RESOLUCIÓN 8650 DE 2021
(noviembre 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
Por la cual se integra y reglamenta el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el Subcomité de Arquitectura Empresarial y la Mesa Técnica de Sistemas y Gestión de Información misional en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS - ICBF
En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las consagradas en el literal b) del artículo 28 de la Ley 7a de 1979, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiares un establecimiento público del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio adscrito al Departamento Administrativo de la Prosperidad Social, creado por la Ley 75 de 1968.
Que el artículo 1o del Decreto 987 de 2012, modificado por el Decreto 879 de 2020, "Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar "Cecilia de la Fuente de Lleras" y se determinan las funciones de sus dependencias", determina que el ICBF, para el desarrollo de sus funciones, contará en su estructura organizacional con varios órganos de asesoría y coordinación, entre los cuales se encuentran el Comité de Coordinación de Control Interno y Comité de Gestión Integral.
Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, dispone lo siguiente: "Intégrese en un solo Sistema de Gestión, los Sistemas de Gestión de la Calidad de que trata la Ley 872 de 2003 y de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998. El Sistema de Gestión deberá articularse con los Sistemas Nacional e Institucional de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998 de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de los organismos y entidades deí Estado. (...)".
Que mediante la Resolución 8080 de 2016 se aprobó el Manual del Sistema Integrado de Gestión y se adoptó el nuevo modelo de operación por procesos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras ICBF.
Que mediante la Resolución 7070 de 2017 se reorganizó el Sistema Integrado de Gestión frente a roles y responsabilidades de actores que inciden directamente en la implementación y sostenibilidad del mismo con el fin de fortalecer el enfoque por procesos y la articulación de los ejes para mejorar los resultados de la gestión.
Que el Decreto 1499 de 2017, expedido por el Gobierno Nacional, modificó el Decreto 1083 de 2015, reglamentó el alcance del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de Control Interno, y actualizó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG, que conforme con lo establecido en su artículo 2.2.22.3.4 debe ser adoptado por los organismos y entidades de las órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del poder público.
Que así mismo, el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto referido, dispone que en las entidades públicas se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño, encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.
Que en cumplimiento de la precitada norma, el ICBF expidió la Resolución 12068 de 2019, “Por la cual se íntegra y reglamenta el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se crea el Subcomité de Arquitectura Empresarial y la Mesa Técnica de Sistemas y Gestión de Información del ICBF”.
Que el 30 de diciembre de 2019 el ICBF expidió la Resolución 11980, "Por el cual se adopta el Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión del ICBF", derogando la Resolución 7070 de 2017.
Que la Resolución 6659 de 2020, por la cual se modifica el modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión, modificó la Resolución 11980 de 2019, incorporando los ajustes derivados del Decreto 879 de 2020, "Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar "Cecilia de la Fuente de Lleras" y se determinan las funciones de sus dependencias".
Que el Decreto 1008 de 2018, "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la política de Gobierno Digital y se subroga el Capítulo 1 del Título 9 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones", establece los lineamientos generales de la Política de Gobierno Digital para Colombia –antes estrategia de Gobierno en Línea–, la cual debe ser entendida como el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones para consolidar un Estado y ciudadanos competitivos, proactivos, e innovadores, que generen valor público en un entorno de confianza digital.
Que el artículo 2.2.9.1.2.2 del Decreto 1008 de 2018 establece que para la implementación de la Política de Gobierno Digital, las entidades públicas deberán aplicar el manual de Gobierno Digital que define los lineamientos, estándares y acciones a ejecutar por parte de los sujetos obligados.
Que el artículo 2.2.35.3 del Decreto 1083 de 2015, adicionado por el artículo 1 del Decreto 415 de 2016, determina que para el fortalecimiento Institucional en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones, las entidades y organismos deberán entre otras:
1. Liderar la gestión estratégica con tecnologías de la información y las comunicaciones mediante la definición, implementación, ejecución, seguimiento y divulgación de un Plan Estratégico de Tecnología y Sistemas de Información (PETI) que esté alineado a la estrategia y modelo integrado de gestión de la entidad y el cual, con un enfoque de generación de valor público, habilite las capacidades y servicios de tecnología necesarios para impulsar las transformaciones en el desarrollo de su sector y la eficiencia y transparencia del Estado.
2. Liderar la definición, implementación y mantenimiento de la arquitectura empresarial de la entidad y/o sector en virtud de las definiciones y lineamientos establecidos en el marco de referencia de arquitectura empresarial para la gestión de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) del Estado, la estrategia GEL y según la visión estratégica, las necesidades de transformación y marco legal específicos de su entidad o sector.
3. Desarrollar los lineamientos en materia tecnológica, necesarios para definir políticas, estrategias y prácticas que habiliten la gestión de la entidad y/o sector en beneficio de la prestación efectiva de sus servicios y que a su vez faciliten la gobernabilidad y gestión de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). Así mismo, velar por el cumplimiento y actualización de las políticas y estándares en esta materia. (...)
Que la norma en mención, en su artículo 2.2.35.4, establece que "cuando la entidad cuente en su estructura con una dependencia encargada del accionar estratégico de las Tecnologías y Sistemas de la Información y las Comunicaciones, hará parte del comité directivo y dependerán del nominador o representante legal de la misma".
Que de conformidad con el Manual para la implementación de Gobierno Digital del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - MinTIC, la Estrategia de Gobierno en Línea se transformó en la Política de Gobierno Digital, con la finalidad de generar un nuevo enfoque que permita a las entidades públicas dotarse de capacidades para responder a las necesidades que demanda un escenario de la economía digital, para un desarrollo integral del Gobierno Digital en Colombia, el uso de la tecnología y la forma como ésta puede aportar en la generación de valor público.
Que el numeral 3 del artículo 2.2.17.5.8 del Decreto 1078 de 2015, adicionado por el artículo 1o del Decreto 1413 de 2017, señala como obligación de las entidades públicas y particulares que desempeñan funciones públicas la de “Definir las reglas y políticas que deben ser consideradas por el operador en el intercambio y composición de la información de un servicio o trámite determinado, lo anterior, atendiendo los lineamientos del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión de TI en el Estado, así como del Marco de Interoperabilidad para que las entidades que requieran esta información en sus procesos puedan exponer o consumir servicios según corresponda.”
Que la Guía General del Proceso de Arquitectura Empresarial del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - Min TIC (G.GEN.03 Versión 1.0 31/10/2019), define la Arquitectura Empresarial de la siguiente manera:
"Es una práctica estratégica que consiste en analizar integralmente las entidades desde diferentes perspectivas o dimensiones, con el propósito de obtener, evaluar y diagnosticar su estado actual y establecer la transformación necesaria que le permita evolucionar desde el estado actual hasta la arquitectura empresarial objetivo.
El objetivo es generar valor a través de las Tecnologías de la Información para que facilite el cumplimiento de los objetivos misionales de la institución y del sector o territorio al que pertenecen, generando beneficios al negocio u organización. Una arquitectura se descompone en varias estructuras o dimensiones para facilitar su estudio".
Que la citada Guía, señala en el numeral 2.1 de la Fase 1, relativa a la Definición de la Estrategia para la Realización del Ejercicio de Arquitectura Empresarial, (ítem 6) que "La entidad debe conformar un comité de arquitectura empresarial que se encargue de revisar y tomar las decisiones que requieran un análisis de impacto y/o viabilidad con relación a requerimientos o proyectos producto del proceso de arquitectura empresarial u otros proyectos de TI que se desarrollen en la entidad ".
Que teniendo en cuenta la necesidad de una adecuación organizacional basada en la modernización y el fortalecimiento del gobierno, la gerencia y la calidad de los servicios que presta el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, mediante el Decreto 879 de 2020, se modificó la estructura y funciones de sus dependencias, y se crearon la Dirección de Infancia y la Dirección de Adolescencia y Juventud.
Que la Resolución 0228 de 19 de enero de 2021, entre otras cosas modificó el artículo 37 de la Resolución No 60 de 2013, ajustando el Grupo de Analítica Institucional - GAI, con el objeto consolidar, procesar, difundir y analizar datos estratégicos para el ICBF a partir de fuentes de información internas y externas para orientar y evaluar de manera eficiente los planes, programas y proyectos a partir del análisis de tendencias e inferencia estadística y modelos descriptivos y predictivos mediante el uso de metodologías y. técnicas asociadas a la analítica, la inteligencia de negocios y el Big Data." Por lo que es necesario ajustar las responsabilidades de la Mesa Técnica de Sistemas de Información del ICBF establecida en la Resolución 12068 de 2019.
Que el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, en marzo de 2021, actualizó el Marco General Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, incluyendo la política número 18, denominada, Gestión de la Información Estadística y la política número 19 denominada Compras y Contratación Pública.
Que el artículo 12 del Decreto Legislativo 491 de 2020 dispone que “Sin perjuicio de las disposiciones contenidas en las normas vigentes, los órganos, corporaciones, salas, juntas o consejos colegiados, de todas las ramas del poder público y en todos los órdenes territoriales, podrán realizar sesiones no presenciales cuando por cualquier medio sus miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado (...)".
Que por las razones antes señaladas, resulta necesario derogar la Resolución 12068 del 31 de diciembre de 2019 y expedir el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el Subcomité de Arquitectura Empresarial y la Mesa Técnica de Sistemas y Gestión de Información misional en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Integrar y reglamentar el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el Subcomité de Arquitectura Empresarial y la Mesa Técnica de Sistemas y Gestión de Información misional en el ICBF.
ARTÍCULO 2o. CONFORMACION DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, qué tendrá como objeto orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, estará conformado por:
1. Director General o su designado.
2. Secretario General, quien lo preside.
3. Subdirector General o su designado.
4. Director de Planeación y Control de Gestión.
5. Director de Gestión Humana.
6. Director de Servicios y Atención.
7. Director de Información y Tecnología.
8. Director Administrativo.
9. Director Financiero.
10. Director del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
11. Director de Primera Infancia.
12. Director de Infancia.
13. Director de Adolescencia y Juventud.
14. Director de Familias y Comunidades.
15. Director de Protección.
16. Director de Nutrición.
17. Jefe Oficina de Aseguramiento a la Calidad.
18. Jefe Oficina de Gestión Regional.
19. Jefe Oficina Asesora Jurídica.
20. Subdirector de Monitoreo y Evaluación.
21. Subdirector de Mejoramiento Organizacional.
PARÁGRAFO PRIMERO. A todas las sesiones del comité asistirá como invitado permanente el Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Los miembros podrán invitar a las sesiones a los colaboradores que consideren, de acuerdo con los temas previstos en el orden del día. Sin embargo, su presencia se limitará a la exposición o participación en el asunto para el cual sean llamados.
ARTÍCULO 3o. RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO. Sin perjuicio de las responsabilidades establecidas en el Título 22 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, adicionado por el Decreto 1499 de 2017, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño tendrá las siguientes responsabilidades:
1. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG por dimensión.
2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG.
3. Proponer al Comité Sectorial de Gestión y Desempeño Institucional, Iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG.
4. Presentar los Informes que el Comité Sectorial de Gestión y Desempeño Institucional y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño de la entidad.
5. Promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración Interna de la gestión.
6. Socializar el Plan de Acción Integral al Interior de la entidad, para facilitar el conocimiento y generar compromiso en sus colaboradores con el efectivo cumplimiento de las metas establecidas.
7. Socializar y propender por la implementación adecuada de las siete (7) dimensiones y las políticas establecidas en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, y las demás que se llegaren a establecer.
8. Promover el fortalecimiento del liderazgo y el talento humano bajo los principios de Integridad y legalidad, como motores de la generación de resultados.
9. Apoyar el desarrollo de una cultura organizacional fundamentada en la Información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua.
10. Facilitar y promover la participación ciudadana efectiva en la planeación, gestión y evaluación del Instituto.
11. Promover la coordinación con otras entidades para mejorar la gestión y el desempeño.
12. Diseñar e implementar directrices y herramientas preventivas para el fortalecimiento institucional en la lucha contra la corrupción, blindaje electoral, acceso a la información y transparencia.
13. Aprobar el mapa de operación por procesos y promover su divulgación y su correcta aplicación.
14. Aprobar y promover la implementaclón de las políticas y objetivos de gestión y directrices en materia dé Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiental y Seguridad Digital y de la Información en el marco del Sistema Integrado de Gestión.
15. Aprobar y apoyar la implementaclón de los planes de continuidad del negocio que se establezcan con el fin de mitigar los riesgos asociados a la Interrupción de la operación.
16. Emitir orientaciones que propendan que la información del ICBF se encuentre protegida apropiadamente, sobre los pilares de la confidencialidad, la Integridad, la disponibilidad, la privacidad y la autenticidad de la Información, así como los recursos Informáticos y físicos que la soportan.
17. Realizar la revisión del Sistema Integrado de Gestión con el fin de asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia, efectividad y alineación continua con el marco estratégico de la entidad.
18. Revisar y aprobar la matriz de los riesgos de corrupción, así mismo, conocerlos demás riesgos en la entidad y apoyar su gestión.
19. Adelantar las funciones del Comité Interno de Archivo definidas en el artículo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015.
20. Proponer a la Dirección General la creación de Subcomités o Mesas de Trabajo para el fortalecimiento de las políticas relacionadas con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
21. Tomar las decisiones para gestionar de forma adecuada las tecnologías de la información y el apoyo de las estrategias de TI alineadas a la operación de la Entidad.
22. Velar por el cumplimiento de las políticas, estrategias, planes, programas y proyectos asociados a la promoción de la transparencia y el cumplimiento del código de integridad del Instituto.
23. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
PARÁGRAFO PRIMERO. El comité del que trata el presente artículo integra el Comité de Desarrollo Administrativo y el Comité del Sistema Integrado de Gestión, y sustituye los demás comités que tienen relación directa con la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El Subcomité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión - SIGE establecido en el Título III de la Resolución 11980 de 2019, así como los Comités de Archivo en las Regionales de que tratan los artículos 9 al 15 de la Resolución 7666 de 2016, seguirán vigentes y harán parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
ARTÍCULO 4o. SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Comité Institucional de Gestión y Desempeño será ejercida por el Director de Planeación y Control de Gestión con el apoyo de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional.
ARTÍCULO 5o FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. Son funciones de la Secretaría Técnica las descritas a continuación:
1. Convocar por escrito a las reuniones ordinarias del Comité, con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario a la fecha indicada para cada sesión remitiendo el correspondiente orden del día, así como los insumos necesarios para la sesión, indicando el lugar y la hora de la reunión.
2. Extender invitación, según asuntos a tratar, a los colaboradores de la entidad que tengan relación con los mismos.
3. Citar a sesiones extraordinarias cuando el que preside el Comité u otros miembros lo soliciten.
4. Elaborar las actas en cada sesión del Comité, las cuales se numerarán consecutivamente con la indicación del día, mes y año de la reunión respectiva.
5. Custodiar y administrar el archivo de las actas, sus anexos y demás documentos relacionados con el Comité.
6. Recopilar y consolidar la información necesaria para reportar el seguimiento de las dimensiones del Modelo y presentar los informes de avance en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión a los miembros del Comité.
7. Realizar seguimiento al cumplimiento de las decisiones del Comité.
ARTÍCULO 6o. SESIONES. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño se reunirá de acuerdo con las necesidades planteadas tanto por quien preside el Comité como por la secretaría técnica, cuya frecuencia no podrá ser Inferior a una (1) vez por trimestre de manera ordinaria, previa convocatoria del secretarlo técnico. Igualmente, y cuando las circunstancias lo ameriten, podrá citarse a sesiones extraordinarias. Las sesiones podrán ser presenciales o virtuales de conformidad con lo establecido en el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para lo cual se hará uso de los medios tecnológicos disponibles.
ARTÍCULO 7o. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño del ICBF deliberará y decidirá con la mitad más uno de los miembros del Comité que cuenten con voz y voto, teniendo en cuenta lo mencionado en el artículo 2° de la presente Resolución.
PARÁGRAFO. El Comité tomará sus decisiones con base en los informes elaborados y empleados por los responsables, según los temas a tratar en cada sesión y demás criterios técnicos que consideren pertinentes.
ARTÍCULO 8o. APROBACIÓN DE LAS ACTAS. La Secretarla Técnica enviará por correo electrónico el proyecto de acta a los Integrantes del Comité dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la sesión, quienes deberán aprobarla o hacer sus observaciones dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Si vencido el plazo no se han recibido observaciones, se entenderá que el proyecto de acta fue aprobado.
En caso de que existan observaciones o comentarlos, se procederá a realizar los ajustes sugeridos de ser procedentes y elaborar la versión definitiva dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de las observaciones.
Para la realización de las actas, la secretaría técnica se podrá apoyar en las dependencias que tengan la competencia y que hayan participado en las sesiones del Comité.
PARÁGRAFO. Atendiendo a lo establecido en el artículo 33 del Decreto 019 de 2012, las actas del Comité Institucional de Gestión Desempeño serán firmadas por el presidente y el Secretarlo Técnico del Comité.
ARTÍCULO 9o. REFERENCIAS. Las referencias o menciones que en actos administrativos anteriores se hubieren realizado al Comité de Desarrollo Administrativo y al Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión deben entenderse en adelante que hacen referencia al Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
ARTÍCULO 10o. SUBCOMITÉ DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL. Créese el Subcomité de Arquitectura Empresarial, como instancia asesora del ICBF, el cual promoverá el análisis integral de los procesos desde diferentes perspectivas, con el propósito de fortalecer de manera articulada, cada uno de los dominios de dicha práctica estratégica.
ARTÍCULO 11. CONFORMACIÓN. El Subcomité de Arquitectura Empresarial estará conformado por:
1. Subdirector General o su designado.
2. Secretario General o su designado.
3. Director de Planeación y Control de Gestión quien presidirá el Comité.
4. Subdirector de Mejoramiento Organizacional.
5. Director de Información y Tecnología.
6. Subdirector de Sistemas Integrados de Información.
7. Subdirector de Recursos Tecnológicos.
PARÁGRAFO PRIMERO. A las sesiones asistirán con voz, pero sin voto, un representante del Grupo de Analítica Institucional de la Dirección de Planeación y Control de Gestión y un representante del Eje de Seguridad de la Información.
PARÁGRAFO SEGUNDO. La Secretaría Técnica del Subcomité de Arquitectura Empresarial será ejercida por el Director de Información y Tecnología con el apoyo de la Subdirección de Sistemas Integrados de la Información y la Subdirección de Recursos Tecnológicos.
PARÁGRAFO TERCERO. Cuando los temas a tratar en las reuniones del Subcomité lo requieran, podrán ser convocados en calidad de invitados los colaboradores que se estime conveniente, así como funcionarios de otras entidades.
PARÁGRAFO CUARTO. A las sesiones deberá asistir como invitado el director, subdirector o jefe de oficina de la dependencia que postule un proyecto con componente TIC o que presente iniciativas que requieran de la alineación a nivel de arquitectura empresarial.
PARÁGRAFO QUINTO. Las designaciones o los cambios de estas, se realizan a través de comunicación oficial o correo electrónico remitido al Director de Información y Tecnología, en su calidad de Secretario Técnico del Subcomité.
ARTÍCULO 12o. RESPONSABILIDADES DEL SUBCOMITÉ. El Subcomité de Arquitectura Empresarial del ICBF tendrá las siguientes responsabilidades:
1. Establecer los lineamientos de Arquitectura Empresarial.
2. Identificar las capacidades para desarrollar ejercicios de Arquitectura Empresarial.
3. Promover dentro de la entidad la difusión y entendimiento de la Arquitectura Empresarial.
4. Analizar las iniciativas de Arquitectura Empresarial verificando que estén orientadas a apoyar el cumplimiento de los objetivos y planes estratégicos sectoriales e institucionales.
5. Avalar y brindar concepto sobre la alineación y la articulación de los procesos, información, tecnología, y apropiación en la entidad en el marco de los ejercicios de Arquitectura Empresarial que se realicen.
6. Avalar y brindar concepto sobre la alineación y articulación de la plataforma estratégica y Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI) del ICBF en el marco de la Arquitectura Empresarial.
7. Proponer y promover los principios, políticas, lineamientos, estrategias y directrices para el ICBF sobre Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC, que apoyen las necesidades definidas en el marco estratégico de la Entidad.
8. Proponer y validar procesos de estandarización de los componentes de información.
9. Proponer y validar los mecanismos y fuentes de integración e interoperabilidad, tanto entre sistemas de información internos de la Entidad, así como con entidades externas.
10. Asesorar en el manejo de los datos, información y flujos de información soportada en la arquitectura de TI.
11. Proponer las acciones para mejorar la calidad de los datos en cuanto integridad.
12. Definir y gestionar la implementación del Plan de Gobierno Digital de la entidad, en el marco de lo establecido en la Política de Gobierno Digital del Ministerio TIC.
ARTICULO 13o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Subcomité de Arquitectura Empresarial, tendrá las siguientes funciones:
1. Convocar por correo electrónico a las reuniones ordinarias del Subcomité, con una antelación no inferior a cinco (5) días calendario a la fecha indicada para cada sesión, remitiendo el correspondiente orden del día, así como los insumos necesarios para la sesión, indicando el lugar y hora de la reunión.
2. Convocar a las reuniones extraordinarias, cuando se requiera por solicitud de cualquiera de los integrantes del Subcomité o del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
3. Custodiar y administrar el archivo de las actas, sus anexos y demás documentos relacionados con el respectivo Subcomité.
4. Presentar para aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño los principios, políticas, lineamientos, estrategias, iniciativas de Arquitectura Empresarial y directrices que determine el Subcomité de Arquitectura Empresarial cuando estas sean sujetos de actualización o implementación.
5. Elevar los temas producto del Subcomité de Arquitectura Empresarial que necesiten aprobación al Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
6. Elaborar las actas de cada sesión del Subcomité, las cuales se enumeran consecutivamente con la indicación del día, mes y año de la respectiva reunión.
7. La Secretaria Técnica enviará por correo electrónico el proyecto del acta a los integrantes del Subcomité dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la sesión, quienes deberán aprobarla o hacer sus observaciones dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Si vencido el plazo no se han recibido observaciones, se entenderá que el proyecto de acta fue aprobado.
En caso de que existan observaciones o comentarios, se procederá a realizar los ajustes sugeridos de ser procedentes y elaborar la versión definitiva dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de las observaciones.
ARTÍCULO 14o. SESIONES. El Subcomité de Arquitectura Empresarial se reunirá por lo menos una (1) vez cada semestre de manera ordinaria, previa convocatoria de la Secretaria Técnica.
Igualmente, podrá solicitarse por parte de alguno de los miembros del Subcomité o del Comité de Gestión y Desempeño, sesiones extraordinarias cuando se requiera. Las sesiones serán presenciales, sin perjuicio de la celebración de sesiones virtuales en casos excepcionales, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para lo cual se hará uso de los medios tecnológicos disponibles.
ARTÍCULO 15o. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. Se constituirá quorum deliberatorio con la participación de la mayoría simple de sus integrantes. En todos los casos las decisiones se adoptarán por mayoría simple de los participantes.
ARTÍCULO 16o. MESA TÉCNICA DE SISTEMAS Y GESTIÓN DE INFORMACIÓN MISIONAL. Intégrese la Mesa Técnica de Sistemas y Gestión de Información Misional del ICBF como una instancia adscrita al Subcomité de Arquitectura Empresarial encargada de articular, gestionar y priorizar las necesidades de desarrollo y ajustes sobre los sistemas de información misionales; así como, promover lineamientos y/o políticas generales para la gestión de la información misional del ICBF.
ARTÍCULO 17o. CONFORMACIÓN DE LA MESA TÉCNICA DE SISTEMAS Y GESTIÓN DE INFORMACIÓN. La Mesa Técnica de Sistemas y Gestión de Información Misional estará integrada por los designados de las dependencias indicadas a continuación:
1. Subdirección General.
2. Dirección de Servicios y Atención.
3. Dirección de Protección - Subdirección de Restablecimiento de Derechos.
4. Dirección de Protección - Subdirección de Responsabilidad Penal.
5. Dirección de Protección - Subdirección de Adopciones.
6. Dirección de Primera Infancia.
7. Dirección de Nutrición.
8. Dirección de Infancia.
9. Dirección de Adolescencia y Juventud.
10. Dirección de Familias y Comunidades.
11. Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
12. Dirección de Planeación y Control de Gestión.
13. Dirección de Información y Tecnología quien la preside.
ARTÍCULO 18o. RESPONSABILIDADES DE LA MESA TÉCNICA DE SISTEMAS Y GESTIÓN DE INFORMACIÓN. La Mesa Técnica de Sistemas y Gestión de Información, tendrá las siguientes responsabilidades:
1. Articular con los diferentes actores de los sistemas de información misionales las necesidades de desarrollo o ajuste sobre los mismos.
2. Identificar las necesidades de información y las alternativas para su recolección o gestión.
3. Analizar los requerimientos Misional.
4. Priorizar la atención de las soluciones tecnológicas requeridas en relación con los sistemas misionales del ICBF de acuerdo con la estimación de tiempos, complejidades, alineación con la plataforma estratégica del Instituto e impacto y necesidades de la operación.
5. Proponer los lineamientos de estandarización y su implementación en los sistemas de información misionales.
6. Identificar y analizar las necesidades de interoperabilidad con los sistemas de información de apoyo o de otras entidades y presentarlas para validación al Subcomite de Arquitectura Empresarial.
7. Proponer los lineamientos y políticas generales relacionadas con la gestión de la información y los flujos de información a nivel interno y externo del ICBF.
8. Proponer lineamientos, políticas y acciones generales que aseguren la responsabilidad, protección y ética en el uso de los datos en los ejercicios de analítica en todos los niveles y en los aspectos de gestión de información, articulados al interior del Instituto entre las distintas dependencias misionales.
9. Realizar seguimiento a la implementación de las definiciones realizadas en la mesa.
10. Elevar al Subcomité de Arquitectura Empresarial los casos críticos que requieran de su validación.
11. Presentar para aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño las políticas generales para gestión y uso de la información
PARÁGRAFO PRIMERO. La secretaría técnica será ejercida por la Dirección de Planeación Control de Gestión con el apoyo del Grupo de Analítica Institucional.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando los temas a tratar en las reuniones de la mesa lo requieran, podrán asistir a la mesa, en calidad de invitados, los colaboradores que por su conocimiento y experticia sean requeridos para el análisis y discusión de los temas tratados en la sesión.
PARÁGRAFO TERCERO. Las designaciones o los cambios de estas, se realizan a través de comunicación oficial o correo electrónico dirigido por el director de la dependencia a la cual pertenece el colaborador, a la Dirección de Planeación y Control de Gestión, en su calidad de secretaria técnica de la mesa.
ARTÍCULO 19o. SESIONES DE LA MESA TÉCNICA DE SISTEMAS Y GESTIÓN DE INFORMACIÓN. La Mesa Técnica de Sistemas y Gestión de Información Misional realizará dos (2) clases de sesiones:
1. Sesión ordinaria: sesión técnica de trabajo de la mesa, la cual se realiza de forma
2. Sesión extraordinaria: sesión de trabajo extra, la cual será citada de acuerdo con los requerimientos de los miembros de la Mesa, del Comité Institucional de Gestión y Desempeño o de los miembros del Subcomité de Arquitectura Empresarial.
ARTÍCULO 20o. RESPONSABILIDADES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DE LA MESA TÉCNICA DE SISTEMAS Y GESTIÓN DE INFORMACIÓN MISIONAL. La Secretaría Técnica de la Mesa Técnica de Sistemas y Gestión de Información Misional tendrá las siguientes responsabilidades:
1. Convocar a los miembros e invitados de la Mesa a través de correo electrónico, con tres (3) días de anticipación a la sesión, remitiendo la correspondiente agenda del día e insumos necesarios para la respectiva sesión, indicando hora, fecha y lugar de la sesión.
2. Convocar a las reuniones extraordinarias, cuando se requiera por solicitud de cualquiera de los integrantes de la Mesa, del Comité Institucional de Gestión y Desempeño o del Subcomité de Arquitectura Empresarial, remitiendo la respectiva justificación y objetivos de la reunión.
3. Recibir y administrar los documentos soporte de cada sesión.
4. Elaborar las actas de cada sesión, las cuales se enumeran consecutivamente con indicación del día, mes y año de la respectiva reunión.
5. La Secretaria Técnica enviará por correo electrónico el proyecto del acta a los integrantes de la mesa dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la sesión, quienes deberán aprobarla o hacer sus observaciones dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Si vencido el plazo no se han recibido observaciones, se entenderá que el proyecto de acta fue aprobado.
6. Realizar y presentar los informes que le sean requeridos.
7. Registrar, custodiar, archivar y conservar la documentación de la mesa.
8. Presentar al Subcomité de Arquitectura las situaciones que por su complejidad o impacto requieran un análisis integral.
ARTÍCULO 21o. SOCIALIZACIÓN. La Dirección de Planeación y Control de Gestión en conjunto con la Dirección de Información y Tecnología, socializarán al Interior del ICBF el contenido de la presente Resolución través de los medios que considere idóneos.
ARTÍCULO 22o. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 12068 de 2019.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogota D.C a los 10 nov de 2021
LINA MARIA ARBELAEZ ARBELAEZ
Directora General
