RESOLUCIÓN 2585 DE 1998
(19 octubre)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2222 de 1999>
“Por la cual se ordenan medidas de austeridad en el manejo de recursos del Tesoro Público”
EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
En uso de sus facultades legales y estatutarias
CONSIDERANDO:
Que mediante el Decreto No. 1737 del 21 de agosto de 1998, el Gobierno Nacional expidió medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos a las Entidades Públicas que manejan recursos del Tesoro Público.
Que el ICBF atraviesa actualmente dificultades financieras, originadas por el déficit en el recaudo del 3%.
Que se hace necesario desarrollar acciones concretas al interior de la Entidad, que conlleven a hacer más eficiente la administración y ejecución de sus recursos.
Que de conformidad con los mandatos contenidos en el citado Decreto y con el fin de garantizar el cumplimiento de los mismos,
RESUELVE:
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL, CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES.
ARTICULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2222 de 1999> Los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades a contratar; se entenderá que no existe personal de planta en estos eventos:
- Imposibilidad de atender la actividad porque de acuerdo con los manuales específicos de funciones no existe personal de planta que pueda desarrollar la actividad a contratar.
- Cuando la actividad requiera un grado de especialización. En este caso, además de acreditarse tal requerimiento, se debe verificar la no existencia del personal de planta con tal especialización.
- Cuando existiendo personal de planta, éste no sea suficiente.
La certificación de las anteriores condiciones se expedirá por parte del funcionario responsable de suscribir el contrato (ordenador del gasto). Además para el último caso en la certificación debe acreditarse la inexistencia del personal suficiente, lo que equivale a su demostración y no tan solo a una simple afirmación. Así mismo, en este evento se debe tener en cuenta el número de cargos vacantes pues no se trata de suplir las funciones correspondientes a tales cargos con la celebración de contratos de prestación de servicios.
Sólo podrá vincularse Personal Supernumerario, cuando no exista personal de planta suficiente para atender las actividades requeridas, su vinculación debe solicitarse a la Secretaría General Administrativa mediante escrito motivado, por los Subdirectores, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Secciónales de Agencia. Para autorizar dicha vinculación se debe elaborar estudio previo de las vacantes disponibles en la planta de personal.
La Secretaría General Administrativa, ejercerá control sobre la exactitud de los certificados que se expidan para la celebración de los contratos de prestación de servicios. Para este efecto, el Jefe de la División de Recursos Físicos en la Sede Nacional, y los directores Regionales y Secciónales de Agencia, enviarán a esa dependencia, a más tardar el quinto día hábil de cada mes copia de las certificaciones expedidas en el mes inmediatamente anterior, acompañando de un cuadro elaborado en medio magnético, que contenga la siguiente información:
INFORME DE LOS CONTRATOS CELEBRADOS
| CONTRATO No. Fecha: | NOMBRE CONTRATISTA | OBJETO | VIGENCIA | VALOR CONTRATO |
No se podrá suscribir un contrato cuando exista otro con igual objeto al que se pretende celebrar. Así mismo, se debe garantizar la selección objetiva e idoneidad del contratista.
Los honorarios de los contratistas que prestarán servicios en forma continua para asuntos propios del Instituto, en ningún caso podrán exceder, en la Sede Nacional la remuneración básica mensual del Director General, y en las Regionales y Agencias las de los Directores Regionales y Secciónales de Agencia.
ARTÍCULO 2o. Horas Extras y Comisiones.<Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2222 de 1999>
La autorización de horas extras debe ser previa a la ejecución de la labor requerida y solo procederá cuando por razones especiales del servicio, se requiera indispensablemente realizar trabajos en horas distintas a la jornada ordinaria de labor.
Queda prohibida la autorización para laborar horas extras a los funcionarios de los diferentes niveles que tienen este derecho. Se exceptúan de la presente disposición los funcionarios que prestan servicio de celaduría y el conductor asignado a la Dirección General. A los demás conductores se les podrá autorizar solamente horas extras y hasta un tope máximo equivalente a 40 horas diurnas al mes, superado este tope no se reconocerá pago por este concepto ni como tiempo compensatorio.
Comisiones de Servicio: Los Directores Regionales y Directores Seccionales deberán expedir una resolución en la que se establezca la escala de viáticos a pagar para comisiones de servicio a municipios del área de influencia de la Regional o Agencia, teniendo como cuantías máximas los valores establecidos en el Decreto de viáticos expedido por el Gobierno Nacional.
Al inicio del año debe elaborarse una programación ajustada a las necesidades reales de desplazamientos. Así mismo, los Subdirectores y Jefes de Oficina en la Sede Nacional, los Directores Regionales y Directores Secciónales en las Agencias, deben llevar un estricto control de los resultados que arrojan los informes de comisiones, frente al cumplimiento de los objetivos de las mismas.
La ordenación tanto de comisiones como de horas extras, debe contar con previa disponibilidad presupuestal, tal como lo prevé la ley.
PUBLICIDAD, PUBLICACIONES, IMPRESOS Y FOTOCOPIADO.
ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2222 de 1999> Las Regionales y Agencias no están facultadas para celebrar contrato alguno relacionado con publicidad.
Solamente se podrán publicar avisos institucionales que sean requeridos por Ley (edictos, licitaciones, concursos, etc.). Su contenido procurará la mayor limitación, de tal manera que se logre austeridad del gasto.
Respecto de las publicaciones y papelería institucional, tanto en la impresión de la papelería como en aquellos casos en que se requiera la utilización del logosímbolo del Instituto, se deberán acatar las instrucciones que aparecen en el manual de Identidad Visual, aprobado mediante Resolución No. 2246 del 3 de octubre de 1996.
Cualquier publicación o impreso, sólo es procedente cuando esté relacionado en forma directa con las funciones que debe cumplir el Instituto, y debe elaborarse prescindiendo de materiales lujosos y costosos y en el número indispensable, acudiendo prioritariamente al grupo de administración' de impresos de la Sede Nacional y subsidiariamente a la contratación, con la Imprenta Nacional (Ley 109 de 1994), o con la Sociedad de Economía Mixta Renacimiento S. A. (Directiva Presidencial No. 18 del 16 de octubre de 1997).
Para el fotocopiado de todo documento se debe utilizar el anverso y reverso de cada una de las hojas empleadas.
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
ARTICULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2222 de 1999> Está prohibida la utilización de recursos públicos para la afiliación o pago de cuotas de servidores públicos a clubes sociales, otorgamiento y pago de tarjetas de crédito, celebraciones, fiestas de toda índole incluyendo la de empleados o fin de año y la de Navidad para hijos de funcionarios, agasajos, conmemoraciones, impresión de tarjetas de Navidad, de presentación o de conmemoraciones. Esta prohibición se extiende a la adquisición de regalos para hijos de funcionarios, en cualquier época y la financiación de las vacaciones recreativas para los mismos.
Las reuniones de trabajo que tengan por objeto desarrollar, planear, programar o revisar actividades y funciones de la entidad, únicamente se realizarán en las instalaciones del Instituto y su organización y apoyo logístico, igualmente, será responsabilidad exclusiva de los funcionarios. Para estas reuniones no se podrán celebrar contrataciones para el suministro de alimentación.
Excepcionalmente, se podrán celebrar contratos para alojamiento, alimentación o asistencia logística, cuando se trate de seminarios de capacitación que de conformidad con las normas vigentes se deban organizar y en los que participen funcionarios de la Sede Nacional, las Regionales y Agencias. Estos eventos deben desarrollarse previa evaluación de su necesidad y con la mayor austeridad en el gasto.
ARTÍCULO 5o. Uso Servicios Telefónicos, Beeper y Teléfonos Celulares: <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2222 de 1999>
El uso de los servicios telefónicos institucionales es exclusivo para asuntos de trabajo; el servicio telefónico de larga distancia internacional queda totalmente prohibido; por lo tanto, ninguna línea telefónica debe tener discado directo internacional.
El servicio telefónico a larga distancia nacional no puede ser utilizado con fines personales. En el evento que un funcionario se vea precisado a efectuar una llamada con carácter urgente de larga distancia nacional, debe cancelar su costo.
El Subdirector Administrativo en la Sede Nacional, los Directores Regionales y Secciónales de Agencia, son los responsables de la instalación de los códigos para el control del servicio de larga distancia Nacional. Los Jefes de cada área serán responsables del conocimiento de dichos códigos, así como del correcto uso de aquellas líneas que por sus requerimientos tecnológicos no permitieron la instalación de códigos.
El Jefe de cada dependencia será el responsable de que las llamadas realizadas y autorizadas por él, sean canceladas oportunamente. El control de estos pagos será responsabilidad del Subdirector Administrativo en la Sede Nacional, del Jefe Administrativo y Financiero en las Regionales y del profesional con funciones administrativas en las Agencias.
El uso de las líneas telefónicas destinadas para el servicio de fax, queda sometido a las anteriores disposiciones.
Los contratos de prestación del servicio de Beeper deberán ser rescindidos, a partir de la fecha los mismos quedan prohibidos.
Tendrán derecho al servicio telefónico celular exclusivamente, el Director General, Subdirectores, Directores Regionales y Directores Secciónales de Agencia. Los demás contratos de este servicio deberán ser rescindidos o suspendido su uso y los aparatos telefónicos serán dados de baja o rematados.
Para la utilización de este servicio deberá tenerse en cuenta que por ser únicamente para asuntos de trabajo, el ICBF sólo asumirá el costo hasta un tope máximo de 100 minutos mensuales. El pago de los consumos que superen este límite, como el correspondiente a llamadas en días no hábiles, deberán ser cancelados por los usuarios. El control de estos pagos será responsabilidad del Subdirector Administrativo en la Sede Nacional, del Jefe Administrativo y Financiero en las Regionales y del profesional con funciones administrativas en las Agencias.
ARTICULO 6o. Asignación y uso de Vehículos Oficiales. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2222 de 1999>
Los funcionarios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, que hagan uso de los vehículos del Instituto, únicamente podrán utilizarlos para cumplir actividades de carácter oficial.
Contarán con un vehículo asignado únicamente el Director General y los Directores Regionales.
ARTICULO 7o. Funcionamiento del Grupo Operativo (POOL). <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2222 de 1999>
La responsabilidad en la operacionalización de este grupo en la Sede Nacional, estará a cargo del Coordinador del Subgrupo de Transportes y los Coordinadores de las Plantas de Producción de Alimentos, en las Regionales en el Jefe de la División Administrativa y Financiera, quienes según las necesidades y disponibilidades, programarán el uso de los vehículos.
El servicio de transporte en vehículos del grupo operativo se prestará previa solicitud escrita del jefe de la dependencia que lo requiera, la cual deberá ser dirigida con la debida anticipación al funcionario responsable del grupo operativo (POOL).
PARÁGRAFO 1o. Los vehículos oficiales deberán permanecer parqueados durante el fin de semana y días festivos en la Sede Nacional, Regionales, Agencias o Centros Zonales donde se preste el servicio. La utilización de los vehículos oficiales durante los sábados, domingos y festivos, queda totalmente prohibida. De igual manera se prohíbe a los funcionarios a quienes se les asignó vehículo, la utilización de los mismos cuando se les otorguen vacaciones, licencias o permisos.
PARÁGRAFO 2o. Todo funcionario autorizado para conducir vehículos de propiedad de Instituto, asumirá el pago de las multas causadas por infracciones al reglamento de transito y transporte.
ARTICULO 8o. Contratos de Obra Pública. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2222 de 1999>
Los Contratos para mantenimiento, instalación y en general la realización de trabajos materiales sobre bienes muebles e inmuebles, sólo podrán celebrarse cuando se constituyan en una reparación necesaria para mantener y conservar la estructura física de dichos bienes. En consecuencia, queda prohibida toda obra que implique mejoras suntuarias.
La realización de obras públicas requerirá autorización previa de la Sede Nacional.
ARTICULO 9o. Adquisición y Mantenimiento de Bienes Muebles. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2222 de 1999>
La adquisición o suministro de bienes muebles con cargo al presupuesto de funcionamiento, se sujetará estrictamente al plan de compras aprobado por la Sede Nacional. Su control se llevará a través de la División de Recursos Físicos.
La adquisición o suministro de bienes muebles con cargo a los proyectos de inversión, procederá únicamente de conformidad con la programación establecida por la Secretaría General Técnica.
El mantenimiento y reparación de los bienes muebles, obedecerá a los requerimientos necesarios para mantenerlos en funcionamiento y sólo será viable tratándose de bienes indispensables para la prestación de los servicios.
ARTICULO 10. Inventario de Sobrantes. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2222 de 1999>
La Subdirección Administrativa, bajo la coordinación del Secretario General Administrativo, iniciará la labor de identificación de bienes muebles e inmuebles sobrantes, incluidos los vehículos, entendiéndose por tales los que no son necesarios para el desarrollo de las funciones del Instituto, luego de la misma se procederá a su venta acorde con las disposiciones vigentes.
ARTICULO 11. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2222 de 1999> Los ordenadores del gasto están sometidos al cumplimiento estricto de las obligaciones contempladas en la Constitución, la ley y los reglamentos y, por consiguiente, son responsables disciplinaria, penal, civil y administrativamente de todas sus actuaciones. Así mismo, asumirán responsablemente el compromiso de austeridad del gasto público, en aras a contribuir a la disminución del déficit fiscal por el que atraviesan las finanzas del país. Para ello, concientizarán a sus funcionarios en la utilización racional de los recursos del Instituto, de tal manera que se economice en el uso de los servicios públicos, consumo de combustible, papelería, fotocopias, viáticos, gastos de viaje, suscripciones a revistas y periódicos, entre otros.
ARTICULO 12. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2222 de 1999> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga las disposiciones que les sean contrarias, en especial las resoluciones No. 0666 del 13 de Marzo de 1998 y las disposiciones contenidas en la circular No 021 del 27 de Agosto de 1998.
COMUNÍQUESE Y CUMPLASE.
Dada en Santafe de Bogota D. C. a los 19 OCT. 1998
JUAN MANUEL URRUTIA VALENZUELA
Director General