RESOLUCIÓN 5360 DE 2023
(junio 30)
Diario Oficial No. 52.453 de 11 de julio de 2023
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS
Por la cual se establecen los requisitos y documentos soporte para el pago de las obligaciones contraídas por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se deroga la Resolución número 3333 de 2015.
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS (ICBF),
en uso de sus facultades legales y estatutarias y, en especial de las que le confiere el literal b) del artículo 28 de la Ley 7 de 1979, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
Que de conformidad con el artículo 20 de la Ley 7 de 1979, modificado por el artículo 124 del Decreto número 1471 de 1990, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), tiene por objeto propender y fortalecer la integración y el desarrollo armónico de la familia, proteger al menor de edad y garantizarle sus derechos.
Que el ICBF, en el marco de sus funciones, suscribe diferentes tipos de contratos tales como: de aporte, de prestación de servicios, de consultoría, de obra pública, de concesión, convenios interadministrativos y de cooperación internacional, de suministro, de arrendamiento, entre otros, de los cuales se derivan distintos tipos de obligaciones.
Que, aunado a lo anterior, para el cumplimiento de sus funciones misionales y administrativas, el ICBF expide diferentes tipos de documentos tales como: actos administrativos, contratos, oficios, entre otros, los cuales pueden reconocer pagos o gastos.
Que asimismo, existen otro tipo de obligaciones que el ICBF debe pagar contra la presentación de facturas o liquidaciones, tales como servicios públicos e impuestos y gastos notariales, entre otros.
Que de conformidad con el artículo 16 y siguientes del Capítulo III del Decreto número 2674 de 2012, “por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación”, las entidades y órganos ejecutores del SIIF Nación, deberán efectuar el pago de sus obligaciones directamente a los beneficiarios, a través de dicho aplicativo con abono a una cuenta bancaria previamente registrada y validada en el mismo.
Que adicional a lo anterior, dando cumplimiento a los protocolos establecidos para el uso de SECOP II - Circular Externa número 001 de 2019, se hace necesario actualizar los requisitos y documentos soporte mínimos para el trámite y pago de las obligaciones adquiridas por el ICBF, adicionales a las específicas contempladas en cada uno de los contratos y en las reglamentaciones de cada programa.
Que los requisitos y/o documentos soporte para el pago de las respectivas obligaciones contraídas por el ICBF, se relacionan en el anexo número 1, documento que hace parte integral de la presente resolución, los cuales deben ser anexados a las cuentas de cobro para su presentación ante las áreas de Pagadurías de las Direcciones Regionales, así como al Grupo Financiero Sede de la Dirección General, en los contratos de: i) aporte, ii) contratos u órdenes de prestación de servicios diferentes a honorarios, iii) prestaciones de servicio - honorarios, iv) contratos de obra pública y concesión, y) contratos de suministro, vi) contratos de arrendamientos, vii) contratos interadministrativos o convenios de cooperación con organismos internacionales y viii) pagos ordenados a través de acto administrativo.
Que de acuerdo con el concepto número 163883 del 23 de noviembre de 2020, emitido por la Oficina Asesora Jurídica del ICBF, se considera que la información y los documentos remitidos a través de mensajes de datos son válidos y los mismos pueden obrar como prueba para el trámite de pago, siempre que cumplan con las condiciones establecidas en la Ley 527 de 1999 y sus normas concordantes.
Que el concepto en mención señala que los documentos recibidos y emitidos por las diferentes áreas del ICBF no deben imprimirse en cuanto no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos. En ese sentido, en los casos en que por expresa disposición normativa se requiera que la información costé por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, siempre que la información que este contiene sea accesible para su posterior consulta.
Que con base en lo anterior, la Resolución número 3333 de 2015 del ICBF, por la cual se actualizan, establecen y unifican los requisitos y documentos soporte para el pago de las obligaciones contraídas por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, requiere actualizaciones respecto del trámite y los soportes de pago que se deben remitir a las pagadurías y al Grupo Financiero Sede de la Dirección General a fin de generar un control adecuado en la ejecución presupuestal y financiera de la entidad.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene como objeto establecer los requisitos y, documentos soporte que deben ser presentados ante las áreas de Pagaduría de las Direcciones Regionales y al Grupo Financiero Sede de la Dirección General, por parte de los supervisores o interventores de los contratos y ordenadores del gasto, de acuerdo con el tipo de contrato, modalidad de atención y/o acto administrativo que ordene el pago.
ARTÍCULO 2o. Documentos requeridos por tipo de contrato o modalidad de atención. en los eventos de: i) contrato de aporte, ii) contratos u órdenes de prestación de servicios diferentes a honorarios, iii) contratos de prestaciones de servicio - honorarios, contratos de obra pública y concesión, y) contratos de suministro, vi) contratos de arrendamiento, vii) contratos interadministrativos o convenios de cooperación con organismos internacionales y viii) pagos ordenados a través de acto administrativo, remítase al anexo número 1, que hace parte integral de la presente resolución, en el cual se indican los documentos requeridos para el primer pago y subsiguientes.
PARÁGRAFO 1o. Los documentos establecidos en el precitado anexo deberán ser previamente publicados.en las plataformas que estipule el Gobierno nacional y la normatividad interna del ICBF y, presentados debidamente firmados en forma digital, ante las áreas de Pagaduría de las Direcciones Regionales o del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, según sea el caso en un solo archivo PDF.
PARÁGRAFO 2o. Así mismo, los informes de supervisión deben ser revisados y avalados con su correspondiente firma por el supervisor o interventor del contrato. Los documentos especiales que se pacten en las minutas contractuales para ser entregados por el contratista como requisito para el trámite de pago, deben ser remitidos directamente al supervisor o interventor y, en ningún momento, se deberán adjuntar como soporte del trámite dirigido a las áreas de Pagaduría de las Direcciones Regionales o del Grupo Financiero Sede de la Dirección General.
PARÁGRAFO 3o. Para pagos anticipados, en las facturas electrónicas que se expidan posteriores al giro del anticipo y con cargo a la ejecución del contrato, se debe relacionar la amortización correspondiente hasta legalizar el valor del anticipo y, especificar el valor neto a girar, aspectos que deberán revisar y garantizar los supervisores o interventores de los contratos de forma previa a la elaboración y firma de la certificación de cumplimento y remisión de las cuentas a las Pagadurías de las Direcciones Regionales y al Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General, según sea el caso.
ARTÍCULO 3o. OTROS PAGOS DERIVADOS DE LAS ACTUACIONES Y GESTIONES ADMINISTRATIVAS. a continuación, se relacionan los documentos que deberán ser anexados para el trámite de pago, según cada concepto.
3.1 NÓMINA Y SUS INHERENTES:
El proceso de pago de la nómina y sus inherentes, se realiza de manera unificada por parte del Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General y, para ello, es requerida la siguiente documentación:
- Memorando remisorio de la Dirección de Gestión Humana, mencionando el número del Certificado Disponibilidad Presupuestal - CDP a afectar.
- Resumen de acumulados por concepto, firmado por el Director de Gestión Humana, el Director Financiero y el ordenador del gasto.
- Reporte “acumulados clase nómina centro de costo”, en el cual se evidencien los valores a favor de terceros por concepto de. descuentos. (Fonbienestar, Cooperativas, Sindicatos, Embargos Judiciales, etc.).
- Soporte de aprobación de la nómina, realizado por los contadores de las Regionales y del Grupo Financiero Sede de la Dirección General.
- Archivos establecidos por la Dirección de Gestión Humana, para realizar el registro presupuestal del compromiso y las obligaciones presupuestales ante SIIF Nación.
- Archivos de dispersión para realizar el cargue en el aplicativo SIIF Nación para pago a beneficiario final.
- Memorando remisorio de la Dirección de Gestión Humana, en el cual se autorice el pago de las planillas PILA, indicando el número del CDP a afectar.
- Reporte de la planilla integrada de liquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales del mes, debidamente firmada por el Director de Gestión Humana y el ordenador del gasto.
- Planilla Integrada de Liquidación de Aportes-PILA generada por el aplicativo del operador de información correspondiente.
- Memorando remisorio de la Dirección de Gestión Humana, en el cual se relacione la liquidación de las cesantías de los servidores públicos del ICBF a transferir al Fondo Nacional de Ahorro, indicando el número del CDP a afectar.
- Formato “Relación cesantías consignadas mes” suscrito por el Director de Gestión Humana y el ordenador del gasto.
- Formularios de Aportes a los Fondos Voluntarios de Pensión y Cuentas AFC, debidamente diligenciados y avalados por el funcionario competente.
3.1.1 Crédito por Calamidad Doméstica
- Memorando de la Dirección de Gestión Humana, con el cual se remite al Grupo Financiero de la Sede, de la Dirección General, la relación de los créditos aprobados.
- Resolución que autoriza el pago, suscrita por el ordenador del gasto, en la cual se indique, entre otros, la cuenta bancaria en la cual se depositarán los dineros al servidor público y, copia del Acta de Adjudicación expedida por el Comité de Calamidad Doméstica de la Sede de la Dirección General.
- Original del formato “Solicitud de Crédito para Calamidad Doméstica”, debidamente diligenciado.
- Original del pagaré, carta de instrucciones y autorización de descuentos, documentos que estarán en custodia de la Coordinación del Grupo Financiero Sede de la Dirección General.
3.1.2 Fondo Nacional del Ahorro (FNA)
- Oficio remisorio de la Dirección de Gestión Humana, con la liquidación regionalizada del pago correspondiente a las cesantías causadas a favor de los servidores públicos del ICBF, firmada por el Ordenador del Gasto, en el cual se indique el CDP a afectar.
- Formato de la relación de pago al Fondo Nacional de Ahorro, debidamente diligenciado y firmado por el Director de Gestión Humana y el ordenador del gasto.
3.2 Reconocimiento a Exservidores Públicos
- Liquidación elaborada por la Dirección de Gestión Humana.
- Resolución de reconocimiento y ordenación de pago, debidamente firmada por el Ordenador del Gasto, en la cual se indique, entre otros, la información bancaria del beneficiario del pago y el número de CDP a afectar.
- Registro Único Tributario (RUT) del beneficiario del pago.
- Certificación de la titularidad de la cuenta bancaria, expedida por la entidad financiera en la cual se realizará el pago al beneficiario, por parte del ICBF.
3.3 Servicios Públicos e Impuestos
- Memorando remisorio de la Dirección Administrativa de la Sede de la Dirección General, o de los Grupos Administrativos y Financieros o de Gestión de Soporte en las Direcciones Regionales del ICBF, con la relación de los servicios públicos a cancelar, por tipo de servicio y entidad prestadora del servicio, debidamente totalizados, en el cual se indique el CDP a afectar.
- Facturas por cancelar, expedidas por las empresas prestadoras del servicio público, o el formulario de autoliquidación para el caso de los impuestos o contribuciones nacionales, departamentales o municipales, debidamente autorizados.
PARÁGRAFO: En todo caso, las áreas administrativas en las direcciones regionales y los responsables en la Sede de la Dirección General, remitirán a los Grupos Financieros, los documentos necesarios para tramitar el pago de los servicios públicos e impuestos a más tardar el tercer día hábil antes de la primera fecha de vencimiento del servicio que se vaya a pagar. El incumplimiento al plazo aquí establecido, que conlleve el pago de multas, sanciones o intereses, será responsabilidad del área administrativa que radiqué en forma tardía los documentos para tramitar el pago.
3.4. Participaciones económicas por denuncias correspondientes a vocaciones hereditarias, bienes vacantes y mostrencos.
- Copia de la resolución que reconoce y ordena el pago de la participación económica, debidamente firmada por él. Ordenador del Gasto.
- Constancia de notificación de la citada resolución, acompañada de la certificación del jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Sede de la Dirección General, en la que indique que se encuentra en firme.
- Copia del Registro Presupuestal, expedido a través del SIIF Nación.
- Actas de recibo de bienes inmuebles o muebles, ajustados en sus valores según el resultado de los avalúos realizados por la Dirección Administrativa de la Dirección General.
- Comprobantes de consignación a favor del ICBF, si es el caso.
- Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT).
- Formato de Autorización de abono en cuenta, suscrito por el beneficiario y certificado de titularidad de la misma, expedida por la entidad financiera.
- Cuenta de cobro suscrita por el beneficiario del pago.
3.5 Sentencias, Conciliaciones y Laudos Arbitrales
3.5.1 Pago por Depósito Judicial
- Memorando remisorio de la Oficina Asesora Jurídica, dirigido al Grupo Financiero Sede de la Dirección General.
- Resolución que reconoce y ordena el pago al beneficiario, en la cual se indique, entre otros, el nombre e identificación del beneficiario, el valor a pagar, la información del Juzgado o Tribunal para efectos de realizar el pago a través de la cuenta de depósitos judiciales, el número del depósito judicial y el número de CDP a afectar.
3.5.2 Pago Directo al Beneficiario.
- Memorando remisorio de la Oficina Asesora Jurídica, dirigido al Grupo Financiero Sede de la Dirección General, con el cual se adjunten los documentos soporte para el pago.
- Resolución que reconoce y ordena el pago, en la cual se indique el nombre e identificación del beneficiario, el valor a pagar, el número de CDP a afectar, el número, tipo de cuenta y el Banco donde se debe consignar, datos acordes con los documentos presentados previamente ante la Oficina Asesora Jurídica por parte del o (los) beneficiario(s) de la sentencia, laudo arbitral o conciliación o su(s) apoderado(s).
- Certificación bancaria donde se indique el número y tipo de cuenta de los beneficiarios del pago o sus apoderados, según corresponda.
- Registro Único Tributario (RUT) del beneficiario del pago o de su apoderado, según corresponda.
- Planillas de pago al Sistema de Seguridad Social, remitidas por la Dirección de Gestión Humana al Grupo Financiero Sede de la Dirección General, cuando apliquen.
3.6 Reembolso o Legalización de las Cajas Menores.
3.6.1 Reembolso Caja Menor
- Resolución por la cual se autoriza el reembolso para la caja menor.
- Facturas electrónicas, cuando corresponda, como soporte de los gastos efectuados con cargo a la caja menor.
- Captura de pantalla de la aprobación de la factura en el aplicativo determinado por la DIAN, cuando aplique.
- Captura de pantalla donde conste la validación de la factura por parte de la DIAN. En caso que el aplicativo DIAN presente inconvenientes, se deberá anexar el contenedor electrónico, archivo tipo zip., que debe incluir únicamente un XML validado por la DIAN.
- Comprobantes de caja menor, con la firma del responsable y de quien recibe el servicio, con los respectivos descuentos de ley.
- Relación de los comprobantes de pago de la caja menor, firmada por el responsable, la cual debe contener: número de comprobante, concepto, beneficiario, valor bruto, descuentos de ley, valor neto y ejecución presupuestal por rubro.
- Captura de pantalla de solicitud de Reembolso SIIF Nación.
- Reporte SIIF Nación denominado Libro caja.
- Reporte SIIF Nación denominado Libro Bancos.
- Reporte SIIF Nación denominado Libro control Presupuestal.
- Planilla de Retención (si aplica).
- Conciliación Bancaria del mes que está solicitando el reembolso.
- Extracto bancario.
- Reporte movimiento caja menor SIIF Nación.
- Reporte ejecución caja menor SIIF Nación.
- Reporte comprobante de deducciones aplicadas (si es del caso).
- Copia de los saldos de los rubros presupuestales de.caja menor, generado desde el sistema SIIF Nación.
3.6.2 Cierre Caja Menor
- Reporte SIIF Nación que refleje el Libro Caja.
- Reporte SIIF Nación que refleje el Libro Bancos.
- Reporte SIIF Nación que refleje el Libro de control presupuestal.
- Conciliación Bancaria.
- Extracto Bancario.
- Planilla Resumen de Retención (si aplica).
- Relación de comprobantes de pago.
- Copia consignación de traslado de las deducciones efectuadas por retenciones.
- Copia de la consignación o de la transferencia electrónica del saldo final que presenta la cuenta bancaria.
- Reporte Movimiento Caja Menor en SIIF Nación.
- Reporte Ejecución Caja Menor en SIIF Nación.
- Reporte de deducciones en SIIF Nación.
- Consulta Listado de caja menor en SIIF Nación.
- Comprobantes numerados y firmados.
- Captura de pantalla de cierre presupuestal generado desde SIIF Nación.
- Resolución de Cierre y legalización.
ARTÍCULO 4o. CONDICIONES GENERALES DEL PROCESO DE PAGO. Para el trámite de pago, se establecen los siguientes parámetros:
- Para el pago de devoluciones de mayores valores pagados, pago de lo no debido u otros conceptos, el soporte requerido será el acto administrativo que ordena el pago, expedido por el ordenador del gasto o el funcionario delegado para tal fin, y su objeto deberá estar amparado en el clasificador del gasto definido en los Lineamientos de programación y ejecución de metas sociales del ICBF, o acorde con los procedimientos y resoluciones establecidos a nivel interno en el ICBF.
- Para el respectivo trámite de pago de cuentas, el supervisor o interventor del contrato deberá allegar vía correo electrónico y en forma digital ante las áreas financieras, el formato (según corresponda), debidamente diligenciado, con el cual avala y autoriza el pago, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el contrato.
- Las áreas deben validar que se hayan previsto los recursos que garanticen el pago previo a la presentación de los documentos ante el Grupo Financiero Sede de la Dirección General o de las pagadurías de las Direcciones Regionales.
- El trámite de actualización de cuentas bancarias en SIIF Nación tiene un término de ocho (8) días hábiles, por lo tanto, el supervisor o interventor del contrato deberá informar anticipadamente a las áreas financieras, vía correo electrónico, previo a la radicación de los documentos para tramitar el pago.
ARTÍCULO 5o. DE LAS CERTIFICACIONES DE CUMPLIMIENTO EXPEDIDAS POR LOS SUPERVISORES O INTERVENTORES. Las certificaciones de cumplimiento a satisfacción, para cada tipo de contrato, modalidad de atención y/o acto administrativo que ordene el pago enunciado en el artículo 2o de la presente resolución, deberán ser diligenciadas de conformidad con las resoluciones, procedimientos, guías, instructivos y formatos establecidos por el ICBF, los cuales se encuentran en la Intranet del Instituto.
PARÁGRAFO. Las certificaciones de cumplimiento a que hace referencia el presente artículo deberán ser allegadas a las áreas financieras vía correo electrónico o a través de las herramientas tecnológicas dispuestas para tal fin, al momento de radicar la cuenta, junto con los demás documentos soporte para el pago.
ARTÍCULO 6o. CUMPLIMIENTO CRONOGRAMAS FINANCIEROS. Los supervisores o interventores de los contratos, deberán cumplir con los cronogramas financieros establecidos por cada Regional y por la Sede de la Dirección General, así como con el determinado en la Guía de Cierre Financiero de fin de vigencia y apertura de cada vigencia fiscal expedido por la Dirección Financiera del ICBF; presentando en las fechas establecidas las solicitudes de liberación de saldos, presentación de cuentas en Pagadurías, constitución del rezago presupuestal (cuentas por pagar y reservas presupuestales), de acuerdo con la normatividad vigente y con los lineamientos que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP), expida para cada vigencia.
PARÁGRAFO: Las cuentas con deducciones, deberán ser presentadas según el cronograma establecido a nivel interno de cada Regional o de la Sede de la Dirección General, con un mínimo de seis (6) días hábiles anteriores a la finalización del mes, toda vez que las deducciones se ven reflejadas en SIIF Nación cinco (5) días después del pago.
ARTÍCULO 7o. RESPONSABILIDADES DE LAS OFICINAS DE PAGADURÍAS DE LAS DIRECCIONES REGIONALES Y DEL GRUPO FINANCIERO DE LA SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL FRENTE AL TRÁMITE DE PAGOS. Serán responsabilidades de las Oficinas de Pagadurías de las Direcciones Regionales y del Grupo Financiero de la sede de la Dirección General, frente al trámite de pagos, las siguientes:
- Tramitar el pago de las cuentas cumpliendo con el cronograma financiero, una vez sean recibidas junto con toda la documentación soporte requerida y se cuente con el respectivo PAC. Para el caso de Recursos Nación, el pago se realizará teniendo en cuenta el calendario PAC definido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y demás disposiciones.
- Las áreas financieras deberán realizar los pagos al beneficiario final o con traspaso a pagaduría, según corresponda, en las condiciones que establezca la normatividad vigente.
ARTÍCULO 8o. PARA EL TRÁMITE DE PAGO Y ABONO EN CUENTA. El tiempo máximo establecido para el trámite y abono en cuenta, para una obligación adquirida por el ICBF corresponde a:
| TIPO DE RECURSO | REGIONAL O GRUPO FINANCIERO SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL |
| PROPIOS | 7 días hábiles. |
| NACIÓN | Conforme con cronograma establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. |
PARÁGRAFO. Los plazos arriba mencionados, se contarán a partir de la fecha de registro de la obligación en el SIIF Nación.
ARTÍCULO 9o. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución número 3333 de 2015 y demás normas que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 30 de junio de 2023.
La Directora General,
Astrid Eliana Cáceres Cárdenas
