS ÉTNICOS.

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ARTÍCULO 33. TRÁMITE PARA EL RECONOCIMIENTO DE PERSONERÍA JURÍDICA. El ICBF otorgará y reconocerá las personerías jurídicas de autoridades indígenas o tradicionales, cabildos, asociaciones de cabidos o de autoridades tradicionales, mediante el siguiente trámite.

1. Autoridades Tradiciones indígenas y Cabildos. Las autoridades tradicionales indígenas y cabildos deberán presentar al ICBF copia del acta de posesión ante el respectivo alcalde, conforme a la Ley 89 de 1890, y certificación expedida por la Dirección de Asuntos Indígenas del Ministerio del Interior y de Justicia en donde conste su calidad de Autoridad Tradicional Indígena y el territorio en donde ejerce su jurisdicción.

Doctrina Concordante

2. Asociaciones de Cabildos y Autoridades Tradicionales. Las asociaciones de cabildos y autoridades Tradicionales deberán presentar al ICBF copia del acta de su registro ante la Dirección de Asuntos Indígenas del Ministerio de Interior y de Justicia.

PARÁGRAFO. Para todos efectos de esta resolución, se aplicarán las disposiciones del Decreto 1088 de 1993, por el cual se regula la creación de las Asociaciones de Cabildos o Autoridades Tradicionales Indígenas.

Doctrina Concordante
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ARTÍCULO 34. CONSIDERACIONES PARA EL OTORGAMIENTO DE LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO DE GRUPOS DE COMUNIDADES ÉTNICAS. Se otorgarán licencias de funcionamiento a los establecimientos de protección que sean de propiedad, dirección o administración de Asociaciones de Padres de Familia de Comunidades Étnicas, autoridades indígenas o tradicionales, cabildos, asociaciones de cabildos o de autoridades tradicionales únicamente cuando estos funcionen por fuera de sus territorios reconocidos o sus parcialidades.

Cuando estos establecimientos funciones dentro de territorios en donde existe jurisdicción especial las autoridades, indígenas o tradiciones dispondrán la forma de otorgar licencias, permisos, consentimientos y autorizaciones para la prestación de servicios de protección a los niños, niñas y los adolescentes y sus familias dentro de sus comunidades, de acuerdo con sus normas y procedimientos internos.

Cuando las autoridades indígenas o tradicionales, cabildos, asociaciones de cabildos o de Autoridades Tradicionales soliciten la prestación de servicios de protección dentro de sus comunidades al ICBF, las condiciones de la prestación de los servicios se establecerán de manera concertada con las comunidades y sus representantes, y funcionarán en coordinación con las Autoridades de la comunidad.

El acta de acuerdo y concertación firmada tanto por las Autoridades Indígenas o Tradicionales como por los representantes del ICBF, se considerará como la Licencia de Funcionamiento de los operadores de estos servicios dentro de las comunidades.

PARÁGRAFO 1o. Las Autoridades indígenas o Tradicionales deberán controlar que los servicios de protección que se diseñen y ejecuten dentro de sus comunidades garanticen directamente o por gestión los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolecentes,

PARÁGRAFO 2o. El ICBF brindará asesoría técnica para la creación y funcionamiento de los servicios de protección a la infancia, y la adolescencia de las comunidades étnicas, y buscará llegar a acuerdos con las autoridades indígenas o tradicionales para la prestación de los servicios.

PARÁGRAFO 3o. Cuando las asociaciones de que trata el Decreto 1088 de 1993 manejen fondos o bienes de la Nación, el control fiscal corresponde a la Contraloría General de la República en los términos establecidos en el artículo 267 de la Constitución Política y a las Contralorías departamentales o municipales cuando el origen de los recursos sea seccional o local. No obstante lo anterior, cuando estos recursos sean destinados a la prestación de servicios de protección a los niños, niñas y adolescentes, el ICBF deberá ejercer el seguimiento y control sobre las condiciones que se hayan establecido en el acta de acuerdo y concertación.

Doctrina Concordante

TÍTULO VI.

INSPECCIÓN, VIGILANCIA, CONTROL Y SEGUIMIENTO.

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Doctrina Concordante
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ARTÍCULO 35. ACCIONES DE CONTROL Y SEGUIMIENTO. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> En desarrollo de las funciones de control y seguimiento, el ICBF tiene las siguientes facultades:

1. Vigilar que las personas prestadoras de Servicio Público de Bienestar Familiar cumplan con los fines del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF) y demás disposiciones propias de los programas y modalidades que desarrollen.

2. Verificar que las personas jurídicas u organismos acreditados conserven las condiciones en las que les fue otorgada la Personería Jurídica, Licencia de Funcionamiento y autorización y den cumplimiento a los Lineamientos y directrices establecidos por el ICBF para la prestación del servicio, o desarrollo de las modalidades y programas.

3. Instruir sobre las disposiciones que regulan la prestación del servicio público de Bienestar Familiar.

4. Imponer los correctivos relacionados con aquellos asuntos que son objeto de su competencia.

5. <Numeral modificado por el artículo 8 de la Resolución 8282 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando de las acciones de Inspección, Vigilancia y Control se evidencie o se derive que de la continuación en la prestación del servicio en las condiciones verificadas durante la visita o auditoría, se genera un riesgo para la salud, seguridad o integridad física, psicológica o emocional de los beneficiarios que allí se encuentren, los profesionales designados por el (la) Jefe de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad de la Sede de Dirección General, deberán comunicar de manera inmediata al Director Regional correspondiente la situación encontrada, a fin de que este tome las medidas a que haya lugar, sin perjuicio de las demás acciones disciplinarias, contractuales, sancionatorias o penales.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

PARÁGRAFO. El ICBF diseñará e implementará las estrategias y medidas necesarias para el cabal cumplimiento de las acciones anteriores.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

CAPÍTULO I.

TRÁMITE ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO.

Notas de Vigencia

ARTÍCULO 36. COMPETENCIA. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con la estructura orgánica del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, compete a la Dirección General del ICBF adelantar el proceso administrativo sancionatorio.

Notas de Vigencia
Legislación Anterior

ARTÍCULO 37. FORMAS DE INICIAR LA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> La actuación administrativa para determinar la comisión de infracciones podrá iniciarse por informes recibidos de terceros, mediante la práctica de visitas administrativas de inspección, vigilancia y control, por traslado de otras autoridades, por quejas o informes de personas naturales o jurídicas, en ejercicio del derecho de petición de carácter general o particular, como resultado de la aplicación de medidas cautelares y, en general, por cualquier otro medio que ofrezca credibilidad. Cuando no exista mérito para adelantar la investigación, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar podrá declarar improcedente la iniciación de un procedimiento administrativo sancionatorio, mediante la expedición de un informe.

La presentación del anterior informe no impide la posterior iniciación de un procedimiento administrativo sancionatorio.

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ARTÍCULO 38. AVERIGUACIONES PRELIMINARES. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> En caso de duda sobre la procedencia de iniciar un proceso administrativo sancionatorio, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, a través de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad o quien haga sus veces, podrá ordenar la apertura de averiguaciones preliminares, por medio de auto que no requerirá notificación, mediante el cual se ordenará la realización de visitas de inspección, vigilancia y control por parte del equipo interdisciplinario designado para tal fin.

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ARTÍCULO 39. PLAN DE MEJORAMIENTO. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando de la visita de Inspección, Vigilancia y Control, se establezca que existen hallazgos que pueden ser subsanados, se ordenará a través de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad del ICBF o quien haga sus veces, la ejecución de un plan de mejoramiento.

El inicio de un proceso administrativo sancionatorio no dependerá de la presentación, ejecución o seguimiento del plan de mejoramiento.

Notas de Vigencia
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ARTÍCULO 40. MEDIDA ESPECIAL. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar podrá intervenir técnica, administrativa y/o financieramente y de manera inmediata a las instituciones que presten el servicio público de bienestar familiar, cuando por acción u omisión se ponga en riesgo o se cause daño a la integridad física y emocional de los niños, niñas y adolescentes, que, a su juicio, hagan necesaria la medida y previo concepto del Comité de Inspección, Vigilancia y Control de la Sede de la Dirección General.

La intervención tendrá por objeto establecer si es posible colocar a la entidad en condiciones de desarrollar adecuadamente su objeto social, que permitan lograr mejores condiciones para la debida prestación de los servicios de los niños, niñas y adolescentes, o establecer si la entidad debe ser objeto de liquidación. La decisión correspondiente deberá adoptarse en un término no mayor de tres (3) meses, prorrogables por un término igual.

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ARTÍCULO 41. COMUNICACIÓN DE INICIO. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando como resultado de averiguaciones preliminares, el Comité de Inspección, Vigilancia y Control del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar considere que existe mérito para adelantar un procedimiento sancionatorio, así lo comunicará al interesado. Contra esta decisión no procede recurso.

Notas de Vigencia
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ARTÍCULO 42. AUTO DE FORMULACIÓN DE CARGOS. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Concluidas las averiguaciones preliminares, si fuere del caso, formulará cargos mediante acto administrativo en el que señalará, con precisión y claridad, los hechos que lo originan, las personas naturales o jurídicas objeto de la investigación, las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o medidas que serán procedentes. Este acto administrativo deberá ser notificado personalmente a los investigados. Contra esta decisión no procede recurso.

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ARTÍCULO 43. TÉRMINO PARA RENDIR DESCARGOS. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Los investigados podrán, dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación del auto de pliego de cargos, presentar descargos y solicitar o aportar las pruebas que pretendan hacer valer.

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ARTÍCULO 44. PRUEBAS. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando deban practicarse pruebas solicitadas por las partes o decretadas de oficio se señalará un término no mayor a treinta (30) días. Cuando no deban practicarse se dará traslado para alegar de conclusión.

Serán rechazadas de manera motivada las inconducentes, las impertinentes y las inútiles o las superfluas, y no se atenderán las practicadas ilegalmente. Contra el auto que niega o rechaza la solicitud de pruebas no procede ningún recurso.

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ARTÍCULO 45. ALEGATOS DE CONCLUSIÓN. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Vencido el periodo probatorio, las partes contarán con un término de diez (10) días hábiles para presentar sus alegatos de conclusión. El auto por medio del cual se dé traslado para presentar alegatos de conclusión será comunicado a los intervinientes.

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ARTÍCULO 46. ADOPCIÓN DE LA DECISIÓN. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Vencido el término para presentar alegatos de conclusión, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar contará con un término máximo de treinta (30) días para imponer la sanción u ordenar el archivo de la actuación.

El acto administrativo que ponga fin al procedimiento administrativo de carácter sancionatorio deberá contener:

1. La individualización de la persona natural o jurídica a sancionar.

2. El análisis de hechos y pruebas con base en los cuales se impone la sanción.

3. Las normas infringidas con los hechos probados.

4. La decisión final de archivo o sanción y la correspondiente fundamentación.

PARÁGRAFO. Contra el acto administrativo que pone fin al procedimiento administrativo de carácter sancionatorio procede el recurso de reposición, en el efecto suspensivo.

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ARTÍCULO 47. ARCHIVO DE LA INVESTIGACIÓN. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> El ICBF podrá emitir un fallo exoneratorio u ordenar el cierre y archivo de una investigación administrativa, en cualquier etapa procesal, siempre que cuente con elementos probatorios y jurídicos suficientes.

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ARTÍCULO 48. NOTIFICACIÓN PERSONAL. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> El auto de formulación de cargos, el que resuelve sobre las pruebas y las decisiones definitivas que pongan término a la investigación administrativa deben ser notificadas personalmente al interesado en los términos previstos en el artículo 67 de la Ley 1437 de 2011 o lo señalado en otras disposiciones normativas, y las que lo aclaren, modifiquen, adicionen, reglamenten o complementen.

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ARTÍCULO 49. NOTIFICACIÓN POR AVISO. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días hábiles del envío de la citación, se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o en el registro mercantil, o puedan obtenerse de los documentos y archivos que reposan en el ICBF, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar su fecha de envío y la de la providencia que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.

Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica del ICBF y, en todo caso, en un lugar de acceso al público de la entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso.

En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal.

Notas de Vigencia
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ARTÍCULO 50. RECURSOS. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Contra las providencias decretadas en el proceso administrativo sancionatorio procederá el recurso de reposición, ante quien expidió la decisión para que la aclare, modifique, adicione o revoque.

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ARTÍCULO 51. IMPROCEDENCIA. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> No habrá recurso contra los autos de trámite, excepto en los casos previstos en norma expresa.

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ARTÍCULO 52. OPORTUNIDAD Y PRESENTACIÓN. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> El recurso de reposición deberá interponerse por escrito en la diligencia de notificación personal, o dentro de los diez (10) días siguientes a ella, o a la notificación por aviso, o al vencimiento del término de publicación, según el caso.

El recurso contra los autos presuntos podrá interponerse en cualquier tiempo.

El recurso se presentará ante el funcionario que dictó la decisión.

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ARTÍCULO 53. REQUISITOS. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Por regla general el recurso se interpondrá por escrito que no requiere de presentación personal si quien lo presenta ha sido reconocido en la actuación.

Igualmente, podrá presentarse por medios electrónicos.

El recurso deberá reunir, además, los siguientes requisitos:

1. Interponerse dentro del plazo legal, por el interesado o su representante o apoderado debidamente constituido.

2. Sustentarse con expresión concreta de los motivos de inconformidad.

3. Solicitar y aportar las pruebas que se pretende hacer valer.

4. Indicar el nombre y la dirección del recurrente, así como la dirección electrónica si desea ser notificado por este medio.

Solo los abogados en ejercicio podrán ser apoderados. Si el recurrente obra como agente oficioso, deberá acreditar la calidad de abogado en ejercicio, y prestar la caución que se le señale para garantizar que la persona por quien obra ratificará su actuación dentro del término de dos (2) meses.

Si no hay ratificación se hará efectiva la caución y se archivará el expediente.

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ARTÍCULO 54. RECHAZO DEL RECURSO. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Si el escrito con el cual se formula el recurso no se presenta con los requisitos previstos en los numerales 1, 2 y 4 del artículo anterior, el competente deberá rechazarlo.

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ARTÍCULO 55. TRÁMITE DEL RECURSO Y PRUEBAS. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> El recurso se tramitará en el efecto suspensivo, salvo norma especial en contrario.

El recurso deberá resolverse de plano, a no ser que al interponerlos se haya solicitado la práctica de pruebas, o que el funcionario que ha de decidir el recurso considere necesario decretarlas de oficio.

Cuando sea del caso practicar pruebas, se señalará para ello un término no mayor de treinta (30) días. Los términos inferiores podrán prorrogarse por una sola vez, sin que con la prórroga el término exceda de treinta (30) días.

En el acto que decrete la práctica de pruebas se indicará el día en que vence el término probatorio.

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ARTÍCULO 56. DECISIÓN DEL RECURSO. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Vencido el período probatorio, si a ello hubiere lugar, y sin necesidad de acto que así lo declare, deberá proferirse la decisión motivada que resuelva el recurso.

La decisión resolverá todas las peticiones que hayan sido oportunamente planteadas y las que surjan con motivo del recurso.

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ARTÍCULO 57. DESISTIMIENTO. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Del recurso podrá desistirse en cualquier tiempo.

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CAPÍTULO II.

FALTAS Y SANCIONES.

ARTÍCULO 58. FALTAS. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Serán faltas, las siguientes:

1. Desarrollar actividades diferentes a las establecidas en el objeto social.

2. Desarrollar u ofrecer el Servicio Público de Bienestar Familiar, en modalidades, programas, sedes o a población diferente a las autorizadas por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

3. Incumplir las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia.

4. Ocultar y/o no entregar los libros, registros, documentos o cualquier otra información que solicite el ICBF.

5. Dar aplicación diferente a los recursos que reciba por parte del ICBF a cualquier título, al previsto y autorizado por la ley, reglamentos o estatutos.

6. Encomendar, subcontratar o encargar a terceros, la prestación del servicio público de Bienestar Familiar para el cual se le otorgó la licencia de funcionamiento o autorización.

7. Realizar o permitir que se realicen en las instalaciones donde se brinda la atención a los niños, niñas y adolescentes o que se utilice a los niños, niñas y adolescentes, en cualquier tipo de actividad proselitista de carácter político, entre otros, fijar o distribuir anuncios y afiches alusivos a candidatos, partidos políticos, procesos electorales, movimientos religiosos y actividades similares.

8. Entregar, solicitar y/o recibir sumas de dinero o cualquier clase de dádiva de los beneficiarios de las modalidades y programas del ICBF diferentes a las autorizadas expresamente por el Instituto, así como por la intervención y/o injerencia atípica antes, durante y luego de finalizado el proceso de adopción de un niño, niña o adolescente, así como entregar, solicitar y/o recibir sumas de dinero o cualquier clase de dádiva a quien tenga la custodia de un niño, niña y adolescente para que sea dado en adopción o ejercer presión, intervenir o tener cualquier injerencia atípica en la obtención del consentimiento de quien ejerce la custodia del menor de edad.

9. Violar la reserva de los documentos, actuaciones administrativas o judiciales propios del proceso de adopción de que trata el artículo 75 de la Ley 1098 de 2006, o lo señalado en otras disposiciones normativas, y las que lo aclaren, modifiquen, adicionen, reglamenten o complementen.

10. Suspender o afectar la prestación del servicio sin justificación o previo aviso al ICBF, con el fin de tomar las acciones a que haya lugar para dar continuidad a la prestación del mismo.

11. No atender las auditorías o visitas de inspección y los requerimientos dispuestos por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar dentro del ejercicio de las acciones de inspección, vigilancia y control.

12. No cumplir con los lineamientos técnicos, administrativos, manuales, guías, líneas técnicas y en general cualquier normativa que se establezca por parte del ICBF, para el respectivo programa o modalidad.

13. Cuando la autoridad competente suspenda, cancele o no otorgue la licencia de funcionamiento de educación o la habilitación de servicios de salud.

14. No presentar los planes de mejoramiento dentro de los 15 días siguientes a la fecha de recibo de la comunicación que contenga el mismo, o incumplirlo total o parcialmente.

15. Imponer sanciones que conlleven maltrato verbal, físico o psicológico, o adoptar medidas que afecten la dignidad e integridad de los niños, niñas y adolescentes, entre otros, uso de cuartos de aislamiento en cualquiera de las modalidades establecidas por el ICBF, sin importar la denominación que se les dé a estos.

16. Dar lugar a que por acción u omisión se ponga en riesgo o se cause daño a la integridad física y emocional de los niños, niñas y adolescentes.

17. Utilizar de forma no autorizada, el nombre o imagen del ICBF, para la obtención de provecho propio o ajeno o para solicitar donaciones o aportes para la realización de algún programa y/o modalidad.

18. Omitir el envío de información al ICBF respecto de los cambios que puedan afectar o modificar en forma sustancial la prestación del servicio, entre otros, modificaciones en los órganos de dirección y administración de las Entidades que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar, así como el cierre o suspensión de cualquiera de las sedes o unidades donde preste el servicio.

19. No adoptar, incumplir o no dar a conocer a todos sus funcionarios y colaboradores el Código Ético establecido por el ICBF para la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar.

20. Presentar inconsistencias entre la información documental entregada al ICBF y la recaudada durante las acciones de inspección, vigilancia y control, relacionadas entre otros aspectos con la inscripción y/o listas de asistencia de los niños, niñas y adolescentes a los programas o modalidades del ICBF e inconsistencias en documentos corroboradas con las entidades de origen. La anterior descripción es meramente enunciativa y no taxativa.

21. No tomar medidas judiciales o administrativas, frente a la persona o personas que participan en el desarrollo del Programa o modalidad, por un presunto maltrato físico, verbal o psicológico o abuso sexual a los niños, niñas y adolescentes, beneficiarios del programa o modalidad correspondiente.

22. Cuando a una persona jurídica se le ha cancelado o no solicitó la renovación de la Licencia de funcionamiento y persiste en el manejo del programa o modalidad del ICBF, sin Licencia de Funcionamiento.

23. La declaratoria en firme de la caducidad o la terminación unilateral del contrato de aporte.

24. Cuando la persona jurídica que tiene por objeto la prestación del servicio público de bienestar familiar, deje de funcionar por más de dos (2) años.

25. Incumplir cualquiera de las obligaciones establecidas en la presente Resolución o las normas que lo aclaren, modifiquen o sustituyan.

26. Incumplir cualquiera de las obligaciones establecidas para los organismos acreditados para la prestación de servicios de adopción internacional, o sus representantes legales, en el Convenio de La Haya de 1993, la Ley 1098 de 2006, en la normatividad interna que establezca el ICBF en la materia, o en las normas que las sustituyan, modifiquen, o aclaren.

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ARTÍCULO 59. SANCIONES. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con lo establecido, entre otras, en los literales b y c artículo 53 de la Ley 75 de 1968, Ley 7 de 1979, Ley 1098 de 2006, en los procesos administrativos sancionatorios que adelante el ICBF se podrán imponer las siguientes sanciones:

1. Amonestación escrita.

2. Suspensión de la licencia de funcionamiento hasta por un (1) año.

3. Cancelación de la licencia de funcionamiento.

4. Suspensión de la personería jurídica hasta por un (1) año.

5. Cancelación de la personería jurídica o del reconocimiento para pertenecer al Sistema Nacional de Bienestar Familiar.

6. Suspensión del reconocimiento para pertenecer al Sistema Nacional de Bienestar Familiar hasta por un (1) año.

7. Suspensión de la autorización al organismo acreditado.

8. Cancelación de la autorización al organismo acreditado.

PARÁGRAFO 1o. La imposición de estas sanciones opera sin perjuicio de la facultad de ordenar correctivos para la superación de la situación irregular que se haya verificado en ejercicio de las facultades de inspección, vigilancia y control.

PARÁGRAFO 2o. En el evento en que la decisión final ordene la cancelación de la licencia de funcionamiento, no podrá solicitarse una nueva para el mismo programa o modalidad por un término de dos (2) años.

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ARTÍCULO 60. GRADUACIÓN DE LAS SANCIONES. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Tal como lo dispone el artículo 50 de la Ley 1437 de 2011 o la que la aclare, modifique, adicione, reglamente o complemente, la gravedad de las faltas y el rigor de las sanciones por infracciones administrativas se graduarán atendiendo a los siguientes criterios, en cuanto resultaren aplicables:

1. Daño o peligro generado a los intereses jurídicos tutelados.

2. Beneficio económico obtenido por el infractor para sí o a favor de un tercero.

3. Reincidencia en la comisión de la infracción.

4. Resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de supervisión.

5. Utilización de medios fraudulentos o utilización de persona interpuesta para ocultar la infracción u ocultar sus efectos.

6. Grado de prudencia y diligencia con que se hayan atendido los deberes o se hayan aplicado las normas legales pertinentes.

7. Renuencia o desacato en el cumplimiento de las órdenes impartidas por la autoridad competente.

8. Reconocimiento o aceptación expresa de la infracción antes del decreto de pruebas.

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ARTÍCULO 61. REGISTRO DE SANCIONES. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, a través de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad, creará un registro de sanciones en el que figure el término de la sanción, la persona jurídica sancionada, la fecha y el tipo de sanción. En el registro también deberá constar el número de veces que ha sido sancionada.

Se señalarán las órdenes que se impartan, con el fin de permitir una información veraz y persistente en el tiempo.

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ARTÍCULO 62. MEDIDAS CAUTELARES. SUSPENSIÓN PROVISIONAL. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> El ICBF podrá ordenar motivadamente la suspensión provisional de la prestación del servicio o del desarrollo del programa, siempre y cuando se evidencien elementos de juicio que permitan establecer que con la continuidad se vulneran, amenazan o inobservan los derechos de los niños, niñas y adolescentes.

El término de la suspensión provisional será hasta de tres (3) meses, prorrogable hasta en otro tanto.

Contra el auto que ordena la suspensión provisional procede el recurso de reposición.

Cuando desaparezcan los motivos que dieron lugar a la medida, la suspensión provisional podrá ser revocada en cualquier momento.

PARÁGRAFO. Cuando la sanción impuesta fuere de suspensión de la licencia de funcionamiento o autorización, para su cumplimiento se tendrá en cuenta el lapso en que la persona jurídica permaneció suspendida provisionalmente.

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TÍTULO VII.

OTRAS DISPOSICIONES.

Notas de Vigencia

ARTÍCULO 63. PUBLICACIONES. <Artículo adicionado por el artículo 11 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Los actos administrativos que otorguen, suspendan, cancelen Personería jurídica o reconozcan que la entidad pertenece al Sistema Nacional de Bienestar Familiar, así como los que otorguen, renueven, suspendan, cancelen o nieguen licencias de funcionamiento y autorizaciones, serán publicados en la página web del ICBF, dentro de los (15) días hábiles siguientes a la fecha de su ejecutoria.

Notas de Vigencia

ARTÍCULO 64. CERTIFICACIONES. <Artículo adicionado por el artículo 11 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Las certificaciones que expida el ICBF en desarrollo de los asuntos objeto de esta resolución se expedirán con una vigencia de tres (3) meses.

Notas de Vigencia
Doctrina Concordante

ARTÍCULO 65. ASPECTOS NO REGULADOS. <Artículo adicionado por el artículo 11 de la Resolución 3435 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> En los aspectos no contemplados en la presente Resolución, se seguirán las disposiciones contempladas en la Ley 1437 de 2011 o lo señalado en otras disposiciones normativas, y las que lo aclaren, modifiquen, adicionen, reglamenten o complementen.

Notas de Vigencia

ARTÍCULO 44 <66>. DEROGACIONES Y VIGENCIA. La presente resolución deroga las Resoluciones números 255, 614, 615 y 788 de 1988, 1780 y 1781 de 1993 1711 de 2003 y, los subtítulos, Requisitos Legales. Requisitos Financieros. Requisitos Técnicos, Procedimiento para la solicitud de autorización y renovación de la autorización del numeral 2.4.2.2 de la Resolución 2660 de 2009 del título. Entes internacionales, y las demás disposiciones que le sean contrarias, y rige a partir de la fecha de su publicación.

Notas del Editor

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 8 días de septiembre de 2010.

La Directora General,

ELVIRA FORERO HERNÁNDEZ.

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Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Derecho del Bienestar Familiar"
ISBN [978-958-98873-3-2]
Última actualización: 31 de diciembre de 2019
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