RESOLUCIÓN 1800 DE 2010
(mayo 3)
Diario Oficial No. 47.709 de 14 de mayo de 2010
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
<NOTAS DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 7000 de 2013>
Por la cual se estructura el Comité de Archivo Nacional del ICBF, se crea el Comité de Archivo en el nivel Regional y se derogan unas Resoluciones.
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS,
en uso de sus facultades legales y estatutarias y en especial de las conferidas en el artículo 28, Literal b), de la Ley 7a de 1979, los artículos 78 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 27 del Decreto 1138 de 1999, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa esté al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.
Que es deber del ICBF dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000, por la cual se dicta la Ley General de Archivos y cuyo objeto es establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado Colombiano, particularmente en lo correspondiente a sus Títulos IV, V y VI.
Que el artículo 19 del Acuerdo número 07 expedido por el Archivo General de la Nación ordena que cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un Grupo Asesor de la Alta Dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Que la Dirección General del ICBF profirió la Resolución número 090 el 29 de enero de 1999, por medio de la cual creó el Comité de Archivo de la Entidad, y con la Resolución número 2020 del 29 de septiembre de 2003 unificó las disposiciones de sus Comités y reglamentó su implementación y funcionamiento.
Que mediante la Resolución número 540 del 7 de abril de 2004 se modificó la integración del Comité y sus funciones, así como las funciones de los Comités de Coordinación Regional y Control Interno, y a la vez la Resolución número 2086 del 30 de agosto de 2006 adicionó una función al Comité de Archivo del ICBF.
Que el Decreto 117 del 21 de enero de 2010, “Por el cual se aprueba la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – Cecilia de la Fuente de Lleras y se determinan las funciones de sus dependencias”, modificó la denominación de algunas de las dependencias que integran el Comité de Archivo del ICBF, por lo que se hace necesario estructurarlo.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 7000 de 2013> En el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – Cecilia de la Fuente de Lleras (ICBF) continuará operando el Comité de Archivo Nacional, creado mediante la Resolución número 090 del 29 de enero de 1999 y modificado por las Resoluciones número 540 de 2004 y número 2086 de 2006, como órgano asesor interno de la Dirección General, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
ARTÍCULO 2o. INTEGRACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 7000 de 2013> El Comité de Archivo Nacional del ICBF estará integrado por los siguientes servidores públicos, quienes actuarán con voz y voto:
El Secretario General, quien lo presidirá.
El Director Administrativo.
El Director de Planeación y Control de Gestión.
El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
El Subdirector de Mejoramiento Organizacional.
El Jefe de la Oficina productora de los documentos que se evaluarán.
El Coordinador del Grupo de Gestión Documental.
PARÁGRAFO 1o. En el evento de que los servidores públicos designados para conformar el Comité de Archivo Nacional decidan delegar dicha postulación, la misma sólo podrá otorgarse por escrito al servidor público de mayor jerarquía dentro de la dependencia después del servidor público designado.
PARÁGRAFO 2o. Podrán asistir como invitados a las reuniones del Comité de Archivo Nacional servidores públicos o personas particulares (Jefe de la Oficina de Control Interno, Especialistas, Técnicos, Historiadores, entre otros) que puedan ser consultados en temas específicos relacionados con el desarrollo de los procesos archivísticos objeto de estudio en la reunión a la cual sea necesario invitarlos.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 7000 de 2013> El Comité de Archivo Nacional cumplirá las siguientes funciones:
1. Definir criterios para la producción, recepción, distribución, organización, consulta, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final de documentos.
2. Analizar y aprobar las actualizaciones de las Tablas de Retención Documental - TRD de acuerdo con las modificaciones propuestas por las dependencias con ocasión de los cambios estructurales, funcionales o normativos, en lo referente a la creación y conformación de Series, Subseries, valoración, disposición final y metodología de selección (%); decisiones que deben quedar registradas en actas de Comité de Archivo Nacional, previa evaluación técnica del Grupo de Gestión Documental, así como propender por su aplicación en el nivel nacional, regional y zonal.
PARÁGRAFO. Todo documento o proposición que se presente ante el Comité de Archivo Nacional por parte de las diferentes dependencias del ICBF debe contar con la revisión técnica del Grupo de Gestión Documental.
3. Hacer seguimiento y control al cumplimiento de las políticas relacionadas con la Gestión Documental, como son: (i) asegurar la centralización y correcta administración de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas a través de las unidades de correspondencia, (ii) velar por la organización de los archivos de gestión y transferencias documentales, (iii) gestionar la consecución de espacios apropiados para la administración y conservación de los archivos del ICBF, en cumplimiento de la normativa archivística, y (iv) efectuar los llamados de atención correspondientes a los servidores públicos que incumplan lo dispuesto en las normas vigentes.
4. Analizar lo relativo al valor histórico de los documentos, así como la verificación y aprobación de lineamientos para la selección y eliminación documental, recomendando el porcentaje a conservar de acuerdo con la importancia de los documentos para la entidad, la ciencia o la cultura.
5. Las Actas de eliminación de archivo deben ser suscritas por el servidor público que presida el Comité de Archivo Nacional, el Jefe de la Dependencia respectiva y el Coordinador del Grupo de Gestión Documental o quien haga sus veces, y hacer constar la destrucción de los documentos seleccionados al efecto, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental aplicable a dicha dependencia.
6. Estudiar, analizar y aprobar el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, de acuerdo con las políticas, planes y programas del Instituto y la normativa vigente.
7. Establecer mecanismos de seguimiento y control del cumplimiento de las políticas relacionadas con la producción, organización y administración de documentos.
8. Apoyar la elaboración, presentación y desarrollo de proyectos archivísticos, así como la asignación de los recursos requeridos para tal fin.
9. Gestionar la asignación del talento humano requerido para el desarrollo de actividades relacionadas con la gestión documental y velar por su constante capacitación y formación de competencias laborales.
10. Propiciar la articulación del Programa de Gestión Documental con el Sistema de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Sistema de Gestión Ambiental, Manejo de Identidad Visual y Seguridad de la Información.
11. Establecer mecanismos de seguimiento y control del cumplimiento de las políticas relacionadas con la producción, archivo y administración de documentos y velar por el cumplimiento de las normas archivísticas.
12. Solicitar a los Coordinadores Administrativos de las Regionales, a través del Grupo de Gestión Documental, informes semestrales sobre las necesidades y las actividades adelantadas en la respectiva regional y centros zonales para el cumplimiento de la gestión documental.
13. Apoyar la supervisión de los contratos o convenios que adelante el Instituto tendientes al desarrollo de la gestión documental, efectuando permanente seguimiento y evaluación de los informes y productos entregados.
14. Estudiar y resolver los asuntos que por competencia sean sometidos a su consideración.
15. Darse su propio reglamento.
16. Las demás actividades que demande la implementación de la función archivística en el ICBF acordes con las exigencias tecnológicas y la normativa vigente.
ARTÍCULO 4o. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 7000 de 2013> El Comité tendrá una Secretaría Técnica, la cual será ejercida por el Coordinador del Grupo de Gestión Documental y cumplirá las siguientes funciones:
1. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias, por indicación del servidor público que lo preside.
2. Elaborar y someter a aprobación el orden del día de cada reunión.
3. Elaborar, suscribir y archivar las actas de cada sesión del Comité, los antecedentes y demás soportes documentales.
4. Velar por que las proposiciones objeto de estudio del Comité estén acordes con la normativa vigente.
5. Coordinar el cumplimiento de las funciones del Comité.
6. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.
7. Preparar los informes que deban presentarse en nombre del Comité.
8. Las demás que le sean asignadas por el Comité.
ARTÍCULO 5o. REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 7000 de 2013> El Comité se reunirá trimestralmente en forma ordinaria y extraordinariamente cuando así lo solicite alguno de sus integrantes a través de quien lo preside.
PARÁGRAFO. Las faltas injustificadas a las sesiones previamente convocadas serán objeto de llamado de atención por parte del servidor público que preside el Comité.
ARTÍCULO 6o. QUÓRUM. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 7000 de 2013> El Comité sesionará válidamente con no menos de la mitad de sus integrantes y las decisiones se adoptarán por mayoría simple de los asistentes.
Del Comité de Archivo en el Nivel Regional
ARTÍCULO 7o. CREACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 7000 de 2013> Crear el Comité de Archivo Regional con la función de responder por el cumplimiento de las directrices, criterios, políticas y programas orientados por el Comité de Archivo Nacional, en sus respectivas jurisdicciones. Será el espacio de planeación, coordinación, control y evaluación regional, en el cual se dan a conocer las políticas, objetivos y lineamientos, se aclaran procedimientos, se analizan y resuelven problemas y se profundiza sobre los temas de interés regional.
ARTÍCULO 8o. INTEGRACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 7000 de 2013> El Comité de Archivo Regional estará conformado por los siguientes servidores públicos, quienes actuarán con voz y voto:
El Director Regional, quien lo presidirá.
El Coordinador del Grupo Jurídico.
El Coordinador del Grupo Administrativo.
El Coordinador del Grupo Financiero.
El Coordinador del Grupo de Asistencia Técnica.
El Coordinador del Grupo de Planeación y Sistemas.
PARÁGRAFO. En las Regionales Antioquia, Bogotá y Valle del Cauca, asistirán el Coordinador del Grupo de Prevención y el Coordinador del Grupo de Protección.
ARTÍCULO 9o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 7000 de 2013> El Comité de Archivo Regional ejercerá las siguientes funciones:
1. Responder en su respectiva jurisdicción por el cumplimiento de las directrices, criterios, políticas y programas impartidos por el Comité de Archivo Nacional.
2. Presentar a consideración del Comité de Archivo Nacional la propuesta de actualización de la Tablas de Retención Documental – TRD- Regional, quien dará la aprobación final, así como propender por su aplicación en la respectiva jurisdicción.
3. Hacer seguimiento y control del cumplimiento de las políticas relacionadas con (i) la Gestión Documental en la Regional y Centros Zonales mediante el aseguramiento, centralización y correcta administración de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas por medio de las unidades de correspondencia, (ii) velar por la organización de los archivos de gestión y transferencias documentales, (iii) gestionar la consecución de espacios apropiados para la administración y conservación de los archivos de la Regional y Centros Zonales, en cumplimiento de la normativa archivística, y (iv) efectuar llamados de atención a los servidores que incumplan lo dispuesto en la normativa vigente.
4. Recomendar la eliminación de documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal, fiscal, jurídico o contable y que no tengan valor histórico o carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.
5. Las Actas de eliminación de archivo deberán ser suscritas por el servidor público que preside el Comité, el Jefe de la dependencia respectiva y el Coordinador del Grupo Administrativo de la Regional o quien haga sus veces, y hacer constar la propuesta de eliminación de documentos que se presente con atención a la aplicación de las Tablas de Retención Documental aplicable a dicha dependencia, la cual hará parte de la propuesta de eliminación que debe presentarse al Comité de Archivo Nacional.
6. Establecer mecanismos de seguimiento y control del cumplimiento de las políticas relacionadas con la producción, organización y administración de documentos, así como el cumplimiento de las normas archivísticas en la Regional y Centros Zonales.
7. Presentar proyectos de desarrollo archivístico regional y gestionar la consecución de recursos que permitan su implementación e inclusión en el plan de compras anual.
8. Gestionar la asignación de talento humano requerido para el desarrollo de actividades relacionadas con la gestión documental en el nivel regional y zonal y velar por su constante capacitación y formación de competencias laborales.
9. Velar por la optimización en la distribución y utilización de los recursos físicos, tecnológicos y de consumo entregados para el servicio y desarrollo de la función archivística en la Regional y Centros Zonales.
10. Propiciar la articulación del Programa de Gestión Documental en el nivel regional con el sistema de gestión de calidad, modelo estándar de Control Interno, sistema de gestión ambiental, manejo de identidad visual, seguridad de la información, acorde con las políticas y directrices impartidas por la Dirección General.
11. Remitir al Grupo de Gestión Documental del ICBF informes semestrales elaborados por los Coordinadores Administrativos y avalados por el Comité, sobre las necesidades y actividades adelantadas en la respectiva regional y centros zonales para el cumplimiento de la gestión documental.
12. Apoyar al Coordinador Administrativo Regional, o a quien haga sus veces, en la supervisión de los contratos o convenios que adelante el Instituto tendiente al desarrollo de la gestión documental, efectuando permanente seguimiento y evaluación de los informes y productos entregados.
13. Atender los requerimientos emitidos por los entes de Control en lo referente a la administración y conservación documental en su jurisdicción, así como velar por el cumplimiento de los Planes de Mejoramiento propuestos para atender hallazgos de tipo archivístico registrados por entes de control del Estado.
14. Estudiar y conceptuar sobre los asuntos que por competencia sean sometido su consideración.
15. Las demás actividades que demande la implementación de la función archivística en la Regional y Centros Zonales acordes con las orientaciones impartidas por el Comité de Archivo Nacional a través del Grupo de Gestión Documental y la normativa archivística vigente.
ARTÍCULO 10. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 7000 de 2013> La Secretaría Técnica del Comité de Archivo Regional será ejercida por el Coordinador del Grupo Administrativo y tendrá las siguientes funciones:
1. Convocar a las sesiones ordinarias, y a las extraordinarias por indicación del Director Regional.
2. Elaborar el orden del día de cada reunión.
3. Elaborar, suscribir y archivar las actas de cada sesión del Comité Regional, los antecedentes y demás soportes documentales.
4. Velar por que las proposiciones objeto de estudio del Comité Regional estén acordes con la normativa vigente.
5. Coordinar el cumplimiento de las funciones del Comité Regional.
6. Verificar el cumplimiento de los compromisos establecidos en el Comité Regional.
7. Consolidar y remitir los informes que le sean solicitados.
8. Las demás que le sean asignadas por el Comité Regional.
ARTÍCULO 11. REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 7000 de 2013> El Comité de Archivo Regional se reunirá bimestralmente en forma ordinaria y extraordinariamente cuando así lo solicite cualquiera de sus integrantes o el Director Regional, por medio de su Secretaría Técnica.
PARÁGRAFO. Las reuniones ordinarias deberán realizarse con veinte (20) días hábiles de antelación a la fecha de reunión programada por el Comité de Archivo Nacional, con el fin de preparar, consolidar y remitir los informes correspondientes que deban ser puestos a consideración de este Comité.
ARTÍCULO 12. QUÓRUM. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 7000 de 2013> El Comité de Archivo Regional sesionará válidamente con no menos de la mitad de sus integrantes y las decisiones se adoptarán por mayoría simple de los asistentes.
ARTÍCULO 13. SEGUIMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 7000 de 2013> El responsable de cada dependencia se encargará de hacer el seguimiento al cumplimiento de los compromisos pactados y de elaborar el informe que se presentará en la siguiente reunión del Comité de Archivo Regional.
ARTÍCULO 14. VIGENCIA Y DEROGACIONES. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 7000 de 2013> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones número 90 del 29 de enero de 1999, número 540 del 7 de abril de 2004 y número 2086 del 30 de agosto de 2006, así como las demás disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 3 de mayo de 2010.
La Directora General,
ELVIRA FORERO HERNÁNDEZ.