RESOLUCIÓN 540 DE 2004

(7 abril)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1800 de 2010>

“Por medio de la cual se modifica la Resolución No. 0090 del 29 de enero de 1999 y se deroga la Resolución No. 1112 del 20 de junio de 2001”

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR (E)

En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el Literal b, del artículo 28 de la Ley 7 de 1979,

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 74 expresa que “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.

Que la Ley 594 de 2000 en su artículo 4° señala que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

Que la Ley 594 de 2000 establece la obligatoriedad de i) la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística; ii) elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental; iii) elaborar y aplicar programas de gestión de documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías.

Que la Ley 594 de 2000 en su artículo 16 determina las obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas, así: “Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos”.

Que la Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado, establece como objetivos fundamentales para el desarrollo del Sistema de Control Interno, entre otros, el de “Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros”.

Que mediante Decreto 3264 de 2002 se establece la estructura del nivel central del ICBF y se determinan las funciones de sus dependencias, lo cual genera modificaciones al Comité y Subcomités de Archivo del ICBF de que tratan las Resoluciones No. 090 de 1999 y No. 1112 de 2001.

Que el artículo 19 del Acuerdo 07 de 1994, proferido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, ordenó: “Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la Alta Dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos”.

Que el Acuerdo No. 060 de 2001 proferido por el Archivo General de la Nación, en su artículo cuarto señala que toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución, la cual se debe realizar en concordancia con la estructura del ICBF establecida por el Decreto 3264 de 2002.

Que el Acuerdo No.060 de 2001 expedido por el Archivo General de la Nación, establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas y el establecimiento de las unidades de correspondencia.

Que la Resolución No.090 del 29 de enero de 1999, crea el Comité de Archivo del ICBF, y le asigna funciones.

Que mediante la Resolución No. 0900 de 2002, se adopta la Tabla de Retención Documental en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Que de acuerdo a la nueva estructura del ICBF establecida en el Decreto 3264 de 2002, se hace necesario modificar la conformación del Comité de Archivo y suprimir los Subcomités de Archivo de las Regionales y Agencias del ICBF establecidos en la Resolución 1112 de 2001.

Que por medio de la Resolución No. 2622 del 19 de diciembre de 2003, se fija la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en los niveles Regional y Municipal y se establecen las funciones de las diferentes dependencias.

Que la Resolución No. 00888 del 16 de mayo de 2003, crea los Grupos Internos de Trabajo de la Sede Nacional del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Que en mérito de lo expuesto:

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1800 de 2010> Derogar la Resolución 1112 del 20 de junio de 2001, por medio de la cual se modifica la Resolución No. 0090 del 29 de enero de 1999.

ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1800 de 2010> Modificar el artículo segundo de la Resolución 0090 de 29 de enero de 1999, el cual quedará así:

“El Comité de Archivo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, estará integrado por los siguientes servidores públicos:

• Secretario General, quien lo presidirá
• Director Administrativo
• Director de Planeación o su delegado
• Subdirector de Mejoramiento Organizacional
• Jefe Oficina Jurídica o su delegado
• Jefe Oficina Control Interno o su delegado.
• El Jefe de la Oficina productora de los documentos que se evaluarán.
• El coordinador del Grupo de Gestión Documental, quien actuará como Secretario del Comité.

PARÁGRAFO: Podrán asistir como invitados a las reuniones del Comité de Archivo, aquellos servidores públicos, particulares o especialistas, o cualquier otra persona que tenga interés, cuya presencia se considere importante o conveniente para el tratamiento de temas específicos.

Cuando el Comité tenga que tratar o decidir un asunto específicamente relacionado con una determinada Regional y/o Agencia, el Director de la misma podrá ser invitado a las deliberaciones respectivas”.

ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1800 de 2010> Modificar el artículo tercero de la Resolución No. 0090 del 29 de enero de 1999, el cual quedará así:

“La Función básica del Comité de Archivo, es la de asesorar a la Dirección General en la definición de políticas, programas de trabajo y toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

En desarrollo de su función básica, el Comité de Archivo cumplirá las siguientes funciones:

1. Definir criterios para la producción, recepción, distribución, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final de documentos.

2. Analizar y aprobar las Tablas de Retención Documental- TRD antes de su envío al Archivo General de la Nación para su aprobación, produciendo un Acta avalando la propuesta preparada por el Coordinador Grupo Gestión Documental o quien haga sus veces.

3. Propender por la aplicación de las Tablas de Retención Documental - TRD del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a nivel nacional, regional y zonal.

4. Aprobar las modificaciones a las Tablas de Retención Documental- TRD que surjan del seguimiento o de la solicitud de una dependencia, previa  evaluación de la Unidad de Archivo o quien tenga asignadas estas funciones.

5. Responder por la actualización oportuna de las Tablas de Retención Documental- TRD.

6. Analizar lo relativo al valor histórico de los documentos y establecer lineamientos sobre selección y descarte de éstos.

7. Decidir el tipo de muestreo a aplicar para determinar el destino final de la documentación (conservación total, selección o eliminación), así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

8. El Presidente del Comité de Archivo debe suscribir el Acta, junto con el Jefe de la dependencia respectiva y el Coordinador Grupo Gestión Documental o quien haga sus veces, en la que conste la destrucción de documentos seleccionados para eliminar, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental aplicable a dicha dependencia.

9. Recomendar la eliminación de documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal, fiscal, jurídico, contable y que no tengan valor histórico o carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.

10. Estudiar, analizar y aprobar el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, de acuerdo con las políticas, planes y programas del Instituto y la normatividad vigente.

11. Establecer mecanismos de seguimiento y control sobre el cumplimiento de las políticas relacionadas con la producción, archivo y administración de documentos.

12. Velar por el cumplimiento de las normas archivísticas.

13. Gestionar la asignación de recursos que permitan llevar a cabo los programas de gestión archivística.

14. Estudiar los asuntos que por competencia sean sometidos a su consideración.

15. Presentar informes sobre su gestión a la Dirección General del Instituto, cuando quiera que éstos sean requeridos.

16. Darse su propio reglamento.

17. <Numeral adicionado por el artículo 1 de la Resolución 2086 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Apoyar la supervisión de los contratos o convenios que adelante el Instituto tendientes al desarrollo de la gestión documental, efectuando permanente seguimiento y evaluación de los informes y productos entregados.

ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1800 de 2010> Derogar los artículos cuarto y quinto de la Resolución No. 0090 del 29 de enero de 1999.

ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1800 de 2010> Para las Regionales y Agencias del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, los Comités de Coordinación Regional y Control Interno creados mediante Resolución No. 2020 de septiembre 29 de 2003, asumirán las funciones del Subcomité de Archivo, con la función de responder por el cumplimiento de las directrices, criterios, políticas y programas del Comité de Archivo del ICBF, en sus respectivas jurisdicciones.

ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1800 de 2010> Los Comités de Coordinación Regional y de Control Interno de las Regionales y Agencias, en relación con el tema de archivo tendrán las siguientes funciones:

1. Proponer las modificaciones de ajuste a la TRD, previos a la presentación del Comité de Archivo del ICBF, quien dará la aprobación final a los ajustes y/o modificaciones propuestas.

2. Velar por el cumplimiento de las normas archivísticas.

3. Hacer seguimiento y control al cumplimiento de las políticas relacionadas con la Gestión Documental.

ARTÍCULO 7o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1800 de 2010> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 1112 del 20 de junio de 2001.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C, a los 7 ABR 2004

GERARDO LUBIN BURGOS BERNAL

Secretario General encargado de las funciones de Director General.