RESOLUCIÓN 3606 DE 2012
(julio 13)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF
“Por la cual se crea un Grupo Interno de Trabajo y se modifica parcialmente la Resolución No.191 del 14 de febrero de 2005”
El DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS
En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, y,
CONSIDERANDO:
Que mediante el Decreto 0987 del 14 de mayo de 2012 se modificó la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- Cecilia De la Fuente de Lleras.
Que el artículo 115 de la Ley 489 de 1998 en su inciso segundo, señala lo siguiente:
“PLANTA GLOBAL Y GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO. El Gobierno Nacional aprobará las plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente ley de manera global. En todo caso el director del organismo distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las necesidades de la organización y sus planes y programas.
Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo.
En el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento.
Que mediante la Resolución No. 191 del 14 de febrero de 2005 se establecieron los Grupos Internos de Trabajo de la Sede Nacional (hoy Sede de la Dirección General) del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, e igualmente se establecieron las funciones que desempeñarían respectivamente.
Que mediante la Resolución No 612 del 3 de febrero de 2010, se modificó la Resolución No. 191 del 14 de febrero de 2005, suprimiendo el GRUPO DE PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA de la Dirección Administrativa.
Que mediante la Resolución No 612 del 3 de febrero de 2010 se trasladaron las funciones del GRUPO DE PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA al GRUPO DE GESTIÓN DE BIENES dentro de la Dirección Administrativa.
Que mediante memorando radicado con No. 4926 del 22 de marzo de 2012, la Directora Administrativa señaló lo siguiente:
“Teniendo en cuenta la especificidad de las funciones que el Grupo Planeación Administrativa realizaba, el alto volumen de actividades a su cargo y la importania de los temas referentes al manejo presupuestal de la Cuenta Gastos Generales y de los Programas C111 y C123 del Título C inversión, de los Presupuestos de Funcionamiento e Inversión, se hace necesario crear el Grupo de Trabajo denominado GRUPO DE PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA…”.
Que mediante memorando radicado con No. 4926 del 22 de marzo de 2012, la Directora Administrativa remitió propuesta sobre la reasignación de funciones para los grupos de Planeación Administrativa y de Gestión de Bienes dentro de la Dirección Administrativa.
Que mediante los memorandos 7394 del 10 de mayo de 2012 y 8859 del 1 de junio de 2012, emitidos por la Dirección de Gestión Humana y la Dirección de Planeación y Control de Gestión respectivamente, se concluyó que es viable la creación y organización del Grupo de Planeación Administrativa dentro de la Dirección Administrativa.
Que se hace necesario separar funcionalmente los grupos de Planeación Administrativa y de Gestión de Bienes dentro de la Dirección Administrativa.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Ver Notas de Vigencia> CREAR en la Dirección Administrativa del ICBF el Grupo Interno de Trabajo denominado GRUPO DE PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA cuyo objeto es: Apoyar a la Dirección Administrativa en lo correspondiente a la planeación, organización y el control a la ejecución de los presupuestos de Funcionamiento e Inversión, Cuentas de Gastos Generales y Programas C111 y C123, asignados al ICBF.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución 191 de 2005 derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Modificar parcialmente el artículo décimo quinto de la Resolución No. 191 del 14 de febrero de 2005, el cual quedará de la siguiente manera:
ARTÍCULO 15. GRUPO DE PLANEACION ADMINISTRATIVA. Este grupo apoyará a la Dirección Administrativa en lo correspondiente a la planeación, organización y el control a la ejecución de los presupuestos de Funcionamiento e Inversión, Cuentas de Gastos Generales y Programas C111 y C123, asignados al ICBF. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Coordinar con las Regionales y las dependencias de la Sede de la Dirección General la asignación de los recursos de acuerdo a las necesidades sustentadas por cada una de ellas.
2. Apoyar la formulación de las políticas para la planeación y organización de la distribución y la posterior ejecución y control de las subcuentas correspondientes a la Cuenta 2 Gastos Generales y a los Programas C111 y C123 del Título C Inversión, de los Presupuestos de Funcionamiento e Inversión del Instituto.
3. Apoyar la elaboración del anteproyecto de los Presupuestos de Funcionamiento e Inversión del Instituto.
4. Elaborar y presentar los documentos requeridos para el trámite de solicitudes de vigencias futuras de la Cuenta 2 Gastos Generales y de los Programas C111 y C123 del Título C Inversión, de los Presupuestos de Funcionamiento e Inversión del Instituto.
5. Aprobar la propuesta del Programa Anual de Caja de la Cuenta Gastos Generales y de los Programas C111 y C123 del Título C Inversión, de los Presupuestos de Funcionamiento e Inversión del ICBF y autorizar la ejecución mensual de los mismos.
6. Mantener actualizados los lineamientos de programación de la Cuenta Gastos Generales y de los Programas C111 y C123 del Título C Inversión, de los Presupuestos de Funcionamiento e Inversión del ICBF.
7. Evaluar y emitir concepto técnico sobre las solicitudes de las regionales en materia de adiciones y traslados en las subcuentas correspondientes a la Cuenta 2 Gastos Generales y a los Programas C111 y C123 del Título C Inversión de los Presupuesto de Funcionamiento e Inversión del Instituto.
8. Realizar el seguimiento al consumo de servicios públicos de la entidad y proponer estrategias para lograr la necesaria austeridad en los consumos.
9. Definir, divulgar y efectuar seguimiento al cumplimiento de las políticas y estrategias implementadas en relación con la austeridad en el gasto.
10. Asesorar a las Regionales y a la Sede de la Dirección General en los temas a cargo del grupo.
11. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
12. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los temas a su cargo.
13. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución 191 de 2005 derogada por el artículo 49 de la Resolución 60 de 2013> Modificar parcialmente el artículo décimo noveno de la Resolución No. 191 del 14 de febrero de 2005, el cual quedará de la siguiente manera:
ARTÍCULO 19. GRUPO DE GESTION DE BIENES. Este grupo apoyará a la Dirección Administrativa en el diseño, presentación y ejecución de políticas sobre administración de bienes; la realización de los trámites necesarios para la aprobación de compras, ventas, suscripción de comodatos, permutas y otras modalidades de ingreso y egreso de bienes; la toma de decisiones para la administración, gestión y control de bienes del ICBF; la asesoría, control y seguimiento administrativo al manejo de bienes del Instituto. Para tal fin, cumplirá las siguientes funciones:
1. Diseñar y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y lineamientos para el manejo de los bienes del ICBF, atendiendo la normatividad vigente.
2. Asesorar y asistir a las Regionales y a la Sede de la Dirección General en la administración y comercialización de los bienes del ICBF.
3. Preparar y tramitar los casos relacionados con la compra, venta, permuta, donación, pago parcial de participaciones económicas, entre otros, que deban ser tratados en los comités de Gestión de Bienes y de Aportes en Especie de la Sede de la Dirección General y tramitar lo pertinente con las Regionales.
4. Tramitar las solicitudes que presenten las regionales y la Sede de la Dirección General relacionadas con inconvenientes de orden jurídico respecto de los bienes a su cargo.
5. Tramitar la solicitud de recursos presupuestales para el pago por diferentes conceptos económicos relacionados con bienes, garantizando que los mismos se realicen de manera oportuna y con el lleno de los requisitos legales.
6. Realizar seguimiento a la veracidad de la información contenida en las bases de datos de bienes del ICBF.
7. Asesorar a las Regionales y a la Sede de la Dirección General en los temas relacionados con la gestión de los bienes del ICBF.
8. Orientar a las Regionales y Sede de la Dirección General en la presentación de informes relacionados con los bienes propiedad del ICBF.
9. Analizar la información que sobre la administración de los bienes registran en las bases de datos las Regionales y la Sede de la Dirección General y presentar las observaciones que sean pertinentes.
10. Asistir a las Regionales y Sede de la Dirección General en el manejo administrativo de las responsabilidades en proceso por constituir y las ya constituidas.
11. Apoyar a las Regionales y Sede de la Dirección General en la optimización del sistema de información que, para el manejo y control de bienes, utilice la entidad.
12. Evaluar la operatividad del sistema de información utilizado por la entidad para el manejo de bienes y reportar a la Subdirección de Sistemas Integrados de Información las necesidades de modificación y/o actualización.
13. Coordinar con la Subdirección de Mejoramiento Organizacional lo relacionado con los sistemas de Gestión de la Calidad, Gestión Ambiental, Gestión de la Seguridad de la Información y el Modelo Estándar de Control Interno que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión.
14. Presentar informes de seguimiento y control a la gestión efectuada por las Regionales y Sede de la Dirección General, en torno a la administración de los bienes, lo mismo que de los temas a cargo del grupo.
15. Ejercer autocontrol sobre cada uno de los procesos y procedimientos que se ejecutan en el grupo.
16. Las demás que le sean asignadas y/o delegadas.
ARTÍCULO CUARTO. INTEGRACIÓN. El Grupo Interno de Trabajo "GRUPO DE PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA”, dependiente de la Dirección Administrativa de la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, estará integrado mínimo por cuatro (4) servidores públicos acorde a lo dispuesto en el artículo 8 del Decreto 2489 de 2005, y según los perfiles determinados por dicha Dirección Administrativa.
ARTÍCULO QUINTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, especialmente la Resolución No 612 del 3 de febrero de 2010, en lo atinente al Grupo de Planeación Administrativa.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los 13 JUL. 2012
DIEGO ANDRÉS MOLANO APONTE
Director General