RESOLUCIÓN 2020 DE 2003
(29 septiembre)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010>
“Por la cual se unifican las disposiciones de los comités al interior del Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar, se reglamenta su implementación y
funcionamiento”
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR
FAMILIAR
En uso de sus atribuciones legales, especialmente las conferidas en los artículos 9 del Decreto 334 de 1980; 4, 27 del Decreto 1138 de 1999,
CONSIDERANDO
Que es función de la Dirección de Evaluación del ICBF, lo cual motivó estudiar los criterios sobre la operación de los comités regionales y de agencias, por lo cual estudió una estrategia dirigida a mejorar su efectividad, mediante la definición de parámetros básicos para la conformación y funcionamiento de comités y el análisis de sus funciones y actividades a la luz de los componentes esenciales del proceso administrativo de las regionales y las agencias.
Que para ello a través de las reuniones mensuales de rendición de cuentas de las regionales, fue elaborado un equipo de trabajo conformado por las direcciones de Planeación, Evaluación y la Oficina de Control Interno; y con los aportes enviados por las regionales de Boyacá, Caldas, Cauca, Chocó, Huila y Quindío.
Que las teorías de la Administración Pública coinciden en definir que esta tiene como propósito fundamental el mantener un proceso de trabajo grupal hacia el alcance de unos objetivos concertados y definidos por las diferentes instancias y niveles de la entidad, lo que implica generar niveles importantes, de conocimiento y esfuerzo organizado para lograr de manera armónica y satisfactoria con el propósito de alcanzar el logro de objetivos para el cumplimiento de la función pública.
Que en razón de la estructura organizacional del ICBF y de su carácter de entidad descentralizada, el cumplimiento de la misión, objetivos y metas institucionales, exigen la acción colectiva y coordinada de los niveles zonal, regional y nacional, así como la implementación de estrategias y mecanismos de comunicación, análisis y decisión que consulten y estudien diversos componentes y factores asociados con la prestación del servicio público de bienestar.
Que el análisis de la estructura organizacional del ICBF muestra que en el contexto institucional, corresponde al nivel regional dirigir, coordinar y evaluar la prestación del servicio público de bienestar y el funcionamiento del Sistema Nacional de Bienestar Familiar en los municipios y departamentos, mediante la adopción, ajuste y desarrollo de políticas del orden nacional, así como coordinar el desarrollo y aplicación de las políticas, planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, con el fin de procurar que todas sus actuaciones y actividades se realicen con unidad institucional.
Que en desarrollo de la prestación del Servicio Público de Bienestar adquiere especial importancia la implementación de instrumentos que promuevan y posibiliten la acción coordinada y armónica de las diferentes dependencias y que garanticen el adecuado funcionamiento del sistema de control interno de la regional, para lo cual se considera importante generar espacios de construcción concertación y análisis colectivo, que nutran el proceso administrativo y la gestión regional que se dan plenamente al utilizar el instrumento de los comités.
Que del resultado de la anterior metodología, surge la propuesta de reorganización de los comités internos de las Regionales y Agencias, lo que implica su definición, principios orientadores, conformación y funciones.
Que de otra parte, se requiere generar desde el nivel central, políticas y criterios unificados relativos a la organización de los comités y promover su organización en el nivel regional, así como dictar políticas efectivas para regular y operativizar los comités.
Que por lo anterior,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. FUNCIÓN: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010> Los comités regionales y de las agencias son el instrumento que promueve y posibilita la acción coordinada y armónica de las diferentes dependencias regionales, garantizando el adecuado funcionamiento del sistema para generar espacios de construcción, concertación y análisis colectivo, que nutre el proceso administrativo y la gestión de las regionales y agencias.
ARTÍCULO 2o. DEFINICIONES: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010> Se entenderán por comités las instancias de coordinación, comunicación, análisis y decisión de los asuntos relacionados con la gestión y administración regional.
ARTÍCULO 3o. PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LAS FUNCIONES DE LOS COMITÉS: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010>
1. Unidad Institucional: propende por la articulación alrededor del plan institucional de unidad de: políticas, objetivos y metas comunes.
2. Continuidad: Los comités regionales ejercerán sus funciones teniendo en cuenta la permanencia y secuencia de las políticas y planes definidos.
3. Flexibilidad: Las decisiones de los comités estarán orientadas en la búsqueda de alternativas de ajuste y adaptación frente a los cambios.
4. Precisión: Las acciones y decisiones deberán apuntar hacia los factores claves de éxito.
5. Eficacia: Las acciones y decisiones por parte del comité, garantizarán la consecución de las metas propuestas.
6. Subsidiariedad: Cuando las funciones del comité se refieran a la ratificación de decisiones administrativas derivadas de la aplicación de normas, como las de depuración de inventarios, descarte de documentos, y demás análogas a estas; deberán igualmente incorporarse al comité de coordinación regional y control interno.
ARTÍCULO 4o. DE LOS COMITÉS: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010> Operaran en las regionales y agencias los siguientes comités, así:
1. En las Regionales: Comité de adopciones, Comité de Saneamiento Contable, Comité de Contratación, Comité de Defensa y Conciliación Judicial, Comité Paritario de Salud Ocupacional y Comité de Coordinación Regional y Control Interno.
2. En las Agencias: Comité de Adopciones y Comité de Coordinación Regional y Control Interno.
PARÁGRAFO: En las Regionales y Agencias el Director Regional o de Agencia, podrá a través de resolución integrar el Comité de Contratación, por las personas que él designe, en consonancia con lo dispuesto en el Manual de Contratación.
ARTÍCULO 5o. DEL COMITÉ DE ADOPCIONES: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010> Su objeto es seleccionar las posibles familiar adoptantes de acuerdo con las necesidades de los niños y niñas candidatos a adopción.
Los comités de adopciones, continuarán operando de conformidad con las disposiciones que han reglamentado la materia y especialmente la resolución 1267 del 5 de julio de 1994 emanada de la Dirección General del Instituto, y 2525 del 16 de noviembre de 2000.
ARTÍCULO 6o. DEL COMITÉ DE SANEAMIENTO CONTABLE: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010> Su objeto es depurar la información contable, de manera que los estados financieros revelen en forma fidedigna, la realidad económica, financiera y patrimonial de la regional.
El comité de saneamiento contable, continuarán operando de conformidad con las disposiciones que han reglamentado la materia y especialmente la ley 716 de diciembre 24 de 2001 y la resolución 2575 del 3 diciembre de 2002
ARTÍCULO 7o. DEL COMITÉ DE DEFENSA Y CONCILIACIÓN JUDICIAL: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010> Su objeto es adoptar las medidas tendientes a asegurar una defensa idónea de los interese litigiosos del ICBF en los ámbitos nacional, departamental y municipal.
El comité de Defensa y Conciliación Judicial, continuarán operando de conformidad con las disposiciones que han reglamentado la materia y especialmente por la resolución 0946 del 20 de mayo de 2003
ARTÍCULO 8o. DEL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010>
Su objeto es promover, difundir y vigilar el cumplimiento de las normas y reglamentos de salud ocupacional. De conformidad con la ley, los programas de salud ocupacional están constituidos por actividades de medicina preventiva y del trabajo, actividades de higiene industrial y actividades de seguridad industrial Continua operando la resolución 1111 Junio 2001.
ARTÍCULO 9o. DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN REGIONAL Y CONTROL INTERNO: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010> Deberá ser el espacio de planeación, coordinación, control y evaluación regional, en el cual: se dan a conocer las políticas, objetivos y lineamientos, se aclaran procedimientos, se analizan y resuelven problemas y se profundiza sobre los temas de interés regional.
ARTÍCULO 10. DE LAS FUNCIONES DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN REGIONAL Y CONTROL INTERNO: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010> El Comité de Coordinación y Control Interno ejercerá las siguientes funciones:
1. Promover, dirigir y garantizar la adopción y aplicación de las políticas nacionales y regionales en materia de atención a la niñez y la familia y de prestación del servicio público de bienestar familiar.
2. Coordinar la elaboración, ejecución y evaluación del plan de acción anual de la regional y decidir sobre los correctivos y ajustes necesarios.
3. Dirigir, coordinar y evaluar el desarrollo de los proyectos y la prestación del servicio público de bienestar familiar en los ámbitos departamental y municipal, tomando las acciones correctivas pertinentes,
4. Coordinar y evaluar la aplicación y funcionamiento del sistema de control interno en la regional y los centros zonales.
5. Tratar y decidir asuntos relacionados con las políticas y programas de desarrollo y administración del talento humano de la regional.
6. Tratar y decidir asuntos relacionados con las políticas y actividades relacionadas con la administración de los recursos físicos y financieros de la regional.
7. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la comunicación regional interna y externa.
8. Refrendar los actos administrativos derivados de la aplicación de normas, de conformidad con las delegaciones de la sede nacional.
9. Analizar la información correspondiente a las medidas de austeridad del gasto y/o aquellas que por necesidades del servicio o que por reglamentación externa se requieran, y tomar las acciones correctivas a que haya lugar.
10. Implementar los lineamientos establecidos por la Dirección General y el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Sede Nacional, para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno.
11. Apoyar y fomentar en todas las dependencias, una cultura de control interno que involucre a todos los servidores públicos.
12. Generar y establecer compromisos y responsables sobre cada uno de los temas tratados.
PARÁGRAFO 1o. Cuando las funciones se refieran a la ratificación de decisiones administrativas derivadas de la aplicación de normas, como las de depuración de inventarios, descarte de documentos, y otras análogas, estas deberán igualmente incorporarse al comité de coordinación regional y control interno.
PARÁGRAFO 2o. Aquellas situaciones y/o actividades que demanden el desarrollo de procesos y de procedimientos de coordinación interna, más ligados a la operación y al ejercicio rutinario de las funciones de las dependencias, se resolverán mediante la conformación de grupos funcionales de trabajo, entendidos, como instancias de trabajo, cuyos objetivos están orientados a desarrollar actividades específicas, durante un tiempo definido. Dichos grupos se orientarán al estudio de situaciones determinadas, a generar alternativas de solución y/o ejecutar acciones para el logro de las mismas.
PARÁGRAFO 3o. Cuando los resultados de los grupos funcionales requieran, instancias superiores de análisis y decisión, estos serán programados en las sesiones del comité de coordinación regional. En todo caso serán incluidos como temas de información general en dicho despacho.
ARTÍCULO 11. DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN Y CONTROL INTERNO CONFORMACIÓN Y MODALIDADES: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010>
El comité sesionará en dos modalidades de conformidad con la dinámica y requerimientos de la regional y con la temática a tratar, así:
1. Básico: Será presidido por el Director Regional, el Coordinador Programático, Coordinador Administrativo y Financiero, Coordinador Jurídico e las regionales Antioquia, Bogotá y Valle asistirá el Coordinador Administrativo y el Coordinador Financiero.
2. Ampliado: Será presidido por el Director Regional, el Coordinador
3. Programático, Coordinador Administrativo y Financiero, Coordinador Jurídico y
4. los coordinadores de los centros zonales en las regionales Antioquia, Bogotá y
5. Valle asistirá el Coordinador Administrativo y el Coordinador Financiero.
ARTÍCULO 12. DE LA PERIODICIDAD DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN REGIONAL Y CONTROL INTERNO: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010>
El comité como mínimo se reunirá en su conformación básica cada quince días y en su conformación ampliada cada dos meses.
Se convocarán reuniones extraordinarias cuando la Dirección Regional lo considere conveniente, dependiendo de las necesidades y de las condiciones y circunstancias del Departamento.
PARÁGRAFO: El comité ampliado podrá fijar una menor periodicidad de reunión, cuando a juicio de la regional se estime factible y conveniente.
ARTÍCULO 13. DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN Y CONTROL INTERNO DE LAS AGENCIAS. DEFINICIÓN: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010> Se define como un espacio de planeación, coordinación, control y evaluación de la agencia, en el cual se dan a conocer políticas, objetivos y lineamientos, se aclaran procedimientos, se analizan y resuelven problemas, y se profundiza sobre los temas de interés general de la agencia.
ARTÍCULO 14. DE LAS FUNCIONES DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN Y CONTROL INTERNO DE LAS AGENCIAS: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010> Son funciones del Comité de Coordinación y Control Interno en las agencias:
1. Promover, dirigir y garantizar la adopción y aplicación de las políticas nacionales y regionales en materia de atención a la niñez y la familia y de prestación del servicio público de bienestar familiar.
2. Coordinar la elaboración, ejecución y evaluación del plan de acción anual de la agencia y decidir sobre los correctivos y ajustes necesarios.
3. Dirigir, coordinar y evaluar el desarrollo de los proyectos y la prestación del servicio público de bienestar familiar en los ámbitos departamental y municipal, tomando las acciones correctivas pertinentes.
4. Estudiar y decidir asuntos relacionados con las políticas y programas de desarrollo y administración del talento humano de la agencia.
5. Estudiar y decidir asuntos relacionados con las políticas y actividades relacionadas con la administración de los recursos físicos y financieros de la agencia.
6. Estudiar y analizar la oportunidad y confiabilidad de la comunicación interna y externa de la agencia.
7. Avalar los actos administrativos derivados de la aplicación de normas, de conformidad con las delegaciones de la sede nacional.
8. Coordinar y evaluar la aplicación y funcionamiento del sistema de control interno en la agencia.
9. Analizar la información correspondiente a las medidas de austeridad del gasto y/o aquellas que por necesidades del servicio o que por reglamentación externa se requieran, y tomar las acciones correctivas a que haya lugar.
10. Implementar los lineamientos establecidos por la Dirección General y el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Sede Nacional, para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno.
11. Establecer y determinar compromisos y responsables sobre cada uno de los temas tratados.
PARÁGRAFO 1o. Cuando las funciones se refieran a la ratificación de decisiones administrativas derivadas de la aplicación de normas, como las de depuración de inventarios, descarte de documentos, y otras análogas, estas deberán igualmente incorporarse al comité de coordinación y control interno de las agencias.
PARÁGRAFO 2o. Aquellas situaciones y/o actividades que demanden el desarrollo de procesos y de procedimientos de coordinación interna, más ligados a la operación y al ejercicio rutinario de las funciones de las dependencias, se resolverán mediante la conformación de grupos funcionales de trabajo, entendidos, como instancias de trabajo, cuyos objetivos están orientados a desarrollar actividades específicas, durante un tiempo definido. Dichos grupos se orientarán al estudio de situaciones determinadas, a generar alternativas de solución y/o ejecutar acciones para el logro de las mismas.
PARÁGRAFO 3o. Cuando los resultados de los grupos funcionales requieran, instancias superiores de análisis y decisión, estos serán programados en las sesiones del comité de coordinación regional. En todo caso serán incluidos como temas de información general en dicho despacho.
ARTÍCULO 15. DE LA CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN Y CONTROL INTERNO DE LA AGENCIA: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010>
El comité será conformado por el Director Seccional quien lo presidirá y los servidores públicos de la Agencia.
ARTÍCULO 16. DE LA PERIODICIDAD DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN Y CONTROL INTERNO DE LAS AGENCIAS: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010>
El comité como mínimo se reunirá cada quince días.
Se convocarán reuniones extraordinarias cuando la Dirección Seccional lo considere conveniente, dependiendo de las necesidades y de las condiciones y circunstancias del Departamento y de la prestación del servicio público de bienestar familiar.
ARTÍCULO 17. DE LA ORGANIZACIÓN, PROCEDIMIENTO Y METODOLOGÍA DE LOS COMITÉS: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010>
Durante el desarrollo de la reunión, se llevarán a cabo los siguientes pasos:
1. Lectura del acta anterior.
2. Verificación y seguimiento de los compromisos adquiridos.
3. Desarrollo de la temática del día.
4. Concertación de compromisos.
La forma como se desarrolle la reunión y los compromisos que en ellas se pacten, deben ser consignados en un “Acta de Comité”, la cual deberá contener como mínimo los siguientes datos: Número, fecha, hora, lugar, participantes, orden del día, desarrollo (presentación de informes, decisiones, nuevos compromisos), firma del Director Regional y de quien haga las veces de Secretario. Copia del acta de cada comité, se enviará a la Oficina de Control Interno de la Sede Nacional, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de su realización.
ARTÍCULO 18. DEL SEGUIMIENTO DE LOS COMITÉS: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010> El responsable de cada dependencia, se encargará de hacer el seguimiento al cumplimiento de los compromisos pactados y de elaborar el informe que se presentará en la siguiente reunión del comité.
La responsabilidad de verificar el cumplimiento de los compromisos establecidos, será del secretario del comité, quien para el efecto llevará el registro respectivo.
ARTÍCULO 19. DE LAS FUNCIONES DE LOS SECRETARIOS DE LOS COMITÉS: <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010>
Además de las señaladas, los secretarios de los comités deberán:
1. Aplicar los mecanismos necesarios para garantizar el tratamiento oportuno de los diferentes temas de interés de los equipos de las regionales y agencias, de conformidad con las políticas, lineamientos, objetivos y metas establecidos por la regional y por la sede nacional, seguimiento de los comités.
2. Elaborar la propuesta de agenda que deberá ser aprobada por el Director Regional.
ARTÍCULO 20. <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 5786 de 2010> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y revoca los artículos 2, 3, 4, 6, 8, de la Resolución No 1400 del 14 de mayo de 1997 “Por la cual se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en la Sede Nacional, Regionales y Agencias del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, se dictan sus funciones y el reglamento”; el artículo primero de la resolución No 1112 del 20 de junio de 2001 “ por medio de la cual se modifican los artículos segundo, cuarto, y quinto de la Resolución 090 del 29 de enero de 1999 por medio de la cual se crea el comité de archivo del ICBF” en lo relacionado con la creación de los Subcomités de Archivo de las regionales y agencias, y todas las demás que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C. a los 29 SET. 2003.
BEATRÍZ LONDOÑO SOTO
Directora General