RESOLUCIÓN 4545 DE 2014
(agosto 1o)
Diario Oficial No. 49.264 de 4 de septiembre de 2014
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS
DIRECCIÓN GENERAL
Por medio de la cual se actualizan las directrices y responsabilidades para la elaboración y ejecución del Plan Anual de Adquisiciones del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras, y se derogan unas resoluciones.
EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS,
en uso de sus facultades legales, estatutarias y en especial las contenidas en los artículos 28 de la Ley 7ª de 1979 y 78 de la Ley 489 de 1998 y en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, Decreto número 1510 de 2013, y
CONSIDERANDO:
Que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –Cecilia de la Fuente de Lleras– (ICBF) es un establecimiento público descentralizado, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, creado por la Ley 75 de 1968, reorganizado conforme a lo dispuesto por la Ley 7ª de 1979 y su Decreto Reglamentario número 2388 de 1979, adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social en virtud del Decreto número 4156 de 2011;
Que el artículo 209 de la Constitución Política, señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de eficacia, economía y celeridad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones;
Que el ICBF como entidad que forma parte de la Administración Nacional; en materia presupuestal se rige por las normas presupuestales vigentes, en especial por el Decreto número 111 de 1996, “por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”;
Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 del Decreto número 987 de 2012, modificado por el artículo 3o del Decreto número 1927 de 2013, corresponde a la Dirección de Abastecimiento entre otras funciones, las siguientes: Elaborar y presentar a la Secretaría General el Plan de Abastecimiento Estratégico, basado en los Planos de compra y contratación y enfocados a la investigación de mercados. 2 Definir y promover los lineamientos para la elaboración y seguimiento del Plan de compras y contratación de bienes y servicios del Instituto, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión. 3. Coordinar el proceso de captura de requerimientos para el Plan de compras y contratación, con las dependencias del Instituto y apoyar su implementación. 4. Elaborar el Plan de Compras y Contratación para los bienes y servicios requeridos por las dependencias del Instituto, de acuerdo con el presupuesto aprobado y realizar el seguimiento a su ejecución;
Que mediante Resolución número 238 de 2013, se creó el Grupo Interno de Trabajo Plan de Compras y Contratación ubicado en la Dirección de Abastecimiento y se establecieron las funciones a su cargo, relacionadas con la formulación, control y seguimiento al Plan de Compras y Contratación de la entidad;
Que de acuerdo con la Resolución número 3146 del 30 mayo de 2014, “por la cual se adopta el Manual de Contratación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-Cecilia de la Fuente de Lleras”, la Entidad debe adoptar el manual;
Que mediante la Resolución número 1320 de 2013, el ICBF estableció nuevas directrices y responsabilidades para la elaboración y ejecución del Plan de Compras del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, derogando las Resoluciones números 2834 de 2011 y 509 de 2012, las cuales habían regulado inicialmente dicho asunto;
Que el Decreto número 1510 de 2013, reglamentó el sistema de compras y contratación pública y consagró en su artículo 4o la obligación para todas las Entidades Estatales de elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir durante el año; igualmente estableció en sus artículos 6o y 7o el deber que tienen las entidades de publicar anualmente en su página web y en el Secop el respectivo Plan Anual de Adquisiciones, y actualizarlo por lo menos una vez durante su vigencia, en la forma y la oportunidad que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente;
Que en concordancia con lo que establece el Decreto número 19 de 2012, el ICBF debe contribuir a la eficacia y eficiencia de las funciones administrativas, por tanto debe racionalizar los trámites y procedimientos acordes con las regulaciones contenidas en las normas vigentes;
Que por lo anterior, se hace necesario actualizar y fijar nuevas directrices y responsabilidades para la elaboración y ejecución del Plan Anual de Adquisiciones del ICBF, dando con ello cumplimiento a las políticas y lineamientos a nivel de metas sociales y financieras, aportando así al mejoramiento y al control de la gestión en la Entidad;
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
Actualizar las directrices y responsabilidades para la elaboración y ejecución del Plan Anual de Adquisiciones del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, dando cumplimiento a las normas externas e internas vigentes, para lo cual se deroga la Resolución número 1320 de 2013, estableciendo de esta forma:
ASPECTOS GENERALES.
ARTÍCULO 1o. DEFINICIÓN Y OBJETO. El Plan Anual de Adquisiciones es un instrumento gerencial de Planificación y programación, ya que contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecución de los recursos, convirtiéndose en soporte indispensable para la definición de las partidas presupuestales durante la vigencia fiscal correspondiente y es una herramienta clave para el apoyo en el control de la gestión, gracias a su imprescindible contribución al seguimiento y control de las adquisiciones en el ICBF.
Todo lo anterior está acorde a la normatividad y los objetivos estratégicos de Colombia Compra Eficiente, relacionados con la búsqueda del incremento en el valor del dinero destinado a la compra y contratación pública, a la promoción de la competencia en la compra y contratación, y al fortalecimiento de la evaluación al nivel de ejecución del presupuesto.
ARTÍCULO 2o. ALCANCE DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. Comprende la adecuada programación de las adquisiciones de: insumos, productos, bienes, obras y servicios que se ejecuten a cargo de las partidas presupuestales correspondientes a los gastos de funcionamiento u operación, así como los del capítulo de gastos de inversión, los cuales se reflejan en el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI), del que trata el artículo 8o del Decreto número 111 de 1996.
ARTÍCULO 3o. DIRECTRICES PARA LA IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES. Las Direcciones Regionales y Dependencias de la Sede de la Dirección General, elaborarán de manera concertada con los Gerentes de Recursos la relación de necesidades (a nivel de insumos, productos, bienes, obras y servicios) para cada rubro presupuestal; programación que deberá realizarse de acuerdo con las directrices establecidas por la Dirección de Abastecimiento.
PARÁGRAFO. Toda proyección de adquisiciones que se realice en la Sede de la Dirección General y en las Direcciones Regionales, debe estar programada en el Plan Anual de Adquisiciones; es decir, será requisito indispensable para iniciar cualquier proceso de contratación por parte del ICBF.
ARTÍCULO 4o. INSUMOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. Dando cumplimiento a las normas vigentes, y atendiendo los principios de Planeación que rigen la contratación estatal, para la formulación y elaboración del Plan, se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos: a) Los datos históricos de consumo; b) Plan Nacional de Desarrollo; c) Plan Indicativo Sectorial; d) El Plan Indicativo Institucional; e) Planes de Acción de las diferentes áreas; f) circulares y directivas de entes externos relacionadas con el Presupuesto o Plan Anual de Adquisiciones; g) Informe de Análisis de Ejecución de Metas Sociales y Financieras.
ARTÍCULO 5o. CRONOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en todos sus niveles, sin excepción alguna, formulará el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia fiscal siguiente, conforme al cronograma fijado por la Dirección de Abastecimiento y la Dirección de Planeación y Control de Gestión.
DE LOS GERENTES DE RECURSOS.
ARTÍCULO 6o. GERENTE DE RECURSO. Son los Directores, Jefes de Oficina y Subdirectores de la Dirección General que tienen a su cargo el manejo y control de recursos financieros, de acuerdo a la estructura presupuestal definida en los Lineamientos de Programación y Ejecución de Metas Sociales y Financieras del Instituto, y a la resolución interna que asigna los Gerentes de Recursos y Gerentes de Proyectos del ICBF y establece sus obligaciones.
Corresponde a los Gerentes de Recurso, dar cumplimiento a las directrices y políticas, establecer la priorización de necesidades y participar en la asignación de los recursos de los proyectos bajo su responsabilidad, de acuerdo con las directrices impartidas por la Dirección General.
Dichas responsabilidades estarán orientadas a coordinar la Planeación, organización y control de los recursos físicos, financieros y el talento humano de sus proyectos, para el cumplimiento de los macroprocesos misionales, estratégicos, de apoyo y evaluación para el ICBF, a fin de garantizar una óptima programación, distribución y ejecución de recursos durante la vigencia.
ARTÍCULO 7o. VERIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LA PROGRAMACIÓN POR PARTE DE LOS GERENTES DE RECURSOS. Los Gerentes de Recursos de acuerdo con los proyectos y recursos que les compete administrar, y las necesidades Planteadas por las Dependencias de la Sede de la Dirección General y Direcciones Regionales, serán quienes aprueben las prioridades de insumos, productos, bienes, obras y servicios proyectados, de tal forma que soporten y guarden coherencia con las cifras del Proyecto de Presupuesto del siguiente período fiscal, dando cumplimiento al Plan Indicativo Institucional y los Planes de Acción Institucionales.
RESPONSABILIDADES EN LA ADMINISTRACIÓN, ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.
ARTÍCULO 8o. ADMINISTRADOR DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y SUS FUNCIONES. El Administrador del Plan Anual de Adquisiciones del ICBF, es el Coordinador del Grupo de Plan Compras y Contratación de la Dirección de Abastecimiento de la Sede de la Dirección General, el cual tendrá con este propósito las siguientes funciones:
1. Coordinar y asesorar a los Gerentes de Recurso en la formulación del Plan Anual de Adquisiciones.
2. Impartir las directrices a las diferentes dependencias de la Sede de la Dirección General y Direcciones Regionales sobre la elaboración, consolidación y seguimiento del Plan Anual de Adquisiciones.
3. Verificar que los Gerentes de Recursos, hayan revisado y aprobado los insumos, productos, bienes, obras y servicios correspondientes al proceso que dirigen, justificando los gastos y las inversiones correspondientes.
4. Validar el Plan Anual de Adquisiciones con la Dirección de Planeación y Control de Gestión con el apoyo de las Dependencias de la Sede de la Dirección General y Direcciones Regionales, en correspondencia con la programación de metas sociales y financieras.
5. Presentar a la Dirección de Abastecimiento el Plan Anual de Adquisiciones definitivo, para aprobación por parte de la Dirección General.
6. Entregar a la Dirección de Abastecimiento la Ejecución del Plan Anual de Adquisiciones como soporte al Informe de Rendición de Cuentas para la Contraloría General de la República, según la normatividad vigente.
ARTÍCULO 9o. RESPONSABILIDADES DE LAS DIRECCIONES REGIONALES EN EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES A NIVEL REGIONAL. Los Directores Regionales serán los responsables de la elaboración y seguimiento oportuno a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones de su respectiva regional. Para cumplir con esa responsabilidad tendrá como funciones:
1. Garantizar que el Plan regional guarde coherencia y armonía con los Planes institucionales y las prioridades definidas para su Regional y que se elabore conforme a las directrices establecidas por la Dirección de Abastecimiento.
2. Dirigir y establecer las estrategias que deben cumplir los coordinadores de grupo regional y de centros zonales, para elaborar el Plan y realizar el seguimiento a su ejecución.
3. Definir los usuarios que registran la información en el Sistema y reportar oportunamente los nombres y ubicación de los mismos a la Dirección de Abastecimiento.
4. Evaluar el estado de los registros en el Plan e informar a la Dirección de Abastecimiento, en la periodicidad que en esta dependencia lo solicite, sobre los avances y situación de la información.
5. Validar la programación de bienes y servicios a adquirir en la Dirección Regional para cada vigencia fiscal, así como las modificaciones que resulten de cambios en las proyecciones de contratación, de tal forma que garantice calidad y coherencia de la información que pasa al análisis de los Gerentes de Recurso.
6. Orientar y coordinar el oportuno seguimiento a la ejecución del Plan y presentar los resultados a la Dirección de Abastecimiento.
7. Exigir que todos los contratos que se realizan en la Dirección Regional, se hayan programado previamente en el Plan, con los mismos valores y detalles que se prevé suscribir.
8. Realizar análisis a los reportes e informes que reflejan el avance de registros de la programación, contratación y ejecución de las adquisiciones de su Dirección Regional y tomar decisiones hacia la mejora de la gestión.
ARTÍCULO 10. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES A NIVEL REGIONAL. El Administrador del Plan Anual de Adquisiciones a Nivel Regional, será el Coordinador del Grupo de Planeación y Sistemas de la Regional, o quien haga sus veces, colaborador que tendrá las siguientes funciones:
1. Socializar las directrices de formulación del Plan Anual de Adquisiciones, establecidas por la Dirección Regional y Dirección de Abastecimiento, con los Coordinadores de Grupo y de los Centros Zonales de la Dirección Regional y verificar su cumplimiento.
2. Coordinar la formulación del Plan Anual de Adquisiciones con los Grupos Internos de la Regional y Centros Zonales.
3. Verificar el correcto diligenciamiento de la información en el sistema establecido para tal fin.
4. Verificar que los registros ingresados en el Plan Anual de Adquisiciones estén acordes con los parámetros establecidos frente a: i) Metas institucionales; ii) Presupuesto asignado; iii) Lineamientos de programación, y iv) Metas de programación establecidas para cada Dirección Regional.
5. Promover la actualización del Plan Anual de Adquisiciones de su Dirección Regional y asegurarse de que todas las modificaciones sean validadas por el Director Regional.
6. Analizar las justificaciones de las modificaciones al Plan y autorizar o no los cambios.
7. Comprobar que el registro de la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones, realizado por las diferentes áreas del nivel Regional, se encuentre debidamente diligenciado en el sistema de información diseñado para tal fin, acompañado del análisis y observaciones correspondientes.
8. Atender los requerimientos e informes enviados desde la Dirección de Abastecimiento, en relación con los avances del Plan de Adquisiciones y retroalimentar al equipo de Coordinadores de la Regional y Centros Zonales.
9. Informar al Director Regional, sobre el estado de los avances en la elaboración y seguimiento mensual al Plan.
ARTÍCULO 11. RESPONSABILIDADES DE LOS COORDINADORES DE CENTROS ZONALES Y COORDINADORES DE GRUPO REGIONALES. En relación con el Plan Anual de Adquisiciones, los colaboradores con funciones de coordinador en las Direcciones Regionales, tendrán como funciones las siguientes:
1. Identificar los requerimientos de insumos, bienes, obras y servicios de su dependencia, de acuerdo con las metas establecidas por los Gerentes de Recursos de la Sede de la Dirección General o Directores Regionales.
2. Registrar los requerimientos de los bienes, obras y servicios en el Sistema establecido para tal fin, de los contratos que se relacionan con las responsabilidades del respectivo grupo.
3. En los centros zonales, el coordinador será el responsable de la calidad, oportunidad y coherencia de la información de los contratos previstos a atender servicios misionales, exclusivamente, en los municipios que dependen del mismo centro zonal.
4. Los coordinadores de los grupos de asistencia técnica, de protección o prevención, según sea la estructura regional, serán los responsables de la información de los contratos previstos a atender servicios misionales que cubren los municipios ubicados en diferentes centros zonales.
5. Los Coordinadores Zonales y de Grupo de la Sede Regional, tendrán que elaborar y reportar mensualmente la Ejecución del Plan Anual de Adquisiciones de la contratación que corresponda a su competencia.
6. Los Coordinadores Zonales y de Grupo de la Sede Regional, informarán al Coordinador de Planeación y Sistemas, así como al Director Regional, sobre las necesidades de modificación y actualización al Plan, así como de los avances en la ejecución.
ARTÍCULO 12. RESPONSABILIDADES DE LOS COORDINADORES JURÍDICOS DE LAS REGIONALES Y DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN DE LA SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL. Es responsabilidad de los Coordinadores Jurídicos y del Director de Contratación de la Sede de la Dirección General, verificar en las Direcciones Regionales y Sede de la Dirección General, respectivamente, que los contratos que se proyectan, estén previamente programados en el Plan Anual de Adquisiciones, en los mismos términos que se prevén suscribir.
La verificación se realizará con la identificación del número consecutivo que queda asignado al momento de registrar la programación y con el número de la certificación que expide el sistema de información diseñado para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones en el ICBF.
APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.
ARTÍCULO 13. APROBACIÓN FINAL DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. Se entenderá que el Plan Anual de Adquisiciones queda legalmente aprobado cuando se encuentre firmado por el Director General del ICBF.
La aprobación se efectuará dentro del término previsto en el cronograma mencionado en el artículo 5o de la presente resolución y deberá ser publicado tanto en el portal web del ICBF, como en el Secop, atendiendo el plazo dispuesto en los Decretos números 1510 de 2013 y las normas que lo modifiquen o complementen.
ARTÍCULO 14. REPORTE DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. El Director de Abastecimiento, a través del Administrador del Plan Anual de Adquisiciones, será el responsable de publicar el Plan consolidado, aprobado y definitivo, dentro de los plazos y mecanismos fijados por las normas vigentes sobre el tema, en todo caso garantizando el oportuno cumplimiento de la divulgación, como principio y garantía de transparencia en la contratación que proyecte realizar el ICBF.
ARTÍCULO 15. DIRECTRICES PARA LAS MODIFICACIONES AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. El Plan Anual de Adquisiciones podrá modificarse cuando se adicionen o se reduzcan recursos a las Direcciones Regionales o a las Dependencias de la sede de la Dirección General, por reducción o inclusión de nuevos bienes o servicios, por aumento o por disminución de cantidades o tiempo de prestación del servicio o porque no se realizará la contratación proyectada.
Las modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones serán aprobadas por los Directores Regionales y por los Gerentes de Recursos en la Sede de la Dirección General, con la debida justificación y ceñidas a los principios de transparencia, eficiencia, eficacia y economía.
Para tal efecto se establece que una vez aprobado el Plan Anual de Adquisiciones definitivo y hasta diciembre de cada vigencia, las Direcciones Regionales y las Dependencias de la Dirección General registrarán y aprobarán las modificaciones al Plan semestralmente. La Dirección de Abastecimiento consolidará las actualizaciones y modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones con el fin de publicar los informes requeridos.
PARÁGRAFO. La Dirección de Abastecimiento, establecerá las directrices e instrumentos para realizar el registro de la información y en todo caso será la responsable de publicar las modificaciones del Plan Anual de Adquisiciones a través de la página web del ICBF y Secop, al final de cada semestre.
De esta forma, el Plan Anual de Adquisiciones se adapta a la realidad de la dinámica institucional. Además el ICBF cumple las directrices establecidas por Colombia Compra Eficiente en cuanto a los plazos de actualización y el propósito de hacer la gestión de compras más efectiva, al generar comunicaciones ágiles y transparentes con proveedores.
REQUISITOS DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.
ARTÍCULO 16. INFORMACIÓN QUE DEBE CONTENER EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. El Plan Anual de Adquisiciones del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, deberá contener como mínimo los siguientes parámetros:
1. Descripción del bien, obra o servicio.
2. Cantidades.
3. Unidades de medida.
4. Valor total estimado.
5. Valor estimado de la vigencia actual.
6. Valor estimado de la vigencia futura.
7. Rubro presupuestal que financia la adquisición.
8. Fuente de recurso.
9. Modalidad de contratación.
10. Fecha estimada de inicio del proceso de selección.
11. Mes proyectado de adquisición.
12. Duración estimada del contrato.
13. Valor total a pagar dentro de cada vigencia.
14. Alineación con las metas establecidas en el Mapa Estratégico del ICBF.
ARTÍCULO 17. MODO DE REPORTE DE INFORMACIÓN. La información descrita en el artículo anterior debe registrarse en el Sistema de Información denominado PACCO por sus siglas Plan Anual de Compras y Contratación, en donde las Regionales y las Dependencias de la Sede de la Dirección General, deben programar el valor de las adquisiciones de cada vigencia, reportar la contratación realizada y la ejecución de cada contrato, sistema que fue establecido por la Dirección de Abastecimiento para tal fin, creado y puesto en marcha desde diciembre del 2011.
INFORME DE EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.
ARTÍCULO 18. CONTENIDO DEL INFORME DE EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. Las Dependencias de la Dirección General y las Direcciones Regionales deberán realizar el registro de los insumos, bienes, obras y servicios efectivamente recibidos, para lo cual se deberá registrar la información según los parámetros definidos en los artículos 16 y 17 de la presente resolución.
PARÁGRAFO 1o. Las Dependencias de la Dirección General y las Direcciones Regionales deberán garantizar que se realice mensualmente el reporte de ejecución al Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con los cronogramas establecidos por la Dirección de Abastecimiento.
PARÁGRAFO 2o. Se debe realizar por parte del Gerente de Recurso, un análisis de la ejecución para tomar las medidas pertinentes con el fin de evitar saldos sin ejecución al final de la vigencia, la Dirección de Abastecimiento hará la consolidación de la información y presentará el reporte a la Dirección General de la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones.
ARTÍCULO 19. FORMA DE ENTREGA DEL INFORME DE EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. En las Direcciones Regionales y en la Dirección General, los informes de Ejecución Plan Anual de Adquisiciones deben registrarse en el Sistema de Información PACCO, establecido para tal fin, conforme a las instrucciones impartidas por la Dirección de Abastecimiento, de tal forma que le permita a la Entidad responder dentro de los plazos y requerimientos fijados por la Contraloría General de la República y demás entes de control.
ARTÍCULO 20. DEROGATORIAS Y VIGENCIA. La presente resolución deroga la Resolución número 1320 de 2013 y demás normas y disposiciones que le sean contrarias, y rige a partir de la fecha de su expedición.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 1o de agosto de 2014.
El Director General (e),
GABRIEL VALLEJO LÓPEZ.