RESOLUCIÓN 1320 DE 2013
(marzo 5)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014>
Por la cual se establecen nuevas directrices y responsabilidades para la Elaboración y Ejecución del Plan Anual de Compras y Contratación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras, y se derogan unas Resoluciones
EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS - ICBF
En uso de sus facultades Legales y Estatutarias, y en especial las conferidas en la Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, Decreto 734 de 2012 y,
CONSIDERANDO:
Que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-Cecilia de la Fuente de Lleras- es un establecimiento público descentralizado, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social en virtud del Decreto 4156 de 2011, creado por la Ley 75 de 1968, reorganizado conforme a lo dispuesto por la Ley 7 de 1979 y su Decreto Reglamentario 2388 de 1979. Sus estatutos fueron aprobados mediante Decreto 334 de 1980 y su estructura fue establecida a través de Decreto 987 de 2012.
Que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar como Entidad que forma parte de la Administración Nacional; en materia presupuestal se rige por las normas presupuestales vigentes, en especial por el Decreto 111 de 1996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Que el artículo 209 de la Constitución Política, señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento entre otros principios, el de eficacia, economía y celeridad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.
Que con el Decreto No. 987 de 2012, por medio del cual se aprobó la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, determinó las funciones de cada una de sus dependencias, y en su artículo 16, se designó a la Dirección de Logística y Abastecimiento, como responsable de: “Diseñar el proceso de captura de requerimientos para el plan de compras y contratación de las Dependencias del Instituto, socializarlo y apoyar su implementación.”
Que la Resolución No. 00238 del 21 de enero de 2013, crea el Grupo Interno de Trabajo Plan de Compras y Contratación ubicado en la Dirección de Logística y Abastecimiento del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF y establece las funciones a su cargo, relacionadas con la formulación, control y seguimiento al Plan de Compras y Contratación de la entidad.
Que la Resolución No. 2834 de 2011, modificada por la Resolución No. 509 de 2012, estableció las directrices y responsabilidades para la elaboración y ejecución del Plan de Compras del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, sin embargo, tomando en cuenta que la estructura de la entidad fue modificada mediante el Decreto No. 987 de 2012, se hace necesario a través del presente acto administrativo, actualizar y fijar nuevas directrices, para su elaboración y ejecución.
Que de acuerdo con el punto 2.1 del Título II de la Resolución No.2690 de 2012, “Por la cual se expide el Manual de Contratación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras", corresponde a cada dependencia, realizar la programación de la contratación requerida para la ejecución de los proyectos previstos en el plan de compras y contratación que el ICBF elabore para cada vigencia fiscal.
Que tal como lo prescribe el Artículo 8.1.19 del Decreto 734 de 2012, las entidades publicarán en el SECOP anualmente, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal, el respectivo plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública.
Que en concordancia con lo que establece el Decreto No. 19 de 2012, el ICBF debe contribuir a la eficacia y eficiencia de las funciones administrativas, por tanto debe racionalizar los trámites y procedimientos acordes con las regulaciones contenidas en las normas vigentes.
Que teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario redefinir y establecer nuevas directrices y responsabilidades para la Elaboración y Ejecución del Plan Anual de Compras y Contratación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras, dando con ello cumplimiento a las políticas y lineamientos a nivel de metas sociales y financieras, facilitando su implementación y el control de la gestión.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ASPECTOS GENERALES.
ARTÍCULO 1o. IMPORTANCIA DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN EN EL ICBF. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> El Plan es el principal instrumento gerencial de planificación y programación, ya que contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecución de los recursos, convirtiéndose en soporte indispensable para la definición de las partidas presupuéstales durante la vigencia fiscal correspondiente y es una herramienta clave para el apoyo en el control de la gestión, gracias a su imprescindible contribución al seguimiento y control de las compras y contratación.
ARTÍCULO 2o. ALCANCE DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> Comprende la adecuada programación para la adquisición de: Insumos, productos, bienes, obras y servicios que se ejecuten a cargo de las partidas presupuéstales correspondientes a los gastos de funcionamiento u operación, así como los del capítulo de gastos de inversión, los cuales se reflejan en el Plan Operativo Anual de Inversiones - POAI, del que trata el artículo 8o del Decreto 111 de 1996.
ARTÍCULO 3o. DIRECTRICES PARA LA IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> Las Direcciones Regionales y Dependencias de la Sede de la Dirección General, elaborarán de manera concertada con los Dueños de Proceso y Gerentes de Recursos la relación de necesidades (a nivel de insumos, productos, bienes, obras y servicios) para cada rubro presupuestal, programación que deberá realizarse de acuerdo con el cronograma establecido por la Dirección de Logística y Abastecimiento.
PARÁGRAFO. La proyección de adquisiciones que se realice en la Sede de la Dirección General y en las Direcciones Regionales, debe estar programada en el Plan Anual de Compras y Contratación Definitivo; es decir, será requisito indispensable para iniciar cualquier proceso de contratación por parte del ICBF.
ARTÍCULO 4o. INSUMOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> Dando cumplimiento a las normas vigentes, y atendiendo los principios de planeación que rigen la contratación estatal, para la formulación y elaboración del Plan, se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos: a) Los datos históricos de consumo, b) Plan Nacional de Desarrollo, c) Plan Indicativo Sectorial, d) El Plan Indicativo Institucional, e) Planes de Acción de las diferentes áreas, f) Circulares y Directivas de entes externos relacionadas con el Presupuesto o Plan Anual de Compras y Contratación, g) Informe de Análisis de Ejecución de Metas sociales y financieras.
ARTÍCULO 5o. CRONOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en todos sus niveles, sin excepción alguna, formulará el Plan Anual de Compras y Contratación de la vigencia fiscal siguiente, conforme al cronograma fijado por la Dirección de Logística y Abastecimiento y la Dirección de Planeación y Control de Gestión.
DE LOS GERENTES DE RECURSOS.
ARTÍCULO 6o. GERENTE DE RECURSO. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> Son los Directores, Jefes de Oficina y Subdirectores de la Dirección General que tienen a su cargo el manejo y control de recursos financieros, de acuerdo a la estructura presupuestal definida en los Lineamientos de Programación y Ejecución de Metas Sociales y Financieras del Instituto, y a la resolución interna que asigna los Gerentes de Recursos y Gerentes de Proyectos del ICBF y establece sus obligaciones.
Corresponde a los Gerentes de Recurso, dar cumplimiento a las directrices y políticas, establecer la priorización de necesidades y asignar los recursos proyectados, de acuerdo con las directrices impartidas por la entidad. Dichas responsabilidades estarán orientadas a coordinar la planeación, organización y control de los recursos humanos, físicos y financieros para el cumplimiento de los procesos misionales, estratégicos, de apoyo y evaluación para el ICBF, a fin de garantizar una óptima programación y la adecuada distribución de recursos durante la vigencia.
ARTÍCULO 7o. VERIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LA PROGRAMACIÓN POR PARTE DE LOS GERENTES DE RECURSOS. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> Los Gerentes de Recursos de acuerdo con los proyectos y recursos que les compete administrar, y las necesidades planteadas por las Dependencias de la Dirección General y Direcciones Regionales, serán quienes validen y aprueben las prioridades de insumos, productos, bienes, obras y servicios proyectados, de tal forma que soporten y guarden coherencia con las cifras del Proyecto de Presupuesto del siguiente período fiscal, dando cumplimiento al Plan Indicativo Institucional y los Planes de Acción Institucionales.
DEL ADMINISTRADOR DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN.
ARTÍCULO 8o. ADMINISTRADOR DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN Y SUS FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> El Administrador del Plan Anual de Compras y Contratación del ICBF, es el Coordinador del Grupo Plan Compras y Contratación de la Dirección de Logística y Abastecimiento de la Sede de la Dirección General, el cual tendrá con este propósito las siguientes funciones:
1. Coordinar y asesorar a los Gerentes de Recurso en la formulación del Plan Anual de Compras y Contratación.
2. Impartir las directrices a las diferentes dependencias de la Dirección General y Direcciones Regionales sobre la elaboración, consolidación y seguimiento del Plan Anual de Compras y Contratación.
3. Verificar que los Gerentes de Recursos, hayan revisado y aprobado los insumos, productos, bienes, obras y servicios correspondientes al proceso que dirigen, justificando los gastos y las inversiones correspondientes.
4. Validar el Plan Anual de Compras y Contratación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión con el apoyo de las Dependencias y Direcciones Regionales, en correspondencia con la programación de metas sociales y financieras.
5. Presentar a la Dirección de Logística y Abastecimiento el Plan Anual de Compras y Contratación definitivo, para aprobación por parte de la Dirección General.
6. Entregar a la Dirección de Logística y Abastecimiento la Ejecución del Plan Anual de Compras y Contratación como soporte al Informe de Rendición de Cuentas para la Contraloría General de la República, según la normatividad vigente.
ARTÍCULO 9o. NIVEL DE APOYO DEL ADMINISTRADOR DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN A NIVEL REGIONAL. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> Los Directores Regionales serán los administradores del Plan Anual de Compras y Contratación de su respectiva regional.
En las Direcciones Regionales será el Director Regional con el Coordinador del Grupo de Planeación y Sistemas o quien haga sus veces, quien lidere el proceso de formulación del Plan Anual de Compras y Contratación de su Regional.
PARÁGRAFO. Los planes regionales se integrarán en el aplicativo dispuesto para tal fin al Plan Anual de Compras y Contratación definitivo, debiendo guardar armonía y concordancia con éste.
ARTÍCULO 10. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN A NIVEL REGIONAL. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> El Administrador del Plan Anual de Compras y Contratación a Nivel Regional, tendrá como tal las siguientes funciones:
1. Socializar las directrices de formulación del Plan Anual de Compras y Contratación, establecidas por el Administrador del Plan Anual de Compras y Contratación, con los Coordinadores de Grupo y de Centro Zonal de la Dirección Regional y velar por su cumplimiento.
2. Coordinar la formulación del Plan Anual de Compras y Contratación con los Grupos Internos de la Regional y Centros Zonales.
3. Verificar el correcto diligenciamiento de la información en la herramienta establecida para tal fin.
4. Validar que los registros ingresados en el Plan Anual de Compras y Contratación estén acordes con los parámetros establecidos frente al presupuesto asignado, el clasificador del gasto y las metas de programación establecidas para cada Dirección Regional.
5. Realizar las modificaciones a la Programación del Plan Anual de Compras y Contratación de la vigencia, previa validación por parte del Gerente de Recurso correspondiente, para lo cual debe evidenciar la justificación del ajuste a realizar.
6. Verificar que el registro de la ejecución del Plan Anual de Compras y Contratación, realizado por las diferentes áreas del nivel Regional, se encuentre debidamente diligenciado en el aplicativo diseñado para tal fin, acompañado del análisis y observaciones correspondientes.
ARTÍCULO 11. RESPONSABILIDADES DE LOS GRUPOS INTERNOS DE LAS DIRECCIONES REGIONALES Y LAS DEPENDENCIAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014>
1. Identificar los requerimientos de insumos, bienes, obras y servicios de su dependencia, de acuerdo con las metas establecidas para la Dirección Regional o Dependencia de la Dirección General.
2. Registrar los requerimientos de los bienes, obras y servicios en la herramienta establecida para tal fin.
3. Elaborar y reportar mensualmente la Ejecución del Plan Anual de Compras y Contratación de la Regional o Dependencia de la Dirección General, en la herramienta establecida y realizar el análisis de ejecución correspondiente.
APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN.
ARTÍCULO 12. APROBACIÓN FINAL DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> Se entenderá que el Plan Anual de Compras y Contratación queda legalmente aprobado cuando se encuentre firmado por el Director General del ICBF.
La aprobación se efectuará dentro del término previsto en el cronograma mencionado en el artículo 5 de la presente Resolución y deberá ser publicado tanto en el portal WEB del ICBF, como en el SECOP, atendiendo el plazo dispuesto en el artículo 8.1.19 del Decreto 734 de 2012 y las normas que lo modifiquen o complementen.
ARTÍCULO 13. REPORTE DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> El Director de Logística y Abastecimiento, a través del Administrador del Plan Anual de Compras y Contratación, será el responsable de publicar el Plan consolidado, aprobado y definitivo, dentro de los plazos y mecanismos fijados por las normas vigentes sobre el tema, en todo caso garantizando el oportuno cumplimiento de la divulgación, como principio y garantía de transparencia en la contratación que proyecte realizar el ICBF.
ARTÍCULO 14. DIRECTRICES PARA LAS MODIFICACIONES AL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> El Plan Anual de Compras y Contratación podrá modificarse cuando se adicionen o se reduzcan recursos a las Direcciones Regionales o a las Dependencias de la Dirección General, por reducción o inclusión de nuevos bienes o servicios, o por aumento o por disminución de cantidades o tiempo de prestación del servicio.
Las modificaciones al Plan Anual de Compras y Contratación serán aprobadas por el Gerente de Recurso objeto de cambio, con la debida justificación y ceñidas a los principios de transparencia, eficiencia, eficacia y economía.
Para tal efecto se establece que una vez aprobado el Plan Anual de Compras y Contratación definitivo y hasta Diciembre de cada vigencia, las Direcciones Regionales y las Dependencias de la Dirección General registrarán y aprobarán las modificaciones al Plan. La Dirección de Logística y Abastecimiento consolidará las actualizaciones y modificaciones al Plan Anual de Compras y Contratación con el fin de publicar los informes requeridos.
PARÁGRAFO. La Dirección de Logística y Abastecimiento, establecerá las directrices e instrumentos para realizar el registro de la información y en todo caso será la responsable de publicar las modificaciones del Plan Anual de Compras y Contratación a través de la página Web del ICBF y SECOP, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente a la realización de la modificación.
REQUISITOS DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN.
ARTÍCULO 15. INFORMACIÓN QUE DEBE CONTENER EL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> El Plan Anual de Compras y Contratación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, deberá contener como mínimo los siguientes parámetros:
1. Descripción del Bien, Obra o Servicio.
2. Cantidades
3. Unidades de Medida
4. Valor Total
5. Rubro Presupuestal que financia la adquisición
6. Modalidad de Contratación
7. Mes proyectado de Adquisición
8. Fecha proyectada de pagos o plan de pagos y
9. Alineación con las metas establecidas en el Mapa Estratégico del ICBF.
ARTÍCULO 16. MODO DE REPORTE DE INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> La información descrita en el artículo anterior debe registrarse en el aplicativo establecido por la Dirección de Logística y Abastecimiento para tal fin.
INFORME DE EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN.
ARTÍCULO 17. CONTENIDO DEL INFORME DE EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> Las dependencias de la Dirección General y las Direcciones Regionales deberán realizar el registro de los insumos, bienes, obras y servicios efectivamente recibidos, para lo cual se deberá registrar la información según los parámetros definidos en los artículos décimo quinto y décimo sexto de la presente Resolución.
PARÁGRAFO PRIMERO: Las dependencias de la Dirección General y las Direcciones Regionales deberán garantizar que se realice mensualmente el reporte de ejecución al Plan Anual de Compras y Contratación de acuerdo con los cronogramas establecidos por la Dirección de Logística y Abastecimiento.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Se debe realizar por parte del gerente de recurso, un análisis de la ejecución para tomar las medidas pertinentes con el fin de evitar saldos sin ejecución al final de la vigencia. La Dirección de Logística y Abastecimiento hará la consolidación de la información y presentará el reporte a la Dirección General de la ejecución del Plan Anual de Compras y Contratación.
ARTÍCULO 18. FORMA DE ENTREGA DEL INFORME DE EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> En las Direcciones Regionales y en la Dirección General, los informes de Ejecución Plan Anual de Compras y Contratación deben registrarse en el aplicativo establecido para tal fin, conforme a las instrucciones impartidas por la Dirección de Logística y Abastecimiento, de tal forma que le permita a la Entidad responder dentro de los plazos y requerimientos fijados por la Contraloría General de la República y demás entes de control.
ARTÍCULO 19. DEROGATORIAS Y VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 4545 de 2014> La presente Resolución deroga las Resoluciones Nos. 2834 de 2011, 509 de 2012 y demás normas y disposiciones que le sean contrarias, y rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los 5 MAR. 2013
DIEGO ANDRÉS MOLANO APONTE
Director General