ARTÍCULO 7o. LÍDERES DE LOS EJES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. Se denomina líder de eje a los directores encargados de planear, ejecutar y hacer seguimiento a los recursos físicos, humanos y financieros, así como coordinar y articular con los diferentes procesos acciones con el fin de garantizar el fortalecimiento, sostenibilidad y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión en cada uno de sus ejes.

El Sistema Integrado de Gestión será liderado por el Director de Planeación y Control de Gestión quién coordinará, articulará y promoverá el desarrollo armónico y el fortalecimiento del Modelo y de cada uno de los ejes.

Cada uno de los Ejes del Sistema Integrado de Gestión - SIGE* estará liderado por:

a) Eje de Calidad: Dirección de Planeación y Control de Gestión a través de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional.

b) Eje Ambiental: Dirección Administrativa.

c) Eje de Seguridad y Salud en el Trabajo: Dirección de Gestión Humana.

d) Eje de Seguridad de la Información: Dirección de Información y Tecnología.

ARTÍCULO 8o. ALCANCE. El ámbito de aplicación del Modelo definido en el artículo primero de la presente resolución incluye todos los procesos en la Sede de la Dirección General, las Regionales y los Centros Zonales del ICBF.

TÍTULO II.

ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN – SIGE.

CAPÍTULO I.

DEL NIVEL NACIONAL.

ARTÍCULO 9o. RESPONSABILIDADES DEL LÍDER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. El Director de Planeación y Control de Gestión como líder del SIGE tendrá las siguientes responsabilidades:

a) Orientar y brindar directrices para la implementación del SIGE en los tres niveles del ICBF.

b) Coordinar y articular con los líderes de los ejes las acciones necesarias para implementar, documentar, fortalecer, mejorar, evaluar y garantizar la integralidad de los sistemas de gestión de manera que promueva el cumplimiento de los atributos de calidad del Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión del ICBF.

c) Liderar la revisión por dirección de manera coordinada con los ejes del Sistema y su presentación ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

d) Coordinar con los ejes del SIGE, la planeación, preparación y ejecución de auditorías externas orientadas a la certificación del SIGE, así como las acciones de mejora evidenciadas en el ejercicio.

e) Liderar el Subcomité para el fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión.

ARTÍCULO 10. RESPONSABILIDADES GENERALES DE LOS LÍDERES DE LOS EJES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. En su calidad de líderes de cada uno de los ejes del Sistema tendrán las siguientes responsabilidades, en el marco del Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión:

a) Proponer las políticas y los objetivos de cada eje al Subcomité del SIGE para su presentación por parte de la Dirección de Planeación y Control de Gestión al Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

b) Definir las acciones necesarias para planificar, implementar, documentar, fortalecer, mejorar y evaluar el respectivo eje del SIGE en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión, de manera que promueva el cumplimiento de los atributos de calidad de acuerdo con las normas vigentes y demás requisitos a nivel nacional del ICBF.

c) Identificar y gestionar en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión, las necesidades de recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos del Sistema Integrado de Gestión.

d) Diseñar estrategias para la apropiación de las políticas, objetivos, requisitos legales y otros requisitos del SIGE para fortalecer la implementación en los tres niveles del ICBF y realizar seguimiento.

e) Definir directrices para la aplicación de la asistencia técnica dirigida a los procesos en los tres niveles del Instituto, en temas relacionados con cada eje del Sistema Integrado de Gestión y brindar el acompañamiento correspondiente.

f) Formular y realizar el seguimiento de los indicadores aplicables a cada eje del SIGE en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

g) Coordinar con la Oficina de Control Interno las acciones requeridas para planificar las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión.

h) Establecer y orientar a la administración en la definición de obligaciones contractuales que permitan el fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión en los proveedores de bienes y servicios del ICBF.

i) Apoyar y participar en la formulación de los Planes de Emergencias y Contingencias y Simulacros.

j) Proponer al Comité Institucional de Control Interno la metodología para identificar, valorar y establecer el tratamiento de riesgos y peligros en la entidad, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y realizar seguimiento a su gestión.

k) Preparar la revisión por dirección del Sistema Integrado de Gestión en lo correspondiente a cada eje en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión y su presentación ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

l) Realizar la planeación, preparación y ejecución de auditorías externas en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión, así como la gestión de las acciones de mejora evidenciadas en el ejercicio para cada eje.

m) Promover estrategias para la gestión del conocimiento y la innovación en el ICBF, asociadas al Sistema Integrado de Gestión.

n) Identificar espacios de articulación y cooperación con otras entidades del sector, órganos de control, u organismos internacionales para la implementación de estrategias para el fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión.

o) Definir e implementar estrategias tendientes a fortalecer las competencias de los colaboradores en temas relacionados con el SIGE a través del Plan Institucional de Capacitación.

p) Liderar la gestión de las acciones de mejora de sus ejes en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

ARTÍCULO 11. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS DE LOS LÍDERES DE LOS EJES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

1. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS DEL LÍDER DEL EJE DE CALIDAD:

a) Promover la adecuada implementación, sostenibilidad y ajuste del modelo de operación por procesos.

b) Orientar el diseño, actualización y custodia de la documentación del modelo de operación por procesos.

c) Acompañar y orientar a los procesos en la formulación y desarrollo de estrategias para el mejoramiento continuo.

d) Administrar el repositorio de acciones de mejora y generar alertas para su adecuada gestión.

e) Apoyar a los procesos en el fortalecimiento de la calidad de servicios ofrecidos por el Instituto en el marco del Servicio Público de Bienestar Familiar.

f) Definir la metodología para monitorear el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables en el Sistema Integrado de Gestión.

g) Liderar la gestión de riesgos en la entidad orientada a maximizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

h) Definir las competencias requeridas en cada eje para garantizar su adecuada implementación y propender por su fortalecimiento.

2. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS DEL LÍDER DEL EJE AMBIENTAL:

a) Identificar, evaluar y revisar permanentemente los aspectos e impactos ambientales y requisitos legales asociados al funcionamiento de las sedes administrativas del ICBF, así como, la formulación e implementación de los controles correspondientes para su prevención, mitigación y cumplimiento.

b) Formular, implementar y realizar seguimiento a las estrategias definidas para la prevención y control de la contaminación, uso racional del agua, energía y papel, gestión de residuos y demás aspectos e impactos ambientales significativos que genere la Entidad.

c) Garantizar la formulación, ejecución y seguimiento de los Planes de Gestión Ambiental y Programas de Residuos en las Regionales y Sede de la Dirección General.

d) Realizar los simulacros de emergencias ambientales de acuerdo con la identificación de situaciones que afecten el medio ambiente, en coordinación con el eje de Seguridad y Salud en el Trabajo.

e) Gestionar y realizar seguimiento a los trámites requeridos por las autoridades ambientales para el funcionamiento de las sedes administrativas y brindar asistencia técnica para las demás sedes en las que opere la Entidad.

f) Diseñar estrategias y promover buenas prácticas ambientales en coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones y las demás dependencias de la entidad, para fortalecer la toma de conciencia de los colaboradores y partes interesadas, a través de las herramientas de comunicación y sensibilización establecidas por la Entidad.

3. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS DEL LÍDER DEL EJE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO:

a) Liderar la planeación y ejecución de las actividades definidas en los Planes de Trabajo Anual de SGSST de acuerdo con la normatividad vigente.

b) Generar estrategias de prevención y control de la accidentalidad y enfermedad laboral.

c) Realizar gestión para corrección de condiciones inseguras identificadas en coordinación con la Dirección Administrativa

d) Diseñar estrategias y emitir directrices respecto a la implementación de acciones de comunicación y sensibilización de las actividades de promoción y prevención encaminadas a generar y desarrollar una cultura de autocuidado en la entidad.

e) Realizar el seguimiento a la ejecución del plan de trabajo concertado con la Administradora de Riesgos Laborales del ICBF.

f) Seguimiento al cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo, de los servicios contratados para las instalaciones de la entidad que se tercerizan.

g) Realizar simulacros de acuerdo con la identificación de peligros que afecten la seguridad de los colaboradores en coordinación con el eje ambiental.

4) RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS DEL LÍDER DEL EJE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

a) Mantener el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información- SGSI de la Entidad alineado con la Estrategia del Modelo de Privacidad y Seguridad de la Información del Ministerio de Tecnología de Información y Comunicación - MINTIC, así como la Ciberdefensa y Ciberseguridad del Estado colombiano y los lineamientos del Gobierno Nacional.

b) Establecer y realizar seguimiento a la implementación de los controles de seguridad y privacidad de la información de la Entidad de acuerdo con la normatividad vigente.

c) Gestionar la actualización de las políticas de seguridad de la información para su aprobación ante la Dirección General y el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

d) Realizar seguimiento a la gestión de activos de seguridad y privacidad de la información del ICBF.

e) Realizar seguimiento a la gestión de los incidentes de seguridad de la información en el ICBF de acuerdo con los procedimientos definidos.

ARTÍCULO 12. LÍDER DE PROCESO. Se denomina líder de proceso, de conformidad con el Modelo de Operación por Procesos aprobado mediante Resolución 8080 de 2016, al Director General, Subdirector General, Secretario General, Directores y Jefes de Oficina de la Sede de la Dirección General, responsables de la correcta ejecución de los procesos a su cargo y en general de la sostenibilidad y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión.

ARTÍCULO 13. RESPONSABLE DE PROCESO. Se denomina Responsable de Proceso a Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina de la Sede de la Dirección General, Directores Regionales, Coordinadores de Grupo en las regionales y Coordinadores de Centro Zonal, responsables de la ejecución y seguimiento de

ARTÍCULO 14. RESPONSABILIDADES DE LOS LÍDERES Y RESPONSABLES DE PROCESO. Son responsabilidades de los líderes y responsables de proceso:

a) Dar cumplimiento a las políticas, manuales, programas y demás documentos que orienten el desarrollo de los diferentes ejes del sistema para garantizar su fortalecimiento y sostenibilidad.

b) Promover dentro de sus procesos la apropiación del Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión y sus atributos de calidad.

c) Gestionar la documentación de su proceso, socializar y promover su mejoramiento continuo.

d) Planificar la ejecución de sus procesos teniendo en cuenta los cambios en el contexto interno y externo, los riesgos identificados y las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

e) Identificar y gestionar los riesgos y peligros que afecten su proceso en todos los niveles de la entidad de manera articulada, con el fin de mitigarlos y potenciar el cumplimiento de los objetivos definidos en la planeación estratégica.

f) Implementar el Plan Operativo del Sistema Integrado de Gestión - POSIGE de acuerdo con las directrices dadas por los líderes de los ejes del SIGE.

g) Identificar y gestionar las acciones de mejora generadas en los diferentes niveles en el marco de los procesos.

h) Participar en las actividades definidas por los líderes de ios ejes para la sostenibilidad del Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión.

i) Apoyar y participar en la formulación de los Planes de Emergencias y Contingencias y Simulacros.

j) Revisar, actualizar y aprobar los activos de información identificados a nivel nacional correspondiente a su proceso.

k) Realizar seguimiento control y medición del proceso a su cargo.

l) Apoyar la realización de la revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión.

m) Preparar y atender las auditorías internas y externas del SIGE relacionadas con su proceso.

n) Promover la gestión del conocimiento y la innovación al interior de su proceso.

o) Garantizar el profesional, para el cumplimiento de las responsabilidades como Promotor Épico de la dependencia.

ARTÍCULO 15. OBJETIVO DEL EQUIPO PROMOTOR ÉPICO. El Equipo Promotor EPICO (Estrategia Permanente de Innovación y Cambio Organizacional) corresponde a un grupo de profesionales integrado por delegados de cada proceso en la sede la Dirección General tiene como objetivo promover en cada una de sus dependencias, la sostenibilidad y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión y la Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, bajo las directrices de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional.

PARÁGRAFO: Los integrantes del Equipo Promotor EPICO en la Sede de la Dirección General deberán adquirir los conocimientos básicos que les permita desarrollar sus responsabilidades en relación con el SIGE.

ARTÍCULO 16. RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO PROMOTOR EPICO.

a) Apoyar en sus procesos la apropiación del Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión y sus atributos de calidad.

b) Apoyar el diseño, implementación y socialización de la documentación de los procesos en el marco del SIGE.

c) Promover en sus procesos la identificación y actualización del contexto interno y externo, así como las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

d) Apoyar a los líderes y responsables de procesos en la correcta gestión del riesgo: identificación, evaluación y seguimiento a controles, definición y seguimiento de planes de tratamiento e identificación y tratamiento de materializaciones.

e) Apoyar la identificación y gestión de las acciones de mejora generadas en los procesos, promoviendo su mejoramiento continuo.

f) Apoyar las estrategias definidas por los líderes de los ejes para el fortalecimiento del SIGE en la entidad y difundir al interior de sus procesos sus políticas, objetivos y directrices.

g) Participar activamente en las reuniones y sensibilizaciones programadas para el Equipo Promotor EPICO el marco del Sistema Integrado de Gestión.

h) Apoyar la implementación del Plan Operativo del Sistema Integrado de Gestión - POSIGE de acuerdo con las directrices dadas por los líderes de los ejes del SIGE.

i) Promover la participación de los colaboradores en los cursos de inducción y reinducción y demás cursos relacionados con el SIGE.

j) Brindar asistencia técnica al interior de sus procesos en las estrategias establecidas para la sostenibilidad del SIGE.

k) Propender que en la elaboración de las fichas de condiciones técnicas y estudios previos se incluyan las obligaciones SIGE de conformidad con la Guía de Adquisición de Bienes y Servicios con Calidad.

l) Apoyar la preparación y atención de las auditorías internas y externas del SIGE.

m) Participar y contribuir en la construcción del Plan de Acción Anual y de mejoramiento para la Contraloría General de la República, así como realizar el reporte de cumplimiento de acuerdo con la periodicidad establecida.

n) Promover la gestión del conocimiento e innovación al interior del proceso, incluyendo la identificación y documentación de buenas prácticas y lecciones aprendidas.

o) Apoyar la preparación y el envío de la información requerida en para la realización Revisión por la Dirección.

p) Apoyar la identificación y actualización de los activos de información identificados a nivel nacional correspondiente a su proceso: el levantamiento y actualización de los activos de información.

CAPÍTULO II.

DEL NIVEL REGIONAL.

ARTÍCULO 17. LÍDER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN A NIVEL REGIONAL. El Director Regional será el líder del Sistema Integrado de Gestión en los niveles Regional y Centro Zonal, y deberá garantizar su implementación, sostenibilidad y mejora, con el apoyo de:

1. El Coordinador de Planeación y Sistemas o quien haga sus veces en el rol de responsable de los ejes de Calidad y Seguridad de la Información.

2. El Coordinador Administrativo o quien haga sus veces en el rol de responsable de los ejes Ambiental y Seguridad y Salud en Trabajo. En las Regionales donde se cuente con la Coordinación de Gestión Humana, las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo estarán bajo su liderazgo y responsabilidad.

3. El Coordinador de Centro Zonal o quien haga sus veces será el responsable del SIGE en ese nivel.

ARTÍCULO 18. RESPONSABILIDADES DE LOS LÍDERES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN A NIVEL REGIONAL. El Director Regional como líder del Sistema Integrado de Gestión en los niveles Regional y Centro Zonal, tendrá las siguientes responsabilidades:

a) Promover en la sede Regional y los Centros Zonales la aplicación de las políticas, estrategias y metodologías que permitan implementar, sostener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión de manera que promueva el cumplimiento de los atributos de calidad de los componentes del Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión del ICBF.

b) Designar a los Referentes SIGE para la sostenibilidad y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión.

c) Promover la asistencia técnica en la Regional y Centros Zonales en temas relacionados con el Sistema Integrado de Gestión.

d) Liderar la realización de la revisión por Dirección en el marco del Comité Regional de Gestión y Desempeño.

e) Liderar la identificación y el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos identificados.

f) Liderar la gestión de los riesgos y peligros que afecten los procesos en su Regional y Centros Zonales de manera articulada, con el fin de mitigarlos y potenciar el cumplimiento de los objetivos definidos en la planeación estratégica.

g) Preparar y atender las auditorías internas y externas al Sistema Integrado de Gestión.

h) Promover estrategias para la gestión del conocimiento y la innovación en el ICBF, asociadas al Sistema Integrado de Gestión.

i) Promover el cumplimiento de obligaciones contractuales que permitan el fortalecimiento del SIGE en los proveedores de bienes y servicios de su Regional y Centros Zonales.

j) Liderar la formulación de los Planes de Emergencias y Contingencias y la realización de Simulacros.

k) Considerar para la planeación regional los cambios en el contexto interno y externo, los riesgos identificados y las necesidades y expectativas de las partes interesadas y apoyar su identificación.

l) Liderar la implementación del Plan Operativo del Sistema Integrado de Gestión en el nivel Regional y Centro Zonal, de acuerdo con las directrices dadas por los líderes de los ejes del SIGE.

m) Liderar la gestión de las acciones de mejora en los niveles Regional y Centro Zonal en el marco de los procesos.

n) Liderar la conformación, capacitación y funcionamiento del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASST y el Comité de Convivencia Laboral - CCL en las Regionales.

o) Liderar la formulación y la implementación del plan de gestión ambiental y programas de residuos.

ARTÍCULO 19. COORDINADORES DE LOS EJES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN A NIVEL REGIONAL. Los coordinadores de cada uno de los ejes del sistema a nivel Regional, tendrán las siguientes responsabilidades generales:

a) Coordinar la aplicación de las políticas, estrategias y metodologías que permitan implementar, sostener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión de manera que promueva el cumplimiento de los atributos de calidad de los componentes del Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión del ICBF.

b) Verificar que los referentes SIGE cumplan el perfil sugerido por la Dirección de Planeación y Control de Gestión.

c) Promover la aplicación de la asistencia técnica en las Regionales y Centros Zonales en temas relacionados con el Sistema Integrado de Gestión, así como su seguimiento.

d) Apoyar la realización de la Revisión por Dirección, consolidando y analizando la información necesaria para cada eje.

e) Coordinar la identificación y el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos identificados, así como a los aspectos e impactos ambientales.

f) Coordinar la adecuada gestión de los riesgos y peligros que afectan los procesos en su Regional y Centros Zonales de manera articulada.

g) Coordinar la preparación y atención de las auditorías internas y externas al Sistema Integrado de Gestión.

h) Promover estrategias para la gestión del conocimiento y la innovación en el ICBF, asociadas al Sistema Integrado de Gestión.

i) Coordinar la formulación e implementación de los Planes de Emergencias y Contingencias y la realización de Simulacros.

j) Coordinar la actualización de contexto interno y externo, las necesidades y expectativas de las partes interesadas y estrategias e incorporarlas en la planeación estratégica de la regional.

k) Apoyar la implementación y realizar seguimiento del Plan Operativo del Sistema Integrado de Gestión en cada uno de sus ejes.

l) Identificar y documentar las buenas prácticas y lecciones aprendidas en cada eje para la mejora del Sistema.

m) Coordinar la gestión de las acciones de mejora en los niveles Regional y Centro Zonal en el marco de los procesos.

n) Coordinar la implementación de la Guía de Adquisiciones de Bienes y Servicios en el marco de las obligaciones del Sistema Integrado de Gestión.

o) Participar del proceso de inducción y reinducción a colaboradores en lo relacionado con el Eje.

p) Promover el uso de analítica institucional en los Comités de Gestión y Desempeño Regionales para la acertada toma de decisiones.

q) Promover el monitoreo, seguimiento y evaluación del Sistema Integrado de Gestión en la Regional para lo respectivo a su eje y realizar del reporte y análisis de los indicadores que le corresponden.

r) Coordinar la realización de las capacitaciones y/o sensibilizaciones en la Regional en el marco de Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con la programación establecida.

ARTÍCULO 20. RESPONSABILIDADES DE LOS COORDINADORES DE LOS EJES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN A NIVEL REGIONAL.

1. El Coordinador Administrativo o quién haga sus veces además de las responsabilidades generales deberá en lo relacionado con el eje ambiental:

a) Coordinar la identificación de las necesidades, así como, la ejecución y seguimiento de los recursos asignados para la implementación y sostenibilidad del Sistema de Gestión Ambiental en la Regional, realizando los respectivos reportes a la Dirección Administrativa.

b) Coordinar la identificación, actualización y evaluación de las matrices de aspectos e impactos ambientales, requisitos legales y otros requisitos, así como, los riesgos del eje.

c) Coordinar la formulación, implementación y seguimiento a los controles operacionales requeridos para el cumplimiento de los requisitos legales aplicables, la prevención y control de los aspectos e impactos ambientales identificados y la gestión de los riesgos del eje.

d) Coordinar la formulación, implementación y seguimiento del Plan de Gestión Ambiental - PGA, Cronograma de Ejecución de PGA y el Programa de Residuos, de acuerdo con las indicaciones dadas por la Dirección Administrativa.

e) Coordinar la planeación, desarrollo y evaluación de los simulacros de emergencia ambientales de acuerdo con la identificación de situaciones que afecten el medio ambiente, en coordinación con el eje de Seguridad y Salud en el Trabajo.

f) Coordinar el trámite de las solicitudes requeridas por las autoridades ambientales para la sostenibilidad del Sistema de Gestión Ambiental, así como, el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en permisos y/o autorizaciones ambientales.

g) Coordinar la articulación y cooperación con otras entidades del sector, autoridades ambientales y demás partes interesadas externas, para la implementación de estrategias que aporten al fortalecimiento del Sistema de Gestión Ambiental.

2. El Coordinador Administrativo o el Coordinador de Gestión Humana donde aplique, además de las responsabilidades generales deberá en lo relacionado con el eje de Seguridad y Salud en el Trabajo:

a) Realizar implementación de los programas de gestión, planes y procedimientos de SGSST que permitan establecer la eficacia y eficiencia de estos.

b) Diseñar estrategias y acciones de comunicación y sensibilización de las actividades de promoción y prevención encaminadas a generar y desarrollar una cultura de autocuidado en la Regional y Centros Zonales.

c) Diseñar estrategias de prevención y control de la accidentalidad, gestión de mantenimiento de la infraestructura y demás condiciones de trabajo.

d) Liderar la conformación, capacitación y funcionamiento del COPASST y el Comité de Convivencia Laboral - CCL en las Regionales.

e) Gestionar la realización de exámenes médicos ocupacionales (retiro, post incapacidad valoraciones de seguimiento dentro de las actividades de vigilancia epidemiológica - PVE, por cambio de condiciones de trabajo, cambio de funciones) a servidores públicos.

f) Asegurar la gestión de los incidentes y accidentes de trabajo, reporte, investigación y lesiones aprendidas de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.

g) Promover la participación de los colaboradores en el proceso de inducción y reinducción del SIGE.

3. El Coordinador de Planeación y Sistemas además de las responsabilidades generales en relación con el eje de seguridad de la información tendrá las siguientes:

a) Coordinar la implementación del plan de mantenimiento para los equipos de cómputo, UPS, entre otros, que almacenen y/o administren activos de información de acuerdo con las directrices del nivel Nacional.

b) Apoyar la identificación y actualización de los activos de información y salvaguardarlos según lo establecido en las directrices brindadas por el eje de Seguridad de la Información.

4. El Coordinador de Centro Zonal además de las responsabilidades generales que apliquen de acuerdo con sus competencias, tendrá las siguientes:

a) Fortalecer los grupos de estudios y trabajo en los Centros Zonales con el objetivo de apoyar el fortalecimiento e implementación del Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión.

b) Articular con los promotores EPICO del nivel zonal las actividades relacionadas con el fortalecimiento del SIGE, en articulación con el nivel regional.

ARTÍCULO 21. RESPONSABILIDADES GENERALES DE LOS REFERENTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. Los referentes del SIGE entendidos como los colaboradores que apoyan la implementación, sostenibilidad y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión del Instituto, de acuerdo con las directrices de los líderes de los Ejes para el nivel regional, tendrán las siguientes responsabilidades generales:

a) Aplicar las políticas, estrategias y metodologías que permitan implementar. sostener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión de manera que promueva el cumplimiento de los atributos de calidad de los componentes del Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión del ICBF.

b) Brindar asistencia técnica a la regional y centros zonales en temas relacionados con los ejes de sistema de acuerdo con su competencia.

c) Apoyar la realización de la Revisión por Dirección consolidando la información necesaria para cada eje.

d) Apoyar la identificación y el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos identificados, así como a los aspectos e impactos ambientales.

e) Apoyar la adecuada gestión de los riesgos y peligros del Sistema Integrado de Gestión que afectan los procesos en su regional y centros zonales de manera articulada.

f) Apoyar la preparación y atención de las auditorías internas y externas al Sistema Integrado de Gestión.

g) Promover estrategias para la gestión del conocimiento y la innovación en el ICBF, asociadas al Sistema Integrado de Gestión.

h) Apoyar la formulación e implementación de los Planes de Emergencias y Contingencias y la realización de Simulacros.

i) Apoyar la actualización de los aspectos relacionados con la definición del contexto interno y externo de la entidad, las necesidades y expectativas definidas para cada una de las partes interesadas del ICBF.

j) Apoyar la implementación, realizar seguimiento y reportar el cumplimiento del Plan Operativo del Sistema Integrado de Gestión -POSIGE en cada uno de sus ejes.

k) Apoyar la identificación, documentación y promoción de las buenas prácticas y lecciones aprendidas para la mejora del Sistema en cada uno de sus ejes.

l) Apoyar y promover la gestión de las acciones de mejora en los niveles regional y centro zonal en el marco de los procesos y ejes, así como, generar alertas para su adecuado seguimiento.

m) Apoyar la implementación de la Guía de Adquisiciones de Bienes y Servicios en el marco de las obligaciones del Sistema Integrado de Gestión.

n) Promover la participación de los colaboradores en el proceso de inducción y reinducción en los temas relacionados con el SIGE.

o) Apoyar la realización de las capacitaciones y/o sensibilizaciones en el marco de Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con la programación establecida.

p) Apoyar la implementación de los programas, procedimientos y planes definidos para la sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión pertenecientes a los procesos que lidera la Coordinación de Planeación y Sistemas.

g) Promover el monitoreo, seguimiento y evaluación del Sistema Integrado de Gestión en la Regional para lo respectivo a su eje y realizar el reporte y análisis de los indicadores que le corresponden.

r) Apoyar la identificación y actualización de los activos de información.

ARTÍCULO 22. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS DE LOS REFERENTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

1. Los referentes ambientales deberán:

a) Realizar la formulación, implementación y seguimiento a los controles operacionales requeridos para el cumplimiento de los requisitos legales aplicables, la prevención y control de los aspectos e impactos ambientales identificados y la gestión de los riesgos del eje.

b) Realizar la formulación, implementación y seguimiento al Plan de Gestión Ambiental, cronograma de ejecución de PGA y el Programa de Residuos, de acuerdo con las indicaciones dadas por la Dirección Administrativa.

c) Realizar la planeación, desarrollo y evaluación de los simulacros de emergencia ambientales de acuerdo con la identificación de situaciones que afecten el medio ambiente, en coordinación con el eje de Seguridad y Salud en el Trabajo.

d) Apoyar el trámite de las solicitudes requeridas por las autoridades ambientales para la sostenibilidad del Sistema de Gestión Ambiental.

e) Realizar seguimiento al desempeño ambiental de la Regional determinando las oportunidades de mejora que se requieran, las cuales deberán ser reportadas al Coordinador Administrativo y Dirección Administrativa.

f) Apoyar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en los permisos y/o autorizaciones ambientales emitidas por las autoridades competentes.

g) Apoyar las respuestas de solicitudes relacionadas? con la gestión ambiental de la Regional, realizadas por los demás procesos de la Entidad, así como de entidades externas.

2. Los referentes del seguridad y salud en el trabajo deberán:

a) Realizar las inspecciones de seguridad de acuerdo con la periodicidad establecida, y gestión de acciones para corrección de las condiciones inseguras identificadas.

b) Realizar visita y verificación a las unidades de servicios con los instrumentos definidos para aplicación de aspectos de SGSST de acuerdo con lo establecido.

c) Apoyar la promoción y prevención de cultura de autocuidado en la entidad.

d) Promover las estrategias de prevención y control de la accidentalidad, gestión de mantenimiento de la infraestructura y demás condiciones de trabajo.

e) Apoyar la conformación, capacitación y funcionamiento del COPASST y el Comité de Convivencia Laboral -CCL en las Regionales.

f) Apoyar la gestión de los incidentes y accidentes de trabajo, reporte, investigación y lesiones aprendidas de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.

g) Apoyar la actualización de los Planes de Emergencias y Contingencias.

h) Realizar seguimiento a la ejecución de los planes de trabajos concertados con la Administradora de Riesgos Laborales del ICBF, así como el plan interno de trabajo de las regionales.

3.Los referentes del eje de seguridad de la Información deberán:

a) Apoyar la Identificación y actualización de los activos de información y consolidar la matriz correspondiente, de acuerdo con las directrices dadas por el eje de Seguridad de la Información.

b) Apoyar la identificación, reporte y gestión de los incidentes de Seguridad de la Información

c) Apoyar la gestión de continuidad de la operación tecnológica.

ARTÍCULO 23. EQUIPO PROMOTOR EPICO REGIONAL Y CENTRO ZONAL. Compuesto por colaboradores que previa designación del líder del SIGE a nivel regional apoyan la implementación y fortalecimiento del Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión en los niveles regional y centro zonal. Estos colaboradores tendrán las siguientes responsabilidades:

a) Sensibilizar y motivar a los colaboradores en temas relacionados con el Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión y que fortalezcan el mejoramiento y cultura institucional.

b) Proponer iniciativas a partir de lecciones aprendidas y experiencias exitosas de cada proceso, para la sostenibilidad y mejora del modelo.

c) Asistir y participar activamente en las reuniones y actividades programadas para el fortalecimiento del SIGE

d) Promover la gestión del conocimiento y la innovación en el Instituto.

e) Promover la entrega oportuna de los reportes del Sistema Integrado de Gestión a cargo del Grupo o Centro Zonal, garantizando que se efectúe la consolidación de los mismos, con pertinencia y calidad; apoyando las instrucciones dadas por el responsable de la dependencia, de acuerdo con lo estipulado por los líderes de cada eje y a lo desplegado desde la Regional, por responsables y Referentes SIGE.

TÍTULO III.

SUBCOMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN – SIGE.

CAPÍTULO I.

INTEGRACIÓN Y RESPONSABILIDADES.

ARTÍCULO 24. CONFORMACIÓN. El Subcomité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión (SIGE) estará compuesto por:

1. Secretario General o su delegado.

2. Director de Planeación y Control de Gestión, quién lo presidirá.

3. Director Administrativo.

4. Director de Gestión Humana.

5. Director de Información y Tecnología.

6. Subdirector de Mejoramiento Organizacional, quien ejercerá la Secretaria Técnica del mismo.

PARÁGRAFO: Cuando los temas a tratar en las reuniones del Subcomité SIGE lo requieran, podrán asistir en calidad de invitados los colaboradores, que se estime conveniente. La Oficina de Control Interno será invitada permanente, contando con derecho a voz, pero sin voto.

ARTÍCULO 25. RESPONSABILIDADES. El Subcomité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión tendrá las siguientes responsabilidades:

a) Evaluar el alcance de certificación de cada eje del Sistema Integrado de Gestión y presentarlo al Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

b) Realizar seguimiento a la sostenibilidad y mejoramiento continuo de cada uno de los ejes del Sistema Integrado de Gestión (Calidad, Ambiental, Seguridad de la Información y Seguridad y Salud en el trabajo).

c) Tomar decisiones para la mejora del SIGE de acuerdo con las problemáticas presentadas en cada, uno de los ejes.

d) Revisar los informes sobre las condiciones de la prestación de los servicios del ICBF a partir de los resultados de verificación de estándares.

e) Presentar alertas al Comité Institucional de Gestión y Desempeño para la toma  de decisiones que apunten a fortalecer su efectividad y apoyo a la gestión institucional.

f) Apoyar la implementación de las decisiones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

g) Revisar periódicamente el avance de las acciones correctivas derivadas de las No Conformidades identificadas en las auditorías externas e internas hechas al Sistema Integrado de Gestión y tomar las acciones del caso para mejorar continuamente dicho sistema.

ARTÍCULO 26. SESIONES. El Subcomité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión se reunirá como mínimo una vez en cada semestre o cuando se requiera, previa convocatoria de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional en su calidad de Secretaría Técnica.

Las sesiones serán presenciales, sin perjuicio de la celebración de sesiones virtuales de conformidad con lo establecido en el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para lo cual se hará uso de los medios tecnológicos disponibles.

ARTÍCULO 27. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de -su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 7070 de 2017.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 30 DIC. 2019

GUSTAVO ENRIQUE GARCÍA BATE

Asesor del Despacho de la Dirección General

ANEXO: MODELO DE PLANEACIÓN Y SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS