RESOLUCIÓN 5872 DE 2023

(agosto 15)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Por medio dé la cual se adopta el reglamento interno de los Comités Técnicos de Sostenibilidad Contable de la Dirección General y de la Direcciones Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF y se deroga la Resolución 3932 de 2020.

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR ICBF - CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS

En uso de sus facultades legales y estatutarias y. en especial de las que le confieren el literal b) del artículo 28 de la Ley 7 de 1979, el literal a) del artículo 28 del Acuerdo 102 de 1979 aprobado por el Decreto 334 de 1980, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y,

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política en su artículo 209 preceptúa que la función administrativa está al servicio del interés general y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que la Resolución 533 de 2015 de la Contaduría General de la Nación - CGN, incorporó al Régimen de Contabilidad Pública, la estructura del Marco Normativo para entidades del Gobierno, la cual está conformada por; el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera; las normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos, los Procedimientos Contables; las Guías de Aplicación, el Catálogo General de Cuentas y la Doctrina Contable Pública.

Que el marco normativo para entidades del Gobierno, relacionado con el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos en su capítulo lll ACTIVOS Y PASIVOS CONTINGENTES señaló que los activos y pasivos contingentes no serán objeto de reconocimiento en los estados financieros, cuya existencia se confirmará soto por la ocurrencia o no de uno o más sucesos futuros inciertos, que no están enteramente bajo el control de la entidad.

Que por su parte, a través de la Resolución 193 del 5 de mayo de 2016, la Contaduría General de la Nación - CGN incorporó en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el procedimiento para la evaluación del control interno contable, con el fin de medir la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar tos responsables de la información financiera de las entidades públicas y, de este modo, garantizar la producción de información financiera relevante y fiel, de acuerdo con lo establecido en el régimen de Contabilidad Pública.

Que el anexo de la referida Resolución, denominado "Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable" en su numeral 3.2.2. ''Herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera", señala que las entidades deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y de sostenibilidad de la información financiera, de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, tales como, los Comités Técnicos de Sostenibilidad Contable.

Que, en atención a lo indicado por la CGN, mediante Resolución 2070 de 2006 fueron creados los Comités Técnicos de Sostenibilidad del Sistema Contable en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - (CBF y, mediante Resolución 3932 del 26 de junio de 2020, restructurado su funcionamiento.

Que el numeral 3.2.15 del anexo de la Resolución 193 de 2016 de la CGN. "Depuración contable permanente y sostenible", señala la obligación de las entidades, cuya información financiera no refleje su realidad económica, de adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, de forma que cumplan las características fundamentales de relevancia y representación fiel, e implementar los controles que sean necesarios con el fin de mejorar la calidad de la información.

Que, con el fin de dar cumplimiento a las recomendaciones de la CGN, contenidas en los precitados actos administrativos, se considera necesario adoptar un nuevo reglamento interno de los Comités Técnicos de Sostenibilidad Contable de la Dirección General y de las Direcciones Regionales del ICBF, como respuesta a la necesidad de mejora continua y de sostenibilidad de la información financiera.

Que, en concordancia con lo anterior, a través de la presente Resolución se refuerza y complementa la misionalidad de los Comités Técnicos de Sostenibilidad Contable de la Dirección General y de las Direcciones Regionales del ICBF, permitiendo a éstos, una mayor eficiencia administrativa, comprometiendo a las áreas de la entidad con la preparación de la información del sistema contable de manera confiable y oportuna.

Que, en sesión del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Dirección General, realizado el 25 de julio de 2023, se sometió a consideración la adopción del reglamento Interno de los Comités Técnicos de Sostenibilidad Contable de la Dirección General y de la Direcciones Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF, así como la derogatoria de la Resolución 3932 de 2020. obteniendo por unanimidad, votación favorable.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. OBJETO. Adoptar el reglamento interno de los Comités Técnicos de Sostenibilidad Contable de la Dirección General y de la Direcciones Regionales del ICBF, los cuales actuarán como órgano administrativo para la mejora continua y sostenibilidad de la información financiera, de conformidad con lo establecido por la Contaduría General de la Nación.

ARTÍCULO SEGUNDO. CONFORMACIÓN. Los Comités Técnicos de Sostenibilidad Contable estarán integrados así:

- En la Dirección General:

Miembros Permanentes:

1. El Secretario General.

2. El Director Financiero, quien lo preside.

3. El Director Administrativo.

4. El Director de Gestión Humana.

5. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

6. El Coordinador del Grupo de Contabilidad, quien ejerce como Secretario Técnico.

7. El Coordinador del Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General.

Invitados permanentes:

Concurrirán con voz, pero sin voto al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Dirección General.

1. El Jefe de Control Interno.

2. El Coordinador del Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera.

3. El Coordinador del Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera.

4. El Contador del Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General.

En las Direcciones Regionales, a excepción de las Regionales Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada:

1. El Director Regional, quien lo preside.

2. El Coordinador del Grupo Administrativo.

3. El Coordinador del Grupo Financiero, quien ejerce como Secretario Técnico.

4. El Coordinador y/o responsable del Grupo Jurídico.

5. El Coordinador del Grupo de Planeación y Sistemas.

6. El profesional de apoyo en Contabilidad.

- En las Direcciones Regionales de Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada:

1. El Director Regional, quien lo preside.

2. El Coordinador del Grupo de Gestión de Soporte, quien ejerce como Secretario Técnico.

3. El Coordinador del Grupo de Asistencia Técnica.

4. El Profesional de apoyo en contabilidad.

PARÁGRAFO PRIMERO. En la Dirección Regional Bogotá, también integrará el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, el Coordinador del Grupo de Gestión Humana y el Coordinador del Grupo de Recaudo.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando los temas a tratar en las reuniones del Comité lo requieran, podrán asistir en calidad de invitados, los funcionarios que se estimen convenientes.

ARTÍCULO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del ICBF, tendrá las siguientes funciones:

- En la Dirección General:

1. Establecer y dar a conocer las políticas, estrategias, lineamientos y procedimientos tendientes a garantizar la sostenibilidad y calidad de la información contable para la Dirección General y las Direcciones Regionales.

2. Verificar el cumplimiento de las políticas, lineamientos, estrategias y directrices emitidas por la Dirección. General, así como de la realización en debida forma de las sesiones de los Comités Técnicos de Sostenibilidad del Sistema Contable de las Direcciones Regionales.

3. Aprobar las solicitudes de depuración presentadas por el Grupo Tesorería, Grupo Financiero Sede de la Dirección General-GFSDG y por las áreas transversales al Comité, determinando las acciones a seguir y los ajustes contables que se deban realizar, previo análisis y presentación de la ficha técnica con sus respectivos soportes, por parte del área responsable.

4. A través del Secretario Técnico, socializar a las áreas involucradas en el proceso contable y a las Direcciones Regionales, las actualizaciones, modificaciones y/o lineamientos que sean propuestos por el Comité de la Dirección General.

5. Aprobar las recomendaciones de depuración y mejora de la calidad de la información financiera en la aplicación de los ajustes contables propuestos por las Direcciones Regionales, cuando el valor a depurar supere los 150 SMLMV, en una cuenta contable (de forma global y no tercerizado).

6. En los casos que el Comité considere pertinente, se remitirá copla del Acta del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Dirección General a la Oficina de Control Interno Disciplinario, para lo de su competencia.

- En las Direcciones Regionales;

1. Vigilar el cumplimiento de las políticas estrategias, lineamientos y procedimientos, emitidos por el Comité de la Dirección General, garantizando la sostenibilidad y calidad de la información contable.

2. Estudiar y aprobar las propuestas de depuración contable hasta los 150 SMLMV, una vez agotadas todas las gestiones administrativas y jurídicas por las áreas responsables, con base en la ficha técnica y soportes remitidos.

3. Informar por escrito a las diferentes áreas de la Dirección Regional, sobre las aprobaciones realizadas por el Comité, a través de la Secretaria Técnica.

4. Conceptuar y remitir al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Sede de la Dirección General, la propuesta de depuración cuando el monto supere los 150 SMLMV en una cuenta contable (de forma global y no tercerizado), previa aprobación por parte del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Dirección Regional, una vez agotadas todas las gestiones administrativas y jurídicas por las áreas responsables, con base en la ficha técnica y documentos soporte.

5. En los casos que el Comité considere pertinente, se remitirá copia del Acta de Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Dirección Regional a la Oficina de Control Interno Disciplinario.

ARTÍCULO CUARTO. FUNCIONES DE LAS SECRETARÍAS TÉCNICAS.

1. Convocar por escrito a las sesiones ordinarias del Comité, con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles a la fecha indicada, remitiendo el orden del día, el lugar y hora a sesionar, junto con los documentos soporte de cada uno de los asuntos a tratar.

2. Convocar a las sesiones extraordinarias, cuando sea necesario, por solicitud de cualquiera de los integrantes del Comité.

3. Elaborar el cronograma de las sesiones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

4. Elaborar conservar y custodiar, en orden cronológico, las actas de las sesiones, las cuales deben encontrarse debidamente suscritas por los integrantes del Comité.

5. Socializar a las áreas involucradas en el proceso contable y a las Direcciones Regionales las actualizaciones, modificaciones y/o lineamientos que sean aprobados por el Comité de la Dirección General.

6. Presentar y someter a consideración y aprobación del Comité las propuestas de ajuste solicitadas por las diferentes áreas respecto a la depuración que afecten la sostenibilidad contable. Asimismo, la Secretaría deberá revisar que el área que presenta la solicitud haya realizado el análisis correspondiente, teniendo en cuenta las características a que hace referencia el artículo sexto del presente acto administrativo.

ARTÍCULO QUINTO. DE LAS RESPONSABILIDADES. Las funciones asignadas a los Comités Técnicos de Sostenibilidad Contable de la Dirección General y de las Direcciones Regionales del ICBF, no sustituyen ni reemplazan las actuaciones que deban adelantar los funcionarios de las distintas dependencias del Instituto, para garantizar que la información financiera fluya de manera eficiente, efectiva y oportuna hacia el área contable, para que se produzca el adecuado reconocimiento en el sistema de información contable.

ARTÍCULO SEXTO. CARACTERÍSTICAS A TENER EN CUENTA PARA PRESENTAR POR PARTE DE LAS DIFERENTES ÁREAS DEL INSTITUTO, LAS PROPUESTAS DE AJUSTES Y DEPURACIÓN ANTE LOS COMITÉS TÉCNICOS DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE. El Comité evaluará las propuestas de ajustes y depuración en los siguientes casos:

1. Errores en el reconocimiento del hecho económico inicial que no esté debidamente soportado.

2. Saldos contables que, al ser presentados en los demás comités del ICBF, no cumplan con los requisitos para su depuración y, por recomendación de estos, deban ser aprobados por el Comité de Técnico de Sostenibilidad Contable.

3. Aprobaciones de ajustes contables en las Direcciones Regionales que no superen los 150 SMLMV pero que impliquen que sea contabilizado en el Grupo Financiero Sede de la Dirección General- GFSDG, previamente deberán ser verificados y avalados por las áreas competentes de la Dirección General, y una vez aprobados, remitir al GFSDG para para su correspondiente registro.

PARÁGRAFO. Las áreas que soliciten los respectivos ajustes, serán las responsables de agotar el trámite administrativo y jurídico de la aclaración, identificación y soporte de los saldos contables cuando no sea posible establecer la procedencia u origen de estos, allegando las fichas técnicas y su propuesta de ajuste.

ARTÍCULO SÉPTIMO. CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE APROBACIÓN DE LOS COMITÉS TÉCNICOS DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE EN AJUSTES Y DEPURACIÓN CONTABLE. La depuración contable podrá realizarse directamente, sin previa aprobación del Comité. No obstante, en todos los casos se deberá dejar constancia del hecho mediante documentos que sirvan de soporte idóneo para realizar la depuración correspondiente. Podrá realizarse la depuración respectiva sin que se requiera la aprobación del Comité en las siguientes situaciones.

1. Cuando las áreas realicen la depuración de manera ordinaria y permanente en cumplimiento de sus funciones; es decir, cuando se disponga del documento soporte respectivo y tal operación se realiza en desarrollo de políticas operativas o de disposiciones de carácter legal.

2. Ajustes de reclasificación contable del registro inicial, por cambio en el marco normativo para entidades del Gobierno y políticas contables.

3. Cuando se presenten actualizaciones de registros contables en los activos y pasivos contingentes (cuentas de orden), a modo Informativo, el área transversal dará a conocer el ajuste realizado ante el Comité si lo considera pertinente.

ARTÍCULO OCTAVO. SESIONES. Los Comités Técnicos de Sostenibilidad Contable del ICBF se reunirán por lo menos una (1) vez cada semestre, de manera ordinaria, previa convocatoria del Secretario Técnico. Igualmente, podrá solicitarse por parte de los miembros sesiones extraordinarias cuando se requiera.

PARÁGRAFO. Las sesiones podrán llevarse a cabo de forma presencial o virtual, estás ultimas de conformidad con lo establecido en el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para lo cual se hará uso de los medios tecnológicos disponibles.

ARTÍCULO NOVENO. QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. Se constituirá quórum deliberatorio y decisorio en la Dirección General y en las Direcciones Regionales, con la participación de por lo menos cuatro (4) de sus miembros permanentes; y, en las Direcciones Regionales de Amazonas, Guainía. Vaupés y Vichada, se constituirá quórum con la participación de tres (3) de sus integrantes. 'En todos los casos las aprobaciones se adoptarán por mayoría simple.

PARÁGRAFO. De cada reunión se levantará un acta, en la que se incluirán las recomendaciones del Comité y será suscrita únicamente por los miembros que asistan a dicha sesión En caso de que no se pueda llevar a cabo la respectiva sesión, se dejará constancia en un acta firmada.

ARTÍCULO DÉCIMO. APROBACIÓN DE LAS ACTAS. La Secretaría Técnica enviará por correo electrónico el proyecto de acta a los integrantes del Comité dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la sesión, para la Sede de la Dirección General y, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la sesión, para las Direcciones Regionales, quienes deberán aprobarlas o realizar las respectivas observaciones dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su envío. Si vencido el plazo no se reciben observaciones, se entenderá que el proyecto de acta fue aprobado.

PARÁGRAFO. En caso de que existan observaciones o comentarios, se procederá a realizar los ajustes sugeridos y la Secretaría Técnica enviará nuevamente el proyecto a todos los miembros del Comité con las indicaciones propuestas para que sea aprobada.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. Todas las áreas del ICBF que sean responsables de operaciones contables, como proveedores de información, tienen la responsabilidad de suministrar los datos de manera oportuna y con las características necesarias a las áreas contables, cumpliendo con las políticas que garanticen la sostenibilidad y calidad de la información contable de los estados financieros de la Entidad.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, y deroga la Resolución 3932 de 2020, así como todas aquellas disposiciones que te sean contrarias.

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D C a los

ASTRID ELIANA CÁCERES CÁRDENAS

Directora General