RESOLUCIÓN 888 DE 2003
Mayo 16
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005>
“Por la cual se establecen los Grupos internos de trabajo de las dependencias de la Sede Nacional del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se dictan otras disposiciones”
EL SECRETARIO GENERAL ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DE DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
En uso de sus facultades legales y estatutarias y en especial de las conferidas por el Artículo 24 del Decreto 3264 de diciembre 30 de 2002, y
CONSIDERANDO:
Que mediante Decreto No. 1137 de 1999, se reorganizó el Sistema Administrativo de Bienestar Familiar y se reestructuró el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
Que por Decreto No. 003264 de diciembre 30 de 2002, se estableció la nueva organización interna del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
Que mediante Decreto No. 003265 de diciembre 30 de 2002, el Gobierno Nacional modificó la Planta de Personal del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
Que la Dirección General mediante Resolución No. 066 del 29 de enero de 2003, asignó cargos de la planta global de personal a la planta de personal de la Sede Nacional e incorporó unos servidores públicos.
Que el Artículo 24 del Decreto No.003264 de diciembre 30 de 2002, faculta a la Dirección General para crear grupos internos de trabajo.
Que se requiere crear y organizar grupos internos de trabajo en la Sede Nacional del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, de acuerdo con la nueva estructura interna, necesidades del servicio y los planes y programas de desarrollo institucional.
Que en virtud de lo anterior,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> La presente Resolución establece y organiza los grupos internos de trabajo de las dependencias que integran la organización interna de la Administración Central del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
SECRETARÍA GENERAL.
ARTÍCULO 2. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Las Direcciones adscritas a la Secretaría General tendrán los grupos internos de trabajo que se crean y organizan en el articulado de este capítulo.
ARTÍCULO 3. DIRECCIÓN FINANCIERA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Esta dependencia se organizará internamente mediante los siguientes grupos de trabajo:
1. Grupo de Presupuesto
2. Grupo de Contabilidad
3. Grupo de Planeación Financiera
4. Grupo de Tesorería
5. Grupo de Recaudo
6. Grupo Financiero Sede Nacional
ARTÍCULO 4. GRUPO DE PRESUPUESTO. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo apoyará a la Dirección Financiera en la administración y manejo del presupuesto de la entidad. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Apoyar la formulación de las políticas para la elaboración, ejecución y control del presupuesto del Instituto.
2. Diseñar, proponer y aplicar metodologías, mecanismos e instrumentos para el mejoramiento continuo de los procesos en materia presupuestal y de manejo de recursos del Instituto.
3. Analizar y gestionar los traslados presupuestales solicitados y verificar que cumplan los lineamientos técnicos y el objeto del programa.
4. Controlar los saldos disponibles de las apropiaciones del nivel nacional con el fin de garantizar que exista disponibilidad presupuestal para que el Instituto pueda asumir compromisos o hacer modificaciones al presupuesto.
5. Evaluar el comportamiento del ingreso, el flujo de efectivo y la liquidez real con base en el comportamiento del recaudo, para proponer en coordinación con el Grupo de Tesorería las modificaciones necesarias al Programa Anual de Caja.
6. Evaluar y conceptuar sobre la viabilidad financiera, en relación con las modificaciones al presupuesto y tramitar las Resoluciones que autoricen las modificaciones a las apropiaciones iniciales en todos los programas y en los diferentes niveles de la entidad, con el fin de garantizar la ejecución de los diferentes proyectos y modalidades de los servicios que presta el Instituto.
7. Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de ingresos y gastos y definir con las Direcciones de Planeación, Técnica y Administrativa, el cronograma de actividades con sus responsables, conforme con los lineamientos de Planeación Nacional y del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
8. Definir los criterios y parámetros para la programación financiera de los recursos de la vigencia siguiente, en coordinación con las Direcciones Técnica, de Planeación y Administrativa.
9. Orientar y apoyar las decisiones en materia financiera, para la contratación de los diferentes servicios misionales del Instituto.
10. Establecer los criterios para definir los clasificadores del gasto que soportan los lineamientos de los programas y proyectos de la entidad.
11. Aportar en coordinación con la Dirección de Planeación los elementos para la Construcción de los criterios de eficiencia y eficacia, que orienten los criterios de asignación de recursos a las regionales, seccionales y Sede Nacional.
12. Consolidar los informes de ejecución presupuestal de ingresos y gastos y presentar a los entes externos la información con la periodicidad requerida.
13. Presentar la evaluación de la ejecución de ingresos y gastos trimestralmente, con indicadores que permitan medir la eficiencia y eficacia de la ejecución financiera.
14. Apoyar a la Subdirección de Sistemas de Información en los procesos de creación, revisión y solución en el Sistema de Información Financiero.
15. Coordinar y brindar asistencia técnica y capacitación a las dependencias del nivel Nacional y Regional del Instituto en los asuntos de su competencia.
16. Apoyar la evaluación financiera y económica de los proyectos, iniciativas legislativas, nuevos procesos, convenios con bancos y operadores del recaudo y estudios de impacto, que tengan alguna incidencia en los ingresos del Instituto.
17. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
18. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
19. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 5. GRUPO CONTABILIDAD. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo apoyará a la Dirección Financiera en la administración y manejo contable de la entidad. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Consolidar la información financiera de las regionales y seccionales con el fin de elaborar y presentar los Estados Financieros consolidados del Instituto.
2. Controlar las diferentes cuentas bancarias y de ahorros que se manejan en el Nivel Nacional mediante la conciliación de cada una de las partidas pendientes por registrar.
3. Elaborar los Estados Financieros del Nivel Nacional y sus comprobantes complementarios asentando las transacciones de los movimientos contables en el SIF en el módulo de Contabilidad.
4. Elaborar y presentar la declaración de impuestos y la información inherente a la administración tributaria, con base en los Estados Financieros del año inmediatamente anterior.
5. Asesorar y coordinar al comité técnico nacional y a los comités regionales y/o seccionales en las normas y procedimientos que deben seguir para la aplicación de las normas vigentes de saneamiento contable.
6. Acompañar a la Dirección Financiera en los procesos licitatorios y en los concursos de méritos.
7. Prestar asistencia técnica y de capacitación a las dependencias del nivel Nacional y Regional del Instituto en materia contable y de impuestos.
8. Apoyar a la Subdirección de Sistemas de Información en los procesos de creación, revisión y solución del Sistema de Información Financiero.
9. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
10. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
11. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 6. GRUPO DE PLANEACIÓN FINANCIERA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo apoyará a la Dirección Financiera en la planeación financiera de la entidad. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Apoyar la consolidación de los informes de ejecución presupuestal y evaluación financiera a nivel nacional, acorde con las metas y la programación establecidas, presentándolos periódicamente a los Directores, Coordinadores de Programas y Proyectos, y Directores Regionales y Seccionales.
2. Proponer las directrices, sistemas y procedimientos para el desarrollo de las actividades relacionadas con el manejo de los recursos financieros del Instituto.
3. Apoyar la elaboración y desarrollo del plan financiero y operativo anual de ejecución e inversión del Instituto.
4. Evaluar conjuntamente con los Grupos de Tesorería y Recaudo, las condiciones financieras de los convenios de recaudo y del mercado de dinero para la administración de flotantes de tesorería.
5. Diseñar, proponer y aplicar metodologías, mecanismos e instrumentos para el mejoramiento continuo de los procesos de manejo de fondos del Instituto.
6. Proyectar y preparar los acuerdos en materia financiera para presentar al Consejo Directivo.
7. Apoyar a la Subdirección de Sistemas de Información en los procesos de creación, revisión y solución en el Sistema de Información Financiero.
8. Coordinar con los grupos y/o áreas de la Dirección Financiera la consistencia de la información emitid a los clientes internos y externos.
9. Coordinar la asistencia técnica y la capacitación a las dependencias del nivel Nacional y Regional del Instituto en los asuntos de su competencia.
10. Establecer los criterios financieros de selección para la adjudicación de licitaciones y participar en la correspondiente evaluación.
11. Apoyar la elaboración de las presentaciones financieras requeridas para el Comité de Dirección, Comité Financiero, Consejo Directivo y demás que se soliciten.
12. Apoyar todas las actividades relacionadas con la obtención y mantenimiento de la Certificación de Calidad de los procesos de la Dirección Financiera.
13. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
14. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
15. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 7. GRUPO DE TESORERÍA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo apoyará a la Dirección Financiera en el desarrollo de procesos, que garanticen un adecuado manejo de tesorería. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Proponer las normas y procedimientos internos para el recaudo y manejo de los fondos provenientes de las diferentes fuentes de financiación, para garantizar el pago de las obligaciones del Instituto.
2. Diseñar e implementar conjuntamente con el Grupo de Planeación Financiera las estrategias sobre el manejo de excedentes de tesorería y, en general, para la administración del efectivo.
3. Controlar y garantizar la correcta ejecución de los giros bancarios, transferencias y en general, pagos de las obligaciones a cargo del Instituto, previo cumplimiento de los requisitos legales.
4. Evaluar conjuntamente con la Dirección Financiera los convenios que se celebren con las entidades financieras para el recaudo de los recursos del ICBF y el manejo de las inversiones.
5. Programar, realizar y controlar las inversiones de los excedentes de liquidez del Instituto y la venta anticipada de los títulos bajo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad, con el criterio de unidad de caja que permita atender los giros programados por la Dirección Financiera, de acuerdo con las proyecciones de caja y requerimientos de las regionales y seccionales.
6. Custodiar los títulos, dinero y demás valores de propiedad del Instituto.
7. Diseñar, promover y aplicar metodologías para el registro y seguimiento de las operaciones financieras y manejo del portafolio de inversiones. Llevar a cabo la desmaterialización total de títulos valores constitutivos del portafolio de inversión en coordinación con el Grupo de Planeación Financiera y con la autorización de la Dirección Financiera.
8. Coordinar la evaluación financiera y económica de los proyectos, así como las iniciativas legislativas, nuevos procesos, convenios con operadores del recaudo y estudios de impacto, que tengan incidencia en los ingresos del Instituto.
9. Depurar y hacer el seguimiento a las conciliaciones bancarias de las cuentas del Nivel Nacional, las Regionales, las Seccionales y la Sede Nacional en coordinación con el Grupo de Contabilidad.
10. Realizar y controlar los giros efectuados a las Regionales, Seccionales y Sede Nacional de acuerdo con el requerimiento de las mismas, previa verificación del saldo disponible del Programa Anual de Caja asignado por la Dirección Financiera, tanto de los recursos propios como de los de la Nación.
11. Elaborar los parámetros y supervisar el adecuado manejo de las cajas menores y proponer mecanismos de control en coordinación con el Grupo de Contabilidad.
12. Consolidar, presentar y certificar a la Dirección Financiera y a los organismos de vigilancia y control los informes periódicos sobre los ingresos, egresos y saldos bancarios del instituto.
13. Apoyar a la Subdirección de Sistemas de Información en los procesos de creación, revisión y solución en el Sistema de Información Financiero.
14. Orientar y apoyar las decisiones en materia financiera, en coordinación con los demás grupos de la Dirección Financiera para la contratación de servicios.
15. Asistir técnicamente a las diferentes dependencias del Nivel Nacional, Regional y Seccional en los asuntos de su competencia.
16. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
17. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
18. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 8. GRUPO DE RECAUDO. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo apoyará a la Dirección Financiera en el desarrollo de procesos, que garanticen un adecuado manejo, en el recaudo de la entidad. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Presentar y proponer alternativas de fortalecimiento a la promoción, recaudo, fiscalización y cobro del aporte parafiscal a favor del Instituto.
2. Coordinar a través del comité interinstitucional y otros entes y organismos, la realización de acciones en materia de promoción, recaudo, fiscalización y cobro del aporte parafiscal al ICBF.
3. Presentar en forma oportuna y periódica informes y estadísticas de los procesos de promoción, recaudo, fiscalización y cobro del aporte parafiscal.
4. Participar en la elaboración del anteproyecto del presupuesto de ingresos por aporte parafiscal del 3%.
5. Programar las metas de las regionales y seccionales de ingresos por aporte parafiscal al ICBF y efectuar el seguimiento al cumplimiento de la misma.
6. Proponer e implementar acciones tendientes a reducir los niveles de evasión, elusión y morosidad.
7. Controlar la gestión de los canales de captación, relacionados con el recaudo de los ingresos por aporte parafiscal al ICBF.
8. Coordinar con las demás áreas de la Dirección Financiera, las acciones pertinentes sobre la gestión de recaudo del aporte parafiscal al ICBF.
9. Controlar, evaluar y efectuar el seguimiento a los sistemas de contratación que implemente el Instituto, tendientes a la promoción, fiscalización y cobro del aporte parafiscal al ICBF.
10. Realizar las acciones tendientes a dar cumplimiento a la imposición de sanciones, cuando fuere del caso, a quien incumpla las disposiciones y normas del aporte parafiscal al ICBF.
11. Establecer los criterios y parámetros que orienten la ejecución del proyecto “Asistencia Técnica para la Promoción del Recaudo”.
12. Brindar asistencia técnica y efectuar la evaluación y el seguimiento a las regionales y seccionales del Instituto en los asuntos relacionados con el aporte parafiscal al ICBF.
13. Construir e implementar indicadores para analizar y evaluar la gestión de recaudo del aporte parafiscal al ICBF.
14. Coordinar con la Subdirección de Sistemas de Información, el diseño y desarrollo de un sistema integral de información de los procedimientos relacionados con los ingresos por aportes parafiscales en el ICBF.
15. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
16. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
17. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 9. GRUPO FINANCIERO SEDE NACIONAL. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo apoyará a la Dirección Financiera en el desarrollo de procesos de administración financiera de la Sede Nacional. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Participar en el diseño, organización, coordinación, ejecución y control de planes, programas y proyectos, con miras a optimizar la utilización de los recursos financieros disponibles.
2. Proyectar, recomendar y desarrollar las acciones que deban ejecutarse para el logro de los objetivos y las metas propuestas por la Dirección Financiera.
3. Realizar seguimiento a las operaciones financieras del grupo, tendientes a adoptar las medidas correctivas pertinentes.
4. Realizar flujos proyectados de PAC y efectivo dirigido a cumplir con las obligaciones de pago adquiridas por el ICBF.
5. Registrar los recursos presupuestales y tesorales asignados y expedir los certificados de disponibilidad y los registros presupuestales con el fin de que el Instituto pueda cumplir con los compromisos adquiridos.
6. Tramitar de manera oportuna y adecuada el pago de las cuentas de los compromisos adquiridos por el Instituto tanto con servidores públicos como con terceros.
7. Manejar y controlar las cuentas bancarias de acuerdo con las directrices establecidas por la Dirección Financiera, buscando seguridad y buen uso de las mismas.
8. Tramitar oportunamente el pago de la nómina con sus inherentes, así como los de los servicios públicos, las retenciones en la fuente y demás, con el propósito de cumplir don las obligaciones laborales y contractuales adquiridas por el ICBF.
9. Dar cumplimiento a las normas vigentes sobre el manejo tesoral, presupuestal y contable.
10. Controlar el manejo de la caja y los de las cajas menores de la Sede Nacional tendientes a verificar el buen funcionamiento y uso de los recursos asignados a las mismas.
11. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
12. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
13. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 10. DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Esta dependencia se organizará internamente mediante los siguientes grupos de trabajo:
1. Grupo de Servicios Administrativos
2. Grupo de Formación y Cultura
3. Grupo de Bienestar Social
ARTÍCULO 11.- GRUPO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo prestará apoyo a la Dirección de Gestión Humana en la atención de las situaciones administrativas inherentes a la administración del talento humano Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Formular políticas y lineamientos en torno a la gestión y administración del talento humano.
2. Producir de acuerdo con las normas vigentes, los actos administrativos de los servidores públicos de la Sede Nacional, Regionales y Agencias.
3. Coordinar y asesorar, las actividades requeridas para la inscripción y actualización en el escalafón de carrera administrativa de los servidores públicos del nivel nacional.
4. Asesorar, supervisar y recomendar a las regionales y agencias sobre los actos administrativos que deban expedirse, como consecuencia de las situaciones administrativas de los servidores públicos del Instituto.
5. Ejecutar las actividades inherentes a la administración de salarios y prestaciones de los servidores públicos de la Sede Nacional y controlar, que las respectivas liquidaciones, se efectúen oportunamente de acuerdo con las normas vigentes en Regionales, Agencias y Sede Nacional.
6. Controlar y mantener actualizada la planta de personal y asesorar a las regionales y agencias para el logro del mismo fin.
7. Mantener actualizado el archivo de hojas de vida de los servidores públicos de la Sede Nacional, Regionales y Agencias, así sistematizar la información básica contenida en ellas.
8. Analizar, controlar y evaluar el consolidado del reporte mensual y anual de cesantías de los servidores públicos de la entidad y enviar oportunamente la información al Fondo Nacional del Ahorro, entidad con la que se coordinará todo lo referente a esta prestación.
9. Elaborar y llevar un consecutivo de las certificaciones que se expidan para la emisión del bono pensional.
10. Mantener actualizado el subsistema de información del talento humano, en materia de novedades de personal, generadas por situaciones administrativas, con base en la información suministrada por Regionales, Agencias y Sede Nacional.
11. Controlar y analizar las novedades de personal generadas en las regionales y agencias, por las situaciones administrativas de los servidores públicos de <sic> Instituto.
12. Generar y consolidar reportes y estadísticas del talento humano a nivel nacional, para facilitar la toma de decisiones.
13. Apoyar el desarrollo de los procesos de selección de personal que requiera la Entidad.
14. Desarrollar e implementar los módulos de la aplicación en coordinación con la Subdirección de Sistemas de Información.
15. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
16. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
17. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 12. GRUPO DE FORMACIÓN Y CULTURA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo desarrollará procesos de formación y capacitación, como apoyo al cumplimiento de la misión institucional a través de acciones tendientes a satisfacer las necesidades de formación y capacitación de los servidores públicos y agentes educativos, fortaleciendo la cultura organizacional. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Formular políticas y lineamientos en torno a la formación capacitación y cultura que permita el desarrollo personal y laboral del Servidor Público.
2. Elaborar y consolidar planes de formación, capacitación y cultura de servidores públicos y agentes educativos, para generar procesos de desarrollo del servidor público, y transformación de la cultura organizacional.
3. Realizar seguimiento y asesoría a las regionales y agencias en la elaboración y desarrollo de los planes de Formación capacitación y cultura organizacional.
4. Promover la coordinación y articulación inter e intra institucional para el desarrollo del proceso de Formación y cultura.
5. Desarrollar e implementar el sistema de información de formación capacitación y cultura en coordinación con la Subdirección de Sistemas de Información.
6. Diseñar, implementar, coordinar y ejecutar el proceso de inducción y reinducción del ICBF.
7. Asesorar y complementar el desarrollo del proceso de selección de personal.
8. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
9. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
10. Las demás que le sean asignadas y lo delegadas.
ARTÍCULO 13. GRUPO DE BIENESTAR SOCIAL. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo prestará apoyo a la Dirección de Gestión Humana en el desarrollo de los procesos de bienestar social con el fin de mejorar el clima organizacional del ICBF, así como la calidad de vida laboral de sus servidores públicos. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Formular políticas y lineamientos en torno a Bienestar Social, para los servidores públicos de la Entidad, que propendan por satisfacer las necesidades tanto organizacionales como individuales dentro del contexto laboral.
2. Diseñar e implementar el plan de bienestar para los servidores públicos de la Sede Nacional y asesorar a las Regionales y Agencias en la elaboración del mismo, de acuerdo con las políticas fijadas por el Gobierno nacional y las políticas internas del Instituto.
3. Implementar y desarrollar el plan de incentivos de la entidad para fomentar la motivación y brindar estimulo en los servidores públicos generando así un mayor compromiso y desarrollo organizacional.
4. Adoptar los criterios técnicos y mecanismos del proceso de evaluación del desempeño, de acuerdo a las normas vigentes establecidas y la política del instituto a fin de fortalecer las competencias profesionales y laborales de los servidores públicos del ICBF.
5. Preparar los materiales y documentos requeridos para la aprobación de créditos de vivienda, calamidad doméstica, apoyo escolar y convenio de educación formal.
6. Determinar los servidores públicos con derecho a dotación y presentar en los términos legalmente establecidos, esta información a la Dirección Administrativa.
7. Coordinar las actividades relacionadas con el desarrollo de las normas que regulan la seguridad social, en cuanto a salud, pensiones y riesgos profesionales y asesorar al respecto, a los niveles regional y de agencia.
8. Velar por el cumplimiento y desarrollo del programa de Salud Ocupacional a nivel nacional para así mejorar la calidad de vida laboral de los servidores públicos de la entidad.
9. Coordinar con el Comité Paritario de Salud Ocupacional el diseño, implementación y seguimiento del programa de Salud Ocupacional en la Sede Nacional y apoyar a las regionales y agencias en la materia.
10. Realizar la evaluación, seguimiento y control al plan nacional de Bienestar y consolidar el de las Regionales y Agencias.
11. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
12. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
13. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 14. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Esta dependencia se organizará internamente mediante los siguientes grupos de trabajo:
1. Planeación Administrativa
2. Apoyo Logístico
3. Gestión Documental
4. Infraestructura Inmobiliaria
5. Almacén e Inventarios
ARTÍCULO 15. GRUPO DE PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo apoyará a la Dirección Administrativa en cuanto a planeación y control, seguimiento del presupuesto de Funcionamiento y Gastos Generales de la Entidad. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Apoyar la formulación de las políticas para la elaboración, ejecución y control de la cuenta de gastos generales del presupuesto de funcionamiento del Instituto.
2. Apoyar la realización del anteproyecto de presupuesto de gastos generales de la entidad y sus adiciones.
3. Desarrollar, asesorar y apoyar los procesos de contratación de la Sede Nacional correspondientes a adquisición de bienes del presupuesto de funcionamiento, en sus aspectos técnicos y administrativos.
4. Evaluar el seguimiento técnico y administrativo a todos los contratos de la Sede Nacional correspondientes a adquisición de bienes, así como proponer correctivos para su manejo y perfeccionamiento que por su competencia son responsabilidad del área.
5. Elaborar el programa anual de caja del presupuesto de gastos generales de la Sede Nacional.
6. Apoyar técnicamente a las Regionales, Agencias y Sede Nacional en la elaboración de los planes de compras de bienes y servicios y realizar su consolidación.
7. Realizar el seguimiento a la ejecución del plan de compras y conceptuar sobre las modificaciones al mismo.
8. Mantener actualizado el registro de proveedores de la Sede Nacional.
9. Evaluar y emitir concepto técnico sobre las solicitudes de las regionales y agencias en materia de adiciones, traslados en el rubro gastos generales del presupuesto de funcionamiento.
10. Realizar el seguimiento al consumo de servicios públicos de la entidad y proponer estrategias para su racionalidad en consumos.
11. Asesorar a las regionales en la implantación y desarrollo del sistema de contratación estatal SICE de la Contraloría General de la República.
12. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
13. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
14. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 16. GRUPO DE APOYO LOGÍSTICO. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo apoyará a la Dirección Administrativa en cuanto a la organización, ejecución, control y supervisión de los diferentes servicios de apoyo que requiera la Sede Nacional. Para tal fin cumplirá las siguientes funciones:
1. Coordinar la ejecución de las actividades requeridas para llevar a cabo el mantenimiento locativo, parque automotor, equipos y maquinaria de soporte en la Sede Nacional.
2. Adelantar las actividades correspondientes a la organización, ejecución, control y supervisión de los diferentes servicios de apoyo que requiera la Sede Nacional.
3. Preparar y presentar oportunamente, de acuerdo con la normatividad vigente los términos de referencia para la elaboración de los contratos requeridos en el área de competencia, con el propósito de garantizar la continuidad y oportunidad de la prestación de los servicios administrativos, incluyéndose lo referente a la contratación de seguros.
4. Apoyar técnicamente la adecuada prestación de los servicios públicos y controlar todo lo concerniente con el pago de los mismos, así como de los impuestos y multas de los bienes muebles e inmuebles asignados a la sede nacional, así como mantener actualizadas las estadísticas de consumo de los servicios públicos y mantenimientos.
5. Mantener informada a la Dirección General sobre los cambios en los programas relacionados con la seguridad y vigilancia de las instalaciones del ICBF.
6. Velar por la adecuada utilización del auditorio, campos deportivos y salas de capacitación y equipos de ayuda.
7. Elaborar el plan de compras del área.
8. Preparar y presentar a la Dirección Administrativa los planes y programas por desarrollar, para el cumplimiento de los objetivos del grupo, e informar sobre la evaluación de las acciones realizadas.
9. Planear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones físicas de la Sede Nacional, con el propósito de garantizar un ambiente adecuado en los sitios-de trabajo y evitar su deterioro.
10. Supervisar los contratos del área de competencia incluyendo el de Seguros y Corretaje.
11. Asesorar a las Regionales, Centros Zonales y Sede Nacional en todo lo relacionado con seguros, tanto en la parte técnica como de siniestros.
12. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
13. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
14. Las demás que le sean asignadas y delegadas.
ARTÍCULO 17. GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo apoyará a la Dirección Administrativa en los procesos de gestión documental, en cuanto a la administración, control, supervisión y manejo de correspondencia de la entidad. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Velar por la implementación de un sistema de correspondencia y archivo, que facilite la localización de la información en el menor tiempo posible dando una oportuna respuesta a las exigencias en cuanto a información se refiere.
2. Establecer lineamientos para la organización y creación del archivo central del ICBF, tendiente a conformar su memoria institucional.
3. Recibir, radicar y distribuir toda la correspondencia recibida y despachada del ICBF, llevando su control y numeración consecutiva.
4. Dar respuesta oportuna y de conformidad con las instrucciones recibidas, a las diferentes solicitudes que se hagan al Archivo Central del Instituto, en relación con sus documentos.
5. Velar por la adecuada utilización de los documentos archivados y responder por su perfecta conservación.
6. Brindar asesoría en el manejo de archivo administrativo a las dependencias del Instituto que la requieran.
7. Diseñar y proponer el proyecto de tabla de retención documental, del ICBF.
8. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
9. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
10. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 18. GRUPO DE ALMACÉN E INVENTARIOS. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo apoyará a la Dirección Administrativa en los procesos de administración, control, supervisión y manejo de almacén e inventarios del ICBF. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Recibir, almacenar, clasificar y responder por los elementos en bodega, requeridos en las dependencias del Instituto tanto en la Sede Nacional como en las Regionales y Agencias.
2. Mantener actualizado el aplicativo de sistema de recursos físicos SIRF en los módulos de almacén e inventarios.
3. Mantener actualizados los registros de las responsabilidades en proceso.
4. Preparar y reportar al área contable de la Sede Nacional la cuenta de movimiento de bienes con todos sus soportes.
5. Recibir las solicitudes de suministro de las diferentes dependencias de la sede nacional y tramitar oportunamente los despachos.
6. Asesorar y asistir a las regionales y agencias en la organización, manejo y funcionamiento de los almacenes y el manejo de los inventarios.
7. Brindar la información pertinente para que el equipo responsable de la elaboración del plan de compras conozca los saldos de elementos en bodega.
8. Preparar, evaluar y presentar las relaciones de elementos y/o bienes no necesarios o inservibles que se pueden rematar, trasladar, donar a entidades Oficiales o destruir y efectuar los trámites correspondientes para hacer efectivo este proceso.
9. Levantar, preparar y mantener actualizados los inventarios individuales de bienes en servicio en la Sede Nacional.
10. Realizar anualmente el inventario físico de los bienes en servicio en la Sede Nacional.
11. Realizar anualmente el inventario físico de los bienes en bodega.
12. Coordinar la ejecución de pruebas selectivas de bienes en bodega para garantizar el cuidado y custodia de los elementos existentes en bodega.
13. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
14. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
15. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 19. GRUPO DE INFRAESTRUCTURA INMOBILIARIA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo presta soporte a la Dirección Administrativa en el diseño de políticas, programas de trabajo y toma de decisiones para la administración, gestión y control en el uso de los bienes inmuebles del ICBF. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Diseñar las políticas y procedimientos para el manejo de los bienes inmuebles.
2. Asesorar y asistir a las Regionales, Agencias y Sede Nacional para la gestión, control y comercialización de los bienes inmuebles.
3. Tramitar los procesos para aprobación de compras, ventas, comodatos, donaciones, permutas y otras modalidades de ingreso y egreso de bienes inmuebles.
4. Coordinar las solicitudes relacionadas con inconvenientes de orden jurídico que presenten los bienes inmuebles, para ser gestionadas a través del área jurídica del ICBF.
5. Velar por que el módulo de inmuebles del aplicativo SIRF, se mantenga actualizado por parte de cada usuario en las Regionales y Agencias del ICBF.
6. Colaborar y prestar el apoyo logístico necesario en el ajuste al módulo de inmuebles del aplicativo SIRFI de acuerdo a las necesidades de la información.
7. Elaborar y coordinar el adecuado proceso de diseño, remodelación, construcción y adecuación de los inmuebles de la entidad de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Dirección General.
8. Apoyar técnicamente el proceso de contratación de obras de adecuación y construcción de los inmuebles del ICBF.
9. Ejercer la interventoría técnica de los contratos y órdenes de servicio para la construcción, remodelación y adecuación de inmuebles.
10. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
11. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
12. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
DIRECCIÓN TÉCNICA.
ARTÍCULO 20. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> La Subdirección de Intervenciones Directas adscrita a la Dirección Técnica tendrá los siguientes grupos internos de trabajo:
1. Grupo de Adopciones
2. Grupo Atención a Víctimas de la Violencia
3. Grupo Alimentación y Nutrición
4. Grupo Haz Paz
5. Grupo de Pruebas de Filiación
6. Grupo de Poblaciones Especiales
ARTÍCULO 21. GRUPO DE ADOPCIONES. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo apoyará a la Subdirección de Intervenciones Directas en el desarrollo de procesos relacionados con el procedimiento de adopción que establece la relación legal de parentesco con relación al derecho del menor a tener una familia. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Apoyar a la Dirección General y a la Dirección Técnica en la formulación e implementación de políticas institucionales de adopción.
2. Estudiar, analizar y aprobar o no las documentaciones de las familias solicitantes de adopción colombianas y extranjeras residentes en el exterior.
3. Sistematizar la información, en los diferentes estados del proceso de adopción de familias residentes en el exterior y conformar la lista de espera según orden de aprobación.
4. Analizar, evaluar, efectuar seguimiento y sistematización de toda la información generada en los Comités de Adopción Regionales y Agencias ICBF, relacionada con los niños declarados adoptables.
5. Cruzar la información de familias residentes en el exterior adoptantes aprobadas en lista de espera, con el perfil de los niños reportados al programa de adopción y envió de las documentaciones a las regionales y agencias ICBF.
6. Recepcionar, analizar y enviar por cruce nacional las solicitudes de adopciones de familias colombianas residentes en Colombia que desean adoptar en una región diferente a su lugar de residencia.
7. Coordinar acciones tendientes a la búsqueda de alternativas para los niños a quienes por sus características especiales no es posible restituir el derecho a pertenecer a una familia a través de la adopción.
8. Elaborar y suscribir los certificados de idoneidad de las familias colombianas y extranjeras residentes en el exterior, una vez han aceptado al niño propuesto para la adopción por los Comités Regionales y Agencias ICBF.
9. Elaborar los certificados de conformidad para las familias procedentes de los países que están en vigor en el Convenio Relativo a la Protección del Niño y a la Cooperación en materia de adopción Internacional suscrito en la Haya en mayo de 1993.
10. Asesorar a representantes de organismos acreditados y agencias Internacionales que coordinan el programa de adopción con el ICBF, así como abogados, usuarios y público en general interesados en el tema.
11. Asesorar, capacitar y acompañar presencial y/o por cualquier otro medio, a las regionales y agencias ICBF, en aspectos normativos, legislativos y procedimentales relativos al programa de adopción.
12. Asesorar, supervisar, controlar y efectuar seguimiento a las instituciones autorizadas en Colombia para desarrollar el Programa de Adopción- Casas de Adopción y emisión de conceptos técnicos para la renovación de las licencias de funcionamiento.
13. Divulgar los contenidos, aplicación, control y seguimiento de los compromisos adquiridos por Colombia a partir de su entrada en vigor en el Convenio Relativo a la Protección del Niño y a la Cooperación en materia de Adopción Internacional suscrito en la Haya en mayo de 1993.
14. Estudiar, analizar, aprobar o no el ejercicio en materia de adopción en nuestro país, a los organismos acreditados y Agencias internacionales que coordinan con el ICBF el Programa de Adopción, además de ejercer el control y seguimiento a los mismos.
15. Controlar los informes de seguimiento post-adopción de niños adoptados por familias residentes en el exterior y coordinar acciones tendientes a la búsqueda de raíces (orígenes).
16. Elaborar periódicamente informes estadísticos generados por el Sistema de información.
17. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
18. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
19. Las demás que le sean asignada y/o delegadas.
ARTÍCULO 22. GRUPO DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS DE LA VIOLENCIA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo apoyará a la Subdirección de Intervenciones Directas, en la formulación e implementación de políticas, y programas de atención directa a niños afectados por la violencia resultado del conflicto armado. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Presentar a consideración de la Dirección General y la Dirección Técnica, la formulación de políticas públicas de atención a la población Infantil, jóvenes y familias víctimas del conflicto armado o en situación de desplazamiento forzado.
2. Estudiar, analizar y proponer a la Dirección General y la Dirección Técnica, los lineamientos técnico administrativos y financieros de los programas de atención a la población infantil, jóvenes y familias víctimas del conflicto armado o en situación de desplazamiento forzado.
3. Diseñar y coordinar el programa de atención a niños, jóvenes y familias desvinculados víctimas de la violencia.
4. Desarrollar e implementar, en el ámbito de la competencia del ICBF, un plan de asesoría, capacitación y seguimiento institucional para los operadores de los programas de atención a víctimas de conflicto armado.
5. Coordinar con la Dirección de Evaluación, un plan de evaluación y mejoramiento a la atención a víctimas del conflicto armado que presta el instituto.
6. Diseñar en coordinación con la Subdirección de Sistemas de Información de la Sede Nacional, el Sistema de Información para los programas de atención a la población infantil, jóvenes y familias víctimas del conflicto armado o en situación de desplazamiento forzado.
7. Coordinar con la Oficina Jurídica de la Sede Nacional Lineamientos de Orientación Legal, para las Regionales, Centros Zonales, y operadores, en relación con la atención a víctimas del conflicto armado.
8. Coordinar con la Oficina de Cooperación y Convenios, con Agencias Estatales y Privadas, en el ámbito Nacional e Internacional, la implementación de programas dirigidos a la atención de la población infantil, jóvenes y familias víctimas del conflicto armado o en situación de desplazamiento forzado.
9. Realizar la coordinación intersectorial e institucional en el tema de atención a niños afectados por minas antipersonales y objetos explosivos.
10. Coordinar con la Dirección de Evaluación y la Subdirección de Investigaciones la realización de proyectos y/o estudios de competencia del ICBF en el área de atención a víctimas de la violencia que sirvan de insumo a diferentes sectores del país para la atención a desvinculados del conflicto armado desplazamiento forzado.
11. Coordinar con el SNBF acciones tendientes a garantizar la eficacia de la gestión de políticas públicas, planes, programas y proyectos dirigidos a la atención de la población infantil, jóvenes y familias víctimas del conflicto armado o en situación de desplazamiento forzado.
12. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
13. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
14. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 23. GRUPO DE ALIMENTACIÓN Y NUTRICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo apoyará a la Subdirección de Intervenciones Directas, en el desarrollo del Plan Nacional de Alimentación y Nutrición. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Convocar y presidir el Comité Nacional de Nutrición y Seguridad Alimentaria (CONSA), que integra a las instituciones del orden nacional, públicas y Privadas relacionadas con alimentación y nutrición.
2. Liderar y coordinar con las entidades y dependencias correspondientes, la ejecución del Plan Nacional de Alimentación y Nutrición, para contribuir al mejoramiento de la situación alimentaria y nutricional de la población colombiana.
3. Adelantar acciones a nivel intersectorial e interinstitucional en cada una de las líneas de acción del PNAN con las entidades responsables del desarrollo le acciones en salud, nutrición, alimentación, educación, agricultura, comunicaciones y medio ambiente.
4. Realizar las acciones de intervención directa en el marco del PNAN, que se requieran en cumplimiento del plan de acción intrainstitucional.
5. Articular y coordinar con las Subdirecciones y los niveles regional y zonal del ICBF, las acciones del PNAN que son de competencia institucional, con el fin de apoyar el ejercicio del derecho a la alimentación y la nutrición de los niños y sus familias.
6. Participar en la reglamentación, elaboración y/o actualización de las normas técnicas y estándares de calidad institucionales e interinstitucionales correspondientes a los temas relacionados con las líneas de acción del Plan.
7. Asesorar a los niveles regionales y locales en el proceso de descentralización del PNAN mediante la formulación y ejecución de planes de alimentación y nutrición.
8. Coordinar con la Dirección General y la Subdirección de Investigaciones la realización de proyectos y/o estudios de competencia del ICBF en el área de alimentación y nutrición, que contribuyan al cumplimiento de los objetivos del PNAN y sirvan de insumo a diferentes sectores del país en temas como nutrición, salud pública, producción agrícola, composición de alimentos, fomento de estilos de vida saludable, entre otros.
9. Evaluar periódicamente las acciones desarrolladas en cumplimiento de los compromisos institucionales e intersectoriales del PNAN.
10. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
11. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 24. GRUPO HAZ PAZ. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo se encargará de dirigir y coordinar en forma suprasectorial el proceso de formación y el desarrollo de la Política Nacional de construcción de Paz y Convivencia Familiar Haz Paz y coordinar y concertar la política Haz Paz al interior del ICBF, para garantizar la apropiación institucional. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Coordinar el desarrollo técnico, operativo y administrativo de la Política Nacional de Construcción de Paz y Convivencia Familiar Haz Paz en el ICBF y en las demás instituciones Haz Paz.
2. Formular, hacer seguimiento y proponer ajustes al Plan Indicativo de la política y a los Planes Operativos institucionales Haz Paz.
3. Dirigir en forma concertada con instituciones Haz Paz el desarrollo e implementación de los componentes.
4. Fortalecer la organización institucional definida para la política Haz Paz.
5. Brindar asistencia técnica a las instituciones y niveles territoriales, para el logro de los objetivos y metas Haz Paz, de acuerdo con sus competencias.
6. Asistir a los equipos nacionales, departamentales y municipales en la puesta en marcha de la política Haz Paz.
7. Gestionar, articular y fortalecer los proyectos de cooperación internacional para el desarrollo de la política Haz Paz.
8. Impulsar la operación y la puesta en marcha del sistema de vigilancia en salud pública de la violencia intrafamiliar
9. Definir estrategias y mecanismos de vinculación y concertación de ONGs al desarrollo de la política.
10. Articular la política haz paz con los demás programas y grupos del ICBF.
11. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
12. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
13. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 25. GRUPO DE PRUEBAS DE FILIACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este Grupo de la Subdirección de Intervenciones Directas velará por el cumplimiento de la función del ICBF de emitir dictámenes periciales (antropo-heredobiológicos), solicitados por las autoridades competentes en los procesos de filiación de los menores. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Coordinar las acciones relacionadas con las pruebas de paternidad o maternidad con marcadores genéticos de ADN, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente, con el fin de garantizarle a los menores el derecho a la filiación.
2. Velar por el desarrollo del Sistema de Información para la administración de las solicitudes de pruebas en los procesos de filiación a nivel regional y nacional.
3. Gestionar la contratación con entidades públicas o privadas para la realización de las pruebas con marcadores genéticos de ADN.
4. Coordinar con las áreas y sectores involucrados en el tema, la realización de campañas educativas en el nivel nacional para crear conciencia pública sobre la importancia y los efectos de la paternidad o maternidad, como un mecanismo que contribuya a afianzar el derecho que tienen los niños a tener una filiación.
5. Coordinar con las áreas y sectores involucrados en el tema, la realización de la reglamentación y cumplimiento frente a lo establecido en la normatividad vigente, así como el desarrollo de la que se requiera para dar cumplimiento a la función asignada al ICBF, en lo que a esta materia se refiere.
6. Cumplir con las funciones establecidas en el Artículo Tercero del Decreto 1562 del 24 de julio de 2002, apoyando a la Subdirección de Intervenciones Directas, en el ejercicio de la Secretaría Técnica de la Comisión de Acreditación y Vigilancia de los Laboratorios que practican las pruebas de paternidad o maternidad con marcadores genéticos de ADN.
7. Velar por la conservación del archivo de las pruebas de los procesos de filiación para responder a los requerimientos y peticiones que sobre la materia formulen las diferentes áreas y regionales ICBF, los usuarios, entidades públicas y privadas, autoridades competentes y comunidad en general, a través de los diferentes medios utilizados por el ICBF.
8. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
9. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
10. Las demás que le sean asignadas y/o delgadas.
ARTÍCULO 26. GRUPO DE POBLACIONES ESPECIALES. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este Grupo apoyará a la Subdirección de Intervenciones Directas en la definición y gestión de políticas, planes y proyectos para la protección de poblaciones infantiles y juveniles en condición de especial vulnerabilidad. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Establecer criterios de priorización para la definición de políticas y planes de protección a poblaciones especiales y apoyar a la Dirección General para la implementación de las mismas.
2. Adelantar acciones de coordinación intersectorial e interinstitucional para garantizar la eficacia de la gestión de políticas, construir planes de acción y cualificar la atención de poblaciones especiales.
3. Participar en el diseño y desarrollo de los procesos de descentralización de los planes intersectoriales de protección a las poblaciones especiales, en los que el ICBF participe como corresponsable.
4. Articular y concertar con las demás áreas del ICBF y los niveles regional y zonal, las acciones definidas en los planes de acción como competencia institucional.
5. Participar en la actualización y validación de lineamientos y estándares de calidad de los servicios identificados como prioritarios para la atención a poblaciones especiales.
6. Coordinar con la Subdirección de Investigación y Desarrollo, el diseño y formulación de investigaciones relacionadas con las líneas de acción definidas para la protección de poblaciones especiales.
7. Coordinar con la oficina de Cooperación y Convenios el desarrollo y seguimiento de convenios relativos a la atención de poblaciones especiales.
8. Articular con las instancias competentes el manejo y consolidación de la información relevante, referida a las poblaciones especiales, para que sirva como soporte de la gestión de los planes de acción.
9. Coordinar con la oficina de comunicaciones las acciones de difusión y sensibilización necesarios para apoyar los procesos de transformación cultural identificados como prioritarios, con respecto a la protección de las poblaciones especiales.
10. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
11. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
12. Las demás que le sean asignadas y/o delgadas.
OFICINA DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 27. OFICINA DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Esta dependencia, se organizará internamente mediante los siguientes Grupos de Trabajo:
1. Grupo Procesos Misionales.
2. Grupo Procesos de Apoyo.
ARTÍCULO 28. GRUPO PROCESOS MISIONALES. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> El Grupo de Procesos Misionales de la Oficina de Control Interno brindará asesoría y asistencia a la jefatura de la OCI para la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno en los procesos misionales del Instituto. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Asesorar y apoyar el desarrollo del Sistema de Control Internó en las áreas y procesos misionales de todos los niveles de la Entidad y recomendar los ajustes y acciones correctivas que sean necesarias, de manera que permitan establecer las medidas pertinentes.
2. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos.
3. Fomentar en todos los niveles y dependencias del Instituto la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo de los procesos y productos en el cumplimiento de la misión institucional.
4. Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, planes y programas en las áreas misionales.
5. Evaluar la eficiencia y eficacia del sistema de control interno y verificar el cumplimiento de los controles definidos.
6. Evaluar programas específicos y llevar a cabo otros proyectos especiales, que le sean requeridos a la Oficina de Control Interno por la alta Dirección.
7. Realizar verificación y evaluación integral al Sistema de Control Interno, adoptando medidas de control y proponiendo correctivos inmediatos cuando sean necesarios.
8. Preparar la información y suministrar oportunamente los informes que sean requeridos por entes externos y que se encuentren regulados conforme a la legislación Colombiana vigente.
9. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
10. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
11. Las demás que le sean asignadas y/o delgadas.
ARTÍCULO 29. GRUPO PROCESOS DE APOYO. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo brindará asesoría y asistencia a la jefatura de la Oficina de Control Interno para la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno en los procesos y áreas de apoyo del instituto. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Asesorar y apoyar el desarrollo del Sistema de Control Interno en las áreas financieras, contables, presupuestales, de administración de recursos tecnológicos, físicos, y logísticos, así como del talento humano de todos los niveles de la Entidad y recomendar los ajustes y acciones correctivas que sean necesarias, de manera que permitan establecer las medidas pertinentes.
2. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos.
3. Fomentar en todos los niveles y dependencias del Instituto la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo de los procesos y productos en el cumplimiento de la misión institucional.
4. Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, planes y programas en los procesos y áreas financieras, contables, presupuestales, de administración de recursos tecnológicos, físicos, y logísticos, así como del talento humano.
5. Evaluar la eficiencia y eficacia del sistema de control interno y verificar el cumplimiento de los controles definidos.
6. Evaluar los registros contables y operaciones financieras, con el fin de asegurar que representen adecuadamente los hechos económicos y financieros ocurridos en el Instituto y que éstos se han realizado según principios contables de aceptación general.
7. Evaluar programas específicos y llevar a cabo otros proyectos especiales, que le sean requeridos a la Oficina de Control Interno por la alta Dirección.
8. Realizar verificación y evaluación integral al Sistema de Control Interno, adoptando medidas de control y proponiendo correctivos inmediatos cuando sean necesarios.
9. Preparar la información y suministrar oportunamente los informes que sean requeridos por entes externos y que se encuentren regulados conforme a la legislación colombiana vigente.
10. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
11. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
12. Las demás que le sean asignadas y/o delgadas.
OFICINA JURÍDICA.
ARTÍCULO 30. OFICINA JURÍDICA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Esta dependencia, se organizará internamente mediante Grupos de Trabajo:
1. Grupo de Familia
2. Grupo de Contratos
3. Grupo de Asesoría Jurídica
4. Grupo de Representación Judicial
ARTÍCULO 31. GRUPO DE FAMILIA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo esta llamado principalmente a asesorar a todas las instancias que así lo requieran sobre la interpretación y aplicación de las normas de derecho de familia y de menores. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Asesorar a las dependencias de la Sede Nacional y a las Direcciones Regionales y de Agencia, en especial a los grupos jurídicos y abogados que cumplan tales funciones en cuanto a la interpretación y aplicación de las normas de Derecho de Familia y de Menores.
2. Asesorar a los Defensores de Familia, sobre la interpretación y aplicación de las normas de Derecho de Familia y de Menores, con el fin de mantener la unidad doctrinaria en los asuntos de competencia de estas ramas del Derecho.
3. Asesorar a las dependencias del ICBF en la formulación de soluciones de los conflictos y controversias relacionadas con la aplicación e interpretación del Derecho de Familia y de Menores y brindar asesoría legal sobre trámites de adopción que se realicen en el país a quienes lo soliciten.
4. Preparar las propuestas de reglamentación legal relacionadas con el Derecho de Familia y de Menores; compilar, difundir, divulgar y socializar las normas, doctrina y jurisprudencia sobre la misma materia.
5. Proyectar para la Dirección General, en segunda instancia, los actos administrativos mediante los cuales se resuelven los recursos de apelación, de adopción y de personerías jurídicas y licencias de funcionamiento de las casas de adopción.
6. Proyectar conceptos y consultas para la jurisdicción constitucional, ordinaria y contenciosa relacionados con Derecho de Familia y de Menores.
7. Expedir conceptos y proyectar respuestas a los derechos de petición relacionados directamente con la interpretación y aplicación de las normas de Derecho de Familia y de Menores, solicitados y formulados por los servidores públicos del ICBF, entidades públicas, privadas y particulares.
8. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
9. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
10. Las demás que le sean asignadas y/o delgadas.
ARTÍCULO 32. GRUPO DE CONTRATOS. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo adelantará los procesos contractuales del ICBF Sede Nacional y dará las directrices nacionales sobre contratación. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Adelantar los procesos contractuales requeridos por las dependencias de la Sede Nacional.
2. Elaborar, legalizar y liquidar los contratos que requieran las diferentes áreas, previo cumplimiento del procedimiento establecido en la Ley 80 de 1993, sus Decretos reglamentarios y los procedimientos internos que para el efecto establezca la entidad.
3. Proyectar las Resoluciones que en materia de contratación se requieran.
4. Actualizar la normatividad y fijar las directrices en materia de contratación e informar las mismas a las diferentes dependencias de la Sede Nacional, así como a regionales y agencias.
5. Asesorar en materia de contratación a las diferentes dependencias de la Sede Nacional, así como a las regionales y agencias.
6. Consolidar y publicar periódicamente la información de contratos celebrados y ejecutados en el nivel nacional.
7. Proyectar respuesta a consultas y derechos de petición relacionados con el tema de contratación.
8. Archivar y custodiar los contratos celebrados en la Sede Nacional.
13. <sic> Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
14. <sic>Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
15. <sic> Las demás que le sean asignadas y/o delgadas.
ARTÍCULO 33. GRUPO DE ASESORÍA JURÍDICA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo se encargará de mantener la actualización normativa relacionada con la prestación de servicios del ICBF y asesoramiento jurídico a la Sede Nacional, Regionales y Agencias. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Realizar los estudios jurídicos necesarios con el fin de expedir conceptos jurídicos.
2. Revisar los actos administrativos que requieran análisis jurídico, proyectados para firma de la Dirección General y el Consejo Directivo y que, por competencia, no correspondan a otra dependencia.
3. Asesorar jurídicamente a la Sede Nacional, Regionales y Agencias del ICBF, en cuanto a la interpretación y aplicación de diferentes normas.
4. Elaborar los proyectos de Resolución mediante los cuales se resuelvan recursos para la firma de la Dirección General que por competencia no correspondan a otra dependencia.
5. Mantener actualizada la normatividad relacionada con los servicios que presta el ICBF a través de sus programas.
6. Conservar la unidad doctrinaria en la interpretación de las diferentes normas, en especial, las aplicables a la prestación de servicios del ICBF a través de sus programas.
7. Asesorar a las diferentes áreas del ICBF en la preparación de propuestas de normatividad y reglamentación legal, relacionadas con los servicios que presta el instituto y que requieran ser presentadas ante la Dirección General.
8. Proyectar los derechos de petición de competencia de este grupo de trabajo.
9. Realizar todas las actividades que sean competencia de la Oficina Jurídica, relacionadas con el Programa de Vivienda que el ICBF tiene a favor de sus servidores.
10. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
11. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
12. Las demás qué le sean asignadas y/o delgadas.
ARTÍCULO 34. GRUPO DE REPRESENTACIÓN JUDICIAL. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo garantizará la defensa de los intereses del ICBF judicial y extrajudicialmente y dará las directrices nacionales de defensa de la entidad. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Asistir y asesorar jurídicamente a la Sede Nacional, Regionales y Agencias del ICBF en el trámite y solución de todos los asuntos que se presenten en la gestión del instituto, así como por razón de su vocación hereditaria o de bienes vacantes o mostrencos.
2. Representar extrajudicial y judicialmente el instituto, así como consolidar la información actualidad sobre los procesos judiciales y extrajudiciales, y coordinar y mantener actualizada el estado de las denuncias de bienes vacantes, mostrencos y vocaciones hereditarias.
3. Proyectar los actos administrativos, derechos de petición y tutelas de competencia de este grupo de trabajo.
4. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
5. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
6. Las demás que le sean asignadas y/o delgadas.
OFICINA DE COMUNICACIONES Y ATENCIÓN AL CIUDADANO.
ARTÍCULO 35. OFICINA DE COMUNICACIONES Y ATENCIÓN AL CIUDADANO. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Esta dependencia, se organizará internamente mediante los siguientes Grupos de Trabajo:
1. Grupo de prensa
2. Grupo de comunicación organizacional
3. Grupo de Información virtual
4. Grupo de Apoyo Editorial
5. Grupo de Programas y Estrategias de Comunicación Multimodal
ARTÍCULO 36. GRUPO DE PRENSA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo apoyará a la Oficina de Comunicaciones y Atención al ciudadano en la lectura, análisis, acompañamiento y propuesta de un plan de medios periodísticos internacionales, nacionales, regionales, y locales, que permitan el posicionamiento de la Entidad. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Asesorar a la dirección general y a los técnicos productores de la información, para el desempeño frente a medios, de acuerdo con la política de comunicaciones establecida en la institución.
2. Analizar diariamente las noticias relacionadas con el quehacer del ICBF.
3. Realizar la producción de información y oferta permanente datos, documentos, estudios y noticias emanadas del SNBF, para los medios locales, regionales, nacionales e internacionales.
4. Integrar las estrategias de mercadeo social y educativas en el ejercicio diario de la oferta y demanda periodística.
5. Realizar acompañamiento a las regionales en el área de su competencia.
6. Integrarse y articularse con las demás áreas funcionales de la oficina de comunicaciones del ICBF, con el fin de lograr un desempeño eficaz, con resultados medibles y verificables de manera específica en su dependencia.
7. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
8. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
9. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 37. GRUPO DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo apoyará a la Oficina de Comunicaciones y Atención al ciudadano brindando asistencia a la entidad y específicamente al área de recursos humanos en el diseño, implementación y desarrollo permanente de programas para la inducción, reinducción e información y continua de los usuarios internos del I.C.B.F. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Coordinar, en conjunto con la Dirección General y con el área de recursos humanos de la institución los programas de comunicación e información dirigidos a los clientes internos del ICBF.
2. Diseñar, implementar y evaluar las estrategias de comunicación internas del ICBF que tengan como objetivo el mejoramiento del clima, la cultura organizacional y la complementación de los programas de información y capacitación del recurso humano en los temas y áreas que deben ser dominados en conjunto por los servidores del ICBF, para la optimización de su desempeño.
3. Impulsar en coordinación con las áreas administrativa y de recursos humanos la consolidación de los programas de educación para la promoción de la salud ocupacional y la prevención de las enfermedades y los riesgos profesionales.
4. Asistir a las regionales en el diseño, implementación y desarrollo de estrategias específicas de comunicación organizacional.
5. Integrarse y articularse con las demás áreas funcionales de la oficina de comunicaciones del ICBF, con el fin de lograr un desempeño eficaz, con resultados medibles y verificables de manera específica en su dependencia.
6. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
7. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
8. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 38. GRUPO DE INFORMACIÓN VIRTUAL. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo diseñará desarrollará y coordinará, la información producida por la institución, en todos los aspectos técnicos asistenciales y de divulgación general y específica producida en coordinación con la oficina y dirigida a las diferentes audiencias consumidoras de información por medios electrónicos. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Coordinar con el área de sistemas e informática el funcionamiento, alcance y objetivos de la web del ICBF, en concordancia con la política de comunicaciones y establecer, con todas las áreas productoras de información del ICBF, los contenidos a ser publicados por este medio.
2. Mantener comunicación permanente con los coordinadores del Centro de Documentación de Niñez y Familia, del Cali Center, de la Oficina de Atención al Usuario, para la alimentación de este medio, que resulte en una información adecuada, veraz, oportuna y pertinente.
3. Mantener actualizado al día el sitio electrónico del ICBF y realizar los enlaces ó links necesarios para ofrecer al visitante la información global, precisa y completa sobre su consulta.
4. Realizar el análisis del desarrollo y desempeño del sitio, para implementar los ajustes necesarios.
5. Integrarse y articularse con las demás áreas funcionales de la oficina de comunicaciones del ICBF, con el fin de lograr un desempeño eficaz, con resultados medibles y verificables de manera específica en su dependencia.
6. Realizar acompañamiento a las regionales en el área de su competencia.
7. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
8. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
9. Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.
ARTÍCULO 39.- GRUPO DE APOYO EDITORIAL. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Este grupo coordinará en conjunto con el consejo editorial constituido por la dirección, la producción editorial del I.CB.F, nivel nacional y regional. Dirigirá el proceso editorial y el acompañamiento técnico del mismo, a las áreas productoras del contenido. Realizará los procedimientos para la legalización y registro de los libros, así como hacer cumplir la normatividad atinente a derechos de autor. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Coordinar con las áreas productoras de contenido y material editorial e impreso, todo el proceso de producción editorial, una vez este contenido haya sido probado para su publicación, por el comité editorial del ICBF.
2. Emitir conceptos, presentar sugerencias y dar pautas en relación con el diseño y la diagramación de toda clase de materiales impresos (formatos, tipografía, ilustraciones, fotografías).
3. Garantizar que toda la producción editorial del ICBF tenga unidad de imagen.
4. Realizar acompañamiento a las regionales en el área de su competencia.
5. Integrarse y articularse con las demás áreas funcionales de la oficina de comunicaciones del ICBF, con el fin de lograr un desempeño eficaz, con resultados medibles y verificables de manera específica en su dependencia.
6. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
7. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
8. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 40. GRUPO DE PROGRAMAS Y ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN MULTIMODAL. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Dirigir, la articulación con cada una de las áreas del nivel nacional y regional del instituto, el diseño, implementación análisis y reorientación de las estrategias de comunicación para apoyo de los programas técnicos. Este grupo funcional tiene dos campos de acción desde una clasificación poblacional urbana y rural. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Realizar con cada una de las áreas técnicas y de promoción del ICBF, el análisis de los objetivos para cada población a cargo, determinar los elementos de comunicación a ser divulgados para la consecución de esos objetivos y establecer los alcances de cada estrategia de comunicaciones, de acuerdo con los recursos técnicos, logísticos, económicos y de recurso humano comprometido con el programa a apoyar.
2. Diseñar, implementar y evaluar las estrategias y programas que apoyen los ejes misionales del ICBF y realizar todos los ajustes necesarios.
3. Buscar todos los recursos necesarios para la implementación de cada estrategia, de acuerdo con los criterios de mercado y audiencia; con los criterios de comunicación masiva, alternativa, interpersonal ó grupal.
4. Realizar acompañamiento a las regionales en el área de su competencia.
5. Integrarse y articularse con las demás áreas funcionales de la oficina de comunicaciones del ICBF, con el fin de lograr un desempeño eficaz, con resultados medibles y verificables de manera específica en su dependencia.
6. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
7. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
8. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 41. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Los Grupos de que trata la presente Resolución realizarán las funciones asignadas, atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación, apoyando las actividades orientadas a fortalecer el funcionamiento del Sistema de Control Interno del ICBF.
ARTÍCULO 42. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Cada uno de los Grupos de que trata la presente Resolución debe asesorar técnicamente a regionales y agencias respecto a la operación y uso del Sistema de Información, que por competencia corresponda al Grupo, así como coordinar con la Subdirección de Sistemas de Información los ajustes, modificaciones y adiciones que al mismo deban realizarse de acuerdo con los procesos institucionales.
ARTÍCULO 43. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Los Grupos de que trata la presente Resolución deben participar en la elaboración, ejecución y evaluación de los planes de acción en su respectiva área.
ARTÍCULO 44. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Los Grupos de que trata la presente Resolución adoptarán y ajustarán los procesos y procedimientos correspondientes al área, según la metodología impartida por la Secretaría General.
ARTÍCULO 45. FUNCIONES ADICIONALES DE LOS GRUPOS. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> Los grupos que integran la organización de las Direcciones y Subdirecciones del Instituto, en la Sede Nacional, además, de las funciones específicas a ellos atribuidas en la presente Resolución, ejercerán las que determine esta Dirección, de acuerdo con la funcionalidad y el criterio de especialidad que se requiera. Igualmente, se ocuparán de los distintos asuntos que mediante reparto se les encomiende en consideración con las funciones que cumple el Instituto.
Así mismo, los grupos ejercerán las actividades inherentes y complementarias, requeridas para el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las cuales están adscritos.
VIGENCIA.
ARTÍCULO 46. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 191 de 2005> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 0572 del 23 de marzo de 2000 y las disposiciones que le sean contrarias
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá a los 16 MAYO 2003
JAVIER ALONSO LASTRA FUSCALDO
Secretario General encargado de las funciones de
Director General