RESOLUCIÓN 191 DE 2005
(14 febrero)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - ICBF
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013>
“Por la cual se establecen los Grupos Internos de Trabajo de las dependencias de la Sede Nacional del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se dictan otras disposiciones”
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE
BIENESTAR FAMILIAR
En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, el artículo 24 del Decreto 003264 del 30 de diciembre de 2002, y
CONSIDERANDO:
Que el inciso 2o del artículo 115 de la Ley 489 de 1998 dispone que los representantes legales de los organismos o entidades del Estado, podrán crear y organizar grupos internos de trabajo con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia y eficacia los objetivos, políticas y programas.
Que el artículo 24 del Decreto 003264 del 30 de diciembre de 2002 establece que la Directora General del ICBF autónomamente podrá crear mediante resolución interna y soportada en una justificación técnica, los grupos funcionales que se requieran para optimizar el funcionamiento de la institución.
Que el artículo 13 del Decreto 4150 del 10 de diciembre de 2004 dispone que los empleados de las entidades estatales allí indicadas, en donde no exista el empleo de Jefe de Sección y que tengan a su cargo la coordinación o supervisión de grupos internos de trabajo creados mediante resolución del jefe del organismo respectivo, percibirán mensualmente un reconocimiento por coordinación del veinte (20%) adicional al valor de la asignación básica mensual, del empleo del cual sean titulares durante el tiempo que ejerzan tales funciones.
Que en los incisos segundo y tercero del citado artículo se establece que para percibir tal reconocimiento en las entidades descentralizadas, se debe contar con la aprobación previa de la Junta o Consejo Directivo respectivo, la disponibilidad presupuestal correspondiente y que además el empleado no pertenezca a los niveles Directivo, Asesor o Ejecutivo.
Que para atender las necesidades del servicio y cumplir de manera eficiente y eficaz los objetivos, políticas y programas del INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR, es necesaria la conformación del Grupo Jurídico Laboral en la Dirección de Gestión Humana; el Grupo de Producción, Compra y Distribución de Alimentos en la Dirección Administrativa y el Grupo de Jurisdicción Coactiva en la Oficina Jurídica.
Que teniendo en cuenta las funciones asignadas a los Grupo Internos de Trabajo de Servicios Administrativos y Desarrollo Integral del Talento Humano de la Dirección de Gestión Humana Sede Nacional, a partir de la expedición de la presente Resolución se denominarán Registro y Control y Desarrollo Organizacional, respectivamente.
Que con el fin de responder a los requerimientos del nivel nacional es necesario modificar las funciones del Grupo Interno de Trabajo de Almacén e Inventarios de la Dirección Administrativa.
Que mediante la Resolución 00888 del 16 de mayo de 2003 modificada por la Resolución 1603 del 19 de agosto de 2003, se crearon grupos internos de trabajo en las dependencias de la Sede Nacional de la entidad.
Que es preciso unificar en un solo acto administrativo la reglamentación de los grupos internos de trabajo de la Sede Nacional, adecuar su denominación y suprimir el grupo de apoyo editorial de la Oficina de Comunicaciones y atención al ciudadano ya que actualmente no esta operando.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Establecer y organizar los grupos internos de trabajo de las dependencias que integran la organización interna de la Sede Nacional del INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR.
SECRETARÍA GENERAL.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Las dependencias adscritas a la Secretaría General tendrán los grupos internos de trabajo que se crean y organizan en el articulado de este capítulo.
ARTÍCULO 3o. DIRECCIÓN FINANCIERA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 1580 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Esta dependencia estará organizada internamente mediante los siguientes grupos de trabajo:
1. Grupo de Presupuesto
2. Grupo de Contabilidad
3. Grupo de Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión
4. Grupo de Tesorería
5. Grupo de Recaudo
6. Grupo Financiero Sede Nacional.
ARTÍCULO 4o. GRUPO DE PRESUPUESTO. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 1580 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Este grupo es el responsable del adecuado manejo, control y seguimiento del presupuesto de la entidad. Para tal fin cumplirá con las siguientes funciones:
1. Diseñar, proponer, apoyar y aplicar políticas, normas, instrumentos, procesos y procedimientos para la programación, elaboración, modificación, ejecución, control, seguimiento y manejo del presupuesto de la entidad, al igual que para su mejoramiento continúo en concordancia con las políticas establecidas por la Dirección General, la Secretaría General y la Dirección Financiera.
2. Participar en la elaboración del anteproyecto del presupuesto de ingresos y gastos, definiendo con las Direcciones de Planeación, Técnica y Administrativa, los responsables y el cronograma de actividades para su cumplimiento, conforme con los lineamientos y directrices de Planeación Nacional, Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Dirección General de la Entidad.
3. Definir criterios y parámetros para la programación financiera de los recursos de la vigencia siguiente, en coordinación con las Direcciones Técnica, de Planeación y Administrativa.
4. Evaluar y conceptuar sobre la viabilidad financiera, en relación con las modificaciones a las apropiaciones iniciales en todos los programas y en los diferentes proyectos y modalidades de los servicios que presta el instituto.
5. Elaborar el plan de acción del área, de acuerdo con los procedimientos establecidos y diseñar e implementar los instrumentos necesarios de evaluación y seguimiento para garantizar su cumplimiento.
6. Evaluar el comportamiento de ingreso, el flujo de efectivo y la liquidez real, con base en el comportamiento del recaudo, para proponer en coordinación con el Grupo de Tesorería las modificaciones necesarias al Programa Anual de Caja.
7. Analizar de manera permanente el comportamiento del presupuesto y proponer de manera oportuna los ajustes y correctivos a que haya lugar.
8. Dar cumplimiento a la elaboración de los informes de ejecución y gestión presupuestal de ingresos y gastos, requeridos a nivel externo e interno, de acuerdo con los plazos y condiciones establecidas.
9. Apoyar, participar y proponer ajustes a los proyectos y procesos tecnológicos y operativos definidos para la solución de sistemas de información y la adecuada operatividad del grupo.
10. Coordinar, atender y brindar asistencia técnica y capacitación a las dependencias del nivel nacional y regional del Instituto, en asuntos de su competencia.
11. Efectuar la evaluación financiera, operativa, económica y evaluación de impacto de los proyectos, iniciativas legislativas y nuevos procesos, que afecten los ingresos de la entidad en aspectos de su competencia, expidiendo conceptos sobre los mismos, cuando así se requiera.
12. Dar cumplimiento a los requerimientos y compromisos adquiridos con los entes de control, frente a las responsabilidades que le competen.
13. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo, manteniéndolos debidamente documentados y actualizados.
14. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 5o. GRUPO DE CONTABILIDAD. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 1580 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Este grupo es el responsable de la consolidación, administración, seguimiento y control de la información financiera, contable y tributaria de la entidad. Para tal fin cumplirá las siguientes funciones:
1. Diseñar, proponer, apoyar y aplicar políticas, normas, instrumentos, procesos y procedimientos para la elaboración, modificación, presentación, control, seguimiento y manejo de la información financiera de la entidad y de los reportes que sean requeridos, al igual que para su mejoramiento continuo, en concordancia con las políticas establecidas por la Dirección General, la Secretaría General y la Dirección Financiera.
2. Elaborar el plan de acción del área, de acuerdo con los procedimientos establecidos y diseñar e implementar los instrumentos necesarios de evaluación y seguimientos para garantizar su cumplimiento.
3. Consolidar la información contable, elaboración y presentación de estados contables de la entidad de acuerdo con las normas vigentes para tal fin.
4. Elaborar, aprobar, suscribir y presentar las declaraciones e información tributaria con base en los estados contables y la normatividad vigente.
5. Velar por la elaboración mensual de las conciliaciones bancarias y analizar y conciliar las demás cuentas contables que así lo requieran y hacer el seguimiento para que las áreas realicen los ajustes a que haya lugar de manera oportuna.
6. Velar por la organización, conservación y tenencia de los libros de contabilidad, estados contables, notas e informes complementarios, correspondencia y demás documentos del área.
7. Coordinar, atender, elaborar e implementar instructivos, brindar asistencia técnica y capacitación a las dependencias del Nivel Nacional Regionales y Seccionales del Instituto, en temas contables, tributarios y demás asuntos de su competencia.
8. Asesorar y coordinar con las diferentes instancias de la Entidad en normas y procedimientos a seguir para la aplicación de la normatividad en materia de depuración contable, con el fin de mantener la sostenibilidad del Sistema Contable del ICBF.
9. Estudiar y conceptuar financieramente sobre la documentación de las entidades que prestan el servicio de Adopción y Casa Maternas para efectos de la emisión de la Licencia de Funcionamiento, al igual que efectuar visitas de acompañamiento cuando se requiera.
10. Dar cumplimiento a la elaboración de los informes de gestión del área contable, requeridos a nivel externo e interno, de acuerdo con los plazos y condiciones establecidas.
11. Apoyar, participar y proponer ajustes a los proyectos y procesos tecnológicos y operativos definidos para la solución del sistema de información y la adecuada operatividad del grupo.
12. Dar cumplimiento a los requerimientos y compromisos adquiridos con los entes de control, frente a las responsabilidades que le competen.
13. Ejecutar autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo, manteniéndolos debidamente documentados y actualizados.
14. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 6o. GRUPO DE PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO FINANCIERO Y DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> <Artículo modificado por el artículo 4 de la Resolución 1580 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Este grupo es el responsable de realizar la proyección consolidación, análisis, documentación, acompañamiento y seguimiento de los recursos financieros a fin de generar información que permita una adecuada y oportuna toma de decisiones, así como apoyar a la Dirección Financiera en el control y seguimiento de las actividades realizadas para dar cumplimiento a la gestión de la misma. Para tal fin cumplirá las siguientes funciones:
1. Diseñar, proponer, apoyar y aplicar políticas, normas, instrumentos, procesos y procedimientos para la elaboración, modificación, presentación, control, seguimiento y manejo de la información financiera de la entidad y de los reportes que sean requeridos, al igual que para su mejoramiento continuo, en concordancia con las políticas establecidas por la Dirección General, la Secretaría General y la Dirección Financiera.
2. Apoyar a los grupos de la Dirección Financiera en la elaboración del Plan de Acción y efectuar su consolidación, de acuerdo con los procedimientos establecidos, así como diseñar e implementar los instrumentos necesarios de evaluación, y seguimiento para garantizar su cumplimiento.
3. Apoyar la elaboración y desarrollo del plan financiero y operativo anual de ejecución e inversión de la entidad.
4. Proponer directrices, sistemas y procedimientos para el desarrollo de las actividades relacionadas con el manejo de los recursos financieros de la entidad.
5. Apoyar la consolidación y análisis de la información presupuestal, contable, de tesorería y de recaudo con el fin de generar reportes y recomendaciones oportunas para su depuración y adecuado manejo y control.
6. Coordinar y apoyar con los grupos de La Dirección Financiera el suministro de información interna y externa, llevando un control de la misma de forma tal que permita hacer un adecuado seguimiento frente a la calidad, oportunidad, usuarios y demás aspectos que faciliten el control, seguimiento y seguridad de la información emitida por el área.
7. Generar los reportes gerenciales para los diferentes usuarios en los términos, plazos y condiciones requeridos a través de la Dirección General, Secretaria General y Dirección Financiera.
8. Consolidar y llevar el control y seguimiento del cumplimiento de las obligaciones, planes de acción planes de mejoramiento, informes y reportes a cargo de cada una de las áreas de la Dirección Financiera, efectuando recomendaciones oportunas para las situaciones que así lo ameriten.
9. Liderar y controlar la permanente actualización de los procesos y procedimientos a cargo de la Dirección Financiera.
10. Evaluar en coordinación con otros grupos del área financiera las condiciones financieras de los convenios de recaudo y del mercado de dinero para la inversión de los excedentes de tesorería cuando sea requerido.
11. Apoyar la preparación de los Acuerdo en materia financiera para presentar al Consejo Directivo.
12. Establecer los criterios financieros de selección para la adjudicación de las licitaciones y participar en la evaluación cuando así se requiera.
13. Coordinar, atender, elaborar e implementar instructivos, brindar asistencia técnica y capacitación a las dependencias del Nivel Nacional y Regional del Instituto, en temas de información financiera en concordancia con los grupos de la Dirección Financiera.
14. Apoyar, participar y proponer ajustes a los proyectos y procesos tecnológicos y operativos definidos para la solución de sistemas de información y la adecuada operatividad del grupo.
15. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo, manteniéndolos debidamente documentados y actualizados.
16. Apoyar la verificación, análisis, seguimiento y control de los proyectos a cargo de la Dirección.
17. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
<Función adicionada por el artículo 1 de la Resolución 2331 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Aprobar, la ampliación de la vigencia de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal dentro de la respectiva vigencia fiscal, siempre y cuando estén amparando un proceso precontractual en curso y la solicitud de su ampliación la efectúe el Director Regional o Seccional debidamente justificada, al menos 5 días hábiles antes de su vencimiento.
ARTÍCULO 7o. GRUPO DE TESORERÍA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> <Artículo modificado por el artículo 5 de la Resolución 1580 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Este grupo es el responsable de la adecuada coordinación, manejo, control y seguimiento de los recursos de tesorería de la entidad. Para tal fin cumplirá las siguientes funciones:
1. Diseñar, proponer, apoyar y aplicar políticas, normas, instrumentos, procesos y procedimientos para la programación, elaboración, modificación, ejecución, control, seguimiento y manejo delios recursos de tesorería de la Entidad, al igual que para su mejoramiento continuo, en concordancia con las políticas establecidas por la Dirección General, la Secretaría General y la Dirección Financiera.
2. Elaborar el plan de acción del área, de acuerdo con los procedimientos establecidos y diseñar e implementar los instrumentos necesarios de evaluación y seguimiento para garantizar su cumplimiento.
3. Efectuar una adecuada planeación de los recursos financieros del recaudo y manejo de fondos provenientes de las diferentes fuentes de financiación para garantizar el pago de las obligaciones de la Entidad.
4. Coordinar las operaciones de Tesorería con las Regionales, Seccionales y la Sede Nacional en relación con operaciones de registro y control del flujo de recursos recaudados y pagos.
5. Consolidar, coordinar y efectuar seguimiento a la programación, ejecución, y liberación del PAC de acuerdo con los procedimientos establecidos, las aprobaciones dadas por diferentes niveles de autorización y los requerimientos recibidos. En caso de que producto del análisis realizado detecte pagos por encima del PAC asignado, proceder a reportar a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
6. Efectuar la administración del efectivo, las inversiones y manejo de los excedentes de tesorería de acuerdo con la normatividad establecida y dentro de las políticas definidas por la entidad.
7. Realizar y controlar los giros efectuados a las Regionales, Seccionales y Sede Nacional de acuerdo con los requerimientos de las mismas, previa verificación del saldo disponible del PAC asignado de los recursos propios y de la nación y del cumplimiento de las condiciones establecidas para la solicitud en concordancia con el cronograma y el PAC distribuido.
8. Controlar y garantizar la correcta ejecución de los giros bancarios, transferencias y en general pagos de las obligaciones de la entidad, previo cumplimiento de los requisitos legales y normativos.
9. Depurar y hacer seguimiento a las conciliaciones bancarias de las cuentas del Nivel Nacional, las Regionales, las Seccionales y la Sede Nacional en coordinación con el grupo de contabilidad.
10. Elaborar los parámetros y supervisar el adecuado manejo de las cajas menores, proponiendo los mecanismos de control en coordinación con el grupo de contabilidad.
11. Apoyar la evaluación de los convenios que se celebren con las entidades financieras para el recaudo de los recursos y el manejo de las inversiones.
12. Presentar dentro de los plazos y condiciones requeridas la declaración centralizada de Retención en la fuente, de IVA y Timbre y demás a que haya lugar.
13. Dar cumplimiento a la elaboración de los informes de ejecución y gestión de los recursos de tesorería, requeridos a nivel externo e interno, de acuerdo con los plazos y condiciones establecidas.
14. Coordinar, atender y brindar asistencia técnica y capacitación a las dependencias del Nivel Nacional y Regional del Instituto, en asuntos de su competencia.
15. Apoyar, participar y proponer ajustes a los proyectos y procesos tecnológicos y operativos definidos para la solución de sistemas de información y la adecuada operatividad del grupo.
16. Efectuar la evaluación financiera, operativa, económica y evaluación de impacto de los proyectos, iniciativas legislativas y nuevos procesos, que afecten los ingresos de la entidad en aspectos de su competencia, expidiendo conceptos sobre los mismos, cuando así se requiera.
17. Dar cumplimiento a los requerimientos y compromisos adquiridos con los entes de control, frente a las responsabilidades que le competen.
18. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo, manteniéndolos debidamente documentados y actualizados.
19. Controlar el número de pagos con el número de planillas recibidas y procesadas por cada banco en forma diaria y mensual.
20. Verificar el registro en cada Regional y Seccional de la Información de los procesos diarios en la contabilidad, presupuesto y en el sistema de información de recaudo.
21. Verificar que la información histórica de cada planilla correspondiente a los procesos diarios se almacene en forma adecuada y segura para garantizar el soporte de cada operación que tiene en este sistema.
22. Procesar, verificar, conciliar, registrar la información del pago de aportes para fiscales a través de la Planilla Única de Liquidación de Aportes.
23. Elaborar los análisis económicos y financieros que se requieran en la Dirección Financiera.
24. Elaboración de los soportes correspondientes a las notas contables, organizado por planilla.
25. Análisis y seguimiento a las planillas descuadradas y las planillas con valor de aporte cero.
26. Realizar la verificación de los pagos dobles por cada una de las regionales a las que afecte el pago, según procedimiento, control de las resoluciones emitidas por las devoluciones.
27. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo, manteniéndolos debidamente documentados y actualizados.
ARTÍCULO 8o. GRUPO DE RECAUDO. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> <Artículo modificado por el artículo 6 de la Resolución 1580 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Este grupo es el responsable de desarrollar procesos que garanticen el adecuado manejo, control y seguimiento del recaudo, fiscalización y la cartera de la entidad. Para tal fin cumplirá las siguientes funciones:
1. Diseñar, proponer, apoyar y aplicar políticas, normas, instrumentos, procesos y procedimientos para la elaboración, modificación, presentación, control, seguimiento y manejo del recaudo, registro de cartera, cobro y fiscalización del aporte para fiscal a favor de la Entidad, al igual que para su mejoramiento continuo, en concordancia con las políticas establecidas por la Dirección General, la Secretaría General y la Dirección Financiera.
2. Elaborar el plan de acción del área, de acuerdo con los procedimientos establecidos y diseñar e implementar los instrumentos necesarios de evaluación y seguimiento para garantizar su cumplimiento.
3. Presentar, proponer y ejecutar alternativas de fortalecimiento a la promoción, recaudo, registro de cartera, fiscalización y cobro del aporte para fiscal a favor de la entidad.
4. Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de ingresos por el aporte parafiscal.
5. Programar las metas de las Regionales y Seccionales de ingresos por aporte para fiscal a favor de la entidad y efectuar el seguimiento al cumplimiento de las mismas.
6. Proponer e implementar acciones tendientes a reducir los niveles de evasión y elusión en el pago de los aportes para fiscales.
7. Llevar un adecuado y oportuno control de la cartera, con el fin de garantizar la ejecución de acciones oportunas dentro de los tiempos requeridos para su cobro a través de las diferentes acciones prejurídicas y jurídicas.
8. Controlar la gestión de los canales de captación relacionados con los ingresos de los aportes para fiscales en coordinación con el grupo de tesorería.
9. Realizar las acciones tendientes a dar cumplimiento a la imposición de sanciones, cuando fuere del caso, a quien incumpla las disposiciones y normas del aporte para fiscal al Instituto.
10. Brindar asistencia técnica y efectuar la evaluación y seguimiento a las Regionales y Seccionales del Instituto en asuntos relacionados con el aporte para fiscal del Instituto.
11. Dar cumplimiento a la elaboración de los informes de ejecución y gestión de los recaudos, cobro, fiscalización, cartera requeridos a nivel externo e interno, de acuerdo con los plazos y condiciones establecidas.
12. Coordinar, atender y brindar asistencia técnica y capacitación a las dependencias del nivel nacional y regional del Instituto, en asuntos de su competencia.
13. Apoyar, participar y proponer ajustes a los proyectos y procesos tecnológicos y operativos definidos para la solución de sistemas de información y la adecuada operatividad del grupo.
14. Efectuar la evaluación financiera, operativa, económica y evaluación de impacto de los proyectos, iniciativas legislativas y nuevos procesos, que afecten los ingresos de la entidad en aspectos de su competencia, expidiendo conceptos sobre los mismos, cuando así se requiera.
15. Dar cumplimiento a los requerimientos y compromisos adquiridos con los entes de control, frente a las responsabilidades que le competen.
16. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo, manteniéndolos debidamente documentados y actualizados.
17. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 9o. GRUPO FINANCIERO SEDE NACIONAL. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> <Artículo modificado por el artículo 7 de la Resolución 1580 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Este grupo es el responsable de realizar las opera clones financieras conexas a la ejecución del presupuesto asignado para el desarrollo de las actividades propias del nivel central de la entidad. Para tal fin cumplirá con las siguientes funciones:
1. Dirigir, coordinar, ejecutar y controlar la aplicación de los procesos, procedimientos definidos para las actividades presupuestales, contables y de tesorería, de acuerdo con las normas vigentes, las políticas y los lineamientos de la Dirección General, la Secretaria General y la Dirección Financiera.
2. Participar en el diseño, organización, coordinación, ejecución y control de planes, programas, proyectos y acciones con miras a optimizar la gestión, la utilización de los recursos financieros disponibles y a lograr el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas por la entidad.
3. Elaborar el plan de acción del área, de acuerdo con los procedimientos establecidos y diseñar e implementar los instrumentos necesarios de evaluación y seguimiento para garantizar su cumplimiento.
4. Autorizar, firmar, expedir, controlar y efectuar seguimiento a los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y los Registros Presupuestales que afectan el presupuesto, garantizando que para tal efecto se haya cumplido con los requisitos del Estatuto Orgánico de Presupuesto, requisitos legales y normativos establecidos para tal fin y que se cuenten con los recursos y disponibilidad presupuestal requeridos.
5. Analizar de manera permanente los resultados de la ejecución presupuestal y proponer medidas conducentes a su correcta y oportuna ejecución.
6. Realizar flujos proyectados de PAC y efectivo que permitan cumplir con las obligaciones de pago adquiridas por la entidad, analizando permanentemente su ejecución con el fin de propender a la toma de medidas correctivas cuando haya lugar.
7. Aplicar los procesos, procedimientos, normas y recomendaciones de seguridad establecidos para el manejo y control de títulos valores en general y en particular los relacionados con las cuentas bancarias.
8. Tramitar y autorizar oportunamente los pagos de las obligaciones adquiridas como compromisos laborales, contractuales, tributarios, con terceros y demás que le correspondan a la entidad.
9. Implementar medidas de control que conduzcan a lograr un adecuado el manejo de la Caja y las cajas menores de la Sede Nacional, a fin de lograr el buen funcionamiento y uso de los recursos asignados a las mismas.
10. Procesar y elaborar los estados financieros de la Sede Nacional de acuerdo con la normatividad vigente y Los procesos y procedimientos establecidos para tal fin, remitiéndolos oportunamente para su consolidación a nivel nacional.
11. Procesar, elaborar y suscribir oportunamente las declaraciones tributarias de su competencia de acuerdo con las normas, proceso y procedimientos definidos, dentro de los plazos establecidos para tal fin.
12. Depurar y analizar periódicamente las diferentes cuentas de los Estados Financieros, de acuerdo con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación.
13. Organizar, administrar y remitir de manera oportuna la información requerida por las diferentes áreas, de acuerdo con las políticas y los parámetros establecidos para el desarrollo de la gestión institucional.
14. Brindar asesoría a las demás dependencias en el manejo de los asuntos financieros de la Entidad.
15. Apoyar, participar y proponer ajustes a los proyectos y procesos tecnológicos y operativos definidos para la solución de sistemas de información y la adecuada operatividad del grupo.
16. Dar cumplimiento a los requerimientos y compromisos adquiridos con los entes de control, frente a las responsabilidades que le competen.
17. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo, manteniéndolos debidamente documentados y actualizados.
18. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 10. DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Esta dependencia de la Secretaría General, se organizará internamente mediante los siguientes Grupos Internos de Trabajo:
1. Grupo de Registro y Control
2. Grupo de Desarrollo Organizacional
3. <Ver Nota de Vigencia> Grupo Jurídico Laboral
ARTÍCULO 11. GRUPO DE REGISTRO Y CONTROL. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Este grupo prestará apoyo a la Dirección de Gestión Humana en la atención de las situaciones administrativas inherentes a la administración del talento humano. Para tal fin cumplirá las siguientes funciones:
1. Participar en la formulación de políticas y lineamientos propios de la naturaleza del grupo en torno a la gestión y administración del talento humano.
2. Proyectar los actos y decisiones administrativas de la Sede Nacional, Regionales y Agencias, que le solicite la Dirección de Gestión Humana relacionados con nombramientos, retiros, ubicaciones y reubicaciones de personal, permisos, licencias y demás situaciones administrativas.
3. Mantener actualizado el registro de carrera administrativa.
4. En coordinación con el grupo jurídico deberá asesorar, supervisar y recomendar a las Regionales y Agencias sobre los actos administrativos que deban expedirse, como consecuencia de las situaciones administrativas de los servidores públicos del Instituto.
5. Revisar, controlar y registrar el cumplimiento de los actos administrativos relacionados con novedades de personal.
6. Tramitar de manera oportuna las solicitudes, requerimientos, derechos de petición y demás asuntos de competencia de la Dirección de Gestión Humana que le sean asignados.
7. Ejecutar las actividades inherentes a la administración salarial y prestacional de los servidores públicos de la Sede Nacional y controlar que las respectivas liquidaciones, se efectúen oportunamente de acuerdo con las normas vigentes en Regionales, Agencias y Sede Nacional.
8. Realizar el control a la ejecución presupuestal en lo relacionado con gastos de personal y gastos generales, así como el proyecto de inversión de capacitación para los servidores públicos del Instituto.
9. Controlar y mantener actualizada la planta de personal y asesorar a las Regionales y Agencias para el logro del mismo fin.
10. Mantener actualizado el archivo de hojas de vida de los servidores públicos de la Sede Nacional y la copia de los archivos correspondientes a las Regionales, Agencias y sistematizar la información básica contenida en ellas.
11. Analizar, controlar y evaluar el consolidado del reporte mensual y anual de cesantías de los servidores públicos de la entidad y enviar oportunamente la información al Fondo Nacional del Ahorro, entidad con la que se coordinará todo lo referente a esta prestación.
12. Elaborar y llevar un consecutivo de las certificaciones que se expidan para la emisión del bono pensional.
13. Mantener actualizado el sistema de información del talento humano en materia de novedades de personal, con base en la información suministrada por Regionales, Agencias y Sede Nacional.
14. Mantener actualizado el Sistema Único de Información de Personal -SUIP y reportar al Departamento Administrativo de la Función Pública, la información solicitada en el sistema dentro de los términos establecidos por dicha entidad.
15. Desarrollar e implementar los módulos de la aplicación de nómina en coordinación con la Subdirección de Sistemas de Información.
16. Proyectar las certificaciones de no existencia o insuficiencia de personal en planta solicitadas por las diferentes dependencias de la Sede Nacional para la celebración de los contratos de prestación de servicios.
17. Proyectar las certificaciones que acreditan la calidad de servidor público o exservidor público. El coordinador de este grupo suscribirá las certificaciones de los servidores públicos de los diferentes niveles, con excepción del nivel directivo y de los defensores de familia cuando se requieran para trámites ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.
18. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecuten en el grupo.
19. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
20. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 12. GRUPO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Este grupo prestará apoyo al cumplimiento de la misión institucional desarrollando procesos de formación, capacitación, fortalecimiento de la cultura organizacional, salud ocupacional, mejoramiento del clima organizacional y calidad de vida laboral de los servidores públicos del ICBF. Para tal fin cumplirá las siguientes funciones:
1. Participar en la formulación de políticas y lineamientos propios de la naturaleza del grupo en torno a la administración del talento humano.
2. Elaborar e implementar programas de capacitación para generar procesos de desarrollo de los servidores públicos y transformación de la cultura organizacional.
3. Diseñar e implementar el programa de bienestar para los servidores públicos de la Sede Nacional.
4. Tramitar de manera oportuna las solicitudes, requerimientos, derechos de petición y demás asuntos de competencia de la Dirección de Gestión Humana que le sean asignados.
5. Realizar seguimiento y asesoría a las Regionales y Agencias en la elaboración y desarrollo de los programas de capacitación, salud ocupacional y Bienestar Social.
6. Diseñar, implementar, coordinar y ejecutar el proceso de inducción y reinducción del ICBF.
7. Adelantar los procesos de selección de personal.
8. Implementar y desarrollar el plan de incentivos de la entidad para fomentar la motivación y brindar estímulo a los servidores públicos, generando así un mayor compromiso y desarrollo organizacional.
9. Adoptar los, criterios técnicos y mecanismos del proceso de evaluación del desempeño, de acuerdo con las normas vigentes establecidas y la política del Instituto a fin de fortalecer las competencias profesionales y laborales de los servidores públicos del ICBF.
10. Preparar los materiales y documentos requeridos para la aprobación de los créditos de vivienda, calamidad doméstica, apoyo escolar y convenio de educación formal.
11. Proyectar resoluciones y tramitar las comisiones de servicio al interior del país y al exterior.
12. Determinar los servidores públicos con derecho a dotación y presentar en los términos legalmente establecidos esta información a la Dirección Administrativa.
13. Coordinar las actividades relacionadas con el desarrollo de las normas que regulan la seguridad social, en cuanto a salud, pensiones y riesgos profesionales y asesorar al respecto al nivel Nacional, Regionales y Agencias.
14. Suscribir a través del coordinador los formularios de afiliación, traslados y retiros a los Sistemas de Seguridad Social en Salud y Pensión, así como la afiliación de contratistas al Sistema de Riesgos Profesionales.
15. Velar por el cumplimiento y desarrollo del programa de salud ocupacional a nivel nacional para así mejorar la calidad de vida laboral de los servidores públicos de la entidad.
16. Diseñar, coordinar las campañas de medicina, higiene y seguridad industrial de la entidad de acuerdo con los lineamientos del Comité Paritario de Salud Ocupacional y de las disposiciones establecidas por la Dirección de Gestión Humana.
17. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
18. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
19. Las demás que le sean asignadas y lo delegadas.
ARTÍCULO 13. GRUPO JURÍDICO LABORAL. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> <Artículo modificado por el parágrafo del artículo 1 de la Resolución 4448 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El Grupo Jurídico Laboral prestará asesoría y asistencia jurídica a la Dirección General, a la Secretaría General, a la Dirección de Gestión Humana y a las Regionales y Seccionales y a las demás dependencias del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF - Cecilia de la Fuente de Lleras en el trámite y solución de todos los asuntos de carácter legal en materia laboral administrativo que se presenten y requieran para el cumplimiento de su gestión, para lo cual cumplirá las siguientes funciones:
1. Participar en la formulación de políticas y lineamientos del ICBF en torno a la aplicación de las normas constitucionales y legales en matera del derecho laboral administrativo.
2. Analizar, proyectar y conceptuar de acuerdo con la legislación vigente las acciones que se deban adoptar al interior del ICBF para el cumplimiento de las mismas en materia laboral administrativo.
3. Comunicar a las dependencias que deban dar cumplimiento a las normas legales de carácter laboral administrativo y administración de talento humano, sobre aquellos asuntos referentes al tránsito de normatividad legal en esta materia, a efecto que se de cumplimiento oportuno a lo allí dispuesto.
4. Velar por la legalidad de los actos administrativos en lo sustancial y procedimental, de contenido de carácter laboral administrativo que sean remitidos para su revisión por parte de la Dirección General, de la Secretaría General, de la Dirección de Gestión Humana y demás dependencias del ICBF.
5. Tramitar de manera oportuna las solicitudes, requerimientos, derechos de petición, tutelas, acciones de cumplimiento y demás asuntos de competencia de la Oficina Jurídica que le sean asignados que versen sobre asuntos de carácter laboral administrativo.
6. Asistir y asesorar a la Dirección General, a la Secretaría General, a la Dirección de Gestión Humana, a las Regionales y Seccionales en los asuntos de carácter laboral administrativo garantizando la correcta aplicación de normas y procedimientos administrativos y legales vigentes.
7. Prestar asesoría, estudiar, evaluar y conceptuar en aspectos propios del derecho laboral administrativo y unificar doctrinariamente la aplicación de las normas legales y constitucionales vigentes.
8. Analizar y apoyar la resolución de recursos que se interpongan contra los actos administrativos de carácter laboral administrativo.
9. Organizar, coordinar y participar en audiencias, reuniones, comités conforme que sean necesarias en desarrollo de los asuntos propios de sus funciones.
10. Elaborar las Resoluciones para dar cumplimiento a sanciones disciplinarias.
11. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecuten en el grupo.
12. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
13. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 14. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 1808 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Esta dependencia se organizará internamente mediante los siguientes grupos de trabajo:
1. Planeación Administrativa
2. Apoyo Logístico
3. Gestión Documental
4. Infraestructura Inmobiliaria
5. De Gestión de Bienes
6. Producción, Compra y Distribución de Alimentos.
ARTÍCULO 15. GRUPO DE PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 3606 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Este grupo apoyará a la Dirección Administrativa en lo correspondiente a la planeación, organización y el control a la ejecución de los presupuestos de Funcionamiento e Inversión, Cuentas de Gastos Generales y Programas C111 y C123, asignados al ICBF. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Coordinar con las Regionales y las dependencias de la Sede de la Dirección General la asignación de los recursos de acuerdo a las necesidades sustentadas por cada una de ellas.
2. Apoyar la formulación de las políticas para la planeación y organización de la distribución y la posterior ejecución y control de las subcuentas correspondientes a la Cuenta 2 Gastos Generales y a los Programas C111 y C123 del Título C Inversión, de los Presupuestos de Funcionamiento e Inversión del Instituto.
3. Apoyar la elaboración del anteproyecto de los Presupuestos de Funcionamiento e Inversión del Instituto.
4. Elaborar y presentar los documentos requeridos para el trámite de solicitudes de vigencias futuras de la Cuenta 2 Gastos Generales y de los Programas C111 y C123 del Título C Inversión, de los Presupuestos de Funcionamiento e Inversión del Instituto.
5. Aprobar la propuesta del Programa Anual de Caja de la Cuenta Gastos Generales y de los Programas C111 y C123 del Título C Inversión, de los Presupuestos de Funcionamiento e Inversión del ICBF y autorizar la ejecución mensual de los mismos.
6. Mantener actualizados los lineamientos de programación de la Cuenta Gastos Generales y de los Programas C111 y C123 del Título C Inversión, de los Presupuestos de Funcionamiento e Inversión del ICBF.
7. Evaluar y emitir concepto técnico sobre las solicitudes de las regionales en materia de adiciones y traslados en las subcuentas correspondientes a la Cuenta 2 Gastos Generales y a los Programas C111 y C123 del Título C Inversión de los Presupuesto de Funcionamiento e Inversión del Instituto.
8. Realizar el seguimiento al consumo de servicios públicos de la entidad y proponer estrategias para lograr la necesaria austeridad en los consumos.
9. Definir, divulgar y efectuar seguimiento al cumplimiento de las políticas y estrategias implementadas en relación con la austeridad en el gasto.
10. Asesorar a las Regionales y a la Sede de la Dirección General en los temas a cargo del grupo.
11. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
12. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los temas a su cargo.
13. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 16. GRUPO DE APOYO LOGÍSTICO. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Este grupo apoyará a la Dirección Administrativa en cuanto a la organización, ejecución, control y supervisión de los diferentes servicios de apoyo que requiera la Sede Nacional. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Coordinar la ejecución de las actividades requeridas para llevar a cabo el mantenimiento locativo, parque automotor, equipos y maquinaria de soporte en la Sede Nacional.
2. Adelantar las actividades correspondientes a la organización, ejecución, control y supervisión de los diferentes servicios de apoyo que requiera la Sede Nacional.
3. Preparar y presentar oportunamente, de acuerdo con la normatividad vigente los términos de referencia para la elaboración de los contratos requeridos en el área de competencia, con el propósito de garantizar la continuidad y oportunidad de la prestación de los servicios administrativos, incluyéndose lo referente a la contratación de seguros.
4. Apoyar técnicamente la adecuada prestación de los servicios públicos y controlar todo lo concerniente con el pago de los mismos, así como de los impuestos y multas de los bienes muebles e inmuebles asignados a la sede nacional, así como mantener actualizadas las estadísticas de consumo de los servicios públicos y mantenimientos.
5. Mantener informada a la Dirección General sobre los cambios en los programas relacionados con la seguridad y vigilancia de las instalaciones del
6. ICBF.
7. Velar por la adecuada utilización del auditorio, campos deportivos y salas de capacitación y equipos de ayuda.
8. Elaborar el plan de compras del área.
9. Preparar y presentar a la Dirección Administrativa los planes y programas por desarrollar, para el cumplimiento de los objetivos del grupo, e informar sobre la evaluación de las acciones realizadas.
10. Planear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones físicas de la Sede Nacional, con el propósito de garantizar un ambiente adecuado en los sitios de trabajo y evitar su deterioro.
11. Supervisar los contratos del área de competencia incluyendo el de Seguros y Corretaje.
12. Asesorar a las Regionales, Centros Zonales y Sede Nacional en todo lo relacionado con seguros, tanto en la parte técnica como de siniestros.
13. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
14. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
15. Las demás que le sean asignadas y delegadas.
ARTÍCULO 17. GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Este grupo apoyará a la Dirección Administrativa en los procesos de gestión documental, en cuanto a la administración, control, supervisión y manejo de correspondencia de la entidad. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Velar por la implementación de un sistema de correspondencia y archivo, que facilite la localización de la información en el menor tiempo posible dando una oportuna respuesta a las exigencias en cuanto a información se refiere.
2. Establecer lineamientos para la organización y creación del archivo central del ICBF, tendiente a conformar su memoria institucional.
3. Recibir, radicar y distribuir toda a correspondencia recibida y despachada del ICBF, llevando su control y numeración consecutiva.
4. Dar respuesta oportuna y de conformidad con las instrucciones recibidas, a las diferentes solicitudes que se hagan al Archivo Central del Instituto, en relación con sus documentos.
5. Velar por la adecuada utilización de los documentos archivados y responder por su perfecta conservación.
6. Brindar asesoría en el manejo de archivo administrativo a las dependencias del Instituto que la requieran.
7. Diseñar y proponer el proyecto de tabla de retención documental, del ICBF.
8. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
9. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
10. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 18. GRUPO DE INFRAESTRUCTURA INMOBILIARIA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 1808 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Este grupo presta soporte a la Dirección Administrativa en el diseño de políticas, programas de trabajo y toma de decisiones para la administración, gestión y control en el uso, mantenimiento y adecuación de los bienes inmuebles de ICBF y la construcción de nuevas unidades aplicativas. Para tal fin cumplirá las siguientes funciones:
1. Colaborar y prestar el apoyo logístico necesario en el ajuste al módulo de inmuebles del aplicativo SIRF, de acuerdo a las necesidades de la información.
2. Elaborar y coordinar el adecuado proceso de diseño, remodelación, construcción, adecuación y dotación de los inmuebles de la entidad de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Dirección General.
3. Apoyar técnicamente el proceso de contratación de diseño u obras de remodelación, construcción, adecuación y dotación de los inmuebles del ICBF.
4. Ejercer la supervisión técnica de los contratos y órdenes de servicio para la construcción, remodelación y adecuación de inmuebles e interventorías.
5. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
6. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
7. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 19. GRUPO DE GESTIÓN DE BIENES. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 3606 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Este grupo apoyará a la Dirección Administrativa en el diseño, presentación y ejecución de políticas sobre administración de bienes; la realización de los trámites necesarios para la aprobación de compras, ventas, suscripción de comodatos, permutas y otras modalidades de ingreso y egreso de bienes; la toma de decisiones para la administración, gestión y control de bienes del ICBF; la asesoría, control y seguimiento administrativo al manejo de bienes del Instituto. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Diseñar y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y lineamientos para el manejo de los bienes del ICBF, atendiendo la normatividad vigente.
2. Asesorar y asistir a las Regionales y a la Sede de la Dirección General en la administración y comercialización de los bienes del ICBF.
3. Preparar y tramitar los casos relacionados con la compra, venta, permuta, donación, pago parcial de participaciones económicas, entre otros, que deban ser tratados en los comités de Gestión de Bienes y de Aportes en Especie de la Sede de la Dirección General y tramitar lo pertinente con las Regionales.
4. Tramitar las solicitudes que presenten las regionales y la Sede de la Dirección General relacionadas con inconvenientes de orden jurídico respecto de los bienes a su cargo.
5. Tramitar la solicitud de recursos presupuestales para el pago por diferentes conceptos económicos relacionados con bienes, garantizando que los mismos se realicen de manera oportuna y con el lleno de los requisitos legales.
6. Realizar seguimiento a la veracidad de la información contenida en las bases de datos de bienes del ICBF.
7. Asesorar a las Regionales y a la Sede de la Dirección General en los temas relacionados con la gestión de los bienes del ICBF.
8. Orientar a las Regionales y Sede de la Dirección General en la presentación de informes relacionados con los bienes propiedad del ICBF.
9. Analizar la información que sobre la administración de los bienes registran en las bases de datos las Regionales y la Sede de la Dirección General y presentar las observaciones que sean pertinentes.
10. Asistir a las Regionales y Sede de la Dirección General en el manejo administrativo de las responsabilidades en proceso por constituir y las ya constituidas.
11. Apoyar a las Regionales y Sede de la Dirección General en la optimización del sistema de información que, para el manejo y control de bienes, utilice la entidad.
12. Evaluar la operatividad del sistema de información utilizado por la entidad para el manejo de bienes y reportar a la Subdirección de Sistemas Integrados de Información las necesidades de modificación y/o actualización.
13. Coordinar con la Subdirección de Mejoramiento Organizacional lo relacionado con los sistemas de Gestión de la Calidad, Gestión Ambiental, Gestión de la Seguridad de la Información y el Modelo Estándar de Control Interno que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión.
14. Presentar informes de seguimiento y control a la gestión efectuada por las Regionales y Sede de la Dirección General, en torno a la administración de los bienes, lo mismo que de los temas a cargo del grupo.
15. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
16. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 20. GRUPO DE PRODUCCIÓN, COMPRA Y DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Este grupo apoyará a la Dirección Administrativa en cuanto a la planeación, control y seguimiento de los planes de producción, compra y distribución de alimentos de alto valor nutricional y la coordinación con la Dirección Técnica del transporte y distribución de los mismos. Para tal fin cumplirá con las siguientes funciones:
1. Apoyar la formulación de políticas de producción, compra y distribución de alimentos de alto valor nutricional requeridos en los planes de la entidad.
2. Apoyar a la Dirección Administrativa en el diseño y aplicación de metodologías, mecanismos e instrumentos para el mejoramiento continuo de los procesos en materia de producción, compra y distribución de alimentos de alto valor nutricional.
3. Apoyar a la Dirección Administrativa en el seguimiento a la ejecución de los compromisos contractuales asumidos para suministrar a los diferentes programas de la entidad alimentos de alto valor nutricional.
4. Coordinar, evaluar y emitir concepto técnico sobre las modificaciones a introducir en la composición de los alimentos de alto valor nutricional desarrollados por la entidad, en coordinación con las diferentes áreas de la entidad.
5. Coordinar la práctica de pruebas de verificación de calidad a los productos que en desarrollo de sus funciones se produzcan o compren, garantizando el debido aseguramiento de su calidad.
6. Coordinar con las Regionales y Agencias la aplicación de los recursos para el transporte y distribución de alimentos de alto valor nutricional adoptados por la entidad en sus programas.
7. Prestar asistencia técnica y de capacitación a las dependencias del nivel Nacional, Regional y Seccional del Instituto en la aplicación de buenas prácticas para la administración y manejo de los productos suministrados.
8. Asesorar técnicamente a las Regionales y Agencias respecto a la operación y uso del Sistema de Información que por competencia corresponda al Grupo, así como coordinar con la Subdirección de Sistemas de Información los ajustes, modificaciones y adiciones que al mismo deban realizarse de acuerdo con los procesos institucionales.
9. Participar en la elaboración, ejecución y evaluación de los planes de acción en su respectiva área.
10. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
11. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
12. Preparar anteproyectos de inversión de los procesos a su cargo.
13. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
DIRECCIÓN TÉCNICA.
ARTÍCULO 21. <Capítulo II derogado por el artículo 3 de la Resolución 939 de 2009>
ARTÍCULO 22. GRUPO DE ADOPCIONES. <Capítulo II derogado por el artículo 3 de la Resolución 939 de 2009>
ARTÍCULO 23. GRUPO DE ATENCIÓN A VÍCTIMAS DE LA VIOLENCIA. <Capítulo II derogado por el artículo 3 de la Resolución 939 de 2009>
ARTÍCULO 24. GRUPO DE ALIMENTACIÓN Y NUTRICIÓN. <Capítulo II derogado por el artículo 3 de la Resolución 939 de 2009>
ARTÍCULO 25. GRUPO HAZ PAZ. <Capítulo II derogado por el artículo 3 de la Resolución 939 de 2009>
ARTÍCULO 26. GRUPO DE PRUEBAS DE FILIACIÓN. <Capítulo II derogado por el artículo 3 de la Resolución 939 de 2009>
ARTÍCULO 27. GRUPO DE POBLACIONES ESPECIALES. <Capítulo II derogado por el artículo 3 de la Resolución 939 de 2009>
OFICINA DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 28. OFICINA DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Esta dependencia, se organizará internamente mediante los siguientes Grupos de Trabajo:
1. Grupo Procesos Misionales.
2. Grupo Procesos de Apoyo.
ARTÍCULO 29. GRUPO PROCESOS MISIONALES. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> El Grupo de Procesos Misionales de la Oficina de Control Interno brindará asesoría y asistencia a la jefatura de la OCI para la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno en los procesos misionales del Instituto. Para tal fin cumplirá las siguientes funciones:
1. Asesorar y apoyar el desarrollo del Sistema de Control Interno en las áreas y procesos misionales de todos los niveles de la Entidad y recomendar los ajustes y acciones correctivas que sean necesarias, de manera que permitan establecer las medidas pertinentes.
2. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos.
3. Fomentar en todos los niveles y dependencias del Instituto la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo de los procesos y productos en el cumplimiento de la misión institucional.
4. Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, planes y programas en las áreas misionales.
5. Evaluar la eficiencia y eficacia del sistema de control interno y verificar el cumplimiento de los controles definidos.
6. Evaluar programas específicos y llevar a cabo otros proyectos especiales, que le sean requeridos a la Oficina de Control Interno por la alta Dirección.
7. Realizar verificación y evaluación integral al Sistema de Control Interno, adoptando medidas de control y proponiendo correctivos inmediatos cuando sean necesarios.
8. Preparar la información y suministrar oportunamente los informes que sean requeridos por entes externos y que se encuentren regulados conforme a la legislación Colombiana vigente.
9. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
10. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
11. Las demás que le sean asignadas y/o delgadas.
ARTÍCULO 30. GRUPO PROCESOS DE APOYO. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Este grupo brindará asesoría y asistencia a la jefatura de la Oficina de Control Interno para la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno en los procesos y áreas de apoyo del instituto. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Asesorar y apoyar el desarrollo del Sistema de Control Interno en las áreas financieras, contables, presupuestales, de administración de recursos tecnológicos, físicos, y logísticos, así como del talento humano de todos los niveles de la Entidad y recomendar los ajustes y acciones correctivas que sean necesarias, de manera que permitan establecer las medidas pertinentes.
2. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos.
3. Fomentar en todos los niveles y dependencias del Instituto la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo de los procesos y productos en el cumplimiento de la misión institucional.
4. Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, planes y programas en los procesos y áreas financieras, contables, presupuestales, de administración de recursos tecnológicos, físicos, y logísticos, así como del talento humano.
5. Evaluar la eficiencia y eficacia del sistema de control interno y verificar el cumplimiento de los controles definidos.
6. Evaluar los registros contables y operaciones financieras, con el fin de asegurar que representen adecuadamente los hechos económicos y financieros ocurridos en el Instituto y que éstos se han realizado según principios contables de aceptación general.
7. Evaluar programas específicos y llevar a cabo otros proyectos especiales, que le sean requeridos a la Oficina de Control Interno por la alta Dirección.
8. Realizar verificación y evaluación integral al Sistema de Control Interno, adoptando medidas de control y proponiendo correctivos inmediatos cuando sean necesarios.
9. Preparar la información y suministrar oportunamente los informes que sean requeridos por entes externos y que se encuentren regulados conforme a la legislación colombiana vigente.
10. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
11. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
12. Las demás que le sean asignadas y/o delgadas.
OFICINA JURIDICA.
ARTÍCULO 31. OFICINA JURÍDICA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Esta dependencia, se organizará internamente mediante Grupos de Trabajo:
1. Grupo de Familia
2. Grupo de Contratos
3. Grupo de Asesoría Jurídica
4. Grupo de Representación Judicial
5. Grupo de Jurisdicción Coactiva
ARTÍCULO 32. GRUPO DE FAMILIA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Este grupo esta llamado principalmente a asesorar a todas las instancias que así lo requieran sobre la interpretación y aplicación de las normas de derecho de familia y de menores. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Asesorar a las dependencias de la Sede Nacional y a las Direcciones Regionales y de Agencia, en especial a los grupos jurídicos y abogados que cumplan tales funciones en cuanto a la interpretación y aplicación de las normas de Derecho de Familia y de Menores.
2. Asesorar a los Defensores de Familia, sobre la interpretación y aplicación de las normas de Derecho de Familia y de Menores, con el fin de mantener la unidad doctrinaria en los asuntos de competencia de estas ramas del Derecho.
3. Asesorar a las dependencias del ICBF en la formulación de soluciones de los conflictos y controversias relacionadas con la aplicación e interpretación del Derecho de Familia y de Menores y brindar asesoría legal sobre trámites de adopción que se realicen en el país a quienes lo soliciten.
4. Preparar las propuestas de reglamentación legal relacionadas con el Derecho de Familia y de Menores; compilar, difundir, divulgar y socializar las normas, doctrina y jurisprudencia sobre la misma materia.
5. Proyectar para la Dirección General, en segunda instancia, los actos administrativos mediante los cuales se resuelven los recursos de apelación, de adopción y de personerías jurídicas y licencias de funcionamiento de las casas de adopción.
6. Proyectar conceptos y consultas para las jurisdicciones constitucionales, ordinarias y contenciosas relacionadas con Derecho de Familia y de Menores.
7. Expedir conceptos y proyectar respuestas a los derechos de petición relacionados directamente con la interpretación y aplicación de las normas de Derecho de Familia y de Menores, solicitados y formulados por los servidores públicos del ICBF, entidades públicas, privadas y particulares.
8. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
9. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
10. Las demás que le sean asignadas y/o delgadas.
ARTÍCULO 33. GRUPO DE CONTRATOS. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Este grupo adelantará los procesos contractuales del ICBF Sede Nacional y dará las directrices nacionales sobre contratación. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Adelantar los procesos contractuales requeridos por las dependencias de la Sede Nacional.
2. Elaborar, legalizar y liquidar los contratos que requieran las diferentes áreas, previo cumplimiento del procedimiento establecido en la Ley 80 de 1993, sus Decretos reglamentarios y los procedimientos internos que para el efecto establezca la entidad.
3. Proyectar las resoluciones que en materia de contratación se requieran.
4. Actualizar la normatividad y fijar las directrices en materia de contratación e informar las mismas a las diferentes dependencias de la Sede Nacional, así como a regionales y agencias.
5. Asesorar en materia de contratación a las diferentes dependencias de la Sede Nacional, así como a las regionales y agencias.
6. Consolidar y publicar periódicamente la información de contratos celebrados y ejecutados en el nivel nacional.
7. Proyectar respuesta a consultas y derechos de petición relacionados con el tema de contratación.
8. Archivar y custodiar los contratos celebrados en la Sede Nacional.
9. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
10. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
11. Las demás que le sean asignadas y/o delgadas.
ARTÍCULO 34. GRUPO DE ASESORÍA JURÍDICA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Este grupo se encargará de mantener la actualización normativa relacionada con la prestación de servicios del ICBF y asesoramiento jurídico a la Sede Nacional, Regionales y Agencias. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Realizar los estudios jurídicos necesarios con el fin de expedir conceptos jurídicos.
2. Revisar los actos administrativos que requieran análisis jurídico, proyectados para firma de la Dirección General y el Consejo Directivo y que, por competencia, no correspondan a otra dependencia.
3. Asesorar jurídicamente a la Sede Nacional, Regionales y Agencias del ICBF, en cuanto a la interpretación y aplicación de diferentes normas.
4. Elaborar los proyectos de resolución mediante los cuales se resuelvan recursos para la firma de la Dirección General que por competencia no correspondan a otra dependencia.
5. Mantener actualizada la normatividad relacionada con los servicios que presta el ICBF a través de sus programas.
6. Conservar la unidad doctrinaria en la interpretación de las diferentes normas, en especial, las aplicables a la prestación de servicios del ICBF a través de sus programas.
7. Asesorar a las diferentes áreas del ICBF en la preparación de propuestas de normatividad y reglamentación legal, relacionadas con los servicios que presta el instituto y que requieran ser presentadas ante la Dirección General.
8. Proyectar los derechos de petición de competencia de este grupo de trabajo.
9. Realizar todas las actividades que sean competencia de la Oficina Jurídica, relacionadas con el Programa de Vivienda que el ICBF tiene a favor de sus servidores.
10. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
11. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
12. Las demás que le sean asignadas y/o delgadas.
ARTÍCULO 35. GRUPO DE REPRESENTACIÓN JUDICIAL. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Este grupo garantizará la defensa de los intereses del ICBF judicial y extrajudicialmente y dará las directrices nacionales de defensa de la entidad. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Asistir y asesorar jurídicamente a la Sede Nacional, Regionales y Agencias del ICBF en el trámite y solución de todos los asuntos que se presenten en la gestión del instituto, así como por razón de su vocación hereditaria o de bienes vacantes o mostrencos.
2. Representar extrajudicial y judicialmente el instituto, así como consolidar la información actualidad sobre los procesos judiciales y extrajudiciales, y coordinar y mantener actualizada el estado de las denuncias de bienes vacantes, mostrencos y vocaciones hereditarias.
3. Proyectar los actos administrativos, derechos de petición y tutelas de competencia de este grupo de trabajo.
4. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
5. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
6. Las demás que le sean asignadas y/o delgadas.
ARTÍCULO 36. GRUPO DE JURISDICCIÓN COACTIVA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Este grupo adelantará los procesos de cobro coactivo, para o cual cumplirá las siguientes funciones:
1. Obtener el cobro directo y expedito de obligaciones claras, expresas y exigibles a favor del ICBF al tenor de lo señalado en el artículo 68 del Código Contencioso Administrativo y el artículo 488 del Código de Procedimiento Civil.
2. Realizar el cobro de las obligaciones y/o créditos a favor del ICBF Sede Nacional y de las Regionales o Agencias en las cuales no se haya implementado la jurisdicción coactiva, que estén contenidas en títulos ejecutivos y resoluciones que presten mérito ejecutivo.
3. Realizar el cobro de las obligaciones y/o créditos a favor del ICBF, de las entidades públicas, empresas y sociedades, cuyo domicilio principal sea la ciudad de Bogotá D.C.
4. Propender por la implementación de la jurisdicción coactiva en todas las Regionales y Agencias del ICBF.
5. Emitir lineamientos mensuales relacionados con la jurisdicción coactiva.
6. Asesorar a los funcionarios ejecutores de las Regionales y Agencias en lo referente al procedimiento y aplicación de las normas vigentes y aplicables a la jurisdicción coactiva.
7. Presentar informes mensuales o cuando lo estimen conveniente al (la) jefe (a) de la Oficina Jurídica y a la Dirección General de la entidad de las actividades realizadas en la Sede Nacional, Regionales y Agencias relacionados con el número de procesos, consolidado del mismo, valores de lo recaudado por jurisdicción coactiva, valor de la cartera por recuperar y demás informes que estimen pertinentes.
8. Aplicar el manual de jurisdicción coactiva del ICBF y propender por que las Regionales y Agencia lo apliquen.
9. Actualizar el manual de jurisdicción coactiva cuando la normatividad vigente así lo exija o en los casos que la administración así lo requiera, ajustado a la ley y a la normatividad aplicable.
10. Adelantar las gestiones necesarias para la debida recaudación de los dineros que se adeudan al ICBF aplicando la normatividad vigente.
11. Avocar el conocimiento de los procesos que lleguen a su conocimiento siempre y cuando estos reúnan los requisitos de ley para iniciar el cobro coactivo, radicar los procesos y enumerarlos según el consecutivo existente.
12. Librar mandamientos de pago en contra de las personas, entidades o empresas demandadas.
13. Decretar las mediadas cautelares de embargo dentro de los procesos que adelanta éste grupo con el fin de salvaguardar los intereses del ICBF.
14. Proyectar acuerdos de pago para la firma de la Dirección General y de la persona, entidad o empresa demandada.
15. Proyectar autos, realizar notificaciones personales, por edicto, por estrado o por cualquier otro medio autorizado por la ley.
16. Preservar el archivo de los procesos adelantados por el grupo.
17. Atender las solicitudes de acuerdo de pago que presenten las personas, entidades o empresas demandadas.
18. Recopilar y contar con la información actualizada de todos los procesos que por jurisdicción coactiva se adelantan en las Regionales y Agencias del ICBF.
19. Introducir en carpetas públicas del Instituto los diferentes informes realizados mensualmente, los lineamientos mensuales sobre el tema, las modificaciones que se realicen al manual de jurisdicción coactiva y las demás que la Oficina Jurídica o la Dirección General estimen convenientes.
20. Contestar las consultas que se eleven a la Oficina Jurídica sobre temas de jurisdicción coactiva y las demás que el (la) jefe (a) de la Oficina Jurídica estime convenientes.
21. Realizar la supervisión del Convenio de Cooperación suscrito el 11 de julio de
22. 2002 entre el ICBF y la Asociación de Entidades Bancarias y Entidades Financieras de Colombia “ASOBANCARIA” y reportar a la precitada entidad los deudores morosos del ICBF por aportes parafiscales del 3% siempre que la ley lo permita.
23. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas
OFICINA DE COMUNICACIONES Y ATENCIÓN AL CIUDADANO.
ARTÍCULO 37. OFICINA DE COMUNICACIONES Y ATENCIÓN AL CIUDADANO. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 1654 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Esta dependencia, se organizará internamente mediante los siguientes Grupos de Trabajo:
1. Grupo de Prensa
2. Grupo de Comunicación Organizacional
3. Grupo Centro Nacional de Atención al Ciudadano
4. Grupo de Programas y Estrategias de Comunicación Multimodal.
ARTÍCULO 38. GRUPO DE PRENSA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Este grupo apoyará a la Oficina de Comunicaciones y Atención al ciudadano en la lectura, análisis, acompañamiento y propuesta de un plan de medios periodísticos internacionales, nacionales, regionales, y focales, que permitan el posicionamiento de la Entidad. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Asesorar a la dirección general y a los técnicos productores de la información, para el desempeño frente a medios, de acuerdo con la política de comunicaciones establecida en la institución.
2. Analizar diariamente las noticias relacionadas con el quehacer del ICBF.
3. Realizar la producción de información y oferta permanente datos, documentos, estudios y noticias emanadas del SNBF, para los medios locales, regionales, nacionales e internacionales.
4. Integrar las estrategias de mercadeos sociales y educativos en el ejercicio diario de la oferta y demanda periodística.
5. Realizar acompañamiento a las regionales en el área de su competencia.
6. Integrarse y articularse con las demás áreas funcionales de la oficina de comunicaciones del ICBF, con el fin de lograr un desempeño eficaz, con resultados medibles y verificables de manera específica en su dependencia.
7. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
8. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
9. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 39. GRUPO DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Este grupo apoyará a la Oficina de Comunicaciones y Atención al ciudadano brindando asistencia ala entidad y específicamente al área de recursos humanos en el diseño, implementación y desarrollo permanente de programas para la inducción, reinducción e información continúa de los usuarios internos del I.C.B.F. Para tal fin cumplirá las siguientes funciones:
1. Coordinar, en conjunto con la Dirección General y con el área de recursos humanos de la institución los programas de comunicación e información dirigidos a los clientes internos del ICBF.
2. Diseñar, implementar y evaluar las estrategias de comunicación internas del ICBF que tengan como objetivo el mejoramiento del clima, la cultura organizacional y la complementación de los programas de información y capacitación del recurso humano en los temas y áreas que deben ser dominados en conjunto por los servidores del ICBF, para la optimización de su desempeño.
3. Impulsar en coordinación con las áreas administrativas y de recursos humanos la consolidación de los programas de educación para la promoción de la salud ocupacional y la prevención de las enfermedades y los riesgos profesionales.
4. Asistir a las regionales en el diseño, implementación y desarrollo de estrategias específicas de comunicación organizacional.
5. Integrarse y articularse con las demás áreas funcionales de la oficina de comunicaciones del ICBF, con el fin de lograr un desempeño eficaz, con resultados medibles y verificables de manera específica en su dependencia.
6. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
7. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
8. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
<Funciones adicionadas por el artículo 2 de la Resolución 1654 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:>
1. Coordinar con la Subdirección de Sistemas de Información el funcionamiento, alcance y objetivos de la página web y la intranet del ICBF, en concordancia con la política de comunicaciones y establecer, con todas las áreas productoras de información del ICBF, los contenidos a ser publicados por este medio.
2. Mantener actualizado al día el sitio electrónico del ICBF y realizar los enlaces o links necesarios para ofrecer al visitante la información global, precisa y completa sobre su consulta.
3. Realizar el análisis del desarrollo y desempeño del sitio, para implementar los ajustes necesarios.
ARTÍCULO 40. GRUPO CENTRO NACIONAL DE ATENCIÓN AL CIUDADANO. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 1654 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Este Grupo ofrecerá a los usuarios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar el mecanismo de contacto, mediante el cual se brinde información y orientación sobre la institución, el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, derecho de familia y recibirá quejas y su gerencias sobre sus servicios y la calidad de atención ofrecida, recibirá denuncias sobre vulneración de derechos de los niños y niñas y ofrecerá atención en crisis en los casos en que se requiera apoyar al usuario con factores protectores que le permitan manejar de manera adecuada diversas situaciones relacionadas con su bienestar. Para tal fin cumplirá las siguientes funciones:
1. Apoyar a la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano en la formulación de las políticas, planes y programas de atención y prestación de servicios a la ciudadanía, así como de acercamiento del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar al ciudadano.
2. Velar por la implementación y desarrollo de sistemas de información relacionados con la prestación de servicios al ciudadano.
3. Orientar y supervisar el funcionamiento y calidad de los centro de atención presencial y de los medios de atención telefónico, escrito y virtual que se adopten para la prestación de los servicios al ciudadano.
4. Orientar y supervisar el funcionamiento de los diferentes módulos de servicio, monitorear la gestión de las regionales, agencias y centros zonales en esta materia y presentar los informes evaluativos y las recomendaciones pertinentes a la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano.
5. Desarrollar e implantar el modelo de seguimiento y control que garantice las mediciones permanentes de la calidad y oportunidad de los servicios en los diferentes canales de servicio al ciudadano.
6. Recibir, tramitar y hacer seguimiento a la totalidad de los requerimientos y solicitudes de información y/o trámite formuladas por los ciudadanos ante el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
7. Coordinar el funcionamiento del Comité Nacional de Atención al Ciudadano.
8. Adelantar acciones para optimizar y estandarizar física, técnica y tecnológicamente, operativa y funcionalmente el servicio al ciudadano en el ICBF.
9 Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
10. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
11. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO 41. GRUPO DE PROGRAMAS Y ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN MULTIMODAL. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Dirigir, la articulación con cada una de las áreas del nivel nacional y regional del instituto, el diseño, implementación análisis y reorientación de las estrategias de comunicación para apoyo de los programas técnicos. Este grupo funcional tiene dos campos de acción desde una clasificación poblacional urbana y rural. Para tal fin cumplirá las siguientes funciones:
1. Realizar con cada una de las áreas técnicas y de promoción del ICBF, el análisis de los objetivos para cada población a cargo, determinar los elementos de comunicación a ser divulgados para la consecución de esos objetivos y establecer los alcances de cada estrategia de comunicaciones, de acuerdo con los recursos técnicos, logísticos, económicos y de recurso humano comprometido con el programa a apoyar.
2. Diseñar, implementar y evaluar las estrategias y programas que apoyen los ejes misionales del ICBF y realizar todos los ajustes necesarios.
3. Buscar todos los recursos necesarios para la implementación de cada estrategia, de acuerdo con los criterios de mercado y audiencia: con los criterios de comunicación masiva, alternativa, interpersonal ó grupal.
4. Realizar acompañamiento a las regionales en el área de su competencia.
5. Integrarse y articularse con las demás áreas funcionales de la oficina de comunicaciones del ICBF, con el fin de lograr un desempeño eficaz, con resultados medibles y verificables de manera específica en su dependencia.
6. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
7. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo.
8. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 42. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Los Grupos de que trata la presente Resolución realizarán las funciones asignadas, atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación, apoyando las actividades orientadas a fortalecer el funcionamiento del Sistema de Control interno del ICBF.
ARTÍCULO 43. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Cada uno de los Grupos de que trata la presente Resolución debe asesorar técnicamente a Regionales y Agencias respecto a la operación y uso del Sistema de Información, que por competencia corresponda al Grupo, así como coordinar con la Subdirección de Sistemas de Información los ajustes, modificaciones y adiciones que al mismo deban realizarse de acuerdo con los procesos institucionales.
ARTÍCULO 44. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Los Grupos de que trata la presente Resolución deben participar en la elaboración, ejecución y evaluación de los planes de acción en su respectiva área.
ARTÍCULO 45. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Los Grupos de que trata la presente resolución adoptarán y ajustarán los procesos y procedimientos correspondientes al área, según la metodología impartida por la Secretaría General.
ARTÍCULO 46. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Los grupos internos de trabajo que integran la organización de las diferentes dependencias en la Sede Nacional, además de las funciones específicas a ellos atribuidas en la presente Resolución, ejercerán las que determine esta Dirección, de acuerdo con la funcionalidad y el criterio de especialidad que se requiera. Igualmente, se ocuparán de los distintos asuntos que mediante reparto se les encomiende en consideración con las funciones que cumple el Instituto.
Así mismo, los grupos ejercerán las actividades inherentes y complementarias, requeridas para el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las cuales están adscritos.
ARTÍCULO 47. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Teniendo en cuenta que la planta de personal del INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR es globalizada, la ubicación que se haga de los servidores públicos en cada uno de los grupos internos de trabajo, no es obstáculo para que en virtud de principio de coordinación y colaboración, en cualquier momento ejerzan sus funciones en un Grupo diferente que requiera en un momento un apoyo especial, con el fin de garantizar la eficiencia y eficacia de la gestión pública.
ARTÍCULO 48. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Los Directores o Jefes de cada dependencia informarán por escrito a la Dirección de Gestión Humana la conformación de los Grupos Internos de Trabajo y la designación del respectivo coordinador.
VIGENCIA.
ARTÍCULO 49. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas aquellas disposiciones que le sean contrarias en especial las Resoluciones 0888 del 16 de mayo de 2003 y la 1603 del 19 de agosto de 2003.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá a los 14 FEB. 2005
BEATRÍZ LONDOÑO SOTO
Directora General