RESOLUCIÓN 0 4046 DE 2023
(mayo 16)
Diario Oficial No. 52.398 de 17 de mayo de 2023
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS DIRECCIÓN GENERAL
Por la cual se expide el Reglamento Interno del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y se derogan las Resoluciones 8853 de 2021 y 3916 de 2022.
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y, en especial de las que le confieren los artículos 28 literal b) de la Ley 7 de 1979, 75 de la Ley 446 de 1998 que adicionó el artículo 65B de la Ley 23 de 1991, 78 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 2.2.3.13.1.4 numeral 10 del Decreto 1069 de 2015,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política consagra que la función administrativa está al servicio de los intereses generales, y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
Que el artículo 65B de la Ley 23 de 1991, adicionado por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, estableció que, entre otros organismos, los descentralizados del orden nacional deberán integrar un Comité de Conciliación que estará conformado por los funcionarios de nivel directivo que se designen y, además, se establecerán para ellos las funciones que deberán cumplir.
Que la Directiva Presidencial número 05 de 2009 instruyó a los Ministros, Directores de Departamentos Administrativos, Superintendentes, Gerentes, Directores, Representantes Legales de Entidades Descentralizadas del orden nacional y miembros de los Comités de Conciliación de los organismos y entidades del orden nacional, en el adecuado ejercicio de la conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad en materia de lo contencioso administrativo; de la misma manera señaló que, los indicadores sobre la eficacia de la conciliación debían ser remitidos en un informe bimestral a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.
Que dando cumplimiento a lo anterior, mediante la Resolución número 1849 del 13 de junio de 1997 se crearon los Comités de Defensa Judicial y Conciliación en la Sede Nacional y las Regionales del ICBF, la cual ha sido modificada por las Resoluciones números 3464 del 28 de octubre de 1997, 844 del 14 de mayo de 2001, 946 del 20 de mayo de 2003 y 368 del 1 de marzo de 2007.
Que mediante Resolución número 1741 de 2010 se estableció la regulación y el funcionamiento del Comité de Defensa Judicial y Conciliación en la Dirección General y en las Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras.
Que con el propósito de establecer mecanismos más expeditos en la gestión de la defensa judicial y prevención del daño antijurídico, se suprimieron los Comités de Defensa Judicial y Conciliación de las Direcciones Regionales, quedando como única instancia el Comité de la Dirección General, de acuerdo con los principios de Eficacia, Eficiencia y Efectividad y lo establecido en el artículo 75 de la Ley 446 de 1998.
Que mediante Resolución número 5722 del 6 de septiembre de 2012, modificada parcialmente por la Resolución número 7646 del 23 de diciembre de 2014 y que a su vez derogó la Resolución número 1741 de 2010, se reestructuró el Comité de Defensa Judicial y Conciliación en la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras.
Que el Decreto 1069 de 2015, estableció las reglas de funcionamiento para los Comités de Conciliación, señalando su integración, funciones, la periodicidad de sus sesiones y las reglas para la adopción de sus decisiones, las funciones de la secretaría técnica, la red nacional de información y lo relacionado con las acciones de repetición, los llamamientos en garantía y los llamamientos en garantía con fines de repetición. Asimismo, en el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5, facultó a los señalados Comités de Conciliación para darse su propio reglamento.
Que la Resolución 785 del 27 de enero de 2016, reestructuró el Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, la cual ha sido modificada por las Resoluciones 9942 del 10 de agosto de 2018, 8853 del 17 de noviembre de 2021, 9942 del 8 de agosto 2018 y la 3916 del 5 de agosto de 2022.
Que la Ley 2220 del 30 de junio de 2022, por medio de la cual se expidió el estatuto de conciliación y se dictaron otras disposiciones, estableció en sus artículos 115 y ss. las normas que deben regir los Comités de Conciliación. Dicha disposición inició su vigencia el 1 de enero de 2023, conforme lo dispuesto en el artículo 145 ibídem.
Que, de acuerdo con la normatividad vigente se hace necesario derogar las Resoluciones 9942 del 10 de agosto 2018, Resolución 9942 del 10 de agosto de 2018, Resolución 8853 del 17 de noviembre de 2021, Resolución 3916 del 5 de agosto de 2022 y dejar vigente un solo documento que contenga el Reglamento Interno del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del ICBF actualizado con la Ley 2220 del 30 de junio de 2022, la cual empezó a regir a partir del 1 de enero de 2023.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Se expide el reglamento interno del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), de conformidad con lo previsto en el numeral 11 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 (Estatuto de Conciliación).
ARTÍCULO 2o. PRINCIPIOS RECTORES. Los miembros del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del ICBF y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, atenderán los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, publicidad, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público, en concordancia con el artículo 209 de la Constitución Política, el artículo 3o de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 116 de la Ley 2220 de 2022.
ARTÍCULO 3o. OBJETO DEL COMITÉ. El Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Dirección General del ICBF, es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, en defensa de los intereses de la entidad; evitando lesionar el patrimonio público, teniendo en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia. Igualmente decidirá la procedencia de realizar llamamientos en garantía con fines de repetición o instaurar la acción de repetición.
La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni el ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del comité, de acuerdo con lo establecido en el artículo 117 del Estatuto de Conciliación.
ARTÍCULO 4o. MIEMBROS O INTEGRANTES. Para todas las sesiones ordinarias y extraordinarias presenciales o virtuales, convocadas por la Secretaría Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del ICBF, dicha instancia administrativa estará integrada por:
1. El Director General o su delegado.
2. El Secretario General.
3. El Director Administrativo.
4. El Director Financiero.
5. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, quien lo presidirá.
PARÁGRAFO 1o. Asistentes. Concurrirán con voz, pero sin voto, los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses del instituto en cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario Técnico del Comité.
PARÁGRAFO 2o. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros o integrantes del Comité no pueda asistir a una sesión porque se encuentra en cumplimiento de un deber legal o por fuerza mayor o caso fortuito, deberá comunicarlo por escrito o por correo electrónico, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión, o haciendo llegar a la sesión del Comité el escrito antes señalado.
PARÁGRAFO 3o. Asistencia y Delegación. La asistencia y participación de los integrantes en el Comité será indelegable, salvo en el caso establecido en el numeral 1 del presente artículo respecto de lo cual, el/la directora (a) General del Instituto podrá delegar su asistencia como miembro del Comité de Defensa Judicial y Conciliación, en el funcionario que ostente un cargo del nivel directivo o asesor, de acuerdo con la delegación que se realice para tal fin, quien actuará en su representación.
PARÁGRAFO 4o. Delegado de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. El Comité podrá invitar a sus sesiones a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, quien podrá participar cuando lo estime conveniente con derecho a voz y voto, conforme lo establece el parágrafo 2 del artículo 118 de la Ley 2220 de 2022.
ARTÍCULO 5o. CONFLICTO DE INTERESES. Con el fin de garantizar los principios de imparcialidad y la autonomía en la toma de decisiones, a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las contempladas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, la Ley 1952 de 2019 modificada por la Ley 2094 de 2021 y demás normas pertinentes y concordantes.
Si alguno de los miembros o integrantes del Comité se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento establecidas en las normas previamente citadas o las demás que fije la ley, deberá informarlo a la Secretaría Técnica por escrito, previo a la sesión convocada, y de ello se dejará constancia en la respectiva acta, evento en el cual no tendrá derecho a voto frente a ese tema en particular y se retirará de la sesión hasta que el Comité decida el asunto sometido a debate y entre tanto el superior jerárquico resuelve el impedimento.
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES. Las funciones del Comité de Defensa Judicial y Conciliación son las siguientes (artículo 120 de la Ley 2220 de 2022):
1. Determinar, en cada caso sometido a estudio, la procedencia o improcedencia de la conciliación y establecer la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación emitidas por el Consejo de Estado y las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad jurisprudencial de supuestos con la unificación y la reiterada.
2. Fijar las directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la conciliación, arbitraje, entre otros.
3. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.
4. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.
5. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan sido cursados en contra del Instituto, para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.
6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados o decididos en contra de la entidad, con el fin de determinar la procedencia del llamamiento en garantía, llamamiento en garantía con fines de repetición y de la acción de repetición.
7. Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades y organismos del orden nacional sean sometidos al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, conforme a sus lineamientos o directrices.
8. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.
9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.
10. Realizar un estudio semestral de los casos reiterados, que generen daño antijurídico para la entidad.
11. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, se deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del Comité de Conciliación, con el fin de conocer su opinión frente a eventuales fórmulas de arreglo, sin que estas tengan carácter vinculante para el Comité o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.
PARÁGRAFO 1o. Poderes para conciliar. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 1o de la Resolución 1710 de 2004, los poderes para conciliar prejudicial, judicial o extrajudicialmente serán conferidos exclusivamente por el (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
PARÁGRAFO 2o. Recomendaciones del Comité. Las recomendaciones formuladas por el Comité de Defensa Judicial y Conciliación del ICBF constituirán los parámetros obligatorios dentro de los cuales deberán desarrollarse las actuaciones del representante o apoderado(a) del ICBF.
PARÁGRAFO 3o. El Comité de Defensa Judicial y Conciliación podrá establecer las directrices en los procesos penales en los que el Instituto tenga interés.
ARTÍCULO 7o. PRESIDENCIA. Las sesiones del Comité serán presididas por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. Cuando el Presidente no participe de la sesión, por razones de inasistencia debidamente justificada o impedimento, la Presidencia será ejercida por quien corresponda en el orden numérico y sucesivo establecido en el artículo 4o de la presente resolución.
ARTÍCULO 8o. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ. El Presidente del Comité tendrá a su cargo:
1. Presidir las sesiones del Comité.
2. Suscribir conjuntamente con el Secretario Técnico del Comité las actas de las sesiones realizadas.
3. Las demás que sean asignadas por la ley.
ARTÍCULO 9o. SESIONES Y VOTACIÓN. El Comité de Defensa Judicial y Conciliación se reunirá no menos de dos (2) veces al mes, y de forma extraordinaria cuando las circunstancias así lo exijan y sesionará con la participación de al menos tres (3) de sus miembros permanentes. En todos los casos las decisiones se adoptarán por mayoría simple.
Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité cuenta con quince (15) días, a partir de su recibo, para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.
En los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en las pruebas allegadas y en los precedentes jurisprudenciales aplicables al caso, los casos serán analizados conforme las pautas jurisprudenciales consolidadas y las sentencias de unificación de las altas cortes, de manera que se concilie en aquellos donde exista identidad de supuestos de hecho y de derecho respecto de la jurisprudencia reiterada.
El Comité de Defensa Judicial y Conciliación del ICBF, sesionará en el lugar indicado en la citación realizada por la Secretaría Técnica, en el día y hora que se señale en la convocatoria. Las sesiones del Comité solo se podrán suspender por inasistencia justificada de sus miembros, previa a la sesión, por retiro de la sesión o por haberse admitido causal de impedimento o recusación de algún miembro del Comité por parte del superior jerárquico, de tal suerte que no se configure el quórum para deliberar y decidir, y que continuará a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.
En caso de empate, el asunto se someterá a una nueva votación; de persistir el empate, el Presidente del Comité o quien haga sus veces, tendrá la función de decidir el desempate.
Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia de manera explícita y sucinta en la respectiva acta.
Las razones del disenso podrán ser radicadas ante la Secretaría Técnica del Comité dentro de los dos (2) días siguientes a la correspondiente sesión de Comité y estas serán adjuntadas al acta.
ARTÍCULO 10. CONVOCATORIA. De manera ordinaria, para las sesiones presenciales, la Secretaría Técnica del Comité procederá a convocar a los miembros del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del ICBF con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión, adjuntando el respectivo orden del día, mediante citación formal escrita realizada a través del aplicativo E-KOGUI o el sistema que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o quien haga sus veces, o por correo electrónico institucional a los miembros del Comité y los asistentes.
En los casos en que los miembros del comité no puedan asistir a las sesiones de manera presencial por compromisos laborales adquiridos con antelación, la convocatoria será enviada a través de la aplicación o plataforma virtual establecida por la entidad y la correspondiente votación se realizará de manera escrita por correo electrónico.
Con la convocatoria se deberá remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, las ayudas de memoria, los informes técnicos, los antecedentes administrativos o conceptos que realice el abogado o la abogada a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el orden del día del Comité.
Por iniciativa de cualquier miembro del Comité, se podrá extender la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a su consideración.
PARÁGRAFO 1o. Las sesiones extraordinarias presenciales, podrán ser convocadas el mismo día de la sesión, a través del aplicativo E-KOGUI o el sistema que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o quien haga sus veces, o por escrito que puede ser enviado por correo electrónico, por la Secretaría Técnica, indicando día, hora y lugar de la sesión y el respectivo orden del día.
PARÁGRAFO 2o. Se podrá convocar a sesiones presenciales reservadas, a solicitud del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o de alguno de los miembros del Comité de Defensa Judicial y Conciliación, cuando el tema a tratar sea de impacto o trascendencia para la entidad.
ARTÍCULO 11. REUNIÓN PREPARATORIA. Con antelación a la fecha prevista para la realización del Comité, deberá ser programada una reunión preparatoria coordinada por la Secretaría Técnica, en la cual participará el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, los abogados y/o apoderados de los procesos y las demás personas que para tales efectos se consideren necesarias, según lo previsto en el orden del día, con el fin de llevar preparada la explicación y sustentación de las fichas de estudio e informes que correspondan a los asuntos que se van a tratar, en aras de introducir los ajustes y/o complementaciones, si hay lugar a ellos. De esta reunión se dejará constancia del control de asistencia.
ARTÍCULO 12. DESARROLLO DE LAS SESIONES. Llegado el día y la hora señalados en la convocatoria, el Presidente del Comité instalará la sesión.
A continuación, la Secretaría Técnica informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, las actas de las sesiones anteriores pendientes de aprobación y firma, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité.
Los abogados realizarán una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiera lugar.
Los integrantes del Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración, el cual se someterá a votación y se adoptarán las determinaciones correspondientes, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los directores, coordinadores jurídicos y los abogados de las regionales y las dependencias de la entidad.
Tras evacuarse los asuntos sometidos a consideración del Comité, la Secretaría Técnica Informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo este a levantar la sesión.
PARÁGRAFO. En el día y hora señalados para el desarrollo de la sesión del Comité, los miembros que lo conforman podrán presentar el estudio y análisis de proposiciones que se consideren necesarias, las cuales serán sometidas a consideración y aprobación de sus miembros y de las cuales se dejará constancia en el acta.
Las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los asistentes a la sesión y, en caso de empate, se someterá la proposición a una nueva votación; de persistir el empate, quien preside el Comité decidirá.
ARTÍCULO 13. SESIONES NO PRESENCIALES. El Comité podrá ser convocado a sesionar sin que estén físicamente presentes sus miembros, haciendo uso de los medios tecnológicos disponibles, garantizando la intervención y la deliberación mediante comunicación simultánea o sucesiva; en este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado y en el lapso establecido por la Secretaría Técnica del Comité.
En las sesiones virtuales es necesario el quórum deliberatorio para llevar adelante la sesión, para lo cual deberá observarse lo siguiente:
a) La convocatoria del Comité se hará según lo dispuesto en el artículo 10 de la presente resolución. Se informará el medio tecnológico seleccionado para la sesión convocada y las instrucciones sobre la forma de comprobación del quórum y la deliberación de sus miembros.
b) El medio técnico empleado para llevar a cabo la comunicación deberá permitir la prueba de las deliberaciones realizadas y las decisiones adoptadas, mediante mecanismos tales como grabaciones o filmaciones, correos electrónicos o videoconferencia, chat, fax, entre otros.
c) El Secretario Técnico, previo a dar por terminada la sesión convocada, puede ampliar el término inicial previsto para la deliberación y votación; también se podrá a solicitud de alguno de los miembros del Comité.
d) La votación deberá ser precisa, es decir, se debe indicar si se acoge o no la recomendación del abogado o la abogada y, en caso de apartarse de lo recomendado, el integrante del Comité debe manifestar los argumentos.
e) Los votos recibidos después de vencido el término establecido por la Secretaría Técnica para tal fin, se considerarán extemporáneos y no se tendrán en cuenta.
PARÁGRAFO 1o. Instrucciones para las sesiones no presenciales. En el texto de la convocatoria, el Secretario Técnico deberá especificar el procedimiento para llevar a cabo la reunión, estableciendo las instrucciones de la sesión no presencial, en las cuales deberá garantizar la plena intervención de los miembros del Comité, fijando la forma de intervención, la manera de correr traslado de esta a los demás miembros y la forma de pronunciarse al respecto.
PARÁGRAFO 2o. Cualquier miembro del Comité podrá solicitar la realización de una sesión presencial cuando considere y justifique que un caso amerita o requiere un estudio especial. De suceder tal situación, el asunto será excluido del orden día y será discutido en sesión ordinaria o extraordinaria presencial.
PARÁGRAFO 3o. Casos objeto de sesión virtual. Podrán ser sometidos y decididos en sesiones virtuales aquellos casos recurrentes por tener línea decisional predefinida para la actuación o cuando por circunstancias de urgencia se estime necesaria la realización de una sesión a través de este mecanismo.
ARTÍCULO 14. SESIONES RESERVADAS. Se adelantará sesión reservada en los casos en que se analice el principio oportunidad o preacuerdos que quiera adelantar el imputado o acusado en los procesos penales en que el ICBF haya sido reconocido como víctima.
A dicha sesión podrán acudir además de las personas relacionadas en el artículo 4 del presente acto administrativo, los asesores que indiquen los miembros del Comité, quienes deberán guardar total reserva sobre lo que se discuta y decida al interior.
LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACIÓN.
ARTÍCULO 16. DESIGNACIÓN. En cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, el Comité designará al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho de la Oficina Asesora Jurídica de la Sede Nacional del ICBF.
ARTÍCULO 17. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. Son funciones del Secretario(a) Técnico(a) del Comité, las siguientes:
1. Convocar a sus miembros permanentes y los demás invitados a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado E-KOGUI o el aplicativo que haga sus veces o determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité de Conciliación.
2. Certificar la presencia de los miembros del Comité y establecer si hay quórum deliberatorio y decisorio para llevar adelante la sesión.
3. Elaborar a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado E-KOGUI o el aplicativo que haga sus veces o determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, el orden del día para cada sesión y las actas de cada sesión del Comité.
4. Archivar y salvaguardar las actas de cada sesión del Comité, los antecedentes y demás soportes documentales de las respectivas solicitudes de conciliación, en el espacio físico asignado para ello.
5. Verificar que el apoderado de la sede Dirección General del ICBF, allegue la ficha técnica en el formato E-kogui o el aplicativo que haga sus veces o determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en las fechas establecidas para la reunión preparatoria y el Comité, según el caso.
6. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité; para lo cual, el Coordinador del Grupo Jurídico de la Regional remitirá semestralmente un informe al Secretario Técnico con las actuaciones adelantadas en los casos sometidos a estudio ante esta instancia.
7. Publicar las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios en la página Web del ICBF, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción. Para ello, los apoderados del ICBF, al día siguiente de la suscripción del acuerdo, debe remitir a la Secretaria Técnica copia del mismo.
8. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado a la Dirección General y a los miembros del Comité cada seis (6) meses.
9. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.
10. Proyectar y someter a consideración del comité, la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Instituto.
11. Los informes de gestión del Comité de Conciliación serán publicados en la página web del instituto dentro de los tres (3) días siguientes a su emisión.
12. Solicitar a la abogada o el abogado encargado de la ficha técnica o el caso, el aplazamiento de las diligencias prejudiciales, judiciales y administrativas en los casos que se requiera, siempre y cuando el Comité así lo solicite en la sesión respectiva.
13. Las demás que le sean asignadas por el Comité.
PARÁGRAFO. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica informará a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado sobre el funcionario que se desempeña como Secretario Técnico del Comité, que en todos los casos será preferentemente un profesional del Derecho de la Oficina Asesora Jurídica de la Sede Nacional del ICBF.
ARTÍCULO 18. ELABORACIÓN DE ACTAS. Las actas serán elaboradas por la Secretaría Técnica del Comité y contendrán los siguientes datos:
1. El número consecutivo del acta.
2. Clase de sesión.
3. Lugar y fecha de la sesión.
4. Miembros del Comité que acuden.
5. Las personas que concurren con voz.
6. La relación de los casos sometidos a discusión.
7. La recomendación de la abogada o el abogado de la Oficina Asesora Jurídica, en cada uno de los casos.
8. La decisión del Comité frente a cada uno de los casos sometidos en la sesión.
9. Hora de inicio y de terminación.
10. Firmas del Presidente del Comité y el Secretario Técnico.
Las fichas técnicas, los soportes documentales presentados para su estudio y el audio de la sesión, harán parte integral de la respectiva acta.
PARÁGRAFO. El Secretario Técnico elaborará el acta correspondiente a la sesión del Comité dentro de los tres (3) días siguientes a su realización; posteriormente la remitirá al Presidente del Comité acompañada de la constancia de la votación realizada durante la sesión.
ARTÍCULO 19. APROBACIÓN DE ACTAS DE CONCILIACIÓN. Las actas del Comité de Defensa Judicial y Conciliación deberán ser suscritas por el Presidente y el Secretario Técnico, dentro de los cinco (5) días siguientes a la celebración de la sesión, conforme lo establece el numeral 1 del artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015.
El Secretario Técnico elaborará la correspondiente acta siguiendo los parámetros contenidos en el artículo anterior, dejará constancia de la asistencia e incluirá las salvedades a que haya lugar, el acta se enviará al Presidente del Comité dentro de los (3) días siguientes a la sesión acompañada de los registros de votación y constancias que hubieren sido allegadas. El Presidente hará las verificaciones, suscribirá el acta y la remitirá a la Secretaría Técnica dentro de los dos (2) días siguientes para que una vez digitalizada, sea enviada por medios electrónicos a los demás miembros del Comité.
ARTÍCULO 20. CERTIFICACIONES. Concluida la sesión ordinaria o extraordinaria, será responsabilidad de cada abogada o abogado de la Oficina Asesora Jurídica, la elaboración de la respectiva certificación secretarial para la firma de la Secretaría Técnica.
Dicho documento deberá contener la identificación del caso estudiado y los fundamentos de la decisión adoptada por el Comité, la cual será remitida a la regional por el correo electrónico y por la empresa de correspondencia de la entidad.
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS E INFORMES.
ARTÍCULO 21. RESPONSABLE DE LA GESTIÓN TÉCNICA DE LAS FICHAS DE CONCILIACIÓN. El Coordinador del Grupo Jurídico o quien haga sus veces en la Regional donde se suscite la controversia, deberá designar de inmediato al abogado o la abogada que representará al ICBF ante la Procuraduría o el estrado judicial donde se trámite la solicitud de conciliación o el proceso judicial, respectivamente, quien a su turno deberá cumplir con las funciones establecidas en el artículo 2.2.3.4.1.10 del Decreto 1069 de 2015 y será registrado en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado E-KOGUI o en el aplicativo que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o quien haga sus veces, como designado para el caso.
El profesional del derecho designado por el Coordinador del Grupo Jurídico o quien haga sus veces en la Regional, deberá elaborar la ficha técnica de conciliación bajo los parámetros establecidos en el sistema E-KOGUI o el aplicativo que haga sus veces o determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y remitirlo, por conducto del Coordinador del Grupo Jurídico de la Regional, al Secretario Técnico del Comité para que la Oficina Asesora Jurídica conceptúe sobre el tema a tratar en dicho documento.
Una vez remitida la ficha técnica de conciliación, la Oficina Asesora Jurídica asignará un profesional del derecho, para que señale su postura frente al caso expuesto por la Regional; dicho concepto será remitido al apoderado de la Regional para que lo incluya en la ficha definitiva, quien enviará nuevamente a la Secretaría Técnica la ficha técnica definitiva.
La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas técnicas, así como la información consignada en el sistema E-kogui o el aplicativo que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o quien haga sus veces, son responsabilidad del abogado o abogada que la elabore en cada regional.
PARÁGRAFO 1o. Información y Términos. El profesional del derecho designado por el Coordinador del Grupo Jurídico de la Regional deberá, al quinto (5) día siguiente al recibo de la solicitud de conciliación o al quinto día (5) siguiente de la contestación de la demanda, enviar al Secretario Técnico del Comité la ficha técnica de conciliación en el formato autorizado por E-KOGUI o el aplicativo que haga sus veces o determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o quien haga sus veces, la información necesaria, previo aval del Director Regional o Coordinador Jurídico, con todos los soportes técnicos y probatorios, por medio electrónico.
Por excepción, y sólo cuando el Secretario Técnico del Comité así lo autorice, podrá prorrogarse por cinco (5) días más el envío de la información, previa solicitud que justifique esta prórroga y siempre que la fecha de la audiencia o diligencia lo permita.
Si el profesional designado por el Coordinador del Grupo Jurídico Regional no envía la ficha en los términos previamente establecidos, este deberá exponer el caso ante el Comité, mediante videoconferencia.
PARÁGRAFO 2o. Cuando la controversia se suscite en la Regional Cundinamarca o Bogotá, el abogado o abogada de la Regional deberá asistir y presentar ante el Comité la ficha de análisis.
ARTÍCULO 22. INFORMES TÉCNICOS DE LAS DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS. Cuando el caso así lo requiera, podrán el Comité de Conciliación, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y los Coordinadores de los Grupos Jurídicos Regionales, requerir informe escrito y pormenorizado a las dependencias misionales o de apoyo donde se originó la controversia, para obtener información para la efectiva defensa de los intereses del Instituto. Las dependencias misionales contarán con un término de cinco (5) días hábiles para rendir el mencionado informe.
ACCIÓN DE REPETICIÓN.
ARTÍCULO 23. ACCIÓN DE REPETICIÓN. Respecto del trámite que debe surtirse en el Comité frente a la acción de repetición, el ordenador del gasto, al día siguiente de realizado el pago total de una sentencia, conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, previa comunicación del tesorero o pagador del ICBF, deberá remitir al Coordinador del Grupo de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica, al Secretario Técnico del Comité de Defensa Judicial y Conciliación y a la Regional involucrada, copia de la resolución así como del comprobante de pago de tesorería emitido por el Grupo Financiero.
Recibida la notificación de pago por parte del ordenador del gasto, el Coordinador del Grupo Jurídico de la Regional o quien haga sus veces, donde se haya suscitado la controversia, deberá remitir dentro de los quince (15) días siguientes, la ficha de análisis de la acción de repetición, a través del sistema E-KOGUI o el aplicativo que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o quien haga sus veces, elaborada por el abogado o abogada designado (a).
El Comité, en un término no superior a cuatro (4) meses debe adoptar la decisión motivada de iniciar o no la acción de repetición. Cuando la misma resulte procedente, la demanda deberá iniciarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión.
ARTÍCULO 24. LLAMAMIENTO EN GARANTÍA CON FINES DE REPETICIÓN. Los apoderados del ICBF deberán presentar informe al Comité de Defensa Judicial y Conciliación del ICBF para que este pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición, en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de iniciar o no acción de repetición.
PARÁGRAFO. Responsable de la gestión técnica de las fichas de análisis de llamamiento en garantía con fines de repetición. El Coordinador del Grupo Jurídico de la Regional o quien haga sus veces, donde se suscite la controversia, en el formato Ekogui o el aplicativo que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o quien haga sus veces, deberá enviar al Secretario Técnico del Comité, por escrito, una ficha con la síntesis de los fundamentos fácticos y jurídicos que permitan determinar la procedencia o no de llamar en garantía con fines de repetición, a servidores o exservidores públicos del Instituto o particulares investidos de funciones públicas que hayan estado involucrados en la controversia.
DEBERES DE DILIGENCIA Y CUIDADO ANTE LA CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN MATERIA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO.
ARTÍCULO 25. El Comité de Defensa Judicial y Conciliación actuará con la debida diligencia en el estudio y definición de los conflictos contra la entidad y en la reducción de su litigiosidad a través del uso de la conciliación, la extensión de la jurisprudencia y de la aplicación por vía administrativa de las sentencias de unificación emitidas por el Consejo de Estado.
En los casos en que los integrantes del Comité de Conciliación decidan apartarse de las sentencias de unificación, deberán justificar su decisión.
La omisión inexcusable en esta materia por parte de los integrantes del Comité de Conciliación configura incumplimiento de sus deberes sancionables como falta grave.
DE LOS APODERADOS.
ARTÍCULO 26. FUNCIONES DE LOS APODERADOS. Son funciones de los abogados y/o apoderado de los procesos en los que el ICBF sea parte vinculada, las de registrar, actualizar, validar, diligenciar calificar e incorporar en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado E-KOGUI, la información de los procesos a cargo conforme las establecidas en el artículo 2.2.3.4.1.10 del Decreto 1069 de 2015.
ARTÍCULO 27. ASISTENCIA DE APODERADOS DE LA ENTIDAD A LAS AUDIENCIAS. Es obligatoria la asistencia de los apoderados del ICBF a las audiencias, quienes deberán acudir con la certificación suscrita por la Secretaría Técnica, en la que consten las decisiones del Comité de Conciliación para el caso en concreto.
Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.
ARTÍCULO 28. SELECCIÓN DE ABOGADOS EXTERNOS. En caso de ser necesario, la entidad contratará los servicios de uno o de varios abogados externos, con el fin de garantizar la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento a los procesos asignados o cuando se requiera experticia en un tema específico, el cual, como mínimo, deberá cumplir con los siguientes requisitos:
1. Título profesional de la carrera profesional de derecho.
2. Tarjeta profesional vigente y activa.
3. Título de postgrado en áreas relacionadas con el asunto específico; o experiencia acreditada como mínimo de dos (2) años, en la materia para la cual se va a contratar.
ARCHIVO Y MANEJO DOCUMENTAL.
ARTÍCULO 29. ARCHIVO DEL COMITÉ DE DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACIÓN. El archivo de la documentación del Comité será responsabilidad de la Secretaría Técnica, el cual deberá ajustarse a las normas vigentes y aplicables y hará parte del archivo de la Oficina Asesora Jurídica.
Las peticiones de información y de acceso a documentos, solicitudes de copias de las actas y de certificaciones sobre las decisiones del Comité, serán tramitadas por la Secretaría Técnica, manteniendo la reserva si a ello hubiere lugar, de conformidad con lo previsto en las normas vigentes y aplicables, particularmente la Ley Estatutaria 1712 de 2014.
ARTÍCULO 30. RESERVA DOCUMENTAL. Las fichas de análisis de casos hacen parte de la información pública y clasificada de la entidad. Su manejo y difusión será responsabilidad de los funcionarios y contratistas del Grupo de Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica, miembros e invitados del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la entidad, así como de los profesionales de los Grupos Jurídicos de las Regionales, según las necesidades del caso.
Las fichas tienen carácter de información pública-clasificada bajo el amparo de lo establecido en el literal c) del artículo 18 de la Ley 1712 de 2014, esto es, por hallarse plasmado en ellas el secreto profesional y la estrateg ia de defensa jurídica de la entidad.
Al tenor de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 19 de la misma ley y el artículo 129 de la Ley 2220 de 2022 se encuentran amparadas bajo reserva, las manifestaciones de los miembros del Comité contenidas en las actas y que hagan parte del proceso deliberativo (audios/grabaciones).
ARTÍCULO 31. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones número 8853 de 2021 y 3916 de 2022, así como todas aquellas disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 16 de mayo de 2023.
La Directora General,
Astrid Eliana Cáceres Cárdenas