RESOLUCIÓN 946 DE 2003

(20 mayo)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 7<sic, 8> de la Resolución 1741 de 2010>

“Por la cual se modifica la integración de los Comités de Defensa Judicial y Conciliación y se asignan unas funciones.”

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE

BIENESTAR FAMILIAR

En uso de sus facultades legales y estatutarias,

CONSIDERANDO:

Que mediante la Directiva Presidencial No.03 del 20/Mar/1997, el ejecutivo impartió instrucciones a los Jefes de los órganos de la administración, entre ellos a los Directores y/o Presidentes de Entidades Descentralizadas del Orden Nacional, con el objeto de conformar dentro de su organización y con su planta de personal, bajo la designación de Comités de Defensa Judicial y Conciliación, grupos de trabajo integrados por funcionarios del más alto nivel que se responsabilizaran de adoptar las medidas tendientes a asegurar una defensa idónea de los intereses litigiosos de cada entidad.

Que dando cumplimiento a lo anterior, mediante resolución No.1849 del 13/Jun/1997, el CIBF creo e integró los Comités de Defensa Judicial y Conciliación del ICBF, conformados de la siguiente manera: en la Sede Nacional por “(i) El Director General o su delegado, (ii) El Secretario General Administrativo, (iii) El Secretario General Técnico, (iv) El Subdirector Jurídico, (v) El Subdirector Administrativo, (vi) El Subdirector Financiero, (vii) El Jefe División Jurídico Administrativa, (viii) El Coordinador del Grupo de Representación Judicial o del Grupo de Denuncias de Bienes Vacantes, Mostrencos y Vocaciones Hereditarias, y, (ix) Los apoderados que en cada caso representen los intereses del Instituto” y en las Regionales “(i) El Director Regional, (ii) El jefe de la División Jurídica, (iii) El Jefe de la División Administrativa y Financiera, (iv) Los apoderados que en cada caso representen los intereses del Instituto”, con las siguientes funciones: “…(i) Con la asistencia de la Oficina de apoyo para la Defensa Judicial del Ministerio de Justicia y del Derecho, realizar los estudios.' evaluaciones sobre los procesos que cursan en contra de cada entidad, con el fin de determinar el índice de condenas en contra de la Nación, establecer los tipos de daño por los cuales resulta demanda y/o condenada, y las falencias de las actuaciones procesales en la defensa de sus intereses litigiosos. (ii) Elaborar informes semestrales sobre el estado de los procesos en los cuales actúen como parte las entidades respectivas y remitirlos a la Oficina de Apoyo para la Defensa Judicial del Ministerio de Justicia y del Derecho. (iii) Promover estudios de prevención del daño antijurídico, en coordinación con las oficinas del Control Interno de cada entidad, la Oficina de Apoyo para la Defensa del Ministerio de Justicia y del derecho y el Consejo Asesor de Control Interno. (iv) Diseñar en coordinación con la Oficina e Apoyo para la Defensa Judicial del Ministerio de Justicia y del Derecho, las políticas generales que orientan la defensa de los intereses en litigio de la entidad. (v) Fijar las directrices institucionales o para el manejo de la conciliación civil y contenciosa - administrativa. (vi) Recomendar por escrito, en acta que se levantará de cada sesión del Comité, la viabilidad o improcedencia de la conciliación en los casos sometidos a su conocimiento; en el evento en que se conceptué conciliar, se propugnará porque el acuerdo conciliatorio sea integral, siempre que se den los presupuestos de responsabilidad para ello. (vii) Estudiar los procesos que cursen o hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia del llamamiento en garantía o de la acción de repetición; sin perjuicio de las funciones y responsabilidades asignadas a los directores regionales en el articulo 3° de la resolución No. 2516 del 4 de diciembre de 1995. (viii) Definir los criterios de selección de abogados externos y realizar el seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados. Y, (ix) Conceptuar sobre las fórmulas de solución de controversias contractuales y no contractuales relacionadas con los bienes muebles o inmuebles del Instituto.”

Que mediante resolución No.3464 del 28/0ct/1997, el ICBF modificó la conformación de los Comités de Defensa Judicial y Conciliación, de la siguiente manera incluyendo como integrante del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Sede Nacional del ICBF al Jefe de la Oficina de Control Interno y al Subdirector de planeación.

Que la Ley 446 de 1998 y demás normas concordantes, estableció la conciliación judicial y extrajudicial como mecanismo de resolución de conflictos y descongestión de los despachos judiciales, tendientes a obtener una mayor eficiencia en la administración de justicia.

Que la mencionada ley en su articulo 75 estableció “en las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, con formado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirán las funciones que se le señalen”.

Que la representación legal del ICBF para efectos judiciales se encuentra en cabeza de los directores regionales y en el jefe de la Oficina jurídica de conformidad con la resolución No. 4545 del 10/Dic/1999, emanada de la Dirección General.

Que mediante resolución citada en el considerando anterior, la Dirección General del ICBF delegó en los Directores Regionales, dentro de la órbita de su competencia territorial, las funciones de notificarse de las providencias proferidas por los órganos jurisdiccionales en lo contencioso administrativo, civil, laboral, penal y aduanero, que deban ser notificadas personalmente al representante legal del ICBF, así como de los acto dictados por las distintas entidades administrativas del país y conferir los poderes necesarios para la representación judicial y administrativa del ICBF, en aquellos procesos en que la entidad actúe como demandante, demandada o deba ser representada ante las distintas entidades administrativas del país.

 
Que mediante la resolución 0844 del 14/May/2000, el ICBF modificó la integración de los Comités de Defensa Judicial y Conciliación y, algunas de sus funciones así: (i) Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico. (ii)Diseñar las políticas generales que orientan la defensa de los intereses en litigio de la entidad. (iii) Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Instituto, para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados con el objeto de proponer correctivos. (iv) Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tal como la conciliación. (v) Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuarán en las audiencias de conciliación. (vi) Evaluar los procesos y las conciliaciones en que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición. (vii) Designar el Funcionario que ejercerá la Secretaria Técnica del Comité.”

 
Que el Gobierno Nacional en ejercicio de su potestad reglamentaria, expidió el Decreto No.1214 del 29/Jun/2000, mediante el cual se establecieron funciones para los Comités de Conciliación de que trata el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, modificando lo siguiente: (i) funciones del Comité, (ii) integración, (iii) sesiones, (iv) funciones de la Secretaria técnica, y, (v) lo relacionado con acciones de repetición y llamamiento en garantía.

 
Que mediante el Decreto No.2097 del 20/Sep/2002 el Gobierno Nacional modificó el artículo 3° del Decreto 1214 de 2000, modificando la integración de los Comités de Conciliación, por la integración de los Comités de Defensa Judicial y Conciliación, así: “(i) El jefe de los entes o su delegado, (ii) El ordenador del gasto, o quien haga sus veces, (iii) El jefe de la oficina jurídica o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. (iv) Dos (2) funcionarios de dirección o de confianza que se designen conforme a la estructura orgánica de cada ente. (v) Concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso, el jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces y el secretario técnico del comité. (vi) El comité invitará a sus sesiones a un funcionario de la dirección de defensa judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho, quien podrá asistir a sus sesiones con derecho a voz, y, (vii) La participación de los integrantes será indelegable, salvo las excepciones previstas en los numerales (i) y (iii).”

Que mediante el Decreto No. 003264 del 30/Dic/2002 emanado de la Presidencia de la República, se estableció la nueva estructura del nivel central del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF y se determinaron las funciones de sus
dependencias.

Que por lo anterior, se hace necesario actualizar las normas internas sobre conciliación del ICBF, de manera tal, que se encuentre acordes con la normatividad vigente sobre la materia y con la nueva estructura del ICBF.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 7<sic, 8> de la Resolución 1741 de 2010> Modificase la integración de los Comités de Defensa Judicial y Conciliación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 7<sic, 8> de la Resolución 1741 de 2010> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 368 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Sede Nacional del ICBF, estará integrado así: El Delegado de la Dirección General, el Secretario General, el Director Financiero, el Director Técnico, el Director Administrativo y el Jefe de la Oficina Jurídica.

Concurrirán solo con voz: el Jefe de la Dirección donde se originó la controversia, el Jefe de la Oficina de Control Interno, los funcionarios que por su condición funcional deban asistir según el caso concreto, el(los) apoderado(s) que en cada caso o proceso representen los intereses del Instituto, el Secretario Técnico del Comité, y los demás asesores que sean invitados para acompañar las decisiones.

PARAGRAFO 1o. La participación de los integrantes será indelegable, salvo para el Director General.

PARÁGRAFO 2o. Se invitará a participar en las sesiones del Comité a un funcionario de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

PARÁGRAFO 3o. El Comité sesionará con un mínimo de tres (03) integrantes y sus decisiones se adoptaran por mayoría simple, de cada reunión se levantara un acta.

ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 7<sic, 8> de la Resolución 1741 de 2010> El Comité de Defensa Judicial y Conciliación de cada una de las regionales o agencias, estará integrado así: El Director Regional o de Agencia quien lo presidirá, el Coordinador del Grupo Jurídico o quien haga sus veces, el Coordinador del Grupo Administrativo o Financiero o quien haga sus veces, y, el Coordinador del Programático o quien haga sus veces.

Concurrirán solo con voz: el Jefe del área donde se originó la controversia, los funcionarios que por su condición funcional deban asistir según el caso concreto, el (los) apoderado(s) que en cada caso o proceso representen los intereses del Instituto, y el Secretario Técnico del Comité.

PARÁGRAFO 1o. La participación de los integrantes será indelegable.

PARAGRAFO 2o. Se invitará a participar en las sesiones del Comité un funcionario de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

PARÁGRAFO 3o. El Comité sesionará con un mínimo de tres (03) integrantes y sus decisiones se adoptaran por mayoría simple, de cada reunión se levantara un acta.

 
PARÁGRAFO 4o. El abogado que lleve el caso deberá remitir al Secretario Técnico del Comité por escrito la historia o resumen de los hechos, análisis jurídico, documentos necesarios para ilustrar al comité en las fichas que para el efecto se implementen la Oficina Jurídica o la Coordinación Jurídica de la regional.

ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 7<sic, 8> de la Resolución 1741 de 2010> Sin perjuicio de la conformación establecida en los dos (2) artículos precedentes, los comités podrán invitar a sus sesiones, a las personas que requieran para la mayor comprensión de los asuntos materia de su consideración. Las invitaciones efectuadas serán de obligatorio cumplimiento.

 
ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 7<sic, 8> de la Resolución 1741 de 2010> Los Comités de Defensa Judicial y Conciliación que por la presente resolución se, modifican tendrán las siguientes funciones:

1. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuarán en las audiencias de conciliación.

2. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tal como la conciliación.

3. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

4. Diseñar las políticas generales que orientan la defensa de los intereses en litigio de la entidad.

5. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Instituto, para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados con el objeto de proponer correctivos.

6. Evaluar los procesos y las conciliaciones en que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia del llamamiento en garantía y de la acción de repetición.

7. Designar el funcionario que ejercerá la Secretaria Técnica del Comité.

PARÁGRAFO 1o. Las funciones señaladas en el numeral 4° del presente artículo serán competencia exclusiva del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Sede Nacional.

PARAGRAFO 2o. Conforme a lo dispuesto en el inciso 2o. del numeral 2° del artículo 1° de la Resolución No. 4545 del 10/Dic/1999, emanada de la Dirección General, los poderes para conciliar, serán otorgados exclusivamente por la Dirección General.

PARÁGRAFO 3o. Las determinaciones dispuestas en el numeral 1° del presente artículo en el caso los Comités de Defensa Judicial y conciliación de las regionales o agencias, deberán ser remitidas al Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Sede Nacional con el fin analizarlas y realizar los ajustes o recomendaciones que garanticen la defensa de los intereses de la entidad.

PARÁGRAFO 4o. Las recomendaciones formuladas por el comité de conciliación Nacional o Regional constituirán los parámetros dentro de los cuales deberán desarrollarse las actuaciones del representante o apoderado del ICBF.

ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 7<sic, 8> de la Resolución 1741 de 2010> Tanto en la sede nacional como en cada regional o agencia, se designará un funcionario quien actuará como secretario técnico del comité y quien tendrá las siguientes funciones:

- Citar a los miembros del comité.

- Elaborar el orden del día de cada reunión.

- Elaborar y archivar, manteniendo resguardadas bajo su responsabilidad, las actas de cada sesión del Comité, los antecedentes y demás soportes documentales de las respectivas solicitudes de conciliación.

- Coordinar que el abogado apoderado del ICBF, en cada proceso o trámite
conciliatorio, presente los resúmenes, análisis y documentos necesarios para ilustrar al comité, en las fichas que para el efecto se implementen.

- Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

- Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado a la Dirección General y a los miembros del Comité cada seis (6) meses.

- Las demás que le sean asignadas por el Comité.

PARÁGRAFO 1o. De la designación del secretario técnico se informará a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

ARTÍCULO 7o. <Resolución derogada por el artículo 7<sic, 8> de la Resolución 1741 de 2010> La presente resolución modifica en lo pertinente las Resoluciones Nos. 1849 del 13/Jun/1997, 3464 del 28/0ct/1997 y 0844 de 14/May/2000 <sic, 2001>, emanadas de la Dirección General.

ARTÍCULO 8o. <Resolución derogada por el artículo 7<sic, 8> de la Resolución 1741 de 2010> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá, D. C., a los 20 MAYO 2003.

BEATRÍZ LONDOÑO SOTO

Directora General