RESOLUCION 90 DE 1999

(29 enero)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE SALUD

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1800 de 2010>

Por medio de la cual se crea el Comité de Archivo del ICBF

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR

FAMILIAR,

En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el literal b. del articulo 28 de la ley 7 de 1979,

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el Artículo 2° de la Ley 80 de 1989, en concordancia con lo reglamentado por el Decreto 1777 de 1990, el Archivo General de la Nación tiene como funciones, entre otras, las de fijar Políticas, expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, así como promover la organización y fortalecimiento de los Archivos del orden Nacional, Departamental, Municipal y Distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.

Que en desarrollo de estas funciones, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación profirió el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, “por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos”.

Que el Artículo 19 del Acuerdo 07 de 1994, proferido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, ordenó: “Cada Entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto Administrativo correspondiente, como un grupo Asesor de la alta Dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos”.

Que de conformidad con la naturaleza y funciones legales que le corresponde cumplir al Comité de Archivo del ICBF que se crea mediante el presente Acto, los Comités de Correspondencia y Archivo Documental creados a nivel Nacional y Regional, por la Resolución No. 1383 del 25 de julio de 1994, proferida por esta Dirección General, pierden su vigencia y, por consiguiente, es del caso ordenar su derogatoria.

Que por lo anteriormente expuesto se hace necesario establecer el Comité de Archivo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

RESUELVE:

ARTICULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1800 de 2010> Crear el Comité de Archivo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, como órgano asesor interno de la Dirección General, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

ARTICULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1800 de 2010> <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 540 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité de Archivo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, estará integrado por los siguientes servidores públicos:

• Secretario General, quien lo presidirá
• Director Administrativo
• Director de Planeación o su delegado
• Subdirector de Mejoramiento Organizacional
• Jefe Oficina Jurídica o su delegado
• Jefe Oficina Control Interno o su delegado.
• El Jefe de la Oficina productora de los documentos que se evaluarán.
• El coordinador del Grupo de Gestión Documental, quien actuará como Secretario del Comité.

PARÁGRAFO: Podrán asistir como invitados a las reuniones del Comité de Archivo, aquellos servidores públicos, particulares o especialistas, o cualquier otra persona que tenga interés, cuya presencia se considere importante o conveniente para el tratamiento de temas específicos.

Cuando el Comité tenga que tratar o decidir un asunto específicamente relacionado con una determinada Regional y/o Agencia, el Director de la misma podrá ser invitado a las deliberaciones respectivas.

ARTICULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1800 de 2010> <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 540 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:> La Función básica del Comité de Archivo, es la de asesorar a la Dirección General en la definición de políticas, programas de trabajo y toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

En desarrollo de su función básica, el Comité de Archivo cumplirá las siguientes funciones:

1. Definir criterios para la producción, recepción, distribución, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final de documentos.

2. Analizar y aprobar las Tablas de Retención Documental- TRD antes de su envío al Archivo General de la Nación para su aprobación, produciendo un Acta avalando la propuesta preparada por el Coordinador Grupo Gestión Documental o quien haga sus veces.

3. Propender por la aplicación de las Tablas de Retención Documental - TRD del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a nivel nacional, regional y zonal.

4. Aprobar las modificaciones a las Tablas de Retención Documental- TRD que surjan del seguimiento o de la solicitud de una dependencia, previa  evaluación de la Unidad de Archivo o quien tenga asignadas estas funciones.

5. Responder por la actualización oportuna de las Tablas de Retención Documental- TRD.

6. Analizar lo relativo al valor histórico de los documentos y establecer lineamientos sobre selección y descarte de éstos.

7. Decidir el tipo de muestreo a aplicar para determinar el destino final de la documentación (conservación total, selección o eliminación), así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

8. El Presidente del Comité de Archivo debe suscribir el Acta, junto con el Jefe de la dependencia respectiva y el Coordinador Grupo Gestión Documental o quien haga sus veces, en la que conste la destrucción de documentos seleccionados para eliminar, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental aplicable a dicha dependencia.

9. Recomendar la eliminación de documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal, fiscal, jurídico, contable y que no tengan valor histórico o carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.

10. Estudiar, analizar y aprobar el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, de acuerdo con las políticas, planes y programas del Instituto y la normatividad vigente.

11. Establecer mecanismos de seguimiento y control sobre el cumplimiento de las políticas relacionadas con la producción, archivo y administración de documentos.

12. Velar por el cumplimiento de las normas archivísticas.

13. Gestionar la asignación de recursos que permitan llevar a cabo los programas de gestión archivística.

14. Estudiar los asuntos que por competencia sean sometidos a su consideración.

15. Presentar informes sobre su gestión a la Dirección General del Instituto, cuando quiera que éstos sean requeridos.

16. Darse su propio reglamento.

17. <Numeral adicionado por el artículo 1 de la Resolución 2086 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Apoyar la supervisión de los contratos o convenios que adelante el Instituto tendientes al desarrollo de la gestión documental, efectuando permanente seguimiento y evaluación de los informes y productos entregados.

ARTÍCULO 4o. <Artículo derogado por el artículo 4 de la Resolución 540 de 2004.>

ARTÍCULO 5o. <Artículo derogado por el artículo 4 de la Resolución 540 de 2004.>

ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1800 de 2010> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial, la Resolución No.1383 del 25 de julio de 1994.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE,

Dada en Santafé de Bogotá, D. C. a los 29 ENE 1999

JUAN MANUEL URRUTIA V.

Director General del ICBF.