Resolución 3333 de 2015 ICBF

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RESOLUCIÓN 3333 DE 2015

(junio 2)

Diario Oficial No. 49.547 de 18 de junio de 2015

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS

DIRECCIÓN GENERAL

Por la cual se deroga la Resolución número 4272 de 2008 y se actualizan, establecen y unifican los requisitos y documentos soportes para el pago de las obligaciones contraídas por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Resumen de Notas de Vigencia

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS (ICBF),

en uso de las facultades Legales y estatutarias y en especial de las conferidas en el artículo 28, literal b) de la Ley 7ª de 1979, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 987 3de <sic> 2012, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 2093 <sic, es 209> de la Constitución Política establece que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.

Que es indispensable establecer los requisitos y documentos soportes necesarios para el pago de las obligaciones contraídas por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en desarrollo de su misión institucional.

Que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en adelante ICBF, suscribe diferentes modalidades de contratos tales como: de Aporte, de Prestación de Servicios y Consultoría, de Obras Públicas y Concesión, Convenios interadministrativos y de Cooperación Internacional, de Suministro, de Arrendamiento, entre otros; conforme con las normas civiles, comerciales y demás que regulan la materia que incluyen en algunos casos anticipos y pagos anticipados a contratistas.

Que para el cumplimiento de sus obligaciones el ICBF expide diferentes actos administrativos contemplados a través de Contratos, Resoluciones, Oficios u otros documentos que reconocen pagos y gastos, en el cumplimiento de las funciones misionales y administrativas otorgadas al Instituto.

Que existe otro tipo de obligaciones que el ICBF debe pagar contra la presentación de facturas o liquidaciones tales como servicios públicos e impuestos y gastos notariales, entre otros, las cuales se remiten a las pagadurías mediante oficio remisorio con los anexos respectivos.

Que el artículo 19 de la Ley 1150 de 2007, estableció el deber que tienen las entidades públicas de respetar el orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas, bajo la figura del Derecho de Turno, el cual solo podrá ser modificado por el Jefe de la entidad por razones de interés público, dejando constancia de tal actuación.

Que mediante Resolución número 4040 de 2012 se estableció el procedimiento para la autorización de comisiones de servicio y el reconocimiento y pago de viáticos, gastos de transporte y gastos de viaje a los servidores públicos y contratistas del ICBF.

Que el Decreto 2674 de 2012, por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación, en los artículos 16, 17, 18 y 19 del Capítulo III, estableció que las entidades y órganos ejecutores del SIIF Nación efectuarán el pago de sus obligaciones directamente a los beneficiarios a través de dicho aplicativo con abono en cuenta bancaria previamente registrada y validada en el mismo.

Que mediante Resolución número 2926 de 2013, se incorporaron, entre otros, los requisitos para el proceso de certificación de cumplimiento y la expedición del certificado de pago por los supervisores y/o interventores de los servicios contratados de los programas y modalidades de Restablecimiento de Derechos, Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, Niñez y Adolescencia y Primera Infancia a cargo del ICBF.

Que la Resolución número 4272 de 2008 proferida por el ICBF estableció y unificó los requisitos y documentos soporte para el pago de las obligaciones contraídas por el ICBF; no obstante, de acuerdo con lo expuesto, se hace necesario actualizar los requisitos y documentos soportes mínimos para el trámite y pago de las obligaciones adquiridas por el ICBF; adicionales a las específicas contempladas en cada uno de los contratos y en las reglamentaciones específicas de cada programa.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 5360 de 2023> Actualizar y unificar el procedimiento, los requisitos y documentos soporte que se deben anexar a las cuentas para su presentación ante las áreas de Pagadurías de las Direcciones Regionales y del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, por parte de los supervisores o interventores de los contratos y ordenadores del gasto, frente al tipo de contrato y/o actos administrativos, con el fin de ser verificados como soporte de pago.

ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 5360 de 2023> Para tal efecto, se relacionan por cada tipo de Contrato o Modalidad de Atención los documentos que se deben anexar en cada uno de los casos:

1. CONTRATOS DE APORTE

a) Para el primer pago, copia del contrato, oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por el Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales del ICBF, en el cual se indique la fecha de legalización e inicio de su ejecución.

En el caso de efectuarse modificaciones contractuales, deberá allegarse el documento contentivo de la adición o reducción y el oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la dependencia competente.

b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida.

c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación.

d) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General y los Grupos Jurídicos en las Direcciones Regionales del ICBF, incluyendo las de manejo de anticipos, según lo pactado en cada contrato.

e) Copia de las consignaciones que acredite el pago del impuesto de timbre cuando haya lugar.

f) Copia del acta de inicio, cuando se haya pactado como requisito para la ejecución contractual.

g) Certificación original de cumplimiento expedida por el supervisor o interventor del contrato, formato F1 PR23 PA02 “Certificación Pagos Contratos Prestación de Servicios y Programas Diferentes a Honorarios v1.xlsx”.

h) Planilla de liquidación de los servicios prestados firmada por el respectivo Coordinador del Centro Zonal, Supervisor o Interventores de contrato, los asesores financieros y técnico del programa (de acuerdo a la estructura llevada en el centro zonal o Regional para la revisión de cuentas), en medio impreso. (Para aquellos casos en que las certificaciones se generen en forma individual, la planilla no se requiere).

i) Factura o documento equivalente.

j) Certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal en la cual conste que se encuentra al día en el pago de seguridad social y aportes parafiscales; si es persona natural debe anexar la planilla de aporte a seguridad social de los aportes en salud, pensión y ARL.

2. CONTRATOS U ÓRDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS (diferentes a honorarios)

b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida.

c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación

d) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación y los Grupos Jurídicos en las Direcciones Regionales del ICBF, incluyendo las de manejo de anticipos, según lo pactado en cada contrato u orden de prestación de servicios.

e) Certificación original de cumplimiento expedida por el supervisor o interventor del contrato, formato F1 PR23 PA02 “Certificación Pagos Contratos Prestación de Servicios y Programas Diferentes a Honorarios v1.xlsx”.

f) Copia de la consignación que acredite el pago de impuestos Departamentales o Municipales y demás a que haya lugar.

g) Copia de Acta de Inicio, si es del caso.

h) Factura o documento equivalente.

i) Certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal en la cual conste que se encuentra al día en el pago de seguridad social y aportes parafiscales, si es persona natural documento en el cual se evidencia que se encuentra al día en el pago de los aportes a la seguridad social en salud, pensiones y ARL.

3. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS – HONORARIOS

b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida.

c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación

d) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por los Grupos Jurídicos de las Direcciones Regionales del ICBF, según lo pactado en cada contrato.

e) Certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato, formato F1.PR14.MPA.P1 “Informe de Obligaciones y Certificación del Supervisor, Contratos de Prestación de Servicios v3.docx”.

f) Copia de Acta de Inicio, si es del caso.

g) Factura o documento equivalente.

h) Planilla de aportes y recibo de pago de aportes a la Seguridad Social en Salud, pensión y ARL. En el caso de los contratistas pensionados informar tal condición.

i) Certificado de condición de declarante o no de renta y los documentos que disminuyan la base de retención en la fuente, cuando haya lugar.

j) Con la primer cuenta, certificación expedida por el contratista del cumplimiento de requisitos como empleado (artículo 329 E.T., Decreto 99, 1070 y 3032 del 2013).

4. CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA Y CONCESIÓN

b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida.

c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación.

d) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General y los Grupos Jurídicos de las Direcciones Regionales del ICBF incluyendo las de manejo de anticipos, según lo pactado en cada contrato.

e) Copia de la consignación que acredite el pago de impuestos Departamentales o Municipales, Nacionales y demás a que haya lugar.

f) Copia de Acta de Inicio de la Obra Pública o de la concesión.

g) Certificación original de cumplimiento expedido por el interventor del contrato, formato F1 PR23 PA02 “Certificación Pagos Contratos Prestación de Servicios y Programas Diferentes a Honorarios v1.xlsx”.

h) Factura con los requisitos legales estipulados en el E.T.

i) Certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal, en la cual conste que se encuentra al día en el pago de seguridad social y aportes parafiscales.

j) Cuando corresponda al giro del anticipo, según lo pactado en el contrato, anexar copia de la constitución de la fiducia o patrimonio autónomo con la certificación bancaria de la cuenta abierta para su manejo, o certificación bancaria de apertura de la cuenta de ahorros para el manejo del anticipo, según sea el caso.

k) Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, anexar copia del documento de constitución del consorcio o unión temporal, únicamente para el primer pago.

5. CONTRATOS DE SUMINISTRO

b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida.

c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación.

d) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General y los Grupos jurídicos de las Direcciones Regionales del ICBF incluyendo las de manejo de anticipos, según lo pactado en cada contrato.

f) Copia de la consignación que acredite el pago de impuestos departamentales o municipales, Nacionales y demás a que haya lugar.

g) Factura de venta o documento equivalente con los requisitos legales estipulados en el ET.

h) Comprobante de entrada a Almacén para aquellos casos en que el ICBF compra bienes devolutivos o de consumo que son entregados en sus almacenes.

i) Certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal, en la cual conste que se encuentra al día en el pago de seguridad social y aportes parafiscales.

j) Cuando corresponda al giro del anticipo, según lo pactado en el contrato, anexar copia de la certificación bancaria de la cuenta abierta para su manejo.

k) Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, anexar copia del documento de constitución del consorcio o unión temporal, únicamente para el primer pago.

6. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO

b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida.

c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación.

f) Copia de la consignación que acredite el pago de impuestos Departamentales, Municipales y demás a que haya lugar.

g) Cuando el arrendamiento se surta a través de compañía inmobiliaria debe entregarse la factura expedida por dicha empresa, con los requisitos legales estipulados en el ET.

7. CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS O CONVENIOS DE COOPERACIÓN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES

b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida.

c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación.

f) Cuenta de cobro.

8. HOGARES SUSTITUTOS, HOGARES GESTORES Y HOGARES TUTORES

A. Contratos suscritos con Operador:

b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida.

c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación.

f) Planilla de liquidación impresa firmada por el respectivo Coordinador del Centro Zonal, supervisor o interventor del contrato y por el asesor contable o Financiero del área en el Nivel Nacional, Regional o Centro Zonal, (de acuerdo a la estructura llevada para la revisión de cuentas).

g) Factura o documento equivalente con los requisitos legales.

B. Pagos ordenados a través de Acto Administrativo:

a) Copia de la Resolución por medio de la cual se ordena el pago, en la que se indique el número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) a afectar.

b) Planilla de liquidación impresa, firmada por el respectivo Coordinador del Centro Zonal, de acuerdo con el reporte emitido por el aplicativo SIM, con la cual certifica el cumplimiento del servicio a satisfacción (para aquellos casos en que las certificaciones se generen en forma individual, la planilla no se requiere).

c) Resolución por la cual se aprueba la calidad para la prestación del servicio en la modalidad de Hogar Sustituto, Tutor y Gestor a los beneficiarios, a los cuales se les van a efectuar los pagos mes a mes.

d) Para las modalidades de Hogares Sustitutos se requiere que adjunten a la cuenta, copia de los oficios o boletas de ubicación o salida de los menores, expedida por el Defensor de Familia o del equipo interdisciplinario de Defensoría, según lo establece el Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos (PARD), como soporte de las novedades reportadas en la planillas de liquidación.

e) Fotocopia legible de las cédulas de los beneficiarios del pago.

En la Resolución enunciada en el literal (a), se hace necesario que se relacionen además del nombre de la madre sustituta sus datos personales con el fin de garantizar los pagos, como son: i) el documento de identidad (cédula de ciudadanía o de extranjería); ii) dirección; iii) teléfono; iv) entidad bancaria, número de cuenta y tipo de cuenta, así como el número de niños, niñas o adolescentes que atienden, sobre los cuales se le cancelará, conforme se haya establecido en los lineamientos.

c) Pagos ordenados a través de acto administrativo por el acompañamiento hospitalario. <Literal adicionado por el artículo 1 de la Resolución 358 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>

a) Copia de la resolución por medio de la cual se autoriza el pago del gasto correspondiente al acompañamiento hospitalario, en la que se indique el número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), nombre completo de la persona a la cual se le ordena el pago, entidad bancaria y tipo de cuenta, el nombre de los niño(s), niña(s), adolescente(s) y jóvenes beneficiarios del acompañamiento hospitalario;

b) Certificado de autorización para el acompañamiento hospitalario expedido por el Coordinador del Centro Zonal, donde se indique el nombre del Defensor que solicitó el acompañamiento, nombre e identificación del niño, niña, adolescente beneficiario del acompañamiento, nombre e identificación del responsable del hogar sustituto y nombre de la persona natural que se autorizó para realizar el acompañamiento hospitalario;

c) Certificación que conste la realización del acompañamiento hospitalario expedido por el Coordinador del Centro zonal, donde se indique la fecha de inicio y finalización, total de horas del acompañamiento hospitalario, jornada, el nombre completo y número de cédula de ciudadanía. (Los certificados deben generarse de manera individual);

d) Se debe adjuntar la cuenta de cobro, copia del RUT, certificado bancario y fotocopia de cédula de ciudadanía de la persona natural que realizó el acompañamiento hospitalario.

Notas de Vigencia

9. ANTICIPOS Y PAGOS ANTICIPADOS

Cuando en un contrato se pacte anticipo o pago anticipado se deben tener en cuenta, los siguientes requisitos:

ANTICIPOS

a) Copia del contrato, oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por el Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales del ICBF, en el cual se indique la fecha de legalización e inicio de su ejecución.

b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida.

c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación.

d) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por los Grupos jurídicos en las Direcciones Regionales incluyendo las de manejo de anticipos.

e) Memorando o comunicación de autorización del desembolso del anticipo suscrito por el Supervisor o Interventor del Contrato.

Para el manejo de los anticipos pactados en los contratos debe tenerse en cuenta la normatividad y regulación establecida por el ICBF relacionada en el Anexo 1 de la presente resolución, el cual hace parte integral de la misma.

Así mismo, en cada factura se debe relacionar la amortización correspondiente hasta legalizar el valor del anticipo, y especificar el valor neto a girar, aspectos que deberán revisar y garantizar los supervisores o interventores de contrato, de forma previa a la elaboración y firma de la certificación de cumplimento y remisión de las cuentas a las Pagadurías de las Direcciones Regionales del ICBF y del Grupo Financiero Sede de la Dirección General.

PAGOS ANTICIPADOS:

b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida.

c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación.

e) Formato de certificación de cumplimiento expedido por el supervisor o interventor del contrato, F1 PR23 PA02 “Certificación Pagos Contratos Prestación de Servicios y Programas Diferentes a Honorarios v1.xlsx”.

f) Factura o documento equivalente.

g) Entrada al almacén, si es del caso.

h) Certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal, en la cual conste que se encuentra al día en el pago de seguridad social y aportes parafiscales.

ARTÍCULO 3o. OTROS PAGOS DERIVADOS DE LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA.<Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 5360 de 2023>

1. LEGALIZACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIO

a) Copia de la Resolución que ordenó y autorizó la comisión de servicio o desplazamiento y el reconocimiento y pago de viáticos, gastos de transporte y gastos de viaje a los servidores públicos o contratistas del ICBF, así como copia de las resoluciones modificatorias, aclaratorias y de prórroga, si las hay.

b) Formato F3 PR23 PA02 “Relación de Gastos de Viaje v1.doc”, anexando la constancia de transporte intermunicipal o interdepartamental, fluvial o marítimo, cuando haya lugar.

c) Formato F2 PR23 PA02 “Certificación Informe de Comisión v1.doc”.

d) En caso que el tiquete se compre a través de Agencia de Viajes u otra forma diferente a contrato de suministro de tiquetes, se debe anexar: i) original del pasabordo; ii) carátula del tiquete (en el evento que no se tengan estos documentos se debe pedir a la aerolínea la certificación en donde conste que la persona viajó) y iii) el recibo de pago expedido por la Agencia de Viajes.

Si la reserva se efectúa por internet, se puede anexar el comprobante de reserva respectivo.

2. NÓMINA Y SUS INHERENTES

El proceso de pago de la nómina y sus inherentes se realiza de forma unificada por parte del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y para ello se requiere de:

a) Oficio remisorio por parte de la Dirección de Gestión Humana al cual se adjunta comprobante mayor de nómina firmado por el Ordenador del Gasto, el comprobante a favor de terceros por concepto de descuentos (Fonbienestar, Cooperativas, Sindicatos, Embargos Judiciales, etc.).

b) Nómina certificada por el Director de Gestión Humana de la Sede de la Dirección General, el Director Financiero y el Ordenador del Gasto.

c) Relación consolidada de los aportes a efectuar al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales debidamente firmada por el Director de Gestión Humana y el Ordenador del Gasto.

d) Planilla de pagos generados por el aplicativo de ASOPAGOS o el operador correspondiente.

e) Oficio remisorio por parte del área de la Dirección de Gestión Humana en el cual se relacione la liquidación de las cesantías a transferir de los servidores públicos del ICBF al Fondo Nacional de Ahorro, junto con la planilla de pago debidamente firmada por el Director de Gestión Humana y el Ordenador del Gasto.

f) Formularios de Aportes a los Fondos Voluntarios de Pensión y Cuentas AFC debidamente diligenciados y avalados por el funcionario competente.

g) Copia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), en su defecto se deberá mencionar el número del CDP a afectar en los oficios remisorios para pagos.

3. SERVICIOS PÚBLICOS E IMPUESTOS

Original y copia del oficio remisorio expedido por la Dirección Administrativa de la Sede de la Dirección General y por los Grupos Administrativos o Administrativos y Financieros en las Direcciones Regionales del ICBF, con la relación de los servicios públicos a cancelar por tipo de servicio y entidad prestadora del servicio, debidamente totalizados, al cual le anexarán las facturas a cancelar expedidas por las empresa prestadoras del servicio público o el formulario de autoliquidación para el caso de los Impuestos o Contribuciones Nacionales, Departamentales o Municipales debidamente autorizados y firmados por el Ordenador del Gasto. Se debe mencionar en el oficio el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) por el cual se debe afectar el gasto.

4. CALAMIDAD DOMÉSTICA

a) Oficio remisorio por parte de la Dirección de Gestión Humana de la Sede de la Dirección General del ICBF, con el cual remiten a las pagadurías de las Direcciones Regionales y del Grupo Financiero Sede de la Dirección General la relación de los créditos aprobados.

b) Resolución que autoriza el pago, suscrita por el Ordenador del Gasto y copia del Acta de Adjudicación expedida por el Comité de Calamidad Doméstica de la Sede de la Dirección General.

c) Original y copia del formato diligenciado de “Solicitud de Crédito para Calamidad Doméstica”.

d) Original y copia del pagaré. El original quedará en custodia en las Pagadurías de las Direcciones Regionales del ICBF o en la Coordinación del Grupo Financiero Sede de la Dirección General; la copia quedará anexa como soporte a las órdenes de pago correspondientes.

e) Certificación Bancaria en la cual se acredite la titularidad de la cuenta donde desea el servidor público que le consignen.

5. FONDO NACIONAL DE AHORRO (FNA)

a) Oficio remisorio del Área de Gestión Humana con la liquidación regionalizada del pago correspondiente a las cesantías causadas a favor de los Servidores Públicos del ICBF, firmada por el Ordenador del Gasto, en donde se estipule además en la comunicación el CDP a afectar.

b) Formato de la relación de pago al Fondo Nacional de Ahorro, debidamente diligenciado y firmado por el Director de Gestión Humana de la Sede de la Dirección General y el Ordenador del Gasto.

6. PARTICIPACIONES ECONÓMICAS POR DENUNCIAS POR VOCACIONES HEREDITARIAS, BIENES VACANTES Y MOSTRENCOS

a) Copia de la resolución que reconoce y ordena el pago de la participación económica, debidamente firmada por el Ordenador del Gasto acompañada del respectivo registro presupuestal.

b) Constancia de notificación de la citada resolución, acompañada de la certificación del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Sede de la Dirección General o Coordinador del Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales del ICBF en la que indique que se encuentra en firme.

c) Actas de ingreso o actas de Almacén, por bienes inmuebles y muebles ajustadas en sus valores según el resultado de los avalúos.

d) Comprobantes de consignación a favor del ICBF, si es del caso.

e) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT).

f) Formato de Autorización de abono en cuenta firmado por el beneficiario y certificado de titularidad de la misma expedida por la entidad financiera para su pago.

g) Cuenta de cobro suscrita por el beneficiario del pago.

7. SENTENCIAS, CONCILIACIONES Y LAUDOS ARBITRALES <Numeral modificado por el artículo 3 de la Resolución 6238 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>

Pago de Oficio. La Dirección Financiera para realizar el pago requiere únicamente copia de la Resolución que reconoce y ordena el pago al beneficiario, en la cual se indique entre otros el valor a pagar, el nombre e identificación del beneficiario, la información del Juzgado o Tribunal para efectos de realizar el pago a través de la cuenta de depósitos judiciales y el número de CDP a afectar.

Pago Directo al Beneficiario. Cuando los beneficiarios de la sentencia, laudo arbitral o conciliación o sus apoderados hayan presentado los documentos para que se les realice el pago, además de la Resolución que reconoce el pago en la cual se indique el valor a pagar, el nombre e identificación del beneficiario, el número de la cuenta en donde se debe consignar y el número de CDP a afectar, los siguientes documentos:

a) Certificación bancaria, expedida por entidad financiera, donde se indique el número y tipo de cuenta del apoderado y la de aquellos beneficiarios mayores de edad que soliciten que el pago se les efectúe directamente;

b) Copia del documento de identidad de la persona a favor de quien se ordena efectuar la consignación;

Notas de Vigencia

Legislación Anterior

8. CONSTITUCIÓN, REEMBOLSO O LEGALIZACIÓN DE LAS CAJAS MENORES

a) Resolución que ordena la constitución, el reembolso o la legalización de la Caja Menor.

b) Comprobantes de Caja Menor con la firma del responsable y de quien recibe el servicio, con los respectivos descuentos de ley.

c) Facturas originales soporte de pagos.

d) Relación de los comprobantes de la Caja Menor firmada por el responsable, la cual debe contener: número de comprobante, concepto, beneficiario, valor bruto, descuentos de ley, valor neto y ejecución presupuestal por rubro.

e) Copia del comprobante de consignación de los reintegros o pagos de Retención en la Fuente u otros impuestos departamentales y municipales.

9. RECONOCIMIENTO A EX SERVIDORES PÚBLICOS

a) Liquidación elaborada por la Dirección de Gestión Humana de la Sede de la Dirección General o el encargado de Gestión Humana en las Direcciones Regionales del ICBF.

b) Resolución de reconocimiento y ordenación de pago, debidamente firmada por el ordenador del gasto, en el cual se indique entre otros la información bancaria del beneficiario del pago y el número de CDP a afectar.

c) Certificación de la titularidad de la cuenta bancaria expedida por la entidad financiera en la cual se deban hacer los pagos al beneficiario por parte del ICBF.

10. GASTOS BANCARIOS Y FINANCIEROS

Los gastos bancarios se refieren a los cobros que efectúa el banco por concepto de impuestos IVA, Timbre, Retención en la Fuente, Intereses, Comisiones bancarias.

Los Gastos Financieros aluden a los cobros efectuados por los bancos relacionados con los costos de los cheques de gerencia y el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF).

En los dos casos los documentos soportes que amparan los registros financieros son:

a) Conciliación bancaria.

b) Extracto bancario.

ARTÍCULO 4o. DE LAS CONDICIONES GENERALES DEL PROCESO Y DOCUMENTACIÓN PARA TRÁMITE DE PAGO. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 5360 de 2023>

1. Para el pago de cuentas no contempladas en la presente resolución, el soporte requerido es el acto administrativo que ordena el pago expedido por el Ordenador del Gasto y su objeto debe estar amparado en el clasificador del gasto definido en los Lineamientos de programación y ejecución de metas sociales del ICBF.

2. Las Facturas a que se hace mención en la presente resolución deben cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario y 621 del Código de Comercio o en las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

La equivalencia de la factura hace referencia únicamente a lo estipulado en el artículo 616-2 del Estatuto Tributario.

3. Además de los soportes enunciados para cada modalidad de contratación, toda cuenta debe cumplir con los requisitos, soportes, costos, novedades y descuentos generales establecidos en los Lineamientos de Programación y Ejecución de Metas Sociales del ICBF y en los contratos para el pago de la cuenta.

4. Todos los documentos que se presenten para el pago de una cuenta ante el Grupo Financiero Sede de la Dirección General o de las pagadurías de las Direcciones Regionales del ICBF deben cumplir con el previsado del PAC, bien a través del aplicativo una vez este entre en funcionamiento o de forma manual; las áreas responsables de tramitar el pago, deben velar por su cumplimiento antes de que los mismos se entreguen en las pagadurías de las Direcciones Regionales y en el Grupo Financiero Sede de la Dirección General.

5. Los pagos al Fondo Nacional de Ahorro (FNA) correspondientes al programa de ahorro voluntario de Madres Comunitarias se efectuará a través del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, con base en el cuadro consolidado y la certificación expedida por el área responsable del manejo, control y seguimiento del programa en el Nivel Nacional.

6. Teniendo en cuenta que la actualización de las cuentas bancarias en SIIF Nación tiene un término de ocho (8) días, cualquier cambio de cuenta bancaria a la cual solicite el contratista que le abonen los recursos, producto de la ejecución del contrato o Acto Administrativo, cuyo banco, número, tipo de cuenta o cualquier otra información cambie, frente a los registros financieros que dieron origen al registro presupuestal con el cual se inició el contrato o Acto Administrativo, deberá ser informado por parte del Supervisor o Interventor a las áreas financieras con un término de ocho (8) días hábiles antes de radicar los documentos para tramitar el pago. El titular de la nueva cuenta debe ser el mismo con el cual el ICBF suscribió el contrato o Acto Administrativo.

7. Tal como lo establece la Ley Orgánica de Presupuesto, todo contrato o Acto Administrativo que implique erogación de recursos debe contar previamente con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y Registro Presupuestal (RP) que ampare dicho gasto.

ARTÍCULO 5o. DE LAS CERTIFICACIONES DE CUMPLIMIENTO EXPEDIDAS POR LOS SUPERVISORES O INTERVENTORES. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 5360 de 2023>

1. PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS – HONORARIOS:

a) Formato F1.PR14.MPA.P1 “Informe de Obligaciones y Certificación del Supervisor, Contratos de Prestación de Servicios v3.docx”, debidamente diligenciado, firmado por el contratista y el supervisor o interventor del contrato, con el pre visado del PAC por el encargado del área respectiva.

2. PARA PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS

a) Formato F1 PR23 PA02 “Certificación Pagos Contratos Prestación de Servicios y Programas Diferentes a Honorarios v1.xlsx”, debidamente diligenciado, firmado por el contratista y el supervisor o interventor del contrato, con el previsado del PAC por el encargado del área respectiva.

3. PARA COMISIONES DE SERVICIO

a) Formato F2 PR23 PA02 “Certificación Informe de Comisión v1.doc”, debidamente diligenciado, firmado por el jefe inmediato o supervisor, junto con el Formato F3 PR23 PA02 “Relación de Gastos de Viaje v1.doc”, firmada por el comisionado, y con el pre visado del PAC por el encargado del área respectiva.

PARÁGRAFO 1o. Las certificaciones de cumplimiento a que hace referencia el presente artículo deben entregarse en original en el momento de radicar la cuenta, junto con los demás documentos soportes para el pago, de acuerdo a cada tipo de contrato o modalidad de pago.

ARTÍCULO 6o. DE LAS COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 5360 de 2023> Dadas las responsabilidades que les asisten a los Pagadores, al Ordenador del Gasto, al Secretario General, a los Supervisores, a los Interventores y a los Contratistas según lo previsto en las Leyes 599 de 2000, Ley 610 de 2000, Ley 678 de 2001 y Ley 1474 de 2011 y en los Decretos 111 de 1996 (Estatuto Orgánico de Presupuesto), Decreto 2674 de 2012 y Decreto 1510 de 2013 y demás normas que regulan la materia, es necesario precisar las competencias de las diferentes áreas del ICBF, que intervienen en el proceso, así:

1. ÁREAS JURÍDICAS Y DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

Es responsabilidad de la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General y de los Grupos Jurídicos de las Direcciones Regionales remitir a las áreas del Nivel Nacional y de las Direcciones Regionales encargadas de tramitar los pagos, la siguiente documentación:

a) Copia del contrato, oficio de perfeccionamiento y legalización, en el cual se indique la fecha de legalización e inicio de su ejecución, así como sus modificaciones si las hubiere.

b) Copia del recibo de consignación en el cual conste el pago del impuesto de timbre del contrato si hay lugar a ello (como por ejemplo en el otorgamiento de personerías jurídicas).

c) Copia de las actas de terminación o liquidación de los contratos.

d) Copia del documento de identidad de los representantes legales de las entidades contratistas o de los contratistas de prestación de servicios y demás beneficiarios de pagos.

e) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT).

f) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General y los Grupos Jurídicos de las Direcciones Regionales incluyendo las de manejo de anticipos.

g) Copia de la certificación de la titularidad de la cuenta expedida por la entidad bancaria, la cuenta debe pertenecer al contratista; no se puede abonar a otra persona natural o jurídica diferente al contratista.

2. ÁREAS DEL NIVEL NACIONAL Y REGIONALES

Será responsabilidad de las áreas en el Nivel Nacional y de los Grupos en las Direcciones Regionales: i) reunir toda la documentación soporte requerida en la presente resolución; ii) certificar el recibo a satisfacción de los bienes o servicios, cuando ello sea pertinente; iii) efectuar el previsado del PAC; iv) remitir al Grupo Financiero Sede de la Dirección General o Pagadurías Regionales los documentos para el trámite de pago respectivo.

Las áreas y Grupos en las Direcciones Regionales recepcionarán las cuentas de los Centros Zonales, las revisarán, efectuarán el previsado de PAC para garantizar su pago y las remitirán a la pagaduría para su trámite respectivo.

3. SUPERVISORES O INTERVENTORES DE LOS CONTRATOS

Es responsabilidad de los Supervisores o Interventores la remisión oportuna a las pagadurías de las Direcciones Regionales o al Grupo Financiero Sede de la Dirección General, según sea el caso, de los documentos que soportan el pago, de acuerdo con lo establecido en los contratos y demás actos administrativos que ordenan gasto y la presente resolución.

Los supervisores o interventores de los contratos deberán cumplir el cronograma de cierre financiero de fin de vigencia y presentar en las fechas establecidas las solicitudes de liberación de saldos, presentación de cuentas en pagadurías, constitución del rezago presupuestal (cuentas por pagar y reservas presupuestales), de acuerdo con la normatividad vigente, lineamiento del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP), Instructivo y Cronograma de Cierre y Apertura de cada Vigencia Fiscal expedido por la Dirección Financiera del ICBF.

El incumplimiento de las directrices y lineamientos emitidas en el Instructivo de Cierre de Vigencia Fiscal y Apertura, respecto a la constitución de cuentas por pagar y reservas presupuestales que lleguen a generar pasivos exigibles de vigencias expiradas, quedarán bajo responsabilidad del Ordenador del Gasto y el supervisor o interventor del contrato.

4. TESORERÍA NIVEL NACIONAL, PAGADURÍAS DIRECCIONES REGIONALES Y GRUPO FINANCIERO SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL

Tramitar oportunamente el pago de las cuentas una vez se reciban con toda la documentación soporte y se cuente con el previsado de PAC respectivo realizado por las áreas en el Nivel Nacional y Regional para recursos propios. Para el caso de Recursos Nación, el pago se realizará teniendo en cuenta el Calendario PAC definido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y demás disposiciones.

La Tesorería y Pagadurías deberán efectuar los pagos al beneficiario final en las condiciones que se establecen en los artículos 16, 17, 18 y 19, en el Capítulo Tercero del Decreto 2674 de 2012.

Los Coordinadores de los Grupos Financieros y Pagadores en las Direcciones Regionales y el Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, deberán cumplir con lo establecido en el artículo 19 de la Ley 1150 de 2007, en relación con el Derecho de Turno para efectuar los pagos en el orden consecutivo de recepción siempre y cuando las cuentas cumplan con todos los requisitos soportes definidos en la presente resolución, con la consistencia y validez aritmética respectiva.

5. COORDINADORES ADMINISTRATIVOS Y/O FINANCIEROS EN REGIONALES Y COORDINADOR DEL GRUPO FINANCIERO SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL

Adelantar el seguimiento al proceso de recepción, revisión, radicación y trámite de pago de las cuentas que le permita obtener un diagnóstico de los resultados, evaluarlos e implementar las acciones preventivas y correctivas necesarias que permitan dar cumplimiento al pago oportuno de los programas y proveedores contemplados en la presente resolución.

Informar en el Comité Estratégico de las Direcciones Regionales y en el de Seguimiento a la Ejecución Presupuestal en el Nivel Nacional, el comportamiento y estado de las cuentas presentadas por las áreas, supervisores de contratos y demás oficinas.

6. SECRETARÍA GENERAL

De conformidad con lo establecido en el parágrafo 1o, del artículo 18 referente a la Responsabilidad del Pago a Beneficiario Final del Decreto 2674 de 2012, el Secretario General de las entidades usuarias del SIIF Nación o quien haga sus veces, deberá adoptar las medidas necesarias para mitigar que se hagan pagos no debidos a través del SIIF Nación.

ARTÍCULO 7o. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 5360 de 2023> El tiempo máximo para trámite y abono en cuenta de una obligación adquirida por el ICBF es:

TIPO DE RECURSO	REGIONAL O GRUPO FINANCIERO SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL
PROPIOS	5 días hábiles
NACIÓN	Conforme a cronograma establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Los plazos antes mencionados se cuentan a partir de la fecha de registro de la obligación en el SIIF NACIÓN efectuada con base en los documentos necesarios para pago establecidos en la presente resolución, siempre que se cuente con el respectivo Programa Anual de Caja (PAC).

ARTÍCULO 8o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución número 4272 de 2008 y las demás normas que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 2 de junio de 2015.

La Directora General,

CRISTINA PLAZAS MIQUELSEN.

ANEXO 1.

ANTICIPOS A CONTRATISTAS.

Conforme lo regulado en el Estatuto Anticorrupción implementado a través de la Ley 1474 de 2011, se hace necesario precisar los diferentes aspectos a tener en cuenta al momento de pactar anticipos en los contratos que celebre el ICBF, en el sentido de otorgar estricto cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente y en el Manual de Contratación Interno del ICBF en los siguientes aspectos:

1. De conformidad con lo normado en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, en los contratos de obra, concesión, salud o los que se realicen por Licitación Pública, el contratista deberá constituir una Fiducia o un Patrimonio Autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de Menor o Mínima Cuantía. El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista.

2. En los demás casos:

a) El contratista debe abrir una cuenta de ahorros en una entidad financiera para el manejo exclusivo de los recursos, la cual deberá corresponder a la de mejor tasa de ahorros vigente del mercado, según la Superintendencia Financiera o el Banco de la República.

b) Una vez se dé apertura a la cuenta, el contratista debe enviar al supervisor e interventor del contrato la certificación bancaria, que a su vez deberá ser remitida a las Pagadurías de las Direcciones Regionales o al Grupo Financiero Sede de la Dirección General para lo pertinente, como constancia de cumplimiento a este requisito.

c) Los Rendimientos Financieros que se generen de estos recursos entregados a título de anticipo serán de propiedad exclusiva del ICBF (si se trata de Recursos Propios) y deben ser consignados mensualmente en la cuenta que informe la Pagaduría de la Dirección Regional o el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, para garantizar un seguimiento y manejo adecuado de los mismos.

d) Cuando se trate de Recursos Nación deberán ser consignados conforme lo establezca el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

e) Copia de las Consignaciones de estos Rendimientos Financieros deben ser remitidas mensualmente a las pagadurías de las Direcciones Regionales o al Grupo Financiero Sede de la Dirección General por parte del supervisor o interventor del contrato, indicando el concepto y el mes al cual pertenecen los recursos, teniendo en cuenta, si los contratos se suscribieron en el Nivel Nacional o Regional respectivamente.

f) Una vez se ejecute la totalidad de los recursos de la cuenta de anticipo, el contratista deberá saldar la cuenta y el supervisor o interventor de contrato certificar la cancelación de la cuenta que dio lugar a dicha modalidad de pago anexando la constancia de la entidad financiera.

g) Será responsabilidad de los supervisores o interventores de los contratos efectuar seguimiento y control mensual de lo mencionado en este anexo.

Derecho del Bienestar Familiar

Resolución 3333 de 2015 ICBF

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)

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