CIRCULAR 6 DE 2018
(agosto 6)
Diario Oficial No. 50.677 de 6 de agosto de 2018
<Rige a partir del 1o. de enero de 2020>
COMISIÓN NACIONAL DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS
Por la cual se establece el nuevo anexo técnico para realizar el reporte de información al Sistema de Información de Precios de Medicamentos (SISMED) y se dictan otras disposiciones.
LA COMISIÓN NACIONAL DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS,
en ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las conferidas por el artículo 245 de la Ley 100 de 1993, el artículo 87 de la Ley 1438 de 2011, el artículo 72 de la Ley 1753 de 2015 y el Decreto número 705 de 2016, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 245 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 87 de la Ley 1438 de 2011 confirieron a la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Dispositivos Médicos (en adelante la Comisión), la formulación y regulación de la política de precios de medicamentos;
Que la Comisión mediante Circular número 04 de 2006 estableció la política de regulación de precios de medicamentos y creó el Sistema de Información de Medicamentos (SISMED);
Que de acuerdo con el artículo 21 de la Circular número 04 de 2006, el Sismed tendrá como objetivo proveer la información necesaria para la regulación del mercado de medicamentos en el país;
Que para apoyar la política de regulación de precios de medicamentos de la Comisión, se hace necesario definir los requerimientos de información sobre los precios de compra, los precios de venta, las ventas totales, las compras totales, las unidades vendidas, las unidades compradas y los recobros de medicamentos que los obligados a reportar deben generar, mantener y actualizar, y determinar la responsabilidad y periodicidad en la actualización y el reporte de información al Sismed;
Que el Anexo Técnico 1 de la Circular número 02 de 2011 de la Comisión sustituyó en su totalidad el Anexo Técnico 1 de la Circular número 01 de 2007, modificado por la Circular 003 de 2007 y sustituyó también en su totalidad el Anexo Técnico 2 de la Circular número 01 de 2007;
Que el documento CONPES 155 de 2012 “Política Farmacéutica Nacional”, en su estrategia número 1 “Información confiable, oportuna y pública sobre acceso, precios, uso y calidad de medicamentos” establece como una de las acciones “el diseño de un plan de mejoramiento del Sismed que incluya la codificación única de medicamentos, que facilite la comparación de precios”.
Que la estructura actual del Sismed dificulta la trazabilidad de las transacciones y no necesariamente refleja la estructura de la cadena de suministro de medicamentos, por lo que la Comisión encuentra necesario un plan de mejoramiento del anexo técnico del Sismed para tener mejor información del mercado de medicamentos que permita guiar las políticas en salud;
Que de acuerdo con lo anterior, el Sismed debe ser una herramienta idónea para el análisis y monitoreo de precios, que permita mejorar las capacidades regulatorias y de vigilancia, y detecte y resuelva las distorsiones del mercado;
Que dado que los medicamentos corresponden a cerca del 90% de recobros de tecnologías y servicios en salud que no son parte del Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC, se hace necesario monitorear los recobros de medicamentos a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud y las Direcciones Territoriales en Salud;
Que la CNPMDM pretende promover la transparencia en el sector de la salud y espera que esta modificación en el anexo técnico del Sismed facilite el acceso a información oportuna, confiable, de calidad y contribuya a la toma de decisiones informada;
Que con la presente circular se establece un nuevo anexo técnico para realizar el reporte al Sismed;
Que esta circular fue sometida al proceso de consulta pública entre el entre el 14 de junio al 13 de julio de 2018;
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Establecer el nuevo anexo técnico para realizar el reporte de los precios de compra, los precios de venta, las ventas totales, las compras totales, las unidades vendidas, las unidades compradas y los recobros/cobros de medicamentos al Sistema de Información de Precios de Medicamentos (SISMED).
Transacción primaria institucional: Corresponde a la venta del medicamento objeto de reporte, por parte del actor que elabora o importa el medicamento, a otro actor, y que será dispensado con cargo a recursos públicos, incluyendo los regímenes especiales y de excepción.
Igualmente, corresponde a la compra del medicamento objeto de reporte al actor que elabora o importa el medicamento, y que será dispensado con cargo a recursos públicos, incluyendo los regímenes especiales y de excepción.
Para efectos de la presente transacción se incluyen las entidades públicas que elaboran o importan el medicamento objeto de reporte.
Transacción primaria comercial: Corresponde a la venta del medicamento objeto de reporte, por parte del actor que elabora o importa el medicamento, a otro actor, y que será dispensado con cargo a recursos no públicos.
Igualmente, corresponde a la compra del medicamento objeto de reporte al actor que elabora o importa el medicamento, y que será dispensado con cargo a recursos no públicos.
Transacción secundaria institucional: Corresponde a la venta del medicamento objeto de reporte, por parte de un actor que no elabora ni importa el medicamento, a otro actor, y que será dispensado con cargo a recursos públicos, incluyendo los regímenes especiales y de excepción.
Igualmente, corresponde a la compra del medicamento objeto de reporte a un actor que no elabora ni importa el medicamento, y que será dispensado con cargo a recursos públicos, incluyendo los regímenes especiales y de excepción.
Transacción secundaria comercial: Corresponde a la venta del medicamento objeto de reporte, por parte de un actor que no elabora ni importa el medicamento, a otro actor, y que será dispensado con cargo a recursos no públicos.
Igualmente, corresponde a la compra del medicamento objeto de reporte a un actor que no elabora ni importa el medicamento, y que será dispensado con cargo a recursos no públicos.
Transacción final institucional: Corresponde a la venta o recobro/cobro del medicamento objeto de reporte que se haya dispensado a un paciente con cargo a recursos públicos, incluyendo los regímenes especiales y de excepción.
Igualmente, es la compra del medicamento a reportar y que haya sido dispensado a un paciente con cargo a recursos públicos, así la dispensación no la haya realizado el actor reportante.
ARTÍCULO 3o. FACTURA. Las facturas registradas en los reportes al Sismed deberán ser guardadas de forma física o digital por un periodo mínimo de 3 años para fines de verificación y validación de la información. Los organismos de control, el Ministerio de Salud y Protección Social y/o la Secretaría Técnica de la Comisión, podrán solicitarlas mediante visitas o cualquier otro medio.
Para el caso de facturas con descuentos comerciales o bonificaciones que se aplican en el momento de la venta, se debe reportar el valor bruto de la factura. Sin embargo, en el anexo técnico de la presente circular se deben reportar las unidades bonificadas y como precio mínimo unitario el valor resultante de la suma de las ventas en el periodo a reportar, dividido en el total de unidades del medicamento objeto de reporte, incluidas las bonificaciones.
Las facturas asociadas a operaciones de maquila o traspasos de inventario no deben ser consideradas en las facturas objeto de reporte.
Con el fin que las auditorías realizadas por los entes de control puedan dar cuenta de los precios reportados para los medicamentos que sean comercializados o dispensados por concepto de contratos, el actor obligado a reportar deberá contar con el respectivo soporte documental que indique el precio de referencia por valor unitario de cada medicamento a reportar.
Se aclara que en las operaciones en las que la factura no indica el valor del medicamento, se debe reportar el número de contrato o documento equivalente donde se evidencie el medicamento objeto de reporte y su respectivo precio.
ARTÍCULO 4o. MEDICAMENTOS OBJETO DE REPORTE. Todos los medicamentos que se comercialicen en el país, incluidos los vitales no disponibles, serán objeto de reporte usando el Identificador Único de Medicamento (IUM) en el mayor nivel que se encuentre disponible.
PARÁGRAFO. No deberán reportarse al Sismed ni las muestras médicas ni donaciones. Sólo se considerarán muestras médicas aquellas identificadas como tales en el respectivo consecutivo asignado a la presentación comercial en el Registro Sanitario del listado de código único de medicamentos que pública el Invima.
Cuando en la descripción de la presentación comercial de un CUM se indique muestra médica pero no se encuentra identificado como tal en listado de código único de medicamentos que pública el Invima, se deberán reportar al Sismed todas las transacciones realizadas.
ARTÍCULO 5o. ACTORES OBLIGADOS A REPORTAR INFORMACIÓN AL SISMED. Serán responsables de efectuar el reporte al Sismed, de operaciones de venta, todos aquellos actores que realicen una transacción primaria institucional, transacción primaria comercial, transacción secundaria institucional, transacción secundaria comercial y transacción final institucional.
Adicionalmente, serán responsables de efectuar el reporte al Sismed, de operaciones de compra, todos aquellos actores que realicen una transacción primaria institucional, transacción primaria comercial, transacción secundaria institucional, transacción secundaria comercial y transacción final institucional.
Los actores que realicen solicitudes de recobro/cobro a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES) o a las Direcciones Territoriales de Salud (DTS) deberán realizar el reporte de los montos recobrados de acuerdo con el anexo técnico de la presente Circular.
Las DTS estarán obligadas a reportar los recobros aprobados del régimen subsidiado.
En el caso de los medicamentos de los cuales el actor es titular del registro sanitario que no se hayan vendido en el periodo de reporte, se debe reportar en cero.
PARÁGRAFO. Los actores que vendan el medicamento objeto de reporte directamente al consumidor estarán exentos de reportar al Sismed la operación de compra en una transacción secundaria comercial.
ARTÍCULO 6o. REPORTES VÁLIDOS. Sólo se aceptarán los reportes de información enviados a través de la plataforma PISIS, de acuerdo con el Anexo Técnico número 1 contenido en la presente circular. Los reportes que no se hagan a través de la plataforma PISIS no serán considerados reportes válidos.
Durante los periodos de reporte señalados en el artículo 8o, se podrán reportar a la plataforma PISIS las veces que sea necesario el archivo de reporte. El último archivo enviado a la plataforma y con confirmación de reporte según lo señalado en el artículo 7o, se entenderá como el archivo final de reporte que atiende a la obligación establecida en el artículo 5o de la presente circular.
PARÁGRAFO 1. Las actualizaciones que surjan a los valores permitidos del anexo técnico que hace parte de la presente circular, se comunicarán a todos los obligados a reportar mediante circular externa.
PARÁGRAFO 2. Las tablas actualizadas con los valores permitidos se podrán consultar en la opción “Tablas de referencia” en web.sispro.gov.co
ARTÍCULO 7o. CONFIRMACIÓN DE REPORTE. Se entenderá cumplida la obligación de reportar información de precios de medicamentos, una vez el Sismed emita una notificación de que la información recibida es completa y consistente, de acuerdo con las especificaciones contenidas en el Anexo Técnico número 1.
ARTÍCULO 8o. PLAZO PARA EL ENVÍO DE REPORTE DE INFORMACIÓN AL SISMED. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Circular 17 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Todos los actores identificados en el artículo 5o de la presente circular, deberán enviar el reporte de información al SISMED en los siguientes plazos:
8.1 Para los fabricantes, importadores y titulares que figuran en el registro sanitario del medicamento a reportar, y los importadores de medicamentos vitales no disponibles:
| Mes que se debe reportar | Plazo para reportar |
| Enero | Del 1o al 28 de febrero del año del reporte. |
| Febrero | Del 1o al 31 de marzo del año del reporte. |
| Marzo | Del 1o al 30 de abril del año del reporte. |
| Abril | Del 1o al 31 de mayo del año del reporte. |
| Mayo | Del 1o al 30 de junio del año del reporte. |
| Junio | Del 1o al 31 de julio del año del reporte. |
| Julio | Del 1o al 31 de agosto del año del reporte. |
| Agosto | Del 1o al 30 de septiembre del año del reporte. |
| Septiembre | Del 1o al 31 de octubre del año del reporte. |
| Octubre | Del 1o al 30 de noviembre del año del reporte. |
| Noviembre | Del 1o al 31 de diciembre del año del reporte. |
| Diciembre | Del 1o al 31 de enero del año siguiente al año de reporte |
8.2 Para actores que no son fabricantes ni importadores ni titulares de registro sanitario del medicamento a reportar, ni importadores de medicamentos vitales no disponibles:
| Meses que deben reportarse | Plazo para reportar |
| Enero, febrero y marzo | Del 1o al 30 de abril del año de reporte |
| Abril, mayo y junio | Del 1o al 31 de julio del año de reporte |
| Julio, agosto y septiembre | Del 1o al 31 de octubre del año de reporte. |
| Octubre, noviembre y diciembre | Del 1o de enero al 15 de febrero del año siguiente al año de reporte |
ARTÍCULO 9o. SANCIONES POR EL INCUMPLIMIENTO DEL REPORTE. La omisión, renuencia o inexactitud del reporte serán sujetas a las sanciones que haya lugar por parte del Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo a lo previsto en el artículo 132 de la Ley 1438 de 2011.
ARTÍCULO 10. INICIO DE REPORTES. El envío de los reportes, conforme a lo establecido en el Anexo Técnico número 1 de la presente circular, será obligatorio a partir del 1 de enero de 2020.
ARTÍCULO 11. PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS. La publicación de la información de precios de medicamentos se dispondrá al público para su descarga, sin restricciones de usuario, en una hoja de cálculo. De la información reportada al Sismed, se procesará y dará a conocer al público la correspondiente a: precios mínimos, precios máximos, el promedio de los precios reportados, las ventas y el total de unidades para cada medicamento, discriminado por mes y año de reporte, rol del actor en el reporte, tipo de operación, tipo de transacción y unidad en la que se factura el medicamento.
ARTÍCULO 12. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente circular rige a partir del 1 de enero de 2020 y deroga la Circular número 01 de 2013; Circular número 02 de 2012; el Anexo Técnico número 1 de la Circular número 02 de 2011; el artículo 4o de la Circular número 02 de 2010; la Circular número 02 de 2007; la Circular número 01 de 2007; la Circular número 05 de 2006; y el artículo 11 y el Título VII de la Circular número 04 de 2006.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Los obligados a reportar contarán con un periodo de nueve meses de prueba de la plataforma a partir del primer día hábil de enero de 2019, periodo en el cual podrán reportar el último trimestre del año 2018 y los primeros tres trimestres del año 2019 de conformidad con este nuevo Anexo Técnico de forma pedagógica y con acompañamiento de la Secretaria Técnica de la Comisión.
Lo anterior no exime de la obligatoriedad de reportar el último trimestre de 2018 y los primeros tres trimestres de 2019 bajo lo contemplado en el Anexo Técnico de la Circular número 02 de 2011.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 6 de agosto de 2018.
El Ministro de Salud y Protección Social,
Alejandro Gaviria Uribe.
La Ministra de Comercio, Industria y Turismo,
María Lorena Gutiérrez Botero.
La Delegada del Presidente de la República (E),
Ivonne Rocío León Hernández.
REPORTE DE INFORMACIÓN DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS.
<Anexo sustituido por el Anexo publicado en la Circular 17 de 2023. El texto ORIGINAL es el siguiente:>
Los actores obligados a reportar definidos en la presente circular deben enviar al Ministerio de Salud y Protección Social los archivos planos con la información de precios de medicamentos. Para este anexo técnico se definen cuatro capítulos:
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS.
4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO.
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
a) Estructura y especificación del nombre del archivo.
El nombre de los archivos de la información de precios de medicamentos que debe ser enviada por los actores enunciados en el artículo 5o de la presente circular, debe cumplir con el siguiente estándar:
NOMBRE DEL ARCHIVO
| Tipo de Archivo | Nombre de Archivo | Longitud |
| Reporte de información de precios de medicamentos | MED100MPREAAAAMMDDZZ999999999999.TXT | 36 |
b) Contenido del archivo.
A continuación consideraciones para el contenido de los archivos:
El archivo de la información de precios de medicamentos está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar el actor fuente de la información y un registro de detalle.
| Registro | Descripción | Reporte |
| Tipo 1 | Registro de control | Obligatorio |
| Tipo 2 | Registro de detalle de precios de medicamentos de venta, compra y recobro | Obligatorio |
Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (|).
b.1. REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL
Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.
| No. | Nombre del Campo | Longitud Máxima del Campo | Tipo | Valores Permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 1: valor que significa que el registro es de control | SI |
b.2. REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS DE VENTA, COMPRA Y RECOBRO
Mediante el Registro Tipo 2, los actores reportan el detalle de las operaciones mensuales de cada medicamento por cada uno de los tipos de transacción, discriminando por tipo de operación.
2 Cuando se reporten bonificaciones, como precio mínimo unitario se debe reportar el valor resultante de la suma de las ventas en el periodo, dividido en el total de unidades del medicamento objeto de reporte, incluidas las bonificaciones.
3 Para el caso de facturas con descuentos comerciales o bonificaciones que se aplican en el momento de la venta, se debe reportar el valor bruto de la factura.
4 Se deben reportar las unidades facturadas y las unidades bonificadas.
5 Las facturas asociadas a operaciones de maquila o transpasos de inventario no deben ser consideras en las facturas objeto de reporte.
Con el fin que las auditorías realizadas por los entes de control puedan dar cuenta de los precios reportados para los medicamentos que sean comercializados o dispensados por concepto de contratos, el actor obligado a reportar deberá contar con el respectivo soporte documental que indique el precio de referencia por valor unitario de cada medicamento a reportar.
Se aclara que en las operaciones en las que la factura no indica el valor del medicamento, se debe reportar el número de contrato o documento equivalente donde se evidencie el medicamento objeto de reporte y su respectivo precio.
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes:
a) A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales;
b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión.txt
c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes;
d) El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|);
e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3;
f) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial;
g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales;
h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos;
i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo;
j) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios;
k) Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero;
l) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro;
m) Los archivos deben estar firmados digitalmente.
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS
El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (SISPRO), para que los actores reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro en el Sitio Web del SISPRO.
Registro:
http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx
Registrar solicitud de usuario:
http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx
Control de calidad de los datos
La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente Anexo Técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así:
- Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.
- Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.
Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.
Mesa de ayuda
Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:
http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayuda.aspx
Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace:
http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx
Tratamiento de la información
Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de las Leyes Estatutarias 1581 de 2012, Decreto número 1377 de 2013, Ley 1712 de 2014 y las normas que las modifiquen, reglamenten, aclaren o sustituyan.
Seguridad de la información
Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.
2. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO
La periodicidad del envío de información es trimestral, cada trimestre de información se envía dentro de los 30 días calendario del siguiente mes.
| Fecha de Corte de la Información a reportar | Plazo para enviar el archivo plano | |
| Fecha de Corte | Desde: | Hasta: |
| 2019-12-31 | 2020-01-01 | 2020-02-15 |
| 2020-03-31 | 2020-04-01 | 2020-04-30 |
Y así sucesivamente de acuerdo al artículo 8o de la presente circular
NOTAS AL FINAL:
1. Para el caso de vitales no disponibles, estos deben ser reportados a través del Código de Identificación Única del Medicamento.
2. Para el caso de vitales no disponibles, estos deben ser reportados a través del Código de Identificación Única del Medicamento.
3. Para el caso de vitales no disponibles, estos deben ser reportados a través del Código de Identificación Única del Medicamento.
