RESOLUCIÓN 6868 DE 2016
(julio 14)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022>
Por la cual se reglamenta el trámite de comisiones de servicios y autorizaciones para el desplazamiento de contratistas, al interior y exterior del país, en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras y se dictan otras disposiciones
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el literal b) del artículo 28 de la Ley 7o de 1979, y en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 7o de 1979, “Por la cual se dictan normas para la protección de la Niñez, se establece el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, se reorganiza el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se dictan otras disposiciones", establece como función del Director General, entre otras, dictar los actos, realizar las operaciones y celebrar los contratos para el cumplimiento de las funciones del Instituto, conforme a las disposiciones legales y estatutarias.
Que mediante los Decretos 1042 de 1978 y 1083 de 2015 y sus actos modificatorios, el Gobierno Nacional ha dictado las disposiciones relativas al otorgamiento de comisiones de servicios y al reconocimiento y pago de viáticos de los servidores públicos.
Que los artículos 61 y 71 del Decreto 1042 de 1978, señalan que los empleados públicos que deban viajar dentro o fuera del país en comisión de servicios tendrán derecho al reconocimiento y pago de viáticos y gastos de transporte, destinados a reconocer a los empleados públicos los gastos de alojamiento, alimentación y transporte.
Que, mediante decreto el Gobierno Nacional fija anualmente las escalas de viáticos a que tienen derecho los funcionarios comisionados, de acuerdo con el lugar de la comisión y su remuneración.
Que el artículo 2 del Decreto 231 de 2016, facultó a los organismos y entidades para fijar el valor de los viáticos según la remuneración mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor.
Que el ICBF cuenta con contratistas para desarrollar actividades relacionadas con su misión y funcionamiento, los cuales requieren desplazarse a sitios diferentes del domicilio contractual para atender el objeto y obligaciones contractuales, gasto que no se encuentra incorporado dentro de los honorarios pactados, por lo que se requiere establecer la cuantía y el procedimiento para la autorización de su desplazamiento y transporte.
Que en virtud de los principios de eficacia, economía y celeridad dispuestos en el artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), según los cuales corresponde a las autoridades buscar que los procedimientos logren su finalidad; y se pueda proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y los recursos y asegurar que los procedimientos se adelanten dentro de los términos legales y sin dilataciones injustificadas, es necesario ajustar el procedimiento administrativo establecido en la Resolución No. 1650 del 26 de febrero de 2016, que reglamentó en el ICBF el procedimiento para la autorización de comisiones de servicios y el reconocimiento y pago de viáticos, gastos de transporte y gastos de viaje a los servidores públicos y contratistas.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DEFINCIONES.
ARTÍCULO 1. DEFINICIONES. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Establecer para lo pertinente, las siguientes definiciones:
1.1. COMISIÓN DE SERVICIOS. Un servidor público o contratista del ICBF se encuentra en comisión de servicios cuando, por acto administrativo deba ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes del empleo del que es titular.
1.2. SEDE O LUGAR HABITUAL DE TRABAJO. Se entiende por sede o lugar habitual de trabajo, el perímetro o límite territorial del municipio o localidad donde se encuentra situada la dependencia a la cual ha sido asignado el servidor público o contratista del Instituto y en la que presta sus servicios de forma regular.
1.3. VIÁTICOS. Es el reconocimiento en dinero a los servidores públicos del Instituto de los gastos de alojamiento y alimentación en que puedan incurrir, cuando previo acto administrativo deban desempeñar funciones en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo.
1.4. RESOLUCIÓN DE COMISIÓN DE SERVICIOS. Se denominará resolución de comisión al acto administrativo mediante el cual se otorga una comisión de servicios al servidor del Instituto y el pago de los viáticos para la ejecución de la misma.
1.5. AUTORIZACIÓN PARA EL DESPLAZAMIENTO DE UN CONTRATISTA. Es la que se otorga al contratista del Instituto para que cumpla su objeto contractual en un lugar diferente al de la ejecución del contrato, siempre y cuando tenga incluida la cláusula mediante la cual se aprueba los gastos de desplazamiento.
1.6. GASTOS DE VIAJE. Es el reconocimiento en dinero que se hace a los contratistas del Instituto de los gastos de alojamiento y alimentación en que puedan incurrir, cuando previa autorización para el desplazamiento deban realizar actividades relacionadas con el objeto del contrato en un lugar diferente al de su ejecución.
1.7. GASTOS DE TRANSPORTE. Corresponde a los gastos de buses intermunicipales, taxis, colectivos, cuando previa resolución de comisión o de autorización para el desplazamiento, se deban desempeñar funciones o ejecutar actividades relacionadas con el objeto contractual en un lugar diferente a su sede o lugar habitual de trabajo, y el Instituto no suministre el servicio de transporte.
1.8. GASTOS DE TERMINALES. Es el reconocimiento económico que efectúa el ICBF a los servidores públicos o contratistas por el desplazamiento a las terminales aéreas o terrestres (ida y regreso), para el cumplimiento de una comisión de servicio por parte de un servidor público o de una autorización de desplazamiento que deba hacer un contratista.
1.9. TRANSPORTE ESPECIAL. Corresponde a aquel tipo de transporte no tradicional que es previamente autorizado y utilizado en lugares de difícil acceso, tales como semovientes, chalupa, lancha, entre otros.
1.10. TASAS Y CONTRIBUCIONES. Es el pago que se deba efectuar por concepto de contribuciones aeroportuarias como estampillas, tasas, tarjeta de entrada, entre otros.
TRÁMITE DE LAS COMISIONES DE SERVICIOS O DE LAS AUTORIZACIONES PARA EL DESPLAZAMIENTO DE CONTRATISTAS.
ARTÍCULO 2. RESPONSABILIDAD. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> La Dirección General, la Subdirección General, la Secretaría General, los Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina en la Sede de la Dirección General, y los Directores Regionales y Coordinadores Administrativos en las Direcciones Regionales, serán los responsables de programar las comisiones de servicios y las autorizaciones para desplazamientos de contratistas, teniendo en cuenta los principios de oportunidad, objetividad, eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad.
ARTÍCULO 3. PROGRAMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Para el trámite de las comisiones de servicios o de las autorizaciones para desplazamientos de contratistas, los responsables asignados en cada dependencia de la Sede de la Dirección General, deben entregar la programación de éstas el primer día hábil de cada semana, en la Dirección de Gestión Humana.
En las Direcciones Regionales se establecerá mediante procedimiento interno la periodicidad de la programación, la cual podrá ser mensual, quincenal o semanal, de acuerdo con las necesidades del servicio y buscando la eficiencia en la ejecución del procedimiento.
La programación debe presentarse en el formato que para tal fin se establezca e incluir la correspondiente justificación.
De igual manera debe adjuntarse los proyectos de resolución de comisiones de servicios o de autorizaciones para desplazamientos de contratistas, los cuales deben contener la información a que se hace referencia en el inciso cuarto del artículo 6o del presente acto administrativo.
PARÁGRAFO PRIMERO. La programación de las comisiones de servicios y de las autorizaciones para desplazamientos de contratistas, debe presentarse con mínimo siete (7) días hábiles de anterioridad para garantizar tarifas más económicas en los pasajes aéreos. Para que apliquen los descuentos no se pueden modificar las reservas.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Si la solicitud se tramita con menor tiempo al indicado en el parágrafo anterior, se deben justificar las causas del imprevisto. Lo anterior no aplica para el Director(a) General, Subdirector(a) General y Secretario(a) General.
ARTÍCULO 4. VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Corresponde a la Dirección de Gestión Humana realizar la respectiva verificación y análisis de la programación en la Sede de la Dirección General, y a la Coordinación que haga sus veces, en las Direcciones Regionales.
En caso de presentarse ajustes, la programación se devolverá a la dependencia CNI correspondiente, con el fin de que realicen las respectivas modificaciones tanto en el formato de programación de comisiones de servicios o de autorizaciones para desplazamientos de contratistas, como en los proyectos de resolución a que haya lugar.
OTORGAMIENTO DE COMISIONES DE SERVICIOS O DE AUTORIZACIONES PARA EL DESPLAZAMIENTO DE CONTRATISTAS.
ARTÍCULO 5. OTORGAMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> La facultad para otorgar una comisión de servicios será atendida conforme a las delegaciones efectuadas por el (la) Director (a) General mediante acto administrativo.
El reconocimiento de las autorizaciones para desplazamientos de los contratistas, se efectuará atendiendo las facultades de ordenación del gasto delegadas en el Manual de Contratación del ICBF.
PARÁGRAFO. La Dirección Administrativa de la Sede de la Dirección General tendrá a su cargo el manejo de los pasajes aéreos en lo que respecta a su trámite, entrega y legalización, salvo en aquellas Regionales que no queden incluidas dentro del contrato de suministro de tiquetes de la Sede de la Dirección General, caso en el cual será responsabilidad de cada Dirección Regional.
ARTÍCULO 6. RESOLUCIÓN DE COMISIÓN DE SERVICIOS O DE AUTORIZACIÓN PARA EL DESPLAZAMIENTO DE CONTRATISTAS. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> En la Sede de la Dirección General, las comisiones de servicios o de autorización para el desplazamiento de contratistas serán conferidas a través de resolución suscrita por el (la) Director (a) General o por quien éste haya delegado. Las comisiones de servicios de los Directores Regionales que se ejecuten por fuera de su Departamento serán autorizadas a través de resolución suscrita por el (la)
Director(a) General o por quien éste haya delegado.
El acto administrativo será fechado y numerado en la Secretaría General, quien remitirá por medio electrónico una (1) copia a la Dirección de Gestión Humana, una (1) copia a la Dirección Financiera para efectos del Registro Presupuestal y una (1) copia a la Dirección Administrativa para la expedición de los tiquetes.
En las Direcciones Regionales las comisiones de servicios o autorizaciones para el desplazamiento de contratistas serán otorgadas a través de resolución suscrita por el funcionario delegado por el (la) Director(a) General, la cual será fechada y numerada en la respectiva Regional o en la Sede de la Dirección General, según corresponda. Copia de la resolución será remitida a la Coordinación Financiera o Administrativa y Financiera según sea el caso, así como a la Coordinación que desarrolle las funciones de Gestión Humana y a la Dirección Administrativa para la expedición de los tiquetes.
La resolución que otorga la comisión de servicios o de autorización para el desplazamiento de contratistas, deberá contener como mínimo: Nombre e identificación del servidor público o contratista, cargo o número del contrato, asignación mensual u honorarios, objeto, lugar y término de la comisión o del desplazamiento, valor de viáticos o gastos de viaje por días pernoctados y no pernoctados e imputación presupuestal. Se incluirán los gastos de transporte terrestre, fluvial, marítimo, aéreo, cuando los tiquetes no sean suministrados por el Instituto, y los gastos de terminales y tasas aeroportuarias.
PARÁGRAFO.<Parágrafo modificado por el artículo 1 de la Resolución 9494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> En ningún caso se podrá expedir resolución de comisión de servicios o de autorización para el desplazamiento de contratistas sin previo certificado de disponibilidad presupuestal.
Para la expedición del registro presupuestal, deberá allegarse copia de la Resolución de comisión de servicios o de autorización para el desplazamiento de los contratistas a las áreas financieras, con mínimo un (1) día hábil de antelación al inicio de la comisión de servicios o de autorización para el desplazamiento de los contratistas.
PRÓRROGA DE COMISIONES DE SERVICIOS O DE AUTORIZACIONES PARA EL DESPLAZAMIENTO DE CONTRATISTAS.
ARTÍCULO 7. PRÓRROGA. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Cuando en cumplimiento de una comisión de servicios o de una autorización para el desplazamiento de contratistas se determine que la duración inicialmente concedida no es suficiente para cumplir a cabalidad el objeto propuesto, o cuando por motivos de fuerza mayor, el comisionado o contratista deba permanecer en el lugar de la comisión por un tiempo adicional al aprobado, podrá concederse prórroga.
ARTÍCULO 8. APROBACIÓN DE LA PRÓRROGA. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> La solicitud de prórroga deberá realizarse con anticipación al vencimiento de la comisión de servicios o de la autorización para el desplazamiento de contratistas, por parte del comisionado o contratista o por quien programó la comisión, previo visto bueno del respectivo jefe inmediato o supervisor del contrato, explicando los motivos de la prórroga, justificando el tiempo invertido y el requerido para culminarla.
PARÁGRAFO. La prórroga de la comisión de servicios o de la autorización para el desplazamiento de contratistas, deberá remitirse con el proyecto de resolución a la misma dependencia que expidió la aprobación de la comisión inicial, la cual podrá objetarla por necesidades del servicio o por no encontrar justificada la solicitud.
Una vez suscrita la resolución por el funcionario competente, deberá realizarse el trámite correspondiente para la afectación del Registro Presupuestal, con antelación al tiempo de vencimiento de la comisión de servicios o de la autorización para el desplazamiento de contratistas.
COMISIONES DE SERVICIOS O AUTORIZACIONES PARA EL DESPLAZAMIENTO DE CONTRATISTAS NO PROGRAMADAS O EXCEPCIONALES.
ARTÍCULO 9. COMISIONES DE SERVICIOS O AUTORIZACIONES NO PROGRAMADAS O EXCEPCIONALES. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 9494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando por estrictas necesidades del servicio deban realizarse comisiones de servicio o autorizaciones para el desplazamiento de contratistas no contempladas en la programación y que sean de inaplazable cumplimiento, se tramitarán de manera excepcional, para lo cual en la Sede de la Dirección General los Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina remitirán la justificación y el proyecto de resolución a la Dirección de Gestión Humana, con una antelación no inferior a dos (2) días hábiles antes del inicio de la comisión o desplazamiento.
En los casos de autorización de comisiones de servicios o desplazamiento de contratistas por eventos de fuerza mayor o caso fortuito, deberán tramitarse de inmediato por parte de las áreas correspondientes ante la Secretaría General, las Direcciones de Gestión Humana, Administrativa y Financiera los documentos con su respectiva justificación, de acuerdo con el formato establecido para tal fin. En todo caso para cumplir con dicha comisión de servicios o autorización de desplazamiento de contratistas se debe contar con el registro presupuestal previo que ampare dicha autorización.
PARÁGRAFO PRIMERO. En las direcciones regionales se aplicará el procedimiento anterior cuando las comisiones de servicios o autorizaciones para el desplazamiento de contratistas no contempladas en la programación y que sean de inaplazable cumplimiento se realicen por fuera del territorio de su jurisdicción.
PARAGRAFO SEGUNDO. En caso de que las comisiones de servicio o autorizaciones para el desplazamiento de contratistas, excepcionales, se desarrollen dentro del territorio de la jurisdicción de la Dirección Regional, los coordinadores administrativos deberán velar por que el trámite se surta con la antelación necesaria que permita emitir el respectivo acto administrativo con el amparo presupuestal pertinente.
ARTÍCULO 10. CONVENIOS ESPECIALES. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Las comisiones de servicios o las autorizaciones para el desplazamiento de contratistas que deban realizar las personas que prestan servicios en la Sede de la Dirección General o en las Direcciones Regionales, vinculadas a través de convenios especiales con otras entidades, se presentarán con siete (7) días hábiles de antelación a la Dirección de Gestión Humana en la Sede de la Dirección General o ante la Coordinación que haga sus veces en la Dirección Regional.
PARÁGRAFO. Cuando el ICBF requiera pagar viáticos o gastos de viaje a personas que estén desempeñando o prestando servicios de la misión institucional, en virtud de convenios especiales o contratos con personas jurídicas, éstos se reconocerán de manera equivalente a las tarifas establecidas para los servidores públicos y contratistas del Instituto, en los términos señalados en el convenio o contrato.
ARTÍCULO 11. DEROGACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS DE COMISIÓN DE SERVICIOS O DE AUTORIZACIÓN PARA EL DESPLAZAMIENTO DE CONTRATISTAS. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Cuando no se haya efectuado una comisión de servicio o un desplazamiento autorizado a contratistas, la Subdirección General, la Secretaría General, los Directores, Subdirectores o los Jefes de Oficina en la Sede de la Dirección General o los Coordinadores en las Direcciones Regionales, deberán solicitar, a más tardar, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición de la resolución, de manera justificada y adjuntando el proyecto de acto administrativo, la derogación de la comisión de servicios o autorizaciones para el desplazamiento de contratistas ante la Dirección de Gestión Humana, la Dirección Regional o la Secretaría General, según corresponda, las cuales remitirán copia de la misma al área financiera.
COMISIONES DE SERVICIOS O AUTORIZACIONES PARA EL DESPLAZAMIENTO DE CONTRATISTAS AL EXTERIOR.
ARTÍCULO 12. COMISIONES DE SERVICIOS AL EXTERIOR. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Las comisiones de servicio al exterior y los gastos correspondientes, se otorgarán mediante resolución motivada suscrita por el (la) Director(a) General, o por quien éste delegue, previa autorización concedida por el (la) Director(a) del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
La solicitud deberá presentarse a la Dirección de Gestión Humana con una antelación no menor de veinte (20) días hábiles a la fecha en que deba realizarse la comisión, y debe venir acompañada de los soportes que fundamenten la comisión.
Una vez recibida la solicitud de comisión y los soportes necesarios, la Dirección de Gestión Humana remitirá la documentación a la Dirección General o su delegado con el fin de tramitar la autorización ante el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
Los actos que autoricen estas comisiones señalarán claramente el objeto de la misma, los viáticos aprobados de conformidad con las disposiciones legales, e indicarán el término de duración de las mismas, así como la persona o entidad que sufragará los pasajes cuando a ello hubiere lugar, previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente. Este último requisito no se exigirá cuando la comisión no demande erogaciones del Tesoro.
En ningún caso, a las personas que se les otorgue comisión de servicios, de conformidad con las presentes disposiciones, se les podrá otorgar gastos de representación.
PARÁGRAFO PRIMERO. Las comisiones de servicios al exterior realizadas por el (la) Director(a) General deberán ser autorizadas por el (la) Director(a) del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Las comisiones de servicios para cumplir compromisos en representación del Gobierno Colombiano, con organismos o entidades internacionales de las cuales Colombia haga parte, deberán comunicarse previamente al Ministerio de Relaciones Exteriores, con el fin de actuar coordinadamente en el exterior y mejorar la gestión diplomática del Gobierno. Las que tengan por objeto negociar o tramitar empréstitos requerirán autorización previa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
ARTÍCULO 13. COMISIONES DE SERVICIOS AL EXTERIOR PARA ACEPTAR CARGOS, HONORES O RECOMPENSAS DE GOBIERNOS EXTRANJEROS U ORGANISMOS INTERNACIONALES. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Las comisiones de servicios para aceptar cargos, honores o recompensas de gobiernos extranjeros u organismos internacionales se otorgarán mediante resolución motivada suscrita por el (la) Director(a) General, o por quien éste delegue, previa autorización concedida por el (la) Director(a) del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
La solicitud deberá presentarse a la Dirección de Gestión Humana con una antelación no menor de veinte (20) días hábiles a la fecha en que deba realizarse la comisión, y debe venir acompañada de la invitación del organismo extranjero o entidad, agenda a realizar y demás soportes que fundamenten la invitación.
Una vez recibida la solicitud de comisión y los soportes necesarios, la Dirección de Gestión Humana gestionará la documentación ante la Dirección General o su delegado, con el fin de tramitar la autorización ante el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
ARTÍCULO 14. AUTORIZACIÓN PARA EL DESPLAZAMIENTO DE CONTRATISTAS AL EXTERIOR. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Las autorizaciones para el desplazamiento de contratistas al exterior se otorgarán mediante resolución motivada suscrita por el (la) Director(a) General, o por quien éste delegue, previa justificación suscrita por el respectivo supervisor del contrato, avalada por el Director, Subdirector y/o Jefe de Oficina que corresponda, en la cual se detallen las actividades a realizar y la relación de dichas actividades con el objeto y las obligaciones contractuales.
Dicha información, así como el proyecto de resolución, deberá ser remitida con una antelación no inferior a quince (15) días hábiles a la Dirección de Gestión Humana, dependencia que verificará su contenido y tramitará el acto administrativo para firma del (la) Director(a) General o a quien éste haya delegado.
LIQUIDACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIOS Y AUTORIZACIONES PARA EL DESPLAZAMIENTO DE CONTRATISTAS.
ARTÍCULO 15. FACTORES PARA LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS O GASTOS DE VIAJE. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Para determinar el valor de los viáticos de los servidores públicos se tendrá en cuenta la asignación básica mensual y los incrementos de salario por antigüedad.
Para determinar el valor de los gastos de viaje de los contratistas se tendrá en cuenta el valor de los honorarios mensuales pactados en el respectivo contrato, cuyo tope máximo será el equivalente a la asignación básica mensual vigente para el nivel directivo grado 21.
ARTÍCULO 16. TARIFAS. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> El valor de los viáticos o de los gastos de viaje se reconocerá con base en las escalas establecidas para el efecto por el Gobierno Nacional en el respectivo decreto y las normas que lo reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan, aplicadas de acuerdo con las siguientes tarifas:
Tarifa A: Comisiones con destino a capitales de departamento, ciudades, municipios o corregimientos fronterizos. Esta tarifa se liquidará al 100% del tope máximo establecido en la escala de viáticos que anualmente decreta el Gobierno Nacional.
Tarifa B: Comisiones con destino a municipios restantes. Esta tarifa se liquidará al 85% del tope máximo establecido en la escala de viáticos que anualmente decreta el Gobierno Nacional.
Tarifa C: Comisiones con distancias inferiores o iguales a 50 Km por fuera del perímetro urbano de la sede habitual de trabajo o lugar de ejecución contractual. Esta tarifa se liquidará en un cincuenta por ciento (50%) del tope máximo en la escala de viáticos que anualmente decreta el Gobierno Nacional.
ARTÍCULO 17. LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE TERMINALES. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Los gastos en que incurran los comisionados o contratistas con ocasión de los traslados que realicen a las terminales aéreas (ida y regreso), serán reconocidos por el ICBF teniendo en cuenta los siguientes factores:
| REGIONAL | Factor de Salario Mínimo Diario Legal Vigente | REGIONAL | Factor de Salario Mínimo Diario Legal Vigente | REGIONAL | Factor de Salario Mínimo Diario Legal Vigente | ||
| Amazonas Antioquia - Otros Antioquia - Rionegro Arauca Atlántico Bogotá Bolívar Boyacá Caldas Caquetá Casanare Cauca Cesar | 0,44 0,53 3,05 0,24 1,22 0,89 0,88 N/A 0,56 0,53 0,35 0,22 0,53 | Chocó Córdoba Cundinamarca Dirección General Guainía Guaviare Huila La Guajira Magdalena Meta Nariño Norte de Santander Putumayo - Villa Garzón | 0,44 1,11 1,01 0,96 0,14 0,22 0,37 0,53 1,21 0,57 0,70 1,31 0,18 | Putumayo - Pto Asís Quindío Risaralda San Andrés y Providencia Santander - B/bermeja Santander - B/manga Sucre -Corozal Sucre - Montería Tolima Valle Vaupés Vichada | 0,88 1,75 0,43 0,66 0,44 1,75 0,22 1,53 0,66 2,62 0,09 0,88 | ||
PARÁGRAFO PRIMERO. Cuando el desplazamiento sea a terminales terrestres, se reconocerá en total el tres por ciento (3%) del Salario Mínimo Legal Mensual Vigente.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando el transporte sea suministrado por el ICBF o no se cause el gasto, no habrá lugar al pago de que trata el presente artículo.
PARÁGRAFO TERCERO. No habrá lugar al reconocimiento de este gasto para los servidores públicos que tienen asignado vehículo del Instituto.
PARÁGRAFO CUARTO. Cuando la comisión de servicios o la autorización de desplazamiento se realicen a distancias inferiores o ¡guales a 50 Km de la sede habitual de trabajo o de ejecución del contrato, no habrá lugar al reconocimiento de gastos de terminales.
ARTÍCULO 18. LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE TRANSPORTE O DE TRANSPORTE ESPECIAL. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Los gastos de transporte o transporte especial se liquidarán y pagarán conforme al tiquete o pasaje que presente el servidor público o contratista que haya sufragado este gasto en transporte público o en transporte especial, según sea el caso.
PARÁGRAFO PRIMERO. El ICBF no reconocerá gastos de transporte para: i) transporte expreso; ii) pago de combustibles; iii) peajes; iv) alquiler de vehículos.
PARÁGRAFO SEGUNDO. En situaciones excepcionales, el ICBF autorizará el pago de transporte expreso cuando ello se justifique en:
- Afectación grave del orden público en la ciudad de origen o de destino;
- Cuando no exista transporte público al destino.
Para proceder a la autorización del transporte expreso, hasta por el monto correspondiente a siete (7) salarios mínimos diarios legales vigentes, se requiere: (i) En las Direcciones Regionales, la aprobación previa por parte del Coordinador Administrativo; (ii) En la Sede de la Dirección General, la aprobación previa del Director del área. Si el monto supera la suma de siete (7) salarios mínimos diarios legales vigentes, se requerirá, además, la aprobación por parte del respectivo Director Regional o del Director de Gestión Humana, según corresponda a la Regional o a la Sede de la Dirección General.
PARÁGRAFO TERCERO. Cuando el transporte sea suministrado por el ICBF o no se cause el gasto o se tenga vehículo asignado por el Instituto, no habrá lugar al pago de que trata el presente artículo.
PAGOS POR CADENA PRESUPUESTAL O POR RECONOCIMIENTO DE CAJA MENOR.
ARTÍCULO 19. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> <Artículo derogado por el artículo 8 de la Resolución 9494 de 2017>
- Artículo derogado por el artículo 8 de la Resolución 9494 de 5 de octubre de 2017, "por la cual se modifica y adiciona la Resolución No. 6868 de 2016 “por la cual se reglamenta el trámite de comisiones de servicios y autorizaciones para el desplazamiento de contratistas, al interior y exterior del país, en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras y se dictan otras disposiciones".
ARTÍCULO 20. PAGOS POR CAJA MENOR. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Los pagos correspondientes a las comisiones de servicios o de autorización para el desplazamiento de contratistas, tanto al interior como al exterior del país, se podrán reconocer y efectuar a través de las cajas menores que para tal fin se hayan creado en el Instituto, siempre y cuando tales comisiones o desplazamientos no puedan atenderse por el proceso normal de cadena presupuestal.
PARÁGRAFO PRIMERO. Los pagos que se efectúen con cargo a la Caja Menor deberán estar soportados con la respectiva resolución que otorgue la comisión de servicio o la autorización para el desplazamiento de contratista.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Al momento de realizar el pago deberán aplicarse los descuentos de ley a que haya lugar, de conformidad con lo establecido en las disposiciones tributarias vigentes.
LEGALIZACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIOS O DE AUTORIZACIONES PARA EL DESPLAZAMIENTO DE CONTRATISTAS.
ARTÍCULO 21. INFORME DE COMISIÓN O DE DESPLAZAMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Todo servidor público o contratista deberá presentar el informe respectivo ante su jefe inmediato o supervisor del contrato, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la culminación de la comisión o del desplazamiento.
PARÁGRAFO PRIMERO. Los jefes inmediatos o supervisores de los contratos adelantarán el seguimiento y evaluación de las comisiones o desplazamientos realizados, mediante el análisis de los informes de comisión o de desplazamiento y su comparación con los objetivos pretendidos en la programación.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Los informes de comisión o de desplazamiento correspondientes a los servidores públicos o contratistas del Despacho de la Dirección General, así como de los directivos y asesores que dependan del mismo, serán presentados ante el Secretario General del ICBF, quien expedirá la certificación de que trata el numeral 2 del artículo 22 de la presente resolución.
PARÁGRAFO TERCERO. Los informes de comisión del Secretario General serán presentados ante el (la) Subdirector (a) General, quien expedirá la certificación de que trata el numeral 2 del artículo 22 de la presente resolución.
PARÁGRAFO CUARTO. En la Sede de la Dirección General, los informes de comisión de los servidores públicos deberán ser archivados por la Dirección de Gestión Humana en formato digital, en la herramienta tecnológica que se disponga para tal fin. En el caso de los contratistas, los informes de desplazamiento deberán ser archivados por la Dirección de Contratación en medio físico, en la carpeta del contrato respectivo y en formato digital en la misma herramienta. Para tal efecto, el jefe inmediato o el supervisor del contrato, según corresponda, remitirá a la Dirección de Gestión Humana o a la Dirección de Contratación, los informes de comisión o de desplazamiento.
En las Direcciones Regionales los informes de comisión o de desplazamiento, deberán ser archivados en formato digital en la herramienta tecnológica que se disponga para tal fin, por la Coordinación que desarrolle las funciones de Gestión Humana y, adicionalmente, en medio físico en las respectivas carpetas de los contratistas por parte del área encargada.
ARTÍCULO 22. LEGALIZACIÓN DE LA COMISIÓN. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 9494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización de la comisión o desplazamiento, el comisionado o contratista deberá legalizar el pago de los viáticos o gastos de viaje ante la Coordinación del Grupo Financiero en la Dirección General o ante el área Financiera correspondiente en las Direcciones Regionales.
Para proceder a la legalización deberán presentarse los siguientes documentos:
--Formato F3.P17 GF - Relación de Gastos de Viaje.
--Formato F2.P17 GF - Certificación expedida por el superior inmediato o supervisor del contrato en donde conste la entrega del informe de comisión o de
desplazamiento.
--Soporte de los gastos de transporte, transporte especial y/o tasas y contribuciones, según el caso. El tiquete terrestre deberá presentarse en papel membretado de la compañía transportadora, salvo que se trate de medios de transporte inusuales como chalupa, semoviente o vehículos particulares que ofrezcan este servicio en zonas de difícil acceso para el transporte público. Dicho comprobante deberá contener: nombre, NIT o cédula de ciudadanía, firma de quien prestó el servicio, fecha y hora de desplazamiento y el valor en letras y números.
--Copia de la resolución que ordenó la comisión y el reconocimiento de viáticos para los servidores públicos o de la resolución de autorización para el desplazamiento de contratistas, así como las resoluciones modificatorias, aclaratorias y de prórroga, si las hubiere.
Así mismo el comisionado deberá presentar los pasabordos de avión, si se utilizó este medio de transporte en la comisión de servicios o autorización para el desplazamiento de contratistas, ante la Dirección Administrativa de la Sede Nacional, quien deberá tener estos documentos como soporte para efectuarlos pagos al contratista de tiquetes aéreos.
Dichos pasabordos podrán ser presentados mediante correo electrónico, al funcionario o funcionarios de la Dirección Administrativa, responsables de la expedición de los tiquetes.
PARAGRAFO PRIMERO. Una vez legalizada la comisión de servicio o la autorización para el desplazamiento de contratistas, ésta será pagada por transferencia de fondos.
PARÁGRAFO SEGUNDO. La Coordinación del Grupo Financiero en la Sede de la Dirección General o las áreas financieras en las Direcciones Regionales, enviarán mensualmente a la Dirección de Gestión Humana o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales, el reporte de las comisiones que no hayan sido legalizadas.
PARÁGRAFO TERCERO. En todo caso, a 31 de diciembre de cada año, las comisiones de servicios o las autorizaciones para el desplazamiento de contratistas otorgadas en el año, deben haber sido legalizadas o derogadas según sea el caso, conforme lo establecido en la Guía de cierre financiero expedida para cada vigencia.
ARTÍCULO 23. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> <Artículo derogado por el artículo 8 de la Resolución 9494 de 2017>
- Artículo derogado por el artículo 8 de la Resolución 9494 de 5 de octubre de 2017, "por la cual se modifica y adiciona la Resolución No. 6868 de 2016 “por la cual se reglamenta el trámite de comisiones de servicios y autorizaciones para el desplazamiento de contratistas, al interior y exterior del país, en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras y se dictan otras disposiciones".
ARTÍCULO 24. RESTRICCIONES. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> <Artículo modificado por el artículo 4 de la Resolución 9494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> No podrá otorgarse comisión de servicios o autorización para el desplazamiento de contratistas, a los servidores públicos o contratistas que tengan pendiente por legalizar comisión o comisiones de servicios o autorizaciones anteriores, acorde con los plazos establecidos.
DISPOSICIONES VARIAS.
ARTÍCULO 25. GASTOS ADICIONALES QUE SE GENEREN CON OCASIÓN DE LOS TRASLADOS DE MENORES DE EDAD EN SITUACIÓN DE PROTECCIÓN DEL ICBF. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Si el objeto de la comisión de servicios o de la autorización para el desplazamiento de contratistas es para acompañar el traslado de un(os) Niño(s), Niña(s) o Adolescente(s) bajo la protección del ICBF, la resolución de comisión de servicios o de autorización para el desplazamiento de contratistas deberá contener la suma correspondiente a los gastos que se generen, para cubrir el alojamiento, la manutención y el transporte del (los) Niño(s), Niña(s) o Adolescente(s) durante el tiempo que éste(os) permanezca(n) bajo la custodia del servidor público o del contratista, de la siguiente manera:
| Gasto | Factor de Salario Mínimo Diario Legal Vigente |
| Alojamiento | 6.38 |
| Manutención | 1.03 |
Estos gastos sólo se reconocerán en los casos en que el programa o el convenio bajo el que se encuentra amparado el menor, no hayan asumido tales estipendios.
La liquidación de los gastos de transporte o de transporte especial se efectuará conforme a lo establecido en el artículo 18 de la presente resolución.
ARTÍCULO 25A. LEGALIZACION SALDOS NO EJECUTADOS. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> <Artículo adicionado por el artículo 5 de la Resolución 9494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Una vez legalizadas las comisiones de servicios o autorizaciones para el desplazamiento de contratistas, si dentro del valor autorizado como viáticos y gastos de viaje, transportes y desplazamientos llegare a sobrar recurso presupuestal alguno, la misma resolución sirve de acto administrativo para que en las áreas financieras se liberen los saldos que no van a ser objeto de gasto, los cuales se entienden cancelados en su totalidad a los beneficiarios, una vez legalizada la comisión de servicio o autorización para el desplazamiento de los contratistas por parte de los comisionados.
ARTÍCULO 25-B. SEGUIMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> <Artículo adicionado por el artículo 6 de la Resolución 9494 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Cualquier incumplimiento a las directrices y plazos establecidos en la presente Resolución, deberá ser informado a la Oficina de Control Interno Disciplinario al cierre de cada mes por parte de la Dirección Financiera en lo referente a las legalizaciones; por parte de la Dirección de Gestión Humana en lo referente a las derogatorias y a los supervisores de los contratos en lo relacionado con los contratistas a su cargo.
ARTÍCULO 26. FORMATOS. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Los formatos necesarios para las comisiones de servicios o autorizaciones para el desplazamiento de contratistas, así como para sus respectivas legalizaciones, deberán estar disponibles en la intranet del ICBF y harán parte del Sistema Integrado de Gestión - SIGE.
ARTÍCULO 27. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga todas las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 1650 de 2016, modificada por la Resolución No. 2010 de 2016.
PARÁGRAFO TRANSITORIO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Las comisiones de servicios y autorizaciones para el desplazamiento de contratistas que a la fecha de expedición de la presente resolución se encuentren autorizadas por programación o de manera excepcional, se deberán modificar para que su cumplimiento y legalización se efectúen de acuerdo con las tarifas, criterios y procedimientos establecidos en el presente acto administrativo.
PARÁGRAFO TRANSITORIO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Las comisiones de servicios y autorizaciones para el desplazamiento de contratistas que a la fecha de expedición del presente acto administrativo se encuentren pendientes de legalizar, por falta del certificado de permanencia, se podrán legalizar con el cumplimiento de los demás requisitos que se exigían para tal efecto.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los 14 JUL. 2016
CRISTINA PLAZAS MICHELSEN
Directora General