RESOLUCIÓN 2375 DE 2003
(18 noviembre)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 3095 de 2010>
“Por la cual se modifica la conformación del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, se dictan sus funciones y reglamento, se deroga la Resolución No. 1400 del 14 de mayo de 1997 y se dictan otras disposiciones”.
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR,
en uso de sus facultades legales y estatutarias, y en especial de las conferidas por la Ley 87 de 1993 y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 209 establece que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno, el cual se ejercerá en los términos que señale la Ley.
Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 269 establece la obligatoriedad de las entidades públicas de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.
Que la Ley 87 de 1993, establece las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado.
Que la Ley 87 de 1993 en su artículo 13, contempla el deber de establecer al más alto nivel jerárquico de los organismos y entidades, un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.
Que mediante Resolución No. 1400 del 14 de mayo de 1997, la Dirección General del ICBF, creó el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en la Sede Nacional, Regionales y Agencias, del Instituto Colombiano de Bienestar, dicta sus funciones y reglamento.
Que la Directiva Presidencial No. 010 de Agosto 20 de 2002 contempla que, “Todos los ministros, directores de departamento administrativo y directores, gerentes o presidentes de entidades administrativas centralizadas o descentralizadas del orden nacional, se comprometerán con el fortalecimiento del sistema de control interno en cada una de sus entidades, para que éste sea ejercido en forma permanente y se constituya en el elemento fundamental de la política de transparencia de la gestión pública.”
Que por medio del Decreto No. 3264 del 30 de diciembre de 2002, se establece la estructura del nivel central del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, se determinan las funciones de sus dependencias.
Que el citado Decreto consagró en su Artículo 23 el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, como uno de los Órganos de Coordinación y Asesoría de la entidad.
Que la Directiva Presidencial No. 08 de Septiembre 2 de 2003, establece, entre otras, la siguiente directriz: “1. Las Juntas, los comités o las instancias que tengan la función directiva en cada entidad del orden nacional o los comités coordinadores de control interno obligados por la ley 87 de 1993 para cumplir dicha función, deberán incluir en la agenda de cada una de sus reuniones periódicas, un examen de los informes que le presente el representante legal de la entidad sobre el cumplimiento de las acciones previstas en los planes de mejoramiento.”
Que se hace necesario hacer los ajustes conforme a la normatividad vigente y acorde a las necesidades de la entidad,
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO: <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 3095 de 2010> El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, será responsable como órgano de coordinación y asesoría, del diseño de estrategias y políticas orientadas a la adaptación, complementación, mejoramiento permanente y fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características y evolución de la entidad.
PARÁGRAFO: Acorde a lo establecido en el artículo 1o de la Ley 87 de 1993, se entiende por Control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas sus actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
ARTÍCULO 2o. INTEGRACIÓN: <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 3095 de 2010> El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, estará integrado por los siguientes servidores públicos:
Director General, quien lo presidirá
Secretario General
Director Técnico
Director de Planeación
Director de Evaluación
Jefe Oficina de Control Interno, quien actuará como Secretario Técnico del mismo, con voz pero sin voto.
PARAGRAFO 1o. A las diferentes sesiones del Comité, podrán asistir como invitados los servidores públicos que a juicio del mismo, se considere conveniente de acuerdo con la naturaleza de los temas a ser tratados.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES: <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 3095 de 2010> Serán funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, las siguientes:
a) Estudiar y recomendar a la Dirección General los ajustes a políticas, normas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización, que sean sugeridos por la Oficina de Control Interno y/o por los Comités de Coordinación Regional y Control Interno que funcionen en las Regionales y Agencias, organizados de conformidad con lo establecido en la Resolución No. 2020 de Septiembre 29 de 2003.
b) Apoyar a la Oficina de Control Interno en la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.
c) Aprobar y adoptar manuales a través de los cuales se documenten y formalicen los procedimientos a partir de la identificación de los procesos institucionales, como instrumento que garantice el cumplimiento del control interno en la entidad.
d) Estudiar y revisar los resultados de la verificación al cumplimiento de las medidas de austeridad del gasto público, por parte de la Sede Nacional, Regionales y Agencias, adoptando las medidas correctivas que sean necesarias.
e) Examinar los informes que le presente el jefe de la Oficina de Control Interno, sobre el cumplimiento de las acciones previstas en los planes de mejoramiento. Tales exámenes incluirán las acciones de mejoramiento encaminadas a corregir las observaciones señaladas en los términos de auditoría de la Contraloría General de la República en materia de gestión, de control interno, de contratación, contable y financiera.
f) Y las demás que conforme a las disposiciones legales pueda desarrollar.
ARTÍCULO 4o. SECRETARÍA: <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 3095 de 2010> Son funciones del Secretario Técnico del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, las siguientes:
a) Elaborar la agenda de los temas a tratar en cada una de las reuniones.
b) Elaborar las comunicaciones para convocar a los diferentes miembros del Comité con ocho (8) días mínimo de anticipación a la fecha de reunión, adjuntando las respectivas agendas.
c) Levantar las actas de todas y cada una de las reuniones del Comité en las que se deben consignar los aspectos tratados y acordados.
d) Firmar y hacer firmar por el Presidente del Comité las actas.
e) Llevar el consecutivo de actas y responder por el trámite y archivo de la documentación propia del Comité.
ARTÍCULO 5o. REUNIONES: <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 3095 de 2010> <Ver Notas de Vigencia> El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, se reunirá ordinariamente como mínimo cuatro (4) veces al año, y extraordinariamente cuando sea convocado por la Directora General.
PARAGRAFO 1o. La asistencia de los miembros a los Comités, es obligatoria e indelegable, excepto para el Director General.
PARAGRAFO 2o. El Comité sesionará con un mínimo de cuatro (4) integrantes y sus decisiones se adoptarán por mayoría simple.
PARAGRAFO 3. De todas y cada una de las reuniones del Comité se levantará Acta, que contenga como mínimo los temas tratados, consignación y seguimiento a los compromisos establecidos, así como los responsables y los plazos fijados para su realización.
ARTÍCULO 6o. EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 3095 de 2010> Conforme a lo establecido en la Ley 87 de 1993:
a) La responsabilidad por el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno así como la aplicación de los métodos y procedimientos, y la calidad, eficiencia y eficacia del mismo, será del representante legal y de los jefes de cada una de las distintas dependencias.
b) El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de la entidad y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.
c) En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la entidad.
d) El servidor público, como eje del Sistema de Control Interno, tiene la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación.
e) La Oficina de Control Interno es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer a la Dirección General y al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, las recomendaciones para mejorarlo.
ARTÍCULO 7o. OPERATIVIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 3095 de 2010> En concordancia con lo establecido en el capítulo III del Decreto 2145 de Noviembre 4 de 1999, en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, todos los niveles y áreas de la entidad deben:
a) Participar en la definición de los planes indicativos y de acción, definición y establecimiento de mecanismos de control, seguimiento y evaluación de los mismos, así como su puesta en ejecución, de acuerdo con los compromisos.
b) Administrar adecuadamente los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos y su utilización de manera efectiva y oportuna.
c) Documentar y aplicar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validarlos constantemente con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarios de tal manera que sean el soporte orientador fundamental, no sólo para el cumplimiento de sus funciones asignadas, sino para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos tanto en el plan indicativo como en los planes de acción
d) Evaluar periódicamente los avances de sus planes de acción y reportarlos a la Dirección de Evaluación, con el propósito que ésta consolide y presente la información al nivel directivo junto con las propuestas de ajustes a que haya lugar
PARÁGRAFO: Los responsables de fortalecer la interrelación y funcionamiento armónico de los elementos que conforman el Sistema de Control Interno Institucional - SCI - son los servidores públicos en cumplimiento de las funciones asignadas en la normatividad vigente, de acuerdo con el área o dependencia de la cual hacen parte.
ARTÍCULO 8o. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 3095 de 2010> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución No. 1400 de mayo 14 de 1997 y demás normas que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogota, a los 18 NOV. 2003.
BEATRÍZ LONDOÑO SOTO
Directora General