RESOLUCIÓN 7454 DE 2017
(agosto 28)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 2674 de 2019>
Por la cual se crea el Subcomité y la Mesa Técnica de Gobierno de TI del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- ICBF y se modifica la Resolución 7666 de 2016
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS - ICBF
En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las consagradas en el Artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que el Gobierno Nacional implemento desde el año 2000 la Estrategia Gobierno en Línea (GEL) a través de la Directiva Presidencial 02 de dicho año, orientada a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través del aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación, la cual fue impulsada con la expedición del Decreto 1151 de 2008 por la cual se establecieron unos lineamientos generales y posteriormente con el Decreto 2693 de 2012.
Que con el fin de fortalecer la calidad y garantizar el acceso a la información, trámites y servicios del Estado a través de medios electrónicos, se expidió el Decreto 2573 de 2014, posteriormente unificado en el Decreto 1078 de 2015, que define el Manual de Gobierno en Línea como uno de los instrumentos que define las acciones para facilitar a las entidades la implementación de esta Estrategia.
Que el capítulo 1 del título 9 del Decreto 1078 de 2015, dispone que el objeto de la Estrategia de Gobierno en Línea, es "Definir los lineamientos, instrumentos y plazos de la estrategia de Gobierno en Línea para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el fin de contribuir con la construcción de un Estado abierto, más eficiente, más transparente y más participativo y que preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad".
Que mediante el Decreto 415 de 2016, por el cual se adiciona el Decreto Único Reglamentario del sector de la Función Pública, Decreto 1083 de 2015, en lo relacionado con la definición de los lineamientos para el fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones, determinando en su artículo 2.2.35.3 que las entidades obligadas, deberán entre otras:
1. Liderar la gestión estratégica con tecnologías de la información y las comunicaciones mediante la definición, implementación, ejecución, seguimiento y divulgación de un Plan Estratégico de Tecnología y Sistemas de Información (PETI) que esté alineado a la estrategia y modelo integrado de gestión de la entidad y el cual, con un enfoque de generación de valor público, habilite las capacidades y servicios de tecnología necesarios para impulsar las transformaciones en el desarrollo de su sector y la eficiencia y transparencia del Estado.
2. Liderar la definición, implementación y mantenimiento de la arquitectura empresarial de la entidad y/o sector en virtud de las definiciones y lineamientos establecidos en el marco de referencia de arquitectura empresarial para la gestión de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) del Estado, la estrategia GEL y según la visión estratégica, las necesidades de transformación y marco legal específicos de su entidad o sector.
3. Desarrollar los lineamientos en materia tecnológica, necesarios para definir políticas, estrategias y prácticas que habiliten la gestión de la entidad y/o sector en beneficio de la prestación efectiva de sus servicios y que a su vez faciliten la gobernabilidad y gestión de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). Así mismo, velar por el cumplimiento y actualización de las políticas y estándares en esta materia.
(...)
Que la norma en mención, en su artículo 2.2.35.4, establece que “cuando la entidad cuente en su estructura con una dependencia encargada del accionar estratégico de las Tecnologías y Sistemas de la Información y las Comunicaciones, hará parte del comité directivo y dependerán del nominador o representante legal de la misma".
Que dentro de la Guía Técnica G.GOB.01 del Dominio del Gobierno TI expedida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones -MinTIC, se determinó que para su cumplimiento “...la dirección de Tecnologías y Sistemas de la Información o quien haga sus veces debe definir e implementar un esquema de gobierno de TI que estructure y direccione el flujo de las decisiones de TI, que garantice la integración y la alineación con la normatividad vigente, las políticas, los procesos y los servicios del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la institución...”.
Que el Gobierno TI es una práctica, orientada a establecer unas estructuras de relación que alinean los procesos de negocio con los procesos, recursos y estrategias de TI, para agregar valor a las organizaciones y apoyar el cumplimiento de sus objetivos estratégicos. El gobierno de TI, gestiona y controla los riesgos, mide el desempeño de TI, busca optimizar las inversiones de TI y establecer un esquema de toma de decisiones de TI. El gobierno de TI, es parte del gobierno corporativo o empresarial.
Que de acuerdo con la metodología determinada por el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, para la implementación del “Modelo Integrado de Planeación y Gestión”, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo es la instancia orientadora del modelo integrado de planeación y gestión, en donde se discutirán todos los temas referentes a las políticas de desarrollo; además, dispone que este Comité sustituirá los demás Comités que tengan relación con el modelo y no sean obligatorios por mandato legal, con el fin de obtener ventajas como: i) articulación de la planeación, ii) racionalización de reportes en informes, iii) reducción de requerimientos, iv) alineación de los planes a las metas de Plan Nacional de Desarrollo, y v) único instrumento de reporte de avances.
Que para un adecuado funcionamiento del Gobierno TI es necesario definir un esquema que contemple niveles operativos, tácticos y estratégicos que articulen los diversos roles de los participantes, determinando sus funciones y responsabilidades relacionadas con la Alineación estratégica de TI, Gobierno de la Información y Arquitectura Empresarial, así como los aspectos relacionados con su funcionamiento.
Que el Gobierno TI se estructurará en tres niveles, un nivel estratégico donde se toman decisiones que afectan a toda la Entidad u organización, las cuales son necesarias para alcanzar los objetivos de la Entidad, encontrando en este nivel a funcionarios directivos; un nivel táctico donde se coordinan y asignan las tareas más específicas, en función de las decisiones estratégicas, que afectan a un área específica y es el puente de conexión entre las decisiones del nivel estratégico y del nivel operativo; y por último, un nivel operativo cuya función es realizar en forma eficaz las actividades operativas que se realizan en la Entidad u organización. Se realizan tareas rutinarias programadas previamente por el nivel táctico.
Que con fundamento en lo anterior, es necesario modificar la Resolución No. 7666 de 2016, adicionando una función al Comité de Desarrollo Administrativo para que actúe como articulador del Gobierno TI en un rol estratégico, requiriéndose igualmente crear y estructurar el Subcomité de Gobierno de Tecnologías de la Información - TI y la Mesa Técnica en el ICBF, que actuarán en los roles Táctico y Operativo respectivamente.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 2674 de 2019> Modificar el artículo 3o de la Resolución 7666 de 2016, el cual quedará así:
ARTÍCULO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ. Sin perjuicio de las responsabilidades establecidas en el Título 22 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo tendrá las siguientes responsabilidades:
1. Liderar, coordinar y facilitar la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el Instituto.
2. Socializar el Plan de Acción Integral al interior de la entidad, para facilitar el conocimiento y generar compromiso en sus colaboradores con el efectivo cumplimiento de las metas establecidas.
3. Velar por que el instituto ponga a disposición de la ciudadanía, en lugares visibles y en medios electrónicos de fácil acceso, información general sobre la gestión institucional.
4. Adelantar las funciones del Comité Interno de Archivo definidas en el artículo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015.
5. Garantizar que dentro del Plan de Acción Anual Integrado de la entidad, se definan acciones para la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea (GEL), y la Racionalización de trámites, de acuerdo con los estándares definidos por el Gobierno Nacional.
6. Definir los lineamientos y políticas de uso, disponibilidad, privacidad y seguridad de los servicios soportados en medios electrónicos de la Entidad.
7. Definir y generar planes, estrategias y proyectos para el mejoramiento continuo del servicio y la atención a los ciudadanos en los diferentes canales de atención del instituto, así como mecanismos de seguimiento y control en la gestión de peticiones, quejas, reclamos, denuncias y sugerencias en el nivel nacional, regional y zonal.
8. Diseñar e implementar directrices y herramientas preventivas para el fortalecimiento institucional en la lucha contra la corrupción, blindaje electoral, participación ciudadana, acceso a la información y transparencia.
9. Tomar las decisiones para gestionar de forma adecuada las tecnologías de la información y el apoyo de las estrategias de TI alineadas a la operación de la Entidad.
10. Las demás que le sean asignadas por la Dirección General.
PARÁGRAFO. El Subdirector de Mejoramiento Organizacional es el Coordinador del Sistema Único de Información de Trámites (SUIT), y del Portal de Estado Colombiano (PEC), y del proceso de racionalización de trámites al interior de la entidad, y la Dirección de Servicios y Atención será el líder de la estrategia de Gobierno en Línea.
CAPÍTULO I.
SUBCOMITEDE GOBIERNO TI.
ARTÍCULO SEGUNDO. CREACIÓN Y OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 2674 de 2019> Crear el Subcomité de Gobierno de TI, que actuará como instancia asesora de la Entidad y tendrá por objeto apoyar a las diferentes áreas para determinar la factibilidad y viabilidad de los proyectos con componentes tecnológicos.
ARTÍCULO TERCERO. CONFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 2674 de 2019> El Subcomité de Gobierno de TI estará integrado por:
1. Subdirector de Sistemas Integrados de la Información.
2. Subdirector de Recursos Tecnológicos.
3. Subdirector de Mejoramiento Organizacional.
PARÁGRAFO 1. La presidencia y la secretaría técnica del Subcomité de Gobierno TI serán ejercidas de manera rotativa por la Subdirección de Sistemas Integrados de la Información y la Subdirección de Recursos Tecnológicos, para períodos de un (1) año. A partir de la entrada en vigencia de la presente resolución, la presidencia del Subcomité iniciará con la Subdirección de Sistemas Integrados de la Información y la Secretaría Técnica con la Subdirección de Recursos Tecnológicos.
PARÁGRAFO 2. A las sesiones deberá asistir como invitado el Director, Subdirector o Jefe de Oficina del área que postula el proyecto, así como el Jefe de la Oficina de Control Interno.
Cuando los temas a tratar en las reuniones del Subcomité lo requieran, podrán asistir en calidad de invitados los funcionarios que se estime conveniente.
ARTÍCULO CUARTO. FUNCIONES DEL SUBCOMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 2674 de 2019> El Subcomité de Gobierno de TI del ICBF tendrá las siguientes funciones:
1. Establecer las políticas, lineamientos, estrategias y directrices para el ICBF sobre Gobierno de TI.
2. Promover, divulgar y propender por el cumplimiento de las políticas de TI.
3. Promover, divulgar y establecer la participación activa de las Direcciones Misionales y de Apoyo en la construcción del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI) del ICBF, mediante la identificación de las necesidades de información, identificación de iniciativas, problemas o retos a resolver mediante TI y posibles fuentes de financiación.
4. Promover las capacidades para la implementación de ejercicios de Arquitectura Empresarial de TI, identificar los recursos administrativos y financieros que requiera la Entidad para desarrollar ejercicios de Arquitectura Empresarial.
5. Analizar y aprobar la prioridad, pertinencia, viabilidad técnica y financiera, alineación estratégica y asignación de recursos de los proyectos con componentes de TI que presenten las áreas de la Entidad y que no se encuentren dentro del Plan de Adquisiciones de la DIT.
6. Verificar que todos los proyectos de TI del Instituto cuenten con un análisis costo/beneficio y cuenten con gestión de riesgos.
7. Revisar la estrategia, lineamientos y políticas de uso y apropiación de las tecnologías de la información que se dispongan para cada proyecto que se presente en el Subcomité.
8. A través del Secretario Técnico, informar las observaciones, consideraciones o aclaraciones que correspondan, en cuanto a las decisiones aprobadas en los Subcomité.
ARTÍCULO QUINTO. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 2674 de 2019> La Secretaría Técnica del Subcomité Técnico de Gobierno TI, tendrá las siguientes funciones:
1. Convocar por escrito a las reuniones ordinarias del Subcomité, con una antelación no inferior a diez (10) días calendario a la fecha indicada para cada sesión, remitiendo el correspondiente orden del día, indicando el lugar y hora de la reunión, así como el insumo y los documentos soporte de cada uno de los asuntos a tratar.
2. Convocar a las reuniones extraordinarias, cuando se requiera por solicitud de cualquiera de los integrantes del Subcomité.
3. Elaborar el cronograma anual de las sesiones a adelantar, indicando las fechas de cada una de ellas.
4. Custodiar y administrar el archivo de las actas, sus anexos y demás documentos relacionados con el respectivo Subcomité.
5. Informar al ICBF las políticas, lineamientos, estrategias y directrices que determine el Subcomité de Gobierno de TI.
6. Verificar la adopción de las recomendaciones adoptadas por el respectivo Subcomité.
7. Elaborar las actas en cada sesión del Subcomité, las cuales se numerarán consecutivamente con indicación del día, mes y año de la respectiva reunión.
8. Las demás que le sean asignadas.
ARTÍCULO SEXTO. SESIONES. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 2674 de 2019> El Subcomité de Gobierno de TI se reunirá por lo menos una (1) vez trimestralmente de manera ordinaria, previa convocatoria del Secretario Técnico. Igualmente, podrá solicitarse por parte de alguno de los miembros, sesiones extraordinarias cuando se requiera. Las sesiones serán presenciales, sin perjuicio de la celebración de sesiones virtuales en casos excepcionales, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para lo cual se hará uso de los medios tecnológicos disponibles.
ARTÍCULO SÉPTIMO. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 2674 de 2019> Se constituirá quórum deliberatorio con la participación de por lo menos la mitad más uno de sus integrantes.
En todos los casos las decisiones se adoptarán por mayoría simple.
PARÁGRAFO: De cada reunión se levantará un acta del desarrollo de la sesión en la que se incluirán los compromisos, recomendaciones del Subcomité y será suscrita por todos sus miembros. En caso que no se pueda llevar a cabo la respectiva sesión, se dejará igualmente constancia en un acta.
CAPÍTULO II.
MESA TÉCNICA DE GOBIERNO TI.
ARTÍCULO OCTAVO. CREACIÓN Y OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 2674 de 2019> Crear la Mesa Técnica de Gobierno TI que tendrá como objeto apoyar técnicamente a las diferentes áreas de la Entidad para estructurar los proyectos con componente tecnológico.
ARTÍCULO NOVENO. INTEGRACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 2674 de 2019> La Mesa Técnica de Gobierno TI estará integrada por:
1. Colaborador designado por la Subdirección de Mejoramiento Organizacional o su designado, quien presidirá la Mesa.
2. Colaborador designado por la Subdirección de Sistemas Integrados de la Información o su designado, quien ejercerá la secretaría técnica.
3. Colaborador designado por la Subdirección de Recursos Tecnológicos o su designado.
PARÁGRAFO 1. En las sesiones de la Mesa Técnica deberán participar los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina o sus colaboradores designados, cuando se traten proyectos de su respectiva área o proceso.
PARÁGRAFO 2. Cuando los temas a tratar en las reuniones de la Mesa Técnica lo requieran, podrán ser convocados en calidad de invitados los colaboradores que se estime conveniente, así como funcionarios de otras entidades.
ARTÍCULO DÉCIMO. FUNCIONES DE LA MESA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 2674 de 2019> La Mesa Técnica de Gobierno TI del ICBF tendrá las siguientes funciones:
1. Realizar la formulación de los proyectos que harán parte del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI) y verificar su alineación con la estrategia misional y con el Sistema Integrado de Gestión de la Institución.
2. Postular proyectos misionales, de apoyo o estratégicos que contengan componente tecnológico y presupuesto para su ejecución.
3. Analizar y definir la prioridad, pertinencia, viabilidad técnica y asignación de recursos de los proyectos con componentes de TI que presenten las áreas de la Entidad y que no se encuentren dentro del Plan de Adquisiciones de la DIT.
4. Monitorear y hacer seguimiento a la ejecución del proyecto, por medio de un conjunto de indicadores de alcance, tiempo, costo y calidad que permitan medir la eficiencia y efectividad del mismo, donde se medir el impacto en la estrategia misional.
5. Establecer la relación costo-beneficio y justificar la inversión de los proyectos de TI que no se encuentren dentro del Plan de Adquisiciones de la DIT, mediante casos de negocio e indicadores financieros
6. Definir los criterios y metodologías que direccionen la toma de decisiones de inversión en Tecnologías de la Información (TI), buscando el beneficio económico y de servicio de la institución.
7. A través del Secretario Técnico, Realizar seguimiento a las actividades y compromisos derivadas de la mesa técnica. Informar las observaciones, consideraciones o aclaraciones que correspondan al Subcomité de Gobierno de TI.
8. Las demás que le asigne el Subcomité de Gobierno de TI.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 2674 de 2019> La Secretaría de la Mesa Técnica de Gobierno TI tendrá las siguientes funciones:
1. Realizar el enlace con el Subcomité de Gobierno TI y brindar el apoyo técnico, administrativo y operativo para la coordinación entre los integrantes de la mesa.
2. Realizar el seguimiento al plan de trabajo concertado en la Mesas Técnica.
3. Comunicar y coordinar la convocatoria de la Mesa Técnica a sesiones ordinarias de conformidad con la demanda y remitir las propuestas, documentos de trabajo, informes y demás materiales de apoyo, que sirvan de soporte a las decisiones de la misma.
4. Recibir y dar trámite a las propuestas que sean presentadas por los integrantes de la Mesa Técnica.
5. Las demás funciones que sean propias de su carácter de apoyo y soporte técnico, o que le sean asignadas por la Mesa Técnica.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. SESIONES. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 2674 de 2019> La Mesa Técnica de Gobierno TI se reunirá cada vez que se considere necesario de acuerdo a la cantidad y prioridad de los proyectos presentados, previa convocatoria realizada por la Secretaría Técnica. Las reuniones serán presenciales, sin perjuicio de la celebración de sesiones virtuales de conformidad con lo establecido en el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para lo cual se hará uso de los medios tecnológicos disponibles.
De cada una de las sesiones se levantará un acta, la cual será firmada por quien la presida y quien ejerza la Secretaría técnica, atendiendo a lo establecido en el artículo 33 del Decreto 019 de 2012.
PROCEDIMIENTO DE POSTULACIÓN DE PROYECTOS CON COMPONENTE TECNOLOGICO.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. REQUISITOS DE POSTULACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 2674 de 2019> La solicitud para la postulación de un proyecto que contiene componente tecnológico debe ser realizada a través de la secretaría de la mesa técnica de Gobierno de TI, por medio de correo electrónico o memorando por parte del Director o Jefe de oficina del área que tenga la necesidad de llevar a cabo el proyecto, los cuales deben responder a la alineación estratégica de la entidad, estar estructurados en alcance, tiempo, recursos y presupuesto, así como proyectar su sostenibilidad y mantenimiento.
Igualmente, se debe justificar la inversión del proyecto de TI que no se encuentra en el plan de adquisiciones de la Dirección de Información y Tecnología, y establecer la relación costo/beneficio mediante indicadores, proyecciones, entre otros.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. PROCEDIMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 2674 de 2019> Una vez recibida la postulación del proyecto, la Secretaría Técnica convocará a una sesión a la Mesa Técnica de Gobierno de TI, que de acuerdo a su rol operativo analizará dicha solicitud y apoyará técnicamente al área en la definición del proyecto.
Una vez se encuentren definidos los componentes técnicos del respectivo proyecto, se remitirá a la Secretaría Técnica del Subcomité de Gobierno de TI que a su vez lo incluirá en la agenda de la siguiente sesión programada, instancia que en su rol táctico se encargará de determinar la factibilidad y viabilidad.
Definido lo anterior, la secretaria técnica del Subcomité de Gobierno de TI coordinará las acciones necesarias para su inclusión en la agenda del Comité de Desarrollo Administrativo que en su rol estratégico se encargará de decidir si el proyecto se incluye en los planes de adquisiciones de las áreas involucradas.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. SOCIALIZACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 2674 de 2019> La Dirección de Información y Tecnología socializará al interior del ICBF el contenido de la presente resolución a través de los medios que considere idóneos.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, modifica en lo pertinente la resolución 7666 de 2016 y deroga todas las demás disposiciones que le sean contrarias.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C. a los 28 AGO. 2017
KAREN ABUDINEN ABUCHAIBE
Directora General