RESOLUCIÓN 2834 DE 2011
(junio 29)
Diario Oficial No. 48.188 de 10 de septiembre de 2011
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS
DIRECCIÓN GENERAL
<NOTAS DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013>
Por medio de la cual se establecen las directrices y responsabilidades para la elaboración y ejecución del Plan de Compras del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Cecilia de la Fuente de Lleras.
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS,
en uso de sus facultades legales y estatutarias, y en especial las conferidas en la Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y
CONSIDERANDO:
Que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar es un establecimiento público descentralizado, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio adscrito al Ministerio de la Protección Social, creado por la Ley 75 de 1968, reorganizado conforme a lo dispuesto por la Ley 7a de 1979 y su Decreto Reglamentario 2388 de 1979; sus estatutos fueron aprobados mediante Decreto 334 de 1980, modificado parcialmente por los Decretos 1484 de 1983 y 276 de 1988, reestructurado por el Decreto 1137 de 1999 y, su organización interna establecida mediante los Decretos 1138 de 1999 y 3264 de 2002 y Decretos 117 y 118 de 2010.
Que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar como Entidad forma parte de la Administración Nacional, en materia presupuestal se rige por las normas presupuestales vigentes, en especial por el Decreto 111 de 1996, “por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Que el artículo 209 de la Constitución Política señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios, entre otros, de eficacia, economía y celeridad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.
Que el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, señala: “De la estructura de los procedimientos de selección. La licitación o concurso se efectuará conforme a las siguientes reglas: “1o. El jefe o representante de la entidad estatal ordenará su apertura por medio de acto administrativo motivado. De conformidad con lo previsto en el numeral 12 del artículo 25 de esta ley, la resolución de apertura debe estar precedida de un estudio realizado por la entidad respectiva en el cual se analice la conveniencia y oportunidad del contrato y su adecuación a los planes de inversión, de adquisición o compras, presupuesto y ley de apropiaciones, según el caso. Cuando sea necesario, el estudio deberá estar acompañado, además, de los diseños, planos y evaluaciones de prefactibilidad o factibilidad...”.
Que la Ley 489 de 1998 en el artículo 9o establece que “las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades con funciones afines o complementarias”.
Que de conformidad con lo establecido en la Ley 598 de 2000, Resoluciones Orgánicas de la Contraloría General de la República (CGR) números 5313, 5314, 5339 de 2002, 5544 de 2003 y 5594 de 2004, Decreto 3512 de 2003 y los Acuerdos expedidos por el Comité para la Operación del SICE, normas que reglamentan y definen la construcción, elaboración y ejecución del Plan de Compras como soporte para la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos.
Que la Resolución 5313 de 2002, “por la cual se establece la organización y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal (SICE), el Catálogo Único de Bienes y Servicios (CUBS) y el Registro Único de Precios de Referencia (RUPR)”, en su artículo 22 establece: “Elaboración, ajuste, ejecución y entrega del Plan de Compras. De conformidad con el artículo 5o de la Ley 598 de 2000 en concordancia con las leyes anuales del presupuesto y el Decreto 111 de 1996, el Plan de Compras de las entidades estatales, deberá construirse, consultando el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR...”.
Que mediante Decreto 117 del 21 de enero de 2010, en su artículo 32 establece las siguientes funciones relacionadas con el Plan de Compras a la Dirección de Logística y Abastecimiento: “...3. Apoyar y brindar asesoría en la elaboración del Plan de Compras de las Direcciones del Instituto. 4. Presentar y validar el Plan de Compras con la Dirección de Planeación y Control de Gestión en conjunto con las Direcciones del Instituto justificando los gastos y las inversiones correspondientes”.
Que de acuerdo con el artículo 15 literal 1 de la Resolución 2111 de 2011 “por la cual se actualiza y modifica el manual de contratación del ICBF” señala la obligatoriedad de inclusión en el Plan de Compras, de los bienes, obras y servicios necesarios para garantizar el adecuado funcionamiento de la entidad, obligatoriedad también expresada en el anexo 19 (Guía para la estructuración de estudios previos - formato de solicitud de inicio del proceso).
Que teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario establecer directrices y responsabilidades para la Elaboración y Ejecución del Plan de Compras del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Cecilia de la Fuente de Lleras, para dar cumplimiento a las políticas y lineamientos a nivel de metas sociales y financieras, facilitando su implementación y el control de la gestión.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ASPECTOS GENERALES.
ARTÍCULO 1o. ESTABLECER LA IMPORTANCIA DEL PLAN DE COMPRAS EN EL ICBF. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> El Plan de Compras es el instrumento gerencial de planificación y programación que contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecución de recursos, pues además de ser soporte en la definición de las partidas presupuestales durante la vigencia fiscal correspondiente, se convierte en un elemento para el seguimiento a la ejecución, llegando a ser uno de los mecanismos fundamentales de apoyo para el control de la gestión.
ARTÍCULO 2o. DEFINIR EL ALCANCE DEL PLAN DE COMPRAS. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> Comprende la adecuada programación para la adquisición de: Insumos, productos, bienes, obras y servicios que se ejecuten contra partidas presupuestales correspondientes a los gastos de funcionamiento u operación, así como los del capítulo de gastos de inversión, los cuales se reflejan en el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) del que trata el artículo 8o del Decreto 111 de 1996.
ARTÍCULO 3o. ESTABLECER LAS DIRECTRICES PARA LA IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> Teniendo en cuenta que el Plan de Compras es el soporte de las partidas presupuestales que se incluyen en el proyecto de presupuesto y la base fundamental para la adquisición de insumos, productos, bienes, obras y servicios, las Direcciones Regionales y Dependencias de la Dirección General elaborarán de manera concertada con los Dueños de Proceso y Gerentes de Recursos la relación de necesidades (a nivel de insumos, productos, bienes, obras y servicios) para cada rubro presupuestal, con lo cual se obtendrá una versión preliminar del Plan de Compras de la Entidad, a más tardar el último día hábil del mes de febrero del año inmediatamente anterior a la vigencia de ejecución del Plan de Compras.
PARÁGRAFO. La proyección de adquisiciones que se realice en la Dirección General y en las Regionales, debe estar programada en el Plan de Compras Definitivo; es decir, será requisito indispensable para iniciar cualquier proceso de contratación por parte del ICBF.
ARTÍCULO 4o. ESTABLECER LOS INSUMOS PARA LA PROYECCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> Para la formulación y elaboración del plan y dando cumplimiento a las normas vigentes, mencionadas en la parte considerativa de la presente resolución y atendiendo los principios de planeación que rigen la contratación estatal, se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos: a) Los datos históricos de consumo; b) Plan Nacional de Desarrollo; c) Plan Indicativo Sectorial; d) El Plan Indicativo Institucional; e) Planes de Acción de las diferentes áreas; f) Circulares y directivas de entes externos relacionadas con el Presupuesto o Plan de Compras; g) Informe de análisis de ejecución de metas sociales y financieras.
ARTÍCULO 5o. ESTABLECER LA FECHA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en todos sus niveles, sin excepción alguna, iniciará la formulación del Plan de Compras de la vigencia siguiente, a partir del mes de enero de la vigencia anterior, cuyo proyecto deberá sustentar la presentación del anteproyecto de presupuesto el 30 de marzo y posteriormente ajustarlo para presentación y aprobación al 30 de junio del año fiscal anterior al de su vigencia.
DE LOS DUEÑOS DE PROCESO Y GERENTES DE RECURSOS.
ARTÍCULO 6o. DEFINIR EL CONCEPTO DE DUEÑO DE PROCESO. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> Serán los Directores y Jefes de Oficina de la Dirección General, de acuerdo con los procesos definidos en el Sistema Integrado de Gestión.
PARÁGRAFO. Corresponde a los Dueños de Proceso, definir las políticas, fijar directrices, distribuir y asignar los recursos, estableciendo prioridades a nivel presupuestal, partiendo de una adecuada programación de los recursos disponibles en cada vigencia, con el fin de alcanzar las metas y objetivos institucionales, así como el pleno desarrollo de sus procesos.
ARTÍCULO 7o. DEFINIR EL CONCEPTO DE GERENTE DE RECURSO. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> Serán los Directores, Jefes de Oficina y Subdirectores de la Dirección General que tienen a su cargo el manejo y control de recursos financieros, de acuerdo a la estructura presupuestal definida en los Lineamientos de Programación.
PARÁGRAFO 1o. Corresponde a los Gerentes de Recurso, dar cumplimiento a las directrices y políticas, establecer la priorización de necesidades y asignar los recursos proyectados, de acuerdo con las directrices de los Dueños de Procesos. Dichas responsabilidades estarán orientadas a coordinar la planeación, organización y control de los recursos humanos, físicos y financieros para el cumplimiento de los procesos misionales, estratégicos, de apoyo y evaluación para el ICBF, a fin de garantizar una óptima programación y la adecuada distribución de recursos durante la vigencia.
PARÁGRAFO 2o. Para los casos en que las Direcciones y Oficinas de la Dirección General no cuenten con Subdirecciones, serán estas las responsables de realizar las actividades tendientes a dar cumplimiento a las políticas y directrices.
ARTÍCULO 8o. ESTABLECER LA VERIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LA PROGRAMACIÓN POR PARTE DE LOS DUEÑOS DE PROCESO Y GERENTES DE RECURSOS. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> Los Dueños de Procesos y Gerentes de Recursos de acuerdo con los proyectos y recursos que les compete administrar, y las necesidades planteadas por las Dependencias de la Dirección General y Regionales, serán quienes validen y aprueben las prioridades de insumos, productos, bienes, obras y servicios proyectados, de tal forma que soporte y guarde coherencia con las cifras del Proyecto de Presupuesto del siguiente período fiscal que den cumplimiento al Plan Indicativo Institucional y los Planes de Acción Institucionales.
Como resultado del análisis y aprobaciones, los Dueños de Proceso entregarán a la Dirección de Logística y Abastecimiento Estratégico, como Administrador del Plan de Compras, la definición y soporte de:
1. El Plan de Compras del área y Regionalizado. Mediante comunicación escrita, dirigida al Director de Logística y Abastecimiento Estratégico, se precisará que la información registrada en la herramienta destinada para tal fin, cumple con las directrices fijadas por el Dueño del Proceso y en consecuencia se puede proceder a la consolidación del proyecto Plan de Compras del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, a más tardar el último día hábil del mes de mayo del año inmediatamente anterior a la vigencia de ejecución del Plan de Compras.
2. La asignación de recursos de la vigencia para la cual aplica el Plan de Compras. Una vez consolidado el Plan de compras, estos datos serán validados por la Dirección de Planeación y Control de Gestión durante la sustentación de la programación de metas sociales y financieras.
3. El Plan de Compras Definitivo: Una vez aprobada la Ley de Presupuesto Anual, se ajustara y armonizará el Plan de Compras con las partidas presupuestales aprobadas, a más tardar el quince (15) de enero del año o vigencia de ejecución del Plan de Compras.
DEL ADMINISTRADOR DEL PLAN DE COMPRAS.
ARTÍCULO 9o. DESIGNAR EL ADMINISTRADOR DEL PLAN DE COMPRAS. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> Designar al Director de Logística y Abastecimiento Estratégico, como Administrador del Plan de Compras del ICBF.
ARTÍCULO 10. ESTABLECER LAS FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DEL PLAN DE COMPRAS. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> El Administrador del Plan de Compras del ICBF, tendrá las siguientes funciones:
1. Coordinar y asesorar a los Dueños del Proceso en la formulación del Plan de Compras.
2. Dar las directrices a las diferentes dependencias de la Dirección General y Regionales sobre la elaboración, consolidación y seguimiento del Plan de Compras.
3. Verificar que los Dueños de Proceso y Gerentes de Recurso, hayan revisado y aprobado los insumos, productos, bienes, obras y servicios correspondientes al proceso que dirigen, justificando los gastos y las inversiones correspondientes.
4. Validar el Plan de Compras con la Dirección de Planeación y Control de Gestión en conjunto con las Dependencias y Direcciones Regionales, en correspondencia con la programación de metas sociales y financieras.
5. Presentar a la Dirección General el Plan de Compras definitivo, para su aprobación.
6. Reportar el Plan de Compras consolidado del ICBF al portal del Sistema de Información para la Contratación Estatal – SICE, en la fecha establecida por las normas vigentes.
7. Solicitar a las Dependencias de la Dirección General y Regionales la Actualización del Plan de Compras reportado al SICE.
8. Entregar la Ejecución del Plan de Compras consolidada del ICBF como soporte al Informe de Rendición de Cuentas para la Contraloría General de la República, según la normatividad vigente.
ARTÍCULO 11. ESTABLECER EL NIVEL DE APOYO DEL ADMINISTRADOR PLAN DE COMPRAS A NIVEL REGIONAL. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> En las Direcciones Regionales, será el Director Regional con el Coordinador del Grupo de Planeación y Sistemas o quien haga sus veces, quien lidere el proceso de formulación del Plan de Compras de su Regional.
ARTÍCULO 12. DEFINIR LAS FUNCIONES DEL APOYO DEL ADMINISTRADOR PLAN DE COMPRAS A NIVEL REGIONAL. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> Tendrá como funciones en este sentido las siguientes:
1. Socializar las directrices de formulación del Plan de Compras, establecidas por el Administrador Plan de Compras a los Coordinadores de Grupo y de Centro Zonal de la Regional y velar por su cumplimiento.
2. Coordinar la formulación del Plan de Compras con los Grupos Internos de la Regional y Centros Zonales.
3. Verificar el correcto diligenciamiento de la información en la herramienta establecida para tal fin.
4. Validar que los registros ingresados en el Plan de Compras estén acordes con los parámetros establecidos de presupuesto asignado, el clasificador del gasto y las metas de programación establecidas para cada Regional.
5. Verificar que el registro de la ejecución del Plan de Compras realizado por las diferentes áreas del nivel Regional, se encuentre debidamente diligenciado, acompañado del análisis y observaciones correspondientes.
ARTÍCULO 13. ESTABLECER LAS RESPONSABILIDADES DE LOS GRUPOS INTERNOS DE LAS REGIONALES Y LAS DEPENDENCIAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 502 de 17 de febrero de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
1. Identificar los requerimientos de insumos, bienes, obras y servicios de su dependencia, de acuerdo con las metas establecidas para la Regional o área de la Dirección General.
2. Registrar los requerimientos de los bienes, obras y servicios en la herramienta establecida para tal fin.
3. Elaborar y reportar la Ejecución del Plan Anual de Compras y Contratación de la Regional o área de la Dirección General, en la herramienta establecida y realizar el análisis de ejecución correspondiente.
APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS.
ARTÍCULO 14. DEFINIR LA APROBACIÓN FINAL AL PLAN DE COMPRAS. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> El Plan de Compras quedará legalmente aprobado cuando se encuentre firmado por el Director General, a más tardar la tercera semana del mes de enero de la vigencia de ejecución del Plan de Compras.
ARTÍCULO 15. DEFINIR EL REPORTE DEL PLAN DE COMPRAS A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> El Administrador del Plan de Compras del ICBF, una vez haya revisado, consolidado y aprobado el Plan de Compras Definitivo, será enviado a la Contraloría General de la República y publicado en el Sistema de Información para la Contratación Pública (SICE), de acuerdo con la normativa vigente.
ARTÍCULO 16. DEFINIR LAS DIRECTRICES PARA LAS MODIFICACIONES AL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 502 de 17 de febrero de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> El Plan Anual de Compras y Contratación podrá modificarse cuando se adicionen o se reduzcan recursos a las Direcciones Regionales o a las dependencias de la Dirección General, por modificación o por inclusión de nuevos bienes o servicios, por aumento o por disminución de cantidades o tiempo de prestación del servicio. En todo caso, el Director o Jefe de Oficina de la Dirección General o el Director Regional presentará las modificaciones debidamente justificadas para la aprobación por los Dueños de Procesos y/o Gerentes de Recursos.
Las modificaciones al Plan Anual de Compras y Contratación serán aprobadas por el Gerente de los Recursos afectados por la modificación y/o dueño del proceso objeto de cambio.
Para tal efecto se establece que a partir del mes de Febrero y hasta Diciembre de cada vigencia, las Direcciones Regionales y las dependencias de la Dirección General registrarán y aprobarán las modificaciones al Plan. La Dirección de Logística y Abastecimiento Estratégico consolidará las actualizaciones y modificaciones al Plan Anual de Compras y Contratación con el fin de publicar los informes requeridos.
PARAGRAFO: La Dirección de Logística y Abastecimiento Estratégico, establecerá las directrices e instrumentos para realizar el registro de la información y en todo caso será la responsable de publicar las modificaciones del Plan Anual de Compras y Contratación a través de la página Web del ICBF.
REQUISITOS DEL PLAN DE COMPRAS.
ARTÍCULO 17. DIVULGAR LA INFORMACIÓN QUE DEBE CONTENER EL PLAN DE COMPRAS. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> El Plan de Compras del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, deberá contener los siguientes parámetros de acuerdo con lo establecido por el SICE:
1. Código Único de Bienes y Servicios – (CUBS).
2. Descripción del Bien, Obra o Servicio.
3. Cantidades.
4. Unidades de Medida.
5. Valor Unitario.
6. Valor Total.
7. Rubro presupuestal que financia la adquisición.
8. Modalidad de Contratación.
9. Mes proyectado de adquisición.
10. Fecha proyectada de pagos o plan de pagos, y
11. Alineación con las metas establecidas en el Mapa Estratégico ICBF.
ARTÍCULO 18. DEFINIR EL MODO DE REPORTE DE INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> La información descrita en el capítulo anterior debe presentarse en las herramientas, formatos y condiciones establecidas por la Dirección de Logística y Abastecimiento Estratégico.
INFORME DE EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS.
ARTÍCULO 19. ESTABLECER EL CONTENIDO DEL INFORME DE EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> Las dependencias de la Dirección General y los Grupos Internos de la Regional deberán realizar el registro de los insumos, bienes, obras y servicios efectivamente recibidos en la herramienta y formatos establecidos, para lo cual se deberá registrar la información según los parámetros definidos en el artículo décimo séptimo. El reporte de ejecución al Plan de Compras, se deberá presentar mensualmente, los cinco primeros días hábiles de cada mes.
PARÁGRAFO. La Dirección de Logística y Abastecimiento Estratégico hará la consolidación y análisis respectivo para la toma de decisiones.
Se debe realizar por parte de cada dueño de proceso y gerente de recurso un análisis de la ejecución para tomar las medidas pertinentes de manera oportuna con el fin de evitar saldos sin ejecución al final de la vigencia.
ARTÍCULO 20. ESTABLECER LA FORMA DE ENTREGA DEL INFORME DE EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> En las Direcciones Regionales como en la Dirección General, los informes de Ejecución Plan de Compras deben registrarse en la herramienta habilitada, conforme a las instrucciones impartidas por la Dirección de Logística y Abastecimiento Estratégico, de tal forma que le permita a la Entidad, responder dentro de los plazos y requerimientos fijados por la Contraloría General de la República.
ARTÍCULO 21. ESTABLECER LA VIGENCIA DE LA PRESENTE RESOLUCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 1320 de 2013> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 29 de junio de 2011.
La Directora General,
ELVIRA FORERO HERNÁNDEZ.