RESOLUCIÓN 1038 DE 1997
(27 abril)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005>
“Por la cual se dictan disposiciones para el inventario, registro y responsabilidad de los bienes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar”
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE
BIENESTAR FAMILIAR
En uso de sus facultades estatutarias y legales en especial de las conferidas en el literal b) del artículo 28 de la Ley 7ª de 1979 y lo preceptuado en el literal a) artículo 28 del Decreto 334 de 1980,
CONSIDERANDO:
Que la Ley 42 de 1993 derogó expresamente las Leyes y Decretos que constituían el fundamento de derecho de las Resoluciones Orgánicas dictadas por la Contraloría General de la República, sobre procedimientos de inventario, registro y control de los bienes del Estado.
Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política “en las Entidades Publicas las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno,”… y con fundamento en los principios de eficacia y economía establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política, se hace necesario fortalecer el Control Interno sobre las propiedades, planta y equipo del Instituto.
Que corresponde al Instituto velar por la implantación de mecanismos que garanticen la calidad de los servicios y de los procesos productivos que adelanta en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 Ley 87 de 1993 el Decreto 679 de 1994 Decreto 855 de 1994 la Resolución 2269 de 1993 del Ministerio de Desarrollo Económico y 4444 de 1995 de la Dirección General de la Contabilidad Publica.
Que es necesario dictar disposiciones internas que regulen el inventario, registro y responsabilidad de los bienes requeridos para el correcto funcionamiento del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
RESUELVE:
CAPÍTULO I.
CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES.
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Los bienes propiedad del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para su incorporación, manejo, registro, elaboración y rendición de inventarios o cuentas según su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación se clasificarán en los siguientes Grupos Mayores:
Grupo 1 - Materiales y Suministros.
Grupo 2 - Elementos devolutivos.
Grupo 3 - Inmuebles.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Los Grupos Mayores se dividen a su vez en las siguientes agrupaciones específicas:
GRUPO No. 1 - MATERIALES Y SUMINISTROS
Agrupación 01 - Aceites Industriales, Grasas, Lubricantes y Combustibles.
Agrupación 02 - Elementos con fines educativos y de divulgación.
Agrupación 03 - Medicamentos y Elementos de Laboratorio y Sanidad.
Agrupación 04 - Uniformes, elementos y accesorios para actividades culturales, Deportivas y de Premiación.
Agrupación 05 - Elementos de Dotación para Funcionarios y Programas del S.N.B.F.
Agrupación 06 - Forrajes y alimentos para animales.
Agrupación 07 - Insecticidas, Fungicidas, Bactericidas, Roedenticidas y Hervicidas.
Agrupación 08 - Materias Primas y Materiales para Industria.
Agrupación 09 - Abonos y Semillas.
Agrupación 10 - Útiles de Escritorio Oficina, Papelería y Almacenamiento de Datos.
Agrupación 11 - Víveres, Rancho y Licores.
Agrupación 12 - Elementos accesorios y repuestos para Construcción, instalación, taller, maquinaria y equipos.
Agrupación 13 - Elementos de Aseo, Uso Doméstico o Personal.
Agrupación 14 - Otros materiales y suministros.
GRUPO No. 2 ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
Agrupación 01 - Armas de Fuego y sus Accesorios.
Agrupación 02 - Obras de Arte y Condecoraciones Institucionales.
Agrupación 03 - Equipos para el Procesamiento de Datos (Hardware),
Agrupación 04 - Programas (Aplicaciones, Sistemas de Información, Programas, Archivos).
Agrupación 05 - Semovientes.
Agrupación 06 - Equipos y máquinas para comedor, cocina y despensa.
Agrupación 07 - Equipos, máquinas y elementos para comunicación, radio, televisión, señales, sonido, radar y proyección.
Agrupación 08 - Equipos y máquinas para Producción y mantenimiento.
Agrupación 09 - Equipos y máquinas para deporte y sus accesorios.
Agrupación 10 - Equipos y máquinas para laboratorio, medicina y odontología.
Agrupación 11 - Equipos y máquinas para microfilmación, fotografía, fotocopiado.
Agrupación 12 - Equipos y máquinas manuales y eléctricas para oficina.
Agrupación 13 - Equipos y máquinas para transporte y sus accesorios.
Agrupación 14 - Herramientas y sus accesorios.
Agrupación 15 - Instrumentos musicales y sus accesorios.
Agrupación 16 - Libros de Biblioteca y Estudio.
Agrupación 17 - Joyas y Piedras preciosas.
Agrupación 18 - Mobiliario y enseres.
Agrupación 19 - Otros elementos devolutivos.
GRUPO No. 3 INMUEBLES
Agrupación 01 - Edificios y casas.
Agrupación 02 - Oficinas.
Agrupación 03 - Parqueaderos y garajes.
Agrupación 04 - Bodegas y Hangares.
Agrupación 05 - Instalaciones deportivas y de recreación.
Agrupación 06 - Plantas de Producción de alimentos.
Agrupación 07 - Otras edificaciones.
Agrupación 08 - Terrenos.
PARÁGRAFO 1o. La codificación de cada uno de los bienes se compone de dos niveles de información, distribuidos de la siguiente forma:
PRIMER NIVEL: Compuesto por seis dígitos estructurados así:
Primer dígito: Grupo de Inventario de acuerdo con la presente Resolución.
Segundo y Tercer dígitos: Agrupaciones de acuerdo con la presente Resolución.
Cuarto, Quinto y Sexto dígitos: Subgrupo número uno y corresponde al nombre genérico del elemento o bien, se destaca que el primer nivel, ES INMODIFICABLE, por corresponder a la característica fundamental del elemento; único, a nivel nacional.
SEGUNDO NIVEL: Compuesto por Seis dígitos; este nivel de codificación es un consecutivo, con el cual se especificarán las características diferenciales del elemento o bien. Varía de acuerdo a las necesidades de la Sede Nacional, Regionales, Agencias Centros Zonales etc. convirtiéndose en INDEPENDIENTE y AUTÓNOMO, para cada Almacén.
ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Cuando por razones de naturaleza, uso, costo, cambio tecnológico, costo de administración u otros sustentados, convenga modificar la clasificación de un elemento de un grupo a otro, los funcionarios responsables de almacén de la Sede Nacional, Regionales, Agencias, Centros zonales, Coordinadores o Jefes de dependencia, podrán solicitar, de manera sustentada, los cambios de agrupación, ante la División de Recursos Físicos. Esta División analizará las solicitudes y propondrá las modificaciones respectivas a la Subdirección Administrativa Subdirección que las aprobará mediante resolución, con base en la cual los responsables de presentar la Cuenta de Almacén elaborarán los registros contables a que haya lugar.
ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Los elementos que componen cada grupo, agrupación y subgrupos se listan en el Catálogo de Bienes ICBF, ANEXO No 1, que hace parte integral de la presente Resolución.
Los bienes señalados con las iniciales “cc”, que quieren decir con control, en el grupo de Materiales y suministros serán objeto de entrega en calidad de préstamo, a cargo de la persona natural o jurídica que los va administrar en el desarrollo de proyectos del Instituto y requerirán el requisito de comodato señalado en el artículo 48 de la presente Resolución.
Los elementos señalados con las iniciales “cc”, entregados a funcionarios, quedarán bajo responsabilidad de la respectiva dependencia y se registrarán en anexo al inventario de entrega o de fin de año y su valor no afectará las cuentas de Propiedades, Planta y Equipo.
PARÁGRAFO.- Cuando el Instituto adquiera un bien que no se encuentre en el Catálogo de Bienes, los responsables de presentar la Cuenta de Almacén, informarán mensualmente a la División de Recursos Físicos y los contabilizarán provisionalmente en las agrupaciones siguientes:
1-14 Otros materiales y suministros.
2-19 Otros elementos devolutivos.
3-07 Otras Edificaciones.
La División de Recursos Físicos analizará la clasificación trimestralmente y propondrá a la Subdirección Administrativa los ajustes y modificaciones a que haya lugar. La Subdirección Administrativa, mediante resolución, aprobará los cambios en la clasificación de los nuevos elementos, con base en la cual, los responsables de presentar la Cuenta de Almacén elaborarán los registros contables del caso.
CAPÍTULO II.
VALORIZACION DE LOS INVENTARIOS.
ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Todos los inventarios deben estar valorizados con el precio que corresponda a cada uno de los bienes o elementos que en ellos figuren, teniendo en cuenta una de siguientes fuentes:
1. Para los materiales y suministros:
1.1 El de compra.
1.2 El promedio cuando son de su misma clase y características.
1.3 El que le fije la administración mediante avalúo.
2. Para los elementos devolutivos:
2.1 El que figure en el inventario anterior.
2.2 Aquel con que lo haya entregado el almacenista.
2.3 El de compra, o con el que haya llegado a la oficina o dependencia.
2-4 El que fije la administración mediante avalúo.
3. Para los inmuebles:
3.1 El avalúo catastral.
3.2 El avalúo del IGAC.
3.3 El avalúo realizado por persona natural o jurídica de carácter privado que se
encuentre registrada y autorizada por la Lonja de Propiedad Raíz del lugar donde esté ubicado el bien. Si se escoge esta opción la Lonja determinará el avaluador (Artículo 27 Decreto 2150 de 1995).
3.4 El que tenía en el inventario anterior.
3.5 El de compra.
PARÁGRAFO.- Los avalúos de bienes muebles, a que haya lugar, serán practicados por los funcionarios designados en el artículo 43 parágrafo 2 de la presente Resolución.
ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Los valores que se den a los bienes del Instituto, en los inventarios, no podrán ser cambiados o modificados en los inventarios de elementos devolutivos en servicio, en bodega o en cuentas posteriores, salvo cuando se trate de ajustes por reconstrucción de equipos, ampliaciones y mejoras de inmuebles.
Cuando se efectúe la reconstrucción de equipos, el valor que tenía el equipo antes de su arreglo se ajustará con: el costo de los materiales, repuestos y gastos de reconstrucción. Si para esta labor el responsable de almacén suministra materiales o elementos, abrirá una cuenta transitoria que cancelara cuando haya finalizado la obra.
CAPÍTULO III.
RENDICIÓN Y TRÁMITE DE INVENTARIOS Y RESPONSABLES DE LOS BIENES.
ARTÍCULO 7o. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Los jefes o coordinadores de dependencias del Instituto Colombiano de Benestar Familiar y las personas naturales y/o jurídicas que tengan, usen, custodien o administren, bienes muebles o inmuebles de propiedad del ICBF, rendirán inventario valorizado de ellos, a fecha de corte 31 de diciembre de cada año.
Las dependencias de la Sede Nacional y las Plantas de Producción de Alimentos los rendirán a la Subdirección Administrativa; en las Regionales a las Divisiones
Administrativas o Administrativas y Financieras, en las Agencias al Director Seccional y en los Centros Zonales al superior administrativo, ciñéndose a las disposiciones, codificación y reglamentación establecidos en esta Resolución y demás normas complementarias que sobre la materia dicten las autoridades competentes.
ARTÍCULO 8o. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> En los Inventarios de devolutivos en servicio mencionados en el artículo anterior deben figurar los bienes devolutivos e inmuebles de propiedad del Instituto, sin incluir los que pertenezcan a otros patrimonios.
Los bienes devolutivos y/o inmuebles que no pertenezcan al Instituto, y que estén a cargo o bajo la responsabilidad de dependencias de la Entidad en calidad de depósito, tamo, administración o custodia, deberán detallarse en relación separada que se adjuntará a los inventarios, al igual que los materiales y suministros con control en poder de funcionarios.
ARTÍCULO 9o. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> El plazo para la rendición del inventario anual será dentro de los primeros quince (15) días hábiles, del año inmediatamente siguiente.
ARTÍCULO 10. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Las personas que deban rendir inventario, que para la fecha fijada en el artículo anterior de la presente Resolución se encuentren en vacaciones, los elaborarán y rendirán antes de salir a ellas.
ARTÍCULO 11. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Corresponde, a la Subdirección Administrativa en la Sede Nacional y en las Plantas de Producción de Alimentos, a las Divisiones Administrativas o Administrativas y Financieras en las Regionales, a los Directores Seccionales en las Agencias, a los superiores administrativos en los Centros Zonales, exigir la rendición de los inventarios por parte de las personas definidas en el artículo 7° de la presente Resolución.
ARTÍCULO 12. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Las personas que tengan, usen, administren o custodien bienes muebles o inmuebles de propiedad del Instituto, son responsables de la pérdida o daño, que sufran los mismos, cuando no provengan del deterioro natural por razón de su uso legítimo o de otra causa justificada. Esto último sin perjuicio de la obligación de repararlos o reponerlos. La firma de los Inventarios implica responsabilidad administrativa y fiscal por parte de las personas a que se refiere la presente Resolución, deberá ir manuscrita en todos los ejemplares del inventario.
Los devolutivos en servicio con destinación de uso común en una dependencia, serán de inmediato control y responsabilidad por parte de los Jefes de Dependencia o coordinadores. Sin embargo, podrán asignarse por parte del jefe o coordinador al funcionario o funcionarios que éste delegue para el cuidado, custodia y responsabilidad a que haya lugar.
ARTÍCULO 13. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Las personas al servicio del Instituto en su carácter de Jefes de Dependencia o Coordinadores, empleados y contratistas que tengan a su cargo bienes del Instituto, en uso, administración o custodia, deberán dar cumplimiento a lo siguiente:
1. Inventarios individuales: Con base en los inventarios de que trata el artículo 7° de a presente Resolución los Jefes de Dependencia y Coordinadores, harán entrega a los empleados adscritos a sus dependencias y contratistas, de los bienes que a cada uno confíen para su uso, servicio, administración o custodia, o que les suministren para el desarrollo de su trabajo, mediante inventarios individuales que ellos deben firmar en original y copia que conservará cada uno.
2. Inventario por cambio de responsable: Los Jefes de Dependencia o Coordinadores según el caso, al tomar posesión de sus cargos exigirán a su antecesor y a falta de éste al superior inmediato, el inventario y entrega de los bienes que queden a su cargo. Dicha diligencia se hará en acta, dejando constancia de las observaciones que sean del caso en cuanto a faltantes o estado de los bienes.
Las actas serán firmadas por la persona que entrega, la persona que recibe y el empleado que ejerza las funciones de control de inventarios. Para el cumplimiento de lo anterior se deberán constatar y cotejar los inventarios individuales actualizados.
Los faltantes serán contabilizados como responsabilidades en proceso a nombre de la persona que los tenía a su cargo de acuerdo con el inventario individual o de dependencia.
3. Inventario por vacaciones, licencias, comisiones o retiro temporal: Los responsables de inventarios en los eventos de vacaciones, licencias, comisiones, o cualquier otra causa de retiro temporal por quince (15) días hábiles o más, tienen la obligación de devolver o entregar por inventario, todos los bienes que tenían a su cargo al jefe o superior inmediato, de lo cual se levantará el acta correspondiente.
En caso de no realizarse devolución o entrega, los faltantes o daños que posteriormente se detecten serán responsabilidad de quien firmó el inventario de los bienes.
PARÁGRAFO 1.- Cuando por caso fortuito, fuerza mayor o renuencia del funcionario, no sea posible dar cumplimiento a lo establecido en los numerales anteriores, el jefe o superior inmediato deberá designar el funcionario que debe efectuarlo dejando las constancias del caso.
PARÁGRAFO 2.- Los inventarios individuales deberán contener una nota que textualmente diga: “Autorizo al Pagador, para que descuente válidamente del monto total de mis sueldos y prestaciones, la suma correspondiente al valor de reparación o reposición de los bienes que estando a mi servicio, administración o custodia, o en cualquier caso relacionados en mi inventario individual hubieren sufrido daño o perdida por mi causa y el faltante sea establecido en un proceso de responsabilidad fiscal, siempre y cuando no se;afecte el salario mínimo legal y la parte inembargable del salario ordinario”.
La orden de cumplimiento de lo anterior respecto de la cuantía que debe cancelarse o descontarse será impartida por el Subdirector Administrativo para las Plantas de Producción de alimentos, por el Jefe de la División de Recursos Físicos, en la Sede Nacional, por los Jefes de División Administrativa o Administrativa y Financiera, en las Regionales y por los Directores Secciónales en las Agencias.
ARTÍCULO 14. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> La elaboración de los inventarios anuales, como también los correspondientes a entrega y recibo de dependencia o inventario individual, deberá realizarse por parte de los empleados que ejerzan las funciones de control de inventarios, una vez se implante la aplicación sistematizada, para ser enviado a los responsables de los inventarios, con el fin de constatarlos y firmarlos si los encuentran conformes con el inventario físico. La operación de verificación y firma tendrá un plazo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de los formularios de inventario.
En cada inventario de elementos devolutivos en servicio de oficinas o dependencias, se registrará el valor resumen por cuentas mayores de balance con sus respectivas subcuentas, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 18 de la presente resolución, el valor total del inventario y se anotará al final el número de personas que utilizan los bienes.
ARTÍCULO 15. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Los empleados que ejerzan las funciones de control de inventarios llevarán carpetas por dependencia, que contengan los ingresos y egresos de Almacén tales como: traslados, devoluciones, inventarios históricos, notas de contabilidad, etc. para los inventarios de los elementos devolutivos en servicio, como archivo permanente que permita la fiabilidad de los registros, movimientos, elaboración de ajustes, saldos de cuentas y estado parcial o global de inventarios de la Entidad.
ARTÍCULO 16. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Es obligación del funcionario responsable de almacén o del funcionario encargado del control de inventarios, visitar periódicamente, de manera selectiva las oficinas y dependencias de la entidad para confrontar los elementos devolutivos, y asesorar en inventarios. Si en las visitas se encuentran bienes o elementos sin registrar en los inventarios, o se observa que hay errores de elaboración, debe procederse a la preparación de ajustes, incorporación de sobrantes o constitución de responsabilidades por presuntos faltantes.
ARTÍCULO 17. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Los funcionarios responsables de Almacén que tienen a su cargo el uso, manejo o custodia de bienes del ICBF, rendirán inventario general de todos los Materiales y Suministros, Devolutivos e Inservibles que tengan a cualquier título en sus almacenes o depósitos, a 31 de diciembre de cada año, establecido mediante inventario físico general que formará parte de la cuenta del mes de diciembre y de la cuenta que se debe rendir a la Contraloría General de la República.
PARÁGRAFO 1. Para adelantar los inventarios físicos, el Subdirector Administrativo en la Sede Nacional y Plantas de Producción de Alimentos, los Jefes de las Divisiones Administrativas o Administrativas y Financieras en las Regionales, los Directores Seccionales en las Agencias y los superiores administrativos en los Centros Zonales, designarán los funcionarios que deben participar y fijarán las fechas de cierre de operaciones, en concordancia con la programación financiera de cierre de vigencia.
PARÁGRAFO 2. Para los bienes en depósito, los responsables de almacén elaborarán el inventario de acuerdo con las agrupaciones del catálogo, registrando separadamente los bienes servibles de los inservibles en las respectivas Cuentas Mayores. Los materiales y suministros en depósito se llevarán a la Cuenta 1910- CARGOS DIFERIDOS, 191001 MTERIALES Y SUMINISTROS. Los elementos devolutivos en depósito se llevarán a la cuenta 1635- BIENES MUEBLES EN BODEGA. Los devolutivos de esta cuenta deberán presentarse con las siguientes subcuentas:
1635 01 MAQUINARIA Y EQUIPO: Grupo 2, Agrupaciones: 01 06, 08, 09, 11, 14, 15, 99.
1635 02 EQUIPO CIENTIFICO: Grupo 2, Agrupaciones: 10, 99.
1635 03 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA: Grupo 2, Agrupaciones: 02, 12, 16, 18, 99.
1635 04 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN: Grupo 2, Agrupaciones 03, 04, 07, 99.
1635 05 EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN: Grupo 2 Agrupaciones: 13, 99.
1635 90 OTROS BIENES MUEBLES EN BODEGA: Grupo 2, Agrupaciones 7, 19, 99
Los inservibles del grupo Materiales y Suministros deben llevarse directamente al gasto, previa constatación de causales no imputables a culpa o dolo. Los elementos devolutivos en depósito que están inservibles se llevarán en las respectivas subcuentas, en el auxiliar identificado con el código 99.
ARTÍCULO 18. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Los inventarios de elementos devolutivos en servicio forman parte de la cuenta de almacén, y deben registrarse de conformidad con los lineamientos contables establecidos para el control de bienes. Esto es, que deben presentarse independientemente para cada una de las subcuentas así:
1655 Maquinaria y equipo
1655 04 Maquinaria industrial Grupo 2, Agrupación: 08
1655 05 Equipos de música Grupo 2, Agrupación: 15
1655 06 Equipo de recreación y deporte Grupo 2, Agrupación 09
1655 07 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería
Grupo 2, Agrupación: 06
1655 08 Equipos Agrícolas
1655 09 Equipos de enseñanza
1655 10 Armamento de vigilancia Grupo 2, Agrupación: 01
1655 11 Herramientas y accesorios Grupo 2, Agrupación: 14
1655 90 Otros: Maquinaria y equipo Grupo 2, Agrupaciones: 11
1660 Equipo científico.
1660 01 Equipo Medico. Grupo 2, Agrupación 10
1660 03 Equipo de Laboratorio. Grupo 2, Agrupación 10.
1660 90 Otros: Equipo Científico.
1665 Muebles, enseres y equipo de oficina.
1665 01 Muebles y enseres. Grupo 2, Agrupación: 18
1665 02 Equipos y máquinas de Oficina: Grupo 2, Agrupaciones: 12
1665 90 Otros muebles, enseres y equipos de oficina.
Grupo 2, Agrupación: 19.
Grupo 2, Agrupación: 16.
1670 Equipos Comunicación y computación.
1670 01 Equipos de comunicación. Grupo 2, Agrupación: 07
1670 02 Equipos de computación. Grupo 2, Agrupaciones: 03
1675 Equipo de Transporte, Tracción y Elevación.
1675 02 Terrestre. Grupo 2, Agrupación: 13
1675 04 Marítimo y fluvial. Grupo 2, Agrupación 13
1675 90 Otros: Equipos de transporte, tracción y elevación.
Grupo 2, Agrupación: 13.
1960 Bienes de arte y cultura
1960 01 Obras de arte. Grupo 2, Agrupación: 02
1960 02 Bibliotecas.
1960 90 Otros Bienes de Arte.
1970 Intangibles
1970 08 Software Grupo 2, Agrupación: 04
1970 Otros: Intangibles.
1610 Semovientes
1610 01 De trabajo. Grupo 2, Agrupación: 05
1610 90 Otros semovientes. Grupo 2, Agrupación: 05.
1640 Edificaciones
1640 01 Edificios y casas. Grupo 3, Agrupación: 01
1640 02 Oficinas. Grupo 3, Agrupación: 02
1640 17 Parqueaderos y garajes. Grupo 3, Agrupación: 03
1640 18 Bodegas y hangares. Grupo 3, Agrupación: 04
1640 19 Instalaciones deportivas y recreación. Grupo 3, Agrupación 05
1640 90 Otras edificaciones. Grupo 3, Agrupación: 07
1645 Plantas y ductos
1645 06 Plantas de producción de alimentos. Grupo 3, Agrupación: 06
1605 Terrenos.
1605 01 Urbanos. Grupo 3, Agrupación: 08
1605 02 Rurales. Grupo 3, Agrupación: 08
ARTÍCULO 19. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> De los elementos devolutivos en servicio que tengan los funcionarios responsables de almacén para desempeñar las funciones en sus dependencias, lo mismo que de los que entreguen a los empleados adscritos a las mismas, o contratistas que dependan de ellos, o que les confíen para su uso, cuidado o custodia, elaborarán y rendirán inventario de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 7°, 12° y 13° de la presente Resolución.
CAPÍTULO IV.
PROCEDIMIENTO PARA INGRESOS O EGRESOS.
ARTÍCULO 20. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Todo movimiento de elementos que se produzca en la entidad, se legalizará invariablemente por medio de una orden de ingreso o de egreso de almacén, expedida por el responsable del mismo.
ARTÍCULO 21. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> En los casos de adquisición de medicamentos relacionados con la atención de menores, no es necesario el ingreso por almacén. Para su legalización y pago se exigirá la certificación de recibido de conformidad expedida por el Superior Administrativo del Centro Zonal respectivo y los demás requisitos exigidos en los lineamientos de los proyectos.
ARTÍCULO 22. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Con el objeto de facilitar su contabilización y control, tanto las órdenes de ingreso como las de egreso se producirán en formularios separados para los materiales y suministros y para los elementos devolutivos. En todo comprobante de egreso o ingreso se debe registrar el número, códigos y nombre de las cuentas mayores de balance afectadas con el movimiento.
ARTÍCULO 23. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> El original de la orden de movimiento de almacén por ingreso o egreso es el comprobante legal que tiene el responsable de almacén para comprobar entradas o salidas en el almacén, no pudiendo habilitar ningún otro documento para el efecto. Si algún original se extravía, será necesario que el responsable de almacén demuestre el hecho ante el Jefe de la Dependencia o Coordinador, para que pueda expedir otra orden con el mismo número de la perdida y con la anotación correspondiente.
ARTÍCULO 24. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Los comprobantes de ingreso y egreso no deberán presentar tachones, enmendaduras, intercalaciones o adiciones.
CAPÍTULO V.
INGRESOS AL ALMACEN.
ARTÍCULO 25. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> La incorporación física y contable de bienes al patrimonio del Instituto, se produce mediante la intervención de los funcionarios responsables de almacén, quienes se encargan del proceso de recepción en el cual se confrontan las denominaciones, descripciones especificaciones, cantidades y operaciones aritméticas con las contenidas en los documentos elaborados por el Instituto, tales como: contratos, convenios, actas, remesas y decisiones judiciales.
ARTÍCULO 26. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Para el procedimiento de ingreso se aplicarán las siguientes normas generales:
1. Los funcionarios responsables de almacén, se abstendrán de recibir bienes que estén defectuosos, que tengan signos de haber sido usados anteriormente, sean de calidad inferior o no cumplan con cualesquiera de las características anotadas en el respectivo documento soporte del ingreso.
2. De las diferencias que se comprueben en las características o plazos de entrega de los bienes, se enviará informe al superior administrativo que generó el contrato o documento suspendiendo transitoriamente el procedimiento de recepción, hasta el momento en que se solucione la discrepancia observada.
3. Cuando se trate de la recepción de bienes a título gratuito o permuta, se dejará constancia expresa, del estado en que se entregan los bienes al Instituto.
4. En ningún caso los funcionarios responsables de almacén podrán recibir bienes y registrar el ingreso de los mismos, si no les han sido remitidos, por las áreas responsables, los documentos que especifiquen su origen, tales como: Contratos, convenios, actas, remesas y decisiones judiciales, con la descripción completa, cantidad, valor unitario y valor total de los bienes.
5. El concepto de ingreso no podrá ser modificado.
6. Expedida la orden de movimiento de bienes en almacén, el funcionario responsable de almacén enviará, de forma inmediata, una copia de la misma a las dependencias encargadas de efectuar los pagos.
ARTÍCULO 27. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Los ingresos al almacén pueden originarse por una de las siguientes causas:
1ª Ingresos por compras
La recepción de los bienes por este concepto debe efectuarse en el almacén o bodega del ICBF, situación que se estipulará en el respectivo contrato. No obstante, de acuerdo con la naturaleza de ciertos bienes, éstos se podrán recibir directamente en el lugar donde se utilizarán, como es el caso de materiales de construcción, equipos de difícil movilización, drogas y otros elementos con destino al desarrollo de programas del Instituto.
Para su contabilización en el almacén, la operación se considera perfeccionada cuando los elementos ingresen a las bodegas y previa certificación del supervisor del contrato, sea que el pago esté o no realizado.
Los funcionarios responsables de almacén al recibo de los bienes, deberán confrontar las características de los mismos y lo referente a clase, marca, estado, valor unitario, valor total, fecha de expiración o de vencimiento, cantidad, peso, contra los documentos soportes del contrato, factura comercial, cotizaciones, catálogos y muestras, que el área de contratación haya remitido previamente al almacén para su debida confrontación. Si los bienes no corresponden a lo especificado en los citados soportes, el responsable de almacén se abstendrá de recibirlos e informará tal hecho al superior inmediato en forma detallada, mediante comunicación escrita. La inobservancia de lo anterior será de total responsabilidad de los funcionarios responsables de almacén.
Las entregas parciales deberán estipularse en el contrato. Cuando se adquieran elementos que tengan características técnicas y que necesitan de peritos para ser probados, la recepción en el almacén se hará a título de depósito en forma condicional, mientras se produce el concepto pericial o el resultado de las pruebas requeridas, de lo cual se levantará un Acta, que deberá ser firmada por quienes intervienen.
El perito o ensayista será responsable por cualquier defecto posterior que resulte y que haya existido al momento de la prueba. Los bienes que se reciban antes de estas pruebas, se registrarán en forma extra contable. Todo lo anterior sin perjuicio de las funciones que le correspondan al supervisor del contrato.
La elaboración del comprobante de ingreso se hará con base en la siguiente documentación:
1. Contrato escrito.
2. Factura comercial.
3. Resultado de la prueba o instalación cuando lo estipule el contrato.
4. Actas de recibo parciales o de liquidación cuando lo estipule el contrato.
5. Aprobación de póliza única cuando así lo requiera el contrato, lo cual será informado por el funcionario responsable de la elaboración del mismo.
6. Certificado de conformidad (calidad) aportado por el proveedor, para contratos por valor igual o superior a 100 salarios mínimos.
7. Certificación del supervisor del contrato.
Cuando se trate de compras de elementos devolutivos, por caja menor, será condición indispensable para su legalización, que todos los elementos se hayan recibido por el solicitante y que se elabore la orden de ingreso y egreso respectiva en concordancia con la factura y anexando la solicitud, debidamente aprobada por el autorizado.
En las Plantas de Producción de Alimentos:
Sin perjuicio del cumplimiento de las anteriores normas, los funcionarios responsables de almacén de las Plantas de Producción de Alimentos, adicionalmente llevarán a cabo los procedimientos de recepción y manejo que se describen a continuación:
1. Verificar al recibo de las materias primas e insumos la conformidad con lo estipulado en los contratos, el cumplimiento del plazo de entrega, las cantidades, especificaciones y demás requisitos estipulados en los mismos.
2. Verificar el pesaje del vehículo transportador antes y después del descargue de la mercancía, refrendando el tiquete de báscula, una vez se haya establecido, por diferencia el peso bruto y neto de la carga recibida. El ingreso y acta de recibo se elaborarán en la fecha de llegada de los productos.
3. Reportar al responsable del laboratorio la llegada de las materias primas con el fin de efectuar las pruebas de control de calidad.
4. Almacenar los productos con una señalización especial hasta tanto se obtenga el resultado de las pruebas. Con el resultado de aptitud los productos quedan disponibles para integrarse al proceso de producción. En caso de resultados de no aptitud se comunicará a la División de Alimentos de la Sede Nacional para las gestiones a que haya lugar.
5. Levantar las actas de recibo que deberán contener el número y fecha del contrato, fecha y hora de recibo, cantidad recibida y/o devuelta por no reunir las condiciones exigidas en el contrato, motivo por el cual se rechazó y demás observaciones necesarias.
El acta debe ser suscrita por el Coordinador de Planta de Producción de Alimentos, el funcionario responsable de almacén, el responsable de laboratorio, quienes hacen constar que reciben a satisfacción y el transportador.
Efectuar las entregas de las materias primas para producción de alimentos una vez haya recibido el certificado de liberación, expedido por el laboratorio. Igual requisito se aplicará para la distribución del producto terminado.
2ª Ingresos por sobrantes de inventario
Cuando al practicar en cualquier época del año, un inventario de bodega o de dependencia, se encuentre que el número de unidades o especies de determinado elemento, es superior al que en esa fecha muestre la tarjeta o registro respectivo, se ordenará el análisis y determinación de las causas de los sobrantes de inventario.
Establecida la denominación Y cantidad de bienes sobrantes se levantará acta, la cual debe ser suscrita por el responsable de almacén y el superior administrativo inmediato. El acta será el documento base para efectuar la incorporación de los bienes.
3ª Ingresos por compensación
Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento del almacén hayan podido confundirse con otros Semejantes al entregarlos, de los cuales hay cantidades faltantes en la bodega, podrá hacerse compensación, siempre que se trate de artículos similares, de una misma naturaleza o clase. La compensación se lleva a cabo mediante acta suscrita por los funcionarios responsables de almacén y la orden de ingreso se expedirá por la cantidad sobrante compensada.
Deberá darse ingreso a los bienes sobrantes que no puedan ser compensados. Los faltantes que no pudieren obtener compensación, se dejarán a cargo del responsable constituyendo, por nota de contabilidad, la respectiva responsabilidad.
4ª Ingresos por traslados entre almacenes
Los traslados de bienes se producen entre el funcionario responsable de almacén de la Sede Nacional y los funcionarios responsables de almacén de las Regionales, Agencias, Centros Zonales o viceversa, o entre los funcionarios responsables de almacén de las Plantas de Producción de Alimentos a las Regionales o viceversa o entre responsables de almacén de las Regionales.
Cuando lleguen a la bodega bienes por traslado entre almacenes del Instituto, se verificarán las denominaciones, características, series, marca, cantidad, valor unitario y valor total y demás detalles, que serán los mismos que incluya la orden de egreso con la que el almacén de origen envió los elementos, salvo los cambios de nombre para ceñirlos a los que se hayan acordado como genéricos o para ajustarlos a los grupos mayores o agrupaciones específicas de inventarios.
Cuando el traslado se realice por medio de empresas de transporte terrestre o por el propio Instituto, los funcionarios responsables de almacén verificarán los bienes en presencia del transportador o de su representante, para comprobar embalajes y contenidos, de lo cual dejarán las constancias del caso en la guía de transporte, levantando Acta con intervención del superior administrativo y el transportador.
Si el resultado de la recepción de bienes es normal, el responsable de almacén procederá a elaborar la correspondiente orden de ingreso y firmará el cumplido respectivo al transportador.
Si en la recepción se encuentran inconsistencias se procederá de acuerdo con lo estipulado en el ordinal 7° de este artículo y/o en el artículo 38 de la presente Resolución.
Si el traslado es transitorio, o sea por un término no mayor de 90 días, deberá ser autorizado por los superiores administrativos, tanto del responsable de almacén que despacha como del responsable de almacén que recibe indicando el tiempo estimado del traslado. Vencido el término acordado se gestionará la autorización de devolución ante el superior administrativo y con ésta se enviarán los elementos al almacén de origen.
5ª Ingresos por producción
Con el reporte diario de producción de Bienestarina el responsable de almacén en las Plantas de Producción de Alimentos, recibe, efectúa conteo y pesaje y elabora el ingreso. Efectúa el registro en kárdex manual o sistematizado, con la unidad de medida en kilos. Así mismo pasará informe al responsable de laboratorio para los análisis de calidad. Durante ese lapso el producto terminado deberá permanecer en bodega hasta que sea expedido el certificado en que conste que la producción es apta para el consumo humano.
Los demás productos terminados elaborados en el ICBF, destinados para el consumo de la Entidad se ingresarán con el valor del costo de producción terminada.
6ª Ingresos por devolución de elementos o bienes
Los funcionarios responsables de almacenes en el Instituto, anualmente incluirán en la programación de actividades, el cronograma de trabajo para devolución de elementos.
En las fechas programadas, los Jefes o Coordinadores de Dependencia o Contratistas, que determinen devolver al almacén elementos o bienes de cualquier naturaleza, deberán diligenciar el formulario correspondiente y enviarlo al funcionario responsable del control de inventarios. En este formulario anotarán las especificaciones que cada elemento tiene en el inventario vigente. Los funcionarios que ejerzan las funciones de control de inventarios, verificarán los datos consignados en el formulario de devolución y si los encuentran correctos, enviarán el formulario numerado y fechado, al responsable de almacén.
Cuando se detecten inconsistencias se devolverá el formulario con las observaciones para elaborarlo nuevamente con los datos correctos.
Los funcionarios responsables de almacén, al recibir los elementos, deberán constatar: estado, clase, calidad, marca, modelos y demás especificaciones, que deben ser iguales a los que figuren en el formulario de devolución. Si en esta comprobación se advierte que los elementos no concuerdan, o han sido sustituidos o tienen especificaciones, marcas o números diferentes, se recibirán solamente los bienes que se encuentren correctos y el funcionario que devuelve los elementos debe elaborar un nuevo formulario, excluyendo los elementos que no fueron recibidos por el responsable de almacén.
Si encuentra correcta la devolución, firmará la orden de ingreso respectiva y entregará a quien hizo la devolución una copia de ella. Esta copia constituye el único comprobante legal que tiene el responsable que hizo la devolución para demostrar la entrega y para que le sean descargados los elementos de sus inventarios.
La calificación del estado del elemento servirá de base para su registro contable como servible o como inservible en bodega.
7ª Ingresos por llegada de bienes sin su documentación
Cuando por adquisiciones o compras lleguen al almacén elementos o bienes que no vengan acompañados de la documentación que debe aportar el contratista, el funcionario responsable de almacén dará aviso escrito al superior administrativo y en unión de éste o de su delegado, procederán a desempacarlos. Se elabora un acta de ingreso provisional en la que se relacione, con base en la documentación a que se refiere el artículo 25 de la presente Resolución: La denominación, cantidad de cada elemento, marca, modelo, envase o empaque, demás especificaciones disponibles, valor unitario y valor total.
Al día hábil siguiente el superior administrativo que autorizó el ingreso provisional, dará aviso al contratista para legalizar el ingreso.
8ª Ingresos por donación de bienes
Hay donación cuando, por liberalidad, una persona transfiere gratuitamente el dominio de una cosa que le pertenece, a favor del ICBF y éste lo acepta.
Para recibir bienes a este título se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Ofrecimiento escrito del donante con detalle de los bienes y de las condiciones que exige sobre el uso y destino que debe dárseles.
2. Constancia de aceptación por parte de la Dirección General, Direcciones Regionales o Secciónales.
3. Acta de recibo de los bienes, suscrita por las personas que intervienen, en la cual figuren las denominaciones, características, cantidades, unidad de medida, estado en que se encuentran, valores unitarios y totales, o avalúo practicado por los funcionarios designados en el parágrafo 2 del artículo 43 de la presente Resolución.
4. Elaboración por el responsable de almacén de la orden de ingreso, si se trata de bienes muebles, o del asiento de contabilidad para contabilizar su valor en la respectiva cuenta, si se trata de inmuebles.
PARÁGRAFO.- En todo caso de donación, fuera de los requisitos determinados en la presente Resolución, se cumplirán todas las normas legales que establece el Código Civil para esta clase de actos.
Cuando se trate de donaciones de bienes inmuebles, se requiere la aprobación de la Dirección General.
9ª Ingresos por aprovechamiento de inservibles
Cuando se determine el egreso de elementos como inservibles, de los cuales puedan aprovecharse partes o piezas que no sea conveniente desperdiciar o destruir, se hará una relación de éstas y los funcionarios responsables de almacén, procederán a su avalúo con la intervención de los funcionarios designados en el parágrafo 2° del artículo 43 de la presente Resolución. Con el valor determinado en el avalúo se elaborará la orden de ingreso al almacén por las piezas o partes utilizables.
10ª Ingresos por nacimiento de semovientes
Las personas encargadas de administrar los semovientes deberán dar aviso a los funcionarios responsables de almacén, en todos los casos de nacimiento o muerte de animales, para efectos de ingreso y registro en los inventarios.
Al producirse nacimiento de animales, el responsable de almacén que tenga semovientes a su cargo, procederá a elaborar la orden de ingreso al almacén de los nuevos ejemplares.
CAPÍTULO VI.
EGRESOS DE ALMACEN.
ARTÍCULO 28. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Son los movimientos mediante los cuales los funcionarios responsables del almacén entregan bienes para: Uso o consumo, para la producción de alimentos en las Plantas de Producción de Alimentos, para trasladar a las Regionales, Agencias o Centros Zonales o para dar de baja definitiva.
ARTÍCULO 29. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Para el procedimiento de egreso se aplicarán las siguientes normas generales:
1. Los funcionarios responsables de almacén no podrán variar el destinatario, ni el lugar de destino de los bienes objeto de las solicitudes o pedidos al almacén, ni cambiar o reemplazar los bienes por otros, aun cuando sean similares o tengan el mismo valor.
2. Los funcionarios responsables de almacén sólo admitirán como firma de recibo de los elementos que entregue la de los Jefes, Asesores, Coordinadores de las Dependencias, o Contratistas que en ellas responden por los bienes, con anotación del número de su documento de identificación.
3. Las entregas que hagan los funcionarios responsables de almacén, fuera de su localidad se comprobarán con la guía o planilla de la empresa transportadora, además se exigirá que la orden de egreso esté firmada por el responsable de la dependencia destinataria.
4. Queda terminantemente prohibido entregar elementos del almacén mediante autorizaciones verbales o vales provisionales, aun cuando éstos se cambien posteriormente por la solicitud de despacho y orden de egreso respectiva.
5. Los funcionarios responsables de almacén no podrán hacer firmar el comprobante de egreso por el destinatario, mientras no le entreguen todos los bienes que en él figuren, como tampoco expedirle constancias sobre entregas posteriores que completen el pedido.
6. Queda prohibido a los funcionarios responsables de almacén, mantener en depósitos o bodegas, bienes o elementos cuando los comprobantes de egreso hayan sido firmados por sus destinatarios.
PARÁGRAFO. Cuando se trate de entregas a entidades o personas jurídicas, la firma de recibo de los elementos será la de su representante legal, o de la persona que esté autorizada legalmente para recibirlos, cumpliendo el requisito de anotar su documento de identificación.
ARTÍCULO 30. CLASES DE EGRESOS DE ALMACÉN. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Los egresos de almacén pueden originarse en una de las siguientes causas:
1ª Egresos por entrega o suministro de elementos
El despacho de elementos sólo podrá realizarse cuando los formularios Solicitud de Despacho y Orden de Movimiento de bienes en Almacén, se hayan diligenciado con las autorizaciones del ordenador del suministro. La Orden de movimiento de bienes en almacén es el único documento que libera, de la responsabilidad fiscal y administrativa por la custodia, administración y conservación de los bienes, quedando ésta en cabeza del destinatario.
Se debe realizar un alistamiento, conteo, confrontación de las denominaciones, descripciones, especificaciones, cantidades y operaciones aritméticas con las aprobadas en la solicitud de bienes. Esta misma información debe ser la consignada en el comprobante de egreso u “ORDEN DE MOVIMIENTO DE BIENES EN ALMACÉN”, en las tarjetas de estantería y en el registro de kárdex manual o sistematizado.
Tan pronto entregue el total de los elementos que figuran en el egreso, hará firmar todos sus ejemplares por el destinatario, con anotación del número de su documento de identificación Los destinatarios deben firmar los egresos por los bienes recibidos dentro de los (3) tres días hábiles siguientes al recibo de estos, para garantizar la legalidad de la transacción.
En caso de presentarse objeciones para firmar, éstas deberán presentarse en escrito separado, a fin de gestionar la legalización definitiva.
Copia del comprobante legalizado se le entregará al destinatario de los bienes. Para el caso de elementos devolutivos, el comprobante se constituye en documento base para incluir bienes en los inventarios.
2ª Egresos por entrega de: Materias primas para producción y bienestarina.
Los responsables de almacén de las Plantas de Producción de Alimentos harán entrega de elementos, materiales o materias primas para producción de acuerdo con la programación dé producción para cada planta.
Las materias primas ya liberadas al proceso son entregadas con base en una solicitud de despacho de acuerdo con la programación de producción semanal.
El control de existencias de materias primas, producto en proceso o producto terminado será efectuado por el superior administrativo de cada Planta, con cortes quincenales y pruebas selectivas de las cuales levantará acta.
El producto terminado, ingresado de acuerdo con lo estipulado en el ordinal 5º del artículo 27 de la presente Resolución, se debe distribuir a las Regionales, Agencias o Centros Zonales del Instituto de acuerdo con la programación anual determinada para cada Planta de Producción de Alimentos.
El responsable de almacén de la Planta de Producción de Alimentos elaborará en forma detallada la “Orden de movimiento de bienes en almacén”, indicando el nombre de la Regional, Agencia o Centro Zonal destinatario y el medio de transporte.
Si el transporte es efectuado por persona o empresa ajena al ICBF, el funcionario responsable de almacén en la Planta de Producción de Alimentos, elabora la planilla o guía de transporte, con indicación de la cantidad y características de los bienes a transportar.
La entrega de los bienes al transportador o a su representante legal, se perfecciona con la firma y número de documento de identidad de éste, en la planilla de transporte en constancia del recibo de los bienes y de la responsabilidad que asume.
En las órdenes de movimiento de bienes en almacén se debe registrar el nombre de los funcionarios responsables de los almacenes destinatarios, con cargo a la cuenta mayor PRINCIPAL Y SUBALTERNAS, la cual se cancelará una vez sea regresada al responsable de almacén remitente, la orden de movimiento firmada.
El empaque, almacenamiento y distribución de la bienestarina debe atender los principios de protección manipulación y condiciones establecidas en los Manuales de Producción y Control de calidad establecidos por el instituto.
3ª Egresos por traslado de elementos
Cuando el responsable de almacén reciba una orden de autorización para dar egreso a bienes por traslado de elementos, procederá en la misma forma indicada en el ordinal 1° de este artículo. Si el traslado es transitorio o sea por un término no mayor de 90 días deberá vigilar que, vencido el término estipulado, le devuelvan los mismos elementos que suministró. Si advierte diferencias o sustitución de ellos, lo hará constar en el recibo que expida y dará aviso escrito al superior inmediato para los fines del caso. Si la devolución es correcta, elaborará el ingreso respectivo.
4ª Egresos por faltantes, pérdida o daño de bienes del ICBF
ARTÍCULO 31. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> En los casos de faltantes, pérdida, hurto o daño de bienes del Instituto, la información del hecho corresponde:
1. Al empleado o contratista a cuyo cargo figuren los bienes.
2. Al Jefe de la respectiva dependencia o coordinador, si no los hubiere entregado a persona alguna o hubiere omitido hacerles firmar el inventario individual correspondiente.
3. A los funcionarios responsables de almacén, si se trata de materiales y suministros o devolutivos en bodega, o de estos últimos no entregados por inventario a los empleados contratistas de su dependencia.
PARÁGRAFO. En virtud de lo determinado en el presente artículo, corresponde a dichas personas adelantar las diligencias pertinentes y allegar los documentos probatorios del hecho.
ARTÍCULO 32. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Cuando se presenten faltantes, pérdida, hurto o daño de bienes de ICBF, el procedimiento para su recuperación o indemnización, será el siguiente:
1. Dar aviso, mediante oficio, a la Subdirección Administrativa en las Plantas de
Producción de Alimentos, a la División de Recursos Físicos en la Sede Nacional, a la División Administrativa o Administrativa y Financiera, en las Regionales y al Director, Seccional en las Agencias, dentro de los tres (3) días siguientes, de ocurrido o detectado el hecho.
El oficio de aviso deberá contener toda la información referente a los hechos, testigos, pruebas, etc., de que tenga conocimiento el denunciante, dejando constancia de la fecha en que lo envió y entregó.
2. La persona a cuyo cargo figuren los bienes adelantará las diligencias de presentación del denuncio ante autoridad competente.
3. Si dicha persona no diere cumplimiento a estas formalidades, o hubiere abandonado el puesto o no se le pueda localizar, el jefe superior inmediato presentará el denuncio, promoverá las diligencias de inspección y hará levantar las actas respectivas.
4. El superior administrativo mencionado en el numeral 1 del presente artículo, una vez recibido el informe procederá así:
4.1. Ordenará el levantamiento del Acta de la inspección ocular, con intervención del responsable de los bienes, el funcionario que ejerza las funciones de control de inventarios y de dos testigos a quienes consten los hechos. En ella se hará constar la fecha en que el hecho tuvo lugar o en la que se descubrió, y la de la práctica de la inspección, enumerando los detalles y circunstancias del caso, complementados con: Un recuento de lo sucedido o de la información obtenida, lista de los bienes cuya pérdida se establezca sobre los datos del inventario con la cantidad y valor de ellos. Todas las personas actuantes firmarán el acta.
4.2. Presentará informe escrito a la Oficina de Investigaciones Disciplinarias por hechos ocurridos en la Sede Nacional y Plantas de Producción de Alimentos, a las Divisiones Jurídicas por hechos ocurridos en Regionales Y en el caso de las Agencias ordenará la iniciación de la investigación administrativa.
4.3. Comunicará a la compañía de seguros respectiva, para tramitar la indemnización correspondiente, enviando igual informe a la División de Recursos Físicos en la Sede Nacional.
4.4. Ordenará la constitución de la responsabilidad en proceso, por el valor que figure en registros contables, para el bien o bienes faltantes o perdidos a nombre de la persona que los tenía a cargo en el inventario.
Si los elementos corresponden a existencias del almacén, se elaborará el asiento contable respectivo, con cargo a Responsabilidades en Proceso a nombre del responsable del almacén.
Si la pérdida corresponde a elementos en servicio se elaborará el asiento contable respectivo para descargarlos de las cuentas mayores afectadas y constituir la responsabilidad en proceso a cargo del responsable de los bienes.
4.5. Enviará los antecedentes a la División de Investigaciones de la Contraloría General de la República de acuerdo con la jurisdicción que corresponda.
4.6. Informará a los responsables sobre la posibilidad de adelantar: La cancelación del monto al valor comercial de los bienes, la reposición de los mismos o la solicitud de exoneración a la Contraloría General de la República.
ARTÍCULO 33. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> La reposición de bienes en caso de pérdida se podrá efectuar por otros de iguales características y marca.
De la diligencia de reposición se levantará Acta de recibo firmada por el responsable del control de inventarios y por la persona que efectúa la reposición. En el acta se debe consignar la relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventario con las características valores y cantidades que figuren en el mismo.
Cuando la administración autorice el descuento o pago del valor del bien o bienes perdidos en dinero, el valor que se deduzca a cargo del responsable será el mismo que aquéllos tengan comercialmente o el de avalúo que le fije la administración, teniendo en cuenta su estado de conservación y años de uso. Siempre que se suceda esta acción, se levantará acta de avalúo con relación pormenorizada de los bienes, valor de avalúo y total por cancelar, debidamente firmada por quienes en ella intervengan.
Con base en esta acta el superior administrativo, mencionado en el numeral 1 del artículo 32, expedirá la autorización para cancelar o para iniciar los descuentos por nómina, una vez el funcionario que tenía a cargo los bienes perdidos autorice esta operación.
Efectuado el descuento, se dará autorización para cancelar la responsabilidad en proceso expedida por asiento de contabilidad elaborado por el responsable de almacén.
ARTÍCULO 34. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Si como consecuencia de la investigación, o posteriormente aparecieren bienes que se hubieren considerado como perdidos, se producirán por los responsables de almacén, los asientos de contabilidad, a que haya lugar teniendo en cuenta las mismas especificaciones y valores que tenían antes.
ARTÍCULO 35. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> El pago o reposición a satisfacción, del bien por parte del funcionario responsable, detendrá el proceso de responsabilidad fiscal, sin perjuicio de las responsabilidades disciplinarias y/o penales derivadas del hecho en cualquier etapa en que se halle.
ARTÍCULO 36. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Las responsabilidades se cancelarán con las constancias de reposición, con las indemnizaciones efectuadas por las Compañías de Seguros, con la cancelación en efectivo efectuada por el responsable o con la exoneración fiscal expedida por la Contraloría General de la República.
Cuando la Compañía Aseguradora cubra el valor total del bien o bienes, la Baja se produce descargando su valor de la cuenta responsabilidades en proceso. Si el pago es parcial, no se surte la Baja definitiva hasta tanto se cubra el valor total del bien o se emita exoneración fiscal.
5° Egresos por caso fortuito o fuerza mayor
ARTÍCULO 37. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Para egresar bienes del ICBF cuya pérdida, o muerte si se trata de semovientes, hubieren ocurrido por caso fortuito o fuerza mayor, sin culpa o dolo del responsable se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Constancia del aviso escrito del caso fortuito o de la causa de fuerza mayor dado por el responsable al jefe de la División de Recursos Físicos en la Sede Nacional y Plantas de Producción de Alimentos, en las Regionales a los Jefes de División Administrativa o Administrativa y Financiera y en las Agencias, al Director Seccional.
2. Acta de la Inspección Ocular levantada en el lugar del siniestro con todas las formalidades indicadas en el numeral 4.1 del artículo 32.
3. Los documentos probatorios de las gestiones hechas por el responsable para obtener el salvamento de los bienes.
6° Egresos por pérdida de bienes en poder de transportadores
ARTÍCULO 38. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Para autorizar el egreso de bienes despachados por los responsables de almacén y perdidos en poder de los transportadores, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Guía, recibo o planilla que ampare el cargamento, expedido por el transportador.
2. Si la pérdida de cargamento despachado por un responsable de almacén es total, corresponde a éste comprobarla. Se debe dar aviso escrito de la pérdida a la División de Recursos Físicos, en la Sede Nacional y Plantas de Producción de Alimentos, a la División Administrativa o Administrativa y Financiera en las Regionales y al Director Seccional en las Agencias, tan pronto se suceda o tenga conocimiento del hecho. El informe debe contener el nombre de la empresa a quien se consignó el cargamento, el número de la guía, recibo o planilla, la fecha de la entrega, el nombre del destinatario y lugar del destino, número, cantidad y contenido de los bultos que componían el cargamento, o cantidad de semovientes, si se trata de animales y valor de ellos.
3. Si la pérdida del cargamento es parcial, o se trata de un saqueo, la comprobación corresponde al funcionario responsable del almacén destinatario del cargamento. El funcionario responsable de almacén dará aviso al superior administrativo respectivo con el fin de levantar el acta con la intervención de los transportadores y aseguradores, si están presentes, dejando constancia de los bultos faltantes o con señales de saqueo, avería o rotura del contenido. Igual constancia se dejará en la guía, recibo o planilla que ampara el cargamento. El acta se elaborará, así mismo, por el destinatario, cuando se encuentren faltantes y no se hubiere tenido el cuidado de dejar la respectiva constancia al recibir el cargamento, o no se advirtió el saqueo al recibir los bultos, pero si el cargamento está asegurado, debe hacerse intervenir siempre a los aseguradores o a sus representantes.
4. Comunicación de reclamo a los transportadores con copia a la compañía de seguros, con constancia de la fecha en que se envió o entregó y respuesta de éstos.
PARÁGRAFO.- Si el manejo de la carga está al cuidado de una dependencia de la administración, corresponde al jefe respectivo la comprobación de estas pérdidas y allegar los documentos del caso.
ARTÍCULO 39. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> El valor de los elementos perdidos en poder de los transportadores debe cargarse a Responsabilidades en Proceso a nombre del transportador y descargarse de las respectivas cuentas mientras exista reclamación pendiente, a ellos o a los seguradores.
ARTÍCULO 40. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Si los transportadores o aseguradores hacen algún reconocimiento de pago o indemnización por los bienes perdidos, el reintegro se aplicará a la cancelación de la Responsabilidad en Proceso y se adjuntará a la orden de descargo el recibo de la pagaduría donde conste la consignación.
7° Egresos por merma, avería, rotura o vencimiento
ARTÍCULO 41. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Para autorizar egresos de bienes por merma, rotura, avería, alteración, desuso, vencimiento, u otras causas similares no imputables a culpa o dolo del responsable de los bienes, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Autorización administrativa suscrita por el Jefe División de Alimentos para las Plantas de Producción de Alimentos, Jefe División de Recursos Físicos en la Sede, Jefes de División Administrativa o División Administrativa y Financiera en las Regionales y los Directores Seccionales para las Agencias.
2. Acta levantada por el responsable de los bienes, con la intervención del jefe inmediato o su delegado. En e) acta se hará relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventarios, con las características, cantidades y valores que consten en los mismos, con constancia de los que han sufrido la merma o daños y causas que los produjeron. Cuando se trate de medicamentos o productos médicos, veterinarios, de laboratorio, materiales o materias primas, intervendrá el profesional idóneo según el caso. El acta será firmada por todos los actuantes.
3. Destrucción física de los elementos, cuando sea el caso, con la intervención del responsable de almacén y el Jefe de la División de Recursos Físicos en la Sede Nacional, un delegado de la Subdirección Administrativa en las Plantas de Producción de Alimentos, un delegado de la Dirección Regional en las Regionales y Centros Zonales y en las Agencias el Director Seccional.
4. Orden de movimiento de bienes en almacén, expedida por el responsable de almacén con el visto bueno del jefe inmediato. Si se trata de rotura de elementos devolutivos en servicio, autorización expedida en igual forma, para producir el egreso de los Inventarios del responsable y elaboración del asiento de contabilidad para descargar su valor de las cuentas mayores de balance afectadas, con cargo a Responsabilidades en Proceso. Cuando se trate de merma el egreso se producirá 3unicamente por la cantidad faltante.
PARÁGRAFO 1. Si se trata de drogas o alimentos alterados o vencidos, el egreso no podrá producirse mientras no se haya pedido a los proveedores, de acuerdo con lo pactado en el contrato, por escrito, el cambio o reposición, en caso de que se nieguen a ello, se informará al jefe inmediato y a la entidad aseguradora a fin de que se exija la aplicación de las normas contractuales.
Si la merma se debió a caso fortuito o fuerza mayor, se procederá en la forma prevista en el artículo 37 de esta Resolución.
PARÁGRAFO 2. La venta de materias primas y/o alimentos no aptos para el consumo humano y otros productos que hayan sido objeto de vencimiento, que resultaren en las Plantas de Producción de Alimentos, en las Regionales, o en la Sede Nacional, que estén registrados en kárdex y que puedan ser objeto de venta para el consumo animal o procesamiento industrial, se efectuará por venta directa, según el procedimiento indicado en el artículo 43 de la presente Resolución, de acuerdo con el concepto técnico respectivo y previas las averiguaciones disciplinarias en las que se constate que no hubo negligencia, ni dolo en los hechos.
8° Egresos por baja definitiva de inservibles por venta, remate o destrucción
ARTÍCULO 42. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> La baja definitiva de inservibles, es el retiro de bienes que, por su desgaste, daño, avería, deterioro, alteración, inutilidad, pésimas condiciones, o que se hayan calificado como inservibles por alguna de las siguientes causas: Los que haya que destruir por ser peligrosos, los que se encuentran fuera del servicio por imposibilidad de conseguirles repuestos o que por el excesivo costo de éstos o de la mano de obra no justifiquen su reparación, los que por su antigua construcción, incapacidad, escaso rendimiento son antieconómicos o ruinosos en relación con los nuevos sistemas, prácticas o procedimientos, no estén en uso desde hace mucho tiempo o puedan considerarse obsoletos o anticuados y, los que por mal ideados o adquiridos o por inadecuados o desproporcionados, no puedan usarse en el fin para el que fueron destinados.
Una vez efectuada la devolución de bienes por parte del responsable que los tenía en inventario, el responsable de almacén los contabilizará con la denominación de inservibles para cada subcuenta y su almacenamiento se hará de manera separada del inventario de bienes servibles.
El plazo de almacenamiento de estos bienes será el mínimo requerido para que la administración ordene la baja definitiva.
ARTÍCULO 43. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> El retiro definitivo de un bien puede ser por: venta directa, remate o destrucción.
Podrán darse en venta, los materiales y suministros o devolutivos que se hayan clasificado como “inservibles” en las Cuentas de Almacén.
Para que proceda la venta directa, remate o destrucción de bienes, se requieren los siguientes requisitos previos:
1. Acta de inspección ocular indicando pormenorizadamente los bienes por agrupaciones de inventarios, con indicación de cantidad, clase, especificaciones y valores con que figuren en los registros contables.
2. Certificación del Jefe de la División de Recursos Físicos en la Sede Nacional, o del Jefe Administrativo o Administrativo y Financiero en las Regionales, del Director Seccional en Agencias y del responsable de almacén en las Plantas de Producción de Alimentos, que los bienes no son necesarios en ninguna dependencia de la Entidad, y que se encuentran contabilizados como inservibles en la respectiva Cuenta de Almacén.
3. Resolución que autorice la baja definitiva, expedida por el Subdirector Administrativo, si se trata de bienes de la Sede Nacional o de las Plantas de Producción de Alimentos, por los Directores Regionales, si se trata de bienes a cargo de éstas, o por los Directores Seccionales para el caso de las Agencias. Esta Resolución será proyectada por los responsables de almacén en los diferentes niveles.
4. Avalúo base de remate o de venta de los bienes que conste en Acta. Este avalúo podrá hacerse por unidades o por lotes, según convenga más a la Administración, o facilite su venta. Para efectuar este avalúo se tendrá como criterio que los precios que se fijen han de ser llamativos a fin de atraer el mayor número de postores.
PARÁGRAFO 1. Cuando se trate de elementos que requieran de un concepto especial en razón de su naturaleza y tecnología, deberá contarse con la asesoría de una persona conocedora de la materia, para determinar el estado del elemento y su valor comercial aproximado.
PARÁGRAFO 2. Designar los siguientes funcionarios para que intervengan en las diligencias relacionadas con el trámite de avalúo, venta, remate o destrucción y suscriban las Actas a que haya lugar:
1. En la Sede Nacional: el Jefe de la División de Recursos Físicos o su delegado, el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios y el responsable de almacén. El coordinador de este grupo será el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios.
2. En las Regionales: el Jefe de la División Administrativa, o Administrativa y Financiera, el responsable de almacén y un delegado de la Dirección Regional. El Coordinador de este grupo será el responsable de almacén.
3. En las Plantas de Producción de Alimentos: el jefe de la División de alimentos de la sede nacional o su delegado, el Coordinador de la Planta y el responsable de Almacén de la Planta, quien actuará como coordinador.
PARÁGRAFO 3. Cuando se seleccione el procedimiento por venta directa además de los anteriores requisitos, se procederá de conformidad con la Ley 80 de 1993, Decreto Reglamentario 855 de 1994 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
La venta se formalizará con la consignación, por parte del comprador, del valor total de los bienes en la pagaduría del ICBF que le sea indicada, acta de entrega de los bienes y elaboración, por el funcionario responsable de almacén, de la Orden de movimiento de bienes.
El procedimiento para la venta de desechos, barreduras y empaques usados, materias primas y/o alimentos no aptos para el consumo humano, provenientes de las Plantas de Producción de Alimentos, será:
1. Los funcionarios responsables de almacén en cada Planta de Producción de Alimentos acumularán los desechos, barreduras, originadas en el proceso y empaques de todo tipo ya usados y cuando el volumen lo amerite, conjuntamente con el Coordinador de estas, levantarán acta especificando cantidades y estado de los productos que se propone vender.
2. Considerando el estado de los elementos clasificados, su posible uso, los precios obtenidos en la última venta y/o los precios de elementos que se asimilen en el mercado, el Coordinador de la Planta de Producción de Alimentos y el responsable de almacén les asignarán un valor base de venta y consignarán dichos precios unitarios en el acta.
3. Con base en el acta anterior el Coordinador de la Planta de Producción de Alimentos, elaborará la invitación a presentar ofertas, la cual será fijada en cartelera de las Regionales más cercanas a la Planta y en la Planta de Producción de Alimentos.
4. El Subdirector Administrativo efectuará la selección de la mejor propuesta y suscribirá contrato con la persona natural o jurídica seleccionada.
5. Previamente al retiro de los bienes y cumplidos los trámites administrativos pertinentes, el comprador favorecido cancelará, en la Pagaduría del ICBF que le sea indicada, el valor de los bienes vendidos.
6. Cumplidos los trámites anteriores los funcionarios responsables de almacén harán entrega de los bienes vendidos mediante acta.
PARÁGRAFO 4.- Cuando se seleccione el procedimiento de remate, además de los requisitos generales, se procederá así:
1. Expedida la Resolución que autoriza la venta, el Coordinador del Grupo de Almacén, en la Sede Nacional, o el Jefe Administrativo o Administrativo y Financiero en las Regionales o el Director Seccional en las Agencias, presentarán a la entidad financiera seleccionada la correspondiente solicitud de remate y designarán el funcionario que deberá hacerse presente en dicha diligencia.
2. Realización del remate por la entidad financiera.
3. Consignación del valor producto del remate en una de las pagadurías del ICBF.
4. Acta de Entrega.
5. Elaboración de la orden de movimiento de bienes.
PARÁGRAFO 5. Cuando comercialmente carezcan de valor los bienes objeto de baja, se encuentren en alto grado de deterioro, contaminación, su traslado para proceder a remate o venta directa resulte muy oneroso, o cualquier hecho impida su venta, con la Resolución de autorización de baja definitiva, se procederá a su destrucción en el lugar donde se encuentren. Se levantará acta suscrita por los funcionarios delegados para el efecto. Dichos documentos serán la base para la elaboración de la orden de movimiento de bienes en almacén por baja definitiva, la cual se diligenciará a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a las diligencias de destrucción.
La destrucción física de los elementos, o el sacrificio de los semovientes requerirá los requisitos generales enunciados en el presente artículo.
9º Egresos por donación
ARTÍCULO 44. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Los bienes de propiedad del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar no podrán ser objeto de donación en favor de personas naturales o jurídicas de derecho privado, según lo preceptuado en el Artículo 355 de la Constitución Política.
Podrá autorizarse donación de bienes muebles, cuando a juicio del Subdirector Administrativo, Directores Regionales o Directores Seccionales los bienes deban entregarse a otra Entidad de Derecho Público.
10º Egresos por desmantelamiento
ARTÍCULO 45. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Para egresar máquinas, equipos o aparatos, por desmantelamiento, cuando su estado de conservación, pérdida parcial, costo de sostenimiento o vigilancia, inutilidad, o grave daño, hagan aconsejable esta medida para aprovechar las partes utilizables, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Solicitud escrita al Subdirector Administrativo en la Sede Nacional y Plantas de producción de Alimentos, en las Regionales o Agencias al Director respectivo, hecha por el jefe de la dependencia o funcionario que tiene los bienes. La solicitud debe contener: La enumeración de cada uno de los bienes por desmantelar, clase, grupo de inventario, marca, número, capacidad, detalles y valores de registro contable que permitan su exacta y completa identificación, anotando su procedencia, tiempo aproximado de servicio y motivos que justifiquen el desmantelamiento.
2. Autorización expedida por el Subdirector Administrativo o por los Directores Regionales o Seccionales según sea el caso.
3. Diligencia de desmantelamiento y elaboración del acta respectiva firmada por los funcionarios mencionados en el parágrafo segundo del artículo 43 de esta Resolución y además por uno de los técnicos o funcionarios especializados que intervienen en ella. En el acta se relacionarán pormenorizadamente los bienes por desmantelar, las partes, piezas, accesorios y repuestos que resultaren, separándolos en utilizables y no utilizables, con avalúo para los primeros y elaboración del ingreso respectivo de acuerdo con lo estipulado en el artículo 27 ordinal 9 de la presente Resolución. Los inservibles se contabilizarán como tales para darlos de baja después, de acuerdo con las normas establecidas para estos casos.
4. Expedición por el responsable de almacén, del comprobante de contabilidad descargando el bien desmantelado de las cuentas respectivas y debitando la cuenta Materiales y Suministros en depósito en el auxiliar que corresponda por el valor de las partes o piezas utilizables y el monto restante del valor total de bien, debitando como Baja definitiva de bienes.
11. Egresos por permuta de bienes muebles.
ARTÍCULO 46. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Hay permutación de bienes cuando se cambia uno por otro, transfiriéndose Contratantes recíprocamente el dominio de ellos. Cuando en un contrato de compraventa se pacta el precio parte en dinero y parte en otra cosa, se entenderá que es permuta cuando la cosa vale más que el dinero.
Para efectuar permutación de bienes se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Solicitud escrita al Subdirector Administrativo en la Sede Nacional y en las Plantas de Producción de Alimentos, al Director respectivo en las Regionales y Agencias, efectuada por el jefe de la División de Recursos Físicos en la Sede Nacional o por los Jefes de División Administrativa o Administrativa y Financiera en las Regionales o por el responsable de almacén en las Agencias y Plantas de Producción de Alimentos. La solicitud debe contener: La enumeración de cada uno de los bienes, grupo de inventario, clase, marca, número, capacidad, detalles y valores de registro contable que permitan su exacta y completa identificación.
2. Avalúo de los bienes efectuado por los funcionarios designados en el parágrafo segundo del artículo 43 de esta Resolución. De este avalúo se producirá acta firmada por todos los actuantes.
3. Si de los avalúos resulta diferencia de valor a favor del ICBF, se dejará constancia del compromiso de pago por parte del otro contratante, en cuyo caso, este valor deberá ser inferior al precio de los bienes recibidos. Si, en cambio, la diferencia de valor fuere a favor del otro contratante, se requerirá de la disponibilidad presupuestal para cubrirla, siempre y cuando el valor sea inferior al precio del bien o bienes recibidos por él.
4. Formalización del contrato de permuta de acuerdo con las normas legales vigentes.
5. Acta de entrega y recibo de los bienes, firmada por todos los actuantes.
Expedición por el responsable de almacén del ingreso y egreso de los elementos, recibidos y entregados recíprocamente, con base en el acta y demás documentos.
12° Egresos por préstamo
ARTÍCULO 47. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Se entiende que hay préstamo cuando se entrega un bien a otra entidad o persona para que por algún tiempo tenga el uso de él, con la obligación de restituirlo. Se distinguen los siguientes casos:
1. Préstamo a otra entidad de derecho público.
2. Préstamo a personas naturales o jurídicas de derecho privado.
ARTÍCULO 48. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Para el comodato o préstamo de uso de bienes muebles a entidades de Derecho público, personas naturales o jurídicas de derecho privado, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Solicitud escrita de la entidad que necesita de los bienes o del Jefe del área que desarrolla los proyectos, dirigida al Subdirector Administrativo, a los Directores Regionales o Seccionales según corresponda, con indicación del destino que vaya a darles, compromisos que adquiere sobre mantenimiento, custodia y buen uso, término del préstamo, nombre y cargo de la persona que debe recibirlos.
2. Elaboración y legalización del contrato por parte de la Subdirección Administrativa en la Sede Nacional y Plantas de Producción de Alimentos, División Jurídica en las Regionales y el Director Seccional en las Agencias.
3. Acta de entrega de los bienes firmada por el responsable de almacén con visto bueno del superior administrativo inmediato o su delegado y por la persona natural o el representante autorizado de la entidad prestataria, junto con el almacenista o responsable que recibe los bienes.
PARÁGRAFO.- Los bienes en comodato se entregarán siempre por intermedio de los funcionarios responsables de almacén del ICBF, y no pueden egresarse de las cuentas de inventarios, donde continuarán figurando como: 1920 BIENES ENTREGADOS A TERCEROS, con anotación de la entidad a la que se entregaron.
Corresponde a los funcionarios responsables de almacén gestionar, con el jefe superior Administrativo, la devolución cuando se presente alguna de las siguientes causales:
1. Cuando muera la persona natural, salvo que el bien haya sido prestado para un servicio particular que no pueda suspenderse.
2. Cuando sobrevenga al ICBF una necesidad imprevista y Urgente de la cosa, siempre y cuando que esta circunstancia haya sido prevista en el contrato.
3. Cuando se venza el plazo de duración del mismo, que no podrá ser superior a 5 (cinco) años.
4. Cuando no tiene lugar el servicio para el cual se ha prestado la cosa.
ARTÍCULO 49. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> En el evento en que el ICBF posea libros, documentos u objetos que por su escasez, rareza, valor extraordinario, histórico, político, científico o artístico, pueden llamarse únicos, o los libros o documentos considerados como incunables, su destinación, préstamo o traslado será decisión de la Dirección General de conformidad con las normas legales vigentes.
PARÁGRAFO.- El funcionario o empleado que violare esta prohibición será responsable del valor especial que a ellos se fije, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal, civil, penal y/o administrativa que por tal violación le correspondan.
ARTÍCULO 50. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> En los casos dudosos de si el libro, documento u objeto es de los definidos en el artículo anterior, se oirá previamente, el dictamen de las academias o cuerpos consultivos del Gobierno.
ARTÍCULO 51. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> De acuerdo con las características de utilización, los inventarios de bienes de propiedad del ICBF, a cargo de dependencias que por razón de sus funciones o misión de servicios deban facilitarlos a terceros, como por ejemplo: Bibliotecas, equipos audiovisuaIes cafeterías, auditorios, etc., la Subdirección Administrativa en la Sede y las Direcciones Regionales y Seccionales expedirán los reglamentos de servicio al usuario y de manejo de bienes.
13° Depósito de bienes
ARTÍCULO 52. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Hay depósito cuando se ponen bienes o cosas bajo la custodia o guarda de entidad o persona que quede en la obligación de responder de ellos Y devolverlos cuando se le exija.
Para hacer depósito de bienes del ICBF, por razones de inseguridad o incapacidad del local donde se encuentren, de imposibilidad de mantenerlos en las bodegas del Instituto, falta de local, terminación o aplazamiento de obras, terminación de campañas o de funcionamiento de granjas o dependencias, falta de los funcionarios responsables de almacén, o cualquier otra causa que justifique el depósito para la defensa, cuidado o conservación de los mismos, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Solicitud presentada al Subdirector Administrativo por el Jefe de División de Recursos Físicos para la Sede Nacional, o por el responsable de almacén para el caso de las Plantas de Producción de Alimentos, a las Direcciones Regionales por los Jefes de División Administrativa o Administrativa y Financiera, a las Direcciones Seccionales por el responsable de almacén para el caso de las Agencias.
2. En la solicitud se debe presentar la relación pormenorizada de los bienes por depositar, con indicación de agrupaciones de inventario, cantidad, estado, especificaciones y valores con que figuren en los registros contables.
3. Se incluirá también la entidad o persona a quien deben confiarse, lugar y sitio donde deben entregarse, motivos que justifican el depósito, tiempo y costos estimados.
4. Elaboración y legalización del contrato de acuerdo con las normas vigentes.
5. Acta de entrega de los bienes, firmada por los responsables de almacén con el visto bueno del superior administrativo inmediato y por los funcionarios designados por la entidad que recibe el depósito. En dicha acta se dejará constancia de los bienes en la forma indicada en el numeral 1. de este artículo.
ARTÍCULO 53. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Los bienes en depósito no pueden darse de baja en los inventarios del almacén o de la oficina o dependencia que los tenía, donde seguirán figurando con la constancia de que se encuentran depositados, con anotación de la dependencia, lugar y funcionario o persona que los recibió.
ARTÍCULO 54. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Ningún funcionario al servicio del ICBF, podrá recibir o dar bienes en depósito sin el cumplimiento de los requisitos fijados en esta Resolución. Los bienes en depósito en circunstancias irregulares serán declarados como sobrantes o faltantes, según el caso, con las responsabilidades a que haya lugar. Los bienes en depósito no pueden utilizarse o consumirse en la dependencia donde se depositen, ni en ninguna otra.
CAPÍTULO VII.
INMUEBLES.
ARTÍCULO 55. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> La adquisición y venta de inmuebles se regirá por lo establecido en la legislación vigente para el efecto.
Para el registro contable de adquisición o enajenación de inmuebles el responsable de almacén debe elaborar, con base en el acta de recibo o de entrega, escritura pública e inventario, el asiento de contabilidad afectando la agrupación respectiva según el caso.
ARTÍCULO 56. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Para la permutación de inmuebles se requiere:
1. Solicitud presentada por los Directores Regionales o Seccionales a la Dirección General.
2. Disponibilidad presupuestal para la ejecución de gastos de avalúo a que haya lugar.
3. Avalúo de los inmuebles efectuado por persona natural o jurídica legalmente autorizada.
4. Autorización de la Dirección General.
5. Titulación completa de los inmuebles y concepto favorable del representante de la entidad permutante.
6. Solemnización del contrato de permuta conforme a las normas legales vigentes.
7. Elaboración del acta de entrega y/o recibo por inventario del inmueble objeto de permuta.
8. Elaboración de los asientos de contabilidad para descargar el valor del inmueble entregado e incorporar el del inmueble recibido en sus respectivas cuentas.
ARTÍCULO 57. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Cuando sea necesario demoler total o parcialmente un inmueble de propiedad del ICBF para ejecutar nuevas obras, construcciones, reparaciones o reformas, o por causa de accidentes, incendios, inundaciones, fenómenos sísmicos o atmosféricos que lo dejaron en mal estado, ruina inminente o en peligro de causar accidentes, o por razones de higiene o salubridad o por cualquier otra causa justificada, se deben cumplir los siguientes requisitos:
1. Solicitud dirigida al Subdirector Administrativo con declaración expresa del jefe de la División de Recursos Físicos, de los Directores Regionales o Directores Seccionales, del nivel respectivo, sobre la necesidad de la demolición parcial o total y motivos que justifiquen la medida. Harán parte de esta declaración los estudios que servirán de soporte técnico para la elaboración del correspondiente contrato de obra.
2. Autorización escrita de la Subdirección Administrativa.
3. Obtención de la licencia de urbanismo o de construcción otorgada por las autoridades municipales en cumplimiento del Decreto 2150 de 1995.
4. Demolición total o parcial del inmueble, efectuando el acta correspondiente debidamente valorizada, con intervención del Jefe de la División de Recursos Físicos o su delegado, en la Sede Nacional y Plantas de Producción de Alimentos o el Jefe de la División Administrativa o Administrativa y Financiera, en las Regionales o el Director Seccional en las Agencias.
5. Elaboración de los asientos de contabilidad para descargar de la cuenta de inmuebles el valor del bien demolido o de la parte que se demolió.
PARÁGRAFO. Si de la demolición resultan materiales o elementos aprovechables, se hará relación de ellos, con avalúo efectuado por los funcionarios designados en el parágrafo 2 del artículo 43 de esta Resolución, según corresponda al Nivel Nacional, Regional o Seccional y con respaldo del acta, se elaborará el Comprobante de Contabilidad a que haya lugar.
ARTÍCULO 58. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Para los respectivos niveles de Sede, Regionales, Centros Zonales y Agencias, los responsables del control de inventarios llevarán registros detallados de los inmuebles propiedad del ICBF, que correspondan a su jurisdicción.
En dichos registros se incluirá la siguiente información:
- Clase de inmueble.
- Localización.
- Nomenclatura.
- Valor.
Para cada inmueble se llevará una carpeta que contenga:
- Titulación y detalle del registro, linderos y áreas.
- Planos y fotografías.
- Descripción de las características generales de la construcción por áreas.
- Uso a que se destina.
- Estado de conservación.
- Inventario, servicios y obras adicionales.
- Nombre y cargo del responsable de su cuidado, custodia y administración.
PARÁGRAFO.- En los eventos de nuevas construcciones, adiciones o mejoras que se realicen se elaborará acta de inventario para incorporación al patrimonio del ICBF, con participación de los funcionarios designados en el parágrafo 2 del artículo 43 de esta Resolución. Esta acta servirá como base para la elaboración de los asientos de contabilidad a que haya lugar.
CAPÍTULO VIII.
INFORMES Y RENDICIÓN DE CUENTA.
ARTÍCULO 59. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> Los funcionarios responsables de almacén en los niveles Nacional, Regional, Zonal, Plantas de Producción de Alimentos y Agencias, rendirán los informes y cuentas que correspondan al movimiento y manejo de bienes, para el debido registro contable, en las fechas y plazos señalados en la programación financiera. Los registros contables se efectuarán teniendo en cuenta el Plan Contable para el ICBF aprobado mediante Resolución 1244 de 20 de junio de 1996.
Los informes se rendirán a las dependencias de contabilidad del Instituto con la siguiente periodicidad:
1. Diaria. Boletín Diario de almacén al cual deben adjuntarse todas las órdenes de movimiento de bienes en almacén y asientos contables generados en la fecha respectiva.
2. Mensual. Boletín mensual de almacén al cual se deben adjuntar las relaciones mensuales de ingreso y de egreso de: Materiales y Suministros y devolutivos, el análisis de movimiento de almacén por cuentas de balance, los movimientos contables y el Balance de Almacén.
3. Diligencia capítulo de bienes del formato único de cuenta de la Contraloría General de la República en los plazos y con los requisitos vigentes sobre la materia.
PARÁGRAFO. Los superiores administrativos inmediatos de los funcionarios responsables de almacén, tendrán a cargo la supervisión y vigilancia sobre la confiabilidad y oportunidad en la rendición de los informes contables de movimiento y manejo de bienes.
CAPÍTULO IX.
CASOS NO PREVISTOS.
ARTÍCULO 60. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> En los casos no previstos en la presente Resolución para el ingreso o egreso de bienes, deberán cumplirse los requisitos ordenados para casos análogos que rigen la materia.
ARTÍCULO 61. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 935 de 2005> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las Resoluciones números 1483 del 25 de junio de 1991, 1701 de 9 de agosto de1993, el ordinal 1° del Artículo Primero, Artículo Segundo y sus parágrafos y el Artículo Tercero de la Resolución 0619 del 17 de Marzo de 1994, 1022 del 28 de Abril de 1995, 1111 del 11 de Mayo de 1995.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Santa Fe de Bogotá D. C., a los 28 ABR. 1997
ADELINA COVO DE GUERRERO
Directora General