RESOLUCION 690 DE 2004
(abril 27)
<Fuente: Página de internet ICBF>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 2200 de 2010>
Por la cual se adopta el Manual de Denuncias de Vocaciones Hereditarias, Bienes Vacantes y Bienes Mostrencos
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
En uso de sus facultades legales y reglamentarias, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 75 de 1968, en su articulo 66, consagró que ingresaban al patrimonio del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, los bienes mostrencos, los bienes vacantes y los derechos patrimoniales que le correspondan en las sucesiones intestadas;
Que el artículo 21 numeral 19 de la Ley 7ª de 1979, señala como función del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, la de promover las acciones judiciales en que tenga interés en razón de su vocación hereditaria y en las que procuran la declaratoria de bienes vacantes y mostrencos;
Que se requiere implementar criterios unificados relativos a la tramitación de las denuncias, promover la organización de las mismas en el nivel regional y asumir un control efectivo desde el nivel central;
Que por lo anteriormente expuesto, se hace necesario implementar un Manual para la tramitación de denuncias de vocaciones hereditarias,, bienes vacantes y bienes mostrencos, que estandarice el procedimiento y contribuya a garantizar la eficacia, eficiencia y economía en sus operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de la función;
Que la estandarización de los procedimientos institucionales, dentro de parámetros de calidad, facilita y agiliza la gestión de la entidad en las denuncias de vocaciones hereditarias, bienes vacantes y bienes mostrencos;
Que en consecuencia,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 2200 de 2010> Adoptar, el Manual de Denuncias de Vocaciones Hereditarias, Bienes Vacantes y Bienes Mostrencos, que forma parte de la presente Resolución, en todas sus partes, para las competencias, trámites y procedimientos a realizar por la Sede Nacional, las Regionales y las Agencias que conforman el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, construido en un modelo flexible.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 2200 de 2010> Autorizar a la Oficina Jurídica de la Sede Nacional del ICBF para realizar los ajustes que el Manual requiera, para mantener así su aplicabilidad.
PARÁGRAFO. Dichos ajustes se efectuarán a través de “aplicativos” expedidos por la Dirección General, los cuales deberán ser comunicados y socializados por la Oficina Jurídica de la Sede Nacional a todas las Regionales, Agencias y dependencias del ICBF.
ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 2200 de 2010> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
Dado en Bogotá D.C., a
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
BEATRÍZ LONDOÑO SOTO
Directora General
<A continuación se inserta el Manual publicado por el ICBF, tomado se "documentos públicos en fecha 0571272008, incluye modificaciones del aplicativo 1 (noviembre 25 de 2005) y 2 (julio 25 de 2006)>
MANUAL DE DENUNCIAS DE VOCACIONES HEREDITARIAS BIENES VACANTES Y BIENES MOSTRENCOS
Bogotá, D.C., agosto de 2004
Actualizado a Noviembre de 2005
1. Generalidades
1.1. Objetivo
1.2. Alcance
1.3. Producto o servicio
1.4. Finalidad de las denuncias
1.4.1. Finalidad del Juzgador
1.4.2. Finalidad económica.
1.5. Antecedentes legales.
1.6. Reglamentación interna.
1.7. Competencias.
1.7.1. Para la recepción de la denuncia.
1.7.2. Para la Contratación en denuncias.
1.7.3. Para el otorgamiento de poderes en denuncias.
1.7.4. Para la venta de bienes adjudicados por denuncias.
1.8. Deber de informar de parte de los funcionarios públicos.
1.9. Confidencialidad de las denuncias.
1.10. Valor de los contratos.
1.11. Radicación de informaciones y denuncias provenientes de entidades de derecho público y privado.
1.12. Cesión de la denuncia.
1.13. Facultades otorgadas en los poderes para denuncias.
1.14. Deber de seguir estas reglas básicas, procedimientos y directrices.
2. Definiciones
2.1. Vacante y mostrenco.
2.1.1. Vacante.
2.1.2. Mostrenco.
2.1.3. Dueño aparente.
2.1.4. Dueño conocido.
2.1.5. Dominio anterior.
2.1.6. Tenedor.
2.1.7. Del abandono voluntario e involuntario del bien.
2.1.8. Búsqueda física y jurídica del dueño.
2.1.9. Inviabilidad del mostrenco en derechos personales o de crédito.
2.2. Vocación hereditaria.
2.2.1 Orden sucesoral.
2.2.2 Beneficio de inventario.
2.2.3 Guarda y aposición de sellos.
2.2.4 Petición de herencia.
2.3 Estimativo Comercial.
3. Reglas Básicas del Trámite en denuncias
3.1 Divulgación previa de los hechos materia de denuncia.
3.2 Prevalencia entre denuncias.
3.3 Límite de Cuantía. <Numeral eliminado Aplicativo 2 de 2006> <Ver Resolución ICBF 1592 de 2006>
3.4 Del recibo material de los bienes antes de la adjudicación.
3.5 Carga de la prueba.
3.6 Valoración de pruebas.
3.7 Contratación en denuncias.
3.8 Términos.
3.8.1 Para la consecución de pruebas.
3.8.2 Para la suscripción del contrato.
3.8.3 Para la declaratoria de caducidad.
3.9. Gastos y Costos.
3.10. Ingreso real y material.
3.11. Participación económica.
3.11.1 Pagos en especie.
3.11.2 Mayores pagos.
3.11.2.1 Aporte profesional
3.11.2.2 Aporte técnico.
3.11.2.3 Aporte económico.
3.12 Restitución de bienes adjudicados.
3.12.1 En vacantes y mostrencos.
3.12.2 En vocaciones hereditarias.
3.13 Documentos de Apoyo, Modelos y Minutas.
4. Procedimiento para la tramitación de denuncias
4.1. Instauración.
4.1.1. En Regionales y Agencias
4.1.2. En Sede Nacional
4.2. Pruebas documentales
4.3. Visita e inspección de inmuebles y muebles
4.4. Estimativo comercial
4.4.1. En vocaciones hereditarias
4.4.2. En vacantes y mostrencos
4.5. Evaluación
4.6. Definición de calidad de denunciante.
4.6.1. Negando la calidad de denunciante
4.6.2. Aceptando la calidad de denunciante.
4.7. Contratos por denuncias.
4.8. Ingreso de bienes al ICBF.
4.8.1. Bienes Muebles e Inmuebles
4.8.2. Dineros, Divisas y Valores
4.9. Participación económica.
4.10. Participación económica en especie.
4.11. Mayor pago de participación económica.
4.12. Notificaciones y atención de recursos.
1. Generalidades
1.1. Objetivo
El presente Manual de Procedimientos está orientado a recoger en forma sistemática los procesos y procedimientos que deben ser desarrollados en la tramitación de las denuncias de vocaciones hereditarias, bienes vacantes y bienes mostrencos, en aras de mejorar el servicio y fortalecer la gestión operativa y administrativa de la Entidad; permitiendo definir las actividades en forma organizada y secuencial para cumplir la función e identificar responsabilidades en los servidores públicos involucrados, fomentando la cultura del autocontrol.
No obstante el Manual deberá ser ajustado en la medida en que resulte mejoramiento, supresión o creación de los procesos o tramites actuales, al igual que cuando se presenten cambios en la normatividad o en la estructura interna del ICBF.
1.2 . Alcance
Este instrumento va dirigido al personal del ICBF adscrito a las regionales y agencias encargadas del cumplimiento de los trámites, procesos y procedimientos que se deben realizar respecto a las denuncias de vocaciones hereditarias, bienes vacantes y mostrencos. Por ello la Sede Nacional, las direcciones regionales y de agencia deberán aplicar su contenido, ajustándolo a su estructura y organización.
En todos los numerales del presente manual y donde aparezcan como responsables de las etapas y/o actuaciones dentro del trámite de denuncias, los Grupos Jurídicos, Administrativos y Financieros de las Regionales o Agencias, se entenderá incluidos también la Oficina Jurídica, La Dirección Administrativa y la Dirección Financiera de la Sede Nacional.
1.3. Producto o servicio
Con la implementación del instrumento se pretende dar una organización lógica a las actividades con el fin de obtener un mejor rendimiento en la tramitación de las denuncias de vocaciones hereditarias, bienes vacantes y mostrencos. Rendimiento que se identifica con dos propósitos diversos que pretende la Ley, en primer término identificar al dueño del bien o el mejor heredero del patrimonio herencial, poniéndoles a su disposición la cosa hallada y en segundo lugar, dado el caso de resultar infructuoso el primero, incrementar el patrimonio de la Entidad con destino a los programas que desarrolla.
1.4. Finalidades de las denuncias
1.4.1. Finalidad del juzgador
En materia de bienes vacantes y mostrencos, el propósito del juzgador esta encaminado al descubrimiento del dueño y el ICBF no está exento de procurar tal propósito. Por ello las gestiones que adelante la Entidad tienen una doble vía, (i) coadyuvar al denunciante en la consecución de las pruebas que demuestren su dicho y (ii) encontrar el dueño del bien denunciado.
En materia de vocaciones hereditarias, tal postulado igualmente debe ser aplicado, no obstante la obligación del ICBF en coadyuvarle al denunciante en su propósito.
A fin de iniciar los procesos judiciales y/o notariales requeridos, debe obtenerse previamente la mayor certeza acerca del derecho del ICBF, mas aún, si la Entidad, por ese efecto podría sufrir un desmedro en su patrimonio.
1.4.2. Finalidad económica
Dentro del régimen financiero del ICBF, la normatividad prescribe que el patrimonio del ICBF está constituido por activos entre los que se encuentran los bienes que reciba como heredero y los bienes vacantes y mostrencos. De allí nace la clara intención del legislador de dotar al ICBF de recursos económicos suficientes que le permitieran cumplir con sus fines esenciales.
Para garantizar la concreción de tal finalidad sin tropiezos, las regionales y agencias, por vía administrativa, deben agotar todos sus esfuerzos en la búsqueda del dueño de los bienes o del mejor heredero, según corresponda.
1.5. Antecedentes legales
Código Civil Colombiano, artículos 704 a 712, para vacantes y mostrencos y artículos 1008 a 1054 y 1279 a 1326 para las vocaciones hereditarias.
Código de Procedimiento Civil, artículos 408 a 426, referentes al proceso declarativo abreviado (mostrencos y vacantes) y del 575 al 624 para vocaciones hereditarias.
Decreto 2388 de 1979, artículos 99 al 113, por el cual se reglamentan las leyes 75 de 1968, 27 de 1974 y 7ª de 1979.
Decreto 3421 de 1986, artículos 1 al 5. Por el cual se modifica el decreto 2388 de 1979.
Decreto 902 de 1988. Por el cual se autoriza la liquidación de herencias ante notario público.
Decreto 1729 de 1989. Por el cual se modifica y adiciona el decreto 902 de 1988.
Decreto 2651 de 1991. Por el cual se expiden normas transitorias para descongestionar los despachos judiciales.
Ley 446 de 1998. Por el cual se adoptan como legislación permanente algunas normas del decreto 2651 de 1991 y se modifican algunas del C. P.C., entre otras.
Nota: Consultar la normatividad relacionada, debidamente concordada, en anexo aparte de este instrumento y en Carpetas Públicas/Todas las Carpetas Públicas/Oficina Jurídica/Denuncias de Bienes/Normatividad.
1.6. Reglamentación interna
Acuerdo 117 de 1985. Por el cual se delega en el Director General y en los Directores Regionales, previo visto bueno del Director General, la venta de bienes ingresados por denuncias.
Resolución 446 de 1987. Por la cual se adoptan determinaciones sobre Estimativos Comerciales, Valor Fiscal de los contratos y horarios de atención en denuncias.
Resolución 740 de 1987. Por la cual se da el carácter de confidenciales a las denuncias y se restringe su publicación en medios informativos.
Resolución 1099 de 1988. Por la cual se ordena la radicación de las denuncias e Informaciones oficiales y fija como fecha y hora la de radicación en correspondencia.
Resolución 2443 de 1988. Por la cual se establece la cuantía mínima para el trámite de denuncias.
Nota: Consultar la reglamentación interna, debidamente concordada, en anexo aparte de este instrumento y en Carpetas Públicas/Todas las Carpetas/Oficina Jurídica/Denuncias de Bienes/Normatividad.
1.7. Competencias
1.7.1. Para la recepción de la denuncia.
Por efecto del artículo 99 del Decreto 2388 de 1979, el particular tiene una doble opción para presentar su denuncia, (i) ante la Dirección General, sin atender el lugar de ubicación de los bienes o de la tramitación de los procesos, debido a la competencia general de ésta o (ii) ante la Dirección Regional o de Agencia respectiva, dentro de la órbita de su competencia, dependiendo del lugar de ubicación de los bienes o de la tramitación de los juicios.
1.7.2. Para la Contratación en denuncias.
Para la contratación en denuncias, en razón de lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, artículo 11 numeral 1 y 3 literal c, el competente es el Director General de ICBF en su calidad de Representante Legal de la Entidad, quien ejerciendo la facultad de delegar la celebración de contratos, contenida en el artículo 37 del Decreto 2150 de 1995, dispuso lo anunciado en el MANUAL DE CONTRATACION en lo pertinente.
1.7.3. Para el otorgamiento de poderes en denuncias.
En desarrollo de la facultad de delegación, el Director General del ICBF a través de la Resolución No. 1719 de 2004 delegó en la Jefe de la Oficina Jurídica de la Sede Nacional, y, en los Directores de las Regionales y Agencias del ICBF, la facultad de conferir los poderes necesarios para la representación judicial y administrativa del Instituto en los procesos judiciales y trámites administrativos, en las que intervenga a cualquier título.
1.7.4. Para la venta de bienes adjudicados por denuncias.
Acorde con lo consagrado en el artículo 109 del Decreto 2388 de 1989, el competente para decidir la venta de los bienes adjudicados por denuncias es el Consejo Directivo del ICBF, quien a través del Acuerdo 117 de 1985 delegó en (i) el Director General la venta de dichos bienes y (ii) los Directores Regionales previo visto bueno del Director General, siempre que éstos no sean necesarios para cumplir los fines propios del Instituto.
1.8. Deber de informar por parte de los funcionarios públicos
Toda persona que ejerza funciones públicas esta en la obligación legal de informar al ICBF, con la mayor brevedad, de la existencia de una vocación hereditaria, un bien mostrenco o un bien vacante.
Lo anterior se traduce en que ningún servidor público podrá ser reconocido como denunciante, ni por ende contratar con la Entidad por ese mismo efecto.
1.9. Confidencialidad de las denuncias.
Por disposición del Director General (Resolución 740 de 1987), las informaciones contenidas en las denuncias de vocaciones hereditarias, bienes vacantes y mostrencos tienen carácter de confidenciales y su publicación en medios publicitarios solo es posible bajo su autorización.
En todo caso no se admitirá la intervención de personas distintas al denunciante o su apoderado (artículo 101 del decreto 2388 de 1979).
1.10. Valor de los contratos.
Facultado el ICBF a través del segundo inciso del artículo primero del Decreto 3421 de 1986, para hacer la estimación del valor comercial de los bienes denunciados, la Dirección General, por el artículo 2 de la Resolución 446 de 1987, adoptó la siguiente escala para efectos estrictamente fiscales de los contratos: (i) Cuando el monto estimado de los bienes denunciados sea igual o mayor a veinte millones de pesos ($20.000.000), el valor de los contratos será el cinco por ciento (5%) de dicha suma. (ii) Cuando el valor estimado de los bienes sea inferior a veinte millones de pesos ($20.000.000), la cuantía será el diez por ciento (10%) de dicha suma.
Sin embargo, el valor final de los contratos será el porcentaje que legalmente corresponda al denunciante, por concepto de la participación económica a que tenga derecho y sobre la cual deberá pagar los reajustes de los impuestos de timbre y otros a que haya lugar.
1.11. Radicación de informaciones y denuncias provenientes de entidades de derecho público
Todas las denuncias o informaciones sobre existencia de bienes vacantes, mostrencos y vocaciones hereditarias provenientes de otras entidades de derecho público deberán ser atendidas y radicadas bajo las mismas condiciones que las otras denuncias que instauren los particulares, tomándose como fecha de instauración la que sea colocada en la oficina de correspondencia del ICBF.
Los actos administrativos que se profieran en razón de las denuncias tramitadas con base en las informaciones provenientes de entidades de derecho público, le serán notificadas a éstas bajo las mismas condiciones de las particulares.
1.12. Cesión de la denuncia
Es el traspaso de la posición íntegra que ocupa el particular dentro del trámite de la denuncia, previa a la suscripción del contrato. Lo que conlleva la posibilidad de ceder (i) la posición antes del reconocimiento de la calidad de denunciante o (ii) la calidad de denunciante reconocida a través de resolución.
La cesión de la denuncia se reconocerá mediante resolución motivada, suscrita por el Director General, Director Regional o de Agencia.
1.13. Facultades otorgadas en los poderes por denuncias.
Los poderes que se otorguen a abogados externos en razón de denuncias de vocaciones hereditarias, bienes vacantes y mostrencos, llevarán expresamente indicado que no se les otorga la facultad de conciliar ni de recibir o disponer de los bienes objeto de denuncia. Además, para el caso de vocaciones hereditarias, se indicará expresamente que se acepta la sucesión con beneficio de inventario y que el inventario y avalúo de bienes y el trabajo de partición deberán llevar visto bueno del ICBF.
1.14. Deber de seguir estas reglas básicas, procedimientos y directrices
La Dirección General y Las Direcciones Regionales y de Agencias y sus Grupos Jurídico, Administrativo y Financiero, deberán seguir las reglas básicas, los procedimientos y las directrices que se señalan en este Manual.
2. Definiciones
En este aparte se dispone de un glosario de términos más usuales dentro de este Manual, cuyo propósito es facilitar un mejor entendimiento en el trámite de denuncias de vocaciones hereditaria, bienes vacantes y mostrencos.
2.1. Vacante y mostrenco
2.1.1. Vacante
Bien inmueble (bien raíz), ubicado en el territorio nacional, sin dueño aparente (poseedor) o conocido (propietario).
2.1.2. Mostrenco
Bien mueble (vehículos, semovientes, dineros, divisas, joyas, etc.), ubicado en el territorio nacional, sin dueño aparente (poseedor) o conocido (propietario).
2.1.3. Dueño aparente
Es el poseedor del bien, quien al carecer del derecho de propiedad, ejerce actos de señor y dueño sobre el mismo.
El ICBF ni el Juez pueden desconocer que el poseedor pueda adquirir la propiedad por prescripción, pues éste poseedor se reputa como dueño, debiéndosele reconocer su carácter de dueño aparente.
Por lo anterior, cualquier expectativa de vacancia o mostrencia de un bien, desaparece ante un poseedor del mismo.
2.1.4. Dueño conocido
Es aquel que ejercita el derecho de propiedad con plena libertad, siempre y cuando no sea contra la Ley o derecho ajeno.
La propiedad privada, en términos del Código Civil, es el derecho real en una cosa corporal; es el dominio más completo de la voluntad sobre las cosas.
Este dueño se percibe en razón de los títulos, documentos y en fin, la relación directa con el bien que lo hacen su propietario. Para el caso de bienes sujetos a registro, el dueño conocido es aquel que aparece inscrito como tal.
2.1.5. Dominio anterior
Para que un bien pueda ser objeto de su declaratoria como mostrenco o como vacante, tuvo que estar bajo dominio anterior de un particular.
Para el caso de los inmuebles, no existen en nuestro derecho cosas de nadie (res nullius), por cuanto éstas, por prescripción legal, se reputarían baldíos, es decir de propiedad del Estado.
Para el caso de los muebles, las cosas de nadie, entran al patrimonio de particulares en razón de su apoderamiento, siempre y cuando tal actitud no contravenga norma alguna.
De lo anterior queda claro que los bienes imprescriptibles no pueden ser objeto de procesos declarativos de bienes vacantes y mostrencos.
No procediendo la declaratoria de pertenencia, los bienes de propiedad de las entidades de derecho público, tampoco son susceptibles de su declaratoria de vacante o de mostrenco.
2.1.6. Tenedor
Es aquel que posee la cosa en nombre ajeno, es decir, posee para un tercero; si bien tiene la cosa en forma voluntaria, reconoce a otro como propietario o poseedor. No se tiene la cosa como dueño, sino en lugar y a nombre del dueño o de quien se reputa como tal; le reconoce el derecho de propiedad o posesión a otro. Son meros tenedores el arrendatario, el depositario, el comodatario y el usufructuario.
De lo anterior se desprende, que no obstante que la relación jurídica del tenedor para con el bien, no genera dominio ni propiedad sobre el mismo, si implica la existencia de un propietario o poseedor, del cual depende su derecho, pues no lo desconoce.
2.1.7. Abandono voluntario e involuntario del bien
Las cosas sin dueño tienen dos categorías, las que jamas han tenido dueño y las que han dejado de tenerlo. Las primeras se adquieren por posesión, con el cumplimiento de otros requisitos regulados por normatividad especial.
Por su parte, las cosas que han dejado de tener dueño a su vez tienen dos categorías: (i) las que han llegado a tal estado en razón del abandono voluntario del bien por parte de su dueño, constituyéndose tal conducta como un acto de disposición de la propiedad, circunstancia que coloca la cosa en situación de no pertenecer a nadie pero que conlleva la intención del propietario que la abandona, q ue la haga suya un poseedor. (ii) El abandono de la cosa, sin la voluntad de su dueño de desprenderse de su dominio (cosa perdida), es la única susceptible de ser declarada judicialmente como mostrenco o como vacante.
Si bien no existe una fórmula o regla para diferenciar cuando un bien abandonado lo ha sido por voluntad o por simple perdida, la costumbre nos indica que las circunstancias mismas del abandono nos permiten descubrir indicios para generar un criterio a ese respecto para presumir la voluntad del dueño.
2.1.8. Búsqueda física y jurídica del dueño
La relación directa del propietario con la cosa, genera la identificación física del propietario, no obstante esta relación física podría no presentarse, situación que no obstaría para reconocerle a plenitud su dominio por cuanto los títulos o registros lo identificarían como cabeza del derecho real.
Esta última situación fue la que generó que los Jueces, ante la ausencia física del propietario y el alto desarrollo del sistema de los registros, le dieran plena validez a su presencia jurídica que no es otra que la reconocida y publicitada por el Estado a través de los diferentes tipos de registro (inmobiliario, vehicular, de acciones, de títulos, entre otros), que se convirtieron en el medio de prueba de la tradición del bien.
Respecto del dueño aparente (poseedor) la relación física con el bien es escencial pues el ejercicio de los actos de señor y dueño no deja dudas acerca de su existencia, recordemos que el dueño aparente es aquel que ante el público pasa como dueño de un bien que en realidad pertenece a otra persona.
En razón de lo anterior el ICBF, ante la presencia física y/o jurídica del dueño del bien, debe dar por sentada su existencia y declarar terminado el trámite que procura la declaratoria como vacante o como mostrenco.
2.1.9. Inviabilidad del mostrenco en derechos personales o de crédito
Los derechos personales o de crédito son los que solo pueden reclamarse de algunas personas que han contraído obligaciones correlativas por un hecho suyo o por disposición de la Ley. Estos no poseen la condición de mostrencos pues son créditos personales que pertenecen a la categoría de bienes incorporales y que se distinguen de los bienes muebles por cuanto son intangibles y su existencia se reconoce por una relación o vinculo jurídico entre el deudor y el acreedor. El abandono por parte del acreedor de una obligación produce la extinción del derecho a favor del deudor quien se beneficia de esa forma con el abandono.
Por lo anterior en el crédito o derecho personal nunca desaparece el titular porque operada la prescripción o la caducidad, desaparece la obligación existente en beneficio del deudor quien en adelante queda liberado de la carga patrimonial que sobre él pesaba.
Dentro de los derechos de crédito encontramos la relación jurídica existente entre el depositante y el Banco deudor de la suma, las sumas de dinero cobradas indebidamente por concepto de impuesto y no reclamadas por quienes la pagaron.
2.2. Vocación hereditaria
Capacidad del ICBF para heredar, tanto los bienes muebles como inmuebles (bien raíz) pertenecientes a un patrimonio herencial, cuando a un causante (difunto) que no ha testado, no le sobreviven hijos, cónyuge (esposo-a), padres, hermanos y/o sobrinos.
2.2.1. Orden sucesoral
Es la determinación establecida por la Ley para el caso de sucesión intestada, dando la prelación o preferencia en el llamamiento a suceder.
El Código Civil ha dispuesto el orden sucesorio sobre las siguientes bases generales: (i) El primer orden sucesoral integrado por los hijos (legítimos, adoptivos y extramatrimoniales); (ii) el segundo por el ascendiente del grado más próximo (los padres), los padres adoptantes y el cónyuge sobreviviente; (iii) el tercero conformado por los hermanos y el cónyuge superviviente; (iv) el cuarto constituido por los sobrinos y el (v) quinto, por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
La regla general indica que la aplicación de esta jerarquía implica la exclusión de las siguientes, salvo algunas excepciones dadas por la Ley.
2.2.2. Beneficio de inventario
Identifica la modalidad de aceptación de una herencia en la que el heredero se hace responsable de las obligaciones del causante hasta el monto de los bienes que le han de corresponder. A través de esta figura no se compromete el patrimonio personal dentro de una secesión en la que es difícil conocer a plenitud los haberes y las cargas.
Por disposición legal (artículo 1307 del Código Civil), los Establecimientos Públicos como el ICBF solo aceptaran la herencia con beneficio de inventario.
2.2.3. Guarda y aposición de sellos
Medida cautelar solicitada por quien pruebe interés en el proceso de sucesión cuyo propósito es procurar que los muebles y documentos del difunto se aseguren bajo llave y sello.
2.2.4. Petición de herencia
Acción de que dispone quien considera tener derecho a una herencia que ha sido ocupada por otra persona en calidad de heredero, con el propósito de que se le restituyan las cosas hereditarias corporales e incorporales incluso aquellas en que el difunto era mero tenedor.
2.3. Estimativo Comercial
Es el escrito que contiene la valoración económica de todos los bienes relacionados en una misma denuncia, previa reducción de sus pasivos y que sirve para determinar el valor fiscal de los contratos a suscribir con los denunciantes. El segundo inciso del artículo 99 del Decreto 2388 de 1979, reformado por el primero del Decreto 3421 de 1986, facultó al ICBF para hacer dicha estimación; en desarrollo de tal facultad el Director General, a través de la Resolución 446 de 1987, artículo primero, facultó a las áreas jurídicas para elaborar dicho escrito.
El estimativo comercial está conformado, entre otros, por: (i) los valores determinados por el Grupo Administrativo en cada una de las visitas a los bienes inmuebles; (ii) los valores determinados por el Grupo Administrativo en cada una de las visitas a los bienes muebles; (iii) los valores informados por las entidades bancarias; (iv) el valor de los títulos, acciones y demás valores objeto de denuncia.
3. Reglas Básicas del Trámite en denuncias
Las reglas básicas constituyen un compendio de aspectos normados que no obstante no pertenecer a los procedimientos, deben ser tenidos en cuenta al momento de aplicarlos.
3.1. Divulgación previa de los hechos materia de denuncia
Por disposición del parágrafo único del artículo 99 del decreto 2388 de 1979, el cual fue objeto de modificación a través del artículo 1 del decreto 3421 de 1986, no se deben entender como descubrimiento el de aquellos bienes cuya existencia haya sido divulgada por cualquier medio de comunicación masiva o denunciada para el ICBF por sus funcionarios con anterioridad a la pretensión del particular.
No obstante lo anterior, para garantizar la preexistencia de la denuncia oficiosa obtenida por los medios anteriores, ésta debe cumplir la radicación con anterioridad a la solicitada por el particular.
3.2. Prevalencia entre denuncias
De conformidad con lo prescrito por el artículo 103 del Decreto 2388 de 1979, modificado por el artículo 2º del Decreto 3421 de 1986, se reconocerá al denunciante que hubiere presentado la denuncia en primer término, reuniendo las condiciones del artículo 99 del Decreto 2388, a su vez modificado por el 1º del 3421.
Armonizado el artículo 99 en cita, con los artículos 13 y 83 de la Constitución Política y los artículos 33 y 150 del Decreto 2150 de 1995, los requisitos que una denuncia debe cumplir para que sea considerada como tal son: (i) Que sea por escrito; (ii) Debidamente radicada en correspondencia ante la Dirección General o ante la Dirección regional o de Agencia según la ubicación del bien o lugar de tramitación del juicio para los últimos casos y (iii) la manifestación del propósito de celebrar el respectivo contrato, requisito éste que de no presentarse inicialmente puede ser saneado por el denunciante.
De lo anterior se concluye, que las denuncias no requieren presentación personal ni la afirmación de proceder de buena fe.
3.3. Del recibo material de los bienes antes de la adjudicación
La consideración de parte del denunciante o de la Entidad informante de que un bien presuntamente tiene la calidad de vacante o de mostrenco o que un patrimonio herencial carece de herederos de mejor derecho al del ICBF, no garantiza que a futuro se produzca el traslado de la propiedad a favor del Instituto. En razón de ello los bienes descritos no serán recibidos en forma material por la Entidad hasta tanto la Justicia Civil Ordinaria o el tramite notarial respectivo generen (i) una sentencia declarativa del bien como mostrenco o vacante con su consecuente adjudicación a favor del ICBF o (ii) una adjudicación del patrimonio herencial a favor del Instituto.
3.4. Carga de la prueba
Dando cumplimiento a la obligación contenida en el artículo 102 del Decreto 2388 de 1979, el ICBF, una vez presentado el denuncio, le exigirá al denunciante la documentación necesaria para comprobar (i) la veracidad de los hechos generadores de la vacancia, la mostrencia o la vocación hereditaria del ICBF; (ii) la naturaleza del bien como vacante o mostrenco o de pertenecer a un patrimonio herencial, sin herederos de mejor derecho al de la Entidad; (iii) la descripción detallada de los bienes objeto de denuncia; (iv) la ubicación física de los mismos y en fin, la comprobación de todos aquellos hechos y circunstancias que den certeza acerca de la calidad de los bienes objeto de denuncia.
De la norma citada se colige la obligación del denunciante de aportar las pruebas necesarias para comprobar su dicho, sin embargo el ICBF lo coadyuvará en su propósito, para lo cual remitirá los oficios que se consideren necesarios. Sin olvidar que el ICBF no esta exento de procurar el descubrimiento del dueño o del heredero de mejor derecho.
Respecto a las denuncias de carácter oficioso, el ICBF debe adelantar la labor investigativa, sin olvidar que la fuente es la entidad o funcionario público que aportó la información.
3.5 .Valoración de pruebas
Recibida la documentación solicitada y evacuadas las pruebas pertinentes, éstas se apreciaran en conjunto a fin de determinar administrativamente si la denuncia es o no procedente, en razón de estar o no comprobada provisoriamente la naturaleza de mostrenco o vacante del bien denunciado o la vocación hereditaria de la Entidad.
La apreciación de las pruebas es el acto de valoración de éstas por el grado de veracidad que tienen respecto de los hechos denunciados, para ello debe descubrirse la eficacia o atendibilidad de la prueba para formar convicción.
3.6. Contratación en denuncias
Debido al trámite que se surte en las denuncias de vocaciones hereditarias, de bienes vacantes y mostrencos y del efecto que éste produce, en identificar en forma exclusiva a una persona a quien se le ha reconocido la calidad de denunciante, obteniendo como consecuencia de ello el derecho de suscribir el contrato administrativo a fin de hacer efectiva la denuncia, debe realizarse el procedimiento de contratación directa contemplado en el numeral 1º del art. 24 de la Ley 80 de 1993, pero atendiendo las competencias contractuales por cuantía.
De otra parte, por las características aleatorias de esta contratación, para determinar el valor del contrato ha de tenerse en cuenta lo indicado en el numeral 1.11. de este Manual. Sin que para ello se requiera la tramitación del certificado de disponibilidad presupuestal.
El plazo de duración de los contratos administrativos suscritos por efecto del reconocimiento de la calidad de denunciante será el de un año prorrogable automáticamente hasta terminación de los procesos judiciales y tramites notariales y el ingreso real y material de los bienes al patrimonio del ICBF.
En todo caso el contratista deberá mantener vigentes las pólizas del mismo.
Respecto al perfeccionamiento, legalización, ejecución, supervisión, garantía, adición, otrosí, incumplimiento, cesión, suspensión, terminación y liquidación del contrato, se aplicaran las reglas básicas del proceso de contratación, contempladas en el MANUAL DE CONTRATACIÓN en lo pertinente.
3.7. Términos
3.7.1. Para la consecución de pruebas
El segundo párrafo del artículo 102 del Decreto 2388 de 1979, fija en treinta (30) días contados a partir de la instauración de la denuncia como plazo para que el denunciante adjunte los documentos para comprobar la veracidad, naturaleza, descripción y ubicación de los bienes denunciados, caso en el cual, sino existiere causa justificada, el ICBF podrá adelantar el proceso sin que el denunciante tenga derecho a participación alguna.
Armonizado lo anterior con el artículo 103 del mismo Decreto, el ICBF mediante resolución motivada, procederá ante tal evento a (i) negar la calidad de denunciante y (ii) ordenar su continuación de oficio.
3.7.2. Para la suscripción del contrato
Del mismo modo descrito en el numeral anterior, se procederá cuando el denunciante no suscriba el contrato o por su culpa no se perfeccione, dentro de los treinta (30) días siguientes a la suscripción del mismo por parte del ICBF.
3.7.3. Para la declaratoria de caducidad
En caso de que el contratista abandone el procedimiento judicial o notarial respectivo por tres (3) meses continuos, por efecto del artículo 106 del Decreto 2388 de 1979, el ICBF declarará la caducidad administrativa del contrato, (con observancia de lo dispuesto en este sentido por la ley 80 de 1993) haciendo efectivas la cláusula penal y las garantías respectivas, sin perjuicio de la responsabilidad penal, civil y administrativa a que haya lugar.
3.8. Gastos y Costos
Los gastos y costos que se causen por efecto de la ejecución del contrato son de cargo del denunciante, quien tiene la responsabilidad de sufragarlos so pena de incumplimiento del contrato. (artículo 105 del Decreto 2388 de 1979).
3.9. Ingreso real y material
Como ingreso real y material ha de entenderse la posibilidad que tiene el ICBF de ejercer a plenitud el dominio del bien para gozar y disponer de él libremente. Dominio que conlleva los siguientes elementos: (i) La posesión efectiva; (ii) el derecho de usar o emplear la cosa; (iii) el derecho de gozar o disfrutar del bien o su aprovechamiento (frutos naturales, industriales o civiles); y (iv) el derecho de abusar de la cosa, es decir de disponer del bien en el sentido material, pudiendo consumirla, o en el sentido jurídico de poder enajenarla o gravarla con libertad.
De lo anterior se concluye que el ICBF sólo recibirá bienes adjudicados por denuncias cuando los mismos se encuentren libres de limitaciones a la propiedad a cualquier título y sin gravámenes.
Como única excepción al postulado anterior se encuentra la limitación originada en razón de suscripción de contratos que tuvieran su origen en la voluntad del causante y que por ley no desaparecen por la muerte del titular del bien y se transfiere a sus herederos, tales como el arrendamiento y el comodato.
3.10. Participación económica
Es la gratificación económica a la que se hace merecedor el denunciante contratista al lograr el cumplimiento del objeto contractual, mediante la adjudicación y el ingreso real y material al patrimonio del Instituto, de los bienes objeto de denuncia.
Para ese efecto, mediante resolución motivada se procederá a reconocer y pagar al denunciante una participación económica sobre el valor efectivamente percibido por el ICBF, de acuerdo a la siguiente escala: (i) 30% sobre los primeros $20´000.000; (ii) 20% sobre el excedente de $20´000.000 hasta $50´000.000; (iii) 10% sobre el excedente de $50´000.000.
El pago de participación económica se podrá realizar de manera parcial, a medida que vayan ingresando real y materialmente al patrimonio del ICBF, cada uno de los bienes denunciados, previa aprobación del Comité de Gestión de Bienes de la Regional o Agencia, quien lo remitirá a la Sede Nacional, si fue aprobado, con el fin de que sea ratificado por el Comité de Bienes de la Sede Nacional.
3.10.1. Pagos en especie
La modalidad de pago de participación económica en especie, consiste en transferir la propiedad del bien adjudicado por efecto de la denuncia, a favor del denunciante contratista, quedando éste supeditado a cancelarle al Instituto, la diferencia entre la suma reconocida como participación y el valor comercial del bien a transferir.
Se considera como procedente la venta del bien mediante esta modalidad, cuando éste no es utilizable para adelantar los programas específicos del ICBF, evitando con ello problemas de invasión, posesión, entre otros.
Para posibilitar el pago de participación económica en especie, se deben cumplir los siguientes requisitos: (i) Que el bien haya sido adjudicado al ICBF; (ii) que el peticionario del pago sea el denunciante contratista o su cesionario; (iii) que el bien tenga avalúo vigente; (iv) que el bien no sea necesario para cumplir los fines del Instituto; (v) que de existir saldo en favor del ICBF, su cancelación se prometa realizar de un solo contado, en un plazo no superior a seis (6) meses, sin que sea posible escriturar la venta, hasta tanto el saldo sea cancelado en su totalidad; y (vi) que exista autorización previa del Director General para la venta del bien (VER NUMERAL 1.7.4. DE ESTE MANUAL).
3.10.2. Mayores pagos
El contratista a través de una comunicación escrita podrá solicitar al Consejo Directivo del ICBF, fijar una participación mayor a la escala de porcentajes descrita en el numeral 3.11. de este Manual, la cual en todo caso no puede exceder el 50% del valor ingresado. El Consejo Directivo podrá fijar la participación mayor teniendo en cuenta el avalúo aproximado del aporte profesional, técnico y económico y del bien que ingrese al patrimonio del Instituto.
Nótese que la facultad de otorgar el mayor pago por parte del Consejo Directivo es facultativo, no obstante, de ser aceptado, éste deberá basarse en el análisis del (i) aporte profesional; (ii) aporte técnico y (iii) aporte económico, los cuales son el conjunto de actividades especiales que en cada uno de sus ordenes realice el contratista o su apoderado y que contribuyeron a que los bienes ingresaran al patrimonio del ICBF, en una forma tal que no se permitió su degradación, desvío y en fin su subvalorización.
3.11. Restitución de bienes adjudicados
Es la devolución de los bienes adjudicados al ICBF, a (i) su propietario o (ii) al heredero de mejor derecho.
3.12.1 . En vacantes y mostrencos
El artículo 708 del Código Civil ordena restituir el bien considerado como vacante o mostrenco, cuando el dueño apareciera antes de que el adjudicatario lo haya enajenado.
La sentencia de adjudicación en los procesos declarativos de bienes vacantes y mostrencos, genera una declaratoria provisoria de tal calidad y una adjudicación en el mismo sentido a favor del ICBF.
Provisionalidad que se manifiesta en la oportunidad que tiene el dueño de reclamar el bien y recuperar a plenitud su derecho. De lo que se infiere que por el hecho de la sentencia no se produce solución de continuidad en la propiedad del anterior dueño.
El artículo 709 del mismo código, indica que enajenada la cosa se mirará como irrevocablemente perdida para el dueño, son las que le permiten al ICBF como adjudicatario, consolidar la propiedad inicialmente entregada en provisionalidad.
3.12.2 En vocaciones hereditarias
El mecanismo para procurar la restitución de bienes al heredero de mejor derecho es la Acción de Petición de Herencia, la cual tiene como propósito que se le restituyan las cosas hereditarias corporales e incorporales, incluso aquellas en que el difunto era mero tenedor. La restitución incluye la de sus frutos.
El comportamiento de la Entidad dentro del trámite de la sucesión, tiene un carácter de especial relevancia al momento de restituir los bienes al heredero de mejor derecho, por cuanto, dependiendo de ello se podría responder hasta por el importe de las enajenaciones o deterioros.
Por lo anterior, se exige del ICBF el mayor rigor en la búsqueda de herederos de mejor derecho, a fin de descartar en lo posible. futuras reclamaciones que pudieran afectar patrimonialmente a la Entidad.
En los casos de demandas de Petición de Herencia en los que exista absoluta certeza de que el demandante es heredero de mejor derecho al del ICBF, el asunto se pondrá en conocimiento del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Regional o Agencia y se remitirá a la Oficina Jurídica de la Sede Nacional para estudio y decisión del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Sede Nacional, cumpliendo los parámetros indicados en el memorando 013982 del 7 de abril de 2004 y las directrices generales que sobre el tema aparecen en la dirección outlook : Carpetas Públicas/Todas las Carpetas Públicas/Oficina Jurídica/ Conciliaciones.
3.13 Documentos de Apoyo, Modelos y Minutas
La Oficina Jurídica suministrará documentos de apoyo, modelos y minutas que sirvan de orientación y guía para la construcción de cada uno de los documentos que soportan el trámite de las denuncias de vocaciones hereditarias, bienes vacantes y mostrencos.
4. Procedimiento Para La Tramitación de Denuncias
4.1. Instauración
4.1.1. En Regionales o Agencias
4.1.1.1. Recibir el escrito de denuncia del particular o el oficio contentivo de la información proveniente de otra Entidad Oficial y remitirla al Grupo Jurídico de la Regional o Agencia o a la dependencia que cumpla funciones jurídicas (Responsable: Unidad de Correspondencia de la Regional o Agencia o quien haga sus veces).
4.1.1.2. Recibir, asignar el número de radicación, radicarla, abrir expediente e incluirla en la base de datos y en los reportes a Sede Nacional. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.1.1.3. Oficiar a la Sede Nacional y a las Regionales y Agencias que se consideren relacionadas con el asunto, solicitando información sobre la existencia o no de denuncias anteriores, que comprometan los mismos bienes o hechos. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.1.1.4. Recibir las respuestas de la Sede Nacional y de las Regionales y Agencias oficiadas, verificar en los registros de denuncias de la Regional o Agencia la existencia o no de denuncias anteriores referentes a los mismos bienes o hechos y expedir certificación suscrita por el Coordinador del Grupo Jurídico o por quien cumpla sus funciones. Los oficios respuesta y la certificación se allegan al expediente (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.1.1.5. Negar calidad de denunciante en el caso de preexistencias. Dar aplicación al trámite contenido en el numeral 4.6. teniendo en cuenta la Regla Básica 3.2. sobre Prevalencias, ambas de este Manual. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.1.2. En Sede Nacional
4.1.2.1. Recibir el escrito de denuncia del particular o el oficio contentivo de la información proveniente de otra Entidad Oficial y remitirla a la Oficina Jurídica (Responsable: Grupo de Administración Documental de la Sede Nacional).
4.1.2.2. Podrá recibir la denuncia o el oficio contentivo de la información, a la Regional competente dependiendo del lugar de ubicación de los bienes o de la tramitación de los juicios a más tardar al día siguiente de su recibo, enviando copia del oficio remisorio al particular o a la entidad oficial informante (Responsable Grupo de Asesoría Legal de la Oficina Jurídica de la Sede Nacional)
4.1.2.3. Recibir el oficio remisorio proveniente de la Oficina Jurídica de la Sede Nacional y dar aplicación al trámite contenido en el numeral 4.1.1., teniendo en cuenta la Generalidad 1.12., ambas de este Manual (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.2. Pruebas documentales
4.2.1. Oficiar al denunciante o a la entidad oficial informante, comunicándole acerca de la inexistencia de denuncias anteriores, y solicitar allegar las pruebas pertinentes que acrediten la veracidad, naturaleza, descripción y ubicación de los bienes objeto de la denuncia. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.2.2. Coadyuvar al denunciante en la consecución de las pruebas que acrediten la veracidad, naturaleza, descripción y ubicación de los bienes objeto de la denuncia, proyectando los oficios que se consideren pertinentes, teniendo en cuenta la Regla Básica 3.5. de este Manual sobre Carga de la Prueba. En el caso de denuncias formuladas con base en información oficial, la carga de la prueba es del ICBF. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.2.3. Elaborar oficios dirigidos a moradores de los inmuebles, informando acerca de la existencia de la denuncia y solicitando remitir información pertinente para el desarrollo de la misma destacándose la referente a eventuales dueños de los bienes o herederos de mejor derecho. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.2.4. Recibir y adjuntar al expediente, las respuestas de los oficios señalados en los numerales 4.2.2. y 4.2.3. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.3. Visita e inspección de inmuebles y muebles
4.3.1. Oficiar al Grupo Administrativo solicitando fijar fecha y hora de visita a los bienes muebles e inmuebles objeto de denuncia. Recibida la información acerca de la fecha y hora, se le hará conocer al denunciante con el fin de que asista a la misma, si así lo estima pertinente. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.3.2. Oficiar a los Grupos Administrativos de las Regionales o Agencias en donde se encuentren ubicados otros bienes muebles e inmuebles relacionados dentro de la denuncia, a fin de que se realice la visita a los mismos. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.3.3. Realizar visita con el propósito de: En el caso de inmuebles (i) verificar su ubicación; (ii) realizar una valoración económica del bien; (iii) determinar quiénes lo habitan y a qué título; (iv) describir su conformación; (v) determinar las demás circunstancias que permitan constatar la naturaleza del bien y la veracidad de los hechos denunciados, motivando en todo caso a sus ocupantes y vecinos, en procura de que demuestren extrajudicialmente su mejor derecho o que informen a quien consideren que lo tiene; (vi) fijar en el lugar, informativo sobre la visita practicada; (vii) elaborar un acta de la visita. En el caso de muebles (i) describir el mueble; (ii) realizar una valoración económica del bien; (iii) determinar si alguna persona reclama sobre él propiedad, posesión o tenencia; (iv) determinar su naturaleza y las demás circunstancias que permitan constatar la veracidad de los hechos; (v) de ser posible fijar en el lugar de ubicación del bien, informativo sobre la visita practicada; (vi) elaborar un acta de la visita. Remitir las actas al Grupo Jurídico (Responsables: Grupos Administrativos de las Regionales o Agencias).
4.3.4. Recibir las actas de visita a los bienes y oficiar a las personas o entidades que como resultado de la visita, se considere podrían tener un mejor derecho sobre el bien o información que permita clarificar la situación del mismo. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia)
4.4. Estimativo Comercial
4.4.1. En vocaciones hereditarias
Elaborar, teniendo en cuenta las observaciones contenidas en el numeral 2.3. de este Manual, con base en el valor descrito en las actas de visita y los activos y pasivos que se determinen como parte del patrimonio herencial, el escrito contentivo del estimativo comercial de los bienes objeto de la denuncia, a fin de determinar el valor fiscal del contrato. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.4.2. En vacantes y mostrencos
Elaborar, teniendo en cuenta las observaciones contenidas en el numeral 2.3. de este Manual, con base en el valor descrito en el acta de visita, el escrito contentivo del estimativo comercial del bien objeto de la denuncia, a fin de determinar el valor fiscal del contrato. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.5. Evaluación
Finalizado el término de la etapa probatoria de treinta (30) días, debe evaluarse la documentación del expediente de denuncia, a fin de determinar si el denunciante allegó o no la documentación para comprobar la veracidad, naturaleza, descripción y ubicación de los bienes denunciados o si hubo justificación en su incumplimiento; (iii) si valorada la prueba con base en la Regla Básica 3.6. de este Manual, para el caso de vacantes y mostrencos, el bien denunciado reúne las características exigidas por la ley y descritas en Definiciones 2.1.1. de este Manual, para ser considerado provisionalmente como tal; (iv) si valorada la prueba, con base en la Regla Básica 3.6. de este Manual, para el caso de vocaciones hereditarias, los hechos denunciados se enmarcan dentro de los postulados descritos en Definiciones 2.2. y 2.2.1. de este Manual. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.6. Definición Calidad de Denunciante.
4.6.1. Negando la Calidad de Denunciante
Proyectar y enviar para consideración y firma del Director Regional o de Agencia, la resolución motivada a través de la cual, se adopta una de las siguientes determinaciones: 4.6.1.1. Se niega la calidad de denunciante y se ordena continuar de oficio; 4.6.1.2. Se niega la calidad de denunciante y se ordena dar por terminado el tramite y archivar el expediente; 4.6.1.3. Se ordena dar por terminado el trámite y archivar el expediente. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia)
4.6.1.1. Proyectar negando la calidad de denunciante ordenando continuar de oficio, cuando el denunciante (i) no allegó dentro del término descrito en la Regla Básica 3.8.1. de este Manual, la documentación para comprobar la veracidad, naturaleza, descripción y ubicación de los bienes denunciados, siempre que no haya justificación en su incumplimiento, ó, (ii) ante la renuncia voluntaria y por escrito de continuar su trámite. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.6.1.2. Proyectar negando la calidad de denunciante y ordenando dar por terminado el tramite y archivar el expediente, cuando (i) existe preexistencia de denuncia, teniendo en cuenta la Regla Básica 3.2. sobre Prevalencias, de este Manual; ó, (ii) hay existencia comprobada de herederos de mejor derecho en vocaciones hereditarias, o de dueño aparente o conocido en vacantes y mostrencos. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia)
4.6.1.3. Proyectar ordenando dar por terminado el trámite y archivar el expediente en el caso de denuncias oficiosas, cuando (i) existe preexistencia de denuncia, teniendo en cuenta la Regla Básica 3.2. sobre Prevalencias, de este Manual. (ii) hay existencia comprobada de herederos de mejor derecho en vocaciones hereditarias, o de dueño aparente o conocido o cualquier otra circunstancia que desvirtúe la calidad del vacante y del mostrenco atendiendo las anotaciones 2.1. y siguientes de este Manual. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia)
4.6.1.4. Recibir, suscribir, numerar la resolución y remitir copias al Grupo Jurídico para efectos de notificación. (Responsable: Director Regional o de Agencia).
4.6.1.5. Recibir copias de la resolución y notificar. Para efectos de notificaciones y atención de recursos. APLICAR NUMERAL 4.13. DE ESTE MANUAL. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.6.1.6. SI SE DISPUSO CONTINUAR DE OFICIO, UNA VEZ EN FIRME LA RESOLUCIÓN, APLICAR NUMERAL 4.8.1. EN ADELANTE, EN LO PERTINENTE. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia)
4.6.2. Aceptando la Calidad de Denunciante
Proyectar resolución motivada reconociendo la calidad de denunciante y ordenando suscribir, dentro de los treinta (30) días siguientes a la firma realizada por el ICBF, del contrato de denuncia para hacer efectiva la denuncia, cuando este comprobada la veracidad, naturaleza, descripción, ubicación del bien denunciado y no se den las circunstancias anotadas en el numeral 4.6.1.1. a 4.6.1.3. de este Manual, para negarla o archivarla. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia)
4.6.5. Recibir, suscribir, numerar la resolución y remitir copias al Grupo Jurídico para efectos de notificación. (Responsable: Director Regional o de Agencia).
4.7. Contratos por Denuncias
Para efectos de contratación en denuncias APLICAR MANUAL DE CONTRATACION en el aparte pertinente.
4.8. Ingreso de bienes al ICBF
Previo a la recepción de los bienes adjudicados por denuncias, deberá solicitársele al contratista (i) la adjudicación, debidamente registrada y protocolizada en caso de involucrar inmuebles, o (ii) la adjudicación protocolizada, en el caso en que no se adjudiquen inmuebles. Y recibir las otras sentencias judiciales o decisiones policiales por los demás procesos y trámites que eventualmente se hallan adelantado y que afecten el bien a recibir.
Una vez se obtenga la copia de la adjudicación, se reportará inmediatamente a la Coordinación Administrativa y/o Financiera para que se proceda a elaborar el alta de inventarios y el registro contable del incremento patrimonial. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.8.1. Bienes muebles e inmuebles
4.8.1.1. Recibir informe del contratista acerca de la fecha de recibo de los bienes inmuebles y muebles, y remitírsela al Coordinador del Grupo Administrativo de la Regional o Agencia o a quien haga sus veces, para que reciba dichos bienes siempre y cuando se encuentren en las circunstancias descritas en el numeral 3.10. de Reglas Básicas de este Manual. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.8.1.2. (i) Recibir los bienes, (ii) tramitar su avalúo, (iii) trasladar copia de éste a Contabilidad y Almacén de la Regional o Agencia, para lo de su competencia y (iv) remitir copia del avalúo y de los memorandos enviados a Contabilidad y Almacén, al Grupo Jurídico de la Regional o Agencia. (Responsable; Grupo Administrativo de la Regional o Agencia).
4.8.2. Dineros, Divisas y Valores
4.8.2.1. Elaborar poder especial para la firma del Director de Regional o de Agencia, otorgándole facultades al Coordinador del Grupo Financiero de la Regional o Agencia o a quien haga sus veces, para recibir las divisas, las sumas de dinero por concepto de cuentas de ahorro y corrientes, los títulos, las acciones y otros valores adjudicados a través de la denuncia. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.8.2.2. Recibir las divisas, los dineros, títulos, acciones y otros valores, elaborando el comprobante de Tesorería, enviando copia del mismo al Grupo Jurídico con destino al expediente de denuncia. (Responsable Grupo Financiero de la Regional o Agencia).
4.9. Participación Económica
4.9.1. Certificar con destino al Grupo Jurídico de la Regional o Agencia, el cumplimiento de las obligaciones contractuales. (Responsable: Supervisor).
4.9.2. Remitir mediante memorando, el expediente de denuncia al Grupo Financiero de la Regional o Agencia, a fin de que se elabore la liquidación de la participación económica. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.9.3. Elaborar la liquidación de la participación económica y remitirla, junto al expediente de denuncia y al certificado de disponibilidad presupuestal, al Grupo Jurídico. (Responsable Grupo Financiero de la Regional o Agencia interesada).
4.9.4. Proyectar y remitir la Resolución, para firma del Director Regional o de Agencia, ordenando el pago de la participación económica, si éste es definitivo, se ordenará en la misma el archivo de las actuaciones. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.9.5. Recibir, suscribir, numerar la resolución y remitir copias al Grupo Jurídico para efectos de notificación. (Responsable: Director Regional o de Agencia).
4.9.6. Recibir copias de la resolución y notificar. Para efectos de notificaciones y atención de recursos. APLICAR NUMERAL 4.13. DE ESTE MANUAL. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia)
4.9.7. Remitir al Grupo Financiero de la Regional o Agencia, la Resolución de pago debidamente ejecutoriada, para efectos de diligenciar el Registro Presupuestal y el pago ordenado. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.9.8. Emitir el Registro Presupuestal y pagar la suma reconocida en la Resolución. (Responsable Grupo Financiero de la Regional o Agencia interesada).
4.10. Participación Económica en Especie.
En el evento en que el denunciante solicite el pago en especie de su participación económica, se aplicará el siguiente procedimiento:
4.10.1. Recibir solicitud de pago en especie y en cumplimiento a lo estipulado en el numeral 3.11.1. de las Reglas Básicas de este Manual, referente a Pagos en Especie, oficiar al Grupo Administrativo de la Regional o Agencia, a fin de que emita certificación de utilidad del bien para cumplir los fines del ICBF. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.10.2. Emitir certificación de utilidad del bien. (i) Si se considera útil para los programas del ICBF, remitir la certificación al Grupo jurídico para que se cumpla el trámite descrito en el numeral 4.10 de este Manual, referente a Pago de Participación Económica. (ii) Si no se considera útil para los programas del ICBF, tramitar ante la Dirección Administrativa de la Sede Nacional, el visto bueno del Director General para la venta del mismo, acorde con lo indicado en la Generalidad 1.7.4 referente a Competencia para la Venta de Bienes Adjudicados por Denuncias de este Manual. (Responsable: Grupo Administrativo de la Regional o Agencia).
4.10.2. Elaboración proyecto de oficio de autorización de venta de bien ingresado por denuncias, para la firma de la Dirección General. (Responsable: Dirección Administrativa de la Sede Nacional).
4.10.3. Recibir oficio con autorización de venta suscrito por la Dirección General y tramitar el poder para la venta. (Responsable: Oficina Jurídica de la Sede Nacional).
4.10.4. Remitir oficio de autorización de venta de bien ingresado por denuncias junto a poder y anexos al Grupo Administrativo de la Regional o Agencia o la Dependencia que cumpla esas funciones. (Responsable: Oficina Jurídica de la Sede Nacional).
4.10.5. Certificar con destino al Grupo Jurídico de la Regional o Agencia, el cumplimiento de las obligaciones contractuales. (Responsable: Supervisor).
4.10.6. Remitir mediante memorando, el expediente de denuncia al Grupo Financiero de la Regional o Agencia, a fin de que se elabore la liquidación de la participación económica. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.10.7. Elaborar la liquidación de la participación económica y remitirla al Grupo Jurídico de la Regional o Agencia. (Responsable: Grupo Administrativo de la Regional o Agencia).
4.10.8. Elaborar, para la firma del Director regional o de Agencia, Resolución de pago de participación económica en especie. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.10.9. Para efectos de notificaciones y atención de recursos. APLICAR NUMERAL 4.12. DE ESTE MANUAL. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.10.10. Para efectos de compraventa, APLICAR MANUAL DE CONTRATACION NUMERAL 6.3.19 Y S.S. EN LO PERTINENTE.
4.11. Mayor Pago de Participación Económica
En el evento de que el denunciante solicite un mayor pago de participación económica, deberá adelantarse el siguiente procedimiento.
4.11.1. Recibir de parte del denunciante, solicitud de mayor pago de participación económica, dirigida al Consejo Directivo del ICBF, la cual debe contener argumentación donde sustente que existió un aporte profesional, técnico y económico que amerite esta solicitud. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.11.2. Previo análisis y evaluación por parte del Comité de Gestión de Bienes de la Regional o Agencia, elaborar concepto para la firma del Director Regional o de Agencia, acerca de la solicitud, realizando un avalúo del aporte profesional, técnico y económico y del bien o bienes ingresados al patrimonio de la Entidad, tomando como base lo indicado en el numeral 3.11.2. de las Reglas Básicas para la Tramitación de Denuncias de este Manual. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.11.3. Elaborar oficio para la firma del Director Regional o de Agencia, dirigido a la Oficina Jurídica de la Sede Nacional solicitando gestionar el mayor pago de participación económica, anexando solicitud de denunciante y concepto acerca de la solicitud. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.11.4. Elaborar memorando con concepto de la Oficina Jurídica acerca del asunto, dirigido a la Secretaria General indicándole que debe tramitarse ante el Consejo Directivo. (Responsable: Oficina Jurídica de la Sede Nacional).
4.11.5. Comunicar a la Oficina Jurídica la decisión adoptada por el Consejo Directivo adicionando copia del Acuerdo del Consejo Directivo donde conste la determinación de aceptar o no el mayor pago de participación económica. (Responsable: Secretaria General).
4.11.6. Oficiar a la Dirección Regional o de Agencia solicitante, adicionando copia del Acuerdo del Consejo Directivo donde conste la determinación de aceptar o no el mayor pago de participación económica. (Responsable: Oficina Jurídica de la Sede Nacional).
4.11.7. Oficiar al denunciante, informándole acerca de la determinación adoptada por el Consejo Directivo. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.11.8. Elaborar memorando al Grupo Financiero de la Regional o Agencia, remitiendo el expediente de denuncia para que se elabore liquidación de mayor pago en el caso de ser autorizado por el Consejo Directivo. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.11.9. Elaborar la liquidación del mayor pago de participación económica y remitirla al Grupo Jurídico de la Regional o Agencia. (Responsable: Grupo Financiero de la Regional o Agencia).
4.11.10. Recibir la liquidación de mayor pago y proyectar para la firma del Director Regional o de Agencia la resolución de mayor pago de participación económica. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.11.11. Para efectos de notificaciones y atención de recursos. APLICAR NUMERAL 4.12. DE ESTE MANUAL. (Responsable: Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.11.12. Remitir al Grupo Financiero de la Regional o Agencia, la Resolución de pago debidamente ejecutoriada, para efectos de diligenciar el Registro Presupuestal y el pago ordenado. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.11.13. Emitir el Registro Presupuestal y pagar la suma reconocida en la Resolución. (Responsable Grupo Financiero de la Regional o Agencia interesada).
4.12. Notificaciones y Atención de Recursos
Para las notificaciones y la interposición de recursos por las decisiones que adopte el ICBF, en razón del trámite de denuncias, se seguirá el siguiente trámite:
4.12.1. Enviar por correo certificado, oficio al denunciante a fin de que se acerque a la Regional o Agencia con el propósito de notificarle personalmente la resolución. A las entidades oficiales informantes se les notificará las de negación. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.12.2. Elaborar y fijar por 10 días hábiles, edicto para notificar al denunciante o entidad oficial informante, que no comparezca dentro de los 5 días hábiles siguientes al envío de la comunicación. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.12.3. Desfijar el edicto. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.12.4. Recibir documento de interposición de recurso de reposición y/o apelación y Remitir al la Dirección Regional o de Agencia las actas de notificación personal o por edicto a fin de que reposen con la resolución original. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.12.5. Proyectar resolución que resuelve el recurso de reposición y la concesión o no de la apelación y notificar conforme a estos parámetros. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.12.6. Oficiar a la Oficina Jurídica de la Sede Nacional remitiendo el expediente de denuncia para que surta el recurso de apelación. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).
4.12.7. Proyectar, para la firma de la Dirección General, resolución que resuelve el recurso de apelación. (Responsable: Oficina Jurídica).
4.12.9. Remitir proyecto de resolución, resolviendo el recurso de apelación, a la Dirección General para consideración y firma. (Responsable: Oficina Jurídica).
4.12.10. Suscripción y envío a la Oficina Jurídica la resolución, que resuelve el recurso de apelación, debidamente numerada. (Responsable: Dirección General).
4.12.11. Enviar mediante oficio a la Regional o Agencia interesada, copia de la resolución, junto al expediente de denuncia, para efectos de notificación y continuación de tramite. (Responsable: Oficina Jurídica).
4.12.12. Notificar al interesado y enviar a la Secretaria General, copia del acta de notificación de la Resolución que resuelve el recurso de apelación. (Responsable Grupo Jurídico de la Regional o Agencia).