RESOLUCIÓN 4670 DE 2009

(octubre 23)

Diario Oficial No. 47.518 de 30 de octubre de 2009

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS

Por la cual se modifica el Manual de Contratación.

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS,

en uso de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 211 de la Constitución Política, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 9o de la Ley 489 de 1998, el artículo 89 del Decreto 2474 de 2008, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.

Que la Ley 80 de 1993, en su artículo 12, dispone que los jefes y los representantes legales de las entidades podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar las actividades de los procesos de selección en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o sus equivalentes.

Que las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deben contar con un manual de contratación, en el que se señalen los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes, y todos los asuntos propios de la realización de los procesos de selección, así como de la vigilancia y control de la ejecución contractual, tal como lo prevé el artículo 89 del Decreto 2474 de 2008.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

TITULO I.

REGIMEN APLICABLE.

ARTÍCULO 1o. AMBITO DE APLICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Las disposiciones aquí contenidas se aplicarán a los procesos de contratación que se adelanten en el ICBF por parte de los distintos niveles administrativos en sus etapas de planeación, precontractual, contractual y postcontractual, según el régimen pertinente.

ARTÍCULO 2o. RÉGIMEN APLICABLE AL CONTRATO DE APORTE. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> La contratación de los programas estratégicos y misionales del ICBF se rige por las disposiciones especiales del Contrato de Aporte, según lo previsto en el artículo 81 de la Ley 489 de 1998, la Ley 7ª de 1979, artículo 21, numeral 9; la Ley 1098 de 2006, artículo 11 parágrafo; el Decreto 2388 de 1979, artículos 123 y ss.; el Decreto 2150 de 1995, artículo 122; el Decreto 2923 de 1994 y el Decreto 1529 de 1996. En los aspectos no previstos en el mencionado régimen de excepción se dará aplicación en forma complementaria a lo previsto en la normativa que integra el Estatuto General de Contratación Estatal, siempre que no contravengan su naturaleza.

Adicionalmente, para la ejecución de los programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional y los Planes Seccionales de Desarrollo, se aplicará lo consagrado en el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política, y los Decretos 777 de 1992, 1403 de 1992 y 2459 de 1993 o las normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.

Para la celebración de convenios con entidades públicas o personas jurídicas sin ánimo de lucro se dará aplicación a los artículos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998.

En esta contratación se observarán los principios previstos en el artículo 209 de la Constitución Política, las normas especiales citadas y las reglas establecidas en el presente título.

ARTÍCULO 3o. RÉGIMEN APLICABLE EN ADQUISICIÓN O VENTA DE BIENES Y SERVICIOS PARA EL APOYO ADMINISTRATIVO. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> La contratación de bienes, obras o servicios distintos a los programas estratégicos y misionales del ICBF, se sujetará al Estatuto General de Contratación Pública_[1].

TITULO II.

DELEGACION DE FUNCIONES.

ARTÍCULO 4o. DELEGACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 3939 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Delégase el ejercicio de la facultad de adelantar procesos de selección, adjudicar, celebrar, adicionar, modificar, suspender, resolver, terminar, liquidar convenios y contratos a nombre del Instituto con personas públicas o privadas y las funciones a las que se refiere el artículo 5o de la presente resolución, en los servidores públicos que se determinan a continuación:

1. En el(la) Secretario(a) General:

a) Adelantar procesos de selección y celebrar contratos o convenios cuya cuantía sea superior a 1.000 smlmv y hasta 10.000 smlmv, sin perjuicio de las demás delegaciones.

b) Celebrar contratos a través de la Bolsa Nacional Agropecuaria o bolsas de productos hasta por un valor de 200.000 smlmv.

c) Celebrar contratos o convenios con entidades extranjeras públicas o privadas o internacionales de cooperación, ayuda o asistencia, en una cuantía de hasta 20.000 smlmv.

d) <Literal modificado por el artículo 1 de la Resolución 98 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Adicionar, prorrogar, liquidar; modificar y aclarar los contratos suscritos por el(la) Director(a) General.

e) Adelantar procesos de selección y celebrar contratos o convenios financiados con recursos de los proyectos y subproyectos de inversión a cargo de la Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, incluido el de aporte, cuya cuantía sea superior a 1.000 smlmv y hasta 10.000 smlmv, sin perjuicio de las competencias que se asignan a los Directores Regionales.

2. En el(la) Director(a) Administrativo(a):

a) Adelantar procesos de selección y celebrar contratos o convenios cuya cuantía sea hasta 1.000 smlmv, sin perjuicio de las demás delegaciones otorgadas a los Directores de Prevención, Protección y a las Direcciones Regionales.

b) Celebrar contratos o convenios de comodato, donación, cesión, servidumbres y venta de muebles e inmuebles hasta por un valor de 10.000 smlmv.

c) Otorgar poderes a los Directores Regionales para la suscripción de contratos de promesa de compraventa de inmuebles, escrituras públicas de compra, venta y donación de bienes inmuebles y venta de bienes muebles, hasta por un valor de 10.000 smlmv.

d) Aplicar las fórmulas de reajuste en los contratos que celebre como ordenador del gasto o estén bajo su supervisión o interventoría.

e) Otorgar poderes a los funcionarios del ICBF para recibir donaciones de entidades públicas.

3. En el(la) Director(a) de Prevención:

a) Adelantar procesos de selección y celebrar contratos o convenios financiados con recursos de los proyectos y subproyectos de inversión a cargo de la Dirección de Prevención, incluido el de aporte, hasta por cuantía de 10.000 smlmv, sin perjuicio de las competencias que se asignan a los Directores Regionales.

4. En el(la) Director(a) de Protección:

a) Adelantar procesos de selección y celebrar contratos o convenios financiados con recursos de los proyectos y subproyectos de inversión a cargo de la Dirección de Protección, incluido el de aporte, hasta por cuantía de 10.000 smlmv, sin perjuicio de las competencias que se asignan a los Directores Regionales.

5. En los Directores Regionales:

a) Adelantar procesos de selección y celebrar contratos o convenios para los asuntos de su jurisdicción, hasta por cuantía de 1.000 smlmv y contratos de aporte hasta por 5.000 smlmv, salvo aquellos delegados exclusivamente a otros servidores públicos de la Sede de la Dirección General.

b) Incorporar en los contratos de aporte la obligación de entregar bienes del ICBF en comodato.

c) Celebrar directamente contratos de aporte con Instituciones de Protección para la ejecución de los programas del Proyecto 140 “Protección - Acciones para Preservar y Restituir el Ejercicio Integral de los Derechos de la Niñez y la Familia”, en sus distintas modalidades, hasta 5.000 smlmv, de acuerdo con los lineamientos y directrices que para el efecto imparta la Dirección General.

d) Adelantar procesos de selección y celebrar contratos de venta de bienes muebles e inmuebles cuyo precio mínimo de venta no exceda 400 smlmv.

PARÁGRAFO 1o. La realización de procesos de selección o celebración de contratos o convenios que superen las cuantías o excedan la delegación señalada en el presente artículo por parte de las Direcciones Regionales, requerirá delegación especial, la cual será otorgada por la Dirección General, previa solicitud debidamente sustentada ante la dependencia de la Sede de la Dirección General que corresponda, quien dejará constancia expresa de su aprobación en la solicitud que remita a la Oficina Asesora Jurídica por lo menos con tres (3) días hábiles de anticipación para que elabore el acto administrativo respectivo.

PARÁGRAFO 2o. Sin perjuicio de lo dispuesto en el presente artículo, corresponde a cada área responsable de los proyectos adelantar los trámites y preparar los actos o documentos necesarios para la ejecución de las actividades o programas que permitan el ejercicio adecuado y oportuno de la presente delegación.

PARÁGRAFO 3o. La delegación para la celebración de Contratos de Aporte se estimará sobre el aporte a realizar por parte del ICBF en dinero, bienes o servicios y no sobre la cuantía total del contrato o convenio. La delegación para adicionar en valor un contrato o convenio se estimará sobre el valor total del mismo, incluidas las adiciones.

ARTÍCULO 5o. ALCANCE DE LA DELEGACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Corresponde a los servidores públicos delegatarios ordenar y dirigir la celebración de procesos de selección, escoger contratistas, celebrar contratos y velar por su adecuada ejecución y liquidación, efecto para el cual podrán tramitar y culminar las actuaciones administrativas propias de la actividad contractual que les ha sido delegada; es decir, expedir actos administrativos precontractuales, contractuales y postcontractuales. Dentro de estas actividades se entienden incorporadas, entre otras:

1. Dirigir la elaboración de los estudios previos necesarios para el inicio de los procesos de selección de contratistas y la celebración de contratos o convenios.

2. Dirigir la realización de la totalidad de los trámites tendientes a seleccionar contratistas, celebrar contratos o convenios de acuerdo con el monto de las facultades delegadas y la ejecución de los mismos.

3. Velar por el adecuado cumplimiento de los derechos y deberes de las entidades estatales y de los proponentes y contratistas, según lo previsto en los artículos 4o y 5o de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes.

4. Designar a los funcionarios o contratistas para conformar el Comité Asesor Evaluador en el caso de las Regionales o Seccionales.

5. Seleccionar a los contratistas de acuerdo con los procedimientos establecidos en la ley, las normas reglamentarias correspondientes y en el presente Manual.

6. Expedir los actos administrativos de trámite y definitivos que sean requeridos.

7. Resolver los recursos en vía gubernativa y estudiar y responder las demás solicitudes y reclamaciones que le sean formuladas con ocasión de la actividad contractual.

8. Dirigir las audiencias públicas. Sin la presencia del delegatario no podrá iniciarse ni continuarse ninguna audiencia pública.

9. Ejercer el control administrativo y de seguimiento a la ejecución de los contratos celebrados en desarrollo de la actividad misional o de apoyo a la gestión y de aquellos que le hayan sido delegados y/o asignados por la Dirección General.

10. Designar o contratar los interventores o supervisores de los contratos.

11. Pactar y ejercer facultades excepcionales, imponer multas y declarar el incumplimiento.

12. Garantizar el debido proceso en las actuaciones contractuales y ejercer oportunamente las facultades previstas en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.

13. Responder por la consulta de los precios en el SICE para los casos a que haya lugar.

14. Designar un profesional como líder administrativo de cada proceso contractual.

15. Informar al Director(a) General en forma inmediata de las dificultades o circunstancias que ameriten que este(a) reasuma el ejercicio de las funciones delegadas.

16. Suscribir la liquidación de los contratos y convenios, incluida la expedición del acto administrativo de liquidación unilateral, cuando fuere pertinente. En la liquidación el delegatario intervendrá sobre la base de la información documental que prepare y verifique el supervisor y/o el interventor.

17. Las demás inherentes al ejercicio de la competencia delegada.

ARTÍCULO 6o. PROHIBICIONES. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Ningún delegatario en ejercicio de la función contractual podrá celebrar contratos o convenios ni ordenar gastos diferentes a los aquí previstos. En especial no podrán:

1. Celebrar contratos de empréstito.

2. Declarar la urgencia manifiesta y celebrar los contratos que se derivan de ella.

3. Celebrar contratos para la realización de trabajos artísticos o para la realización de actividades científicas o tecnológicas.

4. Celebrar contratos de fiducia o encargo fiduciario.

TITULO III.

DESCONCENTRACION DE FUNCIONES, TRAMITES Y PROCEDIMIENTOS.

ARTÍCULO 7o. EL COMITÉ DE CONTRATACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> El Comité de Contratación será el ente asesor que apoyará a la Dirección General y a los servidores públicos delegatarios de la Dirección General en los procedimientos de contratación que desarrolla el ICBF, con el fin de propender por el cumplimiento de los principios contractuales, en especial la transparencia y la selección objetiva del contratista, de acuerdo con lo establecido en los artículos siguientes.

ARTÍCULO 8o. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Integración del Comité de Contratación.

El Comité de Contratación estará conformado por:

1. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, quien lo presidirá.

2. Un Delegado de la Dirección General.

3. El Ordenador del Gasto que solicita la contratación o su delegado.

Tendrán voz, el (la) Jefe del Area, el (la) Coordinador (a) del Grupo de Contratos, el (la) Coordinador del área ejecutora o el funcionario asignado para el conocimiento del asunto respectivo y el líder administrativo.

ARTÍCULO 9o. SESIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> El Comité de Contratación se reunirá cuando sea convocado por quien lo preside. Se constituirá quórum deliberatorio y decisorio con la participación de por lo menos dos (2) de los miembros del Comité.

PARÁGRAFO 1o. Las recomendaciones y conceptos del Comité se adoptarán y expedirán por consenso entre los miembros que asistan a la respectiva sesión y serán suscritos por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

PARÁGRAFO 2o. El Comité de Contratación atenderá las solicitudes que se sometan a su consideración dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir del día siguiente a la recepción de la documentación, salvo que se requiera de estudios o análisis especializados, o la presentación de documentación adicional, evento en el cual la Secretaría Técnica informará a la dependencia interesada dicha situación.

ARTÍCULO 10. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> El Comité de Contratación tendrá las siguientes funciones:

1. Asesorar a la Dirección General y a los servidores públicos delegatarios en relación con los procesos contractuales.

2. Emitir concepto previo sobre los prepliegos y los pliegos de condiciones definitivos, la evaluación de las manifestaciones de interés en el concurso de méritos con precalificación, así como para definir la integración de la lista corta o la lista multiusos, la evaluación de las propuestas y la definición de los procesos de selección para la suscripción de contratos o convenios, y cualquier modificación a los actos sometidos a su consideración, por parte de la Dirección General y los delegatarios de la Dirección General.

3. Establecer los criterios generales que deben tener en cuenta los Directores Regionales o Seccionales para realizar los trámites y la selección de contratistas.

4. Sin perjuicio de las funciones asignadas al Comité de Conciliación y Defensa Judicial del ICBF, revisar los proyectos de respuesta elaborados por las respectivas dependencias a las reclamaciones formuladas por los contratistas o las que surjan en desarrollo de convenios suscritos por el ICBF, sin consideración a su cuantía, cuando la complejidad del tema así lo amerite, a efecto de verificar su correspondencia con las disposiciones legales vigentes en materia contractual.

5. Aprobar los parámetros generales de minutas tipo de: pliegos de condiciones, bases de selección de los procesos de contratación directa o de aporte, condiciones mínimas de participación y modelos de minutas de contratos o convenios que proyecte la Oficina Jurídica, así como los parámetros y ajustes a la “Guía para la interventoría o supervisión de los contratos y convenios por el ICBF” y sus respectivos formatos.

6. Emitir concepto sobre la aplicación del Régimen Especial de Contrato de Aporte para la contratación directa de los programas misionales o estratégicos propios del Servicio Público de Bienestar Familiar.

7. Impartir los lineamientos que sean necesarios y que permitan dar pleno alcance a lo dispuesto en el presente Manual.

8. Establecer las pautas y reglas para su funcionamiento.

PARÁGRAFO 1o. La asesoría del Comité de Contratación se realizará para los procesos de selección y la celebración de contratos o convenios cuyas cuantías sean iguales o superiores al 10% de la menor cuantía del ICBF, sin importar su clase o naturaleza jurídica. No obstante lo anterior, el Comité de Contratación ejercerá sus funciones sobre cualquier proceso de contratación cuando así lo determine la Dirección General.

PARÁGRAFO 2o. Las funciones atribuidas al Comité de Contratación se circunscriben, primordialmente, a la realización de una revisión formal integral para garantizar el cumplimiento de los requisitos previstos en la normativa vigente y a la realización de una revisión sustancial de los mismos requisitos cuando la formación profesional de sus integrantes o la complejidad del asunto lo permita.

ARTÍCULO 11. SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y COMITÉ DE ASESORÍA CONTRACTUAL. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> La Secretaría Técnica del Comité de Contratación estará a cargo de un abogado de la Oficina Asesora Jurídica designado por el Jefe de la misma. La del Comité de Asesoría Contractual estará a cargo de un servidor público designado por el Director de la Regional o Seccional.

ARTÍCULO 12. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> La Secretaría Técnica tendrá las siguientes funciones:

1. Preparar el Orden del Día.

2. Citar a los miembros del Comité.

3. Citar a Servidores Públicos de diferentes dependencias y áreas del ICBF, cuando a juicio del Comité se requiera para ampliar y complementar un tema sometido a su consideración.

4. Verificar los soportes de los asuntos a tratar.

5. Proyectar y suscribir las certificaciones o constancias sobre los asuntos sometidos a consideración del Comité de Contratación.

6. Levantar, custodiar y suscribir, previa aprobación por los miembros del Comité de Contratación, las actas de cada sesión.

7. Organizar, actualizar y custodiar el archivo del Comité.

8. En general, todas aquellas actividades que conduzcan al cumplimiento de la finalidad del Comité de Contratación.

ARTÍCULO 13. COMITÉS DE ASESORÍA CONTRACTUAL. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Las Direcciones Regionales y Direcciones Seccionales del ICBF deberán conformar un Comité de Asesoría Contractual. Este Comité estará conformado por el Coordinador del Grupo Administrativo, el Coordinador del Grupo Financiero, el Coordinador del Grupo Jurídico y un delegado del Director Regional o Seccional. Cuando los temas se encuentren relacionados con proyectos de inversión, también estará integrado por el Coordinador de Asesoría y Asistencia Técnica. Si en alguna Regional o Seccional no existe alguno de estos cargos, el Grupo de Asesoría Contractual se integrará con los restantes.

ARTÍCULO 14. FUNCIONES DE LOS COMITÉS DE ASESORÍA CONTRACTUAL. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Los Comités de Asesoría Contractual ejercerán, en relación con la actividad contractual, las mismas funciones que corresponden al Comité de Contratación en relación con convenios y contratos cuyo valor sea igual o superior al equivalente en pesos de 50 SMLMV. No obstante lo anterior, el Comité de Asesoría Contractual ejercerá sus funciones sobre cualquier proceso de contratación cuando así lo determine la Dirección Regional o Seccional.

PARÁGRAFO. Los Comités de Asesoría Contractual no tendrán las funciones contenidas en los numerales 3, 5, 6 y 7 del artículo décimo de la presente Resolución.

ARTÍCULO 15. DESCONCENTRACIÓN DE FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> De acuerdo con lo previsto en el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, se desconcentra en las siguientes dependencias las actividades que se indican a continuación:

1. EN LA OFICINA ASESORA JURIDICA:

La Oficina Asesora Jurídica, en relación con los contratos que suscriba la Dirección General y los funcionarios delegados en la Dirección General, o los coordinadores de los Grupos Jurídicos, en relación con los contratos que suscriban los Directores Regionales y Seccionales, cumplirán las siguientes funciones:

a) Revisar para la firma de la Dirección General y los funcionarios delegatarios los proyectos de acto administrativo que se expidan con ocasión de la actividad contractual.

b) Asesorar a la Dirección General y a los funcionarios delegatarios en los asuntos relacionados con la actividad contractual.

c) Revisar las minutas y autorizar la firma de los contratos y convenios.

2. EN LA COORDINACION DEL GRUPO DE CONTRATOS DE LA OFICINA ASESORA JURIDICA O LAS COORDINACIONES DE LOS GRUPOS JURIDICOS DE LAS REGIONALES Y SECCIONALES O QUIEN HAGA SUS VECES:

a) Asesorar a los ordenadores del gasto en el trámite de las etapas precontractual, contractual y postcontractual.

b) Coordinar todo lo relacionado con la actividad contractual y hacer seguimiento a las diligencias que deban surtirse en desarrollo de la misma, sin perjuicio de las funciones asignadas a los Grupos de estudios Previos y Evaluación de Propuestas.

c) Aprobar las garantías de los contratos o convenios.

d) Verificar el cumplimiento de los requisitos legales previstos para la contratación estatal o el régimen especial del ICBF.

e) Suscribir y remitir a la Imprenta Nacional de Colombia el Extracto Unico de Publicación de todos los contratos o convenios, de conformidad con lo previsto en los Decretos 2150 de 1995, 327 de 2002 y artículo 84 del Decreto 2474 de 2008 o las normas que los modifiquen o sustituyan.

f) Expedir certificaciones de todos los convenios o contratos que celebre el ICBF y se encuentren liquidados al momento de la solicitud o terminados que no requieran liquidación según lo previsto en el artículo vigésimo cuarto de la presente resolución.

g) Emitir los oficios de legalización de los convenios o contratos.

h) Enviar a las autoridades competentes y las Cámaras de Comercio los informes y avisos sobre procesos de selección, contratos, multas y sanciones administrativas que se impongan a los contratistas.

i) Proponer a los funcionarios o contratistas de su dependencia para que integren el Comité Asesor Evaluador en el caso de las Regionales y Seccionales.

j) Cumplir con la publicación oportuna de todos los actos administrativos y actuaciones en el SECOP y en la Página Web del ICBF, según las disposiciones al respecto.

k) Solicitar a la dependencia encargada de la administración del SICE que efectúe el registro en el portal del SICE dentro de los primeros cinco días hábiles del mes de los contratos perfeccionados y legalizados en el mes inmediatamente anterior, cuya cuantía sea superior al 10% de la menor cuantía, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el Comité para la Operación del SICE.

l) Coordinar con las áreas interesadas la presentación y sustentación de los asuntos que deban someterse a conocimiento del Comité de Contratación de la Dirección General o al Comité de Asesoría Contractual, según corresponda.

m) Coordinar la preparación y realización de las audiencias públicas que se adelanten en los procesos de contratación.

n) Exigir la presentación del formato único de hoja de vida a los contratistas de prestación de servicios en forma previa y en general cumplir con las obligaciones que prevé el Decreto 1145 de 2004 modificado por el Decreto 3246 de 2007 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

o) Una vez legalizados los contratos o convenios, conservar copia para su anotación y archivo en el registro de contratación del Instituto, y conservar los originales junto con los estudios previos y las propuestas y demás documentos contractuales, incorporando todas las actuaciones cumplidas durante la ejecución y hasta su liquidación que le sea remitida por el supervisor o interventor designado.

p) Llevar el control de la designación o contratación de interventores y/o supervisores de los contratos o convenios que celebre la Dirección General y los funcionarios delegados.

q) Realizar revisión y refrendación, en control de legalidad y formalidad, de las actas de liquidación de los contratos y convenios.

r) Realizar la notificación de los actos administrativos que se expidan con ocasión de la actividad contractual.

s) Llevar el control de numeración y legalidad de todos los contratos y convenios que celebre la Dirección General y los funcionarios delegados.

t) Mantener actualizadas las estadísticas que se deriven de la actividad contractual.

u) Asesorar y hacer seguimiento a los procesos de imposición de multas o sanciones.

v) Las demás que se le asignen.

3. EN LA DIRECCION ADMINISTRATIVA:

a) Dirigir y coordinar las actividades asignadas al Grupo Interno de Estudios Previos y al Grupo Interno de Evaluación de Propuestas de la Dirección General.

b) Consultar en el SICE los precios de los bienes, servicios y obras y verificar los certificados de registro referenciados por los oferentes cuando los procesos contractuales sean de cuantía igual o superior al 10% de la menor cuantía, que se adelanten en la Dirección General, de conformidad con las normas vigentes.

c) Publicar el plan de compras del Instituto y sus modificaciones.

d) Coordinar con el Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica, la preparación y realización de las audiencias públicas y demás actividades que se requieran en los procesos de contratación.

4. EN LA DIRECCION DE GESTION HUMANA O QUIEN HAGA SUS VECES EN LAS DIRECCIONES REGIONALES O SECCIONALES:

a) Expedir las certificaciones de inexistencia de personal en planta de personal que se requieran en los procesos de selección de contratista que se adelanten en la Dirección General, Regional o Seccional del ICBF, según corresponda, para suscribir contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión.

5. EN LOS COORDINADORES DEL GRUPO ADMINISTRATIVO O ADMINISTRATIVO FINANCIERO DE LAS REGIONALES Y SECCIONALES O QUIEN HAGA SUS VECES:

a) Consultar en el SICE los precios de los bienes, servicios y obras y verificar los certificados de registro referenciados por los oferentes cuando los procesos contractuales sean de cuantía igual o superior al 10% de la menor cuantía, de conformidad con las normas vigentes.

6. EN EL COORDINADOR DEL GRUPO DE GESTION DE BIENES EN LA DIRECCION GENERAL O LOS JEFES DE ALMACEN EN LAS REGIONALES Y SECCIONALES O QUIENES HAGAN SUS VECES:

a) Expedir las certificaciones de inexistencia de bienes de consumo o devolutivos que se requieran en los procesos de selección de contratista que se adelanten en la Dirección General, Regional o Seccional del ICBF para suscribir contratos de compraventa y/o suministro.

PARÁGRAFO. El Coordinador del Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurídica del Instituto podrá designar un servidor público para el registro y envío de la información al SECOP.

ARTÍCULO 16. COMITÉS ASESORES EVALUADORES. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> En los procesos de licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada y en los de convocatoria pública de aporte que se adelanten en la Dirección General, la evaluación de las propuestas la realizará el Grupo de Evaluación de Propuestas que para el efecto se cree mediante acto administrativo. En las Direcciones Regionales y Seccionales la evaluación se efectuará a través de los grupos asesores evaluadores que en cada caso se requieran.

El Grupo de Evaluación de Propuestas de la Dirección General y los grupos asesores evaluadores de las Regionales o Seccionales cumplirán las funciones previstas en el Decreto 2474 de 2008 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

PARÁGRAFO: Todo ordenador del gasto deberá designar un líder administrativo quien será el responsable de dinamizar y garantizar el trámite oportuno del proceso contractual y como tal será el encargado de coordinar al interior de su dependencia todo lo relacionado con cada uno de los procesos a su cargo. En especial le corresponde controlar y hacer seguimiento a las diligencias que deban surtirse e interactuar con la Oficina Asesora Jurídica del Instituto o el Coordinador Jurídico, el Grupo Interno de Estudios Previos y el Grupo Interno de Evaluación de Propuestas o el Grupo que se cree para tal fin en las Regionales y Seccionales, según sea el caso.

TITULO IV.

FASES DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS DIFERENTES A LOS ESTRATEGICOS Y MISIONALES.

En el presente título se establecen las reglas para la contratación de bienes, obras y servicios diferentes a los estratégicos y misionales, con sujeción a lo establecido en el Estatuto General de Contratación Pública previsto en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

ARTÍCULO 17. FASES. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Son fases de la actividad contractual:

1. FASE PRECONTRACTUAL. Comprende los trámites hasta la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso.

2. FASE DE CELEBRACION Y EJECUCION DEL CONTRATO. Comprende el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización del contrato y el control en su ejecución.

3. FASE POSCONTRACTUAL. Comprende los trámites tendientes a efectuar la liquidación del contrato de mutuo acuerdo y su liquidación unilateral, según el caso. Igualmente comprende la realización de reclamaciones al contratista y su garante frente al incumplimiento de las obligaciones poscontractuales.

CAPITULO I.

FASE PRECONTRACTUAL.

SUBCAPITULO I.

REQUISITOS.

ARTÍCULO 18. FASE PRECONTRACTUAL. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> En forma previa al inicio de los procesos de selección de contratistas se debe cumplir con los requisitos que se indican a continuación, los cuales son aplicables a la totalidad de las modalidades de selección, salvo expresa disposición en contrario.

1. ELABORACION DEL PLAN DE CONTRATACION Y VERIFICACION DEL PROYECTO EN LOS PLANES Y PROGRAMAS DEL ICBF. La dependencia interesada elaborará el plan de contratación y verificará que la necesidad que se pretende satisfacer con el contrato o convenio esté incorporada dentro de los planes y programas del ICBF.

a) PLAN DE CONTRATACION: Consiste en la planeación de las necesidades de bienes y servicios que requiere contratar el ICBF para cumplir con sus fines y objetivos constitucionales, legales, y reglamentarios, teniendo en cuenta la conveniencia y oportunidad del contrato y su adecuación y ajustes a las apropiaciones presupuestales para cada vigencia fiscal.

b) RESPONSABILIDAD DEL PLAN: La contratación debe responder a una debida y oportuna planeación por parte de todas las dependencias y de cada Director, Jefe de Oficina y Director de Regional o Seccional, por lo que cada uno de ellos es responsable de garantizar el cumplimiento de su respectivo plan.

c) PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PLAN: Proyecto: Cada dependencia de la Sede Nacional, Regional y Seccional, una vez le sea asignado el presupuesto de la vigencia respectiva:

(i) elaborará el listado de contratos que requiere para la ejecución de los fines y objetivos institucionales que le competen, acorde con los recursos presupuestales que le fueron asignados para la vigencia y a su respectivo plan de acción, y,

(ii) presentará y sustentará sus necesidades en los formatos que para el efecto serán suministrados por la Dirección de Planeación.

d) PRESENTACION Y SUSTENTACION: Cada Director o Jefe de Oficina u homólogo en cada Regional o Seccional será convocado por la Secretaría General o por el Director de la Regional o Seccional, a una sesión de sustentación de su plan de contratación, sesión que se realizará con el apoyo y acompañamiento del Director de Planeación, del Director de Evaluación, Director Financiero y del Jefe de la Oficina Jurídica u homólogos.

e) APROBACION: Aprobado el plan de contratación por el ordenador del gasto (Director General y Secretario General para la Sede Nacional y Director de la Regional o Seccional para las Regionales o Seccionales) este entrará en ejecución. Una vez aprobado el respectivo plan, la justificación de cada contrato no requerirá visto bueno del ordenador del gasto, pues este paso ya se entiende cumplido en la presentación y sustentación del plan.

f) COMUNICACION: Una vez aprobado el plan, este será comunicado por la Secretaría General o el Director Regional o Seccional a las diferentes dependencias para su respectiva ejecución.

g) EJECUCION DEL PLAN: Cada dependencia acorde con el plan, ejecutará la contratación que le fue aprobada. Si por ajustes posteriores se ve la necesidad de modificar el plan aprobado, la dependencia interesada deberá tramitar su correspondiente ajuste, siguiendo el mismo trámite anterior. Si por causas de ajustes al plan de contratación y/o conveniencia institucional es necesario realizar alguno(s) contrato(s) que no estén allí incluidos, se requerirá aprobación expresa y escrita del ordenador del gasto. El ordenador del gasto aprobará o no dicha contratación con base en la justificación presentada por la dependencia solicitante. Esta aprobación, se entiende dada con el Visto Bueno del ordenador del gasto en el documento de justificación del(os) respectivo(s) contrato(s).

h) SEGUIMIENTO DEL PLAN: Cada Director, Jefe de Oficina, Director de Regional o Seccional tomará las medidas internas necesarias para garantizar la contratación. Mensualmente la Dirección de Evaluación presentará un informe a la Dirección General sobre el cumplimiento del plan de contratación; para tal fin coordinará con las dependencias del nivel nacional del ICBF, los insumos correspondientes y recibirán con la misma periodicidad, el reporte de ejecución de los planes de contratación por parte de cada uno de los Directores Regionales y Seccionales.

i) INSCRIPCION EN EL SICE. La Dirección Administrativa, a través del Coordinador del Grupo de Planeación Administrativa, inscribirá en el SICE el plan de compras.

2. ESTUDIOS PREVIOS. En los procesos de licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada, y en los de convocatoria pública de aporte que se adelanten en la Dirección General, los estudios previos los realizará el Grupo de Estudios Previos que se cree mediante acto administrativo. En las Direcciones Regionales y Seccionales los estudios previos se elaborarán a través de los funcionarios que se designen en cada caso.

Los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, en los términos y para los fines establecidos en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 3, 20_[2] y 31_[1] del Decreto 2474 de 2008 y demás normas que los complementen, sustituyan o adicionen.

Tratándose de selección abreviada para la enajenación de bienes, se deberá tener en cuenta lo establecido en el artículo 3 del Decreto 4444 de 2008 o la norma que lo modifique o sustituya.

Los estudios previos se acompañarán de los documentos soportes correspondientes, deberán estar suscritos por los funcionarios o asesores que los prepararon y contarán con el visto bueno del ordenador del gasto.

3. TIPIFICACION, ESTIMACION Y ASIGNACION DE RIESGOS. En cuanto a la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, se debe tener en cuenta lo previsto el artículo 4o de Ley 1150 de 2007, el artículo 88 del Decreto 2474 de 2008, modificado por el artículo 8o del Decreto 2025 de 2009 y demás normas concordantes y particularmente lo señalado en el anexo 21 de este manual.

4. DISEÑOS. En caso que la complejidad del contrato lo amerite, la dependencia interesada elaborará o contratará la elaboración de los diseños correspondientes. Este requisito no se cumplirá si se ha previsto la construcción con diseños del mismo contratista.

5. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. <Ver Notas de Vigencia> Si con la celebración del contrato o convenio se comprometiere el presupuesto del Instituto, la dependencia interesada solicitará, en la Dirección General al Grupo Financiero y en las Regionales y Seccionales al Coordinador Financiero, la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente, previo visto bueno del Ordenador del Gasto.

Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal no tendrán vigencia, sin perjuicio de los controles que para la adecuada y oportuna ejecución presupuestal adopte el Comité Financiero y de Ejecución Presupuestal, creado mediante la Resolución 0433 del 16 de febrero de 2009.

6. AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS. La dependencia interesada verificará si para la celebración o ejecución del contrato se requiere del otorgamiento de autorizaciones, permisos o licencias por parte de autoridades, funcionarios o particulares. En caso de que se requiera el cumplimiento de los anteriores requisitos, estos se deberán impartir o recibir con anterioridad a la expedición del acto administrativo de apertura o a la formulación de la invitación correspondiente. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación del régimen de obligaciones sometidas a condición.

7. AVALUO COMERCIAL. Para el caso de selección abreviada para la enajenación de bienes inmuebles, aeronaves, motonaves y vehículos de más de dos (2) ejes, la dependencia interesada obtendrá el avalúo comercial de los bienes, en los términos que establece el Decreto 4444 de 2008 o la norma que lo modifique o sustituya.

8. ELABORACION DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES. La elaboración de los pliegos de condiciones y demás actos que se requieran en la etapa precontractual y hasta la fecha prevista para el cierre o entrega de propuestas, estarán a cargo del grupo o funcionarios de que trata el numeral 2 del presente artículo.

El contenido de los pliegos será el siguiente:

a) Fundamentos jurídicos del proceso de selección y su modalidad.

b) Descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, o la ficha técnica del bien o servicio de condiciones técnicas uniformes, según sea el caso. El detalle y descripción del objeto, sus características y condiciones técnicas se presentarán siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico.

c) Presupuesto Oficial y Forma de pago.

d) Cronograma del proceso.

e) Fecha, lugar y hora exacta para la presentación de las propuestas.

f) Las condiciones para participación y evaluación de consorcios, uniones temporales, promesas de sociedad, sociedades con objeto único, personas naturales y jurídicas.

g) Prohibición o posibilidad de presentar ofertas parciales.

h) Trámite del proceso.

i) Contenido y requisitos de la propuesta.

j) Criterios de selección del contratista.

k) Criterios de desempate según la modalidad de contratación.

l) Causales de rechazo de las ofertas.

m) Condiciones del futuro contrato.

n) Identificación, tipificación, valoración y asignación de los riesgos previsibles.

o) Minuta del contrato.

p) Determinar los criterios que permitan la escogencia del ofrecimiento más favorable a la entidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 5o de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008.

q) Para el caso de selección abreviada para la enajenación de bienes, adicionalmente se determinarán los requisitos exigidos a las bancas de inversión, agentes inmobiliarios, martillos, comisionistas de bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, o cualquier otro intermediario en el comercio de bienes que se pretenda seleccionar, con el fin de realizar la enajenación por su intermedio, cuando a ello hubiere lugar.

Igualmente, se señalarán la forma de pago del precio; las formalidades para la suscripción del contrato de enajenación; tiempos y reglas de otorgamiento de la escritura pública y de realización del registro y las consecuencias de no hacerlo en el tiempo señalado.

Ver anexos 53, 54, 55 y 56 de este manual.

No se requerirá de pliego de condiciones en los casos en los que el valor del contrato sea inferior al diez (10%) de la menor cuantía. No obstante lo anterior, al formular la invitación se establecerán las condiciones técnicas y económicas mínimas que deberá cumplir la oferta.

9. AVISO DE CONVOCATORIA. Para el caso de la licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, se publicará en el SECOP un aviso de convocatoria con la siguiente información:

a) Objeto que se pretende contratar.

b) La modalidad de selección que se utilizará (Licitación pública, selección abreviada o concurso de méritos).

c) Lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

d) El presupuesto oficial.

e) Para el caso de selección abreviada para la enajenación de bienes, igualmente se deberán incluir los datos identificadores del bien; la indicación de las condiciones mínimas de la enajenación; el valor del avalúo comercial; el precio mínimo de venta; el municipio o distrito donde se ubica; su localización exacta; tipo bien o de inmueble; la existencia o no de gravámenes, deudas o afectaciones de carácter jurídico, administrativo o técnico que limiten el goce al derecho de dominio y la existencia de contratos que afecten o limiten el uso.

Si se trata de bienes inmuebles, se señalará adicionalmente la nomenclatura; porcentaje de propiedad; número de folio de matrícula inmobiliaria; cédula catastral; uso del suelo; área del terreno y de la construcción en metros cuadrados y la identificación del estado de ocupación del inmueble.

Si las condiciones de los bienes requieren el suministro de información adicional a la indicada, la misma deberá ser publicada en el aviso de convocatoria o la indicación del lugar en donde los interesados podrán obtenerla.

10. INFORMACION DE LICITACIONES A LA CAMARA DE COMERCIO. Para el caso de las licitaciones públicas se remitirá mediante correo electrónico a la Cámara de Comercio, la información general sobre las licitaciones públicas que se pretendan abrir. Esta información se expedirá con antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones. La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso, ni conlleva la obligación de dar curso al mismo. En todo caso se publicará con el proyecto de pliego de condiciones la constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio.

11. PUBLICACION DE PROYECTOS DE PLIEGOS O SUS EQUIVALENTES Y DE LOS ESTUDIOS PREVIOS. Se publicarán en el SECOP los proyectos de pliegos de condiciones. Igualmente se publicarán las razones por las cuales se acogen o rechazan las observaciones a los proyectos de pliegos.

Al publicar los proyectos de pliegos se indicará el lugar físico o electrónico donde se pueden consultar los estudios y documentos previos.

12. AUDIENCIA DE REVISION DE ASIGNACION DE RIESGOS. En los casos de licitación pública, deberá realizarse una audiencia de revisión de la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva, la cual se debe llevar a cabo con posterioridad a la expedición del acto que ordena la apertura de la licitación pública y de manera previa al inicio del plazo para la presentación de las respectivas ofertas_[4].

13. ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACION DE LA CONTRATACION DIRECTA. Para el caso de la contratación directa, se expedirá un acto administrativo que tendrá el siguiente contenido:

a) Causal que se invoca.

b) Determinación del objeto a contratar.

c) Presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista.

d) Indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.

No se requiere de la expedición de este acto para el caso de la celebración de contratos de empréstito, así como en los casos de urgencia manifiesta. En este último evento, el acto administrativo que la declara hará las veces del acto de justificación, y no se requerirá de estudios previos.

14. CONSULTA SICE. En la Dirección General, este requisito se cumplirá a través de la Dirección Administrativa y en las Regionales y Seccionales lo cumplirán los coordinadores del grupo administrativo o administrativo financiero o quien haga sus veces.

15. ACTO DE APERTURA Y PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO. Para el caso de la licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, se expedirá un acto administrativo de apertura del proceso y pliego de condiciones definitivo. Estos actos administrativos se publicarán en el SECOP el día de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

El acto de apertura tendrá el siguiente contenido:

a) El objeto de la contratación a realizar.

b) La modalidad de selección que corresponda a la contratación.

c) El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan.

d) El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

e) La convocatoria para las veedurías ciudadanas.

f) El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes.

g) Cuando se trate de licitación pública se debe indicar el diario en el que se cumplió la publicación de hasta 3 avisos, según lo previsto en el numeral 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

h) Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección.

PARÁGRAFO. Sin perjuicio de las publicaciones que se deban realizar en cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias, el ordenador del gasto podrá ordenar la publicación de hasta dos (2) avisos en prensa. En la Dirección General la publicación se realizará en un diario de amplia circulación nacional y en las Regionales o Seccionales en un diario de amplia circulación en la respectiva Regional o Seccional.

SUBCAPITULO II.

PROCEDIMIENTOS.

SECCION I.

CONTRATACIÓN DIRECTA.

ARTÍCULO 19. CONTRATACIÓN DIRECTA. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Para la contratación directa, salvo los casos de urgencia manifiesta, se tendrá en cuenta lo previsto en el artículo 2o numeral 4 de la Ley 1150 de 2007, los artículos 77 y siguientes del Decreto 2474 de 2008 y además las siguientes reglas:

a) Se cumplirá con los requisitos previstos en el artículo 18 de esta resolución, salvo lo contemplado en los numerales 7, 8, 9, 10, 11, 12 y 15.

b) Formular invitación a la persona natural o jurídica con quien se pretende contratar, incluyendo los términos y condiciones del objeto a contratar.

c) El área interesada evaluará la propuesta presentada y emitirá concepto técnico por escrito sobre la viabilidad de la misma.

d) Cumplir con la documentación del anexo 59 del presente manual.

e) La documentación que contenga los requisitos señalados en los literales anteriores se remitirá a la Oficina Jurídica o sus equivalentes en las Direcciones Regionales y Seccionales.

PARÁGRAFO 1o. La selección objetiva se determinará mediante la comparación de la(s) oferta(s) presentada(s) con los estudios previos realizados por el Instituto.

PARÁGRAFO 2o. Para el caso de contratos de arrendamiento o adquisición de inmuebles, la dependencia interesada o el Grupo de Estudios Previos en la Dirección General, o los funcionarios que se designen en las Direcciones Regionales o Seccionales, según el caso, en el estudio previo analizará diferentes alternativas en el sector, y en el evento que en el mismo se encuentren inmuebles de similares características, deberán ser comparadas para elegir la de menor costo, de acuerdo a las características técnicas requeridas.

PARÁGRAFO 3o. Para efectos de la Contratación Directa se tendrán en cuenta las restricciones contempladas por la Ley de Garantías Electorales (Ley 996 de 2005) o las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

PARÁGRAFO 4o. <Parágrafo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 6026 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales, los estudios previos deberán contener la indicación del perfil de la persona natural o jurídica que se requiere contratar, así como la descripción de las competencias indispensables para la ejecución del contrato y el nivel de estudios y experiencia que se requiera.

SECCION II.

SELECCIÓN ABREVIADA.

ARTÍCULO 20. SELECCIÓN ABREVIADA. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> En la selección abreviada, según la causal aplicable, se tendrá en cuenta lo siguiente:

1. Selección Abreviada de Menor Cuantía.

1.1. Valor inferior al 10% de la menor cuantía. En los procesos de selección que se realicen por la modalidad de selección abreviada de menor cuantía cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, se aplicará lo previsto en el parágrafo 1o del artículo 9o del Decreto 2025 de 2009 modificado por el artículo 2o del Decreto 3576 de 2009 y además las siguientes reglas:

a) Se cumplirá con los requisitos previstos en el artículo 18 de esta resolución, salvo lo contemplado en los numerales 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 y 15.

b) Deberá elaborarse la invitación a ofertar según el modelo del anexo 48 del presente manual.

c) La invitación pública a ofertar será formulada a través de la página web de la entidad siguiendo el procedimiento establecido en el “Instructivo para la publicación en el SECOP y en la página web del ICBF” (anexo 24).

d) El plazo para la presentación de las ofertas por parte de los interesados deberá ser mínimo de tres (3) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente al de la publicación de la invitación en la página web de la entidad.

e) Realizadas las evaluaciones y la verificación de requisitos habitantes, esta última según el anexo 19, se publicará su resultado en la página web del ICBF por el término de un (1) día hábil contado a partir del día hábil siguiente de la publicación. Durante el término de traslado del informe de evaluación los proponentes podrán presentar observaciones o subsanar aquellos documentos que no constituyan factores de comparación de oferta o de escogencia.

f) El Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica de la Dirección General o las Coordinaciones Jurídicas en las Regionales o Seccionales, elaborarán la respectiva orden de servicios, compra o trabajo, la cual deberá estar suscrita por las partes intervinientes, y procederá a realizar los trámites necesarios para su perfeccionamiento y legalización.

g) Con la solicitud de trámite contractual que se realice al área jurídica se deben acompañar los siguientes documentos:

1. Solicitud dirigida a la Oficina Jurídica – Grupo de Contratos o a la Coordinación Jurídica respectiva, debidamente radicada.

2. Los estudios previos, según lo establecido en el artículo 3o del Decreto 2474 de 2008.

3. Consulta del CUBS y del precio indicativo en el SICE.

4. CDP.

5. Certificado de no existencia de personal en la planta del ICBF, para los contratos de consultoría y prestación de servicios.

6. Certificado de no existencia de bienes o suficiencia de los mismos en el Almacén, para la adquisición de bienes muebles.

7. Código de verificación en el Plan de Contratación.

1.2. Valor igual o superior al 10% de la menor cuantía. En los procesos de selección que se realicen por la modalidad de selección abreviada de menor cuantía cuyo valor sea igual o superior al 10% de la menor cuantía de la entidad, se aplicará lo previsto en el literal b) numeral 2 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, el artículo 9o del Decreto 2025 de 2009 y además las siguientes reglas:

a) Se cumplirá con los requisitos previstos en el artículo 18 de esta resolución, salvo lo contemplado en los numerales 7, 10, 12 y 13.

b) En los casos en que se requiera realizar el sorteo de que trata el numeral 4 del artículo 9o del Decreto 2025 de 2009, el sorteo consistirá en introducir en una bolsa un número de fichas o balotas igual al número de personas que manifestaron interés en participar, marcadas diez (10) de ellas con una equis (X) y las demás con un círculo (O). Se comenzará a sacar de una (1) en una (1) y a quienes correspondan las fichas marcadas con equis (X) podrán presentar propuesta.

c) En el pliego de condiciones, se establecerá el término para presentar propuestas de acuerdo con la naturaleza y el objeto a contratar, el cual, en ningún caso podrá ser inferior a tres (3) días hábiles.

d) El Instituto adjudicará o declarará desierto el proceso en audiencia pública.

2. Selección Abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

a) Valor inferior al 10% de la menor cuantía. En los procesos de selección que se adelanten con base en esta causal, siempre que el valor del contrato no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía; se aplicará lo previsto en el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008 modificado por el artículo 1o del Decreto 3576 de 2009 y además las siguientes reglas:

a) Se cumplirá con los requisitos previstos en el artículo 18 de esta resolución, salvo lo contemplado en los numerales 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 y 15.

b) Deberá elaborarse la invitación a ofertar según el modelo del anexo 49 del presente manual.

c) La invitación pública a ofertar será formulada a través de la página web de la entidad siguiendo el procedimiento establecido en el “Instructivo para la publicación en el SECOP y en la página web del ICBF” (anexo 24).

d) El plazo para la presentación de las ofertas económicas por parte de los interesados deberá ser mínimo de tres (3) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente al de la publicación de la invitación en la página web de la entidad.

e) Una vez presentadas las ofertas por parte de los interesados, se procederá a elaborar el consolidado de propuestas económicas, en el cual se registrará el nombre o razón social del oferente, NIT, fecha y hora de radicación de las propuestas y el valor de la oferta económica, para tal efecto se utilizará el modelo del anexo 13 del presente manual. Así mismo, en el consolidado de ofertas económicas se procederá a determinar el orden de elegibilidad el cual atenderá al precio más bajo de las ofertas, teniendo en cuenta que las mismas se encuentren en condiciones de mercado. La oferta ubicada en el primer lugar del orden de elegibilidad se someterá a un proceso de verificación de requisitos habilitantes que en este caso serán de carácter jurídico, financiero y técnico según las reglas establecidas en la invitación y el anexo 19 del presente manual. El consolidado de ofertas económicas y el informe de verificación de requisitos habilitantes de la oferta económica más favorables se publicarán en la página web.

f) En aquellos eventos en que el oferente ubicado en el primer lugar del orden de elegibilidad no adjunte los documentos solicitados en el tiempo establecido, o los mismos no se ajusten a los requerimientos de la entidad, el ICBF establecerá un plazo de hasta dos (2) días hábiles para subsanar o aportar documentos faltantes.

g) El Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica de la Dirección General o las Coordinaciones Jurídica en la Regionales o Seccionales, elaborarán la respectiva orden de servicios, compra o trabajo la cual deberá estar suscrita por las partes intervinientes, y procederá a realizar los trámites necesarios para su perfeccionamiento y legalización.

h) Con la solicitud de trámite contractual se deben acompañar los siguientes documentos:

1. Solicitud dirigida a la Oficina Jurídica - Grupo de Contratos o a la Coordinación Jurídica respectiva, debidamente radicada.

2. Los estudios previos, según lo establecido en el artículo 3o del Decreto 2474 de 2008.

3. Consulta del CUBS y del precio indicativo en el SICE.

4. CDP.

5. Certificado de no existencia de personal en la planta del ICBF, para los contratos de consultoría y prestación de servicios.

6. Certificado de no existencia de bienes o suficiencia de los mismos en el Almacén, para la adquisición de bienes muebles.

7. Código de verificación en el Plan de Contratación.

2.1. Valor igual o superior al 10% de la menor cuantía. En los procesos de selección que se adelanten con base en esta causal, siempre que el valor del contrato sea igual o superior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía; se aplicará lo previsto en el literal a) numeral 2 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, los artículos 16 a 43 del Decreto 2474 de 2008 y además las siguientes reglas:

a) Cumplir con los requisitos previstos en el artículo 18 de este manual, excepto los numerales 7, 10, 12 y 13. Adicionalmente deberá elaborarse la ficha técnica en los términos previstos en el artículo 20 del Decreto 2474 de 2008.

b) En los estudios previos se establecerá si se utiliza el procedimiento de subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos. En este último caso, se aplicará el procedimiento establecido en el artículo 29 y s.s del Decreto 2474 de 2008 o la norma que lo modifique o sustituya.

c) Una vez cumplidos los requisitos previos, la Dirección General o el delegatario expedirá el acto de apertura del proceso y el pliego de condiciones definitivo.

d) De cada evaluación se dará traslado por un término mínimo de dos (2) días hábiles.

2.1.1. Operatividad de la Subasta Inversa.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 23 del Decreto 2474 de 2008, las subastas se realizarán mediante la utilización de medios electrónicos, tal como lo prevén los artículos 26, 27 y 28 ob cit, salvo que la Subdirección de Sistemas de Información certifique que en la Dirección General o en las Regionales o Seccionales no se cuenta con la infraestructura tecnológica para ello, caso en el cual se llevarán a cabo por el procedimiento de subasta inversa presencial.

Para la subasta inversa presencial se aplicarán las siguientes reglas:

a) La subasta se realizará cumpliendo las reglas previstas en el artículo 25 del Decreto 2474 de 2008.

b) La audiencia de subasta inversa presencial se desarrollará de acuerdo con el modelo de orden del día del anexo 9 de este manual.

c) En forma previa a la fecha de la audiencia para la subasta inversa presencial, se elaborará un número de contraseñas igual a la cantidad de proponentes habilitados por cada ítem o propuesta total, de conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones para cada proceso. Las contraseñas serán una combinación alfanumérica (una letra y tres dígitos).

d) En la oportunidad establecida en el orden del día, al azar se asignarán las contraseñas a los proponentes. Cada proponente mantendrá la reserva de la contraseña respectiva.

e) Una vez asignadas las contraseñas, se abrirán las propuestas económicas de los oferentes habilitados. Si el pliego de condiciones contempla la posibilidad de presentar oferta parcial o por ítems, la subasta se realizará respecto a la propuesta parcial o ítem por ítem, según lo establecido en el pliego de condiciones.

f) Conocidas por parte de la entidad las ofertas económicas, se procederá a:

i) Verificar que cada una de estas no supere el presupuesto oficial estimado total o por ítem, según el caso;

ii) Que las ofertas económicas cumplan con los requisitos para el efecto establecidos en el pliego de condiciones;

iii) Comparar las ofertas económicas entre sí, para establecer la más favorable a la entidad; iv) Una vez establecido el valor menor ofrecido, quien dirige la audiencia lo dará a conocer a los participantes en la subasta sin revelar a qué proponente corresponde. Este valor será el valor base para iniciar la subasta.

g) Acto seguido se entregará a los oferentes habilitados los sobres y formularios del anexo 15 del presente manual para que realicen el primer lance. A partir del momento en que todos los participantes habilitados en la puja declaren haber recibido los sobres con sus respectivos formularios, se otorgará el tiempo que se determine en el pliego de condiciones para hacer el primer lance.

h) Cumplido el tiempo otorgado, o antes si la totalidad de los participantes en la puja tienen listo el lance y así lo manifiestan, se recogerán los sobres para la verificación de su validez, de conformidad con los criterios establecidos en las disposiciones legales y en el presente manual. En cada lance los participantes en la puja consignarán en el formulario únicamente el precio ofertado en números y letras o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precio. El participante que decida no ofertar en un lance no podrá hacer oferta en lances sucesivos; sin embargo deberá permanecer en su puesto hasta que concluya la puja para la oferta total o para el ítem o lote respectivo y en cada ronda o lance deberá diligenciar el formulario marcando la casilla No Ofertar y entregarlo en la oportunidad debida.

i) Los lances válidos serán ordenados en forma descendente. El funcionario que dirija la audiencia dará a conocer exclusivamente el menor valor ofertado. Para la ronda siguiente, al menor valor ofertado en la ronda inmediatamente anterior se aplicará el decremento establecido en el pliego de condiciones y el valor resultante de la operación será el nuevo valor máximo a ofertar.

j) El procedimiento establecido en los literales g), h), i), se realizará cuantas veces se requiera para el trámite de la subasta.

k) La puja para la oferta total o para los ítems o lotes respectivos concluirá cuando ocurra lo previsto en el literal g) del artículo 25 del Decreto 2474 de 2008, momento en el cual la entidad le solicitará a los proponentes revelar el número de contraseña asignada empezando por quien o quienes hicieron la mejor oferta y en consecuencia se establecerá el orden de elegibilidad para la oferta total, lote o ítem.

l) En la audiencia, según el orden de elegibilidad se adjudicará el contrato, dejando expresa constancia por lo menos sobre el objeto, plazo, cuantía e identificación plena del proponente adjudicatario.

m) En el evento de presentarse empate se preferirá la menor propuesta económica inicial y en caso de persistir el empate se desempatará mediante sorteo, según las reglas del pliego de condiciones.

n) La entidad advertirá a los asistentes que está prohibida la comunicación entre ellos, así mismo se les indicará que deben abstenerse de usar teléfonos celulares, beepers y cualquier otro medio de comunicación durante el desarrollo de la audiencia.

o) Los errores o imprecisiones registrados en los formularios para la presentación de los lances no serán corregidos por la entidad, y se tendrán como lances no válidos.

p) Los lances serán considerados válidos o aceptables cuando:

i) Se realicen dentro del término establecido en el pliego de condiciones,

ii) Sean inferiores al valor base o arranque,

iii) Cumplan con el margen mínimo de mejora de ofertas,

iv) El valor en letras y en números coincida y en su defecto se tomará el valor que más se ajuste a la dinámica de la subasta, y

v) No contenga ningún tipo de condicionamiento.

q) Cuando un proponente habilitado o su apoderado no se presente en la audiencia pública de subasta, se tendrá como oferta económica la presentada inicialmente. Igual efecto se aplicará cuando se presente extemporáneamente a la oportunidad para hacer el primer lance de la oferta total o para el ítem o lote respectivo. Si en el pliego de condiciones está prevista la posibilidad de ofertar parcialmente por ítems o lotes y aún está pendiente el inicio de la puja para los otros ítems o lotes para los cuales presentó oferta, el proponente habilitado podrá participar en aquellos a los que oportunamente se presente en la audiencia de subasta.

2.2. Selección Abreviada cuando se ha declarado desierta una licitación pública. Esta modalidad de Selección Abreviada se cumplirá atendiendo lo previsto en el artículo 48 del Decreto 2474 de 2008 modificado por el artículo 3o del Decreto 3576 de 2009, y conforme al trámite de menor cuantía, previsto en el artículo 9o del Decreto 2025 de 2009, además teniendo en cuenta las siguientes reglas:

a) Cumplir con los requisitos previos aplicables son los previstos en el artículo 18 de este manual, excepto los numerales 7, 10, 12 y 13.

b) No será necesario publicar el proyecto de pliego de condiciones.

2.3. Selección Abreviada para la enajenación de bienes. <Numeral modificado por el artículo 2 de la Resolución 6026 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> La venta de bienes se realizará con sujeción al Decreto 4444 de 2008 o las normas que lo modifiquen o sustituyan, y además las siguientes reglas:

a) Se cumplirá lo previsto en el artículo 31 del presente manual.

b) Se aplicará el "instructivo para la venta de bienes" contenido en el anexo 25, sin perjuicio del cumplimiento de lo establecido en el artículo 18 del manual, cuando corresponda.

2.4. Selección Abreviada para la ejecución de los programas a los que se refiere el literal h) del numeral 2 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007. Esta modalidad de Selección Abreviada se cumplirá atendiendo lo previsto en el artículo 5o del Decreto 2025 de 2009, además teniendo en cuenta las siguientes reglas:

a) Cumplir con los requisitos previos previstos en el artículo 18 de este manual, excepto los numerales 7, 8, 9, 10,11, 12, 13 y 15.

b) Este proceso no se someterá a la convocatoria pública de que trata el artículo 4o del Decreto 2474 de 2008, con el fin de preservar la seguridad de los beneficiarios de los respectivos programas.

2.5. Selección Abreviada para la adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios que se adquieran en las bolsas legalmente constituidas. <Numeral modificado por el artículo 2 de la Resolución 6026 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> El Instituto podrá adquirir esta clase de bienes mediante el cumplimiento del trámite previsto en los artículos 29 a 43, 49 y 50 del Decreto 2474 de 2008 o las normas que los modifiquen o sustituyan, la reglamentación que las bolsas expidan en su desarrollo y además teniendo en cuenta las siguientes reglas:

a. Cumplir con los requisitos previos previstos en el artículo 18 de este manual, excepto los numerales 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 y 15.

b. Cumplidos los requisitos previos, se expedirá acto administrativo mediante el cual se ordena la adquisición de bienes a través de bolsas de productos.

c. Se enviará a la Bolsa de Productos una carta de intención para realizar las compras en el Mercado de Compras Públicas, según modelo del anexo 30 de este manual, así como las fichas técnicas de negociación y de producto, de acuerdo con los modelos contenidos en los anexos 45 y 46 del presente manual.

d. La Bolsa realizará la rueda de selección de la firma comisionista que representará a la Entidad en las compras a realizar.

e. Con la firma comisionista seleccionada se suscribirá el contrato de comisión de acuerdo con el modelo del anexo 37 de este manual.

f. Se solicitará al área financiera la expedición del registro presupuestal correspondiente y se cumplirá con los requisitos para la legalización del contrato a que se refiere el numeral 1.2. del artículo 13 de este manual.

g. La bolsa realizará la negociación de acuerdo con su reglamento y las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos agropecuarios.

h. Una vez se haya efectuado la negociación, se exigirá al comitente vendedor la constitución de las garantías a que haya lugar.

i. La dependencia interesada deberá adelantar las gestiones tendientes a liberar los saldos, cuando a ello hubiere lugar.

SECCION III.

CONCURSO DE MÉRITOS.

ARTÍCULO 21. CONCURSO DE MÉRITOS. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Los concursos de méritos se adelantarán a través de los procedimientos establecidos para el sistema de concurso abierto, sistema de concurso con precalificación, concurso para proyectos de arquitectura, celebración de contratos de consultoría cuyo valor sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía o los que las normas especiales indiquen; efecto para el cual se tendrá en cuenta lo previsto en el numeral 2 del artículo 32 de Ley 80 de 1993, numeral 3 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, los artículos 54 al 76 del Decreto 2474 de 2008 y además las siguientes reglas:

a) Cumplir con los requisitos previos a que se refiere el artículo 18 del presente manual, salvo los contemplados en los numerales 7, 10, 12 y 13.

b) Expedir el acto administrativo de apertura del proceso, el cual deberá contener por lo menos lo señalado en el artículo 5o del Decreto 2474 de 2008, adicionado mediante el artículo 1o del Decreto 2025 de 2009. En el caso del concurso con precalificación el acto se expedirá una vez se encuentre en firme la conformación de la lista corta o la lista multiusos.

c) En los procesos que se adelanten en la Dirección General, participará en el concurso el Grupo Interno de Evaluación de Propuestas que se cree mediante acto administrativo. En las Direcciones Regionales y Seccionales, el Director integrará, mediante comunicación escrita, el Comité Asesor Evaluador para cada proceso. Siempre se debe garantizar que este comité esté integrado por un número plural e impar de personas idóneas para la valoración de las ofertas, las cuales podrán ser funcionarios o contratistas vinculados mediante contrato de prestación de servicios profesionales.

d) <Literal modificado por el artículo 3 de la Resolución 6026 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En la misma fecha que se expida el acto de apertura del concurso se publicará el pliego de condiciones definitivo.

e) La evaluación se realizará dentro de la oportunidad prevista en el pliego, cumpliendo con las formalidades previstas en el presente manual.

f) Una vez emitido el concepto favorable por parte del Comité de Contratación o Comité de Asesoría Contractual, según el caso, será publicada en el SECOP la evaluación correspondiente y se dará traslado del informe de evaluación a los proponentes para que presenten observaciones por un término no superior a tres (3) días hábiles, según se establezca en los pliegos de condiciones.

g) El Grupo de Evaluación de Propuestas en la Dirección General o el Comité Asesor Evaluador en las Direcciones Regionales y Seccionales preparará las respuestas a las observaciones presentadas y las someterá a consideración del Comité de Contratación o Comité de Asesoría Contractual, según el caso.

h) En la fecha indicada en el pliego se realizará una audiencia pública para abrir la propuesta económica del oferente que ocupe el primer lugar en el orden de elegibilidad, audiencia que se cumplirá en los términos señalados en el artículo 66 del Decreto 2474 de 2008 o las normas que los modifiquen o sustituyan.

i) Una vez conocida la propuesta económica del proponente ubicado en el primer orden de elegibilidad, se dará cumplimiento a lo previsto en el artículo 71 del Decreto 2474 de 2008.

j) Declaratoria de desierto. Si se declara desierto el concurso, podrá iniciarse de nuevo prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto. En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de condiciones para su utilización.

1. Modalidades de Concurso:

1.1. Sistema de concurso abierto.

En el sistema de concurso abierto el procedimiento de selección será el previsto en los artículos 66 a 74 del Decreto 2474 de 2008.

1.2. Sistema de concurso con precalificación.

Para el sistema de concurso con precalificación, se aplicará lo establecido en los artículos 66 a 74 del Decreto 2474 de 2008, y además las siguientes reglas:

a) En forma previa al concurso de méritos, se adelantará el procedimiento de precalificación previsto en los artículos 62 a 65 del Decreto 2474 de 2008.

b) Se publicará en el SECOP un aviso para requerir expresiones de interés. En este aviso se publicará la siguiente información: La fecha límite para presentar la expresión de interés, la indicación de si se trata de una lista corta o de una lista multiusos, los criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista limitada de oferentes, la indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen a los integrantes de la lista limitada de oferentes y, las reglas básicas de funcionamiento de las listas multiusos.

c) En la Dirección General el Grupo de Evaluación de Propuestas recibirá por escrito las manifestaciones de interés en integrar la lista corta o la lista multiusos. En la Direcciones Regionales o Seccionales lo harán los grupos que en cada caso cumplan dicha labor.

d) El Grupo de Evaluación de Propuestas en la Dirección General o los Comités Asesores Evaluadores en las Regionales o Seccionales realizarán la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes y valorarán la información allegada con la expresión de interés a partir de los criterios señalados en el aviso de convocatoria pública y emitirán sus recomendaciones.

e) El Comité de Contratación o Comité de Asesoría Contractual, según el caso, emitirá su recomendación.

f) Se traslada la evaluación durante dos días. Este traslado se surtirá mediante la publicación en el SECOP.

g) Se responden las observaciones efectuadas, y previo concepto del Comité de Contratación o Comité de Asesoría Contractual, según el caso, se integrará la lista corta o la lista multiusos, la cual será publicada en el SECOP.

h) Listas Multiusos. Para la utilización de la listas multiusos se aplicarán las siguientes reglas:

1. Se realizará una convocatoria para integrar la lista multiusos.

2. Para la integración de cada lista multiusos, se podrá dividir por grupos o especialidades. En cada especialidad se podrá incluir un mínimo de dos (2) y máximo de diez (10) eventuales proponentes. En todo caso, la lista tendrá un número mínimo de veinticinco (25) integrantes.

3. El Instituto determinará si invita a la totalidad de los integrantes inscritos en la correspondiente especialidad, o si en audiencia pública efectúa un sorteo para el efecto.

4. Para cada concurso de méritos el Instituto podrá invitar entre un número de dos (2) y hasta diez (10) integrantes de la lista.

5. Una vez se haya adjudicado el concurso de méritos a un integrante de la lista, este no podrá invitarse a concursos posteriores dentro de la vigencia de la lista multiusos, salvo que se haya agotado la lista o no exista ánimo de participación, de lo cual se dejará constancia. Una vez culmine la vigencia de la lista, este proponente podrá manifestar su interés en integrar una nueva lista.

6. Para cada concurso se podrá solicitar la actualización de la información que se consideró para incluir al interesado en la lista.

2. Invitación a presentar propuestas. Expedido el acto administrativo de apertura, se enviará a los integrantes de la lista corta o de la lista multiusos, carta de invitación a presentar propuestas que contendrá:

a) El nombre de la entidad contratante.

b) La fecha, hora y lugar límite para la presentación de las propuestas.

c) La indicación del lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

3. Concurso proyectos de arquitectura. El Instituto tramitará concurso abierto de méritos para la selección de proyectos de arquitectura. Para el efecto se dará aplicación de las reglas previstas en el Decreto 2326 de 1995 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

4. Celebración de contratos de consultoría cuyo valor sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía.

Cuando el valor del contrato de consultoría no supere el 10% de la menor cuantía del ICBF, se cumplirá lo establecido en el artículo 6o del Decreto 2025 de 2009 y además el siguiente procedimiento:

a) Se cumplirá con los requisitos previstos en el artículo 18 de esta resolución, salvo lo contemplado en los numerales 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 y 15.

b) Deberá elaborarse la invitación a ofertar según el modelo del anexo 48 del presente manual.

c) La invitación pública a ofertar será formulada a través de la página web de la entidad siguiendo el procedimiento establecido en el “Instructivo para la publicación en el SECOP y en la página web del ICBF” (anexo 24), de igual forma se formulará invitación por escrito a un mínimo de tres (3) personas. Lo anterior constará el expediente del proceso.

d) La invitación deberá establecer criterios de selección que tengan en cuenta la experiencia del proponente o el equipo de trabajo.

e) El plazo para la presentación de las ofertas por parte de los interesados deberá ser mínimo de tres (3) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente al de la publicación de la invitación en la página web de la entidad.

f) Realizadas las evaluaciones y la verificación de requisitos habitantes, esta última según el anexo 19, se publicará su resultado en la página web del ICBF por el término de un (1) día hábil contado a partir del día hábil siguiente de la publicación. Durante el término de traslado del informe de evaluación los proponentes podrán presentar observaciones o subsanar aquellos documentos que no constituyan factores de comparación de oferta o de escogencia.

PARÁGRAFO 1o. En el evento en que del objeto de la consultoría se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios, la entidad evaluará las condiciones de calidad y precio de los mismos.

PARÁGRAFO 2o. Cuando el objeto contractual involucre servicios de consultoría y otras obligaciones principales como ejecución de proyectos con diseños y ejecución de obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública, selección abreviada o contratación directa según corresponda.

PARÁGRAFO 3o. En el pliego de condiciones deberá establecerse el tipo de propuesta técnica que los proponentes deben cumplir, es decir, Propuesta Técnica Simplificada (PTS) o Propuesta Técnica Detallada (PTD), caso en el cual se tendrá en cuenta lo previsto en el artículo 55 del Decreto 2474 de 2008.

SECCION IV.

LICITACIÓN PÚBLICA.

ARTÍCULO 22. LICITACIÓN PÚBLICA. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Salvo las excepciones establecidas en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, la escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, según el procedimiento establecido en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, y además las siguientes reglas:

a) Cumplir con los requisitos previos a que se refiere el artículo 18 del presente manual, salvo los contemplados en los numerales 7 y 13.

b) El acto administrativo de apertura del proceso, deberá contener por lo menos lo señalado en el numeral 15 del artículo 18 de este manual.

c) Los avisos de prensa para la convocatoria pública se realizarán conforme al anexo 12 de este manual.

d) Con posterioridad a la expedición del acto que ordena la apertura de la licitación pública y de manera previa al inicio del plazo para la presentación de las respectivas ofertas, deberá realizarse una audiencia de revisión de la asignación de riesgos, de la cual se levantará un acta.

e) Las ofertas se recibirán en audiencia pública, según las reglas previstas en el pliego de condiciones. Para el efecto se utilizará el formato del anexo 7 de este manual.

f) Las propuestas serán evaluadas integralmente y con el concurso de todos los integrantes del grupo o comité evaluador, según se establece en este manual.

g) En los procesos licitatorios se podrá hacer uso de la conformación dinámica de la oferta, caso en el cual se tendrá en cuenta lo previsto en el artículo 14 del Decreto 2474 de 2008 y el procedimiento que se establezca en el pliego de condiciones.

CAPITULO II.

FASE DE CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

ARTÍCULO 23. FASE CONTRACTUAL Y DE EJECUCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> La fase contractual corresponde a la elaboración, suscripción, registro presupuestal, aprobación de las garantías, legalización y ejecución del contrato o convenio.

1. ETAPA CONTRACTUAL

1.1. MINUTA DEL CONTRATO. En firme el acto de adjudicación, cuando se trate de convocatorias públicas, o reunidos los requisitos previos a que haya lugar en los eventos de contratación directa, la dependencia interesada enviará a la Oficina Jurídica – Grupo de Contratos, o al Grupo Jurídico, la solicitud de elaboración del contrato con los soportes respectivos, con una antelación de por lo menos diez (10) días calendario a la fecha prevista para el inicio de la ejecución.

1.2. SUSCRIPCION Y LEGALIZACION DEL CONTRATO O CONVENIO. La suscripción y legalización del contrato o convenio se adelantará a través de la Oficina Jurídica - Grupo de Contratos o los Grupos Jurídicos de las Regionales y Seccionales o quien haga sus veces, quienes atenderán las siguientes previsiones:

a) El texto del contrato deberá corresponder a la minuta o a las condiciones generales que hacen parte del pliego de condiciones.

b) Requerir al contratista para que constituya las garantías de conformidad con lo dispuesto en el contrato, las reglas contenidas en el Decreto 4828 de 2008 y el Decreto 2493 de 2009 o las normas que los modifiquen o sustituyan.

c) Otorgar al contratista un término perentorio para que cancele los derechos de publicación y el impuesto de timbre cuando a ello hubiere lugar. Para ese fin se le hará saber al proponente seleccionado que estará a su cargo cualquier sanción, multa o requerimiento por retardo, error u omisión en el cumplimiento de las referidas obligaciones.

d) Una vez cumplidos los requisitos de los literales b) y c), según el caso, la Oficina Jurídica - Grupo de Contratos o los Grupos Jurídicos de las Regionales y Seccionales o quien haga sus veces, emitirá el oficio de legalización del contrato y así lo comunicará al contratista, al Supervisor del Contrato, al área financiera y al ordenador del gasto.

1.3. REGISTRO PRESUPUESTAL. Una vez suscrito el contrato o convenio por el ordenador del gasto, la Oficina Jurídica - Grupo de Contratos o los Grupos Jurídicos de las Regionales y Seccionales o quien haga sus veces, solicitarán el registro presupuestal del contrato al Coordinador del Grupo Financiero en la Sede Nacional o el Coordinador del Grupo Financiero o Administrativo –Financiero, en las Regionales o quien haga sus veces en las Seccionales.

1.4. APROBACION DE LAS GARANTIAS. El Coordinador del Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurídica o los Coordinadores de los Grupos Jurídicos de las Regionales y Seccionales o quien haga sus veces, aprobarán las garantías otorgadas por el Contratista, para lo cual se aplicarán las reglas contenidas en los Decretos 4828 de 2008 y 2493 de 2009, o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

1.5. REGISTRO DE CONTRATOS EN EL SICE. Una vez perfeccionado y legalizado el contrato o convenio, el Coordinador del Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurídica o los Coordinadores de los Grupos Jurídicos de las Regionales y Seccionales o quien haga sus veces, solicitará a la dependencia encargada de la administración del SICE, efectuar el registro en el SICE, acorde con la normativa sobre la materia.

1.6. TRAMITE Y GESTION CONTRACTUAL. El Coordinador del Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurídica o los Coordinadores de los Grupos Jurídicos de las Regionales y Seccionales o quien haga sus veces, serán los encargados de:

a) Realizar los trámites de elaboración, suscripción, solicitud de registro, legalización y numeración de los contratos o convenios que celebre el ICBF.

b) Llevar en un solo consecutivo numérico la relación de los contratos.

c) Llevar en un solo consecutivo numérico la relación de los convenios.

d) Elaborar la base de datos por año fiscal de los contratos y convenios celebrados por el ICBF, según el cuadro consolidado de contratación que se apruebe por la Oficina Jurídica y el respectivo instructivo de manejo, así como los Formatos 5A y 5B, detallados en el mismo.

e) Consolidar mensualmente el informe de multas.

f) Consolidar dentro de los primeros cinco días hábiles del mes, el cuadro de contratación del mes inmediatamente anterior.

g) Organizar, actualizar y custodiar el archivo de los contratos y convenios.

h) Verificar el cumplimiento de los requisitos y soportes de los contratos o convenios que suscriba el ICBF y requerir en tal sentido a las diferentes dependencias, contratistas, interventores, supervisores cuando fuere necesario.

i) Revisar y visar las actas de liquidación bilateral de los contratos o convenios elaboradas por el interventor.

j) Realizar junto con el interventor la liquidación unilateral de los contratos y convenios.

k) Elaborar y presentar los informes que sobre el tema de contratación requieran los organismos de control con la periodicidad por ellos exigidos, así como la información requerida por los diferentes organismos del Estado.

l) Las demás que sean necesarias para el desarrollo de esta actividad.

CAPITULO III.

FASE POSCONTRACTUAL.

ARTÍCULO 24. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Para la liquidación de contratos y convenios el supervisor o interventor y el delegatario tendrán en cuenta lo establecido en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 y los siguientes:

1. Criterios:

a) En la liquidación se efectuará un balance de la ejecución de las prestaciones del contrato o convenio y se suscribirán los acuerdos con el fin de declararse a paz y salvo. En caso de no lograrse un acuerdo pleno entre las partes, cada una de ellas podrá dejar las constancias que considere pertinentes.

b) En la Dirección General, Regionales y Seccionales, en el momento en que se termine o deba terminarse el contrato, el interventor/supervisor deberá elaborar y suscribir el proyecto de acta de liquidación bilateral y remitirlo, con los documentos soporte, a la Oficina Jurídica o Grupo Jurídico, según corresponda, para su revisión y visto bueno.

c) Una vez revisado el proyecto de acta de liquidación, el área jurídica la remitirá al ordenador del gasto para que este proceda a suscribirla. Posteriormente, el interventor del contrato deberá adelantar todas las gestiones posibles a fin de que el acta de liquidación sea suscrita por el contratista.

d) En el evento que el contratista no se presente a la liquidación de común acuerdo, el interventor/supervisor del contrato o convenio deberá remitir a la Oficina Jurídica – Grupo de Contratos o la Coordinación Jurídica de las Regionales o Seccionales el trámite para la liquidación unilateral, acompañado de mínimo una (1) constancia escrita de citación enviada por correo certificado.

e) En el evento en que las partes no lleguen a un acuerdo sobre el contenido de la liquidación, el supervisor o interventor del contrato o convenio, deberá remitir a la Oficina Jurídica o la Coordinación Jurídica de la Regional o Seccional el trámite para liquidación unilateral, acompañado de un concepto técnico sobre los aspectos técnicos y financieros que impidieron llevar a cabo la liquidación.

f) En todos los contratos, el último desembolso o pago a favor del contratista deberá condicionarse a la suscripción del acta de liquidación contractual, acompañada de los soportes pertinentes.

2. Contratos que deben ser liquidados. Serán objeto de liquidación los siguientes contratos o convenios:

a) Los contratos o convenios de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo (eje. Contratos de suministro, prestación de servicios, obra, mantenimiento, consultoría, interventoría).

b) Los contratos o convenios terminados anormalmente (eje. Terminación anticipada, Terminación unilateral).

c) Los contratos o convenios que hayan sido objeto de sanciones (multa, caducidad).

d) Los contratos o convenios que reporten a su terminación obligaciones pendientes de ejecución (suspendidos, incumplidos).

e) Los contratos o convenios que a su terminación presenten saldos a liberar.

f) Los contratos o convenios que, siendo de ejecución instantánea, se hayan prolongado en el tiempo.

3. Contratos que no requieren liquidación. No serán objeto de liquidación los siguientes contratos o convenios:

a) <Ver Notas de Vigencia> Contratos de prestación de servicios profesionales, cuyo cumplimiento haya sido certificado periódicamente por el interventor o supervisor y no concurra cualquiera de los eventos descritos en los literales b), c), d) o e) del ítem anterior.

b) Los de ejecución instantánea en los que no concurra cualquiera de los eventos descritos en los literales b), c), d), e) o f) del numeral anterior.

c) Los contratos y convenios que no causen erogación económica para ninguna de las partes.

PARÁGRAFO. En los eventos no previstos en los numerales 2 y 3 del presente artículo, corresponde al ordenador del gasto determinar la necesidad de liquidar los contratos respectivos, previa recomendación del supervisor o interventor.

ARTÍCULO 25. GARANTÍAS. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> La dependencia que dio origen al contrato o convenio, hará un seguimiento al cumplimiento de las obligaciones exigibles con posterioridad a la liquidación del contrato, tales como la garantía de estabilidad y calidad, el suministro de repuestos y el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. En caso de presentarse incumplimiento en las referidas obligaciones, coordinará con el área jurídica, las acciones administrativas y judiciales que correspondan.

ARTÍCULO 26. PUBLICACIONES EN EL SECOP. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Hasta tanto se conforme el SECOP, los reportes a los que se refiere la presente Resolución se realizarán al Portal Unico de Contratación, de conformidad con lo establecido en el artículo 8o del Decreto 2474 de 2008.

TITULO V.

REGIMEN ESPECIAL DE APORTE.

ARTÍCULO 27. RÉGIMEN ESPECIAL DE APORTE. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> De conformidad con lo previsto en el artículo 2o del presente manual, la selección de los contratistas se efectuará mediante convocatoria pública que se publicará en la página web del ICBF, sin perjuicio que la Dirección General, a través del Comité de Contratación, autorice un procedimiento distinto conforme al régimen especial aplicable al ICBF, previa justificación clara y precisa del área, Regional o Seccional respectiva.

PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 5 de la Resolución 6026 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Mediante el presente manual se adopta la "Guía para la Interventoría o Supervisión de los Contratos y Convenios de Aporte Suscritos por el ICBF" como el ordenamiento técnico y metodológico para la supervisión de los contratos de aporte, así como para la legalización de cuentas de las entidades contratistas de Servicios de Bienestar Familiar. La Oficina de Aseguramiento a la Calidad estudiará los aspectos que deban incluirse o modificarse en la Guía, para que ésta permanezca actualizada y los presentará para su aprobación al Comité de Contratación, con excepción de los formatos e instrumentos, los cuales serán aprobados por el Jefe de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad.

ARTÍCULO 28. CONVOCATORIA PÚBLICA EN EL RÉGIMEN DE APORTE. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Siempre que el valor del contrato sea superior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, el trámite de la convocatoria pública, será el siguiente:

a) Cumplir con los requisitos previos a que se refiere el artículo 18 del presente manual, salvo lo contemplado en los numerales 7, 9, 10, 12 y 13.

b) Una vez cumplidos los requisitos previos, el ordenador del gasto expedirá el proyecto de pliego de condiciones, el cual será publicado como mínimo durante tres (3) días hábiles, previos a la publicación del pliego definitivo.

c) Durante el término de publicación del proyecto de pliego de condiciones se recibirán observaciones y estas serán resueltas en forma previa a la publicación del pliego definitivo.

d) El ordenador del gasto expedirá el acto administrativo que dispone la apertura del proceso y en la misma fecha publicará el pliego de condiciones definitivo, los cuales establecerán el término para presentar propuestas, que en ningún caso podrá ser inferior a cinco (5) días hábiles, contados a partir del acto de apertura de que trata este literal.

e) En el pliego de condiciones se incorporarán reglas claras_[5], objetivas_[6], justas_[7], completas_[8], proporcionales_[9] y adecuadas respecto al objeto a contratar y al presupuesto oficial.

f) Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la publicación del pliego definitivo, se celebrará una audiencia pública de aclaración al mismo con el objeto de precisar su contenido y alcance y de oír a los interesados. El pliego de condiciones será modificado mediante adendas, si a ello hubiere lugar.

g) En el lugar, fecha y hora establecidos en el cronograma, se llevará a cabo la audiencia de cierre del proceso y recepción de propuestas. La hora para la recepción de propuestas debe ser mínimo un espacio de tiempo de 15 minutos.

h) Dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones y en el acto de apertura se realizará la evaluación a las propuestas presentadas.

i) Realizada la evaluación, se dará traslado del informe por el término de dos (2) días hábiles contados a partir de la publicación que se realice a través de la página web del ICBF.

j) Durante el término de traslado a que se refiere el numeral anterior, los proponentes podrán presentar observaciones a las evaluaciones y subsanar los documentos o requisitos que no constituyan factores de comparación de la oferta. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje podrán ser solicitados por la entidad en cualquier momento hasta la adjudicación.

k) El Instituto en audiencia pública y mediante acto administrativo motivado adjudicará o declarará desierto el proceso de selección.

ARTÍCULO 29. OFRECIMIENTO MÁS FAVORABLE AL ICBF. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> El ofrecimiento más favorable para la entidad se determinará según la ponderación de los elementos de calidad y experiencia, soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones. En los casos de servicios de protección se tendrá en cuenta la ubicación del servicio, con el fin de garantizar al máximo la permanencia de los niños, niñas y adolescentes en sus regiones.

ARTÍCULO 30. CONTRATACIÓN DE OPERADORES PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA EN RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS - PROTECCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> <Artículo modificado por el artículo 6 de la Resolución 6026 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> La contratación de operadores para la prestación de los servicios de atención especializada en restablecimiento de derechos - protección, se realizará con instituciones del Sistema Nacional de Bienestar Familiar sin ánimo de lucro que cuenten con experiencia e idoneidad en la atención de niños, niñas y adolescentes, para lo cual se deben tener en cuenta las siguientes reglas:

1. Contratación Directa. La contratación podrá adelantarse de manera directa (sin convocatoria pública) teniendo en cuenta los siguientes criterios jurídicos y técnicos:

a. Cumplir con los requisitos previos a que se refiere el artículo décimo octavo del presente manual, salvo lo contemplado en los numerales 4, 7, 8, 9, 10, 11,12, 13 y 15. Cada uno de los aspectos de los respectivos contratos deberá estar plenamente justificado y deberán documentarse los criterios utilizados para la selección del contratista y la idoneidad del mismo.

b. Cumplir con el procedimiento establecido en el artículo décimo noveno de este Manual.

c. Se podrá contratar directamente con el operador que viene desarrollando la modalidad siempre y cuando se cuente con el concepto de idoneidad técnica, administrativa y financiera emitido por el supervisor del contrato, el cual se fundamentará en los resultados del proceso de verificación de los estándares, en los informes de cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales, así como el cumplimiento de las recomendaciones realizadas por el supervisor y demostración de voluntad para el mejoramiento continúo. Este proceso estará sujeto a las instrucciones que para el efecto imparta la Dirección General.

d. Cada Regional ICBF solo podrá contratar con aquellas entidades que brinden el servicio en el departamento de su jurisdicción. Las Regionales Bogotá y Cundinamarca, podrán celebrar los contratos con las instituciones o unidades aplicativas que estén en capacidad de prestar los servicios con independencia de la ubicación territorial.

e. Cuando los operadores actuales no cumplan con los requisitos de idoneidad técnica, administrativa o financiera, con el propósito de garantizar la continuidad en la prestación del servicio, se podrá contratar con otros operadores de restablecimiento de derechos del mismo Municipio o Departamento, un número superior de cupos, siempre y cuando la calificación de estándares sea óptima y se comprometan por escrito a mantener las condiciones de calidad de la modalidad.

f. Si en el Municipio o Departamento no se cuenta con la oferta calificada de acuerdo con el literal anterior, se podrá realizar coordinación interregional para identificar otros oferentes que reúnan condiciones de acuerdo con los criterios técnicos ya establecidos, con los cuales sea posible una eventual contratación y realizar los trámites pertinentes para tal efecto.

g. Cuando la Regional determine la contratación de un operador diferente al que actualmente presta el servicio, se deberán realizar las gestiones necesarias para la consecución del nuevo operador, en todo caso dando aplicación a los principios de la función administrativa de que trata el artículo 209 de la Constitución Política, a la normatividad vigente y al Manual de Contratación.

2. Convocatoria pública. Se deberá adelantar convocatoria pública cuando no sea viable la contratación directa, de acuerdo a lo definido en el numeral 1 de este artículo. En este caso la Convocatoria Pública se adelantará de conformidad con lo establecido en el presente Manual para el régimen especial del contrato de aporte.

PARÁGRAFO. No se podrán contratar servicios de restablecimiento de derechos con entidades que no cuenten con personaría jurídica y licencia de funcionamiento vigentes para la modalidad que se vaya a desarrollar.

ARTÍCULO TRIGÉSIMO B. CONVOCATORIA PÚBLICA CON LISTA DE OFERENTES EN EL RÉGIMEN DE APORTE. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 5428 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En los eventos en que la Dirección General lo determine, el trámite de la convocatoria pública se adelantará de manera conjunta entre la Sede de la Dirección General y las Regionales, de acuerdo con la delegación que se otorgue para tal fin y el procedimiento que se detalla a continuación:

El proceso de selección de los operadores constará de dos fases. En la primera fase se adelantará convocatoria pública para conformar una lista de elegibles a nivel nacional y determinar la capacidad máxima de operación por cada proponente individual. En la segunda fase serán seleccionados de la lista de elegibles los operadores a nivel regional.

I. Primera fase. Conformación de la lista de oferentes habilitados

a) En la Sede de la Dirección General se cumplirá con los requisitos previos a que se refiere el artículo 18 del presente manual, salvo lo contemplado en los numerales 4, 5, 6, 7, 9, 10,12 y 13. Así mismo, en cada regional se adelantarán los estudios previos necesarios para la contratación, los cuales deberán cumplir con los requisitos establecidos en la normatividad vigente y en el Manual de Contratación.

b) Con el fin de garantizar la publicidad en el proceso de selección, se efectuará la publicación de uno o más avisos en prensa.

c) Cumplido lo anterior, en la Sede de la Dirección General, se expedirá el proyecto de pliego de condiciones, el cual será publicado en la página web del Instituto como mínimo durante tres (3) días hábiles, previos a la publicación del pliego definitivo,

d) Durante el término de publicación del proyecto de pliego de condiciones se recibirán observaciones, las cuales serán consolidadas y resueltas en la Sede de la Dirección General en forma previa a la publicación del pliego definitivo.

e) Se expedirá el acto administrativo que dispone la apertura del proceso y en la misma fecha se publicará el pliego de condiciones definitivo, los cuales establecerán el término para presentar los documentos de acreditación de requisitos habilitantes, que en ningún caso podrá ser inferior a tres (3) días hábiles, contados a partir del acto de apertura de que trata este literal. En esta etapa los proponentes deberán presentarse en forma individual, no se aceptarán las figuras de Consorcio, Unión Temporal o Promesa de Sociedad Futura, las cuales podrán conformarse para la segunda fase del proceso de selección.

f) Se adelantarán como mínimo las siguientes audiencias públicas en la Sede de la Dirección General en videoconferencia con las Regionales: 1) Aclaración del proyecto de pliego de condiciones, 2) Aclaración del pliego de condiciones definitivo, 3) Audiencia de cierre y 4) Audiencia de determinación de oferentes habilitados.

g) En la Sede la Dirección General se conformará(n) el(los) Grupo(s) Evaluador(es), el(los) cual(es) deberá(n) estar integrado(s) por un número plural e impar de personas idóneas para la valoración de las ofertas, las cuales podrán ser funcionarios, contratistas o una empresa contratada para tal fin.

h) El(los) Grupo(s) Evaluador(es) realizará(n) la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes (capacidad jurídica, financiera y técnica) y elaborará(n) el informe correspondiente.

i) Realizada la verificación de requisitos habilitantes, se dará traslado del informe por el término de dos (2) días hábiles contados a partir de la publicación que se realice a través de la página web del ICBF.

j) Durante el término de traslado a que se refiere el numeral anterior, los proponentes podrán presentar observaciones a la verificación de requisitos habilitantes. El ICBF podrá solicitar la acreditación de requisitos en cualquier momento hasta la conformación de la lista de oferentes habilitados, sin que en ningún caso pueda mejorarse la oferta presentada.

k) El Instituto en audiencia pública comunicará la lista de oferentes habilitados y la capacidad de operación de cada uno de sus integrantes,

II. Segunda fase. Selección de operadores y adjudicación

<Texto modificado por el artículo 1 de la Resolución 1329 de 20 de abril de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> En esta fase únicamente podrán participar los integrantes de la lista de oferentes habilitados conformada en la primera fase del proceso. Podrán presentar oferta proponentes individuales, Consorcios, Uniones Temporales o Promesas de Sociedad Futura conformados por integrantes de la lista de oferentes habilitados; para una o varias zonas, de acuerdo con la capacidad máxima de operación verificada en la primera fase.

Se adelantará la segunda fase haciendo uso de una de las opciones que a continuación se indican, según lo determine la Dirección General:

Opción 1: Se adelantará la segunda fase en la Sede de la Dirección General, mediante el siguiente procedimiento:

. Dentro del término y en el lugar establecido en el pliego de condiciones, se llevará(n) a cabo audiencia(s) pública(s) de cierre y entrega de propuestas.

2. La selección de los operadores podrá efectuarse:

2.1 En audiencia pública y atendiendo el orden de elegibilidad para cada zona en aplicación de los criterios de calificación concebidos en el pliego de condiciones. En caso de empate entre los proponentes, la selección de los operadores se efectuará mediante el mecanismo indicado en el pliego por la entidad, o

2.2 Para Cada Zona mediante sorteo que se realizará en audiencia pública según lo determine la entidad para cada proceso de selección.

3. La celebración y legalización de los contratos resultantes se realizará a nivel regional.

Opción 2: Se adelantará la segunda fase en las Direcciones Regionales, bajo la coordinación de la sede de la Dirección General, siguiendo el procedimiento que se enuncia a continuación:

1. Se expedirá en las Direcciones Regionales el proyecto de pliego de condiciones para la operación del programa en cada una de las zonas del Departamento, el cual será publicado en la página web del Instituto como mínimo durante tres (3) días hábiles, previos a la publicación del pliego definitivo.

2. Durante el término de publicación del proyecto de pliego de condiciones se recibirán observaciones, las cuales serán resueltas en cada Regional en forma previa a la publicación del pliego definitivo.

3. Los Directores Regionales expedirán el acto administrativo de apertura y en la misma fecha publicaran el pliego de condiciones definitivo.

4. Se adelantarán audiencias públicas de aclaración del proyecto de pliego de condiciones, audiencia de cierre y Audiencia de Adjudicación.

5. En el pliego de condiciones, se establecerá el término para presentar propuesta, el cual, en ningún caso podrá ser inferior a dos (2) días hábiles.

6. La selección de los operadores podrá efectuarse:

6.1 En audiencia pública y atendiendo el orden de elegibilidad para cada zona en aplicación de los criterios de calificación concebidos en el pliego de condiciones. En caso de empate entre los proponentes, la selección de los operadores se efectuará mediante el mecanismo indicado en el pliego por la entidad, o

6.2 Para cada zona mediante sorteo que se realizará en audiencia pública según lo determine la entidad para cada proceso de selección.

7. Las Direcciones Regionales adelantarán los trámites de celebración y legalización de los contratos resultantes.

Opción 3: Esta fase se desarrollará, para algunas Regionales en la Sede de la Dirección General y para otras en la sede de la respectiva Regional, según lo establezca la Dirección General. En la Sede de la Dirección General el procedimiento corresponderá al definido para la opción 1 y en las Regionales, al definido para la opción 2 de que trata el presente artículo.

TITULO VI.

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO 31. PROCEDIMIENTOS PARA VENTA DE BIENES. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011>

1. Aspectos generales:

a) Corresponde al Comité de Gestión de Bienes estudiar, analizar y formular políticas y criterios relativos a la comercialización de los bienes muebles e inmuebles de propiedad o en uso del Instituto. El Comité recomendará al Director Administrativo la decisión que deba adoptarse sobre la solicitud de venta y el mecanismo para llevarla a término dentro de los parámetros legales, sin perjuicio de las funciones del Comité de Contratación o del Comité de Asesoría Contractual, según el caso.

b) No podrá ofrecerse en venta ningún bien inmueble que no se encuentre incluido en el Plan de Enajenación Onerosa de que trata el Decreto 4695 de 2005 o las normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.

c) Para la enajenación de bienes del Instituto, se cumplirán los requisitos previos a los que se refiere el artículo 18 del presente manual, salvo lo contemplado en los numerales 4, 5, 10, 12 y 13.

d) Deberá establecerse como requisito habilitante la presentación del comprobante de consignación a favor de la entidad en un valor no inferior al veinte por ciento (20%) del precio mínimo de venta, el cual se imputará al precio o se devolverá dentro del término y forma establecidos en el pliego, según el caso. Se exceptúan de este requisito las ventas de bienes cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía. Así mismo, se exigirá a cada oferente manifestar por escrito el origen de los recursos que utilizará para la compra del bien.

e) <Literal modificado por el artículo 1 de la Resolución 3093 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> El avalúo comercial de los inmuebles se adelantará por el IGAC o por una Lonja Inmobiliaria. Si el IGAC no atiende la solicitud de cotización en un término de diez días calendario contados desde la fecha de radicación de la solicitud que formule el ICBF, manifiesta que no está en condiciones de efectuarlo dentro de un plazo razonable o el costo de sus servicios es superior al cotizado por la LONJA INMOBILIARIA que tenga competencia sobre el municipio donde se encuentre ubicado el inmueble, se encargará a esta última la elaboración del avalúo, que será necesariamente corporativo.

En el contrato u orden de servicios que se celebre o se expida a favor de la entidad avaluadora se exigirá que ésta indique si considera que el inmueble es de alta, mediana o baja comerciabilidad, entendiendo por alta la venta que pueda realizarse en un término de seis meses aproximadamente; mediana, cuando el término pueda ser de seis a doce meses, y baja, cuando el término pueda ser superior.

PARÁGRAFO 1o. Si por cualquier circunstancia no es posible obtener el avalúo por parte del INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI o por una LONJA, deberá explicarse tal circunstancia ante la Dirección Administrativa, dependencia que podrá autorizar en estos casos que el avalúo lo practique un perito inscrito en el Registro Nacional de Avaluadores.

PARÁGRAFO 2o. Cuando los honorarios y costos adicionales de un avalúo resulten superiores al 40% del avalúo catastral del bien o al 40% del valor catastral del derecho del Instituto cuando se trate de comunidades o copropiedades, no será necesario realizar el avalúo pericial; en tales casos, el bien o derecho del Instituto se avaluará siguiendo los criterios que establezca el Comité de Gestión de Bienes. El mismo mecanismo se aplicará para los casos en que terceras personas o circunstancias de fuerza mayor impidan la práctica pacífica del avalúo.

f) El precio mínimo de venta de los bienes inmuebles del Instituto será el que se determine mediante avalúo comercial, sin perjuicio de la aplicación de los mecanismos de ajuste previstos en el artículo 11 del Decreto 4444 de 2008. El Comité de Gestión de Bienes podrá establecer un precio mínimo de venta superior al mínimo que resulte de aplicar el mecanismo del mencionado artículo.

g) Para efectos de determinar el precio mínimo de venta de las aeronaves, motonaves y los vehículos de más de dos ejes, se deberá obtener un avalúo comercial, el cual será practicado por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado que se encuentre inscrita en el Registro Nacional de Avaluadores - RNA. Para el caso de otros bienes muebles, no es obligatorio el avalúo de un tercero. En este caso, se tendrá como precio mínimo de venta el resultante del estudio de las condiciones de mercado que para el efecto realice el Instituto y que conste en un acta de valorización de bienes debidamente sustentada que firmarán el Almacenista y el Coordinador Administrativo o de Gestión de Recursos de la respectiva Regional o Seccional, teniendo en cuenta el valor registrado en su contabilidad. Para los bienes que proyecte vender la Sede Nacional, el acta la firmarán el Coordinador del Grupo de Gestión de Bienes de la Dirección Administrativa y el Almacenista. Para los bienes que necesitan avalúo de un tercero, el precio mínimo de venta será el que se determine mediante avalúo comercial, sin perjuicio de la aplicación de los mecanismos de ajuste previstos en el artículo 13 del Decreto 4444 de 2008; caso en el cual, el Comité de Gestión de Bienes podrá establecer un precio mínimo de venta superior al mínimo que resulte de aplicar el mecanismo del mencionado artículo.

h) El ICBF sólo otorgará promesa de compraventa en el evento en que el comprador la requiera para el trámite del crédito o el retiro de cesantías.

2. Trámite: La venta de bienes muebles e inmuebles que realice el Instituto se adelantará mediante los mecanismos de:

2.1. Venta directa por oferta en sobre cerrado,

2.2. Venta directa a través de subasta pública,

2.3. Venta a través de promotores, banqueros de inversión, martillo, bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u otros profesionales idóneos,

2.4. Venta directa de mínima cuantía o

2.1. Venta directa por oferta en sobre cerrado.

Cuando se disponga la venta por este mecanismo, se dará aplicación al siguiente procedimiento:

a) Una vez cumplidos los requisitos previos, se publicará en el SECOP el aviso de convocatoria pública, el proyecto de pliego de condiciones, la indicación del lugar en donde pueden ser consultados los estudios y documentos previos y el listado de los bienes sometidos al proceso de venta;

b) Se recibirán y responderán las observaciones al proyecto de pliego de condiciones;

c) La Dirección General o el delegatario expedirá el acto de apertura del proceso y el pliego de condiciones definitivo, los cuales serán publicados en el SECOP;

d) Las Direcciones Regionales o Seccionales integrarán, mediante comunicación escrita, el Comité Asesor que realizará la verificación de los requisitos habilitantes;

e) En el acto de apertura y en el pliego de condiciones, se establecerá el término para presentar propuestas;

f) El plazo para realizar la verificación de los requisitos habilitantes de los oferentes se establecerá en el pliego de condiciones y en el acto de apertura;

g) El resultado de la verificación de requisitos habilitantes y el listado de los bienes sobre los cuales se recibieron propuestas se publicará en el SECOP. Se podrán presentar observaciones a la verificación de requisitos habilitantes durante el término que se establezca en el pliego de condiciones;

h) La expedición del proyecto de pliego, el pliego de condiciones definitivo, la publicación de la verificación de requisitos habilitantes y la definición del proceso de selección requerirán la correspondiente recomendación del Comité de Contratación o Comité de Asesoría Contractual, según el caso.

i) Para efecto de la modificación al cronograma del proceso, no será necesario expedir acto similar al de apertura. Las modificaciones se efectuarán mediante adenda que será publicada en el SECOP.

j) En el lugar, día y hora señalados en el pliego de condiciones, en la audiencia convocada para tal efecto se dará apertura a las ofertas económicas de los proponentes habilitados, y se informará la mejor oferta recibida en sobre cerrado, con el fin de permitir, por una sola vez, que los asistentes la mejoren.

k) Se adjudicará el bien al proponente que haya ofertado el mejor precio y se publicará la resolución de adjudicación en el SECOP.

l) En caso de declararse desierto el proceso, el Instituto podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones.

2.2. Venta directa a través de subasta pública.

Cuando se disponga la venta por este mecanismo, se dará aplicación al siguiente procedimiento:

a) Se cumplirán las reglas a que se refieren los literales del a) al i) del numeral 2.1. del presente artículo.

b) En el término señalado en el pliego de condiciones, los proponentes presentarán una propuesta inicial de precio, la cual sólo será abierta al momento de inicio de la subasta.

c) La subasta se llevará a cabo de conformidad con el pliego de condiciones, de manera presencial o electrónica. En caso de subasta electrónica se dará aplicación a las reglas pertinentes consagradas en los artículos 27 y 28 del Decreto 2474 de 2008 o las normas que los modifiquen o sustituyan.

d) Hasta tanto el Instituto cuente con la infraestructura tecnológica para realizar subasta electrónica, se realizará la subasta de manera presencial. Para la subasta presencial se aplicarán las siguientes reglas:

1. En el lugar, día y hora señalados en el pliego de condiciones, en la audiencia convocada para tal efecto, se llevará a cabo la subasta con los oferentes habilitados.

2. La Entidad procederá a abrir la propuesta inicial de compra previamente entregada, e indicará cuál es la de mayor valor sin identificar al proponente, que será el precio inicial con el que comenzará la subasta.

3. En la audiencia pública, se distribuirán formularios a cada uno de los proponentes para la presentación de sus propuestas; en estos, cada proponente podrá consignar el nuevo precio ofrecido o su manifestación de no hacer más lances en la subasta.

4. El proponente que presentó la propuesta inicial puede abstenerse de presentar una mejor oferta, en cuyo caso se tendrá como propuesta válida la inicialmente presentada.

5. En el pliego de condiciones se indicará el valor mínimo de mejora de las posturas y el término común para que los oferentes realicen cada lance.

6. Se recogerán los sobres por parte de la Entidad, se verificarán los lances válidos y se leerá en voz alta únicamente el mayor precio ofrecido. Para que un lance sea considerado válido, el oferente deberá realizarlo en el formulario entregado sin condicionamiento alguno, y el mismo no se podrá efectuar por un valor inferior al margen mínimo previsto en el pliego de condiciones. Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta. Para efecto de la selección se considerará el lance válido anterior.

7. Se repetirá el procedimiento antes descrito en tantas rondas como sea necesario hasta que no se reciba ningún lance que mejore el mayor precio ofertado en la ronda anterior.

8. En la audiencia se determinará el orden de elegibilidad y el bien será adjudicado al participante que haya ofertado el mayor valor a pagar y se hará público el resultado de la subasta y la identidad de los proponentes.

9. En caso de existir empate, se adjudicará el contrato al que presentó la mayor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo.

2.3. Venta a través de promotores, banqueros de inversión, martillo, bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u otros profesionales idóneos.

La selección de los promotores inmobiliarios, banqueros de inversión, martillo o profesionales idóneos que se encargarán de la enajenación de los bienes, se realizará a través de la modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía, salvo que se trate de:

(i) Comisionistas de la bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, los cuales se seleccionarán conforme lo establece el Decreto 2474 de 2008 o las normas que lo modifiquen o sustituyan,

(ii) la Sociedad Central de Inversiones S. A. – CISA, caso en el cual se suscribirá el respectivo contrato interadministrativo.

Los intermediarios deberán adelantar la venta de los bienes del Instituto a través de subasta pública o mediante el mecanismo de derecho privado que se acuerde entre las dos partes, con excepción de la Sociedad Central de Inversiones S. A. – CISA la cual aplicará sus métodos y procedimientos para la enajenación de los bienes entregados, garantizando la aplicación de los principios consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política.

2.4 Venta directa de mínima cuantía.

Este mecanismo se aplicará para la venta de los bienes cuyo precio mínimo de venta sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía al momento de hacer el ofrecimiento; estará a cargo de la Sede Nacional o de las Regionales o Seccionales, según el lugar donde se encuentren los bienes objeto de venta. El Comité de Gestión de bienes podrá disponer excepción a esta regla.

Cuando se disponga la venta por este mecanismo, se dará aplicación al siguiente procedimiento:

a) Se publicará en la página web del Instituto una oferta de venta señalando como mínimo la siguiente información:

1. Especificaciones del bien o grupo de bienes que se ofrecen.

2. Localización detallada.

3. Valor mínimo de venta.

4. Información sobre el estado en que se encuentran los bienes.

5. Formato e instructivo para la presentación de la propuesta, el cual podrá obtenerse en la página web del Instituto.

6. Número telefónico y correo electrónico en los cuales se puede obtener información complementaria.

7. La observación que para la compra de estos bienes puede presentarse la primera propuesta en cualquier tiempo.

8. Toda la información adicional que se considere conveniente.

b) Adicionalmente la Dirección Administrativa podrá disponer la publicación de la oferta en otros medios de comunicación y la colocación de avisos o vallas de venta en los inmuebles que se estén ofreciendo.

c) Recibida la primera propuesta en la cual el oferente indique que pagará por lo menos el valor mínimo de venta, se fijará un plazo para recibir nuevas propuestas y/o para que el primer oferente mejore la ya presentada.

d) Las propuestas se presentarán así:

1. Deberá contener el formato de propuesta debidamente diligenciado, el cual se encuentra publicado en la página web del Instituto(http://www.icbf.gov.co/venta_bienes/Venta_Directa/formatopropuesta.PDF) y ser entregado en sobre cerrado que indique que “contiene propuesta para la compra del bien ubicado en _______”.

2. Entregar debidamente diligenciada carta remisoria cuyo formato se encuentra publicado en la página Web del Instituto, en donde se declare expresamente que la propuesta se ha formulado cumpliendo el requisito del valor mínimo para ser considerada. En la carta remisoria NO podrá señalarse el valor de la oferta. No son aceptables ofertas cuyo proponente no declare en la carta remisoria que, por lo menos, se ha formulado por el valor mínimo de venta.

3. La carta remisoria deberá ir dirigida al Coordinador del Grupo de Gestión de Bienes, cuando se trate de ventas adelantadas por la Sede Nacional, o a los Coordinadores Administrativos de la Regional o Seccional, y, junto con el sobre cerrado, se radicará en la respectiva oficina de correspondencia.

e) Cuando en las Regionales o Seccionales se reciba una propuesta cuya carta remisoria indique que se ha formulado por lo menos por el precio mínimo, la Coordinación Administrativa, Administrativa y Financiera o de Gestión de Recurso deberá informar inmediatamente a la Sede Nacional para que esta fije el plazo máximo para presentar nuevas propuestas para el mismo bien o para que el proponente que ya ofertó mejore la suya.

f) La Sede Nacional fijará en la página web un aviso o informe donde se señale el plazo a que se refiere el literal anterior, la hora máxima para presentar propuestas y el lugar donde deben entregarse. El plazo podrá variar entre 15 y 30 días calendario. En el mismo aviso se indicará la fecha, hora y lugar en los cuales se celebrará la audiencia de apertura de propuestas.

g) En la fecha y hora acordada para la audiencia de apertura de propuestas se abrirán todas las propuestas económicas de los proponentes presentes en la reunión y se leerán en voz alta. De todo lo ocurrido en la audiencia se dejará constancia en acta que deberá ser firmada por los funcionarios del Instituto que asistan a la misma y por los oferentes que se encuentren presentes. De este documento se enviará copia a la Sede Nacional (Dirección Administrativa – Grupo Gestión de Bienes).

h) Al proponente que haya formulado la propuesta más alta, así sea la única recibida, se le adjudicará el bien. Si existieren propuestas por igual valor, en la misma audiencia de apertura se efectuará un sorteo para determinar a quién se le adjudica el bien.

i) Con el proponente favorecido se deberá suscribir, en la misma audiencia, un compromiso en el cual se deje constancia de que este acepta comprar el bien en el estado jurídico y material en que se encuentra, y se acuerden las fechas para el pago, para la firma de la escritura y para la entrega del bien. En dicho documento podrán incluirse los demás compromisos que se deriven de la negociación.

j) El adjudicatario tendrá un plazo de diez (10) días calendario siguientes al de la firma del compromiso de que trata el literal anterior para consignar, por lo menos, el cincuenta por ciento (50%) del valor de su oferta; si incumpliere este o cualquier otro compromiso, se procederá a adjudicar el bien al proponente que le siga en el monto de la oferta, siempre y cuando esta sea, por lo menos, igual al valor base mínimo para proponer.

k) A la audiencia de apertura de propuestas deben asistir, como mínimo, los siguientes funcionarios del Instituto: En la Sede Nacional, el Director Administrativo o su delegado, el Coordinador del Grupo de Gestión de Bienes, un delegado de la Oficina Jurídica y otro de la Oficina de Control Interno. En las regionales, el Director o su delegado, el Coordinador Administrativo o su delegado, el Coordinador Jurídico o su delegado; en las Seccionales, el Director, el Coordinador de Gestión de Recursos o su delegado y el Coordinador Jurídico o su delegado.

3. Escrituración y entrega del bien:

a) El plazo para la firma de la escritura pública será hasta de cuarenta y cinco (45) días calendario, contados a partir de la fecha de acreditación del pago total del precio de venta, y el lugar, la notaría de reparto correspondiente. En ningún caso se firmará escritura de venta antes del pago total del saldo, salvo cuando sea necesario para la consecución del medio de pago a ser utilizado. Cuando el oferente vaya a pagar el precio con un crédito, deberá demostrar dicha circunstancia el día de la subasta, mediante presentación de una carta de compromiso del prestamista.

b) En el evento de presentarse alguna circunstancia de caso fortuito o fuerza mayor no imputable a ninguna de las partes, las mismas podrán, de común acuerdo, modificar la fecha de otorgamiento de la escritura pública mediante documento debidamente suscrito por las partes. No obstante, el ICBF podrá modificar unilateralmente la fecha para la firma de la escritura cuando se presenten trámites administrativos que lo hagan necesario, respetando en todo caso los principios de la función pública.

c) De conformidad con lo establecido en los Decretos 1681 de 1996 artículo 21 literales e) y f) y 1428 de 2000 artículo 17 literales a) y c), el ICBF está exento de gastos notariales y de registro. Aquellos de los que no resulte exenta la entidad, serán de cargo exclusivo de los compradores.

d) La entrega material del inmueble se hará dentro del mes siguiente a la fecha del registro, previa presentación del certificado de tradición y libertad en donde conste que el bien ha quedado a nombre del comprador o adjudicatario.

e) Una vez suscrita y registrada la escritura pública de venta, el ICBF cederá a favor del comprador todos los derechos litigiosos y contratos de arrendamiento, comodato o usufructo que afecten el inmueble objeto de venta, respetando los términos y condiciones pactados con el arrendatario, comodatario o usufructuario, así como las demás normas aplicables.

f) Cuando se trate de bienes muebles sujetos a registro, se entenderá perfeccionada la venta una vez que se haya surtido este trámite. Para aquellos que no se encuentren sometidos a registro, la venta se perfeccionará con la entrega material. En caso de que no sea posible la entrega material de algunos de los bienes muebles objeto de venta y esta situación sea aceptada por el adjudicatario, la entrega se surtirá con la suscripción del contrato de compraventa, en el cual deberá constar dicha situación.

ARTÍCULO 32. MULTAS Y SANCIONES – DEBIDO PROCESO. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Para efecto de garantizar el debido proceso y en especial el derecho de defensa en la imposición de sanciones y el ejercicio de facultades excepcionales se observarán las siguientes reglas:

1. MULTAS. Para la imposición de multas se requiere que concurran los siguientes presupuestos:

i) La ocurrencia de un incumplimiento por ejecución parcial de la prestación debida, servicio, hecho o cosa; o solución o prestación de la obligación en forma diferente a la pactada; y/o extralimitando del tiempo convenido;

ii) Que la prestación debida, servicio, hecho o cosa se requieran o aún lo (los) necesite el Instituto;

iii) Que el incumplimiento no afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización, y

iv) Que la cláusula de multa esté pactada en el contrato.

1.1. Actuaciones.

1.1.1 El interventor o supervisor del contrato o cualquier servidor del ICBF una vez tenga conocimiento de los hechos u omisiones que a su juicio constituyan un incumplimiento, de conformidad con las normas vigentes y lo pactado en el contrato y demás documentos que forman parte del mismo, comunicará el hecho al ordenador del gasto y a la Oficina Jurídica de la Dirección General o Coordinador Jurídico en las Regionales o Seccionales, con copia al contratista y a su garante.

1.1.2. El ordenador del gasto, con la asesoría de la Oficina Jurídica de la Dirección General o Coordinador Jurídico en las Regionales o Seccionales, evaluará los hechos denunciados y dispondrá, requerir al contratista, si a ello hubiere lugar, con copia al Interventor o Supervisor y al garante, para que:

a) subsane dicho incumplimiento, y,

b) rinda en audiencia y por escrito las explicaciones y aporte las pruebas a que haya lugar, efecto para el cual se fijará lugar, fecha y hora. El plazo será el prudencial en consideración a la distancia y la complejidad del asunto a tratar.

1.1.3. Si el contratista subsana el incumplimiento dentro del término otorgado por el ICBF y justifica la inejecución parcial, se optará por cesar el procedimiento de multa y archivar la actuación. Si solo subsana el incumplimiento pero no justifica la ejecución parcial de la prestación debida, servicio, hecho o cosa; o solución o prestación de la obligación en forma diferente a la pactada; y/o extralimitando el tiempo convenido, se evaluará la procedencia de aplicar lo previsto en el acápite de declaratoria de incumplimiento.

1.1.4. Si el contratista no subsana el incumplimiento dentro del término otorgado, y las razones y pruebas allegadas no acreditan o justifican la existencia de una causal de exoneración de responsabilidad, en la fecha y hora determinada por el Instituto se realizará una audiencia en la que el contratista y su garante podrán intervenir para ejercer su derecho de defensa. Culminada la intervención será suspendida la audiencia para que el Instituto examine los argumentos y pruebas presentados por el contratista y su garante.

1.1.5. En la fecha y hora que determine el Instituto con anterioridad a la suspensión a la que se refiere el numeral anterior, se reanudará la audiencia para comunicar al contratista y su garante la decisión correspondiente. En caso de no imposición de sanción o que el Instituto tome la decisión de no ejercer facultades excepcionales, así se le informará al contratista y su garante mediante comunicación escrita. En el evento en que se determine lo contrario, se expedirá el correspondiente acto administrativo que será notificado personalmente tanto al contratista como al garante en la audiencia o mediante la aplicación de las reglas contenidas en el Código Contencioso Administrativo.

1.1.6. Ejecutoriada la Resolución de imposición de multa, se remitirá copia de la misma al Supervisor o Interventor, al funcionario ejecutor de la Dirección General o Dirección Regional o Seccional y a la Oficina Jurídica y sus equivalentes, para su ejecución en los términos del parágrafo del artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.

1.1.7. Si existen saldos a favor del contratista, el valor de las multas podrá descontarse de los mismos; si no hay saldos a favor del contratista, se procederá a reclamar el pago de la indemnización al garante.

En los casos que no fuere posible el cobro por los mecanismos descritos, se procederá al cobro por jurisdicción coactiva.

1.1.8. De conformidad con los artículos 31 de la Ley 80 de 1993 y 8o del Decreto 2474 de 2008, una vez ejecutoriado el acto administrativo deberá surtirse el siguiente trámite:

a) Publicar la información de la sanción en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal Unico de Contratación.

b) Publicar por 2 veces en medios de comunicación social escrita, con amplia circulación en el territorio de jurisdicción de la entidad, la parte resolutiva del acto sancionatorio.

c) Comunicar a la Cámara de Comercio donde se encuentre inscrito en el RUP el contratista sancionado, en el archivo plano o software de que disponga dicho ente de acuerdo a la normativa expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio.

d) Publicar en el Diario Unico de Contratación la parte resolutiva del acto.

e) Comunicar a la Procuraduría General de la Nación - SIRI lo pertinente, de acuerdo a los formatos suministrados por dicho ente.

Los gastos de estos trámites correrán por cuenta del sancionado y si este no cumple con dicha obligación, será responsabilidad del Instituto asumirlo, darle trámite y repetir posteriormente contra el contratista. El pago de las sumas antes señaladas no extingue las obligaciones emanadas del contrato, ni exime al Contratista de indemnizar perjuicios superiores.

Solo se podrá imponer multas hasta el 10% del valor del contrato.

2. DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO E IMPOSICION DE LA CLAUSULA PENAL PECUNIARIA. Para la declaratoria de incumplimiento y la consecuente imposición de la cláusula penal pecuniaria, por cumplimiento imperfecto o retardo en la ejecución de cualquiera de las obligaciones derivadas del contrato, se requiere que concurran los siguientes presupuestos:

i) La ocurrencia de un incumplimiento por ejecución parcial de la prestación debida, servicio, hecho o cosa; o solución o prestación de la obligación en forma diferente a la pactada; y/o extralimitando el tiempo convenido;

ii) Que el incumplimiento no afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización;

iii) Que el incumplimiento cause daño a los beneficiarios de los programas o a la entidad; iv) Que la cláusula de multa esté pactada en el contrato; y

v) Que la cláusula penal pecuniaria esté incluida en el contrato.

2.1 Actuaciones.

2.1.1 El interventor o supervisor del contrato o cualquier servidor del ICBF una vez tenga conocimiento de los hechos u omisiones que a su juicio constituyan un incumplimiento que no afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y no evidencie que puede conducir a su paralización, de conformidad con las normas vigentes y lo pactado en el contrato y demás documentos que forman parte del mismo, comunicará el hecho al ordenador del gasto y a la Oficina Jurídica de la Dirección General o Coordinador Jurídico en las Regionales o Seccionales, con copia al contratista y a su garante.

2.1.2 El ordenador del gasto, con la asesoría de la Oficina Jurídica de la Dirección General o Coordinador Jurídico en las Regionales o Seccionales, evaluará los hechos denunciados y dispondrá, requerir al contratista, si a ello hubiere lugar, con copia al Interventor o Supervisor y al garante, para que rinda en audiencia y por escrito las explicaciones y aporte las pruebas a que haya lugar, efecto para el cual se fijará lugar, fecha y hora. El plazo será el prudencial en consideración a la distancia y la complejidad del asunto a tratar.

2.1.3 Si el contratista justifica la inejecución parcial, se optará por cesar el procedimiento de declaratoria de incumplimiento y archivar la actuación. Si no justifica dentro del término otorgado, la ejecución parcial de la prestación debida, servicio, hecho o cosa; o solución o prestación de la obligación en forma diferente a la pactada; y/o extralimitando del tiempo convenido, en la fecha y hora determinada por el Instituto se realizará una audiencia en la que el contratista y su garante podrán intervenir para ejercer su derecho de defensa. Culminada la intervención será suspendida la audiencia para que el Instituto examine los argumentos y pruebas presentados por el contratista y su garante.

2.1.4. En la fecha y hora que determine el Instituto con anterioridad a la suspensión a la que se refiere el numeral anterior, se reanudará la audiencia para comunicar al contratista y su garante la decisión correspondiente. En caso de no imposición de sanción o que el Instituto tome la decisión de no ejercer facultades excepcionales, así se le informará al contratista y su garante mediante comunicación escrita. En el evento en que se determine lo contrario, se expedirá el correspondiente acto administrativo que será notificado personalmente tanto al contratista como al garante en la audiencia o mediante la aplicación de las reglas contenidas en el Código Contencioso Administrativo.

2.1.5. Ejecutoriada la Resolución, se remitirá copia de la misma al Supervisor o Interventor, al funcionario ejecutor de la Dirección General o a la Dirección Regional o Seccional y a la Oficina Jurídica y sus equivalentes, para su ejecución en los términos del parágrafo del artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.

2.1.6. De igual modo, se dará cumplimiento a lo previsto en el numeral 1.1.8 del presente artículo.

3. DECLARATORIA DE CADUCIDAD Y LA CONSECUENTE IMPOSICION DE LA CLAUSULA PENAL PECUNIARIA E INHABILIDAD. Para la declaratoria de caducidad por incumplimiento de las obligaciones, en los términos previstos en el artículo 18 de la Ley 80 de 1993, se requiere que concurran los siguientes requisitos:

i) La ocurrencia de un incumplimiento por ejecución parcial de la prestación debida, servicio, hecho o cosa; o solución o prestación de la obligación en forma diferente a la pactada; y/o extralimitando el tiempo convenido; ii) Que el incumplimiento afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización; y iii) Que la cláusula de caducidad esté incluida en el contrato, si para el tipo de contrato es opcional, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 14 de la Ley 80 de 1993.

3.1. Actuaciones:

3.1.1. El interventor o supervisor del contrato o cualquier servidor del ICBF una vez tenga conocimiento de los hechos u omisiones que a su juicio constituyan un incumplimiento que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización, de conformidad con las normas vigentes y lo pactado en el contrato y demás documentos que forman parte del mismo, comunicará el hecho al ordenador del gasto y a la Oficina Jurídica de la Dirección General o Coordinador Jurídico en las Regionales o Seccionales, con copia al contratista y a su garante.

3.1.2. El ordenador del gasto, con la asesoría de la Oficina Jurídica de la Dirección General o Coordinador Jurídico en las Regionales o Seccionales, evaluará los hechos denunciados y dispondrá, requerir al contratista, si a ello hubiere lugar, con copia al Interventor o Supervisor y al garante, para que rinda en audiencia y por escrito las explicaciones y aporte las pruebas a que haya lugar, efecto para el cual se fijará lugar, fecha y hora. El plazo será el prudencial en consideración a la distancia y la complejidad del asunto a tratar.

3.1.3. Si el contratista justifica el incumplimiento de las obligaciones, se optará por cesar el procedimiento de declaratoria de caducidad y archivar la actuación. Si no justifica dentro del término otorgado, el incumplimiento grave de la prestación debida, servicio, hecho o cosa, o solución o prestación de la obligación en forma diferente a la pactada, y/o extralimitando el tiempo convenido; en la fecha y hora determinada por el Instituto se realizará una audiencia en la que el contratista y su garante podrán intervenir para ejercer su derecho de defensa. Culminada la intervención será suspendida la audiencia para que el Instituto examine los argumentos y pruebas presentados por el contratista y su garante.

3.1.4. En la fecha y hora que determine el Instituto con anterioridad a la suspensión a la que se refiere el numeral anterior, se reanudará la audiencia para comunicar al contratista y su garante la decisión correspondiente. En caso de que el Instituto tome la decisión de no ejercer facultades excepcionales, así se le informará al contratista y su garante mediante comunicación escrita. En el evento en que se determine lo contrario, se expedirá el correspondiente acto administrativo que será notificado personalmente tanto al contratista como al garante en la audiencia o mediante la aplicación de las reglas contenidas en el Código Contencioso Administrativo.

3.1.5. En el acto administrativo mediante el cual se declare la caducidad, se ordenará darlo por terminado y proceder a su liquidación, se hará efectiva la cláusula penal pecuniaria o se procederá a cuantificar el monto del perjuicio y a ordenar su pago tanto al contratista como al garante, se impondrá la inhabilidad y/o se tomarán las medidas tendientes a garantizar la continuidad del servicio.

3.2.6. Ejecutoriada la Resolución, se remitirá copia de la misma al Supervisor o Interventor, al funcionario ejecutor de la Dirección General o Dirección Regional o Seccional y a la Oficina Jurídica y sus equivalentes, para su ejecución.

3.1.7. De igual modo, se dará cumplimiento a lo previsto en el numeral 1.1.8 del presente artículo.

PARÁGRAFO. Tratándose de Consorcios y Uniones Temporales se requerirá tanto al Consorcio o Unión Temporal como a cada uno de sus integrantes y en general, se garantizará el debido proceso y en especial el derecho de defensa a cada uno de ellos.

Cuando el contratista sea una Unión Temporal, las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros; en el caso de consorcios, las sanciones afectarán a todos los miembros que lo conforman, de conformidad con lo establecido en el artículo 7o de la Ley 80 de 1993.

ARTÍCULO 33. ANTICIPO Y PAGO ANTICIPADO. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Sin perjuicio de lo previsto en las disposiciones legales, cuando se pacten anticipos y pago anticipado, se tendrá en cuenta lo siguiente:

a) El pago anticipado o el anticipo no podrá ser superior al 50% del valor del contrato, salvo en los convenios interadministrativos.

b) Cuando se trate de anticipos se pactará como obligación por parte del contratista que el manejo de los recursos se haga en una cuenta independiente.

c) Los excedentes financieros son propiedad del ICBF y deben ser consignados en la cuenta dispuesta para tal efecto.

d) Tanto en los anticipos como en los pagos anticipados debe existir una justificación para su otorgamiento, lo cual constará en los estudios previos.

ARTÍCULO 34. SELECCIÓN DE INTERMEDIARIOS DE SEGUROS. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Los procesos de selección de intermediarios de seguros se adelantarán mediante el procedimiento de Licitación Pública, salvo que en disposiciones legales o reglamentarias se establezca un procedimiento diferente.

En cuanto a la oportunidad y demás aspectos señalados en el artículo 76 del Decreto 2474 de 2008 se dará aplicación al mismo salvo disposición en contrario.

ARTÍCULO 35. CONVOCATORIA LIMITADA A MIPYMES. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Cuando el contrato a celebrar tenga una cuantía comprendida entre 100 SMLMV y 750 SMLMV, se dará aplicación a lo previsto en el Decreto 3806 de 2009, de acuerdo con las siguientes reglas:

a) En forma previa a la expedición del acto de apertura de una selección abreviada o concurso de méritos, debe cumplirse con lo previsto en el decreto 3806 de 2009.

b) En el evento en que existan manifestaciones de interés de por lo menos tres (3) Mipymes, se dará inicio al proceso de selección limitando la participación a las Mipymes.

c) El proceso de selección se adelantará cumpliendo los requisitos y siguiendo el procedimiento establecido para las modalidades de Selección Abreviada o Concurso de Méritos, efecto para el cual se debe tener en cuenta lo previsto en el presente manual.

ARTÍCULO 36. PUBLICIDAD DE LOS ACTOS Y PROCEDIMIENTOS. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Todos los actos y procedimientos asociados a los procesos de contratación que se adelanten por el Régimen del Estatuto General de Contratación Estatal deberán publicarse en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP a través del Portal Unico de Contratación, salvo las excepciones consagradas en el artículo 8o del Decreto 2474 de 2008 y los artículos 1o y 2o del Decreto 3576 de 2009.

Tratándose de procesos de contratación que se adelanten por el Régimen Especial de Aporte se tendrá en cuenta lo siguiente:

a) En la página web del Instituto: Se publicarán los actos y procedimientos asociados a la convocatoria pública que se adelante para la selección de contratistas.

b) En el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP: Se publicará el contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones, la información sobre las sanciones ejecutoriadas, el acta de liquidación de mutuo acuerdo o el acto administrativo de liquidación unilateral.

La publicación deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

ARTÍCULO 37. PROCEDIMIENTOS EN CURSO. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> Los procesos de contratación que se encuentren en curso (etapa precontractual, contractual o postcontractual), a la entrada en vigencia de este acto administrativo, continuarán su trámite de conformidad con las delegaciones otorgadas mediante actos anteriores a la presente resolución. Sin embargo, en materia de procedimientos, los delegatarios los ajustarán en forma inmediata a lo previsto en el presente Manual de Contratación.

ARTÍCULO 38. MODIFICACIÓN O ADICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 309 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Para la permanente actualización de este manual, se autoriza al Comité de Contratación de la Dirección General para que realice las modificaciones o adiciones a que haya lugar, salvo que las mismas impliquen un cambio sustancial de las políticas o principios adoptados mediante el presente acto, caso en el cual se requiriera de la aprobación de la Dirección General. El Comité de Contratación de la Dirección General podrá expedir aplicativos que harán parte del manual de contratación en los que se incluyan las modificaciones o adiciones al mismo.

ARTÍCULO 39. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 47 de la Resolución 2111 de 2011> <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 309 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> El presente acto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, especialmente las Resoluciones 505 de 2007, 1278 de 2007, 1937 de 2007, 0432 de 2009 y 4454 de 2009.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 23 de octubre de 2009.

La Directora General,

ELVIRA FORERO HERNÁNDEZ.

<Anexo no incluidos en esta publicación>

* * *

1 Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decretos 2474, 4444, 4533, 4828, 4881 de 2008, Decretos 127, 490, 836, 931, 2025, 2247, 2493, 3083, 3576 de 2009 y demás disposiciones reglamentarias (ver anexo 10).

2 Estudios previos subasta inversa.

3 Estudios previos para la adquisición en bolsa de productos.

4 Ley 1150 de 2007, artículo 4o; Decreto 2474 de 2008 artículo 88, modificado por el artículo 8o del Decreto 2025 de 2009.

5 Si tiene solamente las interpretaciones que la administración ha querido intencionalmente establecer.

6 Si su resultado no se afecta por las condiciones particulares de los evaluadores.

7 Si conduce a seleccionar a la persona que mejor puede cumplir con la prestación.

8 Si no requiere de la aplicación de reglamentaciones o consideraciones externas a las establecidas en los pliegos.

9 Si la experiencia requerida es igual o inferior a 3 veces el valor del presupuesto oficial; el cupo de crédito es igual o inferior al 10% del referido presupuesto y los requisitos técnicos atienden a los lineamientos de los programas, bienes o servicios a contratar.