RESOLUCIÓN 3932 DE 2020

(junio 26)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 12 de la Resolución 3932 de 2020>

Por la cual se reestructura el funcionamiento de los Comités Técnicos de Sostenibilidad del Sistema Contable del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras -ICBF- y se derogan las Resoluciones 9040 de 2016 y 10304 de 2017

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR
FAMILIAR - CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS - ICBF

En uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el Ley 7 de 1979, artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO

Que mediante Resolución No. 193 de 2016, la Contaduría General de la Nación incorporó el procedimiento para la evaluación del control interno contable, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública.

Que el numeral 3.2.2. en el Anexo para el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable, adoptado en la Resolución No. 193 de 2016, faculta a los entes públicos para evaluar la pertinencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, como herramienta tendiente a la mejora continua y de sostenibilidad de los datos financieros con generación de información con relevancia y representación fiel.

Que, en el marco de sus competencias constitucionales y legales, la Contaduría General de la Nación - CGN emitió el documento denominado “Estrategia de Convergencia de la Regulación Contable Pública hacia Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Normas internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP)", mediante el cual estableció las políticas para la modernización de la regulación contable.

Que mediante la Resolución No. 9040 de 06 de septiembre de 2016, se reestructuró el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable (CTSSC) de la Dirección General y de las Direcciones Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF.

Que mediante la Resolución No. 10304 de 20 de octubre de 2017, se modificaron los integrantes del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Dirección General señalados en la Resolución No. 9040 de 2016.

Que mediante Resolución No. 156 de 2018 la Contaduría General de la Nación modificó la Resolución No. 354 de 2007 que adoptó el Régimen de Contabilidad Pública, estableció su conformación y definió su ámbito de aplicación.

Que la dinámica del proceso contable exige la producción de información uniforme, centralizada y consolidada, de manera confiable, razonable, comprensible y ajustada a las normas, principios y procedimientos regulatorios, expedidos por la Contaduría General de la Nación.

Que en la sesión virtual del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Dirección General, realizada el 28 de abril de 2020, se sometió a consideración del Comité la propuesta para la modificación de sus integrantes, conforme a lo señalado en la Resolución No. 9040 de 2016 y su modificatoria, la Resolución No. 10304 de 2017.

Que por lo anterior, se solicitó a los miembros realizar la votación referente al punto 3. “Seguimiento a compromisos del 4to CTSSC Ordinario de la Dirección General de diciembre 16 de 2019, literal e) Replantear la propuesta para la modificación de las resoluciones 9040 de 2016 y 10304 de 2017, en cuanto a la composición del quorum'', el cual se propuso de la siguiente manera:

Miembros Permanentes:

1. El Secretario General, quien lo preside.

2. El Director Financiero.

3. El Director Administrativo.

4. El Director de Gestión Humana.

5. El Jefe Oficina Asesora Jurídica.

6. El Coordinador Grupo de Contabilidad de la Dirección General del ICBF, quien ejerce como Secretario Técnico.

7. El Coordinador del Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General.

Invitados permanentes:

Concurrirán con voz, pero sin voto en el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Dirección General:

1. El Jefe Oficina de Control Interno.

2. El Coordinador Grupo de Recaudo.

3. El Coordinador Grupo de Tesorería.

4. El Contador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General.

Que de acuerdo con el artículo 5 de la Resolución No. 9040 de 2016 “(...) Las sesiones serán presenciales, sin perjuicio de la celebración de sesiones virtuales en casos excepcionales, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para lo cual se hará uso de los medios tecnológicos disponibles".

Que de conformidad con lo previsto en la SESIÓN VIRTUAL del 20 y 21 de mayo de 2020, doce (12) miembros del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable votaron a favor de la modificación propuesta, como se presenta en el siguiente cuadro resumen:

NOMBRE	CARGO	VOTO	FECHA DE VOTACIÓN	HORA
		A FAVOR	EN CONTRA
GUSTAVO MAURICIO MARTINEZ PERDOMO	Secretario General	X	21/05/2020		8:54 a.m.
MARÍA MERCEDES LÓPEZ MORA	Subdirectora General o su Delegado	X		21/05/2020	3:10 p.m.
ANDRÉS VERGARA BALLÉN	Director Financiero	X		21/05/2020	9:29 a.m.
LINA MARIA MARGARITA HUARI MATEUS	Directora Administrativa	X	20/05/2020		12:10 p.m.
JOHN FERNANDO GUZMAN UPARELA	Director de Gestión Humana (Ej.	X		20/05/2020	3:56 p.m.
EDGAR LEONARDO BOJACÁ CASTRO	Jefe Oficina Asesora Jurídica	X		20/05/2020	11:42 a.m.
LUIS ARMANDO SOLARTE SOLARTE	Directora de Información y Tecnología	X		20/05/2020	10:55 a.m.
MARTHA INES ESTUPIÑAN ESTUPIÑAN	Coord. Grupo de Tesorería	X		20/05/2020	10:50 a.m.
MARTHA ELENA GARCIA CAPERA	Coord. Grupo de Recaudo	X		20/05/2020	11:46 a.m.
JAIRO HERNANDO CARDONA AGUIRRE	Coord. Grupo de Contabilidad	X		21/05/2020	8:53 a.m.
CARLOS MAURICIO HERRAN CADENA	Coord. GFSDG	X		20/05/2020	10:49 a.m.
GLORIA ELVIRA MACIAS	Contadora GFSDG	X	20/05/2020		12:38 pm

Que el voto emitido por el Dr. Mario Alfonso Pardo no se contará como válido, ya que se surtió el nombramiento de la Dra. Amanda Castellanos Mendoza como Directora de Planeación y Control a partir del 19 de mayo de 2020.

Que teniendo en cuenta los cambios normativos y lo decidido por el Comité, se reestructurará el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Dirección General del ICBF, adecuando su conformación y unificando su reglamentación en un único acto administrativo, por lo qué igualmente se hace necesario derogar las Resoluciones No. 9040 de 2016 y en consecuencia su modificatoria la Resolución No. 10304 de 2017.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 12 de la Resolución 5872 de 2023> El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Dirección General y de las Direcciones Regionales del ICBF, actuará como órgano administrativo Interno que busque la mejora continua y de sostenibilidad de los datos financieros con generación de información con relevancia y representación fiel, de conformidad con lo establecido por la Contaduría General de la Nación.

ARTÍCULO SEGUNDO. CONFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 12 de la Resolución 5872 de 2023> Los Comités Técnicos dé Sostenibilidad del Sistema Contable estarán integrados así:

- En la Dirección General:

Miembros Permanentes:

1. El Secretario General, quien lo preside.

2. El Director Financiero.

3. El Director Administrativo.

4. El Director de Gestión Humana.

5. El Jefe Oficina Asesora Jurídica.

6. El Coordinador del Grupo de Contabilidad de. la Dirección General del ICBF, quien ejerce como. Secretario Técnico.

7. El Coordinador del Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General.

Invitados permanentes:

Concurrirán con voz, pero sin votó en el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Dirección General:

1. El Jefe Oficina de Control Interno.

2. El Coordinador del Grupo dé Recaudo de la Sede de la Dirección General.

3. El Coordinador del Grupo de Tesorería, de la Sede de la Dirección General.

4. El Contador del Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General

- En las Direcciones Regionales, a excepción de las Regionales dé Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada:

1. El Director Regional, quien lo preside.

2. El Coordinador del Grupo Administrativo.

3. El Coordinador del Grupo Financiero, quien ejerce como Secretario Técnico.

4. El Coordinador y/o Responsable del Grupo Jurídico.

5. El Coordinador del Grupo de Planeación y Sistemas.

6. El Profesional de apoyo en Contabilidad.

- En las Direcciones Regionales de Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada:

1. El Director Regional, quien lo preside.

2. El Coordinador del Grupo de Gestión de Soporte, quien ejerce como Secretario Técnico;

3. El Coordinador del Grupo de Asistencia Técnica.

4. El Profesional de apoyó en Contabilidad.

PARÁGRAFO PRIMERO. En la Dirección Regional Bogotá, también integrará el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable él Coordinador del Grupo de Gestión Humana y el Coordinador del Grupo de Recaudo.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando los temas a tratar en las reuniones del Comité lo requieran, podrán asistir en calidad de invitados, los funcionarios que se estimen convenientes.

ARTÍCULO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 12 de la Resolución 5872 de 2023> El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del ICBF, tendrá las siguientes funciones:

- En la Dirección General:

1. Establecer las políticas, lineamientos, estrategias y directrices, para la Dirección General y las Direcciones Regionales, sobré sostenibilidad contable, que garanticen la presentación de información contable confiable, razonable, oportuna, relevante y comprensible.

2. Verificar el cumplimiento de las políticas, lineamientos, estrategias y directrices emitidas por la Dirección General, así como de la realización en debida forma de las sesiones de los Comités Técnicos dé Sostenibilidad del Sistema Contable de las Direcciones Regionales.

3. Conocer y aprobar los temas sometidos al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, por parte del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, el Grupo de Tesorería y otras áreas que afecten la Sostenibilidad. del Sistema Contable, con base en la ficha técnica presentada por cada responsable

4. A través del Secretario Técnico, informar a las Direcciones Regionales las observaciones, consideraciones o aclaraciones que correspondan, en cuanto a las decisiones aprobadas en los Comités.

5. Aprobar las propuestas a depurar, enviadas por las Direcciones Regionales, que hayan sido sometidas por Comité Regional, cuando superen los 150 SMMLV, sin perjuicio del deber que. tienen los responsables directos del procesamiento de la información, como lo establecen las normas lega íes. vigentes. Lo anterior, con base en los Informes y/o fichas técnicas que presenten las áreas competentes, sobre la gestión administrativa adelantada y los soportas documentales correspondientes, información que debe allegarse con. el visto bueno del Contador del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera y el concepto de viabilidad técnica del Secretario Técnico, del Comité dé la Dirección General.

6. Poner en conocimiento las modificaciones que se presenten en la aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público - NICSP para el ICBF.

- En las Direcciones Regionales:

1. Velar por el cumplimiento de las políticas, lineamientos, estrategias y directrices emitidas por el Comité de la Dirección General:

2. Estudiar y poner a consideración del Comité, para su aprobación, las propuestas y solicitudes hasta por 150 SMMLV, para capa caso de las diferentes áreas, así como el informe sobre la depuración y sostenibilidad contable que corresponda, teniendo en cuenta la viabilidad proporcionada por el Secretario Técnico.

3. Informar por escrito a las diferentes áreas de la Dirección Regional, sobre las decisiones tomadas por el Comité, por medio de la Secretaría del Comité Técnico

4. Realizar la propuesta correspondiente cuando el monto de la solicitud, a depurar supere los 150 SMMLV, con él concepto de viabilidad técnica del Secretario Técnico del Comité Regional, para ser enviadas a la Secretaría del Comité Técnico de la Dirección General, para su aprobación:

ARTÍCULO CUARTO. FUNCIONES DE LAS SECRETARÍAS TÉCNICAS. <Resolución derogada por el artículo 12 de la Resolución 5872 de 2023>

1. Convocar por escrito, a las reuniones ordinarias del Comité, con una antelación no inferior a diez (10) días calendario a la fecha indicada para cada sesión, remitiendo el correspondiente orden del día, indicando el lugar y hora de la reunión, así como el insumo y los documentos soporte de cada uno de los asuntos a tratar.

2. Convocar a las reuniones: extraordinarias, cuando se requiera por solicitud de cualquiera de los integrantes del Comité.

3. Elaborar el. cronograma anual de las sesiones a adelantar, indicando las fechas de cada una de ellas, dando cumplimiento estricto por parte de la Dirección General y las Direcciones Regionales.

4. Custodiar y administrar el archivo de las actas, sus anexos y los demás documentos relacionados con el respectivo Comité.

5. Informar a las Direcciones Regionales del ICBF las políticas, lineamientos, estrategias y directrices que determine el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Dirección General.

6. Someter a consideración, las solicitudes de depuración contable presentadas por las diferentes áreas, el informe sobre la depuración y. sostenibilidad contable.

7. Verificar la adopción de las recomendaciones y decisiones adoptadas por el respectivo Comité.

8. Elaborar las actas en cada sesión del Comité, las cuales se numerarán consecutivamente, con indicación del día, mes y año de la respectiva reunión.

ARTÍCULO QUINTO. SESIONES. <Resolución derogada por el artículo 12 de la Resolución 5872 de 2023> Los Comités Técnicos de Sostenibilidad del Sistema Contable del ICBF se reunirán por lo menos una (1) vez cada trimestre de manera ordinaria, previa convocatoria del Secretario Técnico. Igualmente, podrá solicitarse por parte de alguno de los miembros, sesiones extraordinarias cuando se requiera. Las sesiones serán presenciales, sin perjuicio de la celebración de sesiones virtuales en casos excepcionales, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para lo cual se hará, uso de los medios tecnológicos disponibles.

ARTÍCULO SEXTO. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. <Resolución derogada por el artículo 12 de la Resolución 5872 de 2023> Se constituirá quorum de liberatorio y decisorio en la Dirección General, con la participación de por lo menos cuatro (4) de sus miembros permanentes en las Direcciones Regionales, con la participación de por lo menos cuatro (4) de sus integrantes; y en las Direcciones Regionales de Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada, se constituirá con la participación de tres (3) de sus integrantes.

En todos los casos las decisiones se adoptarán por mayoría simple,

PARÁGRAFO: De cada reunión se levantará un acta del desarrollo de la sesión, en la que se incluirán las decisiones, recomendaciones del Comité y será suscrita por todos sus miembros, En caso de que no se pueda llevar a cabo la respectiva sesión, se dejará constancia en un acta.

ARTÍCULO SEPTIMO. APROBACION DE LAS ACTAS. <Resolución derogada por el artículo 12 de la Resolución 5872 de 2023> La Secretaría Técnica enviará por correo electrónico el proyecto de acta a los integrantes del Comité dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la sesión para la Sede de la Dirección General, y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la sesión para las Direcciones Regionales, los cuales deberán aprobarla o hacer sus observaciones dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. Si vencido el plazo no se han recibido observaciones, se entenderá que el proyecto de acta fue aprobado.

En caso de que existan observaciones o comentarlos, se procederá a realizar los ajustes sugeridos sí son procedentes, y si hacen parte de la sesión, la Secretaría Técnica enviará nuevamente el proyecto a todos los miembros del comité con las indicaciones propuestas para que sea aprobada.

ARTÍCULO OCTAVO. <Resolución derogada por el artículo 12 de la Resolución 5872 de 2023> Todas, las áreas del instituto colombiano de. Bienestar Familiar, que sean responsables de operaciones contables, deben cumplir con los controles que se establezcan al interior de la Entidad en materia contable, reportar información confiable, oportuna, relevante, comprensible que permita que los estados financieros atiendan los requisitos de relevancia y representación fiel.

ARTÍCULO NOVENO. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 12 de la Resolución 5872 de 2023> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga la Resolución 9040 de 2016 y en consecuencia su modificatoria la Resolución 10304 de 2017, así como las demás disposiciones que le sean contrarías.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D. C. 26 JUN 2020

LINA MARIA ARBELAEZ ARBELAEZ

Directora General