RESOLUCIÓN 1540 DE 2023

(marzo 31)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

por la cual se deorga  la Resolución No. 1888 de 2006

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR -CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS

En uso de sus facultades constitucionales, legales y estatutarias y, en especial de las que le confiere el Decreto 1871 de 2022, el literal b) del artículo 28 de la Ley 7 de 1979, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y,

CONSIDERANDO

Que el artículo 209 de la Constitución Política, estableció que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que de acuerdo con el artículo 11 la Ley 594 de 2000, el “Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”.

Que a través del Acuerdo 060 del 2001, el Archivo General de la Nación estableció, entre otras, “los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos”.

Que, en virtud de lo anterior, mediante Resolución 1888 del 2006, se adoptó la Guía para la Gestión Documental en el ICBF, ese acto administrativo fue modificado por el artículo 3 de la Resolución 10000 de 2017; pero solo en lo que tiene que ver con el contenido en la tabla de anexos de la pue formaba parte de dicha resolución.

Que posteriormente, el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014 estableció la obligación de adoptar un “Programa de Gestión Documental, en el cual se determinen los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos", con observancia de los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia.

Que acorde, con el, artículo 16 de la Ley ibídem, los sujetos obligados deben asegurar de que dentro de sus entidades existan procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos.

Que el artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015, estableció los componentes de la política de gestión documental, la cual está constituida, entre otros, por: un “Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad" y por “La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información”.

Que el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, fijó como instrumentos archivísticos para la gestión documental en las entidades públicas, entre otros: “a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). b) La Tabla de Retención Documental (TRD). c) El Programa de Gestión Documental (PGD). d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR), e) El Inventario Documental. (...) g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales, h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad, i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos”.

Que los instrumentos archivísticos en mención se encuentran adoptados y articulados en la Resolución 11980 de 2019, la cual fue modificada por la Resolución 6659 de 2020. A través de esa resolución se adoptó el Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión del ICBF como “una herramienta gerencial enfocada en dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de la Entidad, promoviendo la mejora continua en cada uno de los procesos y fortaleciendo así el logro de la misión y los objetivos estratégicos de la Entidad en el marco de las necesidades y expectativas de los niños, niñas y adolescentes y sus familias". Además de lo anterior, el ICBF se encuentra alienado con la norma NTC - ISO 9001:2015 sobre el Sistema de Gestión de Calidad, que señala la relevancia del manejo de la información y de la aplicación de la Ley 594 de 2000 en el componente de Gestión de la información de MIPG.

Que dichos instrumentos tienen la finalidad de propender por un adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental en la entidad, facilitando la toma de decisiones, constituyendo la memoria institucional y agilizando el acceso a la información, al aumentar la capacidad de atender de manera oportuna, eficiente y eficaz los requerimientos de las autoridades y los ciudadanos en atención al modelo MIPG.

Que en virtud de lo expuesto, en aplicación a los principios que rigen la función administrativa, y teniendo en cuenta que la Entidad ya cuenta con instrumentos archivísticos para la gestión documental de la Entidad, sumado a los aplicativos implementados como el SIGEP y ORFEO, se deberá derogar la Resolución No. 1888 de 2006, al determinarse desde el Grupo de Gestión Documental que la guía para la gestión documental en el ICBF no aporta valor agregado al proceso, toda vez que actualmente los temas abordados dentro de la guía se encuentran reflejados de manera actualizada en las Resoluciones 11980 de 2019 y 6659 de 2020 y demás documentación con la que cuenta la Entidad, relacionada con la gestión documental, tales como: procedimientos, planes y programas, respectivamente.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. DEROGAR la Resolución No. 1888 de 2006 “Por medio de la cual se adopta la guía para el manejo de la Gestión Documental en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se revoca una Resolución”.

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su expedición.

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 31 MAR 2023

ASTRID ELIANA CÁCERES CÁRDENAS

Directora General