RESOLUCION 6970 DE 2018
(Junio 7)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
Por la cual se integra y reglamenta el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS
En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en el literal b) del artículo 28 de la Ley 7a de 1979, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar es un establecimiento público del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio adscrito al Departamento Administrativo de la Prosperidad Social, creado por la Ley 75 de 1968.
Que el Decreto 987 de 2012 “Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar “Cecilia de la Fuente de Lleras” y se determinan las funciones de sus dependencias”, en el artículo 1o determina que para el desarrollo de sus funciones el ICBF contara en su estructura organizacional con varios órganos de asesoría y coordinación entre los cuales están los que denominan Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Comité de Gestión Integral.
Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 (Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país), dispuso: “intégrese en un solo Sistema de Gestión los Sistemas de Gestión de la Calidad de que trata la Ley 872 de 2003 y de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998. El Sistema de Gestión deberá articularse con los Sistemas Nacional e Institucional de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998 de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de los organismos y entidades del Estado. (...)"
Que mediante la Resolución 8080 de 2016 se aprobó el Manual del Sistema Integrado de Gestión y se adoptó el nuevo modelo de operación por procesos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras ICBF.
Que la Resolución 7666 de 2016 expedida por la Directora General del ICBF, reestructuró el funcionamiento del Comité de Desarrollo Administrativo, unificándolo con el Comité de Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias y Sugerencias (PQRDS).
Que mediante la Resolución No. 7070 de 2017 expedida por la Directora General del ICBF, se reorganizó el Sistema Integrado de Gestión frente a roles y responsabilidades de actores que inciden directamente en la implementación y sostenibilidad del mismo con el fin de fortalecer el enfoque por procesos y la articulación de los ejes para mejorar los resultados de la gestión.
Que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1499 de 2017, que modificó el Decreto 1083 de 2015, reglamentando el alcance del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de Control Interno, y actualizando el Modelo Integrado de Planeación de Gestión, el cual conforme lo establecido en su artículo 2.2.22.3.4 debe ser adoptado por los organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la rama ejecutiva del poder público.
Que el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el Decreto 1499 de 2017, dispone que en las entidades públicas se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño, encargado de orientar la implementación y operación del modelo integrado de Planeación y Gestión, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.
Que en consecuencia de lo anterior, se hace necesario integrar y reglamentar el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en el ICBF, el cual integrará las actividades que adelantaba el Comité de Desarrollo Administrativo y el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión.
Que de acuerdo con lo anteriormente expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Integrar el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en el ICBF que tendrá como objeto orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
ARTÍCULO 2o. CONFORMACION. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 2674 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar estará conformado por:
1. Secretario General, quien lo preside
2. Delegado de la Dirección General.
3. Subdirector General o su delegado.
4. Director de Planeación y Control de Gestión.
5. Director de Gestión Humana.
6. Director de Servicios y Atención.
7. Director Información y Tecnología.
8. Director Administrativo.
9. Director Financiero.
10. Director del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
11. Director de Primera Infancia
12. Director de Niñez y Adolescencia.
13. Director de Familia y Comunidad.
14. Director de Protección
15. Director de Nutrición.
16. Jefe Oficina de Aseguramiento a la Calidad.
17. Jefe Oficina de Gestión Regional.
18. Jefe Oficina Asesora Jurídica.
19. Subdirector dé Monitoreo y Evaluación.
20. Subdirector de Mejoramiento Organizacional.
PARÁGRAFO PRIMERO. A las sesiones del comité asistirá como invitado permanente el Jefe de la Oficina de Control Interno quien tendrá voz pero no voto.
PARAGRAFO SEGUNDO. Los miembros podrán invitar a las sesiones a los colaboradores que consideren, de acuerdo con los temas previstos en el orden del día. Sin embargo, su presencia se limitará a la exposición o participación en el asunto para el cual sean llamados.
ARTÍCULO 3o. RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 2674 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de las responsabilidades establecidas en el Título 22 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015 adicionado por el Decreto 1499 de 2017, tendrá las siguientes responsabilidades:
1. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG por dimensión.
2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.
3. Proponer al Comité Sectorial de Gestión y Desempeño Institucional, iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG.
4. Presentar los informes que el Comité Sectorial del Gestión y Desempeño Institucional y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño dé la entidad.
5. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.
6. Socializar el Plan de Acción Integral al interior de la entidad, para facilitar el conocimiento y generar compromiso en sus colaboradores con el efectivo cumplimiento de las metas establecidas.
7. Socializar y propender por la adecuada implementación de las siete (7) dimensiones y las dieciséis (16) políticas establecidas en el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
8. Promover el fortalecimiento del liderazgo y el talento humano bajo los principios de integridad y legalidad, como motores de la generación de resultados.
9. Apoyar el desarrollo dé una cultura organizacional fundamentada en la Información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua.
10. Facilitar y promover la efectiva participación ciudadana en la planeación, gestión y evaluación del Instituto.
11. Promover la coordinación con otras entidades para mejorarla gestión y desempeño.
12. Diseñar e implementar directrices y herramientas preventivas para el fortalecimiento institucional en la lucha contra la corrupción, blindaje electoral, acceso a la información y trasparencia.
13. Aprobar el mapa de operación por procesos y promover su divulgación y su correcta aplicación.
14. Aprobar y promover la implementación las políticas y objetivos de gestión y directrices en materia de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiental y Seguridad Digital y de la Información en el marco del Sistema Integrado de Gestión.
15. Aprobar y apoyar la implementación de los planes de continuidad del negocio que se establezcan con el fin de mitigar los riesgos asociados a la interrupción de la operación.
16. Emitir orientaciones que propendan que la información del ICBF se encuentre protegida apropiadamente, sobre los pilares de la confidencialidad, la integridad, la disponibilidad, la privacidad y la autenticidad de la información, así como de los recursos informáticos y físicos que la soportan.
17. Realizar la revisión del Sistema Integrado de Gestión con el fin de asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia, efectividad y alineación continúa con el marco estratégico de la entidad.
18. Revisar y aprobar la matriz de los riesgos de corrupción, así mismo, conocer los demás riesgos en la entidad y apoyar su gestión.
19. Adelantar las funciones del Comité Interno de Archivo definidas en el artículo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015.
20. Proponer a la Dirección General la creación de Subcomités o Mesas de Trabajo para el fortalecimiento de las políticas relacionadas con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
21. Tomar las decisiones para gestionar de forma adecuada las tecnologías de la información y el apoyo de las estrategias de TI alineadas a la operación de la Entidad.
22. Velar por el cumplimiento de las políticas, estrategias, planes, programas y proyectos asociados a la promoción de la transparencia y el cumplimiento del código de integridad del Instituto.
23. Las demás que tengan relación directa con la implementación. desarrollo y evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de/ Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
PARÁGRAFO PRIMERO. Este Comité integra el Comité de Desarrollo Administrativo y el Comité del Sistema Integrado de Gestión y sustituye los demás comités que tengan relación directa con la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El Subcomité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión - SIGE establecido en el artículo 13 de la Resolución No. 7070 de 2017, así como los Comités de Archivo en las Regionales y la Mesa de Blindaje Electoral de que tratan los artículos 9 y siguientes, y 16 y siguientes de la Resolución No. 7666 de 2016 respectivamente, seguirán vigentes y harán parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
ARTÍCULO 4o. SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Comité Institucional de Gestión y Desempeño será ejercida por el Director de Planeación y Control de Gestión.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. Son funciones de la Secretaría Técnica las descritas a continuación:
1. Convocar por escrito a las reuniones ordinarias del Comité, con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario a la fecha indicada para cada sesión, remitiendo el correspondiente orden del día, indicando el lugar y hora de la reunión.
2. Extender invitación, según asuntos a tratar, a los colaboradores de la entidad que tengan relación con los mismos.
3. Citar a sesiones extraordinarias cuando el líder del Comité lo solicite.
4. Elaborar las actas en cada sesión del Comité, las cuales se numerarán consecutivamente con indicación del día, mes y año de la respectiva reunión.
5. Custodiar y administrar el archivo de las actas, sus anexos y demás documentos relacionados con el Comité.
6. Recopilar y consolidar la información necesaria para reportar el seguimiento de las dimensiones del Modelo y presentar los informes de avance de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión a los miembros del Comité.
7. Realizar seguimiento al cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.
ARTÍCULO 6o. SESIONES. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño se reunirá de acuerdo con las necesidades planteadas tanto por el líder del Comité como la secretaria técnica, cuya frecuencia no podrá ser inferior a una (1) vez por trimestre de manera ordinaria, previa convocatoria del Secretario Técnico. Igualmente, y cuando las circunstancias lo ameriten, podrá citarse a sesiones extraordinarias. Las sesiones ordinarias serán presenciales; las sesiones extraordinarias podrán ser presenciales o virtuales de conformidad con lo establecido en el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para lo cual se hará uso de los medios tecnológicos disponibles.
ARTÍCULO 7o. QUORUM. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño del ICBF deliberará y decidirá con la mitad más uno de los miembros del Comité que cuenten con voz y voto, teniendo en cuenta lo mencionado en el Artículo 2o de la presente resolución.
PARÁGRAFO. El Comité tomará sus decisiones con base en los informes elaborados y presentados por los responsables según los temas a tratar en cada sesión y demás criterios técnicos que consideren pertinentes.
ARTÍCULO 8o. APROBACIÓN DE LAS ACTAS. La Secretaría Técnica enviará por correo electrónico el proyecto de acta a los integrantes del Comité dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la sesión, los cuales deberán aprobarla o hacer sus observaciones dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Si vencido el plazo no se han recibido observaciones, se entenderá que el proyecto de acta fue aprobado.
En caso de que existan observaciones o comentarios, se procederá a realizar los ajustes sugeridos de ser procedentes y elaborar la versión definitiva dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de las observaciones.
Para la realización de las actas, la secretaria técnica se podrá apoyar en las dependencias que tengan la competencia y que hayan participado en las sesiones del Comité.
PARÁGRAFO PRIMERO. Atendiendo a lo establecido en el artículo 33 del Decreto 019 de 2012, las actas del Comité Institucional de Gestión y Desempeño serán firmadas por el Líder y el Secretario Técnico del Comité.
ARTÍCULO 9o. REFERENCIAS. Las referencias o menciones que en actos administrativos anteriores se hubieren realizado al Comité de Desarrollo Administrativo y al Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión deben entenderse en adelante que hacen referencia al Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
ARTÍCULO 10o. PUBLICACIÓN. El presente acto administrativo será publicado en la página web del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (www.icbf.qov.co)
ARTÍCULO 11o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga los artículos 1 al 8 de la Resolución 7666 de 2016, los artículos 7 al 12 de la Resolución 7070 de 2017, así como las demás disposiciones que le sean contrarias.
PARÁGRAFO ÚNICO. Los artículos restantes de la Resolución No. 7070 de 2017 continuarán vigentes por un término de diez (10) meses contados a partir de la expedición de la presente resolución, mientras se culmina la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión luego de lo cual se entenderán derogados automáticamente.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C.
KAREN ABUDINEN ABUCHAIBE
Directora General