RESOLUCION 2674 DE 2019
(abril 5)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
Por la cual se modifica la Resolución No. 6970 de 2018 y se restructura el Subcomité de Gobierno de TI del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- ICBF
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS - ICBF
En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las consagradas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que mediante la Resolución No. 7070 de 2017, se reorganizó el Sistema Integrado de Gestión - SIGE del ICBF frente a roles y responsabilidades de actores que inciden directamente en la implementación y sostenibilidad del mismo, con el fin de fortalecer el enfoque por procesos y la articulación de los ejes para mejorar los resultados de la gestión.
Que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1499 de 2017, que modificó el Decreto 1083 de 2015, reglamentando el alcance del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de Control Interno, y actualizando el Modelo Integrado de Planeación de Gestión - MIPG, el cual es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas con los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.
Que el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el Decreto 1499 de 2017, dispuso que en las entidades publicaste, integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño, encargado de orientar la implementación y curación del modelo integrado de Planeación y Gestión, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.
Que en cumplimiento de la precitada norma, se expidió la Resolución No. 6970 de 2018 por la cual se integró y reglamentó de Comité Institucional de Gestión y Desempeño del ICBF, con el objeto de orientar la implementación y Operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, acto que derogó de forma inmediata los artículos 7 a 12 de la Resolución 7070 de 2017 y estableció que los restantes continuarían vigentes por un plazo de diez meses, con el objeto de hacer una debida transición mientras se implementaba el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
Que el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP ha brindado durante los últimos meses, herramientas para que cada entidad realice autodiagnósticos y planes de acción que fortalezcan las dimensiones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y sus políticas, así como, estrategias de capacitación para la apropiación de este, como la implementada mediante Circular No. 100.04 de 2018.
Que por lo anterior, es necesario ampliar el plazo otorgado por el Parágrafo Único del artículo 11 de la Resolución 6970 de 2018, para la armonización del Sistema Integrado de Gestión con el MIPG en cada una de sus dimensiones, prorrogando la vigencia de los artículos de la Resolución No. 7070 de 2017, con excepción de aquellos que fueron derogados con inmediatez, buscando realizar un trabajo detallado y participativo que permita armonizar, no solo el sistema de gestión de calidad, sino los sistemas de seguridad y salud en el trabajo, seguridad de la información y ambiental con el MIPG y este a su vez con el Sistema de Control Interno, sin que se afecte el funcionamiento del SIGE y por ende la operación por procesos y la prestación adecuada de los servicios de Bienestar Familiar.
Que así mismo y en cuanto a la integración del Comité Institucional de Gestión y Desempeño esta Dirección considera pertinente la inclusión de un delegado que la represente, y del Jefe de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad. Igualmente, la Secretaría General como presidente solicitó que la Subdirección General sea representada por el Subdirector General o su delegado.
Que por otra parte, el Gobierno Nacional implementó desde el año 2000 la Estrategia Gobierno en Línea (GEL) a través de la Directiva Presidencial 02 de dicho año, orientada a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través del aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación.
Que de conformidad con el Manual para la implementación de Gobierno Digital del Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, - MinTIC, la Estrategia de Gobierno en Línea se transformó a política de Gobierno Digital y con la finalidad de generar nuevo enfoque que permitirá a las entidades públicas dotarse de capacidades para responder a las necesidades que demanda un escenario de economía digital para un desarrollo integral del Gobierno Digital en Colombia, el uso de la tecnología y la forma como ésta puede aportar en la generación de valor público.
Que el Decreto 1008 de 2018 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la política de Gobierno Digital y se subroga el Capítulo 1 del Título 9 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones” establece que la Política de Gobierno Digital para Colombia, antes Gobierno en Línea, debe entenderse como: “el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones para consolidar un Estado y ciudadanos competitivos, proactivos, e innovadores, que generen valor público en un entorno de confianza digitar.
Que el artículo 2.2.9.1.2.2. del Decreto 1078 de 2015, establece que para la implementación de la Política de Gobierno Digital, sé deberá aplicar el Manual de Gobierno Digital, que define los lineamientos, estándares y acciones a ejecutar por parte de las entidades públicas.
Que él artículo 2.2.35.3. del Decreto 1083 de 2015 adicionado mediante el Decreto 415 de 2016, determina que para el fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones las entidades obligadas, deberán entre otras:
1. Liderar la gestión estratégica con tecnologías de la información y las comunicaciones mediante la definición, implementación, ejecución, seguimiento y divulgación de un Plan Estratégico de Tecnología y Sistemas de Información (PETI) que esté alineado a la estrategia y modelo integrado de gestión de la entidad y el cual, con un enfoque de generación de valor público, habilite las capacidades y servicios de tecnología necesarios para impulsar las transformaciones en el desarrollo de su sector y la eficiencia y transparencia del Estado.
2. Liderar la definición, implementación y mantenimiento de la arquitectura empresarial de la entidad y/o sector en virtud de las definiciones y lineamientos establecidos en el marco de referencia de arquitectura empresarial para la gestión de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) del Estado, la estrategia GEL y según la visión estratégica, las necesidades de transformación y marco legal específicos de su entidad o sector.
3. Desarrollar los lineamientos en materia tecnológica, necesarios para definir políticas, estrategias y prácticas que habiliten la gestión de la entidad y/o sector en beneficio de la prestación efectiva de sus servicios y que a su vez faciliten la gobernabilidad y gestión de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). Así mismo, velar por el cumplimiento y actualización de las políticas y estándares en esta materia. (...)
Que la norma en mención, en su artículo 2.2.35.4, establece que “cuando la entidad cuente en su estructura con una dependencia encargada del accionar estratégico de las Tecnologías y Sistemas de la Información y las Comunicaciones, hará parte del comité directivo y dependerán del nominador o representante legal de la misma”.
Que el Gobierno TI es definido como: “una práctica, orientada a establecer unas estructuras de relación que alinean los procesos de negocio con los procesos, recursos y estrategias de TI, para agregar valor a las organizaciones y apoyar el cumplimiento de sus objetivos estratégicos. El gobierno de TI, gestiona y controla los riesgos, mide el desempeño de TI, busca optimizar las inversiones de TI y establecer un esquema de toma de decisiones de TI. El gobierno de TI. es parte del gobierno corporativo o empresarial”.
Que en desarrollo de lo anterior, mediante la Resolución No. 7454 de 2017 se creó el Subcomité de Gobierno de TI como Instancia asesora de Entidad con el objeto apoyar a las diferentes áreas para determinar la factibilidad y viabilidad de los proyectos con componentes tecnológicos, y la Mesa Técnica de Gobierno TI para apoyar técnicamente a las diferentes áreas de la Entidad para estructurar los proyectos con componente tecnológico. Así mismo, se asignaron algunas funciones relacionadas con el Gobierno TI al Comité de Desarrollo Administrativo.
Que el Gobierno Digital es una de las políticas de gestión y desempeño Institucional establecidas en el Decreto 1083 de 2015, se hace necesario reestructurar el funcionamiento del Gobierno TI, enmarcándolo dentro del Modelo Integrado de Planeación y Gestión e integrándolo al Comité Institucional de Gestión y Desempeño del ICBF.
Qué el Gobierno TI se estructurará dos niveles, un nivel estratégico donde se toman decisiones que afectan a toda la Entidad u organización, las cuales son necesarias para alcanzar los objetivos de la Entidad, encontrando en este nivel a funcionarios directivos en el marco del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del ICBF; y un nivel táctico donde se coordinan y asignan las tareas más específicas, en función de las decisiones estratégicas, que afectan a un área específica y es el puente de conexión entre las decisiones del nivel estratégico y del nivel operativo.
Que a partir del análisis de los Comités realizados al interior del ICBF, en la sesión ordinaria realizada el 22 de junio de 2018 en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, mediante Acta 01 de 2018, se solicitó la Integración de algunas de las funciones generales del Subcomité de TI a las funciones definidas en la Resolución No. 6970 de 2018.
Que por otra parte, teniendo en cuenta que a partir de la Dimensión Gestión con Valores para el Resultado se evidencia toda la labor ejercida por las Direcciones Misionales en cuanto al componente Relación Estado - Ciudadano, en la Resolución No. 6970 de 2018 fueron incluidos como miembros del Comité Institucional de Gestión y Desempeño los Directores de las Dependencias Misionales, donde por error involuntario no fue incluido el Director de Nutrición.
Que teniendo en cuenta lo anterior, es necesario modificar la Resolución No. 6970 de 2018 en cuanto a la conformación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño incluyendo al Director de Nutrición, el Jefe de Aseguramiento a la Calidad, un delegado de la Dirección General y la opción de delegar la representación de la Subdirección General; incluyendo también, funciones relacionadas con la política de gobierno digital y gobierno TI. Así mismo, se necesario reglamentar el funcionamiento del Subcomité de Gobierno de Tecnologías de la Información (TI) en el ICBF y prorrogar la vigencia de la Resolución, No. 7070 de 2017.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Modificar el artículo segundo de la Resolución No. 6970 de 2018, el cual quedará así:
ARTÍCULO SEGUNDO. CONFORMACIÓN. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar estará conformado por:
1. Secretario General, quien lo preside
2. Delegado de la Dirección General.
3. Subdirector General o su delegado.
4. Director de Planeación y Control de Gestión.
5. Director de Gestión Humana.
6. Director de Servicios y Atención.
7. Director Información y Tecnología.
8. Director Administrativo.
9. Director Financiero.
10. Director del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
11. Director de Primera Infancia
12. Director de Niñez y Adolescencia.
13. Director de Familia y Comunidad.
14. Director de Protección
15. Director de Nutrición.
16. Jefe Oficina de Aseguramiento a la Calidad.
17. Jefe Oficina de Gestión Regional.
18. Jefe Oficina Asesora Jurídica.
19. Subdirector dé Monitoreo y Evaluación.
20. Subdirector de Mejoramiento Organizacional.
PARÁGRAFO PRIMERO. A las sesiones del comité asistirá como invitado permanente el Jefe de la Oficina de Control Interno quien tendrá voz pero no voto.
PARAGRAFO SEGUNDO. Los miembros podrán invitar a las sesiones a los colaboradores que consideren, de acuerdo con los temas previstos en el orden del día. Sin embargo, su presencia se limitará a la exposición o participación en el asunto para el cual sean llamados.
ARTÍCULO SEGUNDO. Modificar el artículo tercero de la Resolución No. 6970 de 2018, el cual quedará así;
ARTÍCULO TERCERO. RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO. Sin perjuicio de las responsabilidades establecidas en el Título 22 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015 adicionado por el Decreto 1499 de 2017, tendrá las siguientes responsabilidades:
1. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG por dimensión.
2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.
3. Proponer al Comité Sectorial de Gestión y Desempeño Institucional, iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG.
4. Presentar los informes que el Comité Sectorial del Gestión y Desempeño Institucional y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño dé la entidad.
5. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.
6. Socializar el Plan de Acción Integral al interior de la entidad, para facilitar el conocimiento y generar compromiso en sus colaboradores con el efectivo cumplimiento de las metas establecidas.
7. Socializar y propender por la adecuada implementación de las siete (7) dimensiones y las dieciséis (16) políticas establecidas en el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
8. Promover el fortalecimiento del liderazgo y el talento humano bajo los principios de integridad y legalidad, como motores de la generación de resultados.
9. Apoyar el desarrollo dé una cultura organizacional fundamentada en la Información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua.
10. Facilitar y promover la efectiva participación ciudadana en la planeación, gestión y evaluación del Instituto.
11. Promover la coordinación con otras entidades para mejorarla gestión y desempeño.
12. Diseñar e implementar directrices y herramientas preventivas para el fortalecimiento institucional en la lucha contra la corrupción, blindaje electoral, acceso a la información y trasparencia.
13. Aprobar el mapa de operación por procesos y promover su divulgación y su correcta aplicación.
14. Aprobar y promover la implementación las políticas y objetivos de gestión y directrices en materia de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiental y Seguridad Digital y de la Información en el marco del Sistema Integrado de Gestión.
15. Aprobar y apoyar la implementación de los planes de continuidad del negocio que se establezcan con el fin de mitigar los riesgos asociados a la interrupción de la operación.
16. Emitir orientaciones que propendan que la información del ICBF se encuentre protegida apropiadamente, sobre los pilares de la confidencialidad, la integridad, la disponibilidad, la privacidad y la autenticidad de la información, así como de los recursos informáticos y físicos que la soportan.
17. Realizar la revisión del Sistema Integrado de Gestión con el fin de asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia, efectividad y alineación continúa con el marco estratégico de la entidad.
18. Revisar y aprobar la matriz de los riesgos de corrupción, así mismo, conocer los demás riesgos en la entidad y apoyar su gestión.
19. Adelantar las funciones del Comité Interno de Archivo definidas en el artículo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015.
20. Proponer a la Dirección General la creación de Subcomités o Mesas de Trabajo para el fortalecimiento de las políticas relacionadas con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
21. Tomar las decisiones para gestionar de forma adecuada las tecnologías de la información y el apoyo de las estrategias de TI alineadas a la operación de la Entidad.
22. Velar por el cumplimiento de las políticas, estrategias, planes, programas y proyectos asociados a la promoción de la transparencia y el cumplimiento del código de integridad del Instituto.
23. Las demás que tengan relación directa con la implementación. desarrollo y evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de/ Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
PARÁGRAFO PRIMERO. Este Comité integra el Comité de Desarrollo Administrativo y el Comité del Sistema Integrado de Gestión y sustituye los demás comités que tengan relación directa con la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El Subcomité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión - SIGE establecido en el artículo 13 de la Resolución No. 7070 de 2017, así como los Comités de Archivo en las Regionales y la Mesa de Blindaje Electoral de que tratan los artículos 9 y siguientes, y 16 y siguientes de la Resolución No. 7666 de 2016 respectivamente, seguirán vigentes y harán parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
SUBCOMITÉ DE GOBIERNO DE TI.
ARTICULO TERCERO. OBJETO. El Subcomité de Gobierno de TI, actuará como instancia asesora de la Entidad y tendrá por objeto orientar la adecuada articulación entre las soluciones tecnológicas y producción de información con la plataforma estratégica del ICBF, acorde con los dominios del marco de referencia de la arquitectura definido por MINTIC.
ARTÍCULO CUARTO CONFORMACION. El Subcomité de Gobierno de TI estará integrado por:
1. Subdirector de Sistemas Integrados de la Información.
2. Subdirector de Recursos Tecnológicos.
3. Subdirector dé Mejoramiento Organizacional.
4. Designado(a) de la Dirección de Información y Tecnología.
5. Designado(a) dé la Dirección de Planeación y Control de Gestión.
PARÁGRAFO PRIMERO. La Secretaría Técnica del Subcomité de Gobierno TI será ejercida por la Subdirección de Sistemas Integrados de la Información.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando los temas a tratar en las reuniones del Subcomité lo requieran, podrán ser convocados en calidad de invitados los colaboradores que se estime conveniente, así como funcionarios de otras entidades.
PÁRAGRAFO TERCERO. A las sesiones deberá asistir como invitado obligatorio el Director, Subdirector o Jefe de Oficina del área que postule un proyecto con componente TI.
ARTÍCULO QUINTO. FUNCIONES DEL SUBCOMITÉ. El Subcomité de Gobierno de TI del ICBF tendrá las siguientes funciones:
1. Proponer y promover los principios, políticas, lineamientos, estrategias y directrices para el ICBF sobre Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC, que apoyen las necesidades definidas en el marco estratégico de la Entidad.
2. Avalar y brindar concepto sobre la alineación y articulación de la plataforma estratégica y Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI) del ICBF.
3. Proponer y validar procesos de estandarización de los componentes de información.
4. Proponer y/o validar los mecanismos y fuentes de integración e interoperabilidad, tanto entre sistemas de información internos de la Entidad, así como con entidades externas.
5. Asesorar en el manejo de los datos, información y flujos de información soportada en la arquitectura de TI.
6. Proponer las acciones para mejorar la calidad de los datos en cuanto a integridad.
7. Establecer las políticas y lineamientos relacionados: con las soluciones TIC propuestas que no se encuentren enmarcadas en el PETI, previo a su adquisición y/o frente a las soluciones que provean o donen terceros al ICBF.
ARTÍCULO SEXTO. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Subcomité Técnico de Gobierno TI, tendrá las siguientes funciones:
1. Convocar por correo electrónico a las reuniones ordinarias del Subcomité, con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario a la fecha indicada para cada sesión, remitiendo el correspondiente, orden del día, indicando el lugar y hora de la reunión, así como el insumo y los documentos soporte de cada uno de los asuntos a tratar.
2. Convocar a las reuniones extraordinarias, cuando se requiera por solicitud de cualquiera de los integrantes del Subcomité.
3. Custodiar y administrar el archivo de las actas, sus anexos y demás documentos relacionados con el respectivo Subcomité.
4. Presentar para aprobación al Comité Institucional de Gestión y Desempeño los principios, políticas, lineamientos, estrategias y directrices que determine el Subcomité de Gobierno de TI cuando estas sean sujeto de actualización.
5. Elevar los temas producto del Subcomité de Gobierno de TI que necesiten aprobación al Comité institucional de Gestión y Desempeño.
6. Elaborar las actas de cada sesión del Subcomité, las cuales se enumeran consecutivamente con indicación del día, mes y año de la respectiva reunión.
7. La Secretaria Técnica enviará por correo electrónico el proyecto del acta a los integrantes del Subcomité dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la sesión, los cuales deberán aprobarla o hacer sus observaciones dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Si vencido el plazo no se han recibido observaciones, se entenderá que el proyecto de acta fue aprobado.
En caso de que existan observaciones o comentarios, se procederá a realizar los ajustes sugeridos de ser procedentes y elaborar la versión definitiva dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de las observaciones.
ARTÍCULO SÉPTIMO. SESIONES. El Subcomité de Gobierno de TI se reunirá por lo menos una (1) vez cada trimestre de manera ordinaria, previa convocatoria del Secretario Técnico.
Igualmente, podrá solicitarse por parte de alguno de los miembros, sesiones extraordinarias cuando se requiera. Las sesiones serán presenciales, sin perjuicio de la celebración de sesiones virtuales en casos excepcionales, de conformidad conocí lo establecido en el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para lo cual se hará uso de los medios tecnológicos disponibles.
ARTÍCULO OCTAVO. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. Se constituirá quorum deliberatorio con la participación de la mayoría simple de sus integrantes. En todos los casos las decisiones se adoptarán por mayoría simple de los participantes.
ARTÍCULO NOVENO. SOCIALIZACIÓN. La Dirección de Información y Tecnología socializará al interior del ICBF el contenido de la presente resolución a través de los medios que considere idóneos.
ARTÍCULO DÉCIMO. Prorrogar por diez (10) meses el término establecido en el Parágrafo Único del artículo 11 de la Resolución No. 6970 de 2018, los cuales se contarán a partir de la expedición de la presente resolución.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, modifica en lo pertinente la Resolución 6970 de 2018 y deroga la Resolución 7454 de 2017, así como todas las demás disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C. a los 5 ABR 2019
JULIANA PUNGILUPPI
Directora General
