RESOLUCIÓN 2575 DE 2002

(3 diciembre)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución  2070 de 2006>

“Por medio de la cual se crean los comités técnicos de saneamiento contable en el nivel nacional, sede nacional, regionales y/o agencias y se reglamenta su funcionamiento”

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

En uso de sus facultades legales y estatutarias, y en especial la conferida por el acuerdo No. 009 del 18 de julio de 2002, del Consejo Directivo del ICBF, artículo 27 del Decreto 1138 de 1999, el artículo 5o. de la Ley 716 de 2001, y el artículo 6o del Decreto 1282 de 2002;

CONSIDERANDO:

Que mediante la Ley 716 del 24 de Diciembre de 2001, “Por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones”, se establece la obligatoriedad para que los entes públicos, adelanten gestiones administrativas necesarias, para depurar la información contable, de manera que los estados financieros revelen en forma fidedigna, la realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades públicas.

Que el artículo 6o. Decreto 1282 de 2002, establece la conformación de Comités Técnicos de Saneamiento Contables y de acuerdo con su estructura organizacional podrán ser, regional, oficina, agencia o dependencia regional.

Que el Gobierno Nacional mediante decreto 1138 del 29 de junio de 1999, estableció la organización interna del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, y en el artículo 27 dispone que la Dirección General, puede conformar, los Comités, Juntas o Comisiones que considere necesarios, para la adecuada atención de los asuntos del Instituto y para el efecto determinará sus funciones.

Que en mérito de lo expuesto;

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución  2070 de 2006> Crear y organizar el Comité Técnico de Saneamiento Contable en el Nivel Nacional, en la Sede Nacional, en las Regionales y/o Agencias del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución  2070 de 2006> Los Comités Técnicos de Saneamiento Contables estarán integrados así:

1. En el Nivel Nacional por:

• EI Secretario General, quien lo presidirá.
• El Subdirector Financiero del Sistema de Bienestar Familiar.
• El Subdirector Financiero.
• El Subdirector Administrativo.
• El Jefe Oficina Jurídica.
• El Contador, quien actuará como Secretario del Comité

2. En la Sede Nacional por:

• El Coordinador del Grupo Administrativo Financiero Sede, quien lo presidirá.
• El responsable de Contabilidad, quien actuará como Secretario del Comité
• El responsable del Almacén.
• Un representante de la Oficina Jurídica.
• El Jefe de División de Recursos Materiales y Físicos.
• El Jefe de División de Talento Humano.

3. En las Regionales y o Agencias por:

• El Director Regional, quien lo presidirá.
• El Coordinador del Grupo Administrativo o quien haga sus veces.
• El Coordinador del Grupo Financiero.
• El Coordinador del Grupo Jurídico
• El responsable de la Pagaduría.
• El responsable de Contabilidad, quien actuará como Secretario del Comité.
• El responsable de Recaudo
• El responsable del Almacén.

Concurrirán solo con voz los Servidores Públicos de la Sede Nacional y Regional o Agencia, que por su condición deban asistir al caso concreto.

PARÁGRAFO 1º. La participación de los integrantes será indelegable.

PARÁGRAFO 2º.- El Comité sesionará con un mínimo de tres integrantes en el Nivel Nacional, en las Regionales y/o Agencias con un mínimo de cuatro, sus decisiones se adoptarán por mayoría simple; de cada reunión se levantará un acta junto con los soportes que sirvieron de base para la toma de decisiones. Cada miembro podrá dejar las constancias que considere pertinentes.

ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución  2070 de 2006> Será competencia y potestativo de cada comité de la Regional y/o Agencia y Sede Nacional, aprobar o improbar mediante acta, las partidas resueltas que mediante la aplicación del procedimiento contenido en la presente resolución, se depuren y/o descarguen de los registros contables de la entidad. El Comité Técnico de Saneamiento Contable Nacional podrá observar y recomendar de manera parcial o total tales registros para que sean evaluados nuevamente por el comité.

ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución  2070 de 2006> Los Comités Técnicos de Saneamiento Contable que por la presente resolución se crean, tendrán las siguientes funciones:

En el Nivel Nacional:

1. Reunirse mensualmente, a fin de evaluar y estudiar los informes recibidos de las Regionales y/o Agencias y Sede Nacional para resolver dudas e inquietudes sobre el desarrollo del proceso y orientar a través de procedimientos el buen funcionamiento de los comités Regionales.

2. Asesorar a la Dirección General en la determinación de las políticas internas sobre el saneamiento contable, los montos objeto de depuración y los procedimientos a aplicar.

3. Realizar el seguimiento dispuesto en la Ley 716 de 2001 y el Decreto 1282 de 2000, así como las normas que lo reglamenten, modifiquen o sustituyan.

4. Presentar un informe detallado a la Dirección General sobre el seguimiento y la aplicación de la Ley 716 de 2001 en el Instituto y su decreto reglamentario una vez realizado el proceso de saneamiento contable.

5. Informar trimestralmente a la Oficina de Control Interno las labores desarrolladas y los adelantos registrados por los Comités Técnicos de la Sede Nacional, Regionales y/o Agencias.

En la Sede Nacional, Regionales y/o Agencias:

1. Presentar al Comité Técnico Nacional un cronograma de trabajo y un plan a desarrollar por cada una de las áreas comprometidas en el plan de saneamiento contable, en los siguientes 30 días calendario a la expedición de la presente resolución.

2. Reunirse como mínimo una vez al mes, a fin de programar las actividades a desarrollar, controlar su ejecución y resolver las dudas e inquietudes que se presenten en el desarrollo del inventario general establecido en el Plan de Saneamiento contable.

3. Asignar los servidores públicos responsables en cada una de las áreas, la elaboración de los inventarios patrimoniales, quienes serán los encargados de presentar al comité técnico, las partidas objeto de depuración o saneamiento para su estudio y evaluación.

4. Aprobar mediante acta, cuando exista prueba sumaria o mediante la aplicación rigurosa de los procedimientos para el saneamiento contable dispuestos por la Contaduría General de la Nación en su circular externa No 050, la depuración y/o descargue de los registros contables de la entidad incluyendo, intereses, sanciones y actualización de las obligaciones.

5. Presentar un informe detallado de manera mensual al Comité Técnico del Nivel Nacional, las acciones llevadas a cabo por el comité sobre: saldos antiguos depurados, provisiones constituidas, activos castigados, pasivos recuperados; entre otros.

6. Enviar copia de las actas al Comité Técnico Nacional.

PARÁGRAFO 1o.- Son funciones del secretario del Comité:

1. Citar los integrantes del comité a las reuniones que sean necesarias.

2. Elaborar el orden del día.

3. Elaborar las actas de cada reunión y enviarlas al Comité Técnico Nacional.

4. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

5. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera.

6. Los secretarios de los comités técnicos de la Sede Nacional, Regionales y/o Agencias, deberán preparar los informes sobre las gestiones adelantadas en cada uno de sus Comités Técnicos, para ser presentados al Comité Técnico Nacional.

7. El Secretario del Comité Técnico Nacional elaborará el informe final sobre la depuración de los saldos contables, que la Dirección General presentará al Consejo Directivo y al Congreso de la República.

8. Conservar en debida forma las actas y los documentos soportes que sirvieron de estudio y análisis en las decisiones adoptadas por el comité seccional o nacional.

9. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución  2070 de 2006> Los procedimientos para garantizar la identificación, clasificación y determinación de las partidas contables objeto de su castigo o depuración, para establecer la existencia real de bienes derechos y obligaciones, que afecten el patrimonio público con corte a diciembre 31 de 2000, serán los siguientes:

La Regional, Agencia o Sede Nacional deben elaborar un estado de inventario patrimonial con base en los Estados Contables a septiembre 30 de 2002. Sobre ellos, se hará el saneamiento contable de aquellas partidas objeto de depuración, solamente de aquellas registradas con anterioridad a diciembre 31 de 2000. Debe entenderse como inventario patrimonial, un documento escrito debidamente firmado por el servidor público responsable quien lo elaboró refrendado por el Contador, que refleje en forma detallada, cómo están conformados los bienes, derechos y obligaciones reales y contingentes de la Regional y/o Agencia, Sede y Nivel Nacional.

1. Relación Activos. Hace referencia a la relación detallada de los bienes y derechos reales que conforman todas y cada una de las cuentas y subcuentas reflejadas en los estados contables, incluyendo los derechos contingentes.

La Regional y/o Agencia, Sede y Nivel Nacional, deberá contar con una relación que tenga la discriminación y composición del activo, esto es, la relación valorizada y detallada de todos y cada uno de los bienes que lo conforman, la ubicación física de todos y cada uno de los elementos devolutivos, su estado actual (bueno, regular, malo, en mantenimiento o reparación), destinación actual (uso, desuso, obsoletos, inservibles, en poder de terceros, etc.). Así las cosas, a continuación se indican los aspectos que deberán tenerse en cuenta en los rubros más comunes de la clase de los activos, pasivos y patrimonio:

Todos los anexos o relaciones deberán codificarse utilizando para el efecto las subcuentas del Catálogo de Cuentas expedido por la Contaduría General de la Nación vigente para el año 2002 y el plan de cuentas a nivel de cuenta auxiliar que viene aplicando el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, cada cuenta debe totalizarse para facilitar el análisis y cruce con los Estados Financieros.

Efectivo. Sobre el efectivo en caja, deberá relacionarse cada uno de los valores que componen el saldo a septiembre 30 de 2002, fecha, beneficiario, concepto, recibo de caja número y valor.

Para el caso de los Bancos y Corporaciones, deberá adjuntarse una relación detallada de todas y cada una de las cuentas, activas e inactivas que tiene cada una de las Regionales y/o Agencias, Sede y Nivel Nacional con indicación de: número de cuenta, el banco o corporación, su denominación, origen y destinación de los recursos, saldo y fecha del último movimiento. Debe relacionarse todas las cuentas, estén o no activas con el saldo a la fecha de corte, así sea de $1.00 (un peso m/cte.) ó menos.

Adicionalmente deberá revelarse en notas si estas se encuentran o no debidamente conciliadas, en el evento que de cada cuenta bancaria o de ahorros existan partidas conciliatorias deberá relacionarse por cada banco y por cada grupo de partidas, uno a uno los valores. De los saldos existentes deberá indicarse si están disponibles o libres de afectación.

Fondos Especiales. Deberá elaborarse la relación correspondiente, que incluya la misma información solicitada para los bancos y corporaciones, adicionada con la identificación del programa del proyecto al cual están destinados los recursos, origen y el estado actual de los mismos, relacionando contrato por contrato en cada ente financiero si el proyecto es cofinanciado indicar el ente que aporta la contrapartida y por que monto. Este procedimiento deberá realizarse también para las Fiducias.

Inversiones. El anexo correspondiente, deberá incluir: para el caso de las inversiones administración de liquidez, deberá de relacionarse el nombre y dirección de la entidad donde se tiene la inversión, descripción del documento que la soporta, fecha de emisión, fecha de redención, y demás información que permita tener el conocimiento claro sobre la clase de inversión y rentabilidad de la misma.

En el caso de las inversiones patrimoniales no controlantes, indicar el nombre del ente, valor de su patrimonio con corte al 31 de diciembre del año anterior, y en la fecha de corte y monto de los aportes patrimoniales o cuotas partes de interés social del municipio o entidad, valor nominal si se trata de acciones incluir además el valor intrínseco, dividendos recibidos hasta la fecha, y demás información que permita tener el conocimiento claro sobre la clase de inversión y rentabilidad de la misma.

Deudores aportes por cobrar. Para este tipo de derechos, independientemente de la base de datos que debe reposar en cada Regional y/o Agencia sobre los aportes por cobrar que conforman el monto total de la cartera, deberá con base en la misma, elaborarse una relación por tipo de crédito, individualizada que contenga el número de deudores registrando por cada aportante su nombre, número de identificación tributaria (nit) o cédula de ciudadanía, número del pagaré o resolución, fecha de constitución de la obligación, valor inicial del pagaré o resolución, saldo a la fecha por cobrar del pagaré o la resolución, valor de los intereses por cobrar a la fecha. Tanto el capital como los intereses deberá clasificarse por año o vigencia, indicando el monto total adeudado por cada aportante (ver formato).

Esta información es relevante, ya que será la base para calcular las provisiones y establecer si se trata de vigencia actual, anterior o de difícil Recaudo, o determinar si las acciones de cobro prescribieron.

En notas explicativas deberá revelarse el criterio técnico utilizado para provisionar los deudores.

Dado que el sistema de Recaudo se hace también a través de la cuenta única nacional, deberá cotejarse entre la oficina de recaudo de la regional o agencia y la coordinación tesorería, recaudo, y contabilidad, cual es el valor cierto pendiente por depurar. Estas partidas pendientes por identificar deben reflejarse en los Estados Financieros, si se advierte que afectó el efectivo de la entidad.

Préstamos de vivienda y calamidad domestica. Con base en la información que suministre la división talento humano en la sede nacional y el grupo administrativo y financiero en las regionales y/o agencias, deberá elaborase una relación individualizada y clasificada por tipo de crédito, que contenga el nombre del Servidor Público, si labora o no en la entidad, número de cédula de ciudadanía, ciudad, dirección, teléfono, número del pagaré, fecha de constitución de la obligación, valor inicial del pagaré, saldo a la fecha por cobrar del pagaré, valor de los intereses por cobrar a la fecha, garantías constituidas, (hipotecas, pagarés), si hay demandas instauradas por la entidad, indicando la situación actual de los procesos. También deberá observarse el estado del archivo y los documentos que lo conforman, si reposan todos en la carpeta, son originales, y se encuentran cronológicamente de acuerdo con el estado del crédito, etc.

Tanto el capital como los intereses deberá clasificarse por año o vigencia, indicando el monto total adeudado por cada Servidor Público o ex-servidor Público. Esta información es relevante, ya que será la base para calcular las provisiones y establecer si las acciones de cobro prescribieron o se mantienen.

En notas explicativas deberá revelarse éste hecho. También en éste caso, el sistema de abono a cuotas se hace a través de la cuenta bancaria única nacional, deberá cotejarse entre la división de talento humano en la sede nacional, el grupo administrativo y financiero de las regionales y/o agencias y la coordinación de tesorería y contabilidad, cual es el valor cierto pendiente por depurar. Estas partidas pendientes por identificar deben reflejarse en los Financieros.

Avances y anticipos. Es importante que los saldos contables por estos conceptos se concilien con el área jurídica y de contratos para determinar que efectivamente son esos y se encuentran vigentes. Elaborar una relación que contenga el nombre del beneficiario, identificación, contrato número, fecha, objeto, anticipo otorgado, comprobante de pago número, valor y cualquier observación que deba ser tenida en cuenta en el proceso de depuración. Revelar este hecho, además, argumentar las gestiones que realiza la Regional, Agencia o Sede Nacional en el proceso de legalización.

Propiedades, planta y equipo, vehículos. Como se indicó anteriormente, se requiere la relación valorizada e individualizada de todos los bienes que conforman este grupo, donde se incluya como mínimo:

Bienes muebles: Descripción, cantidad, valor unitario, valor total, estado actual, indicar si está en uso o es inservible, obsoleto, vencido, o está en poder de terceros.

Bienes inmuebles: Los bienes que son sujetos de registro como el caso de los inmuebles y los vehículos, la relación deberá incluir todas las características y detalle de los bienes, de suerte que se puedan evidenciar si son o no de propiedad de la entidad o si tienen algún tipo de restricción o gravamen para el uso o posesión de los mismos. Adicionalmente, el anexo o relación deberá ajustarse a los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación para relacionar los bienes inmuebles. Lo anterior sin perjuicio de llevar a cabo el respectivo estudio de títulos y revelar en notas explicativas los resúmenes de este análisis. Este anexo deberá incluir como mínimo: Código contable que identifica el bien, ubicación del bien, denominación del bien, lugar de ubicación, nomenclatura, entidad donde esta ubicado, municipio donde esta ubicado fecha de adquisición o construcción, numero de escritura en notaría, ubicación de la notaría, matrícula inmobiliaria, cédula catastral, área del inmueble, destinación, costo histórico, valorizaciones efectuadas, valor en libros.

Debe quedar claro que en caso de efectuarse la valorización de este tipo de bienes, los resultados de la misma deberán reflejarse en los estados contables (cuenta superávit por valorización).

Es importante que la entidad presente la relación detallada de los bienes que se encuentran en poder de terceros, con indicación del documento soporte (acta, contrato, convenio etc.), fecha de vencimiento del mismo, estado actual.

Adicionalmente a lo anterior deberá elaborarse una relación valorizada e individualizada de los bienes muebles e inmuebles no explotados; es decir de aquellos que se encuentran en desuso, son obsoletos y de los que pueden ser objeto de venta, dación en pago, comodato, arrendamiento o que puedan generar algún tipo de recurso para la entidad y/o están subutilizados.

Responsabilidades. Determinar que responsabilidades existen y evidenciar el proceso que se viene desarrollando para la restitución de los bienes y derechos a favor del Instituto, los procesos que se adelantan y el estado actual de los mismos. Elaborar una relación de las responsabilidades en proceso y fiscales que contenga nombre del Servidor Público o contratista, fecha, valor concepto, valor provisión y observaciones de acuerdo al resultado encontrado, revelar estos hechos y argumente las gestiones que realiza la regional o agencia para su cobro y el estado de los procesos disciplinarios que se adelantan a Servidores Públicos y exservidores Públicos, evidenciar el estado de los procesos que adelanta la Contraloría General de la República.

Activos Contingentes. Con relación a los activos contingentes (bienes o derechos que en un futuro pueden incrementar el patrimonio de la entidad), se recomienda evaluar por la administración si por ejemplo, hay demandas instauradas por la entidad (procesos ejecutivos por concepto de aportes parafiscales) sobre las cuales exista la posibilidad de obtener recursos para la entidad, indicando en todo caso la situación actual de los procesos. Finalmente es preciso que la entidad presente una relación detallada de los bienes de propiedad de terceros que se encuentran en servicio, la cual debe contener como mínimo las características, estado actual, destino, valor, documento soporte (acta de entrega o traspaso, convenio, contrato, etc.) y nombre del propietario del bien.

2. Relación de los Pasivos. Como quiera que los anexos deben ser coherentes con todas y cada una de las subcuentas que conforman el informe contable y Estados Financieros y presentarse debidamente codificadas, debe tenerse el cuidado de efectuar el análisis y cruce correspondiente, no sólo en los que soportan las cuentas de activo sino en las de pasivo y las que corresponden a derechos u obligaciones contingentes (cuenta de orden).

2.1 Pasivos por concepto de la adquisición de bienes o servicios proyectos de inversión u otro tipo de acreedores. El anexo que soporte cada subcuenta reflejada en el informe contable (análisis de saldo), deberá contener como mínimo la siguiente información:

Es preciso conocer cada acreencia en forma individualizada, es decir si a un proveedor o trabajador se le adeudan varias cuentas por concepto de prestación de bienes o servicios, deberá relacionarse una a una (factura por factura o mes por mes). Se deberá tener en cuenta el principio de la causación contable. Nombre o razón social completos, número del documento de identificación (cédula o Nit), domicilio y dirección,⁽¹⁾ concepto o naturaleza de la obligación,⁽²⁾ documento que soporta la obligación (contrato, convenio, orden pedido, factura, etc.),⁽³⁾ fecha del documento soporte, valor de la acreencia,⁽⁴⁾ valor pagos parciales (en el evento que estos se hayan efectuado), fecha de vencimiento de la obligación (corresponde a la fecha de causación de la obligación o sea aquella en la cual debió efectuarse el pago), rubro presupuestal afectado para contraer la obligación y fecha de del registro presupuestal.^(5).

Debe quedar claro que en contabilidad deberán registrarse la totalidad de las obligaciones adquiridas por la entidad estén o no presupuestadas, si se advierte, que no pueden desconocerse los derechos de los acreedores por razón de la omisión de requisitos de orden administrativo. No obstante este tipo de acreencias debe identificarse plenamente en la relación de acreencias mediante una nota que indique “obligación adquirida sin apropiación presupuestal”.

2.2 Los pasivos fiscales. Indicar adicionalmente a la fecha de causación la fecha de vencimiento del plazo para el pago y que no se efectuó, intereses, sanciones, multas, etc., debidamente actualizados a la fecha de corte del inventario. Procedimiento similar deberá aplicarse con las obligaciones parafiscales (Sena, Cajas de Compensación, etc.), o Aportes a Fondos Pensionales, Aportes a Seguridad Social en Salud y Aportes Riesgos Profesionales.^(6). Lo anterior permite la actualización de estas acreencias con base en la variación del IPC entre la fecha de vencimiento de la respectiva obligación hasta la fecha de corte del inventario de las acreencias.

2.3 Obligaciones laborales de exservidores públicos, si estas se originaron en fallos judiciales o en reliquidaciones practicadas por la entidad, en conciliaciones prejudiciales; en todo caso deberá indicarse con claridad cual es el documento que soporta la obligación y el origen de la misma.

2.4 Servidores públicos activos, deberá indicarse el cargo que desempeñan además de la información requerida para las obligaciones con terceros.

2.5 Pasivos contingentes. Se requiere la relación actualizada de todos los procesos que cursen en contra de la entidad, los diferentes despachos judiciales, con indicación del tipo de obligación que se cobra, estado actual del proceso, y un informe suscrito por el coordinador del grupo jurídico regional, donde se indique la expectativa de ganancia o pérdida del proceso con la estimación de su valor. En caso de que no se tengan obligaciones potenciales por este concepto así deberá indicarse en las notas explicativas.

Es pertinente aclarar, para el caso de las demandas instauradas por la entidad, la necesidad de indicar por parte del abogado a cargo del proceso, sobre la probabilidad, posibilidad o segura recuperación de los recursos que se persiguen.

Con relación a las acreencias litigiosas de carácter laboral, si las hay, es importante que la relación incluya como mínimo la siguiente información: Nombre, dirección y teléfono del empleado demandante y de del apoderado del mismo, detalle de las sumas que se reclaman en la demanda, indicando la fecha de vencimiento y relacionándolas en forma individualizada, estado actual del proceso, juzgado en que cursa el proceso, concepto del abogado sobre la situación legal del negocio con indicación de la expectativa de ganancia o pérdida. Una labor adicional que debe realizar la administración de personal de la entidad en materia laboral, es establecer el valor total de la liquidación de las prestaciones sociales de los servidores públicos en forma individualizada y por concepto. De esta manera se podrá determinar el valor de las provisiones por este concepto.

3. Comprobación y verificación de la existencia física de los bienes relacionados. Es responsabilidad de la administración y de los responsables de la información, el verificar la existencia física de todos y cada uno de los bienes incorporados en el inventario. Así mismo deberá reclasificarse las partidas originadas por efectos de faltantes de fondos o bienes en la cuenta de responsabilidades y efectuar los trámites administrativos a que haya lugar desde el punto de vista fiscal, penal o disciplinario.

Por su parte, se debe efectuar la incorporación correspondiente como consecuencia del sobrante de los mismos, siempre y cuando se determine que tales bienes son propiedad de la entidad. Cuando como consecuencia del proceso de depuración o elaboración del inventario se determine la existencia de bienes, derechos u obligaciones que figuran en los registros contables pero carecen de documentos soporte o aparecen partidas cuyo detalle no es posible determinar, se recomienda dar aplicación a la Circular No. 032/2000 expedida por la Contaduría General de la Nación y de hecho a la Ley 716 sobre saneamiento contable. En todo caso deberá elaborarse la relación correspondiente con el máximo grado de detalle que se tenga, la cual deberá estar debidamente cuantificada y separada por clases (Activos, Pasivos, Patrimonio, Cuentas de Orden). Aplicando el catálogo de cuentas vigente; en notas explicativas deberá evaluarse el impacto económico que representa el monto por depurar con respecto del total de los activos y pasivos reales o contingentes.

4. Cuentas de planeación y presupuesto. La Regional y/o Agencia y Sede Nacional deberá llevar un control sobre las etapas de la ejecución presupuestal, y reflejarse en las cuentas de la clase cero, presupuesto de ingresos y gastos. Esta información deberá cruzarse con la información que reposa o las oficinas de presupuesto, tesorería y con la contabilidad.

5. Cuentas de Orden. En el caso de las liquidaciones deberá seguirse el mismo procedimiento aplicado en aportes por cobrar, señalando la fecha de la liquidación, el período de los aportes adeudados, su monto, el nombre del

6. aportante, nit o cédula de ciudadanía, ciudad, dirección, teléfono, proceso en que se encuentra cada una de las liquidaciones para convertirse en resolución ejecutoriada y las razones por las cuales se encuentran en temporalidad. Es importante dejar evidencia sobre las prescripciones y pérdidas de derecho.

7. Formalidades en cuanto a la presentación de la información. La totalidad de los documentos que se elaboren en las áreas o dependencias responsables deberán estar debidamente refrendados por los responsables y jefes de dependencia; estos serán tomados como soporte para efectuar los ajustes de orden contable a que haya lugar.

ARTÍCULO 6o. TÉRMINO PARA DESARROLLAR EL PROCESO. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución  2070 de 2006> El proceso de saneamiento contable finaliza el 31 de diciembre de 2003.

ARTÍCULO 7o. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución  2070 de 2006> La Presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D. C. a los 3 DIC. 2002.

BEATRÍZ LONDOÑO SOTO

Directora General

1 En caso de que la entidad desconozca el domicilio o dirección o el número de teléfono del acreedor, así deberá manifestarlo en la relación.

2 No debe corresponder solo al concepto contable

3 El documento soporte es el documento que acredita que el bien o servicio se recibió a satisfacción.

4 Debe relacionarse el valor neto de la acreencia, los demás descuentos o deducciones deberán codificarse y relacionarse en la subcuenta que correspondan (ejemplo la retención en la fuente se registrarán y relacionarán en el anexo de la cuenta 2436 si son descuentos de nóminas como los parafiscales, deberán relacionarse en forma individualizada y entidad por entidad en la subcuenta 2472520, etc.).  

5 En caso que la obligación se haya adquirido sin contar con apropiación presupuestal, así deberá indicarse en la relación.

6 Debe efectuarse el cruce de información, con cada una de estas entidades a fin de garantizar que el valor reflejado en los informes contables sea consistente.