RESOLUCIÓN 4040 DE 2012
(julio 31)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016>
Por la cual se establece el procedimiento para la autorización de comisiones de servicios y el reconocimiento y pago de viáticos, gastos de transporte y gastos de viaje a los servidores públicos y contratistas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras y se dictan otras disposiciones
EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS
En uso de sus facultades legales, estatutarias y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 7 de 1979 “Por la cual se dictan normas para la protección de la Niñez, se establece el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, se reorganiza el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se dictan otras disposiciones”, establece como función del Director General, entre otras, dictar los actos, realizar las operaciones y celebrar los contratos para el cumplimiento de las funciones del Instituto, conforme a las disposiciones legales y estatutarias.
Que mediante los Decretos Nos. 1950 de 1973, 1042 de 1978, 1050 y 2004 de 1997 y sus actos modificatorios, el Gobierno Nacional ha dictado las disposiciones relativas al otorgamiento de comisiones de servicios y al reconocimiento y pago de viáticos de los servidores públicos.
Que a través del Decreto No. 832 de 2012 el Gobierno Nacional fijó las escalas de viáticos a partir de su vigencia para los empleados públicos, a que se refieren los literales a), b) y c) del artículo 1 de la Ley 4 de 1992, que deban cumplir comisiones de servicios en el interior o exterior del país.
Que el artículo 2 del citado decreto, facultó a los organismos y entidades para fijar el valor de los viáticos según la remuneración mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor.
Que el Decreto 4970 de 2011, establece en su artículo 40 que no se podrán imputar al rubro “viáticos y gastos de viaje”, los gastos correspondientes a gastos de viaje a contratistas, salvo que se estipule así en el respectivo contrato.
Que mediante la Resolución No. 2242 de 2011 se estableció la tabla de viáticos y su aplicación para la autorización de comisiones de servicios a los servidores públicos y el reconocimiento de viáticos y gastos de viaje para los contratistas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras, la cual es necesario actualizar.
Que con el fin de lograr la racionalización del gasto y armonizar las directrices en la materia, se hace necesario unificar el procedimiento para la autorización de comisiones de servicios y el reconocimiento y pago de viáticos y gastos de trasporte para los servidores públicos, así como el reconocimiento y pago de los gastos de viaje y transporte a los contratistas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia De la Fuente de Lleras, ICBF.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DEFINICIONES.
ARTÍCULO 1o. COMISIÓN DE SERVICIOS. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Es la designación que se hace a un servidor público, para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo, en un lugar diferente a su área o sede habitual de trabajo o para atender transitoriamente actividades oficiales distintas a las del empleo del cual es titular.
ARTÍCULO 2o. ÁREA O SEDE HABITUAL DE TRABAJO. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Se entiende por área o sede habitual de trabajo, el territorio dentro del cual el servidor público presta habitualmente sus servicios.
ARTÍCULO 3o. VIÁTICOS. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Es el valor en dinero que se reconoce a los servidores públicos en comisión de servicios, destinado a atender sus gastos de manutención y alojamiento, con ocasión de un desplazamiento fuera de su área o sede habitual de trabajo en desarrollo de sus funciones.
ARTÍCULO 4o. GASTOS DE TRASPORTE.<sic> <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Son los pagos por concepto de transporte aéreo, terrestre (intermunicipal), fluvial, marítimo, impuestos y tasas aeroportuarias, otorgados a los servidores públicos en comisión de servicios.
PARÁGRAFO. Cuando los desplazamientos se realicen en vehículos propios o alquilados por el ICBF, no procederá reconocimiento alguno por estos conceptos al servidor público o al contratista.
ARTÍCULO 5. GASTOS DE VIAJE. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Son los pagos efectuados a los contratistas, destinados a atender los gastos de manutención y alojamiento, con ocasión de un desplazamiento fuera de su área o sede habitual de cumplimiento de obligaciones contractuales y los gastos por concepto de transporte aéreo, terrestre (intermunicipal), fluvial, marítimo, impuestos y tasas aeroportuarias.
PARÁGRAFO 1o. Cuando el ICBF requiera autorizar gastos de viaje o viáticos a personas que estén desempeñando o prestando servicios de la misión institucional vinculados en virtud de convenios especiales o contratos, estos se reconocerán de manera equivalente a las tarifas establecidas para los servidores públicos y contratistas del Instituto, en los términos señalados en el convenio o contrato.
PARÁGRAFO 2o. Los gastos de viaje a contratistas, sólo se podrán reconocer si los mismos se encuentran estipulados en el respectivo convenio o contrato.
ARTÍCULO 6. GASTOS DE DESPLAZAMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Son los pagos efectuados a los servidores públicos y contratistas comisionados con ocasión de los desplazamientos que realicen entre su residencia u oficina y el aeropuerto o terminal.
ARTÍCULO 7o. GASTOS DE MANUTENCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Son aquellos gastos en que incurre el servidor público o contratista durante la permanencia en comisión, relacionados con alimentación y desplazamientos urbanos.
PROGRAMACIÓN DE COMISIONES.
ARTÍCULO 8o. RESPONSABILIDAD DE LA PROGRAMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> La Dirección General, la Subdirección General, la Secretaría General, los Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina en la Dirección General y los Directores Regionales y Coordinadores en las Direcciones Regionales, serán los responsables de programar las comisiones de servicios y gastos de viaje, teniendo en cuenta los principios de oportunidad, objetividad, eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad.
PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 6018 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> La programación de las comisiones de servicios y gastos de viaje de los servidores públicos y contratistas del Despacho de la Dirección General, así como de los directivos y asesores que dependan del mismo, será llevada a cabo por la Secretaría General del ICBF, con excepción de quienes estén desempeñando los cargos de Subdirector General y Secretario General.
ARTÍCULO 9o. PROGRAMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 6969 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Para el trámite de las comisiones de servicios y gastos de viaje, los responsables de la programación deberán presentar ante la Dirección de Gestión Humana, o la dependencia que haga sus veces, la programación de comisiones y gastos de viaje a realizar por sus dependencias de acuerdo con las funciones asignadas, sus planes de acción y los lineamientos de programación de metas sociales y financieras.
En cada Dirección Regional y en la Sede de la Dirección General se establecerá mediante procedimiento interno la periodicidad de las programaciones, las cuales podrán ser mensuales, quincenales o semanales de acuerdo con las necesidades del servicio y buscando la eficiencia en la ejecución del procedimiento.
La programación deberá presentarse en el formato "Programación de Comisiones" que para tal fin se adopta mediante la presente resolución y deberá incluir la correspondiente justificación, con el fin de verificar que se ajuste a las funciones de cada dependencia y a la necesidad de la labor que se pretende realizar; así como para analizar que la programación esté concebida en forma tal, que se priorice la racionalidad en la utilización de los recursos humanos y financieros.
De igual manera deberán adjuntarse los proyectos de resolución de comisiones y/o gastos de viaje, incluyendo la información a que se hace referencia en el artículo 12 del presente acto administrativo.
La información contenida en el proyecto de resolución será responsabilidad de cada área, quien deberá revisar la correspondencia de los datos con el respectivo cargo o contrato.
ARTÍCULO 10. VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Una vez realizada la respectiva verificación y análisis, la Dirección de Gestión Humana, remitirá la programación a la Secretaría General en la Sede de la Dirección General y a la Coordinación que haga sus veces en las Direcciones Regionales para su respectiva aprobación.
En caso de presentarse ajustes, la programación se devolverá a la dependencia correspondiente, con el fin que se realicen las respectivas modificaciones tanto en el formato de programación de comisiones, como en los proyectos de resolución a que haya lugar.
AUTORIZACIÓN DE COMISIONES Y/O GASTOS DE VIAJE.
ARTÍCULO 11. AUTORIZACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> El Director de Gestión Humana y los Directores Regionales serán responsables, según el caso, de autorizar mediante resolución las comisiones de servicios y/o gastos de viaje, así como las prórrogas, aclaraciones, modificaciones y cancelaciones, y ordenar el pago de viáticos, gastos de trasporte, gastos de viaje y gastos de desplazamiento dentro del territorio nacional, a los servidores públicos y a los contratistas cuando el contrato así lo estipule.
Así mismo, el Director de Gestión Humana y el Director Regional, tendrán a su cargo el manejo directo de los pasajes aéreos en lo que respecta a su trámite, entrega y legalización.
ARTÍCULO 12. RESOLUCIÓN DE AUTORIZACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> En la Dirección General, las comisiones de servicios y/o gastos de viaje serán autorizadas a través de Resolución suscrita por el Director de Gestión Humana, la cual previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, será fechada y numerada en la Secretaría General, quien remitirá una (1) copia a la Dirección de Gestión Humana y una (1) copia a la Dirección de Gestión Financiera por medio electrónico.
En las Direcciones Regionales, las comisiones de servicios y/o gastos de viaje serán autorizadas a través de Resolución suscrita por el Director Regional, la cual previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, será fechada y numerada. Dos (2) copias de la resolución serán remitidas a la Coordinación Financiera o Administrativa y Financiera según el caso y a la Coordinación que desarrolle las funciones de Gestión Humana.
La Resolución que autoriza la comisión de servicios y/o gastos de viaje deberá contener como mínimo: Nombre e identificación del servidor público, cargo, asignación mensual, objeto, lugar y término de la comisión, valor de viáticos por días pernoctados y no pernoctados e imputación presupuestal. Se incluirán los gastos de transporte terrestre, fluvial, marítimo, aéreo, cuando los tiquetes no sean suministrados por el Instituto.
PARÁGRAFO 1o. Tratándose de contratistas, la Resolución será de reconocimiento de gastos de viaje y gastos de desplazamiento y contendrá la misma información que la de Comisión para servidores públicos, incluido el número del contrato.
PARÁGRAFO 2o. En ningún caso se podrá expedir resolución de autorización de comisión de servicios y/o gastos de viaje sin previo certificado de disponibilidad presupuestal cuyo número se indicará en la misma.
PARÁGRAFO 3o. Cuando las comisiones de servicios y/o gastos de viaje impliquen ser efectuadas en diferentes lugares, durante el mismo mes, estas podrán otorgarse en un solo acto administrativo.
DURACIÓN Y PRÓRROGA DE COMISIONES Y/O GASTOS DE VIAJE.
ARTÍCULO 13. DURACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> El término de duración de las comisiones de servicio, no podrá exceder de treinta (30) días calendario, prorrogables hasta por treinta (30) días calendario más, cuando las necesidades del servicio así lo requieran.
PARÁGRAFO. Prohíbase toda comisión de servicios y/o gastos de viaje de carácter permanente.
ARTÍCULO 14. PRÓRROGAS. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Cuando en cumplimiento de una comisión y/o gastos de viaje se determine que la duración inicialmente concedida no es suficiente para cumplir a cabalidad el objetivo propuesto, o cuando por motivos de fuerza mayor, el comisionado o contratista deba permanecer en el lugar de la comisión por un tiempo adicional al aprobado, podrá concederse prórroga.
ARTÍCULO 15. APROBACIÓN DE LAS PRÓRROGAS. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> La solicitud de prórroga deberá realizarse con anticipación al vencimiento de la comisión y/o gastos de viaje por parte del comisionado o contratista o por quien programó la comisión, previo visto bueno del respectivo jefe inmediato, explicando claramente los motivos, justificando el tiempo invertido y el requerido para culminarla, previa expedición del CDP.
PARÁGRAFO. Las prórrogas de las comisiones y/o gastos de viaje deberán dirigirse con el proyecto de resolución, ante la misma dependencia que expidió la aprobación de la comisión inicial, quien por necesidades del servicio o por no encontrar justificada la solicitud, podrá objetarla.
Una vez suscrita la resolución que concede la prórroga, se deberá realizar el trámite correspondiente para la expedición del Registro Presupuestal, con antelación al tiempo de vencimiento de la comisión y/o gastos de viaje.
COMISIONES Y/O GASTOS DE VIAJE EXCEPCIONALES.
ARTÍCULO 16. COMISIONES NO PROGRAMADAS. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 6969 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando por estrictas necesidades del servicio deban realizarse comisiones y/o gastos de viaje no contempladas en la programación y que sean de inaplazable cumplimiento, en la Dirección General, los Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina remitirán con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles, la justificación, así como el proyecto de resolución a la Dirección de Gestión Humana, quien una vez estudiada la información suministrada, la remitirá a la Secretaría General para la respectiva autorización.
En las Direcciones Regionales cuando por necesidades del servicio deban realizarse comisiones y/o gastos de viaje no contempladas en la programación y que sean de inaplazable cumplimiento, los coordinadores remitirán con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles la justificación, así como el proyecto de resolución al Director Regional, quien una vez estudiada la información suministrada, autorizará la comisión y/o gastos de viaje.
PARÁGRAFO. Tratándose de comisiones y/o gastos de viaje no programadas de servidores o contratistas pertenecientes al Despacho de la Dirección General, la justificación de la misma, será suscrita por el Director General o por la Secretaria General.
Cuando los Directores o Subdirectores de la Dirección General no se encuentren en la Sede habitual de trabajo y se requieran autorizar comisiones de servicios y/o gastos de viaje a servidores públicos o contratistas de sus dependencias, la Secretaria General podrá suscribirlas justificaciones de excepción.
ARTÍCULO 17. CONVENIOS ESPECIALES. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Las comisiones y/o gastos de viaje que deban realizar las personas que prestan servicios en la Dirección General o en las Direcciones Regionales vinculadas a través de convenios especiales con otras entidades, se presentarán a la Dirección de Gestión Humana en la Dirección General o ante la Coordinación que haga sus veces en la Dirección Regional, dentro de los quince (15) días calendario anteriores a la fecha en que deban realizarse, para surtir el tramite previsto en esta Resolución.
ARTÍCULO 18. RECURSOS INSUFICIENTES. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Cuando las Direcciones Regionales no cuenten con recursos suficientes para sufragar las comisiones y/o gastos de viaje de sus funcionarios o contratistas, solicitarán el respectivo traslado presupuestal, para lo cual deberán seguir el procedimiento para solicitud control y registro de las modificaciones presupuestales.
ARTÍCULO 19. COMISIONES AL EXTERIOR. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Las comisiones de servicio al exterior y los gastos correspondientes, se otorgarán y tramitarán de conformidad con las normas que las regulen y serán autorizadas por el Director General y por el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social. Las comisiones al exterior realizadas por el Director General serán autorizadas por el Director del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
Los actos que autoricen comisiones señalarán claramente el objeto de la misma y los viáticos aprobados de conformidad con las disposiciones legales, e indicarán el término de duración de las mismas, así como la persona o entidad que sufragará los pasajes cuando a ello hubiere lugar, previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente. Este último requisito no se exigirá, cuando la comisión no demande erogaciones del Tesoro.
En ningún caso, a las personas que se les otorgue comisión de servicios y/o gastos de viaje al exterior, de conformidad con las presentes disposiciones, se les podrá otorgar gastos de representación.
PARÁGRAFO 1o. Las comisiones para cumplir compromisos en representación del Gobierno colombiano, con organismos o entidades internacionales de las cuales Colombia haga parte, deberán comunicarse previamente al Ministerio de Relaciones Exteriores, con el fin de actuar coordinadamente en el exterior y mejorar la gestión diplomática del Gobierno. Las que tengan por objeto negociar o tramitar empréstitos requerirán autorización previa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
ARTÍCULO 20. PAGO DE COMISIONES AL EXTERIOR. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> No habrá lugar al pago de viáticos o gastos de viaje o su pago se autorizará de manera proporcional, cuando en el caso de otorgamiento de comisiones de servicio y/o gastos de viaje para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de entidades privadas, los gastos de manutención o alejamiento fueren sufragados por el respectivo gobierno, organismo o entidad.
PARÁGRAFO. Cuando el pago se realice de manera proporcional, el mismo se reconocerá teniendo en cuenta lo siguiente:
a. Para gastos por concepto de alojamiento, se reconocerá el 70% del monto máximo establecido para cada rango salarial por el Gobierno Nacional.
b. Para gastos por concepto de manutención, se reconocerá el 30% del monto máximo establecido para cada rango salarial por el Gobierno Nacional.
TRÁMITE PARA COMISIONES Y/O GASTOS DE VIAJE.
ARTÍCULO 21. RESPONSABILIDAD. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> En la Dirección General, la Dirección de Gestión Humana será la dependencia responsable del trámite de las comisiones de servicios y/o gastos de viaje. Para tal efecto deberá adelantar directamente las gestiones que esta Resolución establece y coordinar con la Dirección Financiera la expedición del Registro Presupuestal de manera oportuna.
En las Direcciones Regionales, la Coordinación Administrativa y Financiera, Administrativa o de Gestión Humana, según corresponda, será la dependencia responsable del trámite de las comisiones de servicios.
PARÁGRAFO. Cada dependencia será la responsable de tramitar el respectivo CDP previa a la solicitud de la comisión.
ARTÍCULO 22. ACTIVIDADES. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 6969 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> El personal asignado por la Dirección de Gestión Humana, o por la Coordinación competente en las Direcciones Regionales, para adelantar este trámite, tendrá a su cargo las siguientes actividades:
a) Recibir la programación de comisiones y sus modificaciones, en medio impreso y magnético vía correo electrónico, en el formato establecido para programación de comisiones.
b) Verificar que la programación se ajuste a las funciones de cada dependencia y a la necesidad de la labor que se pretende realizar, para evitar la duplicidad de actividades.
c) Analizar que la programación esté concebida, en forma tal que se propenda por la racionalidad en la utilización de los recursos humanos y financieros.
d) Exigir que las comisiones de servicio sean tramitadas de acuerdo con los procedimientos internos implementados.
e) Tramitar ante la dependencia competente, la suscripción de la Resolución que aprueba la comisión.
f) Tramitar con la debida antelación ante el área financiera la expedición del Registro Presupuestal antes de efectuarse la comisión.
g) Gestionar, obtener y entregar al comisionado los pasajes aéreos correspondientes, cuando a esto hubiere lugar.
h) Informar a la respectiva dependencia las observaciones respecto de comisiones no aprobadas.
i) Controlar en el formato de programación de comisiones, los valores y demás información respecto de la comisión.
j) Mantener actualizada la información de las comisiones realizadas, utilizando para el efecto la información registrada en el formato de programación de comisiones.
k) Las demás que sean procedentes y necesarias para el trámite efectivo y control de las comisiones de servicio.
PARÁGRAFO. En ningún caso se podrán expedir pasajes aéreos sin Resolución previa que autorice la comisión.
ARTÍCULO 23. REGISTRO PRESUPUESTAL. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> El Coordinador del Grupo Financiero en la Dirección General o el encargado del área Financiera en las Direcciones Regionales, procederá a expedir el registro presupuestal una vez reciba la Resolución que autoriza la comisión.
ARTÍCULO 24. CANCELACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Cuando no hubiera sido posible llevar a cabo una comisión autorizada, la Dirección General, la Secretaría General, los Directores, Subdirectores o los Jefes de Oficina en la Dirección General o los Coordinadores en las Direcciones Regionales, deberán solicitar, de manera justificada, adjuntando el proyecto de resolución, la cancelación de la comisión y/o gastos de viaje ante la Dirección de Gestión Humana o la Dirección Regional, quien dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, suscribirá la respectiva resolución y remitirá copia de la misma al área financiera.
COMUNICACION DE COMISIONES Y/O GASTOS DE VIAJE.
ARTÍCULO 25. COMUNICACIÓN AL LUGAR DE COMISIÓN. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Las comisiones programadas, así como sus prórrogas, deberán ser comunicadas con la debida antelación por el Director, Subdirector, Jefe de Oficina, Coordinador, o supervisor del contrato de donde dependa el comisionado o contratista, al jefe de la dependencia donde se va a cumplir la comisión, indicando su objeto, el número de servidores públicos y contratistas comisionados y los días de permanencia; salvo aquellas de carácter excepcional, que por su premura o carácter reservado, no puedan ser comunicadas.
LIQUIDACIÓN Y PAGO DE COMISIONES.
ARTÍCULO 26. FACTORES PARA LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Y/O GASTOS DE VIAJE. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Para determinar el valor de los viáticos, se tendrá en cuenta la asignación básica mensual, los gastos de representación y los incrementos de salario por antigüedad.
Para determinar el valor de los gastos de viaje, se tendrá en cuenta el valor de los honorarios mensuales pactados en el respectivo contrato.
ARTÍCULO 27. TARIFAS. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> El valor de los viáticos o gastos de viaje ocasionados por comisiones de servicio o desplazamientos de contratistas, se reconocerá con base en las escalas establecidas para el efecto por el decreto anual expedido por el Gobierno Nacional y las normas que lo reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan.
De manera complementaria, se deberán tener en cuenta las tarifas contempladas en el artículo 28o de la presente Resolución.
ARTÍCULO 28. TARIFAS COMPLEMENTARIAS. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> De manera complementaria a la escala de viáticos que anualmente decreta el Gobierno Nacional, para la liquidación de los viáticos o gastos de viaje de los servidores públicos y contratistas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras, se deberán tener en cuenta las siguientes tarifas:
Tarifa A: Capitales de departamento, ciudades, municipios o corregimientos fronterizos
Esta tarifa se liquidará al 100% del tope máximo establecido en la escala de viáticos que anualmente decreta el Gobierno Nacional.
Tarifa B: Municipios restantes
Esta tarifa se liquidará al 85% del tope máximo establecido en la escala de viáticos que anualmente decreta el Gobierno Nacional.
Tarifa C: Comisiones a distancias inferiores o iguales a 50 Km de la sede habitual de trabajo.
Esta tarifa se liquidará al 50% del tope máximo en la escala de viáticos que anualmente decreta el Gobierno Nacional.
ARTÍCULO 29. AJUSTE A LAS TARIFAS. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Cuando por factores especiales de un municipio, se considere necesario aplicar la Tarifa A de que trata el artículo anterior, el respectivo Director Regional deberá presentar la solicitud ante la Dirección de Gestión Humana con la debida sustentación de las razones por las cuales se requiere la re categorización, quien revisará la información suministrada
y la pertinencia de la misma, y la remitirá a la Dirección General con el concepto favorable o desfavorable, para la decisión y expedición del correspondiente acto administrativo.
ARTÍCULO 30. FACTORES PARA LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE DESPLAZAMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Los gastos en que incurran los comisionados y contratistas con ocasión de los desplazamientos que realicen entre su residencia u oficina y el aeropuerto o terminal, serán reconocidos por el ICBF, teniendo en cuenta los siguientes factores:
a. Cuando el desplazamiento se realice por vía aérea para la ciudad de Medellín, llegando o saliendo del aeropuerto de Rionegro, se reconocerá por cada desplazamiento, una suma igual al ocho por ciento (8%) de la asignación básica fijada por el Gobierno Nacional para el grado salarial mensual 1 del nivel asistencial de la escala de remuneración mensual de los empleados públicos.
b. Cuando el desplazamiento se realice por vía aérea para las ciudades de Barranquilla, Leticia, Cali, Bucaramanga, Armenia y Pasto, se reconocerá por cada desplazamiento una suma igual al seis por ciento (6%) de la asignación básica fijada por el Gobierno Nacional para el grado salarial 1 del nivel asistencial de la escala de remuneración mensual de los empleados públicos.
c. Cuando el desplazamiento se realice por vía aérea para la ciudad de Bogotá, se reconocerá por cada desplazamiento una suma igual al cuatro por ciento (4%) de la asignación básica fijada por el Gobierno Nacional para el grado salarial 1 del nivel asistencial de la escala de remuneración mensual de los empleados públicos.
d. Cuando el desplazamiento se realice por vía terrestre o por vía aérea a ciudades diferentes de las señaladas en los literales anteriores, en total se reconocerá, el cuatro por ciento (4%) de la asignación básica mensual fijada por el Gobierno Nacional para el grado salarial 1 del nivel asistencial de la escala de asignación básica de los empleados públicos.
PARÁGRAFO 1. Cuando el desplazamiento se realice a distancias inferiores o iguales a 50 Km de la sede habitual de trabajo no habrá lugar al reconocimiento de gastos de desplazamiento.
PARÁGRAFO 2. Cuando el transporte sea suministrado por el ICBF o no se cause el gasto, no habrá lugar al pago de que trata el presente artículo.
PARÁGRAFO 3. No habrá lugar al reconocimiento de este gasto para los funcionarios que tienen asignado vehículo del Instituto.
PARÁGRAFO 4. Cuando se autorice la comisión a un grupo de servidores públicos y/o contratistas, a un mismo lugar cuyos desplazamientos se realicen en grupo, se reconocerán los gastos de desplazamiento a uno solo de ellos. En la Resolución que autorice la comisión y/o gastos de viaje se determinará la persona a quien se reconocerán dichos gastos.
LEGALIZACIÓN DE COMISIONES; VIATICOS; GASTOS DE VIAJE, TRANSPORTE Y DESPLAZAMIENTO.
ARTÍCULO 31. INFORME DE COMISIÓN. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Todo servidor público o contratista comisionado deberá presentar el informe de comisión a su jefe inmediato o supervisor del contrato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su culminación. Los jefes inmediatos o supervisores de los contratos, adelantarán el seguimiento y evaluación de las comisiones realizadas, mediante el análisis de los informes de comisión y su comparación con los objetivos pretendidos en la programación.
PARÁGRAFO 1o. Revisado y aprobado el informe de comisión, el jefe inmediato o el supervisor del contrato, expedirá una certificación en donde conste la entrega del informe.
PARÁGRAFO 2o. En la Sede de la Dirección General, los informes de comisión de los servidores públicos deberán ser archivados en una base de datos share point por la Dirección de Gestión Humana y en el caso de los contratistas en la carpeta del contrato respectivo y en la misma base. Para tal efecto el jefe inmediato o el supervisor según corresponda remitirá a la Dirección de Gestión Humana o a la Dirección de Contratación los informes de comisión.
Cuando se trate de un servidor público o contratista que preste sus servicios en un programa especializado, el jefe inmediato o el supervisor deberá enviar escaneado el informe al programa para efectos de seguimiento, verificación y análisis.
En las Direcciones Regionales los informes de comisión deberán ser archivados en la Coordinación que desarrolle las funciones de la Dirección de Gestión Humana.
PARÁGRAFO 3. <Parágrafo adicionado por el artículo 2 de la Resolución 6018 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> Los informes de comisión correspondiente a los servidores públicos y contratistas del Despacho de la Dirección General, así como de los directivos y asesores que dependan del mismo, serán presentados ante la Secretaría General del ICBF, con excepción de quienes estén desempeñando los cargos de Subdirector General y Secretario General.
ARTÍCULO 32. PLAZO. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión y/o gastos de viaje, el servidor público o contratista, deberá legalizarla, ante la respectiva área financiera.
PARÁGRAFO. Cuando excepcionalmente, haya lugar a reconocimiento de un mayor valor a favor del comisionado, deberá expedirse la Resolución de reconocimiento por quien suscribió la comisión inicial y el pago será efectuado por transferencia electrónica. Para los servidores públicos, se realizará por medio de las cuentas de pago de nómina y para los contratistas, al número de la cuenta que suministre para el efecto y de la cual él sea titular.
ARTÍCULO 33. LEGALIZACIÓN DE LA COMISIÓN. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Para efectos de legalizar la comisión y/o gastos de viaje y realizar los pagos a que haya lugar, el servidor público o contratista, una vez cumplida la comisión deberá presentar ante la Coordinación del Grupo Financiero en la Dirección General o ante el área Financiera correspondiente en las Direcciones Regionales, los siguientes documentos:
a. Relación de gastos de viaje por vía aérea, terrestre, fluvial o marítima, con los respectivos soportes.
b. <Literal modificado por el artículo 3 de la Resolución 6018 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> Certificación expedida por el Jefe Inmediato o Supervisor del contrato en donde conste la entrega del informe de comisión. Esta certificación será expedida por la Secretaría General para los informes de comisión de los servidores públicos y contratistas del Despacho de la Dirección General, así como para el personal Directivo y Asesor que dependa del mismo, con excepción de quienes estén desempeñando los cargos de Subdirector General y Secretario General.
c. Recibo de pago expedido por la Agencia de Viajes o la aerolínea, cuando el servidor público o contratista ha cancelado el valor de los tiquetes y así se ha autorizado en la Resolución correspondiente.
PARÁGRAFO 1o. Copia de la Resolución que ordenó la comisión y el reconocimiento de viáticos para los servidores públicos y los gastos de viaje para los contratistas, así como las resoluciones modificatorias, aclaratorias y de prórroga, si las hubiere, serán remitidas por la Secretaría General a la Dirección Financiera y Gestión Humana por medio electrónico a efectos de que se tramite su legalización una vez se presenten los documentos indicados en el presente artículo.
En las Direcciones Regionales se remitirá copia a las coordinaciones financiera o administrativa.
PARÁGRAFO 2o. Cumplidos los anteriores requisitos, el comisionado deberá entregar a la Dirección de Gestión Humana de la Dirección General o a la Coordinación que corresponda en las Direcciones Regionales, los pasabordos originales, los cuales servirán como soporte de las facturas expedidas por el contratista que suministre los pasajes aéreos.
PARÁGRAFO 3o. Una vez legalizada la comisión y gastos de viaje, el valor por concepto de viáticos y gastos de viaje ordenados, será efectuado por transferencia electrónica para los servidores públicos, a través de las cuentas de pago de nómina y para los contratistas se consignará en el número de cuenta que suministre para el efecto y de la cual él sea el titular.
PARÁGRAFO 4o. La Coordinación del Grupo Financiero en la Dirección General o las áreas financieras en las Direcciones Regionales, mensualmente, enviarán a la Dirección de Gestión Humana, o a la Coordinación responsable en las Direcciones Regionales, el reporte de las comisiones que no han sido legalizadas.
PARÁGRAFO 5o. En todo caso a 31 de diciembre de todos los años, las comisiones autorizadas en el año deben haber sido legalizadas.
DISPOSICIONES VARIAS.
ARTÍCULO 34. PAGOS POR CAJA MENOR. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Los viáticos, gastos de viaje, de transporte y de desplazamiento para comisiones al interior y exterior, urgentes e imprescindibles, pueden reconocerse y pagarse por la Caja Menor de la Dirección de Gestión Humana en la Dirección General, cuando exista disponibilidad de recursos y en todo caso se haya emitido previamente la Resolución que autorice la omisión y/o gastos de viaje.
PARÁGRAFO. Los pagos que se efectúen con cargo a la caja Menor deberán estar soportados con la respectiva resolución, en la que debe constar la información referida en el inciso tercero del artículo 12 de la presente resolución.
Al momento de realizar el pago se deberán aplicar los descuentos de ley a que haya lugar, de conformidad con lo establecido en las disposiciones tributarias vigentes.
ARTÍCULO 35. RESTRICCIONES. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> No podrá otorgarse comisión alguna a servidores públicos o contratistas que tengan pendiente por legalizar comisiones anteriores.
ARTÍCULO 36. ADOPCIÓN DE FORMATOS. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Los formatos enunciados en el articulado hacen parte integral de la presente Resolución.
PARÁGRAFO. Con el ánimo de agilizar el trámite de comisiones y/o gastos de viaje se adoptan los formatos denominados “Comisión programada servidores”, “Gastos de viaje programada contratistas”, “Comisión excepción servidores”, “Gastos de viaje excepción contratistas”, “Legalización de Comisiones y de Gastos de Viajes”, los cuales hacen parte integral de esta Resolución.
ARTÍCULO 37. RÉGIMEN DE TRANSICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> Las comisiones que se encuentren autorizadas a la fecha de expedición de la presente Resolución por programación o de manera excepcional, se cumplirán y legalizarán de acuerdo con las tarifas, criterios y normas establecidas en la Resolución 2242 de 2011 y en las resoluciones que las hayan autorizado.
ARTÍCULO 38. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 37 de la Resolución 1650 de 2016> La presente Resolución rige a partir de su expedición, deroga todas las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 2242 de 2011.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá D.C. a los 31 JUL. 2012
ANDRES MOLANO APONTE
Director General