RESOLUCIÓN 1650 DE 2016
(febrero 26)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016>
Por la cual se establece el procedimiento para la autorización de comisiones de servicios y el reconocimiento y pago de viáticos, gastos de transporte y gastos de viaje a los servidores públicos y contratistas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras y se dictan otras disposiciones
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el literal b) del artículo 28 de la Ley 7 de 1979, y en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y
CONSIDERANDO
Que la Ley 7 de 1979 "Por la cual se dictan normas para la protección de la Niñez, se establece el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, se reorganiza el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se dictan otras disposiciones”, establece como función del Director General, entre otras, dictar los actos, realizar las operaciones y celebrar los contratos para el cumplimiento de las funciones del Instituto, conforme a las disposiciones legales y estatutarias.
Que mediante los Decretos Nos. 1042 de 1978 y 1083 de 2015 y sus actos modificatorios, el Gobierno Nacional ha dictado las disposiciones relativas al otorgamiento de comisiones de servicios y al reconocimiento y pago de viáticos de los servidores públicos.
Que a través del Decreto No. 231 de 2016 el Gobierno Nacional fijó las escalas de viáticos a partir de su vigencia para los empleados públicos, a que se refieren los literales a), b) y c) del artículo 1 de la Ley 4 de 1992, que deban cumplir comisiones de servicios en el interior o exterior del país.
Que el artículo 2 del Decreto Ibídem, facultó a los organismos y entidades para fijar el valor de los viáticos según la remuneración mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor.
Que para desarrollar actividades relacionadas con la misión y funcionamiento del ICBF, igualmente se encuentra vinculado personal a través de contratos de prestación de servicios profesionales, los cuales en ocasiones para atender el objeto y obligaciones contractuales requieren desplazarse por el territorio nacional, gasto que no se encuentra incorporado dentro de los honorarios pactados, por lo que se requiere establecer la cuantía y procedimiento para el reconocimiento de los gastos de viaje y transporte.
Que mediante Resolución No. 4040 del 31 de julio de 2012, modificada por las Resoluciones No. 6464 <sic, es 6969> del 24 de septiembre de 2012 y No. 6018 del 21 de octubre de 2014, se estableció el procedimiento para la autorización de comisiones de servicios y el reconocimiento y pago de viáticos, gastos de transporte y gastos de viaje a los servidores públicos y contratistas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
Que en cumplimiento de la Directiva Presidencial No. 6 del 2 de diciembre de 2014, que imparte instrucciones sobre la racionalización del gasto, y además, con el fin de armonizar las directrices en la materia, se hace necesario establecer el procedimiento para la autorización de comisiones de servicios y el reconocimiento y pago de viáticos y gastos de transporte para los servidores públicos, así como el reconocimiento y pago de los gastos de viaje y transporte a los contratistas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras ICBF.
Que a efectos de establecer las tarifas a reconocer a los servidores públicos y contratistas en virtud de las comisiones de servicios o gastos de viaje que realicen, la Dirección de Abastecimiento realizó los respectivos estudios técnicos que sustentan lo señalado en el presente acto administrativo.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DEFINICIONES.
ARTÍCULO 1. COMISIÓN DE SERVICIOS. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Es la designación que se hace a un servidor público, para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo, en un lugar diferente a su área o sede habitual de trabajo o para atender transitoriamente actividades oficiales distintas a las del empleo del cual es titular.
ARTÍCULO 2. ÁREA O SEDE HABITUAL DE TRABAJO. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Se entiende por área o sede habitual de trabajo, el territorio dentro del cual el servidor público presta habitualmente sus servicios.
ARTÍCULO 3. VIÁTICOS. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Es el valor en dinero que se reconoce a los servidores públicos en comisión de servicios, destinado a atender sus gastos de manutención y alojamiento, con ocasión de un viaje fuera de su área o sede habitual de trabajo, en desarrollo de sus funciones.
ARTÍCULO 4. GASTOS DE TRANSPORTE. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Son los pagos por concepto de transporte aéreo, terrestre (intermunicipal), fluvial, marítimo, impuestos y tasas aeroportuarias, otorgados a los servidores públicos en comisión de servicios.
Cuando los desplazamientos se realicen en vehículos propios o alquilados por el ICBF, no procederá reconocimiento alguno por estos conceptos al servidor público o al contratista.
ARTÍCULO 5. GASTOS DE VIAJE. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Son los pagos efectuados a los contratistas, destinados a atender los gastos de manutención y alojamiento, con ocasión de los viajes que deban hacer para atender las actividades propias del contrato, fuera del área o sede habitual de cumplimiento de las obligaciones contractuales, así como para atender los gastos por concepto de transporte aéreo, terrestre (intermunicipal), fluvial, marítimo, impuestos y tasas aeroportuarias.
Los gastos de viaje a contratistas, sólo se podrán reconocer si los mismos se encuentran estipulados en el respectivo convenio o contrato.
ARTÍCULO 6. GASTOS DE DESPLAZAMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Es el reconocimiento económico que efectúa el ICBF a los servidores públicos o contratistas por el desplazamiento a las terminales aéreas (ida y regreso), señaladas en el presente acto administrativo, para el cumplimiento de una comisión de servicio por parte de un servidor público o de un viaje que deba hacer un contratista para atender las actividades propias del contrato, fuera del área o sede habitual de cumplimiento de las obligaciones contractuales.
PROGRAMACIÓN DE COMISIONES.
ARTÍCULO 7. RESPONSABILIDAD DE LA PROGRAMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> La Dirección General, la Subdirección General, la Secretaría General, los Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina en la Sede de la Dirección General y los Directores Regionales y Coordinadores en las Direcciones Regionales, serán los responsables de programar las comisiones de servicios y los gastos de viaje, teniendo en cuenta los principios de oportunidad, objetividad, eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad.
ARTÍCULO 8. PROGRAMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Para el trámite de las comisiones de servicios o de los gastos de viaje, los responsables asignados en cada dependencia de la Sede de la Dirección General deberán presentar quincenalmente ante la Dirección de Gestión Humana, o la dependencia que haga sus veces, la programación de comisiones y de los gastos de viaje a realizar, de acuerdo con las funciones asignadas, sus planes de acción y los lineamientos de programación de metas sociales y financieras.
En cada Dirección Regional se establecerá mediante procedimiento interno la periodicidad de las programaciones, las cuales podrán ser mensuales, quincenales o semanales de acuerdo con las necesidades del servicio y buscando la eficiencia en la ejecución del procedimiento.
La programación deberá presentarse en el formato que para tal fin se establezca en el ICBF, y deberá incluir la correspondiente justificación, con el fin de verificar que se ajuste a las funciones de cada dependencia y a la necesidad de la labor que se pretende realizar; así como para analizar que la programación esté concebida en forma tal, que se priorice la racionalidad en la utilización de los recursos humanos y financieros.
De igual manera deberán adjuntarse los proyectos de resolución de comisiones o de gastos de viaje, los cuales deberán contener la información a que se hace referencia en el inciso cuarto del artículo 11 del presente acto administrativo.
La información contenida en el proyecto de resolución será responsabilidad de cada área, en donde se deberá revisar la correspondencia de los datos con el respectivo cargo o contrato. No obstante, la Dirección de Gestión Humana podrá realizar las correcciones a que haya lugar, previa concertación con la Dependencia solicitante.
ARTÍCULO 9. VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Corresponde a la Dirección de Gestión Humana realizar la respectiva verificación y análisis de la programación en la Sede de la Dirección General, y a la Coordinación que haga sus veces, en las Direcciones Regionales.
En caso de presentarse ajustes, la programación se devolverá a la dependencia correspondiente, con el fin de que se realicen las respectivas modificaciones tanto en el formato de programación de comisiones, como en los proyectos de resolución a que haya lugar.
AUTORIZACIÓN DE COMISIONES O DE GASTOS DE VIAJE.
ARTÍCULO 10. AUTORIZACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> La facultad para otorgar comisión de servicios, será atendida conforme a las delegaciones efectuadas por el (la) Director (a) General mediante acto administrativo.
El reconocimiento de los gastos de viaje de los contratistas, se efectuará atendiendo las facultades de ordenación del gasto delegadas en el Manual de Contratación del ICBF.
PARÁGRAFO. La Dirección Administrativa de la Sede de la Dirección General tendrá a su cargo el manejo directo de los pasajes aéreos en lo que respecta a su trámite, entrega y legalización, salvo en aquellas Regionales que no queden incluidas dentro del contrato de suministro de tiquetes de la Sede de la Dirección General, caso en el cual será responsabilidad de cada Dirección Regional.
ARTÍCULO 11. RESOLUCIÓN DE AUTORIZACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> En la Sede de la Dirección General, las comisiones de servicios o de gastos de viaje serán autorizados a través de resolución suscrita por el (la) Director (a) General o a quien este haya delegado. La resolución de autorización será fechada y numerada en la Secretaría General, quien remitirá una (1) copia a la Dirección de Gestión Humana y una (1) copia a la Dirección de Financiera por medio electrónico.
Las comisiones de servicios de los Directores Regionales que se ejecuten por fuera de su departamento serán autorizadas a través de resolución suscrita por el Director General o quien este haya delegado. La resolución de autorización será fechada y numerada en la Secretaria General, quien remitirá una (1) copia a la Dirección de Gestión Humana y una (1) copia a la Dirección de Financiera por medio electrónico.
En las Direcciones Regionales, las comisiones de servicios o de gastos de viaje serán autorizados a través de resolución suscrita por el funcionario delegado por el Director General, la cual será fechada y numerada en la respectiva regional o en la Sede de la Dirección General, según corresponda. Copia de la resolución será remitida a la Coordinación Financiera o Administrativa y Financiera según el caso, así como a la Coordinación que desarrolle las funciones de Gestión Humana y la Dirección Administrativa para la expedición de los tiquetes.
La resolución que autoriza la comisión de servicios o de gastos de viaje deberá contener como mínimo: Nombre e identificación del servidor público, cargo, asignación mensual, objeto, lugar y término de la comisión, valor de viáticos por días pernoctados y no pernoctados e imputación presupuestal. Se incluirán los gastos de transporte terrestre, fluvial, marítimo, aéreo, cuando los tiquetes no sean suministrados por el Instituto y los gastos de desplazamiento en los eventos previstos en el presente acto administrativo.
PARÁGRAFO 1. Tratándose de contratistas, la resolución será de reconocimiento de gastos de viaje y/o gastos de desplazamiento y contendrá la misma información que la de Comisión para servidores públicos, incluido el número del contrato.
PARÁGRAFO 2. En ningún caso se podrá expedir resolución de autorización de comisión de servicios y/o de gastos de viaje sin previo certificado de disponibilidad presupuestal.
PRORROGA DE COMISIONES O DE GASTOS DE VIAJE.
ARTÍCULO 12. PRÓRROGAS. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Cuando en cumplimiento de una comisión de servicios o de gastos de viaje se determine que la duración inicialmente concedida no es suficiente para cumplir a cabalidad el objetivo propuesto, o cuando por motivos de fuerza mayor, el comisionado o contratista deba permanecer en el lugar de la comisión por un tiempo adicional al aprobado, podrá concederse prórroga.
ARTÍCULO 13. APROBACIÓN DE LAS PRÓRROGAS. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> La solicitud de prórroga deberá realizarse con anticipación al vencimiento de la comisión de servicios o de gastos de viaje, por parte del comisionado o contratista o por quien programó la comisión, previo visto bueno del respectivo jefe inmediato o supervisor del contrato, explicando claramente los motivos de la prórroga, justificando el tiempo invertido y el requerido para culminarla, previa expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
PARÁGRAFO. Las prórrogas de las comisiones o de los gastos de viaje deberán remitirse con el proyecto de resolución, a la misma dependencia que expidió la aprobación de la comisión inicial, la cual por necesidades del servicio o por no encontrar justificada la solicitud, podrá objetarla.
Una vez suscrita la resolución por el funcionario competente, se deberá realizar el trámite correspondiente para la expedición del Registro Presupuestal, con antelación al tiempo de vencimiento de la comisión o de los gastos de viaje.
COMISIONES O GASTOS DE VIAJE EXCEPCIONALES.
ARTÍCULO 14. COMISIONES NO PROGRAMADAS. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Cuando por estrictas necesidades del servicio deban realizarse comisiones de servicio o gastos de viaje no contempladas en la programación y que sean de inaplazable cumplimiento, en la Sede de la Dirección General, los Directores. Subdirectores y Jefes de Oficina remitirán con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles, la justificación, así como el proyecto de resolución a la Dirección de Gestión Humana, dependencia que verificará su contenido y de considerarlo pertinente, tramitará el acto administrativo para firma del Director General o a quien este haya delegado.
En las Direcciones Regionales, cuando por necesidades del servicio deban realizarse comisiones de servicio o gastos de viaje no contempladas en la programación, que sean de inaplazable cumplimiento y por fuera del territorio de su jurisdicción, el Director Regional o los Coordinadores Administrativos remitirán con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles la justificación, así como el proyecto de resolución a la Dirección de Gestión Humana para que dicha dependencia gestione ante el Director General o a quien este haya delegado, la autorización de la comisión de servicios o los gastos de viaje, según corresponda.
En caso que las comisiones de servicio o gastos de viaje excepcionales se desarrollen dentro del territorio de la jurisdicción de la Regional, los Coordinadores Administrativos deberán velar porque el trámite se surta con la antelación necesaria que permita emitir el respectivo acto administrativo con el amparo presupuestal pertinente.
ARTÍCULO 15. CONVENIOS ESPECIALES. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Las comisiones de servicios o los gastos de viaje que deban realizar las personas que prestan servicios en la Sede de la Dirección General o en las Direcciones Regionales, vinculadas a través de convenios especiales con otras entidades, se presentarán a la Dirección de Gestión Humana en la Sede de la Dirección General o ante la Coordinación que haga sus veces en la Dirección Regional, dentro de los quince (15) días calendario anteriores a la fecha en que deban realizarse, para surtir el tramite previsto en esta resolución.
PARÁGRAFO. Cuando el ICBF requiera autorizar viáticos o gastos de viaje a personas que estén desempeñando o prestando servicios de la misión institucional, vinculados en virtud de convenios especiales o contratos con personas jurídicas, éstos se reconocerán de manera equivalente a las tarifas establecidas para los servidores públicos y contratistas del Instituto, en los términos señalados en el convenio o contrato.
ARTÍCULO 16. RECURSOS INSUFICIENTES. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Cuando las Direcciones Regionales no cuenten con recursos suficientes para sufragar las comisiones o los gastos de viaje de sus servidores o contratistas, solicitarán el respectivo traslado presupuestal, para lo cual deberán seguir el procedimiento para solicitud, control y registro de las modificaciones presupuestales.
ARTÍCULO 17. COMISIONES AL EXTERIOR. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Las comisiones de servicio al exterior y los gastos correspondientes, se otorgarán mediante resolución motivada suscrita por el Director General, o por quien éste delegue, previa autorización concedida por el Director del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
La solicitud deberá presentarse a la Dirección de Gestión Humana con una antelación no menor de quince (15) días hábiles a la fecha en que deba realizarse la comisión, y debe venir acompañada de los soportes que fundamenten la comisión.
Una vez recibida la solicitud de comisión y los soportes necesarios, la Dirección de Gestión Humana remitirá la documentación a la Dirección General o su delegado con el fin de tramitar la autorización ante el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
Los actos que autoricen estas comisiones, señalarán claramente el objeto de la misma y los viáticos aprobados de conformidad con las disposiciones legales, e indicarán el término de duración de las mismas, así como la persona o entidad que sufragará los pasajes cuando a ello hubiere lugar, previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente. Este último requisito no se exigirá, cuando la comisión no demande erogaciones del Tesoro.
En ningún caso, a las personas que se les otorgue comisión de servicios, de conformidad con las presentes disposiciones, se les podrá otorgar gastos de representación.
PARÁGRAFO 1. Las comisiones al exterior realizadas por el Director General deberán ser autorizadas por el Director del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
PARÁGRAFO 2. Las comisiones para cumplir compromisos en representación del Gobierno colombiano, con organismos o entidades internacionales de las cuales Colombia haga parte, deberán comunicarse previamente al Ministerio de Relaciones Exteriores, con el fin de actuar coordinadamente en el exterior y mejorar la gestión diplomática del Gobierno. Las que tengan por objeto negociar o tramitar empréstitos requerirán autorización previa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
ARTÍCULO 18. GASTOS DE VIAJE AL EXTERIOR. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Las autorizaciones para reconocer los gastos de viaje al exterior de los contratistas de la Entidad se otorgarán mediante resolución motivada suscrita por el Director General, o por quien éste delegue, previa justificación suscrita por el respectivo supervisor del contrato, avalada por el Director, Subdirector y/o Jefe de Oficina que corresponda, en la cual se detalle las actividades a realizar y la relación de dichas actividades con el objeto y las obligaciones contractuales.
Dicha información, así como el proyecto de resolución deberá ser remitida con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles, a la Dirección de Gestión Humana, dependencia que verificará su contenido y de considerarlo pertinente, tramitará el acto administrativo para firma del Director General o a quien este haya delegado.
ARTÍCULO 19. COMISIONES AL EXTERIOR PARA ACEPTAR CARGOS, HONORES O RECOMPENSAS DE GOBIERNOS EXTRANJEROS U ORGANISMOS INTERNACIONALES. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Las comisiones para aceptar cargos, honores o recompensas de gobiernos extranjeros u organismos internacionales se otorgarán mediante resolución motivada suscrita por el Director General, o por quien éste delegue, previa autorización concedida por el Director del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
La solicitud deberá presentarse a la Dirección de Gestión Humana con una antelación no menor de quince (15) días hábiles a la fecha en que deba realizarse la comisión, y debe venir acompañada de la invitación del organismo extranjero o entidad, agenda a realizar y demás soportes que fundamenten la invitación.
Una vez recibida la solicitud de comisión y los soportes necesarios, la Dirección de Gestión Humana gestionará la documentación ante la Dirección General o su delegado, con el fin de tramitar la autorización ante el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
TRAMITE PARA COMISIONES O GASTOS DE VIAJE.
ARTÍCULO 20. RESPONSABILIDAD. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> En la Sede de la Dirección General, la Dirección de Gestión Humana será la dependencia responsable del trámite de las comisiones de servicios o de los gastos de viaje. Para tal efecto deberá adelantar directamente las gestiones que esta resolución establece y coordinar con la Dirección Financiera la expedición del Registro Presupuestal de manera oportuna, así como con la Dirección Administrativa la expedición de los respectivos pasajes aéreos si a ello hubiere lugar.
En las Direcciones Regionales, la Coordinación Administrativa y Financiera, Administrativa o de Gestión Humana, según corresponda, será la dependencia responsable del trámite de las comisiones de servicios o de los gastos de viaje, y deberá coordinar con la Dirección de Gestión Humana la autorización de las comisiones de servicios o de los gastos de viaje cuando se desarrollen fuera de su departamento, así como con la Dirección Administrativa la expedición de los respectivos pasajes aéreos, si a ello hubiere lugar.
PARÁGRAFO. Cada dependencia de la Sede de la Dirección General, o, Regional será la responsable de tramitar el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal previo a la solicitud de la comisión.
ARTÍCULO 21. ACTIVIDADES. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> El personal asignado por la Dirección de Gestión Humana, o por la Coordinación competente en las Direcciones Regionales, para adelantar este trámite, tendrá a su cargo las siguientes actividades:
a) Recibir la programación de comisiones o de los gastos de viaje y sus modificaciones, en medio impreso y digital vía correo electrónico, en el formato establecido para el efecto.
b) Verificar que la programación se ajuste a las funciones de cada dependencia y a la necesidad de la labor que se pretende realizar, para evitar la duplicidad de actividades.
c) Analizar que la programación esté concebida, en forma tal que se propenda por la racionalidad en la utilización de los recursos humanos y financieros.
d) Exigir que las comisiones de servicio o los gastos de viaje sean tramitados de acuerdo con los procedimientos internos implementados.
e) Tramitar ante la dependencia competente, la suscripción de la resolución que aprueba la comisión o autorización de gastos de viaje.
f) Tramitar con la debida antelación ante el área financiera la expedición del Registro Presupuestal antes de efectuarse el desplazamiento.
g) Informar a la respectiva dependencia las observaciones respecto de comisiones o gastos de viaje, no aprobadas.
h) Controlar en el formato de programación de comisiones o de gastos de viaje, los valores y demás información respecto de la comisión.
i) Mantener actualizada la información de las comisiones o los gastos de viaje realizadas, utilizando para el efecto la información registrada en el formato de programación de comisiones o de gastos de viaje.
j) Coordinar con la Dirección Administrativa la expedición de los respectivos pasajes aéreos si a ello hubiere lugar.
k) Las demás que sean procedentes y necesarias para el trámite efectivo y control de las comisiones de servicio.
PARÁGRAFO. La Dirección Administrativa gestionará, obtendrá y entregará al comisionado o al contratista los pasajes aéreos correspondientes, cuando a esto hubiere lugar En ningún caso se podrán expedir pasajes aéreos sin resolución previa que autorice el desplazamiento.
ARTÍCULO 22. REGISTRO PRESUPUESTAL. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> El Coordinador del Grupo Financiero en la Sede de la Dirección General o el encargado del área Financiera en las Direcciones Regionales, procederá a expedir el registro presupuestal una vez reciba la resolución que autoriza la comisión o los gastos de viaje.
ARTÍCULO 23. CANCELACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Cuando no hubiera sido posible llevar a cabo una comisión autorizada, la Subdirección General, la Secretaría General, los Directores, Subdirectores o los Jefes de Oficina en la Sede de la Dirección General o los Coordinadores en las Direcciones Regionales, deberán solicitar dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición de la resolución, de manera justificada y adjuntando el proyecto de acto administrativo, la cancelación de la comisión o los gastos de viaje ante la Dirección de Gestión Humana, la Dirección Regional o la Secretaria General, según corresponda, quien dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, suscribirá la respectiva resolución y remitirá copia de la misma al área financiera.
LIQUIDACIÓN DE COMISIONES Y GASTOS DE VIAJE.
ARTÍCULO 24. FACTORES PARA LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS O GASTOS DE VIAJE. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Para determinar el valor de los viáticos de los servidores públicos, se tendrá en cuenta la asignación básica mensual y los incrementos de salario por antigüedad.
Para determinar el valor de los gastos de viaje, se tendrá en cuenta el valor de los honorarios mensuales pactados en el respectivo contrato, cuyo tope máximo será el equivalente a la asignación básica vigente para el nivel directivo grado 21.
ARTÍCULO 25. TARIFAS. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> El valor de los viáticos o de los gastos de viaje ocasionados por comisiones de servicio de servidores públicos o por viajes de contratistas, se reconocerá con base en las escalas establecidas para el efecto por el decreto anual expedido por el Gobierno Nacional y las normas que lo reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan, aplicadas de acuerdo con las siguientes tarifas:
Tarifa A: Comisiones con destino a capitales de departamento, ciudades, municipios o corregimientos fronterizos. Esta tarifa se liquidará al 100% del tope máximo establecido en la escala de viáticos que anualmente decreta el Gobierno Nacional.
Tarifa B: Comisiones con destino a municipios restantes. Esta tarifa se liquidará al 85% del tope máximo establecido en la escala de viáticos que anualmente decreta el Gobierno Nacional.
Tarifa C: Comisiones con distancias inferiores o iguales a 50 Km por fuera del perímetro urbano de la sede habitual de trabajo o lugar de ejecución contractual. Esta tarifa se liquidará como se describe en el artículo siguiente.
ARTÍCULO 26. LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS O DE GASTOS DE VIAJE DE LA TARIFA COMPLEMENTARIA C - DISTANCIAS INFERIORES A 50 KILOMETROS DEL PERÍMETRO URBANO DE LA SEDE HABITUAL DE TRABAJO O LUGAR DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Cuando la comisión de servicios o las gastos de viaje se autorice a distancias inferiores o iguales a Km del perímetro urbano de la sede habitual de trabajo o del lugar de ejecución del contrato, el reconocimiento de viáticos o de gastos de viaje, según sea el caso, se hará teniendo en cuenta los rangos definidos en la siguiente tabla, que serán multiplicados por el porcentaje de reconocimiento respectivo:
| De | a | Valor Hasta | Porcentaje de Reconocimiento |
| $ 0 | $ 971.455 | $ 88.107 | |
| $ 971.456 | $ 1.526.549 | $ 120.415 | |
| $ 1.526.550 | $ 2.038.486 | $ 146.105 | |
| $ 2.038.467 | $ 2.585.544 | $ 170.009 | |
| $ 2.585.545 | $ 3.122.581 | $ 170.009 | |
| $ 3.122.582 | $ 4.709.326 | $ 170.009 | 50% |
| $ 4.709.327 | $ 6.582.017 | $ 170.009 | |
| $ 6.582.018 | $ 7.815.231 | $ 170.009 | |
| $ 7.815.232 | $ 9.620.842 | $ 170.009 | |
| $ 9.620.843 | $ 11.633.442 | $ 170.009 | |
| $ 11.633.443 | En adelante | $ 170.009 | |
PARÁGRAFO. Los rangos previamente citados corresponden a los establecidos mediante el Decreto No. 231 del 12 de febrero de 2016, por lo tanto serán ajustados automáticamente conforme la norma aludida se vea modificada y/o actualizada por el Gobierno Nacional.
ARTÍCULO 27. FACTORES PARA LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE DESPLAZAMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Los gastos en que incurran los comisionados o contratistas, por el desplazamiento a las terminales aéreas que a continuación se relacionan, serán reconocidos por el ICBF para cada uno de estos trayectos (ida y regreso), teniendo en cuenta los factores que se detallan en la siguiente tabla, que serán multiplicados por el Salario Mínimo Diario Legal Vigente:
| REGIONAL | Factor de Salario Mínimo Diario Legal Vigente |
| Antioquia | 1.63 |
| Atlántico | 1.31 |
| Bogotá | 0.95 |
| Córdoba | 1.19 |
| Magdalena | 1.3 |
| Norte de Santander | 1,4 |
| Quindío | 1.87 |
| Santander | 1.87 |
| Sucre | 1.63 |
| Valle | 2.8 |
| Nariño | 0.75 |
| Putumayo | 0.94 |
PARÁGRAFO 1. Cuando el transporte sea suministrado por el ICBF o no se cause el gasto, no habrá lugar al pago de que trata el presente artículo.
PARÁGRAFO 2. No habrá lugar al reconocimiento de este gasto para los funcionarios que tienen asignado vehículo del Instituto.
PARÁGRAFO 3. Cuando se autorice la comisión de servicios o los gastos de viaje a un grupo de servidores públicos o de contratistas a un mismo lugar, cuyos desplazamientos se realicen en grupo, se reconocerán los gastos de desplazamiento a uno solo de ellos. En la resolución que autorice la comisión de servicios o los gastos de viaje, se determinará la persona a quien se reconocerán dichos gastos.
ARTÍCULO 28. FACTORES PARA LIQUIDACIÓN DE LOS GASTOS DE TRANSPORTE. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Los gastos de transporte se liquidarán conforme al anexo No 1 “Relación de Precios y Distancias de Transporte Intermunicipal”, que hace parte integral de la presente resolución.
PARÁGRAFO 1. El ICBF no reconocerá gastos de transporte para: i) transporte expreso; ii) pago de combustibles; iii) peajes; iv) transportes especiales; y, v) alquiler de vehículos.
PARÁGRAFO 2. En situaciones excepcionales, el ICBF autorizará el pago de transporte expreso cuando ello se justifique en:
- Afectación grave del orden público en la ciudad de origen o de destino;
- Cuando no exista transporte público al destino.
Para proceder a la autorización del transporte expreso, hasta por el monto correspondiente a siete (7) salarios mínimos diarios legales vigentes, se requiere: (i) en las Direcciones Regionales la aprobación previa por parte del Coordinador Administrativo; (ii) en la Sede de la Dirección General, la aprobación previa del Director del área. Si el monto supera la suma de siete (7) salarios mínimos diarios legales vigentes, se requerirá además, la aprobación por parte del respectivo Director Regional o del Director de Gestión Humana, según corresponda a la Regional o a la Sede de la Dirección General.
PARÁGRAFO 3. Cuando el transporte sea suministrado por el ICBF o no se cause el gasto, no habrá lugar al pago de que trata el presente artículo.
PARÁGRAFO 4. No habrá lugar al reconocimiento de este gasto para los funcionarios que tienen asignado vehículo del Instituto.
LEGALIZACIÓN DE COMISIONES Y GASTOS DE VIAJE.
ARTÍCULO 29. INFORME DE COMISIÓN O DE GASTOS DE VIAJE. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Todo servidor público o contratista deberá presentar el informe respectivo ante su jefe inmediato o supervisor del contrato, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su culminación. Los jefes inmediatos o supervisores de los contratos, adelantarán el seguimiento y evaluación de las comisiones realizadas, mediante el análisis de los informes de comisión y su comparación con los objetivos pretendidos en la programación.
Revisado y aprobado el informe de comisión, el jefe inmediato o el supervisor del contrato, expedirá una certificación en donde conste la entrega del informe.
PARÁGRAFO. Los informes de comisión correspondientes a los servidores públicos y contratistas del Despacho de la Dirección General, así como de los directivos y asesores que dependan del mismo, serán presentados ante la Secretaría General del ICBF, con excepción de quienes estén desempeñando los cargos de Subdirector General y Secretario General, los cuales deberán presentar el informe ante el (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
ARTÍCULO 30. PLAZO. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión o del viaje, el servidor público o contratista, deberá legalizarla, ante la respectiva área financiera.
ARTÍCULO 31. LEGALIZACIÓN DE LA COMISIÓN O DE GASTOS DE VIAJE. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Para efectos de legalizar la comisión o los gastos de viaje y realizar los pagos a que haya lugar, el servidor público o contratista, una vez cumplida la comisión deberá presentar ante la Coordinación del Grupo Financiero en la Dirección General o ante el área Financiera correspondiente en las Direcciones Regionales, los siguientes documentos:
a. Relación de los gastos de comisión o de los gastos de viaje en el que se incluyan los gastos de transporte y los gastos de desplazamiento, con sus respectivos soportes, los cuales deberán estar avalados por el jefe inmediato o supervisor del contrato según corresponda.
b. Certificación expedida por el Jefe Inmediato o Supervisor del contrato en donde conste la entrega del informe de comisión. Esta certificación será expedida por la Secretarla General para los informes de comisión de los servidores públicos y contratistas del Despacho de la Dirección General, así como para el personal Directivo y Asesor que dependa del mismo, con excepción de quienes estén desempeñando los cargos de Subdirector General y Secretario General, cuya certificación será expedida por el (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
c. Copia de la resolución que ordenó la comisión y el reconocimiento de viáticos para los servidores públicos y los gastos de viaje para los contratistas, así como las resoluciones modificatorias, aclaratorias y de prórroga, si las hubiere.
d. Recibo de pago expedido por la Agencia de Viajes o la aerolínea, sólo en el caso en que el servidor público o contratista haya cancelado el valor de los tiquetes y así haya sido autorizado en la resolución correspondiente.
e. Certificado de permanencia donde conste la presencia del servidor público o contratista en el lugar de la comisión.
Los certificados de permanencia deberán ser suscritos por los siguientes servidores públicos:
§ En la Sede de la Dirección General: El Jefe de la dependencia en la cual se desarrolle el objeto de la comisión, o en su defecto, el Subdirector o Coordinador del Grupo Interno de Trabajo involucrado con el objeto de la comisión.
§ En las Direcciones Regionales: Por el Director Regional y en su ausencia el Coordinador del Grupo Administrativo y Financiero, Administrativo o de Gestión Humana, según corresponda.
§ En los Centros Zonales: Por el Coordinador del Centro Zonal o por la autoridad municipal competente.
Si el objeto de la comisión se desarrolla en entidades diferentes al Instituto, no siendo factible la certificación por parte del Director Regional o del Coordinador del Centro Zonal, el certificado de permanencia, lo podrá firmar el jefe o responsable de la dependencia u oficina donde se cumplió la comisión.
Se exceptúa de este requisito al (la) Director(a) General y en los casos previstos por los artículos 17 y 18 de la presente Resolución.
PARÁGRAFO 1. Cumplidos los anteriores requisitos, el servidor público o contratista deberá entregar a la Dirección Administrativa de la Dirección General o a la Coordinación que corresponda en las Direcciones Regionales, los pasabordos originales, los cuales servirán como soporte de las facturas expedidas por el contratista que suministre los pasajes aéreos.
PARÁGRAFO 2. Una vez legalizada la comisión o los gastos de viaje, el valor por concepto de éstos, será pagado por transferencia electrónica para los servidores públicos, a través de las cuentas de pago de nómina y para los contratistas se consignará en el número de cuenta que suministre para el efecto y de la cual él sea el titular.
PARÁGRAFO 3. La Coordinación del Grupo Financiero en la Sede de la Dirección General o las áreas financieras en las Direcciones Regionales, mensualmente, enviarán a la Dirección de Gestión Humana, o a la Coordinación responsable en las Direcciones Regionales, el reporte de las comisiones que no han sido legalizadas.
PARÁGRAFO 4. En todo caso, a 31 de diciembre de cada año, las comisiones autorizadas en el año deben haber sido legalizadas.
ARTÍCULO 32. RESTRICCIONES. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> No podrá otorgarse comisión alguna a servidores públicos o contratistas que tengan pendiente por legalizar tres (3) comisiones o gastos de viaje anteriores.
DISPOSICIONES VARIAS.
ARTÍCULO 33. PAGOS POR CAJA MENOR. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Los viáticos, gastos de viaje, de transporte y de desplazamiento para comisiones al interior y exterior, urgentes e imprescindibles, pueden reconocerse y pagarse por la Caja Menor de la Dirección de Gestión Humana en la Sede de la Dirección General, cuando exista disponibilidad de recursos y en todo caso se haya emitido previamente la resolución que autorice la comisión de servicio o los gastos de viaje.
PARÁGRAFO. Los pagos que se efectúen con cargo a la Caja Menor deberán estar soportados con la respectiva resolución, en la que debe constar la información referida en el inciso cuarto del artículo 11 de la presente resolución.
Al momento de realizar el pago se deberán aplicar los descuentos de ley a que haya lugar, de conformidad con lo establecido en las disposiciones tributarias vigentes.
ARTÍCULO 34. GASTOS ADICIONALES QUE SE GENEREN CON OCASIÓN DE LOS TRASLADOS DE MENORES DE EDAD EN SITUACIÓN DE PROTECCIÓN DEL ICBF. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Si el objeto de la Comisión de Servicios o Gastos de Viaje es para acompañar el traslado de Niño, Niña o Adolescente bajo la protección del ICBF, la resolución de autorización de la comisión de servicios o de los gastos de viaje deberá contener la suma correspondiente a los gastos que se generen, según corresponda, para cubrir alojamiento, manutención y transporte del Niño, Niña o Adolescente durante el tiempo que éste permanezca bajo la custodia del servidor público o contratista, de la siguiente manera:
| Gasto | Factor de Salario Mínimo Diario Legal Vigente |
| Alojamiento | 638 |
| Manutención | 1.03 |
Estos gastos solo se reconocerán en los casos en que el programa o el convenio bajo el que se encuentra amparado el menor no haya asumido tales estipendios.
La liquidación de los gastos de transporte se efectuará conforme a lo establecido en el artículo 28 de la presente resolución.
ARTÍCULO 35. FORMATOS. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Durante el mes siguiente a la entrada en vigencia del presente acto administrativo, la Dirección de Gestión Humana, con la participación de la Dirección Administrativa, la Dirección Financiera y la Subdirección de Mejoramiento Organizacional deberá adelantar las gestiones pertinentes para que se encuentren disponibles los formatos necesarios para la autorización de comisiones de servicios y el reconocimiento y pago de viáticos, gastos de transporte y gastos de viaje a los servidores públicos y contratistas del ICBF, con el fin de que los mismos hagan parte del Sistema Integrado de Gestión - SIGE.
ARTÍCULO 36. RÉGIMEN DE TRANSICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> Las comisiones y gastos de viaje que a la fecha de expedición de la presente resolución se encuentren autorizadas por programación o de manera excepcional, se cumplirán y legalizarán de acuerdo con las tarifas, criterios y procedimientos establecidos en la Resolución 4040 de 2012 y en las resoluciones que las hayan autorizado.
ARTÍCULO 37. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 6868 de 2016> <Artículo corregido por el artículo 1 de la Resolución 2010 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> La presente resolución rige a partir de su expedición, deroga todas las normas que le sean contrarias, en especial las Resoluciones No. 4040 y No. 6969 de 2012 y No. 6018 de 2014.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los 26 FEB 2016
CRISTINA PLAZAS MICHELSEN
Directora General
RELACIÓN DE PRECIOS Y DISTANCIAS DE TRANSPORTE INTERMUNICIPAL.
| Macro- reglón | REGIONAL | Lejano o cercano | Municipio | Precio pasaje Bus- Trayectos ida y vuelta | Distancia en Km | Costo por Km | Valor único por km |
| 1 | Amazonas | Lejano | N D | Reqimen especial | |||
| 1 | Amazonas | Cercano | N D | Reqimen especial | |||
| 1 | Arauca | Lejano | Cravo Norte | $ 90 000 | 137 | $ 657 | $532 |
| 1 | Casanare | Lejano | La salina | $102 000 | 229 | $ 445 | $434 |
| i | Casanare | Cercano | Aguazul | $ 9 000 | 27 | $ 333 | |
| i | Guarnía | lejano | Campo Alegre | Réqimen especial | 270 | ||
| i | Guarnía | Cercano | Coayare | Régimen especial | 15 | ||
| 1 | Guawiare | Lejano | Calamar-casco urbano | Reqimen especial | 120 | ||
| i | Giiawiare | Cercano | Retorno casco urbano | Régimen especial | 53 | ||
| 1 | Meta | Leiano | La Macarena | $ 464 200 | 1049 | $ 443 | $447 |
| 1 | Meta | Cercano | Restrepo | $ 12.000 | 16 | $ 750 | |
| 1 | Norte de Santander | Lejano | Cachira | $ 105.000 | 316 | $ 332 | |
| 1 | Norte de Santander | Cercano | San Cayetano | $ 15 000 | 18 | $833 | $359 |
| 1 | Santander | Lejano | Macaravita | $330.000 | 194 | $ 1 .701 | $ 1 566 |
| 1 | Santander | Cercano | Lebrija | $8 000 | 21 | $ 291 | |
| 1 | Vaupés | Lejano | ND. | Régimen especial | |||
| 1 | Vaupés | Cercano | N.D | Régimen especial | |||
| 1 | Vichada | Lejano | Cumaribo | $550.000 | 756 | $728 | $ 733 |
| 1 | Vichada | Cercano | La Primavera | $300.000 | 404 | $ 743 | |
| 2 | Antioquia | Lejano | Arboletes | $160 000 | 475 | $ 337 | $339 |
| 2 | Antioquia | Cercano | Bello | $5 000 | 12 | $427 | |
| 2 | Caldas | Leiano | Samana | $90 000 | 178 | $505 | S 476 |
| 2 | Caldas | Cercano | Chinchina | $6 000 | 24 | $255 | |
| 2 | Quindío | lejano | Génova | $8 900 | 54 | $ 165 | $ 181 |
| Quindío | Cercano | Calarcá | $1 800 | 5 | $ 360 | ||
| 2 | Risaralda | Lejano | Quinchía | $32.000 | 110 | $ 291 | $ 298 |
| 2 | Risaralda | Cercano | Santa Rosa de Cabal | $ 5 000 | 14 | $ 357 | |
| 3 | Bogotá | Lejano | Girardot | $ 30.000 | 135 | $ 222 | $265 |
| 3 | Bogotá | Cercano | Soacha | $ 10.000 | 16 | $625 | |
| 3 | Boyacá | Lejano | Puerto Boyacá | $128 000 | 272 | $470 | $ 467 |
| 3 | Boyacá | Cercano | Motavita | $1 700 | 5 | $315 | |
| 3 | Caquetá | Lejano | San Vicente del Caguán | $27.000 | 150 | $ 180 | $ 199 |
| 3 | Caqueta | Cercano | Morelia | $7 000 | 21 | $333 | |
| 3 | Cundinamarca | Lejano | Bettran | $46 000 | 212 | $217 | $ 219 |
| 3 | Cundinamarca | Cercano | Mosquera | $8 000 | 25 | $240 | |
| 3 | Huila | Lejano | San Agustín | $24. 000 | 21 | $ 264 | $339 |
| 3 | Huila | Cercano | Rivera | $ 24.000 | 148 | $ 1.143 | |
| 3 | Putumayo | Lejano | San Miguel | $35 000 | 148 | $236 | $252 |
| 3 | Putumayo | Cercano | Villagarzón | $6 000 | 15 | $400 | |
| 3 | Tolima | Lejano | Planadas | $82.000 | 231 | $355 | $365 |
| 3 | Tolima | Cercano | Cajamarca | $15 000 | 35 | $429 | |
| 4 | Atlántico | Lejano | Repelón | $24 000 | 85 | $282 | $321 |
| 4 | Atlántico | Cercano | Soledad | $3600 | 1 | $ 3.600 | |
| 4 | Bolívar | ; eia-o | Cantaqallo | $300.000 | 680 | $441 | $441 |
| 4 | Bolívar | Cercano | Turbaco | $4 000 | 10 | $400 | |
| 4 | Cesar | Leiano | San Alberto | $76 000 | 339 | $224 | $241 |
| 4 | Cesar | Cercano | La Paz | $10 000 | 18 | $556 | |
| 4 | Córdoba | Lejano | Montelíbano | $60.000 | 120 | $500 | $548 |
| 4 | Córdoba | Cercano | Cerete | $14 000 | 15 | $933 | |
| 4 | La Guajira | Lejano | Maicao | $40 000 | 74 | $ 541 | $ 309 |
| 4 | Magdalena | Lejano | El Banco | $100 000 | 303 | $ 330 | $327 |
| 4 | Magdalena | Cercano | Ciénaga | $10.000 | 33 | $303 | |
| 4 | San Andrés y Providencia | Providencia | $355 000 | 90 | $3 944 | ||
| 4 | San Andrés y Providencia | Cercano | No aplica | ||||
| 4 | Sucre | Lejano | San marcos | $48000 | 103 | $466 | $482 |
| 4 | Sucre | Cercano | Morros | $8 000 | 13 | $611 | |
| 5 | Cauca | Lejano o | PIAMONTE | $260 000 | 229 | $ 1.135 | $ 1 106 |
| 5 | Cauca | Cercano | TIMBIO | $12 000 | 17 | $706 | |
| 5 | Choco | Leiano | San José del Palmar | $322 000 | 1579 | $204 | $204 |
| 5 | Choco | Cercano | Municipio del Atrato | $5 000 | 25 | $200 | |
| Nariño | Lejano | Barbacoas | $ 90.000 | 210 | $429 | $445 | |
| 5 | Nariño | Cercano | Nariño | $12.000 | 19 | $632 | |
| 5 | Valle | Lejano | Calcedonia | $44 000 | 175 | $251 | $258 |
| 5 | Valle | Cercano | Yumbo | $6 000 | 19 | $316 | |
Régimen Especial: Corresponde con aquellos trayectos que se hacen vía fluvial o aérea
* Precio registrado para transporte aéreo