RESOLUCIÓN 9494 DE 2017
(Octubre 5)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022>
Por la cual se modifica y adiciona la Resolución No. 6868 de 2016 “Por la cual se reglamenta el trámite de comisiones de servicios y autorizaciones para el desplazamiento de contratistas, al interior y exterior del país, en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras y se dictan otras disposiciones''
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el literal b) del artículo 28 de la Ley 7o de 1979, en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, el Decreto 1357 de 2017 y
CONSIDERANDO:
Que mediante la Resolución No. 6868 de 2016, la Dirección General en aplicación de los Decretos 1042 de 1978 y 1083 de 2015, así como de los principios de la eficacia, económica y celeridad que rigen la Función Administrativa, reglamentó en el ICBF el trámite de comisiones de servicios a servidores públicos y autorización para el desplazamiento de los contratistas al interior y exterior del país.
Que se han presentado dificultades en la legalización oportuna de algunas comisiones de servicios y autorizaciones para desplazamiento de contratistas, al interior y exterior del país, lo cual ha generado rezago en la ejecución presupuestal de los rubros establecidos para tal fin.
Que debido a dicha situación se hace necesario tomar medidas que permitan optimizar el trámite y legalización de comisiones de servicios y autorizaciones para el desplazamiento de contratistas, y de esta forma darle mayor celeridad de tal forma que se dé estricto cumplimiento al procedimiento establecido.
Que por la razón anterior es indispensable precisar las condiciones establecidas por la Resolución No. 6868 de 2016, modificando para el efecto los artículos 6, 9, 22 y 24, derogar los artículos 19 y 23, eliminando los avances de viáticos y gastos de viaje a los servidores públicos o contratistas que se les otorgue comisión de servicios o autorización para el desplazamiento, por ser contrarios a los principios de eficacia, economía y celeridad y así como adicionar un par de artículos referentes a la legalización de saldos no ejecutados y seguimiento.
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Modificar el parágrafo del artículo 6 de la Resolución No. 6868 de 2016, el cual quedará así:
PARÁGRAFO. En ningún caso se podrá expedir resolución de comisión de servicios o de autorización para el desplazamiento de contratistas sin previo certificado de disponibilidad presupuestal.
Para la expedición del registro presupuestal, deberá allegarse copia de la Resolución de comisión de servicios o de autorización para el desplazamiento de los contratistas a las áreas financieras, con mínimo un (1) día hábil de antelación al inicio de la comisión de servicios o de autorización para el desplazamiento de los contratistas.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Modificar el artículo 9 de la Resolución No. 6868 de 2016, el cual quedará así:
ARTÍCULO 9. COMISIONES DE SERVICIOS O AUTORIZACIONES NO PROGRAMADAS O EXCEPCIONALES. Cuando por estrictas necesidades del servicio deban realizarse comisiones de servicio o autorizaciones para el desplazamiento de contratistas no contempladas en la programación y que sean de inaplazable cumplimiento, se tramitarán de manera excepcional, para lo cual en la Sede de la Dirección General los Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina remitirán la justificación y el proyecto de resolución a la Dirección de Gestión Humana, con una antelación no inferior a dos (2) días hábiles antes del inicio de la comisión o desplazamiento.
En los casos de autorización de comisiones de servicios o desplazamiento de contratistas por eventos de fuerza mayor o caso fortuito, deberán tramitarse de inmediato por parte de las áreas correspondientes ante la Secretaría General, las Direcciones de Gestión Humana, Administrativa y Financiera los documentos con su respectiva justificación, de acuerdo con el formato establecido para tal fin. En todo caso para cumplir con dicha comisión de servicios o autorización de desplazamiento de contratistas se debe contar con el registro presupuestal previo que ampare dicha autorización.
PARÁGRAFO PRIMERO. En las direcciones regionales se aplicará el procedimiento anterior cuando las comisiones de servicios o autorizaciones para el desplazamiento de contratistas no contempladas en la programación y que sean de inaplazable cumplimiento se realicen por fuera del territorio de su jurisdicción.
PARAGRAFO SEGUNDO. En caso de que las comisiones de servicio o autorizaciones para el desplazamiento de contratistas, excepcionales, se desarrollen dentro del territorio de la jurisdicción de la Dirección Regional, los coordinadores administrativos deberán velar por que el trámite se surta con la antelación necesaria que permita emitir el respectivo acto administrativo con el amparo presupuestal pertinente.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Modificar el artículo 22 de la Resolución No. 6868 de 2016, el cual quedará así:
ARTÍCULO 22. LEGALIZACIÓN DE LA COMISIÓN. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización de la comisión o desplazamiento, el comisionado o contratista deberá legalizar el pago de los viáticos o gastos de viaje ante la Coordinación del Grupo Financiero en la Dirección General o ante el área Financiera correspondiente en las Direcciones Regionales.
Para proceder a la legalización deberán presentarse los siguientes documentos:
--Formato F3.P17 GF - Relación de Gastos de Viaje.
--Formato F2.P17 GF - Certificación expedida por el superior inmediato o supervisor del contrato en donde conste la entrega del informe de comisión o de
desplazamiento.
--Soporte de los gastos de transporte, transporte especial y/o tasas y contribuciones, según el caso. El tiquete terrestre deberá presentarse en papel membretado de la compañía transportadora, salvo que se trate de medios de transporte inusuales como chalupa, semoviente o vehículos particulares que ofrezcan este servicio en zonas de difícil acceso para el transporte público. Dicho comprobante deberá contener: nombre, NIT o cédula de ciudadanía, firma de quien prestó el servicio, fecha y hora de desplazamiento y el valor en letras y números.
--Copia de la resolución que ordenó la comisión y el reconocimiento de viáticos para los servidores públicos o de la resolución de autorización para el desplazamiento de contratistas, así como las resoluciones modificatorias, aclaratorias y de prórroga, si las hubiere.
Así mismo el comisionado deberá presentar los pasabordos de avión, si se utilizó este medio de transporte en la comisión de servicios o autorización para el desplazamiento de contratistas, ante la Dirección Administrativa de la Sede Nacional, quien deberá tener estos documentos como soporte para efectuarlos pagos al contratista de tiquetes aéreos.
Dichos pasabordos podrán ser presentados mediante correo electrónico, al funcionario o funcionarios de la Dirección Administrativa, responsables de la expedición de los tiquetes.
PARAGRAFO PRIMERO. Una vez legalizada la comisión de servicio o la autorización para el desplazamiento de contratistas, ésta será pagada por transferencia de fondos.
PARÁGRAFO SEGUNDO. La Coordinación del Grupo Financiero en la Sede de la Dirección General o las áreas financieras en las Direcciones Regionales, enviarán mensualmente a la Dirección de Gestión Humana o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales, el reporte de las comisiones que no hayan sido legalizadas.
PARÁGRAFO TERCERO. En todo caso, a 31 de diciembre de cada año, las comisiones de servicios o las autorizaciones para el desplazamiento de contratistas otorgadas en el año, deben haber sido legalizadas o derogadas según sea el caso, conforme lo establecido en la Guía de cierre financiero expedida para cada vigencia.
ARTÍCULO CUARTO. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Modificar el artículo 24 de la Resolución No. 6868 de 2016, el cual quedará así:
ARTÍCULO 24. RESTRICCIONES. No podrá otorgarse comisión de servicios o autorización para el desplazamiento de contratistas, a los servidores públicos o contratistas que tengan pendiente por legalizar comisión o comisiones de servicios o autorizaciones anteriores, acorde con los plazos establecidos.
ARTÍCULO QUINTO. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Adicionar el artículo 25-A a la Resolución No. 6868 de 2016, así:
ARTÍCULO 25-A. LEGALIZACION SALDOS NO EJECUTADOS. Una vez legalizadas las comisiones de servicios o autorizaciones para el desplazamiento de contratistas, si dentro del valor autorizado como viáticos y gastos de viaje, transportes y desplazamientos llegare a sobrar recurso presupuestal alguno, la misma resolución sirve de acto administrativo para que en las áreas financieras se liberen los saldos que no van a ser objeto de gasto, los cuales se entienden cancelados en su totalidad a los beneficiarios, una vez legalizada la comisión de servicio o autorización para el desplazamiento de los contratistas por parte de los comisionados.
ARTÍCULO SEXTO. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Adicionar el artículo 25-B a la Resolución No. 6868 de 2016, así:
ARTÍCULO 25-B. SEGUIMIENTO. Cualquier incumplimiento a las directrices y plazos establecidos en la presente Resolución, deberá ser informado a la Oficina de Control Interno Disciplinario al cierre de cada mes por parte de la Dirección Financiera en lo referente a las legalizaciones; por parte de la Dirección de Gestión Humana en lo referente a las derogatorias y a los supervisores de los contratos en lo relacionado con los contratistas a su cargo.
ARTÍCULO SÉPTIMO. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> Autorizar a la Dirección Financiera o quien haga sus veces en las Direcciones regionales, liberar los saldos presupuéstales de las comisiones o autorizaciones de desplazamiento ya legalizadas que se encuentren pendientes de ello, dentro del mes siguiente a la expedición del presente acto administrativo, sin que medie otro acto administrativo diferente a la autorización de comisión previamente legalizada por parte del comisionado.
ARTÍCULO OCTAVO. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 398 de 2022> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga los artículos 19 y 23 de la Resolución No. 6868 de 2016 y la modifica en lo pertinente.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los 5 OCT. 2017
KAREN ABUDINEN ABUCHAIBE
Directora General
