RESOLUCIÓN 1383 DE 1994
(25 julio)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 90 de 1999>
“Por la cual se constituyen los Comités de Correspondencia y Archivo Documental a Nivel Nacional y Regional y se establecen sus funciones”.
EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
En uso de sus facultades legales y estatutarias
CONSIDERANDO:
Que desde su creación el Instituto viene acumulando archivos en todas sus dependencias a nivel Nacional, Regional, Zonal e Institucional.
Que actualmente la acumulación indiscriminada de archivos y la carencia de procedimientos y normas sobre retención y descarte documental está ocasionando problemas de almacenamiento y demoras en las consultas de archivo e historia documental del Instituto.
Que es necesario mejorar la comunicación interna y externa del Instituto actualizando y estableciendo normas y procedimientos ágiles de correspondencia.
Que la administración adecuada del archivo documental del Instituto necesita del análisis, conformación y aprobación de tablas de retención y descarte documental por nivel y dependencia administrativa que le permitan fijar normas y procedimientos de depuración periódica de los archivos.
Que es necesario crear los comités regionales de correspondencia y archivo documental.
Que es necesario establecer las funciones de los Comités de correspondencia y archivo documental con el propósito de elaborar diagnósticos, aprobar tablas de retención y descarte documental, actualizar normas y procedimientos de correspondencia y depuración permanentemente de archivos conforme a las necesidades del ICBF en todos sus niveles administrativos.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 90 de 1999> Constituir los Comités de Correspondencia y Archivo Documental de los Niveles Nacional y Regional los cuales estarán integrados así:
COMITÉ NACIONAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO DOCUMENTAL
- El Subdirector Administrativo quien lo presidirá.
- El Subdirector Jurídico o su Delegado.
- El Jefe de área o su delegado, cuando se trate de aprobación o modificación de tablas de retención y descarte documental de dependencias de su respectiva área.
- El Jefe de la División de Recursos Físicos.
- El Jefe de la División de Organización y Métodos.
- El Coordinador del Subgrupo de Archivo y Correspondencia quien actuará como Secretario.
COMITÉ REGIONAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO DOCUMENTAL
- El Director Regional quien lo presidirá.
- El Jefe de la División Administrativa o Jefe de la División Administrativa y Financiera.
- El Jefe de la División Jurídica.
- El Coordinador del Grupo de Planeación.
- Un Coordinador de Centro Zonal de Bienestar Familiar.
- El encargado de Servicios Generales de la Regional quien actuará como Secretario.
PARÁGRAFO. Los presidentes de los respectivos comités podrán invitar especialmente a Jefes de División, Coordinadores de Grupo, Coordinadores de Centros Zonales o Directores de Institución, cuando la temática a tratar así lo amerite.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 90 de 1999> Son funciones de los Comités de Correspondencia y Archivo Documental, las siguientes:
DEL COMITÉ NACIONAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO DOCUMENTAL
1. Definir y aprobar el desarrollo de estudios y análisis que permitan mantener actualizado el diagnóstico sobre correspondencia y archivo documental del Instituto a Nivel Nacional.
2. Fijar las políticas sobre administración de correspondencia y archivo del Instituto.
3. Aprobar y actualizar normas y procedimientos sobre generación, uso de formas, trámite, seguridad y distribución de correspondencia interna y externa del Instituto.
4. Aprobar las propuestas que sobre fijación de pautas metodológicas para la elaboración y actualización de las tablas de retención y descarte documental de los diferentes niveles administrativos y de las dependencias del Instituto; le sean presentadas en conjunto o independientemente por parte de la División de Recursos Físicos y/o la División de Organización y Métodos.
5. Resolver las posibles duplicidades y vacíos que se presenten entre las tablas de retención y descarte de las dependencias con las consolidadas en cada nivel administrativo y entre los diferentes niveles administrativos del Instituto.
6. Aprobar las tablas de retención y descarte documental por dependencia y las consolidadas por nivel administrativo del Instituto. Las tablas deberán ser previamente analizadas conjuntamente por las Divisiones de Recursos Físicos, Organización y Métodos y la dependencia respectiva.
7. Aprobar calendario de aplicación de las tablas de retención y descarte documental de registro, etiquetada y entrega de archivos por dependencia a los responsables de su manejo en cada nivel administrativo. El Secretario del Comité será responsable de la elaboración de propuesta de calendario.
8. Establecer los procedimientos de eliminación de papel cassetes, discos y demás materiales sobrantes e inservibles después de la aplicación de las tablas de retención y descarte documental.
9. Establecer prioridades para la microfilmación de documentos a Nivel Nacional y verificar el seguimiento de normas sobre el particular.
DEL COMITÉ REGIONAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO DOCUMENTAL
1. Definir y aprobar el desarrollo de estudios y análisis que permitan mantener actualizado el diagnóstico sobre correspondencia y archivo documental de los niveles Regional, Zonal e Institucional.
2. Presentar al Comité Nacional, a través de su presidente, un informe semestral sobre el estado y desarrollo del sistema de correspondencia y archivo documental de la Regional.
3. Adecuar, las políticas sobre administración de correspondencia y archivo del Instituto, a las necesidades y condiciones Regionales.
4. Adecuar normas y procedimientos sobre generación, uso de formas, trámite, seguridad y distribución de correspondencia interna y externa de la Regional.
5. Elaborar las tablas de retención y descarte documental de las dependencias de la Regional, siguiendo las pautas metodológicas aprobadas por el Comité Nacional.
6. Resolver las posibles duplicidades y vacíos que se presenten entre las tablas de retención y descarte documental de cada una de las dependencias de la Regional y de estas con las consolidadas del nivel Regional.
7. Aprobar en primera instancia las Tablas de retención y descarte documental de cada una de las dependencias de la Regional, la consolidada del Nivel Regional y enviarlas al Comité Nacional para su aprobación definitiva.
8. Ajustar las tablas de retención y descarte documental atendiendo las indicaciones del Comité Nacional y la homogeneidad del sistema de correspondencia y archivo documental del Instituto.
9. Aprobar calendario de aplicación de las tablas de retención y descarte documental, de registro, etiquetada y entrega de archivos por dependencia a los responsables de su manejo en el nivel Regional, Zonal e Institucional. El Secretario del Comité será responsable de la elaboración de propuesta de calendario.
10. Establecer prioridades para la microfilmación de documentos a Nivel Regional y verificar el seguimiento de normas sobre el particular.
ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 90 de 1999> Los Comités de correspondencia y archivo documental se reunirán mensualmente hasta cuando se termina la aprobación de las tablas de retención y descarte documental de las dependencias del Nivel Nacional y Regional y las consolidadas de cada nivel administrativo; posteriormente se reunirán trimestralmente de manera ordinaria y extraordinaria cuando alguno de los integrantes lo solicite a través del presidente de cada Comité, quien lo citará.
ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 90 de 1999> Los Comités pueden deliberar y aprobar, tablas de retención y descarte documental o normas y procedimientos dentro de las funciones asignadas mediante la presente resolución, con la asistencia de cuatro (4) de sus miembros.
ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 90 de 1999> De las sesiones del Comité se levantarán actas que serán suscritas por el Presidente y Secretario del Comité y deberán ser aprobadas en la sesión siguiente.
ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 90 de 1999> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga y modifica todas las que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Santafe de Bogotá, D. C. a los 25 JUL. 1994
RAFAEL ANTONIO ORDUZ MEDINA
Director General
JULIA COLLAZOS DE GÓMEZ
Secretaria General (E)