RESOLUCIÓN 4964 DE 2012
(agosto 16)
Diario Oficial No. 48.540 de 1 de septiembre de 2012
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS
DIRECCIÓN GENERAL
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 38 de la Resolución 268 de 2015>
Por la cual se estructura el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, se dictan otras disposiciones y se derogan unas resoluciones.
EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS,
en uso de sus facultades legales y estatutarias señaladas en la Ley 7ª de 1979, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, el Decreto número 987 de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política de Colombia, en su artículo 209 establece que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno, el cual se ejercerá en los términos que señale la ley y en su artículo 269 impone a las autoridades de las entidades públicas la obligación de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.
Que el artículo 6o de la Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, determina como responsable del establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, al representante legal o máximo directivo correspondiente, y a los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos como responsables de la aplicación de los métodos y procedimientos, al igual que de la calidad, eficiencia y eficacia del control interno.
Que el artículo 13 de la citada Ley, determina que los organismos y entidades del sector público deberán establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.
Que los artículos 4o, 5o y 7o del Decreto número 2145 de 1999, “por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones”, establecen algunas de las responsabilidades del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Institucional, como instancia articuladora y facilitadora del Sistema de Control Interno en cada entidad, a la vez que, su artículo 15 determina que deberá evaluar, decidir y adoptar oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema con base en los informes que le presente la Oficina de Control Interno.
Que en cumplimiento de la Ley 87 de 1993, mediante la Resolución 1400 del 14 de mayo de 1997, la Dirección General del ICBF creó el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en la sede de la Dirección General y en las Regionales del ICBF, el cual fue modificado por la Resolución 2375 del 18 de noviembre de 2003, la cual a su vez, fue derogada por el artículo 8o de la Resolución número 3095 de 2010, “por la cual se crea el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión (SIGE) en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – Cecilia de la Fuente de Lleras y se derogan unas resoluciones”.
Que la Directiva Presidencial 10 del 20 de agosto de 2002 dispone que “Todos los ministros, directores de departamento administrativo y directores, gerentes o presidentes de entidades administrativas centralizadas o descentralizadas del orden nacional, comprometerán con el fortalecimiento del sistema de control interno en cada una de sus entidades, para que este sea ejercido en forma permanente y se contribuya en el elemento fundamental de la política de transparencia de la gestión pública (...)”.
Que la Directiva Presidencial número 8 del 2 de septiembre de 2003 establece entre otras, la siguiente directriz. “1. Las juntas, los comités o las instancias que tengan la función directiva en cada entidad del orden nacional o los comités coordinadores de control interno obligados por la Ley 87 de 1993 para cumplir dicha función, deberán incluir en la agenda de cada una de sus reuniones periódicas, un examen de los informes que le presente el representante legal de la entidad sobre el cumplimiento de las acciones previstas en los planes de mejoramiento (...)”.
Que por su parte, la Ley 872 de 2003, en su artículo 1o, creó el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios.
Que mediante el Decreto número 1599 de 2005, el Gobierno Nacional adoptó el Modelo Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005, el cual en su numeral 5.3 determina que el Comité de Coordinación de Control Interno deberá reunirse por lo menos cada dos (2) meses y deberá adoptar un reglamento interno y cumplir con las funciones establecidas en los Decretos número 1826 de 1994 y 2145 de 1999.
Que mediante el Decreto número 4485 de 2009, proferido del Departamento Administrativo de la Función Pública, se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
Que la Circular número 03 del 27 de septiembre de 2005, proferida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, establece que, de conformidad con el parágrafo único del artículo 3o de la Ley 872 de 2003: el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) es complementario con el Sistema de Control Interno, razón por la cual el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad, que comúnmente se conforma al interior de la entidad.
Que la Circular número 1000-002-07 del 22 de enero de 2007, proferida por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), estipula que, “el Comité de Coordinación de Control Interno, como máxima instancia decisoria, podrá asumir las funciones que le corresponden al equipo directivo en materia de calidad, de suerte tal que se cree igualmente una única instancia de dirección en la implementación de los dos procesos”.
Que mediante Resolución número 5620 de 2009, se creó el Comité de Calidad para la Gestión Institucional como instancia responsable de la dirección y orientación de los Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y MECI en el ICBF.
Que mediante Resolución número 3095 de 2010, se creó el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión (SIGE) en el ICBF, como órgano encargado de revisar y aprobar las estrategias y políticas orientadas a la adaptación, complementación, sostenibilidad y mejoramiento permanente de dicho sistema, de conformidad con las normas vigentes y las características y evolución de la entidad, y se derogaron las Resoluciones número 2375 de 2003 y los artículos 1o al 4o de la 5620 de 2009.
Que mediante el Decreto número 4155 de 2011 y de conformidad con lo establecido en el inciso 2o del artículo 170 de la Ley 1448 de 2011, se transformó el establecimiento público Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, como organismo principal de la administración pública del Sector Administrativo de Inclusión Social y Reconciliación.
Que mediante el Decreto número 4156 de 2011, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras – ICBF, fue adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
Que mediante el Decreto número 987 de 2012, fue modificada la estructura y funciones del ICBF, y conforme al artículo 1o se incluyó dentro de la estructura organizacional del ICBF los Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno y de Gestión Integral, por lo que en aras de la eficiencia administrativa, los mismos se subsumen en el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión que se estructura con la presente resolución.
Que para dar cumplimiento a los requerimientos legales anteriormente expuestos, el ICBF cuenta con el Proyecto Estratégico: Sistema de Gestión Integral del Conocimiento y la Innovación, definido en el Objetivo número 6 del Mapa Estratégico ICBF 2011-2014, el cual para su óptimo desarrollo ha definido la Estrategia Permanente de Innovación y Cambio Organizacional – Epico, soportado en la implementación del Sistema Integrado de Gestión, compuesto por cuatro ejes, Calidad, Ambiental, Seguridad de la Información, Seguridad y Salud ocupacional, y acciones transversales de seguimiento y control.
Que por lo anterior, se hace necesario actualizar el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, sus integrantes de acuerdo con la nueva estructura y las responsabilidades frente a la operación de los cuatro ejes del Sistema Integrado de Gestión, así como el representante de la Dirección General y sus responsabilidades.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 38 de la Resolución 268 de 2015> En el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras – ICBF, continuará operando el Comité de Coordinación del Sistema, Integrado de Gestión creado mediante Resolución número 3095 de 2010, con el objeto de revisar y aprobar las estrategas y políticas orientadas a la implementación, sostenibilidad y mejoramiento permanente de dicho Sistema, de conformidad con las normas vigentes, las características y la evolución de la entidad.
ARTÍCULO 2o. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 38 de la Resolución 268 de 2015> El Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión estará integrado así:
1. El Director General o su delegado, quien lo presidirá.
2. El Secretario General.
3. El Subdirector General.
4. Los Directores de la Dirección General.
5. Los Jefes de Oficina de la Dirección General.
6. Subdirector de Evaluación y Monitoreo.
7. Subdirector de Mejoramiento Organizacional.
PARÁGRAFO. Concurrirán con voz pero sin voto los servidores públicos que por su condición de jerarquía y funcional deban asistir según el caso concreto.
ARTÍCULO 3o. REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 38 de la Resolución 268 de 2015> El Comité se reunirá periódicamente cuando se requiera, previa convocatoria de la Secretaría Técnica.
ARTÍCULO 4o. QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. <Resolución derogada por el artículo 38 de la Resolución 268 de 2015> Se constituirá quórum deliberatorio con la participación de no menos de las tres cuartas partes de los integrantes del Comité y las decisiones se adoptarán por mayoría simple.
ARTÍCULO 5o. RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 38 de la Resolución 268 de 2015> Son responsabilidades del Comité, las siguientes:
1. Orientar, asesorar, impulsar y poner en marcha estrategias para la debida implementación, sostenibilidad y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión.
2. Estudiar y aprobar las políticas, objetivos y mapas de procesos que surjan en el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión, así como promover que sean divulgados y aplicados correctamente.
3. Analizar y tomar medidas respecto a los informes presentados por la Oficina de Control Interno sobre el estado de ejecución de las acciones correctivas derivadas de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.
4. Realizar la revisión del Sistema Integrado de Gestión durante la vigencia, con el fin de asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua.
5. Examinar los informes, según se requiera, sobre el cumplimento de las acciones previstas en los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República.
6. Las demás que conforme a las disposiciones legales pueda desarrollar.
ARTÍCULO 6o. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 38 de la Resolución 268 de 2015> La Secretaría Técnica del Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión será desempeñada por el Subdirector de Mejoramiento Organizacional de la Dirección de Planeación y Control de Gestión.
ARTÍCULO 7o. RESPONSABILIDADES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 38 de la Resolución 268 de 2015> Son responsabilidades de la Secretaría Técnica del Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, las siguientes:
1. Convocar a sesiones.
2. Elaborar la agenda de los temas por tratar en cada una de las reuniones. La agenda de las reuniones deberá ser enviada con la convocatoria, mínimo cinco (5) días antes de la fecha de reunión.
3. Elaborar las actas de cada sesión, las cuales deberán ser suscritas por los integrantes y contener los aspectos tratados y acordados.
4. Hacer seguimiento a las decisiones, recomendaciones y compromisos acordados por el Comité.
5. Registrar, custodiar, archivar y conservar la documentación del Comité.
6. Las demás que le sean asignadas por el Comité.
ARTÍCULO 8o. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Y RESPONSABILIDADES. <Resolución derogada por el artículo 38 de la Resolución 268 de 2015> Teniendo en cuenta los requerimientos de las normas técnicas NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008 NTC ISO 14001:2004, NTC ISO/IEC 27001:2006 y OHSAS 18001:2007, en las cuales se establece que se debe nombrar un representante de la Alta Dirección con la responsabilidad particular de asegurar que el Sistema esté implementado adecuadamente y que se cumplan todos los requisitos de acuerdo con el alcance establecido, se designa como representante de la Dirección ante el Sistema Integrado de Gestión, al Director de Planeación y Control de Gestión, quien cumplirá con las siguientes responsabilidades:
a) Proponer al Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, las políticas, objetivos y mapas de procesos propios del sistema.
b) Promover la divulgación y apropiación de las políticas y objetivos aprobados por el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión.
c) Identificar y gestionar los recursos que se requieran para implementar, sostener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión.
d) Gestionar la certificación de los Sistemas de Gestión que la Entidad decida implementar y certificar.
e) Mantener informada a la Dirección General sobre la implementación y el desempeño del Sistema Integrado de Gestión.
f) Representar al ICBF en asuntos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión ante organismos externos.
g) Promover que los requerimientos del Sistema Integrado de Gestión sean implementados y se ajusten a las especificaciones normativas de cada eje parte del Sistema.
h) Coordinar junto con la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, la articulación con entes externos sobre las medidas necesarias para atender los impactos ambientales generados por los procesos, actividades, servicios y programas del ICBF.
i) Coordinar y articular con la Oficina Asesora de Comunicaciones, las actividades de información interna y externa sobre el Sistema Integrado de Gestión del Instituto.
j) Orientar a la Sede de la Dirección General y Regionales en la formulación y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión.
k) Promover la generación de acciones de mejora en la implementación, sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión para los distintos niveles de la entidad.
1) Emitir los informes y reportes pertinentes a los entes externos cuando ellos lo requieran.
PARÁGRAFO. Para el cumplimiento de las funciones asignadas, el Director de Planeación y Control de Gestión contará con el apoyo y soporte de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional.
ARTÍCULO 9o. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS FRENTE A LOS EJES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 38 de la Resolución 268 de 2015> Los Directores Administrativo, de Gestión Humana y de Información y Tecnología tendrán las siguientes responsabilidades frente a la implementación, sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión:
En el eje ambiental
El Director Administrativo:
-- Planear y disponer de recursos bienes y servicios, en lo que sea de su competencia, necesarios en la implementación del Sistema de Gestión Ambiental.
-- Mantener actualizados en coordinación con la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, los Planes de Gestión Ambiental Regional y el Plan de Gestión Ambiental de la Sede de la Dirección General.
-- Ejecutar el Plan de Gestión Ambiental de la Sede de la Dirección General y los Planes de Gestión Ambiental Regional.
-- Verificar la ejecución del Plan de Gestión Ambiental en la Sede de la Dirección General y de los Planes de Gestión Ambiental Regional.
-- Identificar, dimensionar y revisar en coordinación con la Subdirección de Mejoramiento Organizacional de manera permanente los aspectos e impactos ambientales del Instituto para prevenir la contaminación, el consumo de recursos (agua, energía y papel), el manejo de sus residuos sólidos, el mantenimiento de la infraestructura y el cumplimiento de los requisitos legales.
-- Promover y adoptar mejores prácticas ambientales en el desarrollo de sus actividades y de los aliados y beneficiarios en la ejecución de los servicios del ICBF.
En el Eje de Seguridad y Salud Ocupacional
El Director de Gestión Humana:
-- Planear y disponer de recursos bienes y servicios, en lo que sea de su competencia, necesarios en la implementación del S&SO, en cuanto a Salud Ocupacional se refiere.
-- Mantener actualizados en coordinación con la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, los Planes de Preparación y Respuesta ante Emergencia y las matrices de identificación de Riesgos y Peligros de las Direcciones Regional y de la Sede de la Dirección General.
-- Adelantar las acciones necesarias para el cumplimiento de los requisitos legales aplicables, que en materia de Salud Ocupacional le competen al ICBF.
-- Determinar las operaciones y actividades asociadas con los peligros identificados, en donde la implementación de los controles es necesaria para gestionar los riesgos S&SO.
-- Identificar las necesidades de capacitación en Seguridad y Salud Ocupacional para las Regionales y Sede de la Dirección General y coordinar su inclusión en el Plan de Capacitación.
-- Generar gradualmente los reportes que por norma NTC OHSAS 18001-2007 sean exigidos para medir el desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, conforme al proceso de implementación del S&SO.
El Director Administrativo:
-- Planear y disponer de recursos bienes y servicios, en lo que sea de su competencia, necesarios en la implementación del S&SO, en cuanto a Seguridad Ocupacional se refiere.
-- Adelantar las acciones necesarias para el cumplimiento de los requisitos legales aplicables, que en materia de Seguridad Ocupacional le competen al ICBF.
-- Determinar las operaciones y actividades asociadas con los peligros identificados, en donde la implementación de los controles es necesaria para gestionar los riesgos S&SO.
En el Eje de Seguridad de la Información
El Director de Información y Tecnología:
-- Planear y disponer de recursos, bienes y servicios, en lo que sea de su competencia, necesarios en la implementación del Sistema de Seguridad de la Información.
-- Analizar y desarrollar del Plan de Continuidad del Negocio o Business Continuity Planning – BCP para el ICBF.
-- Implementar la Administración de Riesgos, del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información SGSI.
-- Elaborar el sistema de seguimiento y medición a los controles de seguridad de la información.
-- Consolidar y realizar el análisis de los activos de información del ICBF.
-- Hacer seguimiento a los requisitos legales y reglamentarios aplicables.
-- Realizar y analizar las acciones de mejora del SGSI.
El Director Administrativo:
-- Planear y disponer de recursos, bienes y servicios, en lo que sea de su competencia, necesarios en la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.
-- Planear e implementar los controles de seguridad de la información, que sean de su competencia.
El Director de Gestión Humana:
-- Planear y disponer de recursos, bienes y servicios, en lo que sea de su competencia, necesarios en la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.
-- Planear e implementar los controles de seguridad de la información, que sean de su competencia.
PARÁGRAFO. La Dirección de Gestión Humana será la responsable de desarrollar el Plan de Capacitación, relacionando los temas del Sistema Integrado de Gestión identificados por la Subdirección de Mejoramiento Organizacional y la Oficina de Control Interno.
ARTÍCULO 10. AUDITORÍAS. <Resolución derogada por el artículo 38 de la Resolución 268 de 2015> Designar al Jefe de la Oficina de Control Interno como responsable de coordinar el proceso de Auditorías Internas que en cumplimiento de las normas vigentes se deben realizar al Sistema Integrado de Gestión. Para ello podrá contar con los servicios de los servidores públicos y colaboradores de la entidad que hayan sido habilitados como auditores internos integrados y/o expertos en un sistema de gestión específico.
La Dirección de Gestión Humana apoyará el proceso de capacitación y actualización de auditores internos en la entidad.
ARTÍCULO 11. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 38 de la Resolución 268 de 2015> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones números 5620 del 14 de diciembre de 2009 y 3095 del 27 de julio de 2010.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 16 de agosto de 2012.
El Director General,
DIEGO ANDRÉS MOLANO APONTE.