RESOLUCIÓN 2222 DE 1999
(6 mayo)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución revocada por el artículo 7 de la Resolución 1270 de 2003>
“Por la cual se ordenan medidas de austeridad en el manejo de los recursos del ICBF y se derogan unas Resoluciones”.
EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
En uso de sus facultades legales y estatutarias,
CONSIDERANDO:
Que mediante el Decreto No. 1737 del 21 de agosto de 1998, el Gobierno Nacional expidió medidas de austeridad y eficiencia y sometió a condiciones especiales, la asunción de compromisos a las Entidades Públicas que manejan recursos del Tesoro Público.
Que mediante el Decreto No. 1738 del 21 de agosto de 1998, el Gobierno Nacional dictó medidas para la debida recaudación y administración de las rentas y caudales públicos, tendientes a reducir el gasto público.
Que en concordancia con los Decretos antes citados, esta Dirección General, mediante Resolución No. 2585 del 19 de octubre de 1998, ordenó medidas de austeridad en el manejo de los recursos de la Entidad.
Que mediante el Decreto No. 2209 del 29 de octubre de 1998, el Gobierno Nacional modificó parcialmente los decretos 1737 y 1738, del 21 de agosto de 1998.
Que con el fin de ajustar la Resolución 2585 del 19 de octubre de 1998, a los mandatos del Decreto No. 2209 del 29 de octubre de 1998, esta Dirección General profirió la Resolución No. 1366 del 17 de marzo de 1999, en cuyos artículos 3 y 5, se ordenaron textualmente los mandatos establecidos por los artículos 9 y 13 del citado Decreto, los que, a su vez, habían modificado el artículo 21 del Decreto 1737 de 1998 y el artículo 4 del Decreto No. 1738 de 1998, respectivamente.
Que esta Dirección General, en uso de sus facultades Legales y Estatutarias, en especial por las conferidas en los artículos 11 y 12 de la Ley 80 de 1993, artículo 37 del Decreto 2150 de 1995, artículo 14 del Decreto 679 de 1994, literal B del artículo 28 de la Ley 7ª de 1979 y literal C del artículo 28 de los Estatutos, profirió la Resolución 1400 del 10 de julio de 1996, “Por la Cual se establecen los procedimientos para la celebración de contratos en el ICBF y se hacen unas delegaciones”, en cuyo artículo 21 se delegó en los Directores Regionales, la competencia para la celebración de contratos, hasta por un valor equivalente a mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales y hasta 3.000 salarios mínimos legales mensuales cuando se trate de la celebración de Contrato de Aporte y en el artículo 23 se delegó en los Directores Seccionales de Agencia la competencia para la celebración de contratos en general, hasta por un valor de 1.000 salarios mínimos legales mensuales.
Que de conformidad con las políticas institucionales del ICBF, anualmente se elabora y aprueba la programación de metas sociales y financieras de la entidad con la participación de las Regionales y Agencias, bajo la orientación de la Subdirección de Planeación, de conformidad con los artículos 19 y 21 del Acuerdo No. 015 del 17 de agosto de 1995, proferido por la Junta Directiva, aprobado por el Decreto 2041 de 1995, de la cual se derivan las contrataciones que efectúa la Sede Nacional, las Regionales y Agencias, para la adquisición de bienes muebles, mantenimiento de equipos, transporte, comunicaciones y demás bienes o servicios requeridos.
Que las políticas de austeridad, eficiencia y reducción del gasto público establecidas por el Gobierno Nacional, mediante los Decretos anteriormente señalados, jurídicamente no se oponen a las delegaciones para contratar previstas en nuestro ordenamiento jurídico y que fueron plasmadas, como se indicó, en la Resolución 1400 de 1996, arriba citada.
Que frente a lo dispuesto por los artículos 9 y 13 del Decreto 2209 de 1998, es dable entender que su aplicación debe dejar a salvo, por no ser opuestos, los principios rectores que orientan la Contratación de la Administración Pública, como lo son los de Transparencia, Economía y Responsabilidad, así como las facultades Legales y Estatutarias de que son titulares los Jefes y los Representantes Legales de las Entidades Estatales, para delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos, en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes.
Que el ICBF es un Establecimiento Público con cubrimiento en todo el territorio nacional, que presta sus servicios a través de la Sede Nacional, 25 Regionales, 8 Agencias, 205 Centros Zonales y 151.586 unidades aplicativas y que, dado el tamaño de la Entidad, son prioritarias para el cabal cumplimiento de sus fines las políticas de modernización estatal entre las que reviste especial relevancia, las de descentralización.
Que en sana lógica y a la luz de lo expuesto en los cuatro considerandos precedentes, ha de entenderse que los mandatos contenidos en los artículos 9 y 13 del Decreto 2209 de 1998, son aplicables en el ICBF sin perjuicio de las delegaciones previstas en la Resolución 1400 del 10 de julio de 1996.
Que en mérito de lo expuesto y con el fin de garantizar un mayor entendimiento y, por consiguiente, una más acertada aplicación de las políticas de austeridad, eficiencia y reducción del gasto público establecidas por el Gobierno Nacional, se hace necesario recoger en una sola Resolución las regulaciones internas expedidas sobre la materia,
RESUELVE:
CAPÍTULO PRIMERO.
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL, CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES.
ARTÍCULO 1o. <Resolución revocada por el artículo 7 de la Resolución 1270 de 2003> Los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, solo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades a contratar. Se entenderá que no existe personal de planta en estos eventos:
- Imposibilidad de atender la actividad porque de acuerdo con los manuales específicos de funciones no existe personal de planta que pueda desarrollar la actividad a contratar.
- Cuando la actividad requiera un grado de especialización. En este caso, además de acreditarse tal requerimiento, se debe verificar la no existencia del personal de planta con tal especialización.
- Cuando existiendo personal de planta, éste no sea suficiente.
La certificación de los dos primeros eventos, se expedirá por parte del funcionario responsable de suscribir el contrato (ordenador del gasto).
Se delega en el Secretario General Administrativo, para la Sede Nacional y en los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, la expedición de la certificación que acredite la insuficiencia de personal.
Tampoco se podrán celebrar estos contratos cuando existan relaciones contractuales vigentes con objeto igual al del contrato que se pretende suscribir, salvo autorización expresa del Secretario General Administrativo. Esta autorización estará precedida de la sustentación sobre las especiales características y necesidades técnicas de las contrataciones a realizar.
Solo podrá vincularse Personal Supernumerario, cuando no exista personal de planta suficiente para atender las actividades requeridas, su vinculación debe solicitarse a la Secretaría General Administrativa mediante escrito motivado junto con la disponibilidad presupuestal, por los Subdirectores, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Seccionales de Agencia. Para autorizar dicha Vinculación se debe elaborar estudio previo de las vacantes disponibles en la planta de personal.
Los honorarios de los contratistas que prestarán sus servicios en forma continua para asuntos propios del Instituto, en ningún caso podrán exceder, en la Sede Nacional la remuneración básica mensual del Director General, y en las Regionales y Agencias las de los Directores Regionales y Seccionales de Agencia.
ARTÍCULO 2o. HORAS EXTRAS Y COMISIONES. <Resolución revocada por el artículo 7 de la Resolución 1270 de 2003>
Queda prohibida la autorización para laborar horas extras a los funcionarios de los diferentes niveles que tienen este derecho. A los conductores se les podrá autorizar horas extras hasta un tope máximo de sesenta (60) horas al mes, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal. Superado este tope, no se reconocerá pago por este concepto, ni tampoco tiempo compensatorio. Así mismo, cualquier autorización por encima de la apropiación presupuestal, será responsabilidad de los ordenadores del gasto.
La autorización de horas extras debe ser previa a la ejecución de la labor requerida y solo procederá cuando por razones especiales del servicio, se requiera indispensablemente realizar trabajos en horas distintas a la jornada ordinaria de labor.
Se exceptúan de la presente disposición los funcionarios que prestan sus servicios a la Dirección General y aquellos que cumplan funciones de celaduría.
Comisiones de Servicio: Los Directores Regionales y Directores Seccionales de Agencia, deberán expedir una resolución en la que se establezca la escala de viáticos a pagar para comisiones de servicio a municipios del área de influencia de la Regional o Agencia, teniendo como cuantías máximas los valores establecidos en el Decreto por el cual se fijan las escalas de viáticos, expedido por el Gobierno Nacional, para cada vigencia.
Al inicio del año debe elaborarse una programación anual mensualizada, ajustada a las necesidades reales de desplazamientos. Así mismo, los Subdirectores y Jefes de Oficina en la Sede Nacional, los Directores Regionales y Directores Seccionales en las Agencias, deben llevar un estricto control de los resultados que arrojan los informes de comisiones, frente al cumplimiento de los objetivos de las mismas.
La ordenación de comisiones, debe contar con previa disponibilidad presupuestal, tal como lo prevé la ley.
CAPÍTULO SEGUNDO.
Publicidad, Publicaciones, Impresos y fotocopiado.
ARTÍCULO 3o. <Resolución revocada por el artículo 7 de la Resolución 1270 de 2003> Las Regionales y Agencias no están facultadas para
celebrar contrato alguno relacionado con publicidad.
Solamente se podrán publicar avisos institucionales que sean requeridos por Ley (edictos, licitaciones, concursos, etc.). Su contenido procurará la mayor limitación, de tal manera que se logre austeridad del gasto.
Respecto de las publicaciones y papelería institucional, tanto en la impresión de la papelería como en aquellos casos en que se requiera la utilización del logosímbolo del Instituto, se deberán acatar las instrucciones que aparecen en el manual de Identidad Visual, aprobado mediante Resolución No. 2246 del 3 de octubre de 1996.
Cualquier publicación o impreso, solo es procedente cuando esté relacionado en forma directa con las funciones que debe cumplir el Instituto, y debe elaborarse prescindiendo de materiales lujosos y costosos y en el número indispensable, acudiendo prioritariamente al grupo de Administración de Impresos de la Sede Nacional y subsidiariamente a la contratación, con la Imprenta Nacional (Ley 109 de 1994), o con la Sociedad de Economía Mixta Renacimiento S. A. (Directiva Presidencial No. 18 del 16 de octubre de 1997).
Para el fotocopiado de todo documento se debe utilizar el anverso y reverso de cada una de las hojas empleadas.
CAPÍTULO TERCERO.
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
ARTÍCULO 4o. <Resolución revocada por el artículo 7 de la Resolución 1270 de 2003> Está prohibido la utilización de recursos públicos para la afiliación o pago de cuotas de servidores públicos a clubes sociales, otorgamiento y pago de tarjetas de crédito, celebraciones, fiestas de toda índole incluyendo la de empleados o fin de año y la de Navidad para hijos de funcionarios, agasajos, conmemoraciones, impresión de tarjetas de Navidad, de presentación o de conmemoraciones. Esta prohibición se extiende a la adquisición de regalos para hijos de funcionarios, en cualquier época y la financiación de las vacaciones recreativas para los mismos.
Las reuniones de trabajo que tengan por objeto desarrollar, planear, programar o revisar actividades y funciones de la entidad, únicamente se realizarán en las instalaciones del Instituto y su organización y apoyo logístico, igualmente, será responsabilidad exclusiva de los funcionarios. Para estas reuniones no se podrán celebrar contrataciones para el suministro de alimentación.
Excepcionalmente, se podrán celebrar contratos para alojamiento, alimentación o asistencia logística, cuando se trate de seminarios de capacitación que de conformidad con las normas vigentes se deban organizar y en los que participen funcionarios de la Sede Nacional, las Regionales y Agencias. Estos eventos deben desarrollarse previa evaluación de su necesidad y con austeridad en el gasto.
ARTÍCULO 5o. USO SERVICIOS TELEFÓNICOS, BEEPER Y TELÉFONOS CELULARES. <Resolución revocada por el artículo 7 de la Resolución 1270 de 2003> El uso de los servicios telefónicos institucionales es exclusivo para asuntos de trabajo; el servicio telefónico de larga distancia internacional queda totalmente prohibido; por lo tanto, ninguna línea telefónica debe tener discado directo internacional.
El servicio telefónico de larga distancia nacional no puede ser utilizado con fines personales. En el evento que un funcionario se vea precisado a efectuar una llamada con carácter urgente de larga distancia nacional, debe cancelar su costo.
El Subdirector Administrativo en la Sede Nacional, los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, son los responsables de la instalación de los códigos para el control de servicio de larga distancia Nacional. Los Jefes de cada área serán responsables del conocimiento de dichos códigos, así como del correcto uso de aquellas líneas que por sus requerimientos tecnológicos no permitieron la instalación de códigos.
El Jefe de cada dependencia será el responsable de que las llamadas realizadas y autorizadas por él, sean canceladas oportunamente. El control de estos pagos será responsabilidad del Subdirector Administrativo en la Sede Nacional, del Jefe de División Administrativa o Administrativa y Financiera en las Regionales y del profesional con funciones administrativas en las Agencias.
El uso de las líneas telefónicas destinadas para el servicio de fax, queda sometido a las anteriores disposiciones.
Los contratos de prestación del servicio de Beeper deberán ser rescindidos, a partir de la fecha los mismos quedan prohibidos.
Tendrá derecho al servicio telefónico celular exclusivamente, el Director General, los Secretarios Generales, Subdirectores, Directores Regionales y Directores Seccionales de Agencia Los demás contratos de este servicio deberán ser rescindidos o suspendido su uso y los aparatos telefónicos serán dados de baja o rematados.
Para la utilización de este servicio deberá tenerse en cuenta que por ser únicamente para asuntos de trabajo, el ICBF solo asumirá el costo hasta un tope máximo de 100 minutos mensuales. El pago de los consumos que superen este límite, como el correspondiente a llamadas en días no hábiles, deberán ser Cancelados por los usuarios. El control de estos pagos será responsabilidad del Subdirector Administrativo en la Sede Nacional, del Jefe de la División Administrativa o Administrativa y Financiera en las Regionales y del profesional con funciones administrativas en las Agencias.
ARTÍCULO 6o. ASIGNACIÓN Y USO DE VEHÍCULOS OFICIALES. <Resolución revocada por el artículo 7 de la Resolución 1270 de 2003>
Los funcionarios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, que hagan uso de los vehículos del Instituto, únicamente podrán utilizarlos para cumplir actividades de carácter oficial.
Contarán con un vehículo asignado únicamente el Director General y los Directores Regionales.
ARTÍCULO 7o. FUNCIONAMIENTO DEL GRUPO OPERATIVO (POOL). <Resolución revocada por el artículo 7 de la Resolución 1270 de 2003>
La responsabilidad en la operacionalización de este grupo en la Sede Nacional, estará a cargo del Coordinador del Subgrupo de Transportes y de los Coordinadores de las Plantas de Producción de Alimentos: en las Regionales, estará a cargo del Jefe de la División Administrativa o Administrativa y Financiera, quienes según las necesidades y disponibilidades, programarán el uso de los vehículos.
El servicio de transporte en vehículos del grupo operativo se prestará previa solicitud escrita del Jefe de la dependencia que lo requiera, la cual deberá ser dirigida con la debida anticipación al funcionario responsable del grupo operativo (POOL).
PARÁGRAFO PRIMERO. Los vehículos oficiales deberán permanecer parqueados durante el fin de semana y días festivos en la Sede Nacional, Regionales, Agencias o Centros Zonales donde se preste el servicio. La utilización de los vehículos oficiales durante los sábados, domingos y festivos, queda totalmente prohibido. De igual manera se prohíbe a los funcionarios a quienes se les asignó vehículos, la utilización de los mismos cuando se les Otorguen vacaciones, licencias o permisos.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Todo funcionario autorizado para conducir vehículos de propiedad del Instituto, asumirá el pago de las multas causadas por infracciones al reglamento de tránsito y transporte.
ARTÍCULO 8o. CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA. <Resolución revocada por el artículo 7 de la Resolución 1270 de 2003>
Los Contratos para mantenimiento, instalación y en general la realización de trabajos materiales sobre bienes muebles e inmuebles, solo podrán celebrarse cuando se constituyan en una reparación necesaria para mantener y conservar la estructura física de dichos bienes. En consecuencia, queda prohibido toda obra que implique mejoras suntuarias.
La realización de obras públicas requerirá autorización previa de la Subdirección Administrativa.
ARTÍCULO 9o. ADQUISICIÓN Y MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES. <Resolución revocada por el artículo 7 de la Resolución 1270 de 2003>
La adquisición o suministro de bienes muebles con cargo al presupuesto de funcionamiento, se sujetará estrictamente al plan de compras aprobado por la Sede Nacional. Su control se llevará a través de la División de Recursos Físicos.
La adquisición o suministro de bienes muebles con cargo a los proyectos de inversión, procederán únicamente de conformidad con la programación establecida por la Secretaría General Técnica.
El mantenimiento y reparación de los bienes muebles, obedecerá a los requerimientos necesarios para mantenerlos en funcionamiento y solo será viable tratándose de bienes indispensables para la prestación de los servicios.
ARTÍCULO 10. INVENTARIO DE SOBRANTES. <Resolución revocada por el artículo 7 de la Resolución 1270 de 2003>
La Subdirección Administrativa, bajo la coordinación del Secretario General Administrativo, adelantará la labor de identificación de bienes muebles e inmuebles sobrantes, incluidos los vehículos, entendiéndose por tales los que no son necesarios para el desarrollo de las funciones del Instituto, luego de la misma se procederá a su venta acorde con las disposiciones vigentes.
CAPÍTULO CUARTO.
DISPOSICIONES VARIAS.
ARTÍCULO 11. <Resolución revocada por el artículo 7 de la Resolución 1270 de 2003> Los ordenadores del gasto están sometidos al cumplimiento estricto de las obligaciones contempladas en la Constitución, la ley y los reglamentos y, por consiguiente, son responsables disciplinaria, penal, civil y administrativamente de todas sus actuaciones. Así mismo, asumirán responsablemente el compromiso de austeridad del gasto público, en aras a contribuir a la disminución del déficit fiscal por el que atraviesan las finanzas del país. Para ello, concientizarán a sus funcionarios en la utilización racional de los recursos del Instituto, de tal manera que se economice en el uso de los servicios públicos, consumo de combustible, papelería, fotocopias, viáticos, gastos de viaje, suscripciones a revistas y periódicos, entre otros.
ARTÍCULO 12. <Resolución revocada por el artículo 7 de la Resolución 1270 de 2003> Solo se podrán iniciar trámites para la contratación o renovación de contratos de suministro, mantenimiento o reparación de bienes muebles y para la adquisición de bienes inmuebles, cuando el Secretario General Administrativo o quien haga sus veces, determine en forma motivada que la contratación es indispensable para el normal funcionamiento de la Entidad o para la prestación de los servicios a su cargo. (Artículo 21 del Decreto No. 1737 de 1998, modificado por el artículo 9 del Decreto 2209 de 1998).
La celebración, perfeccionamiento, renovación, ampliación, modificación o prorroga de los contratos suscritos con las entidades administradoras de los recursos y la celebración, perfeccionamiento, renovación, ampliación, modificación o prorroga de los contratos suscritos con cargo a los recursos administrados por terceros, deberá contar con la autorización escrita del Jefe del respectivo órgano, entidad o persona jurídica que financie gastos con recursos del tesoro público. (Artículo 4 del Decreto 1738 de 1998, modificado por el artículo 13 del Decreto No. 2209 de 1998).
PARÁGRAFO. Lo previsto en esta disposición, solo tendrá aplicación cuando el monto de la contratación, supere las cuantías establecidas en las delegaciones de competencia para contratar, efectuadas por la Dirección General, en la Resolución 1400 del 10 de julio de 1996.
ARTÍCULO 13. <Resolución revocada por el artículo 7 de la Resolución 1270 de 2003> Las responsabilidades asignadas a los Secretarios Generales, en los Decretos 1737 y 1738 de 1998, serán cumplidas por el Secretario General Administrativo o por el funcionario que haga sus veces.
ARTÍCULO 14. <Resolución revocada por el artículo 7 de la Resolución 1270 de 2003> La Oficina de Control Interno evaluará y verificará el cumplimiento de las disposiciones de que trata la presente Resolución y propondrá las acciones que se deban tomar para garantizar el uso de los bienes y recursos de la entidad, bajo los principios de eficiencia, economía y austeridad del gasto.
ARTÍCULO 15. <Resolución revocada por el artículo 7 de la Resolución 1270 de 2003> La presente Resolución rige a partir de su expedición y deroga la Resolución No. 2585 del 19 de octubre de 1998, la Resolución No. 1366 del 17 de marzo de 1999 y las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Santafe de Bogotá, D. C., 6 MAY 1999
JUAN MANUEL URRUTIA VALENZUELA
Director General