RESOLUCIÓN 3095 DE 2010
(julio 27)
Diario Oficial No. 47.797 de 10 de agosto de 2010
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS
DIRECCIÓN GENERAL
<NOTAS DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 4964 de 2012>
Por la cual se crea el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, SIGE, en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Cecilia De la Fuente de Lleras y se derogan unas resoluciones.
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS,
en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en la Ley 87 de 1993, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 36 del Decreto 117 de 2010, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política de Colombia, en su artículo 209, establece que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno, el cual se ejercerá en los términos que señale la ley y en su artículo 269 impone a las autoridades de las entidades públicas la obligación de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.
Que el artículo 6o de la Ley 87 de 1993 determina como responsable del establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas al representante legal o máximo directivo correspondiente, y a los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos como responsables de la aplicación de los métodos y procedimientos, al igual que de la calidad, eficiencia y eficacia del control interno.
Que el artículo 13 de la Ley 87 de 1993 determina que los organismos y entidades del sector público deberán establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.
Que los artículos 4o, 5o y 7o del Decreto número 2145 del 4 de noviembre de 1999 establecen algunas de las responsabilidades del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Institucional, como instancia articuladora y facilitadora del Sistema de Control Interno en cada entidad, a la vez que su artículo 15 determina que el Comité deberá evaluar, decidir y adoptar oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema, con base en los informes que le presente la Oficina de Control Interno.
Que en cumplimiento de la Ley 87 de 1993, mediante la Resolución número 1400 del 14 de mayo de 1997, la Dirección General del ICBF creó el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en la Dirección General y Direcciones Regionales del ICBF, el cual fue modificado por la Resolución número 2375 del 18 de noviembre de 2003.
Que la Directiva Presidencial número 010 del 20 de agosto de 2002 dispone que “Todos los Ministros, Directores de Departamento Administrativo y Directores, Gerentes o Presidentes de Entidades Administrativas Centralizadas o Descentralizadas del orden nacional, se comprometerán con el fortalecimiento del sistema de control interno en cada una de sus entidades, para que este sea ejercido en forma permanente y se constituya en el elemento fundamental de la política de transparencia de la gestión pública (...)”.
Que la Directiva Presidencial Número 08 del 2 de septiembre de 2003 establece, entre otras, la siguiente directriz: “1. Las juntas, los comités o las instancias que tengan la función directiva en cada entidad del orden nacional o los comités coordinadores de control interno obligados por la Ley 87 de 1993, para cumplir dicha función, deberán incluir en la agenda de cada una de sus reuniones periódicas, un examen de los informes que le presente el representante legal de la entidad sobre el cumplimiento de las acciones previstas en los planes de mejoramiento (...)”.
Que por su parte, la Ley 872 de 2003, en su artículo 1o, creó el Sistema de Gestión de la Calidad, SGC, de las entidades del Estado como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios.
Que mediante el Decreto número 1599 de 2005, el Gobierno Nacional adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano: MECI 1000:2005, el cual en su numeral 5.3 determina que el Comité de Coordinación de Control Interno deberá reunirse por lo menos cada dos (2) meses.
Que la Circular número 03 del 27 de septiembre de 2005, proferida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades del orden nacional y territorial, establece que, de conformidad con el parágrafo único del artículo 3o de la Ley 872 de 2003, el Sistema de Control de Calidad es complementario con el Sistema de Control Interno, razón por la cual el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad que comúnmente se conforma al interior de la Entidad.
Que la Circular número 1000-002-07 del 22 de enero de 2007, proferida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, DAPF, estipula que el Comité de Coordinación de Control Interno, como máxima instancia decisoria, podrá asumir las funciones que le corresponden al equipo directivo en materia de calidad, de suerte que se cree igualmente una única instancia de dirección en la implementación de los dos procesos.
Que mediante la Resolución número 5620 del 14 de diciembre de 2009, se creó el Comité de Calidad para la Gestión institucional como instancia responsable de la dirección y orientación de los Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y MECI en el ICBF.
Que por lo anterior, la Dirección General ha determinado crear el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, SIGE, el cual asumirá las funciones de los Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno y de Calidad para la Gestión Institucional. Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. CREACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 4964 de 2012> Crear el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, SIGE, como órgano encargado de revisar y aprobar las estrategias y políticas orientadas a la adaptación, complementación, sostenibilidad y mejoramiento permanente del Sistema Integrado de Gestión, de conformidad con las normas vigentes y las características y evolución de la Entidad.
ARTÍCULO 2o. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 4964 de 2012> El Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, SIGE, estará integrado así:
1. El Director General o su delegado, quien lo presidirá.
2. El Secretario General.
3. El Director de Planeación y Control de Gestión.
4. El Director de Protección.
5. El Director de Prevención.
6. El Director del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
7. El Director de Logística y Abastecimiento Estratégico.
8. El Director de Información y Tecnología.
9. El Director Administrativo.
10. El Director de Gestión Humana.
11. El Director Financiero.
12. El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Atención al Ciudadano.
13. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
14. El Jefe de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad.
15. El Jefe de la Oficina de Control Interno.
16. El Jefe de la Oficina de Cooperación y Convenios.
17. El Jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario.
18. El Subdirector de Mejoramiento Organizacional.
PARÁGRAFO 1o. Concurrirán con voz pero sin voto los servidores públicos que por su condición de jerarquía y funcional deban asistir según el caso concreto.
ARTÍCULO 3o. REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 4964 de 2012> El Comité se reunirá, previa convocatoria de la Secretaría Técnica, por lo menos cada dos (2) meses de manera ordinaria y extraordinariamente cuando se requiera.
ARTÍCULO 4o. QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 4964 de 2012> Se constituirá quórum deliberatorio con la participación de no menos de las tres cuartas partes de los integrantes y las decisiones se adoptarán por mayoría simple.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN, SIGE. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 4964 de 2012> Son funciones del Comité, las siguientes:
1. Orientar, asesorar, impulsar y poner en marcha estrategias para la debida implementación, mantenimiento (sostenibilidad) y el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión, SIGE.
2. Estudiar y aprobar las políticas, objetivos, manuales, mapa de procesos, procedimientos, indicadores, mapas de riesgo y demás aspectos que surjan en el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión, SIGE, y promover que sean divulgados y aplicados correctamente.
3. Aprobar el Plan de Sostenibilidad y Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión, SIGE.
4. Aprobar estrategias tendientes a la formación de una cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.
5. Realizar la revisión del Sistema Integrado de Gestión, SIGE, mínimo dos (2) veces al año, analizar su desempeño y emprender acciones para su mejoramiento.
6. Analizar y tomar medidas respecto a los informes presentados por la Oficina de Control Interno sobre el estado de ejecución de las acciones correctivas derivadas de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión, SIGE, de la Entidad.
7. Examinar los informes trimestrales sobre el cumplimiento de las acciones previstas en los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República.
8. Analizar y tomar decisiones respecto de los informes sobre el estado y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión, SIGE, presentados por la Subdirección de Mejoramiento Organizacional.
9. Analizar y tomar medidas respecto de los informes sobre el estado del aseguramiento a la calidad y la certificación de los productos y servicios, presentados por la Oficina de Aseguramiento a la Calidad.
10. Analizar y tomar medidas respecto de los informes presentados por la Subdirección de Evaluación sobre el avance del plan de sostenibilidad y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión, SIGE.
11. Las demás que conforme a las disposiciones legales pueda desarrollar.
ARTÍCULO 6o. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 4964 de 2012> La Secretaría Técnica del Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, SIGE, será desempeñada por el Subdirector de Mejoramiento Organizacional.
ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 4964 de 2012> Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, SIGE:
1. Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias.
2. Elaborar la agenda de los temas por tratar en cada una de las reuniones. La agenda de las reuniones ordinarias deberá ser enviada con la convocatoria, mínimo cinco (5) días antes de la fecha de reunión.
3. Elaborar las actas de cada sesión, las cuales deberán ser suscritas por los integrantes y contener los aspectos tratados y acordados.
4. Hacer seguimiento a las decisiones, recomendaciones y compromisos acordados por el Comité.
5. Registrar, custodiar, archivar y conservar la documentación del Comité.
6. Las demás que le sean asignadas por el Comité.
ARTÍCULO 8o. VIGENCIA Y DEROGACIONES. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 4964 de 2012> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución número 2375 del 18 de noviembre de 2003 y los artículos del 1o al 4o de la Resolución número 5620 del 14 de diciembre de 2009.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C, a 27 de julio de 2010.
La Directora General,
ELVIRA FORERO HERNÁNDEZ.