RESOLUCIÓN 1278 DE 2007
(junio 15)
Diario Oficial No. 46.704 de 29 de julio de 2007
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR DIRECCIÓN GENERAL
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 4670 de 2009>
Por la cual se modifica parcialmente la Resolución número 0505 del 21 de marzo de 2007.
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR,
en uso de las facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 211 de la Constitución Política, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, los artículos 7o y 14 del Decreto 679 de 1994, los artículos 37 y 122 del Decreto 2150 de 1995, los artículos 9o y 78 de la Ley 489 de 1998, 21 numeral 9 de la Ley 7ª de 1979, artículos 125 y siguientes del Decreto Reglamentario 2388 de 1979, y
CONSIDERANDO:
Que mediante la Resolución número 0505 del 21 de marzo de 2007 se adoptaron medidas sobre la delegación y desconcentración del ejercicio de funciones relativas a la celebración de contratos o convenios y se señalaron las reglas para la selección de contratistas, el seguimiento y control en la ejecución y liquidación de los mismos;
Que en aras de contribuir en forma permanente a una eficiente gestión contractual en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, se hace necesario modificar los artículos 5o, 12, 16 y 17 de la Resolución número 0505 del 21 de marzo de 2007,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 4670 de 2009> Modificar parcialmente la Resolución número 0505 de 2007, en los apartes que expresamente se señalan a continuación:
“Artículo 5o. Integración del Comité de Contratación. El Comité de Contratación estará conformado por el Jefe de la Oficina Jurídica, quien lo presidirá, un delegado de la Dirección General y el Director o Jefe del área en la que se origina el asunto que se somete a consideración del Comité o su delegado. Lo anterior sin perjuicio del apoyo que deba solicitarse a las diferentes áreas del ICBF en razón a la naturaleza especial o complejidad del tema que así lo amerite (…)”.
“Artículo 12. Delegatarios (...).
1. En el Secretario General: Contratos y convenios de cuantía superior a 1.000 smlmv y hasta 10.000 smlmv. La Secretaría General podrá celebrar contratos y convenios interadministrativos y será la única dependencia delegada para la celebración de contratos o convenios con entidades estatales extranjeras, o entidades privadas internacionales o extranjeras de cooperación, ayuda o asistencia; en los dos casos en cuantía de 0 a 20.000 smlmv, salvo aquellos que correspondan a la Dirección Técnica.
2. En el Director Administrativo: Contratos y convenios hasta 1.000 smlmv. La Dirección Administrativa será la única dependencia autorizada para celebrar contratos de comodato y venta de muebles e inmuebles, hasta por un valor de 10.000 smlmv; otorgar poderes a los directores regionales y seccionales para la suscripción de contratos de promesa de compraventa de inmuebles, escrituras públicas de compra, venta y donación de bienes inmuebles y venta de bienes muebles, hasta por un valor de 10.000 smlmv; así como para la aplicación de las fórmulas de reajuste según lo pactado en los contratos, salvo aquellos que correspondan a la Dirección Técnica (...).
4. En los directores regionales: Para los asuntos de su jurisdicción, todo tipo de convenios o contratos, incluidos los interadministrativos, hasta por cuantía de 1.000 smlmv y contratos de aporte hasta por 3.000 smlmv, salvo aquellos delegados expresamente a otros servidores públicos del nivel nacional. Esta delegación incluye la posibilidad de incorporar en los contratos de aporte la obligación de entregar bienes del ICBF en comodato.
5. En los directores seccionales: Para los asuntos de su jurisdicción, todo tipo de contratación, incluidos los interadministrativos, hasta por cuantía de 300 smlmv y contratos de aporte hasta por 3.000 smlmv, salvo aquellos delegados expresamente a otros servidores públicos del nivel nacional. Esta delegación incluye la posibilidad de incorporar en los contratos de aporte la obligación de entregar bienes del ICBF en comodato.
6. En el Jefe de la Oficina Jurídica: Delégase la facultad de aprobar las garantías de los contratos y convenios; la suscripción y remisión a la Imprenta Nacional de Colombia del Extracto Unico de Publicación de todos los contratos que celebre el ICBF en la Sede Nacional, y, la remisión a la Cámara de Comercio de la información sobre licitaciones o concursos y sobre contratos, multas y sanciones.
7. En los coordinadores jurídicos de las regionales y seccionales o quien haga sus veces: Delégase la facultad de aprobar las garantías de los contratos y convenios que celebre la regional o seccional (...).
9. En los coordinadores del grupo administrativo o administrativo financiero de las regionales y en los coordinadores del grupo de gestión de recursos de las seccionales o quien haga sus veces: Delégase la facultad de expedir las certificaciones de inexistencia de personal en planta que se requieran en los procesos de selección de contratista que se adelanten en la respectiva regional o seccional del ICBF para suscribir contratos de prestación de servicios y consultoría.
(…)”.
“Artículo 16. Fase Precontractual (...)
Para los contratos de aporte se establecerán factores de verificación y la selección del contratista se realizará a la persona que acredite mayor experiencia y realice el mayor aporte para la ejecución del proyecto, sin perjuicio que en, la invitación a proponer se fijen criterios objetivos distintos por el órgano competente en la Sede Nacional (...)
2.1.5 Recepción, evaluación de propuestas y definición. El trámite para la recepción, evaluación de propuestas y para adoptar la decisión que corresponda será el siguiente:
– Recepción de propuestas. La o las propuestas se recepcionará(n) por el Grupo de Correspondencia de la Dirección Administrativa o el servidor público delegado en el lugar, fecha y hora indicados en la invitación a proponer o condiciones mínimas de participación, teniendo en cuenta las siguientes reglas: se deberá recepcionar y radicar las propuestas, dejando constancia de la fecha y hora exacta de su entrega.
Una vez recepcionadas las propuestas por parte del área que se indique en la invitación a proponer, previa radicación como se señala en el inciso anterior, se levantará un acta en la cual se indicará de manera clara y precisa el nombre y/o razón social del proponente y el de la persona que en nombre o por cuenta de este ha efectuado el acto de presentación. No obstante lo anterior, cualquier interesado podrá dejar las constancias verbales o escritas que estime pertinentes, caso en el cual se incorporarán en el acta respectiva. Agotado este procedimiento se advertirá a los proponentes que las ofertas son públicas y que tienen derecho a consultarlas o a solicitar fotocopias a su costa.
En el momento de la apertura de las propuestas, conforme a la invitación a proponer, cada uno de los folios que integren las mismas serán rubricados por un funcionario del Instituto y por los oferentes que deseen hacerlo (...)
2.3.2 Invitación a proponer. El ICBF expedirá la invitación a proponer una vez haya sido aprobada por el Comité de Contratación y los Comités de Asesoría Contractual, cuando a ello hubiere lugar. En estos documentos se incorporarán reglas claras, objetivas, justas y completas. En estas condiciones se establecerán como principales factores de selección la experiencia y los aportes que realicen las personas jurídicas sin ánimo de lucro, sin perjuicio de lo establecido en el inciso 5o del numeral 1.7. M presente artículo. Los aportes podrán realizarse en dinero o en especie. En. este último caso se requerirá de su determinación clara y precisa. En los casos de servicios de protección se tendrá en cuenta la ubicación del servicio, con el fin de garantizar al máximo la permanencia de los menores en sus regiones.
La invitación a presentar propuestas se efectuará mediante convocatoria pública que se publicará en la página web del ICBF o mediante aviso publicado en periódico de amplía circulación en el lugar de ejecución del contrato, sin perjuicio que la Sede Nacional, a través del Comité de Contratación, autorice un procedimiento distinto conforme al régimen especial aplicable al ICBF, previa justificación clara y precisa del área respectiva (...)”.
“Artículo 17. Fase contractual y de ejecución (...)
1.2 Registro presupuestal. Una vez suscrita la minuta por el contratista, la Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces, solicitará al Grupo Financiero o Administrativo-Financiero o quien haga sus veces que efectúe el registro presupuestal. El Coordinador del Grupo Financiero en la Sede Nacional o el coordinador del Grupo Financiero o Administrativo-Financiero. en las regionales o quien haga sus veces, en las seccionales, realizará el registro presupuestal del contrato (...).
1.5 Trámite con las minutas. La Oficina Asesora Jurídica, para el caso de los contratos de la sede nacional y los grupos jurídicos para las regionales y seccionales, serán los encargados de:
– Realizar los trámites de elaboración, legalización y numeración de los contratos o convenios que suscriba el ICBF.
– Llevar en un solo consecutivo numérico la relación de los contratos.
– Elaborar la base de datos por año fiscal de los contratos celebrados por el ICBF, determinando por lo menos los siguientes aspectos: fecha de suscripción; número del contrato; nombre del contratista; objeto; garantías, ejecución o plazo de entrega; número de registro presupuestal, dependencia solicitante; tipo de contrato (con formalidades, sin formalidades, orden, convenio); estado (vigente, en liquidación, liquidado, proceso administrativo, etc.) y observaciones.
– Organizar, actualizar y custodiar el archivo de los contratos.
– Verificar los soportes de los contratos o convenios que suscriba ICBF y requerirlos a las diferentes dependencias, contratistas, interventores, supervisores cuando fuere necesario.
– En la sede nacional, regionales y seccionales, realizar junto con el interventor la liquidación unilateral de los contratos v convenios.
– Elaborar y presentar los informes que sobre el tema de contratación requieran los organismos de control con la periodicidad por ellos exigidos, así como la información requerida por los diferentes organismos del Estado.
– Las demás que sean necesarias para el desarrollo de esta actividad (...).
Funciones de carácter legal:
– Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar por que estas permanezcan vigentes hasta su liquidación.
– Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen al ICBF, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstas en la ley.
– Según el caso, verificar que los subcontratos estén debidamente aprobados.
– Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones o modificaciones a los contratos.
– Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito.
– Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar.
– Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato.
– Preparar en conjunto con el contratista el acta de liquidación del contrato.
– Elaborar la liquidación bilateral de los contratos o convenios y remitirlas, con los documentos soporte, a la Oficina Jurídica o Grupo Jurídico, según sea el caso, para su revisión.
– Remitir a la Oficina Jurídica o Grupo jurídico los soportes correspondientes para la elaboración del acto administrativo de liquidación unilateral, cuando a ello hubiere lugar.
– Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.
– Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato, y de acuerdo con los valores establecidos.
– Informar oportunamente los atrasos o situaciones o, en general, cualquier hecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicación de sanciones y, en. general, al inicio y desarrollo de las actividades judiciales o extrajudiciales respectivas.
– Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de interventoría.
– Verificar que en los contratos llave en mano, de concesión o similares se agote en primera instancia la etapa de preinversión como requisito, para iniciar la de inversión (...).
2.1.11.2 Etapa poscontractual
Una vez terminado el contrato o convenio por cualquiera de las causas legal o contractualmente establecidas, el interventor, deberá adelantar el siguiente procedimiento:
En la sede nacional, regionales y seccionales, en el momento en que se termine o deba terminarse el contrato, deberá elaborar el proyecto de acta de liquidación bilateral y remitirlo, con los documentos soporte, a la Oficina Jurídica o Grupo Jurídico, según corresponda, para su revisión y posterior firma de quienes de acuerdo con el contrato y el presente reglamento deben suscribir la misma. En el evento en que no sea posible efectuar la liquidación bilateral, deberá dar aviso de tal circunstancia a la Oficina Jurídica o Grupo Jurídico para que proceda a elaborar la liquidación unilateral. Para tal efecto, el interventor del contrato elaborará la liquidación financiera y el balance de la ejecución contractual con fundamento en los informes y certificaciones requeridas, incluyendo la constancia de pagos expedida por el Area Financiera. Los soportes documentales remitidos por el interventor del contrato deberán dar cuenta del nivel de cumplimiento del objeto y las obligaciones adquiridas por el contratista, incluyendo un informe que indique claramente cómo fue desarrollado el respectivo contrato.
– Una vez revisado el proyecto de acta de liquidación, el área jurídica la remitirá al interventor para que este proceda a suscribirla. Así mismo, el interventor del contrato deberá adelantar todas las gestiones posibles a fin de que el acta de liquidación sea suscrita por el contratista.
– Suscrita el acta de liquidación, conforme se establece en el inciso anterior, el interventor remitirá dicha acta nuevamente al área jurídica para su revisión final y posterior firma del ordenador del gasto y se adelanten los trámites siguientes:
– Si el contrato no fue ejecutado a satisfacción y de conformidad con lo previsto contractualmente, el interventor debe solicitar a la Oficina Asesora Jurídica la adopción de las medidas a que haya lugar y la declaratoria de siniestro ante la aseguradora, si es del caso (...)”.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 4670 de 2009> Delegar en el Director Administrativo la elaboración y legalización de los convenios o contratos a que se refiere el numeral 2 del artículo 12 de la Resolución número 0505 de 2007, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía. La delegación incluye la facultad de aprobar las garantías, solicitar la presencia del contratista para la revisión y firma del contrato, solicitar el registro presupuestal y en general, realizar las actividades necesarias para su perfeccionamiento, ejecución y legalización.
ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 4670 de 2009> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones y reglamentos internos que le sean contrarios.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., 15 de junio de 2007.
La Directora,
ELVIRA FORERO HERNÁNDEZ.