RESOLUCIÓN 9040 DE 2016
(septiembre 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
Por la cual se reestructura el funcionamiento de los Comités Técnicos de Sostenibilidad del Sistema Contable del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras -ICBF- y se deroga una Resolución
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS -ICBF
En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las consagradas en el Artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que mediante las Resoluciones No. 354 de 2007 y No. 357 de 2008, la Contaduría General de la Nación, adoptó el Régimen de Contabilidad Pública y el Procedimiento de Control Interno Contable y de Reporte del Informe Anual de Evaluación, normativa de carácter obligatorio y vinculante para las entidades públicas.
Que de acuerdo con el numeral 3.11 en el Anexo Procedimiento para la Implementación y Evaluación del Control Interno Contable, adoptado mediante Resolución No. 357 de 2008, faculta a los entes públicos para evaluar la pertinencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, como una instancia asesora del área contable de las entidades, que procura por la generación de información contable confiable, relevante y comprensible.
Que la dinámica del proceso contable, exige la producción de información uniforme, centralizada y consolidada, de manera confiable, razonable, comprensible y ajustada a las normas, principios y procedimientos regulatorios, expedidos por la Contaduría General de la Nación.
Que mediante la Resolución No. 8408 de 2015, se actualiza y modifica la estructura y funciones de los Comités Técnicos de Sostenibilidad del Sistema Contable del ICBF, en la Dirección General y las Direcciones Regionales del ICBF.
Que se observó en el precitado acto administrativo, que las Direcciones Regionales no tenían la responsabilidad directa de aprobación de las actuaciones que dan origen a las depuraciones.
Que por lo anterior, se hace necesario reestructurar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, de la Dirección General y de las Direcciones Regionales del ICBF, de acuerdo con la estructura organizacional del Instituto, adecuando su conformación y funciones, en una única instancia, así como ajustando las cuantías que conocerán cada uno de ellos.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. OBJETO. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, de la Dirección General y de las Direcciones Regionales del ICBF, actuará como instancia asesora del área contable de la entidad y tendrá por objeto establecer directrices que permitan la adecuada articulación y seguimiento en la aplicación de los principios, normas y procedimientos para el registro de operaciones y la generación de información contable confiable, relevante y comprensible, de conformidad con lo establecido por la Contaduría General de la Nación.
ARTÍCULO SEGUNDO. CONFORMACIÓN. Los Comités Técnicos de Sostenibilidad del Sistema Contable estarán integrados así:
- En la Dirección General: <Ítem modificado por el artículo 1 de la Resolución 10304 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>
1. El Secretario General, quien lo preside
2. El Subdirector General, o su delegado
3. El Director Financiero, quien ejerce como Secretario Técnico
4. El Director de Planeación y Control de Gestión
5. El Director Administrativo
6. El Director de Gestión Humana
7. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
8. El Director de Información y Tecnología
9. El Coordinador del Grupo de Tesorería de la Dirección General del ICBF
10. El Coordinador del Grupo de Recaudo de la Dirección General del ICBF
11. El Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección General
12. El Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General
13. El Contador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General.
- En las Direcciones Regionales, a excepción de las Regionales de Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada:
1. El Director Regional, quien lo preside
2. El Coordinador del Grupo Administrativo
3. El Coordinador del Grupo Financiero, quien ejerce como Secretario Técnico
4. El Coordinador y/o Responsable del Grupo Jurídico
5. El Coordinador del Grupo de Planeación y Sistemas
6. El Profesional de apoyo en Contabilidad.
- En las Direcciones Regionales de Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada:
1. El Director Regional, quien lo preside
2. El Coordinador del Grupo de Gestión de Soporte, quien ejerce como Secretario Técnico.
3. El Coordinador del Grupo de Asistencia Técnica
4. El Profesional de apoyo en Contabilidad
PARÁGRAFO 1o. En la Dirección Regional Bogotá, también integrará el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, el Coordinador del Grupo de Gestión Humana y el Coordinador del Grupo de Recaudo.
PARÁGRAFO 2o. Concurrirán con voz pero sin voto, el Jefe de la Oficina de Control Interno, para el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Dirección General.
PARÁGRAFO 3o. Cuando los temas a tratar en las reuniones del Comité lo requieran, podrán asistir en calidad de invitados, los funcionarios que se estime conveniente.
ARTÍCULO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del ICBF, tendrá las siguientes funciones:
- En la Dirección General:
1. Establecer las políticas, lineamientos, estrategias y directrices, para la Dirección General y las Direcciones Regionales, sobre sostenibilidad contable, que garanticen la presentación de información contable confiable, razonable, oportuna, relevante y comprensible.
2. Verificar el cumplimiento de las políticas, lineamientos, estrategias y directrices emitidas por la Dirección General, así como de las sesiones de los Comités Técnicos de Sostenibilidad del Sistema Contable de las Direcciones Regionales.
3. Conocer y aprobar los temas sometidos al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, por parte del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, Grupo de Tesorería y otras áreas que afecten la Sostenibilidad del Sistema Contable, con base en la ficha técnica presentada por cada área responsable.
4. A través del Secretario Técnico, informar a las Direcciones Regionales las observaciones, consideraciones o aclaraciones, que correspondan, en cuanto a las decisiones aprobadas en los Comités.
5. Aprobar las propuestas a depurar, enviadas por las Direcciones Regionales, que hayan sido sometidas por Comité Regional, cuando superen los 150 SMLMV, sin perjuicio del deber que tienen los responsables directos del procesamiento de la información, como lo establecen las normas legales vigentes. Lo anterior con base en los informes y/o fichas técnicas que presenten las áreas competentes, sobre la gestión administrativa adelantada, y los soportes documentales correspondientes, información que debe allegarse con el visto bueno del Contador del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera y el concepto de viabilidad técnica del Secretario Técnico, del Comité de la Dirección General.
- En las Direcciones Regionales:
1. Velar por el cumplimiento de las políticas, lineamientos, estrategias y directrices emitidas por el Comité de la Dirección General.
2. Estudiar y poner a consideración del Comité, para su aprobación, las propuestas y solicitudes hasta 150 SMLMV, para cada caso de las diferentes áreas, así como el informe sobre la depuración y sostenibilidad contable que corresponda, teniendo en cuenta la viabilidad proporcionada por el Secretario Técnico.
3. Informar por escrito a las diferentes áreas de la Dirección Regional, sobre las decisiones tomadas por el Comité, por medio de la Secretaría del Comité Técnico.
4. Realizar la propuesta correspondiente cuando el monto de la solicitud a depurar superen los 150 SMLMV, con el concepto de viabilidad técnica del Secretario Técnico, del Comité Regional, para ser enviadas a la Secretaría del Comité Técnico de la Dirección General, para su aprobación.
ARTÍCULO CUARTO. FUNCIONES DE LAS SECRETARÍAS TÉCNICAS.
1. Convocar por escrito a las reuniones ordinarias del Comité, con una antelación no inferior a diez (10) días calendario a la fecha indicada para cada sesión, remitiendo el correspondiente orden del día, indicando el lugar y hora de la reunión, así como el insumo y los documentos soporte de cada uno de los asuntos a tratar.
2. Convocar a las reuniones extraordinarias, cuando se requiera por solicitud de cualquiera de los integrantes del Comité.
3. Elaborar el cronograma anual de las sesiones a adelantar, indicando las fechas de cada una de ellas, dando cumplimiento estricto por parte de la Dirección General y las Direcciones Regionales.
4. Custodiar y administrar el archivo de las actas, sus anexos y demás documentos relacionados con el respectivo Comité.
5. Informar a las Direcciones Regionales del ICBF, las políticas, lineamientos, estrategias y directrices que determine el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Dirección General.
6. Someter a consideración, las solicitudes de depuración contable presentadas por las diferentes áreas, el informe sobre la depuración y sostenibilidad contable.
7. Verificar la adopción de las recomendaciones y decisiones adoptadas por el respectivo Comité.
8. Elaborar las actas en cada sesión del Comité, las cuales se numerarán consecutivamente, con indicación del día, mes y año de la respectiva reunión.
9. Las demás que le sean asignadas.
ARTÍCULO QUINTO. SESIONES. Los Comités Técnicos de Sostenibilidad del Sistema Contable del ICBF, se reunirán por lo menos una (1) vez trimestralmente de manera ordinaria, previa convocatoria del Secretario Técnico. Igualmente, podrá solicitarse por parte de alguno de los miembros, sesiones extraordinarias cuando se requiera. Las sesiones serán presenciales, sin perjuicio de la celebración de sesiones virtuales en casos excepcionales, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para lo cual se hará uso de los medios tecnológicos disponibles.
ARTÍCULO SEXTO. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. Se constituirá quórum deliberatorio y decisorio en la Dirección General, con la participación de por lo menos seis (6) de sus integrantes, en las Direcciones Regionales, con la participación de por lo menos cuatro (4) de sus integrantes, y en las Direcciones Regionales de Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada, se constituirá con la participación de tres (3) de sus integrantes.
En todos los casos las decisiones se adoptarán por mayoría simple.
PARÁGRAFO: De cada reunión se levantará un acta del desarrollo de la sesión, en la que se incluirán las decisiones, recomendaciones del Comité y será suscrita por todos sus miembros. En caso que no se pueda llevar a cabo la respectiva sesión, se dejará igualmente constancia en un acta.
ARTÍCULO SÉPTIMO. APROBACIÓN DE LAS ACTAS. La Secretaría Técnica enviará por correo electrónico el proyecto de acta a los integrantes del Comité dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la sesión para la Sede de la Dirección General, y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la sesión para las Direcciones Regionales, los cuales deberán aprobarla o hacer sus observaciones dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. Si vencido el plazo no se han recibido observaciones, se entenderá que el proyecto de acta fue aprobado.
En caso de que existan observaciones o comentarios, se procederá a realizar los ajustes sugeridos si son procedentes, y sí hacen parte de la sesión, la Secretaría Técnica enviará nuevamente el proyecto a todos los miembros del Comité con las indicaciones propuestas para que sea aprobada.
ARTÍCULO OCTAVO. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga la Resolución 8408 de 2015, así como las demás disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C. a los 6 SEP 2016
CRISTINA PLAZAS MICHELSEN
Directora General