RESOLUCIÓN 900 DE 2002

(3 mayo)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - ICBF

Por medio de la cual se adopta la Tabla de Retención Documental y se establecen procedimientos para la organización de los Archivos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el literal b, del artículo 28 de la Ley 7 de 1979,

CONSIDERANDO:

Que en cumplimiento del artículo 24 de la Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones”, en concordancia con el Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de a Nación, “Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos” las entidades públicas están en la obligación de elaborar y adoptar la Tabla de Retención Documental.

Que mediante Acuerdo No. 018 de septiembre 2 de 1999, el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, aprobó la Tabla de Retención Documental del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Que la Tabla de Retención Documental, se constituye en una herramienta administrativa indispensable para lograr la modernización y la normalización de la gestión documental al interior del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Que la Tabla de Retención Documental, se debe convertir en un instrumento ágil y dinámico que permita al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar estandarizar los procesos archivísticos, racionalizar la producción documental, organizar y disponer sus archivos administrativos para la consulta del ciudadano, que facilite la gestión pública y preserve la memoria institucional.

Que mediante Resolución No. 0090 del 29 de enero de 1999, se creó el Comité de Archivo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, como órgano asesor interno de la Dirección General, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Que mediante Resolución No. 1112 del 20 de junio de 2001, se modificaron los artículos segundo, cuarto y quinto de la Resolución No. 0090 del 29 de enero de 1999, con el objeto de actualizar la integración del Comité de Archivo del ICBF, frente a la nueva estructura del Instituto ordenada por el Decreto 1138 de 1999.

Que de conformidad con lo expuesto, se hace necesario adoptar la Tabla de Retención Documental y establecer los procedimientos para la organización de los archivos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Adoptar la Tabla de Retención Documental, para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, aprobada por el Consejo Directivo del Archivo General de a Nación, mediante Acuerdo No. 018 de septiembre 2 de 1999, cuyo contenido es el siguiente:

ARTÍCULO 2o. Cada Dependencia productora de documentos es responsable de aplicar la Tabla de Retención Documental, según sus propios requerimientos en la fase de gestión; el Archivo Central asumirá la responsabilidad sólo cuando le sean transferidos los documentos por haber cumplido su fase de conservación en el archivo de gestión.

ARTÍCULO 3o. La Tabla de Retención Documental, se debe manejar como una herramienta dinámica; para este efecto, cualquier modificación propuesta por las diferentes Dependencias, deberá ser aprobada por el Comité de Archivo del ICBF.

ARTÍCULO 4o. Cualquier propuesta de modificación o ajuste a la Tabla de Retención Documental que presenten las Dependencias del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, deberá seguir el siguiente procedimiento:

1. Cuando la Dependencia proceda a la aplicación de la Tabla de Retención Documental o durante la producción documental, encuentre que la misma no es concordante con la documentación que genera, recomendará los ajustes respectivos, ante el Comité de Archivo del ICBF, en el caso de la Sede Nacional; en las Regionales y Agencias, lo harán ante el correspondiente Subcomité de Archivo.

2. Los Subcomités de archivo, analizarán las propuestas y determinarán si se requiere incluir o no los respectivos ajustes. De considerarlos viables, se remitirán al Comité de Archivo del ICBF, para su respectiva aprobación.

3. El Comité de Archivo del ICBF, en cumplimiento del numeral 2 del artículo tercero de la Resolución 0090 del 29 dé enero de 1999, evaluará las recomendaciones presentadas por las Dependencias proponentes y determinará la viabilidad de incluir o no los respectivos ajustes, según sea el caso y emitirá el concepto correspondiente.

PARÁGRAFO: El Comité y Subcomités de Archivo, podrán requerir a presencia del funcionario responsable de presentar el proyecto de modificación, en la reunión en la que se estudie su viabilidad.

ARTÍCULO 5o. La Tabla de Retención Documental podrá ser modificada por las siguientes razones:

1. Por cambios en la estructura orgánica, los procedimientos internos o las funciones de as dependencias del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

2. Por la expedición de normas por parte de las autoridades competentes, que afecten la producción documental del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

ARTÍCULO 6o. Las Dependencias que se propongan presentar un proyecto de modificación o ajuste a la Tabla de Retención Documental, deberán llevar a cabo una valoración documental, tendiente a facilitar a labor del Comité de Archivo del ICBF, teniendo en cuenta los lineamientos sobre selección y descarte, según las normas vigentes.

Para recomendar una eliminación documental, se tendrá en cuenta que los documentos hayan perdido su valor administrativo, legal, contable o fiscal y que no desarrollen valores secundarios o carezcan de relevancia para la historia, la ciencia y la tecnología.

PARÁGRAFO. El Comité de Archivo del ICBF, al estudiar las propuestas de modificación o ajuste a la Tabla de Retención Documental, verificará que las anteriores exigencias se hayan cumplido estrictamente.

ARTÍCULO 7o. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Bogotá, D. C. a los 3 MAYO 2002.

JUAN MANUEL URRUTIA VALENZUELA

Director General del ICBF