CIRCULAR 2 DE 2011
(diciembre 30)
Diario Oficial No. 48.310 de 12 de enero de 2012
COMISIÓN NACIONAL DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS
| Para: | Laboratorios Farmacéuticos Productores, Importadores, Mayoristas, Empresas Promotoras de Salud, Empresas Sociales del Estado, Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud con Servicios Hospitalarios y/o Quirúrgicos, Cajas de Compensación Familiar, Direcciones Territoriales de Salud. |
| De: | Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Dispositivos Médicos |
| Fecha: | 30 de diciembre de 2011 |
Referencia: Por la cual se modifica parcialmente la Circular 04 de 2006, la Circular 002 de 2010, se sustituyen en su totalidad los anexos técnicos de la Circular 01 de 2007 y se dictan otras disposiciones.
En uso de sus facultades legales, artículo 245 de la Ley 100 de 1993, artículo 87 de la Ley 1438 de 2011 y el Decreto 413 de 1994, la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Dispositivos Médicos,
DECIDE:
ARTÍCULO 1o. PRECIOS DE REFERENCIA A TODOS LOS MEDICAMENTOS. La Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Dispositivos Médicos (en adelante la “Comisión”) definirá con frecuencia, como mínimo anual, un precio de referencia para todos los medicamentos que se comercialicen en el país. El mismo constituirá un instrumento regulatorio que será comparado con el precio de venta al público de cada presentación comercial. Para definir el precio de referencia se utilizarán dos procedimientos alternativos:
a) Mediana de precios de ventas al público en el mercado nacional;
b) Comparaciones internacionales.
ARTÍCULO 2o. El cálculo del precio de referencia a través de la mediana dentro del mercado nacional se realizará a partir de la conformación de conjuntos homogéneos de medicamentos. Un conjunto homogéneo es conformado por un grupo de productos de idéntica composición (en lo que respecta a sus principios activos), concentración (en lo que respecta a la dosis por ellos contenida) y forma farmacéutica. Esto significa que se conformarán grupos de “Códigos Únicos de Medicamentos” (en adelante los “CUMs”) a partir del análisis de la “Clasificación Anatómico Terapéutica” de los medicamentos (en adelante “ATC”) en el nivel 5.
PARÁGRAFO 1o. El precio de referencia en ese caso será equivalente a la mediana del precio de venta al público de los CUMs que integran el grupo homogéneo.
PARÁGRAFO 2o. Podrá conformarse un grupo homogéneo siempre y cuando existan al menos tres CUMs diferentes para un mismo código ATC en nivel 5, excluyendo las presentaciones consecutivas de una misma marca comercial cuando la cantidad de CUMs correspondientes a un principio activo resulte menor a tres (3), el precio de referencia será determinado a través de comparaciones internacionales.
ARTÍCULO 3o. Modifícase el artículo 7o de la Circular 04 de 2006, modificado por el artículo 1o de la Circular 01 de 2009 y modificado por el artículo 1o de la Circular 002 de 2010, que en lo sucesivo quedará así:
“Artículo 1o. Precios de referencia internacional. El procedimiento para establecer el precio de referencia internacional, consistirá en seleccionar el precio inferior de venta al público de al menos tres países del listado definido por la Circular 002 de 2010 (Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Ecuador, México, Panamá, Perú y Uruguay) a los que podrán agregarse los países que integran la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico), comenzando por los países para los cuales haya información disponible que presenten los precios inferiores.
PARÁGRAFO 1o. La comparación de precios se deberá hacer teniendo como base los precios en dólares de los Estados Unidos de América, usando tasas de cambio nominal.
PARÁGRAFO 2o. La Comisión procederá a recalcular los precios de referencia en períodos inferiores a un año ante las siguientes circunstancias:
a) Variación del 'Índice de Precios al Consumidor' calculado por el DANE en más de un 5%;
b) Causas externas que puedan afectar la disponibilidad de los insumos importados y sus costos;
c) Solicitud debidamente documentada de los oferentes del producto en cuestión por variaciones de costos de producción y/o comercialización”.
ARTÍCULO 4o. Modifícase el artículo 1o de la Circular 04 de 2006, el cual en lo sucesivo quedará así:
“Artículo 1o. Régimen de Libertad Vigilada. Ingresarán al régimen de libertad vigilada aquellos medicamentos que cumplan con dos condiciones:
a) Conformar un conjunto homogéneo en virtud de existir tres o más oferentes;
b) Presentar precio de venta al público igual o inferior al precio de referencia del conjunto homogéneo correspondiente”.
ARTÍCULO 5o. Modifícase el artículo 13 de la Circular 04 de 2006, el cual quedará en lo sucesivo así:
“Artículo 13. Inclusión al Régimen de Libertad Regulada. Ingresarán al régimen de libertad regulada aquellos medicamentos que no cumplan con una de las condiciones definidas en el régimen de libertad vigilada, es decir, la cantidad de oferentes para el mismo medicamento no resulta suficiente para conformar un conjunto homogéneo, o su precio de venta al público en el país resulta superior al precio de referencia.
PARÁGRAFO. En los medicamentos que ingresan al régimen de libertad regulada la Comisión solicitará a la Superintendencia de Industria y Comercio, el seguimiento del proceso de formación de precios dentro de la cadena de producción y comercialización de medicamentos pudiendo fijar márgenes máximos de comercialización”.
ARTÍCULO 6o. Modifícase el artículo 15 de la Circular 04 de 2006 el cual quedará en lo sucesivo así:
“Artículo 15. Régimen de Control Directo. Ingresarán al régimen de control directo aquellos medicamentos que no cumplan con ninguna de las dos condiciones en el artículo 4o de la Circular 002 de 2011.
PARÁGRAFO. Los medicamentos que ingresan al régimen de control directo tendrán su precio máximo de venta al público, fijado por la Comisión como el equivalente al precio de referencia y será obligatoria su publicación en el envase de acuerdo como lo establece la ley de protección el consumidor”.
ARTÍCULO 7o. La incorporación de cada producto farmacéutico al régimen regulatorio correspondiente se realizará de forma anual pudiendo la Comisión proceder a desplazar un medicamento del régimen de libertad regulada al control directo en un periodo inferior cuando el precio de venta al público de ese producto presente indexación superior a la registrada por el precio de referencia correspondiente.
ARTÍCULO 8o. <Ver prórrogas en Notas de Vigencia> Para el desarrollo de la metodología la Comisión tendrá un plazo de ocho (8) meses contados a partir de la publicación de la presente circular.
ARTÍCULO 9o. Sustitúyase en su totalidad el Anexo Técnico 1 de la Circular 01 de 2007, modificado por la Circular 003 de 2007 y sustitúyase también en su totalidad el Anexo Técnico 2 de la Circular 01 de 2007, ambos por el Anexo Técnico 1 de la presente circular.
PARÁGRAFO. El envío de los reportes conforme a lo establecido por el Anexo Técnico 1 de la presente circular será obligatorio a partir del 2 de abril de 2012.
La presente Circular rige a partir de su fecha de publicación y modifica en lo pertinente la Circular 04 de 2006, la circular 002 de 2010 y sustituye en su totalidad los anexos técnicos de la Circular 01 de 2007.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 30 de diciembre de 2011.
La Delegada del Presidente de la República,
CECILIA ELVIRA A. CORREA GLEN.
El Ministro de Salud y Protección Social,
MAURICIO SANTA MARÍA SALAMANCA.
El Ministro de Comercio, Industria y Turismo,
SERGIO DÍAZ-GRANADOS.
ANEXO TÉCNICO PARA ENTIDADES REPORTADORAS DE INFORMACIÓN PARA EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS SISMED.
<Anexo derogado a partir del 1o. de enero de 2020, por el Anexo -artículo 12 - de la Circular 6 de 2018. El texto ORIGINAL es el siguiente:>
El presente anexo técnico está conformado por las siguientes especificaciones:
Especificaciones Técnicas del Archivo de Precios de Venta de Medicamentos. Estructura del archivo plano mediante el cual se reportan los precios de venta de los medicamentos, debe ser usado por las entidades que reportan precios de venta de Medicamentos.
Especificaciones Técnicas del Archivo de Precios de Compra de Medicamentos. Estructura del archivo plano mediante el cual se reportan los precios de compra y de recobro de los medicamentos, debe ser usado por las entidades que reportan precios de compra de medicamentos.
Este anexo técnico se define en 4 capítulos:
Capítulo I. Especificaciones Técnicas del Archivo de Precios de Venta de Medicamentos.
Capítulo II. Especificaciones Técnicas del Archivo de Precios de Compra de Medicamentos.
Capítulo III. Características estándar de los formatos de archivos planos.
Capítulo IV. Características y plataforma para el envío de archivos del anexo técnico.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL ARCHIVO DE PRECIOS DE VENTA DE MEDICAMENTOS.
1.1. Estructura y especificación del nombre de los archivos
El nombre de los archivos de la información a reportar de precios de venta de medicamentos debe cumplir con el siguiente estándar:
| Componente del nombre de archivo | Valores permitidos o formato | Descripción | Longitud fija | Requerido |
| Módulo de información | MED | Identificador del módulo de información. | 3 | SÍ |
| Tipo de Fuente | 113 | Indica el grupo de entidades reportadoras del archivo de venta de medicamentos. | 3 | SÍ |
| Tema de información | MVEN | Indica que la información corresponde a precios de venta de medicamentos | 4 | SÍ |
| Fecha de Corte | AAAAMMDD | Fecha de corte del período de la información reportada, correspondiente al último día calendario del período. No se debe utilizar ningún tipo de separador. | 8 | SÍ |
| Tipo de código que identifica la entidad | XX | Tipo de identificación de la entidad fuente de la información: – Para el caso de entidades territoriales el tipo de identificación es: MU (Municipio), DE (Departamento), DI (Distrito). – Para las demás entidades como Laboratorios (titulares de medicamentos, importadores, fabricantes), Mayoristas, EPS, CCF, ESE, IPS y Fondos de Estupefacientes, el tipo de identificación es NI (NIT). | 2 | SÍ |
| Código de identificación de la entidad, de acuerdo al tipo del campo anterior | XXXXXXXXXXXX | Código o número de identificación de la entidad que reporta de acuerdo al tipo del campo anterior: – Para el caso de NI, este campo contiene el número de NIT de la entidad sin dígito de verificación. – Para el caso de MU (Municipio), DE (Departamento), DI (Distrito), este campo contiene el código Divipola del DANE del departamento o distrito o municipio que reporta. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000860120380 000000025777 | 12 | SÍ |
| Extensión del archivo | .TXT | Extensión del archivo plano. | 4 | SÍ |
NOMBRES DE ARCHIVOS
| Tipo de archivo | Nombre de archivo | Longitud |
| Archivo de precios de venta de medicamentos | MED113MVENAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxx.TXT | 36 |
1.2. Estructura archivo de precios de venta de medicamentos
El archivo de precios de venta de medicamentos está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y verificar la información contenida en el archivo de precios de venta; adicionalmente, el archivo tiene un conjunto de registros de detalle (Registros Tipo 2) que contienen la información de las ventas mensuales por canal comercial e institucional de cada uno de los medicamentos a reportar en el periodo.
La entidad reportadora de información de venta de medicamentos, debe discriminar las ventas por mes y canal reportando la información de venta de todos los medicamentos que comercialice o tenga activos ante el Invima (quienes son titulares de medicamentos ante Invima), sin incluir muestras médicas. En el caso de los medicamentos de los cuales la entidad es titular, se deben reportar aunque no se hayan vendido en el periodo de reporte.
Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por comas.
1.2.1. Registro Tipo 1 - Registro de control
El registro de control es obligatorio para todas las fuentes de información. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.
| No | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 1 | Tipo de registro | 1 | N | 1: valor que significa que el registro es de control | SÍ |
| 2 | Tipo de archivo | 1 | N | 1: valor que significa que es archivo de precios de venta | SÍ |
| 3 | Tipo de Identificación de la entidad que reporta | 2 | A | Tipo de identificación de la entidad fuente de la información: – Para el caso de entidades territoriales el tipo de identificación es: MU (Municipio), DE (Departamento), DI (Distrito) – Para las demás entidades como Laboratorios (titulares de medicamentos, importadores, fabricantes), Mayoristas, EPS, CCF, ESE, IPS y Fondos de Estupefacientes, el tipo de identificación es NI (NIT). | SÍ |
| 4 | Número de identificación de la entidad que reporta | 12 | N | Código o número de identificación de la entidad que reporta de acuerdo al tipo del campo anterior: – Para el caso de NI, este campo contiene el número de NIT de la entidad sin dígito de verificación. – Para el caso de MU (Municipio), DE (Departamento), DI (Distrito), este campo contiene el código Divipola del DANE del departamento o distrito o municipio que reporta. | SÍ |
| 5 | Dígito de verificación del Nit de la entidad que reporta | 1 | N | Un número de 0 a 9. Obligatorio solo cuando el tipo de identificación es NIT. | NO |
| 6 | Número de medicamentos | 6 | N | Cantidad de medicamentos reportados en el archivo (cantidad de diferentes códigos CUM reportados). | SÍ |
| 7 | Tipo de Identificación de la entidad principal a la que pertenece la entidad que reporta | 2 | A | Si la entidad no pertenece a ninguna otra entidad (diferente de sí misma), este campo debe reportarse en nulo, sin dato. Valor permitido NI (NIT). | NO |
| 8 | Número de identificación de la entidad principal a la que pertenece la entidad que reporta | 12 | N | Número de identificación sin dígito de verificación. Si la entidad no pertenece a ninguna otra entidad (diferente de sí misma), este campo debe reportarse en nulo, sin dato. | NO |
| 9 | Dígito de verificación del NIT de la entidad principal a la que pertenece la entidad que reporta | 1 | N | Valor permitido: número de 0 a 9. Si la entidad no pertenece a ninguna otra entidad (diferente de sí misma), este campo debe reportarse en nulo, sin dato. | NO |
| 10 | Año de la información reportada | 4 | N | En el formato AAAA. Ejemplo: 2006 | SÍ |
| 11 | Mes inicial del periodo de información reportado | 2 | N | En el formato MM. Ejemplo: 7 10 | SÍ |
| 12 | Mes final del periodo de información reportado | 2 | N | En el formato MM. Ejemplo: 9 12 | SÍ |
| 13 | Número total de registros de detalle contenidos en el archivo | 6 | N | Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo. | SÍ |
| 14 | Sumatoria total de las ventas presentadas en los registros de detalle. | 16 | D | Debe corresponder a la suma del campo “Valor total de ventas netas” de los registros tipo 2. El dato permite hasta dos cifras decimales en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SÍ |
1.2.2. Registro Tipo 2 - Registro de detalle de ventas
Mediante el Registro Tipo 2, la entidad reporta el detalle de las ventas mensuales de cada medicamento por cada canal de distribución: Institucional y Comercial.
| No | Nombre del campo | Longitud máxima el campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 1 | Tipo de registro | 1 | N | 2: valor que significa que el registro es de detalle | SÍ |
| 2 | Consecutivo de registro | 6 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| 3 | Mes de reporte | 2 | N | En el formato MM. Ejemplo: 7 10 | SÍ |
| 4 | Canal | 3 | A | Dato usado para discriminar las ventas de los medicamentos por canal de distribución Institucional y Comercial. Los valores permitidos son: INS: Institucional COM: Comercial. | SÍ |
| 5 | CUM - Código Único de Medicamento | 18 | A | Código Único de Medicamento (CUM) asignado por el Invima. En este campo debe reportarse el número de expediente y un número consecutivo de la presentación comercial, separados por el signo guión. El número de expediente es un valor numérico, cuya longitud es máximo 15 dígitos y el consecutivo de la presentación comercial tiene máximo 2 dígitos. Ejemplo: 19955791-1. | SÍ |
| 6 | Se comercializa | 2 | A | Este dato indica si el medicamento se ha comercializado en el mes y canal reportado. Valores Permitidos: SÍ, NO. Si este campo tiene el valor NO (no se comercializa), entonces los valores de precio unitario mínimo, máximo, valor de venta, unidades vendidas y facturas deben tener el valor 0. | SÍ |
| 7 | Precio unitario mínimo de venta | 14 | D | Precio unitario mínimo al cual se vendió una unidad de la presentación comercial del medicamento en el mes y canal reportado. El dato permite hasta dos cifras decimales en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SÍ |
| 8 | Precio unitario Máximo de venta | 14 | D | Precio unitario Máximo al cual se vendió una unidad de la presentación comercial del medicamento en el mes y canal reportado. El dato permite hasta dos cifras decimales en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SÍ |
| 9 | Valor total de ventas netas | 16 | D | Valor total de las ventas netas del medicamento en el mes y canal reportado. El dato permite hasta dos cifras decimales en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SÍ |
| 10 | Total unidades vendidas | 16 | D | Cantidad total de unidades de la presentación comercial del medicamento, vendidas en el mes y canal reportado. El dato permite hasta cinco cifras decimales en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SÍ |
| 11 | Número de factura del precio mínimo de venta del medicamento | 20 | A | Número de una factura en la que se evidencia el precio mínimo de venta del medicamento reportado para el mes y canal. | SÍ |
| 12 | Número de factura del precio máximo de venta del medicamento | 20 | A | Número de una factura en la que se evidencia el precio máximo de venta del medicamento reportado para el mes y canal. | SÍ |
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL ARCHIVO DE PRECIOS DE COMPRA DE MEDICAMENTOS.
2.1. Estructura y especificación del nombre de los archivos
Las entidades obligadas a reportar información de precios de compra pueden consolidar la información de la entidad y enviar un solo archivo a Sismed o las entidades que manejen sucursales y deseen enviar un archivo por cada sucursal pueden hacerlo informando previamente al Sismed la información de sus sucursales (vía mail a sismed@minsalud.gov.co) de acuerdo a las instrucciones de Sismed publicadas en el portal del Sispro www.sispro.gov.co en Opciones Públicas e Información de Soporte. En el caso de reporte por sucursales, se aclara que el cumplimiento con el reporte a Sismed para la entidad solo se obtiene cuando todas las sucursales tengan el archivo procesado exitosamente en Sismed.
El nombre de los archivos de la información a reportar de precios de compra de medicamentos debe cumplir con el siguiente estándar:
| Componente del nombre de archivo | Valores permitidos o formato | Descripción | Longitud fija | Requerido |
| Módulo de información | MED | Identificador del módulo de información. | 3 | SÍ |
| Tipo de Fuente | 114 | Indica el grupo de entidades reportadoras del archivo de compra de medicamentos. | 3 | SÍ |
| Tema de información | MCOM | Indica que la información corresponde a precios de compra de medicamentos | 4 | SÍ |
| Fecha de Corte | AAAAMMDD | Fecha de corte del período de la información reportada, correspondiente al último día calendario del período. No se debe utilizar ningún tipo de separador. | 8 | SÍ |
| Tipo de código que identifica la entidad | XX | Tipo de identificación de la entidad fuente de la información: – Para el caso de entidades territoriales el tipo de identificación es: MU (Municipio), DE (Departamento), DI (Distrito) – Para las demás entidades como EPS, CCF, ESE, IPS y Fondos de Estupefacientes, el tipo de identificación es NI (NIT). | 2 | SÍ |
| Código de identificación de la entidad, de acuerdo al tipo del campo anterior | XXXXXXXXXXXX | Código o número de identificación de la entidad que reporta de acuerdo al tipo del campo anterior: – Para el caso de NI, este campo contiene el número de NIT de la entidad sin dígito de verificación. – Para el caso de MU (Municipio), DE (Departamento), DI (Distrito), este campo contiene el código Divipola del DANE del departamento o distrito o municipio que reporta. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000860120380 000000025777. | 12 | SÍ |
| Indicador de Sucursal | SU | Este campo en el nombre del archivo es opcional, solo se utiliza para entidades que reporten precios de compra por sucursal, si no se reporta a nivel de sucursal, este dato no hace parte del nombre del archivo. | 2 | NO |
| Sucursal | XXXXXXXXXX | Este campo es opcional, solo se usa cuando la información es reportada por una sucursal de la entidad y contiene el identificador de la Sucursal, máximo 10 caracteres alfanuméricos en mayúsculas, sin caracteres especiales y debe concordar con el identificador de la sucursal registrado en Sismed. | 10 | NO |
| Extensión del archivo | .TXT | Extensión del archivo plano. | 4 | SÍ |
Nombres de archivos
| Tipo de archivo | Nombre de archivo | Longitud |
| Archivo de precios de compra de medicamentos | MED114MCOMAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxx.TXT | 36 |
| Archivo de precios de compra de medicamentos cuando la entidad reporta a nivel de sucursal | MED114MCOMAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxSUxxxxxxxxxx .TXT | 48 |
2.2 Estructura archivo de precios de compra de medicamentos
El archivo de precios de compra de medicamentos está compuesto por tres tipos de registros: de Control, de Compras y de Recobros. El archivo tiene un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y verificar la información contenida en el archivo de precios de compra; contiene un conjunto de registros de detalle de Compras (Registros Tipo 2) que especifica la información de las compras de cada uno de los medicamentos a reportar en el periodo discriminadas por mes y contiene un conjunto de registros de recobros (Registros Tipo 3) con la información de cada uno de los medicamentos recobrados a Fosyga en el periodo del reporte detallado por mes. Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por comas.
2.2.1. Registro Tipo 1 - Registro de control
Este registro es obligatorio para todas las fuentes de información. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.
| No | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 1 | Tipo de registro | 1 | N | 1: valor que significa que el registro es de control | SÍ |
| 2 | Tipo de archivo | 1 | N | 2: valor que significa que es archivo de compra | SÍ |
| 3 | Tipo de Identificación de la entidad que reporta | 2 | A | Tipo de identificación de la entidad fuente de la información: – Para el caso de entidades territoriales el tipo de identificación es: MU (Municipio), DE (Departamento), DI (Distrito) – Para las demás entidades como EPS, CCF, ESE, IPS y Fondos de Estupefacientes, el tipo de identificación es NI (NIT). | SÍ |
| 4 | Número de identificación de la entidad que reporta | 12 | N | Código o número de identificación de la entidad que reporta de acuerdo al tipo del campo anterior: – Para el caso de NI, este campo contiene el número de NIT de la entidad sin dígito de verificación. – Para el caso de MU (Municipio), DE (Departamento), DI (Distrito), este campo contiene el código Divipola del DANE del departamento o distrito o municipio que reporta. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000860120380 000000025777. | |
| 5 | Dígito de verificación del NIT de la entidad que reporta | 1 | N | Un número de 0 a 9. Obligatorio solo cuando el tipo de identificación es Nit. | NO |
| 6 | Sucursal de la Entidad | 10 | A | Identificador de la sucursal de la entidad que reporta compras de medicamentos; utilizado por entidades que reportan a nivel de sucursal. | NO |
| 7 | Año de la información reportada | 4 | N | En el formato AAAA. Ejemplo: 2010 | SÍ |
| 8 | Mes inicial del periodo de información reportado | 2 | N | En el formato MM. Ejemplo: 7 10 | SÍ |
| 9 | Mes final del periodo de información reportado | 2 | N | En el formato MM. Ejemplo: 9 12 | SÍ |
| 10 | Número total de registros de detalle contenidos en el archivo | 6 | N | Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2 más tipo 3 contenidos en el archivo. | SÍ |
| 11 | Sumatoria total de las compras presentadas en los registros de detalle. | 16 | D | Debe corresponder a la suma del campo “Valor total de compras netas” de los registros tipo 2, si no se reportaron compras este dato debe estar en cero. El dato permite hasta dos cifras decimales en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SÍ |
| 12 | Sumatoria total de los recobros presentadas en los registros de detalle. | 16 | D | Debe corresponder a la suma del campo “Valor total de recobros” de los registros tipo 3, si no se reportaron recobros este dato debe estar en cero. El dato permite hasta dos cifras decimales en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SÍ |
2.2.2. Registro Tipo 2 - Registro de detalle de compras
Este registro es opcional, si la entidad no realizó compra de medicamentos en el periodo de reporte no requiere incluir registros de compra.
| No | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 1 | Tipo de registro | 1 | N | 2: Valor que significa que el registro es de compras. | SÍ |
| 2 | Consecutivo de registro | 6 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| 3 | Mes de reporte | 2 | N | En el formato MM. Ejemplo: 7 10 | SÍ |
| 4 | CUM - Código Único de Medicamento | 18 | A | Código Único de Medicamento (CUM) asignado por el Invima. En este campo debe reportarse el número de expediente y un número consecutivo de la presentación comercial, separados por el signo guión. El número de expediente es un valor numérico, cuya longitud es máximo 15 dígitos y el consecutivo de la presentación comercial tiene máximo 2 dígitos. Ejemplo: 19955791-1. | SÍ |
| 5 | Precio unitario mínimo de compra | 14 | D | Precio unitario mínimo al cual se compró una unidad de la presentación comercial del medicamento en el mes reportado. El dato permite hasta dos cifras decimales en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SÍ |
| 6 | Precio unitario máximo de compra | 14 | D | Precio unitario Máximo al cual se compró una unidad de la presentación comercial del medicamento en el mes reportado. El dato permite hasta dos cifras decimales en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SÍ |
| 7 | Valor total de compras netas | 16 | D | Valor total de las compras netas del medicamento en el mes reportado. El dato permite hasta dos cifras decimales en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SÍ |
| 8 | Total unidades compradas | 16 | D | Cantidad total de unidades de la presentación comercial del medicamento, compradas en el mes reportado. El dato permite hasta cinco cifras decimales en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SÍ |
| 9 | Número de factura del precio mínimo de compra del medicamento | 20 | A | Número de una factura en la que se evidencia el precio mínimo de compra del medicamento reportado para el mes. | SÍ |
| 10 | Número de factura del precio máximo de compra del medicamento | 20 | A | Número de una factura en la que se evidencia el precio máximo de compra del medicamento reportado para el mes. | SÍ |
2.2.3. Registro Tipo 3 - Registro de detalle de recobros
Este registro es opcional, si la entidad no realizó recobro de medicamentos a Fosyga en el periodo de reporte no requiere incluir registros de recobros.
| No | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 1 | Tipo de registro | 1 | N | 3: Valor que significa que el registro es de recobros. | SÍ |
| 2 | Consecutivo de registro | 6 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. La numeración continúa con el consecutivo de los registros tipo 2 y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| 3 | Mes de reporte | 2 | N | En el formato MM. Ejemplo: 7 10 | SÍ |
| 4 | CUM - Código Único de Medicamento | 18 | A | Código Único de Medicamento (CUM) asignado por el Invima. En este campo debe reportarse el número de expediente y un número consecutivo de la presentación comercial, separados por el signo guión. El número de expediente es un valor numérico, cuya longitud es máximo 15 dígitos y el consecutivo de la presentación comercial tiene máximo 2 dígitos. Ejemplo: 19955791-1. | SÍ |
| 5 | Precio unitario mínimo de recobro | 14 | D | Precio unitario mínimo al cual se recobró una unidad de presentación comercial del medicamento en el mes reportado. El dato permite hasta dos cifras decimales en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SÍ |
| 6 | Precio unitario máximo de recobro | 14 | D | Precio unitario máximo al cual se recobró una unidad de presentación comercial del medicamento en el mes reportado. El dato permite hasta dos cifras decimales en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SÍ |
| 7 | Valor total de recobros | 16 | D | Valor total de los recobros del medicamento en el mes reportado. El dato permite hasta dos cifras decimales en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SÍ |
| 8 | Total unidades recobradas | 16 | D | Cantidad total de unidades de la presentación comercial del medicamento recobradas en el mes reportado. El dato permite hasta cinco cifras decimales en cuyo caso el separador de decimal es el punto. | SÍ |
| 9 | Número de factura del precio mínimo de recobro del medicamento | 20 | A | Número de una factura en la que se evidencia el precio mínimo de recobro del medicamento reportado para el mes. | SÍ |
| 10 | Número de factura del precio máximo de recobro del medicamento | 20 | A | Número de una factura en la que se evidencia el precio máximo de recobro del medicamento reportado para el mes. | SÍ |
CARACTERÍSTICAS ESTÁNDAR DE LOS FORMATOS DE ARCHIVOS DEL ANEXO TÉCNICO.
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a) En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico D-Decimal F-Fecha.
b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt
c) Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS y no se deben utilizar tildes.
d) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial coma (,).
e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir, debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos comas, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1,,dato3
f) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.
g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permiten valores decimales y valores de porcentajes, se debe usar el punto como separador de decimales.
h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guión, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.
i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.
j) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios ni a la derecha ni a la izquierda.
k) Tener en cuenta que cuando los campos traen Ceros, estos no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.
l) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza ENTER como fin de registro.
m) Los archivos deben estar firmados digitalmente.
CARACTERÍSTICAS Y PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS DEL ANEXO TÉCNICO.
El Ministerio de Salud y Protección Social brinda un servicio de integración para que las entidades reportadoras de información envíen los archivos desde sus instalaciones hacia el Ministerio, este servicio se ha denominado Pisis - Plataforma de Integración del Sispro.
En el portal del Sispro www.sispro.gov.co, se debe solicitar el usuario para acceder a la plataforma Pisis mediante la opción “Registrarme”.
En el Portal del Sispro www.sispro.gov.co se dispone de la publicación de “FAQ Preguntas y Respuestas” en Opciones Públicas como mecanismo de comunicación entre el Sismed y sus actores en relación con el uso del Sismed. Adicionalmente, brinda acceso al instructivo y las herramientas para que las entidades puedan enviar los archivos desde sus instalaciones al Ministerio de Salud y Protección Social.
Para garantizar la seguridad de la información reportada por las distintas fuentes del Sismed, se ha adoptado el mecanismo de firma digital, lo cual protege los archivos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Por lo anterior los archivos de precios de medicamentos deben ser firmados digitalmente por la entidad que reporta la información, usando el certificado de firma digital, el cual debe ser adquirido por cada entidad ante una entidad certificadora abierta.
Con el propósito de brindar asesoría técnica para el envío de los archivos y temas relacionados con Sismed, las entidades pueden enviar sus inquietudes a la dirección de correo electrónico sismed@minsalud.gov.co
El plazo para el envío de los archivos por vía electrónica de los obligados a reportar precios de medicamentos a Sismed, está programado de acuerdo con el último dígito del número de identificación de la entidad reportadora definido en el nombre del archivo (dígito menos significativo, es decir, dígito del lado derecho), así:
| Último dígito del número de identificación de la entidad del nombre del archivo | Plazo para reportar |
| Día hábil del siguiente trimestre al reportado: | |
| 1 o 2 | 6o |
| 3 o 4 | 7o |
| 5 o 6 | 8o |
| 7 o 8 | 9o |
| 9 o 0 | 10o |