CIRCULAR 1 DE 2007
(febrero 14)
Diario Oficial No. 46.544 de 16 de febrero de 2007
COMISIÓN NACIONAL DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS
<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada a partir del 1o. de enero de 2020, por el artículo 12 de la Circular 6 de 2018>
Para: Laboratorios farmacéuticos productores, importadores, mayoristas, EPS, Empresas Sociales del Estado, Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud con servicios hospitalarios y/o quirúrgicos, Cajas de Compensación Familiar, Direcciones Territoriales de Salud.
De: Comisión Nacional de Precios de Medicamentos
Referencia: Por la cual se modifican los artículos 11, 22 y 24, se deroga el artículo 23 de la Circular número 04 de 2006 y se dictan otras disposiciones.
CONSIDERANDO:
Que en cumplimiento del artículo 245 de la Ley 100 de 1993, es función del hoy Ministerio de la Protección Social, el desarrollo de un programa permanente de información sobre precios y calidades de los medicament os de venta en el territorio nacional, de conformidad con las políticas adoptadas por la Comisión Nacional de Precios de los Medicamentos;
Que con base en la facultad de establecer y fijar criterios generales para la formulación de la política de regulación de precios de medicamentos, la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos, mediante Circular número 04 de 2006, dispuso normas orientadas con ese fin;
Que para apoyar la política de regulación de precios de medicamentos de la Comisión Nacional de Precios de los Medicamentos (CNPM), de conformidad con lo establecido en el artículo 21 de la Circular número 4 de 2006, el Ministerio de la Protección Social debe implantar el Sistema de Información de Precios de Medicamentos, SISMED, cuyo objetivo es proveer la información necesaria para la regulación del mercado de medicamentos en el país;
Que de conformidad con el parágrafo del artículo 25 de la Circular número 4 de 2006, modificado por el artículo 1o de la Circular número 5 de 2006, se hace necesario definir los requerimientos de información sobre los precios de medicamentos que los obligados a aplicarla deben generar, mantener, actualizar y reportar y de determinar la responsabilidad y periodicidad en la actualización y reporte de la información al Sistema de Información de Precios de Medicamentos, SISMED,
DECIDE:
ARTÍCULO 1o. DEFINICIONES. <Circular derogada a partir del 1o. de enero de 2020, por el artículo 12 de la Circular 6 de 2018> Para efectos de la aplicación de esta circular se deberán tener en cuenta las siguientes definiciones:
Canal comercial. Son todas las ventas que se efectúen al sector comercio.
Canal institucional. Son todas las ventas que se efectúen a las entidades que componen el Sistema General de Seguridad Social de Salud.
Compras netas. Valor total de compras de un medicamento registradas en facturas, menos rebajas, bonificaciones y descuentos, sustentadas en ellas.
Ventas netas. Valor total de ventas de un medicamento registradas en facturas, menos rebajas, bonificaciones y descuentos, sustentadas en ellas.
ARTÍCULO 2o. <Circular derogada a partir del 1o. de enero de 2020, por el artículo 12 de la Circular 6 de 2018> Modifíquese el artículo 11 de la Circular número 4 de 2006, el cual quedará así:
“Artículo 11. Comercialización de medicamentos nuevos. Cuando un medicamento nuevo se comercialice por primera vez, el laboratorio productor o el importador deberá comunicar esta situación de forma escrita a la Secretaría Técnica de la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos, con la siguiente información:
a) Número Trazador de acuerdo con la Resolución número 255 del 6 de febrero de 2007, expedida por el Ministerio de la Protección Social;
b) Principio activo del medicamento;
c) Nombre comercial, cuando sea del caso;
d) Fecha de lanzamiento del producto;
e) Precio de lanzamiento para el canal comercial;
f) Precio de lanzamiento para el canal institucional;
g) Información a la que hace referencia el literal c) del artículo 13 de la Circular 04 de 2006, cuando sea del caso.
ARTÍCULO 3o. <Circular derogada a partir del 1o. de enero de 2020, por el artículo 12 de la Circular 6 de 2018> Modifícase el artículo 22 de la Circular número 04 de 2006, el cual quedará así:
“Artículo 22. Reportes por parte de laboratorios y mayoristas. Todos los laboratorios farmacéuticos productores o importadores de medicamentos, debidamente registrados ante el Invima y todos los mayoristas de medicamentos que comercialicen dichos productos, deberán reportar dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada trimestre la siguiente información discriminada mensualmente de cada medicamento vendido a cualquier actor, a saber:
a) El valor total de las ventas netas, durante el período, de cada una de las presentaciones por medicamento;
b) El número total de unidades vendidas, durante el período, de cada una de las presentaciones por medicamento;
c) El precio unitario más alto y el más bajo de ventas netas, durante el período, de cada una de las presentaciones por medicamento;
d) El número de la factura o del contrato de menor y mayor precio.
PARÁGRAFO 1o. La información de que trata el presente artículo deberá reportarse separadamente para los canales de distribución institucional y comercial. En el evento de ser requerida dicha información, todas las facturas relacionadas con las ventas netas de medicamentos deberán estar disponibles para su revisión. Adicionalmente, los obligados a reportar bajo este artículo, deberán mantener disponibles listas de las facturas o contratos soporte de los reportes, relacionadas de manera consecutiva en folios debidamente numerados.
PARÁGRAFO 2o. Todas las personas naturales o jurídicas que compren directamente medicamentos a los laboratorios farmacéuticos productores o importadores y vendan al por mayor medicamentos, deberán reportar la información del precio de venta de los mismos, conforme a los literales de que trata el presente artículo”.
ARTÍCULO 4o. <Circular derogada a partir del 1o. de enero de 2020, por el artículo 12 de la Circular 6 de 2018> Modifícase el artículo 24 de la Circular número 04 de 2006, el cual quedará así:
“Artículo 24. Reportes por parte de otras entidades. Todas las EPS, IPS con servicios hospitalarios y/o quirúrgicos, Empresas Sociales del Estado, Cajas de Compensación Familiar, Direcciones Territoriales de Salud que compren medicamentos, deberán reportar dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada trimestre la siguiente información discriminada mensualmente de cada medicamento adquirido, a saber:
a) El valor total de las compras durante el período, de cada una de las presentaciones por medicamento;
b) El número total de unidades compradas, durante el período, de cada una de las presentaciones por medicamento;
c) El precio unitario más alto y el más bajo de compra, durante el período, de cada una de las presentaciones por medicamento;
d) El número de la factura o de contrato de menor y mayor precio;
PARÁGRAFO 1o. Las EPS deberán reportar los precios de los medicamentos que recobren al Fosyga, de conformidad con las normas vigentes en esta materia.
PARÁGRAFO 2o. Las Empresas Sociales del Estado y las IPS con servicios hospitalarios y/o quirúrgicos, deberán reportar de manera agregada las compras de las IPS pertenecientes a su propia red de prestación de servicios de salud.
PARÁGRAFO 3o. En el evento de ser requerida la información de que trata el presente artículo, todas las facturas relacionadas con la compra de medicamentos deberán estar disponibles para su revisión. Adicionalmente, los obligados a reportar bajo este artículo, deberán mantener disponibles listas de las facturas o contratos soporte de los reportes, relacionadas de manera consecutiva en folios debidamente numerados.
ARTÍCULO 5o. EXCEPCIONES. <Circular derogada a partir del 1o. de enero de 2020, por el artículo 12 de la Circular 6 de 2018> No están obligados a reportar la información de que trata el artículo 1o de la presente Circular, los titulares que hayan obtenido el registro sanitario de medicamentos en la modalidad de Fabricar y Exportar.
ARTÍCULO 6o. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DE INFORMACIÓN DEL SISMED. <Circular derogada a partir del 1o. de enero de 2020, por el artículo 12 de la Circular 6 de 2018> Para efectos del reporte de información de que trata el artículo 21 de la Circular número 04 de 2006, se adoptan los Anexos Técnicos 1 y 2, los cuales hacen parte integral de la presente circular.
ARTÍCULO 7o. FECHA DE PRESENTACIÓN INICIAL DE REPORTES A TRAVÉS DEL SISMED. <Circular derogada a partir del 1o. de enero de 2020, por el artículo 12 de la Circular 6 de 2018> El primer reporte de información en el SISMED, correspondiente al último trimestre de 2006, deberá presentarse de acuerdo con las fechas establecidas en el Anexo Técnico 2 que hace parte integral de la presente Circular.
PARÁGRAFO. Se entenderá cumplida la obligación de presentación de la información, con el recibo de la misma por la Secretaría Técnica de la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos, emitido a través del SISMED cuando la información recibida sea completa y consistente de acuerdo con las especificaciones contenidas en los Anexos Técnicos 1 y 2 que hacen parte integral de la presente Circular.
ARTÍCULO 8o. DEL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN. <Circular derogada a partir del 1o. de enero de 2020, por el artículo 12 de la Circular 6 de 2018> La Comisión Nacional de Precios de Medicamentos definirá el conjunto de consultas y reportes que brindará el SISMED, así como los perfiles de los usuarios que tendrán acceso a dicha información.
ARTÍCULO 9o. VIGENCIA. <Circular derogada a partir del 1o. de enero de 2020, por el artículo 12 de la Circular 6 de 2018> La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el artículo 23 de la Circular número 04 de 2006.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 14 de febrero de 2007.
El Ministro de Comercio, Industria y Turismo,
LUIS GUILLERMO PLATA PÁEZ.
El Ministro de la Protección Social,
DIEGO PALACIO BETANCOURT.
El Delegado del Presidente de la República,
MANUEL RAMÍREZ GÓMEZ.
FUENTES DE INFORMACIÓN PARA EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS SISMED.
<Anexo sustituido en su totalidad por el Anexo incluido en la Circular 2 de 2011>
<El texto original es el siguiente:>
El presente anexo técnico está conformado por las siguientes especificaciones:
Especificaciones técnicas del archivo de precios de venta de medicamentos. Estructura del archivo plano mediante el cual se reportan los precios de venta de los medicamentos, debe ser usado por las fuentes de información que reportan precios de venta de acuerdo con la Circular 4 de 2006 emitida por la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
Especificaciones técnicas del archivo de precios de compra de medicamentos. Estructura del archivo plano mediante el cual se reportan los precios de compra y de recobro de los medicamentos, debe ser usado por las fuentes de información que reportan precios de compra de acuerdo con la Circular 4 de 2006 emitida por la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
Especificaciones técnicas del archivo de entidades. Estructura del archivo plano, mediante el cual algunos sistemas de información del Ministerio de la Protección Social, la Superintendencia Nacional de Salud y el Invima reportan al SISMED información de entidades obligadas a reportar precios de medicamentos y de aquellas entidades que tengan relación con los registros sanitarios de medicamentos. Mediante este formato reportarán la información de las entidades, para realizar la carga inicial y cuando se presenten novedades de actualización o registro de nuevas entidades.
1. Estructura y especificación del nombre de los archivos.
<Numeral modificado por el artículo 1 de la Circular 3 de 2007. Consultar el nuevo texto directamente en la Circular 3 de 2007:
El texto ORIGINAL es el siguiente:>
El nombre de los archivos de la información a reportar debe cumplir con el siguiente estándar:
Siglas para el nombre de los archivos
| Componente del nombre de archivo | Valores permitidos o formato | Descripción | Longitud máxima |
| Sistema | MED | Prefijo de todos los archivos que son fuentes de información para SISMED. Archivo de precios de venta de medicamentos. Archivo de precios de compra de medicamentos. | 3 |
| VN | |||
| CO | |||
| Tipo de archivo | EN | Archivo de entidades. | 2 |
| Fecha de corte | AAAAMMDD | Fecha de corte del período de la información reportada, correspondiente al último día calendario del período. No se debe utilizar ningún tipo de separador | 8 |
| Tipo identificación | XX | Tipo de identificación de la fuente de información que reporta (NI, CC, CE) ver glosario código de campo 3. | 2 |
| Número de identificación | XXXXXXXXXXXX | Número de identificación de la entidad que reporta sin dígito de chequeo y sin ningún carácter de relleno. | 12 |
| Extensión del archivo | .TXT | Extensión del archivo plano. | 4 |
Nombres de archivos
| Tipo de archivo | Nombre de archivo | Longitud máxima |
| Archivo de precios de venta de medicamentos | MEDVNAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxx.TXT | 31 |
| Archivo de precios de compra de medicamentos | MEDCOAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxx.TXT | 31 |
| Archivo de entidades | MEDENAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxx.TXT | 31 |
2. Estructura y especificación del formato de los archivos.
2.1 Estructura del archivo de precios de venta de medicamentos
El archivo de precios de venta de medicamentos está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y verificar la información contenida en el archivo de precios de venta; adicionalmente el archivo contiene un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que especifica la información de las ventas mensuales de cada uno de los medicamentos a reportar en el período.
La entidad reportadora de información de venta de medicamentos, debe discriminar las ventas por mes informando tantos medicamentos como número de medicamentos comercialice como mayorista o, tenga activos ante el Invima en el caso de laboratorios, sin incluir muestras médicas. Es importante reportar los medicamentos aunque sus ventas hayan sido cero.
Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por comas; los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).
2.1.1 Registro de Control (Registro Tipo 1)
| Código del campo | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Obligatorio |
| 2 | Tipo de registro | 1 | 1 | SI |
| 1 | Tipo de archivo | 1 | 1 | SI |
| 3 | Tipo de Identificación de la entidad que reporta | 2 | Ver glosario. | SI |
| 4 | Número de identificación de la entidad que reporta | 12 | Número de identificación sin dígito de verificación | SI |
| 5 | Dígito de verificación del NIT de la entidad que reporta | 1 | Un número de 0 a 9. Obligatorio sólo cuando el tipo de identificación es NIT. | NO |
| 35 | Número de medicamentos | 6 | Cantidad de medicamentos reportados. Ver glosario. | SI |
| 39 | Tipo de Identificación de la entidad principal a la que pertenece la entidad que reporta | 2 | Ver glosario. | NO |
| 40 | Número de identificación de la entidad principal a la que pertenece la entidad que reporta | 12 | Número de identificación sin dígito de verificación | NO |
| 41 | Dígito de verificación del NIT de la entidad principal a la que pertenece la entidad que reporta | 1 | Un número de 0 a 9. | NO |
| 6 | Año de la información reportada | 4 | AAAA | SI |
| 7 | Mes inicial del período de información reportado | 2 | MM | SI |
| 8 | Mes final del período de información reportado | 2 | MM | SI |
| 9 | Número total de registros de detalle contenidos en el archivo | 6 | Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo. | SI |
| 10 | Sumatoria total de las ventas presentadas en los registros de detalle. | 12 | Debe corresponder a la suma del campo “Valor total de ventas netas” de los registros tipo 2. | SI |
2.1.2 Registro de Detalle de Ventas (Registro Tipo 2)
Mediante el Registro Tipo 2, la entidad reporta el detalle de las ventas mensuales de cada medicamento, agrupándolas por los canales de distribución Institucional y Comercial.
| Código del campo | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Obligatorio |
| 2 | Tipo de registro | 1 | 2 | SI |
| 36 | Consecutivo de registro | 6 | Número consecutivo del registro tipo 2, la numeración de estos registros inicia en 1 y va aumentando de a 1. | SI |
| 11 | Mes de reporte | 2 | Ver glosario. | SI |
| 37 | Canal | 3 | Ver glosario. | SI |
| 12 | CUM – Código Unico de Medicamento | 18 | Código Unico de Medicamento (CUM) asignado por el Invima. Ver glosario. | SI |
| 38 | Se comercializa | 2 | SI, NO. Ver glosario. | SI |
| 13 | Precio unitario Mínimo | 10 | Precio unitario Mínimo al cual se ha vendido el medicamento en el mes y canal que corresponde al registro. | SI |
| 14 | Precio unitario Máximo | 10 | Precio unitario Máximo al cual se ha vendido el medicamento en el mes y canal que corresponde al registro. | SI |
| 15 | Valor total de ventas netas | 12 | Ver glosario. | SI |
| 16 | Total unidades vendidas | 10 | Ver glosario. | SI |
| 17 | Número de factura del precio mínimo del medicamento | 20 | Número de una factura en la que se registró el precio mínimo de venta del medicamento para el mes y canal correspondiente al registro. | SI |
| 18 | Número de factura del precio máximo del medicamento | 20 | Número de una factura en la que se registró el precio máximo de venta del medicamento para el mes y canal correspondiente al registro. | SI |
2.2 Estructura del archivo de precios de compra de medicamentos
El archivo de precios de compra de medicamentos está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y verificar la información contenida en el archivo de precios de compra; adicionalmente el archivo contiene un conjunto de registros de detalle: registro de datos (Registro Tipo 2) que especifica la información de las compras de cada uno de los medicamentos a reportar en el período detalladas por mes; registros de datos (Registro Tipo 3) que contienen la información de cada uno de los medicamentos recobrados a Fosyga en el período del reporte detallado por mes y de manera opcional incluye registro de datos (Registro Tipo 4) con información de entidades agregadas o que forman parte de su red de prestación de servicios de las cuales se ha incluido información de compras de medicamentos en el archivo reportado.
Cada registro está conformado por campos, lo cuales van separados por comas; los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).
2.2.1 Registro de Control (Registro Tipo 1)
<Numeral modificado por el artículo 1 de la Circular 3 de 2007. Consultar el nuevo texto directamente en la Circular 3 de 2007:
El texto ORIGINAL es el siguiente:>
| Código del campo | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Obligatorio |
| 2 | Tipo de registro | 1 | 1 | SI |
| 1 | Tipo de archivo | 1 | 2 | SI |
| 3 | Tipo de Identificación de la entidad que reporta | 2 | Ver glosario. | SI |
| 4 | Número de identificación de la entidad que reporta | 12 | Número de identificación sin dígito de verificación | SI |
| 5 | Dígito de verificación del NIT de la entidad que reporta | 1 | Un número de 0 a 9. Es obligatorio sólo para tipos de identificación NIT. | NO |
| 42 | Sucursal de la Entidad | 10 | Ver glosario. | NO |
| 6 | Año de la información reportada | 4 | AAAA | SI |
| 7 | Mes inicial del período de información reportado | 2 | MM | SI |
| 8 | Mes final del período de información reportado | 2 | MM | SI |
| 9 | Número total de registros de detalle contenidos en el archivo | 6 | Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2 y 3, contenidos en el archivo. | SI |
| 19 | Sumatoria total de las compras presentadas en los registros de detalle. | 12 | Debe corresponder a la suma del campo “Valor total de compras netas” de los registros tipo 2. | SI |
| 20 | Sumatoria total de los recobros presentados en los registros de detalle. | 12 | Debe corresponder a la suma del campo “Valor total de recobros” de los registros tipo 3. | SI |
2.2.2 Registro de Detalle de Compras (Registro Tipo 2)
| Código del campo | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Obligatorio |
| 2 | Tipo de registro | 1 | 2 | SI |
| 35 | Consecutivo de registro | 6 | Número consecutivo del registro dentro del archivo, la numeración de estos registros inicia en 1 y va aumentando de a 1 | SI |
| 11 | Mes de reporte | 2 | MM | SI |
| 12 | CUM – Código Unico de Medicamento | 18 | Código Unico de Medicamento asignado por el Invima. | SI |
| 13 | Precio unitario Mínimo de Compra | 10 | Ver glosario. | SI |
| 14 | Precio unitario Máximo de Compra | 10 | Ver glosario | SI |
| 21 | Valor total de compras netas | 12 | Ver glosario | SI |
| 22 | Total unidades compradas | 10 | Valor total de las compras netas del medicamento en el mes. | SI |
| 17 | Número de factura del precio mínimo de compra del medicamento | 20 | Total unidades compradas del medicamento en el mes. | SI |
| 18 | Número de factura del precio máximo de compra del medicamento | 20 | Ver glosario | SI |
2.2.3 Registro de Detalle de Recobros (Registro Tipo 3)
| Código del campo | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Obligatorio |
| 2 | Tipo de registro | 1 | 3 | SI |
| 35 | Consecutivo de registro | 6 | Número consecutivo del registro dentro del archivo, la numeración continua en lo que va la numeración de los registros tipo 2 y va aumentando de a 1 | SI |
| 11 | Mes de reporte | 2 | MM | SI |
| 12 | CUM, Código Unico de Medicamento | 18 | Código Unico de Medicamento (CUM) asignado por el Invima. Ver glosario. | SI |
| 13 | Precio unitario Mínimo de recobro | 10 | Ver glosario | SI |
| 14 | Precio unitario Máximo de recobro | 10 | Ver glosario | SI |
| 23 | Valor total de recobros | 12 | Valor total de los recobros del medicamento CUM, en el mes. | SI |
| 24 | Total unidades recobradas | 10 | Total unidades recobradas del medicamento CUM, en el mes. | SI |
| 17 | Número de factura del precio mínimo de recobro del medicamento | 20 | Ver glosario | SI |
| 18 | Número de factura del precio máximo de recobro del medicamento | 20 | Ver glosario | SI |
2.2.4 Registro de Entidades Agregadas en la Información Reportada (Registro Tipo 4)
El registro tipo 4 es opcional en el archivo de compras, es usado cuando en la información reportada se agrega información de otras entidades adscritas o relacionadas con la entidad fuente del archivo de precios de compra de medicamentos.
| Código del campo | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Obligatorio |
| 2 | Tipo de registro | 1 | 4 | SI |
| 35 | Consecutivo de registro | 6 | Número consecutivo del registro dentro del archivo, la numeración continua en lo que va la numeración de los registros tipo 3 y va aumentando de a 1. | SI |
| 43 | Tipo de Identificación de la entidad agregada en el reporte de compras | 2 | Ver glosario. | SI |
| 44 | Número de identificación de la entidad agregada | 12 | Número de identificación sin digito de verificación. | SI |
| 45 | Digito de verificación del NIT de la entidad agregada | 1 | Un número de 0 a 9. | SI |
2.3 Estructura del archivo de entidades
El archivo de entidades está compuesto por un único tipo registro de datos que contiene la información de las entidades que están relacionadas con el SISMED ya sea porque son reportadoras de información, porque están relacionadas con el registro de los medicamentos ante el Invima o porque corresponde a un grupo económico.
Cada registro está conformado por campos, lo cuales van separados por comas; los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).
2.3.1 Registro de Entidades (Registro Tipo 1)
| Código del campo | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Obligatorio |
| 46 | Tipo de Identificación de la entidad | 2 | Ver glosario. | SI |
| 4 | Número de identificación de la entidad | 12 | Número de identificación sin digito de verificación | SI |
| 5 | Digito de verificación del NIT de la entidad que reporta | 1 | Obligatorio solo si Tipo de identificación es NI | NO |
| 25 | Tipo de Entidad | 3 | Ver glosario | NO |
| 26 | Nombre o Razón Social | 100 | Ver glosario | SI |
| 27 | País | 3 | Ver glosario | SI |
| 28 | Departamento | 2 | Ver glosario | SI |
| 29 | Municipio | 3 | Ver glosario | SI |
| 30 | Dirección | 100 | Ver glosario | SI |
| 31 | Nombre Representante Legal | 100 | Ver glosario | NO |
| 32 | Teléfono | 22 | Ver glosario | SI |
| 33 | E mail | 100 | Ver glosario | NO |
| 34 | Indicador de registro de datos nuevo ó actualizado | 1 | Ver glosario | SI |
3. GLOSARIO
Glosario de Campos
En el siguiente glosario se relacionan las variables que las entidades deben reportar al SISMED para el cumplimiento de reporte de precios según la Circular 4 de 2006 de la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y las circul ares que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
Cada variable está codificada y el código asignado aparece en la columna Código Campo; en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable; en la columna Longitud, está el máximo tamaño que puede tomar la variable; en la columna Tipo, se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico y finalmente, en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los valores y/o formatos aceptados para cada variable.
| Código Campo | Nombre del campo | Longitud | Tipo | Valor permitido | |
| 1 | Tipo de archivo | 1 | N | 1. Archivo de Precios de Venta 2. Archivo de Precios de Compra 3. Archivo de Entidades | |
| 2 | Tipo de registro | 1 | N | Corresponde al tipo de registro dentro de un tipo de archivo específico: 1. Registro de control 2. Registro de detalle del tipo de registro 2 3. Registro de detalle del tipo de registro 3 4. Registro de detalle del tipo de registro 4 | |
| 3 | Tipo de Identificación de la entidad fuente de información | 2 | A | Se aceptan los siguientes tipos: NI : NIT CC: Cédula de ciudadanía CE: Cédula de extranjería expedida en Colombia | |
| 4 | Número de identificación | 12 | N | Número de identificación, correspondiente al tipo de identificación | |
| 5 | Digito de verificación | 1 | N | Digito de verificación del número de identificación para el caso de NIT solamente. | |
| 6 | Año de la información reportada | 4 | N | En el formato AAAA. Ejemplo: 2006 | |
| 7 | Mes inicial del período de información reportado | 2 | N | En el formato MM. Ejemplo: 10 | |
| 8 | Mes final del período de información reportado | 2 | N | En el formato MM. Ejemplo: 12 | |
| 9 | Número total de registros de detalle contenidos en el archivo | 6 | N | La cantidad de los registros de detalle contenidos en un archivo. | |
| 10 | Sumatoria total de las ventas presentadas en los registros de detalle. | 12 | N | La suma del valor total de las ventas netas de cada uno de los registros de detalle tipo 2 para el archivo de ventas. | |
| 11 | Mes de reporte | 2 | N | En el formato MM. Ejemplo: 11 | |
| 12 | CUM – Código Unico de Medicamento | 18 | A | Código Unico del Medicamento, asignado por el Invima. En este campo debe reportarse el número de expediente y un número consecutivo de la presentación comercial. El número de expediente es un valor numérico, cuya longitud es máximo 15 dígitos y el consecutivo de la presentación comercial tiene máximo 2 dígitos. Para los archivos especificados en este anexo se debe reportar el expediente y el consecutivo separados por un guión. Ejemplo: 123456789-09. | |
| 13 | Precio unitario Mínimo | 10 | N | Precio mínimo del medicamento al cual fue vendido, comprado o recobrado en el mes que indica el registro. | |
| 14 | Precio unitario Máximo | 10 | N | Precio máximo del medicamento al cual fue vendido, comprado o recobrado en el mes que indica el registro. | |
| 15 | Valor total de ventas netas. | 12 | N | Valor total de las ventas netas del medicamento en el mes y canal indicados en el registro. | |
| 16 | Total unidades vendidas | 10 | N | Cantidad total de unidades vendidas del medicamento, en el mes y canal indicado en el registro. Este total, permite valores decimales, en cuyo caso el carácter para separar cifras decimales es el punto. Ejemplos: 99240 106800.92 22340.8 | |
| 17 | Número de factura del precio mínimo del medicamento | 20 | A | Número de la factura donde se encuentra el precio mínimo reportado de venta, compra o recobro, en el mes que indica el registro. | |
| 18 | Número de factura del precio máximo del medicamento | 20 | A | Número de la factura donde se encuentra el precio máximo reportado de venta, compra o recobro, en el mes que indica el registro. | |
| 19 | Sumatoria total de las compras presentadas en los registros de detalle. | 12 | N | La suma de las compras netas totales de cada uno de los registro de detalle tipo 2, para el archivo de compras. | |
| 20 | Sumatoria total de los recobros presentados en los registros de detalle. | 12 | N | La suma de los valores de recobro totales de cada uno de los registro de detalle tipo 3, para el archivo de compras. | |
| 21 | Valor total de compras netas | 12 | N | Valor total de las compras netas del medicamento en el mes indicado en el registro. | |
| 22 | Total unidades compradas | 10 | N | Cantidad total de unidades compradas del medicamento en el mes indicado en el registro. Este total, permite valores decimales, en cuyo caso el carácter para separar cifras decimales es el punto. Ejemplos: 99240 106800.92 22340.8 | |
| 23 | Valor total de recobros | 12 | N | Valor total de los recobros del medicamento en el mes indicado en el registro. | |
| 24 | Total unidades recobradas | 10 | N | Cantidad total de unidades recobradas del medicamento, en el mes indicado en el registro. Este total, permite valores decimales, en cuyo caso el carácter para separar cifras decimales es el punto. Ejemplos: 99240 106800.92 22340.8 | |
| 25 | Tipo de Entidad | 3 | A | Tipo de entidad o fuente de información relacionada con el sistema de medicamentos. Se encuentran definidas las siguientes: MAY : mayorista LAB : Laboratorio TIT : Titular de medicamento EPS: Entidad Promotora de Salud IPS: Entidad Prestadora de Salud DTS: Dirección Territorial de Salud CCF: Caja de Compensación Familiar . Hay entidades que pueden tener doble rol en el sistema, dependiendo del rol tendrá la responsabilidad de reportar precios de venta y/ó precios de compra de medicamentos. | |
| 26 | Nombre o Razón Social | 100 | A | Nombre o razón social de la entidad | |
| 27 | País | 3 | N | Tabla de países del MPS. Ej: “003” | |
| 28 | Departamento | 2 | A | Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE. Ej: “02” | |
| 29 | Municipio | 3 | A | Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE. Ej: “011” | |
| 30 | Dirección | 100 | A | Dirección principal de una entidad | |
| 31 | Nombre Representante Legal | 100 | A | Nombre del representante legal de una entidad. | |
| 32 | Teléfono | 22 | A | Número telefónico para contacto de la entidad. Ejemplo: “05772191234567Ex1975” | |
| 33 | E mail | 100 | A | Dirección de correo electrónico, basado en el estándar W3C, ver página web www.w3c.org. Ejemplo: nombreusuario@minproteccionsocial. gov.co | |
| 34 | Indicador de registro de datos nuevo ó actualizado | 1 | A | Dato que indica si el registro de datos es nuevo o se trata de una actualización: N: registro de datos nuevo. A: registro de datos corresponde a una actualización. Usado en el formato de archivo de entidades. | |
| 35 | Número de medicamentos | 6 | N | Cantidad de medicamentos reportados en un archivo de precios de venta de medicamentos. La entidad reportadora de información de venta de medicamentos, debe reportar mensualmente tantos medicamentos como número de medicamentos comercialice como mayorista o tenga activos ante el Invima en el caso de laboratorios fabricantes o importadores sin incluir las muestras médicas, o la suma de los dos en caso de que la entidad tenga el rol de mayorista y laboratorio, aún cuando el valor de venta en el período haya sido cero. | |
| 36 | Consecutivo de registro | 6 | N | Número consecutivo del registro dentro del archivo, sirve para identificar cada registro de detalle contenido en el archivo; este número es usado para referenciar errores encontrados en algunos de los datos de un registro específico. | |
| 37 | Canal de Distribución | 3 | A | Dato usado para discriminar las ventas de los medicamentos por canal de distribución Institucional y Comercial. Los valores permitidos son INS (Institucional) y COM (Comercial). | |
| 38 | Se comercializa | 2 | A | SI, NO. Este dato indica si el medicamento se ha comercializado en el mes y canal que corresponde al registro de información. Si este campo tiene el valor NO no se comercializa), entonces los valores de precio unitario mínimo, máximo, valor de venta y facturas tienen el valor 0. | |
| 39 | Tipo de Identificación de la entidad principal a la que pertenece la entidad o fuente que reporta | 2 | A | NI : nit CC: Cédula de ciudadanía CE: Cédula de extranjería expedida en Colombia | Estos datos son opcionales y corresponden al grupo económico al cual pertenezca la entidad o fuente que reporta. |
| 40 | Número de identificación de la entidad principal a la que pertenece la entidad o fuente que reporta | 12 | N | Número de identificación sin digito de verificación | |
| 41 | Digito de verificación del NIT de la entidad principal a la que pertenece la entidad o fuente que reporta | 1 | N | Un número de 0 a 9. | |
| 42 | Sucursal de la Entidad | 10 | A | Sucursal de la entidad que reporta compras de medicamentos, utilizado por entidades que tienen diferentes centros de compra en el país y no consolidan la información de compras para reportar a SISMED, sino que prefieren reportar por cada centro de compra, en cuyo caso usa este código de la sucursal para identificar a dónde pertenece el centro de compras que reporta la información. | |
| 43 | Tipo de Identificación de la entidad o fuente agregada en el reporte de compras | 2 | A | NI : nit CC: Cédula de ciudadanía CE: Cédula de extranjería expedida en Colombia | Estos datos deben ser reportados por una entidad cuando envía información agregada de varias entidades o fuentes, en el archivo de compras de medicamentos. |
| 44 | Número de identificación de la entidad agregada | 12 | N | Número de identi- ficación sin digito de verificación | |
| 45 | Digito de verificación del NIT de la entidad agregada | 1 | N | Un número de 0 a 9, | |
| 46 | Tipo de Identificación de entidades reportadas por el Invima | 2 | A | NI : NIT CC: Cédula de ciudadanía CE: Cédula de extranjería expedida en Colombia PA: Pasaporte IF: identificación foránea expedida en el exterior u otra | |
4. CARACTERISTICAS ESTANDAR DE LOS FORMATOS DE ARCHIVOS DE TODOS LOS ANEXOS TECNICOS
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a) Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, con extensión.txt
b) Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras MAYUSCULAS.
c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin.
d) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos comas, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 esta vacío se reportará así: dato1,,dato3
e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.
f) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permite valores decimales y valores de porcentajes, se debe usar el punto como separador de decimales.
g) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guión, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.
h) Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo.
i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios.
j) Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.
k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.
ENVIO DE ARCHIVOS AL SISMED.
<Anexo sustituido en su totalidad por el Anexo incluido en la Circular 2 de 2011>
<El texto original es el siguiente:>
El Ministerio de la Protección Social brinda un servicio de integración para que las entidades reportadoras de información puedan enviar los archivos electrónicamente desde sus instalaciones hacia el SISMED.
En la página web del Ministerio de la Protección Social (www.minproteccionsocial.gov.co) se dispone de un link “SISMED” (www.minproteccionsocial.gov.co/sismed) como mecanismo de comunicación entre el SISMED y sus actores, en donde se publican las normas vigentes relacionadas con el Sistema, noticias, y preguntas y respuestas frecuentes en relación con el uso del SISMED. Adicionalmente, brinda acceso al instructivo y las herramientas para que las entidades puedan enviar los archivos desde sus instalaciones al Ministerio de la Protección Social.
Para garantizar la seguridad de la información reportada por las distintas fuentes del SISMED, se ha adoptado el mecanismo de firma digital, lo cual protege los archivos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Por lo anterior los archivos de precios de medicamentos deben ser firmados digitalmente por la entidad que reporta la información, usando el certificado de firma a nivel de entidad, el cual debe ser adquirido por cada entidad ante una entidad certificadora abierta.
El sistema SISMED brinda mecanismos para administrar la confidencialidad de la información, a través del manejo de perfiles de usuario, contraseñas, permisos y autenticación de los usuarios que ingresan al sistema, protegiendo así la información y brindando acceso a la información que a cada actor compete.
Con el propósito de brindar asesoría técnica para el envío de los archivos y temas relacionados con SISMED, las entidades pueden enviar sus inquietudes a la dirección de correo electrónico sismed@minproteccionsocial.gov.co
El plazo para el envío de los archivos por vía electrónica de los obligados a reportar precios de medicamentos a SISMED, está programado de acuerdo con el último dígito del número de identificación (dígito menos significativo, es decir, dígito del lado derecho) sin tomar en cuenta el dígito de verificación, así:
Plazo pa ra Laboratorios Farmacéuticos:
| Si el dígito es | Reporte de información del período: | |||
| Trimestre 4/2006 | Trimestre 1/2007 | Trimestre 2/2007 | Trimestre 3/2007 y sucesivos | |
| Plazo para reportar: | ||||
| Marzo/2007 Día calendario | Abril/2007 Día calendario | Julio/2007 Día calendario | Siguiente trimestre Día hábil | |
| 1 ó 2 | 16 | 11 | 10 | 6o |
| 3 ó 4 | 20 | 12 | 11 | 7o |
| 5 ó 6 | 21 | 13 | 12 | 8o |
| 7 ó 8 | 22 | 16 | 13 | 9o |
| 9 ó 0 | 23 | 17 | 16 | 10 |
Plazo para Mayoristas:
| Si el dígito es | Reporte de información del período: | |||
| Trimestre 4/2006 | Trimestre 1/2007 | Trimestre 2/2007 | Trimestre 3/2007 y sucesivos | |
| Plazo para reportar: | ||||
| Abril/2007 Día calendario | Mayo/2007 Día calendario | Julio/2007 Día calendario | Siguiente trimestre Día hábil | |
| 1 ó 2 | 16 | 7 | 10 | 6o |
| 3 ó 4 | 17 | 8 | 11 | 7o |
| 5 ó 6 | 18 | 9 | 12 | 8o |
| 7 ó 8 | 19 | 10 | 13 | 9o |
| 9 ó 0 | 20 | 11 | 16 | 10 |
Plazo para EPS, IPS, CCF, DTS:
| Si el dígito es | Reporte de información del período: | |||
| Trimestre 4/2006 | Trimestre 1/2007 | Trimestre 2/2007 | Trimestre 3/2007 y sucesivos | |
| Plazo para reportar: | ||||
| Mayo/2007 Día calendario | Junio/2007 Día calendario | Julio/2007 Día calendario | Siguiente trimestre Día hábil | |
| 1 ó 2 | 16 | 8 | 10 | 6o |
| 3 ó 4 | 17 | 12 | 11 | 7o |
| 5 ó 6 | 18 | 13 | 12 | 8o |
| 7 ó 8 | 22 | 14 | 13 | 9o |
| 9 ó 0 | 23 | 15 | 16 | 10 |
<Texto adicionado al Anexo 2 por el artículo 4 de la Circular 2 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Para el reporte de precios de medicamentos correspondiente al mes de marzo de 2007, este se podrá enviar sin firma digital, el cual será de carácter obligatorio a partir del mes de abril de 2007.
Para el envío de la información debe usarse el servicio TSA-Transporte Seguro de Archivos, el cual puede ser consultado y descargado desde el sitio de Sismed www.minproteccionsocial.gov.co/sismed.
A partir del reporte del mes de abril de 2007, el software TSA tendrá habilitada la opción para ser configurada con certificado digital a nivel personal