RESOLUCIÓN No. 13240 DE 2017
(Diciembre 13)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 800 de 2019>
Por la cual se conforman los Comités Estratégicos en las Direcciones Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras y se deroga la Resolución No. 5786 de 2010
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR, CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS,
En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 28 de la Ley 7a de 1979, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.
Que la Resolución No. 5786 de 2010, creó en cada una de las Direcciones Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras, ICBF, el Comité Estratégico Regional, con el fin de promover, posibilitar y articular la acción de las Direcciones Regionales con el Direccionamiento Estratégico y el Código de Buen Gobierno que orienta la gestión pública del Instituto, para garantizar el adecuado funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión - SIGE, orientado a resultados y hacia los niños, niñas, adolescentes y familias colombianas.
Que mediante el Decreto 987 de 2012, se modificó la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar “Cecilia de la Fuente de Lleras”, y se determinó las funciones de sus dependencias, para lo cual se crearon nuevas dependencias y funciones con base en las nuevas políticas del Gobierno Nacional y responsabilidades asignadas a la Entidad, en materia de atención a la Primera Infancia, Niñez, Adolescencia, Familias y Comunidades del Territorio Nacional, así como de la población víctima de grupos armados al margen de la Ley, población adolescente en conflicto con la Ley y en proceso de restablecimiento de derechos, estableciéndose en su artículo 42 las funciones de las Direcciones Regionales.
Que la Resolución No. 2859 de 2013 modificó la Resolución No 1616 de 2006 y reglamentó la estructura del ICBF en el Nivel Regional y Zonal.
Que mediante la Resolución No. 8080 de 2016, se aprobó el Manual del Sistema Integrado de Gestión y se adoptó el nuevo modelo de operación por procesos del ICBF.
Que la Resolución No. 7070 de 2017, por la cual se reorganiza el Sistema Integrado de Gestión, definió este Sistema como una herramienta gerencial la cual tienen el propósito de promover facilitar la mejora continua en la gestión del ICBF, orientada a lograr el impacto en el servicio que se presta a los niños, niñas adolescentes y familias colombianas.
Que en virtud de los considerandos anteriores, desde la expedición de la Resolución No. 5786 en el año 2010, no se ha actualizado y ajustado los Comités Estratégicos en las Direcciones Regionales con los nuevos cambios que se han presentado en la estructura del ICBF con la creación de las nuevas dependencias y cambio en sus funciones, así como el nuevo modelo de operación por procesos, lo que implica su reorganización, con el objetivo de definir y establecer las políticas, estrategias y acciones para la formulación y desarrollo de la planeación institucional, la focalización y registro de la población, el anteproyecto de presupuesto, la asignación de recursos y verificación de la ejecución en términos de programación de metas, el diseño seguimiento a la implementación del sistema integrado de gestión para mejorar el desarrollo de productos y servicios enfocados a la niñez y a la familia colombiana.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 800 de 2019> Conformar en cada una de las Direcciones Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, el Comité Estratégico Regional con el fin de promover, posibilitar y articular las acciones de las Direcciones Regionales con el Direccionamiento Estratégico y el Código de Ética y Buen Gobierno que dirige la Gestión Pública del Instituto, para garantizar la sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión -SIGE, orientado a los buenos resultados en la gestión Institucional en pro de los niños, niñas, adolescentes y familias colombianas.
ARTÍCULO SEGUNDO. OBJETIVO. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 800 de 2019> El Comité Estratégico tiene como objetivo fortalecer el Proceso de Direccionamiento Estratégico en la definición, formulación, articulación, control y evaluación de las políticas, planes, programas, lineamientos y proyectos para lograr una adecuada y eficiente gestión institucional a través de la articulación entre colaboradores, dependencias, procesos, y niveles territoriales, el apoyo administrativo a los procesos misionales, la apropiación de una cultura de evaluación y la optimización del uso de los recursos.
ARTÍCULO TERCERO. CONFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 800 de 2019> El Comité Estratégico Regional, en su conformación básica, estará integrado por los siguientes miembros:
1. El Director Regional, quien lo presidirá.
2. El Coordinador del Grupo de Planeación y Sistemas o quien haga sus veces.,
3. El Coordinador del Grupo Jurídico o quien haga sus veces.
4. El Coordinador del Grupo Financiero o quien haga sus veces.
5. El Coordinador del Grupo Administrativo o quien haga sus veces.
6. Los Coordinadores del Grupo de Gestión Humana, Grupo de Asistencia Técnica, Grupo de Protección y Grupo de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición, en las Regionales en donde aplique.
7. Los Coordinadores del Grupo de Recaudo y Grupo de Contratación en donde aplique.
8. Un Representante de los Coordinadores Zonales de la Dirección Regional.
El Comité Estratégico en su conformación ampliada estará integrado además de los miembros anteriormente señalados, por los Coordinadores Zonales de la respectiva Regional.
PARÁGRAFO PRIMERO. El Representante de los Coordinadores Zonales será elegido por los miembros del respectivo Comité Estratégico en la primera sesión de cada año, designación que se ejercerá por toda la vigencia, de lo cual se dejará constancia en el acta de dicha sesión.
PARÁGRAFO SEGUNDO. La Secretaría Técnica del Comité Estratégico Regional será ejercida por el Coordinador del Grupo de Planeación y Sistemas. En las Direcciones Regionales en donde no exista este cargo, será desempeñada por el Coordinador del Grupo de Asistencia Técnica.
ARTÍCULO CUARTO. RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 800 de 2019> El Comité Estratégico Regional en sus conformaciones básica y ampliada, tendrá a cargo las siguientes responsabilidades, de acuerdo con los siguientes temas:
--Acciones Estratégicas
1. Promover la mejora continua, la innovación y la gestión del conocimiento en el marco de la sostenibilidad y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión.
2. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y procesos que corresponden a cada Dirección Regional y tomar las decisiones relacionadas con la mejora Institucional.
3. Realizar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de Gestión de la Dirección Regional definidos en cada vigencia.
4. Aprobar una vez al año los planes de asistencia técnica de la Regional y sus Centros Zonales, así como realizar seguimiento a los mismos.
5. Realizar seguimiento trimestral a los resultados de los informes de supervisión de los Programas para tomar acciones y decisiones de mejora en la prestación del servicio.
6. Promover, dirigir y garantizar la adopción y aplicación de las políticas nacionales y regionales en materia de atención a los niños, niñas, adolescentes y familias y comunidades, para la prestación del servicio público de bienestar familiar.
7. Analizar la información correspondiente a las medidas de austeridad del gasto o aquellas que por necesidades del servicio o por reglamentación externa se requieran, y tomar las acciones de mejora a que haya lugar.
8. Realizar seguimiento trimestral al Proceso de Relación al Ciudadano referente a las peticiones, denuncias, quejas, reclamos y sugerencias de la comunidad en general, y tomar las acciones de mejora pertinentes.
9. Realizar la revisión por dirección semestral del Sistema Integrado de Gestión - SIGE, analizar su desempeño y emprender acciones para su mejoramiento.
10. Realizar seguimiento trimestral al plan operativo POSIGE, servicios no conformes y acciones correctivas generadas en la Regional y en los Centros Zonales, para su efectivo cierre.
11. Validar y aprobar la Programación de Metas Sociales y Financieras, el Plan Anual de Adquisiciones y las modificaciones requeridas durante la vigencia.
12. Aprobar y realizar seguimiento a los Planes de Mejoramiento resultados de las auditorías de la Contraloría General de la República, Oficina de Control Interno y Entes Certificadores del Sistema Integrado de Gestión SIGE.
13. Velar por la oportunidad y confiabilidad de la comunicación Regional Interna y Externa.
14. Realizar seguimiento al cumplimiento de los indicadores del tablero control, del Plan de Acción y del Plan indicativo, definiendo las estrategias y acciones de mejora para subsanar los estados críticos y en riesgo.
Programación y seguimiento de metas sociales y financieras
1. Promover el acceso, uso y aprovechamiento del Sistema de Información Cuéntame del ICBF, para la toma de decisiones por parte de los responsables de la operación y evaluación de los programas y servicios del Instituto.
2. Revisar el seguimiento, evaluación y monitoreo de las metodologías, procedimientos, instrumentos y planes de acción para la captura, consolidación y reporte de información de beneficiarios.
3. Analizar la consistencia de los informes de ejecución presupuestal y evaluación financiera, frente a las metas sociales y financieras programadas, evaluando su cumplimiento frente a los objetivos de la entidad, dentro de los planes y políticas sectoriales, e indicar los correctivos necesarios para su cumplimiento.
--Sistemas de Información
1. Generar las estrategias al interior de la Dirección Regional y los Centros Zonales, para implementar las políticas y lineamientos establecidos por la Dirección General o por la Dirección de Información y Tecnología para el manejo de la información y desarrollo de los sistemas de información.
2. Velar por el adecuado uso de los recursos tecnológicos con los que cuenta la Dirección Regional y Centros Zonales.
- Gestión financiera
1. Analizar y evaluar la implementación de políticas y estrategias para el recaudo, administración, gestión, control y registro de los recursos financieros de la Dirección Regional.
2. Evaluar el cumplimiento de los lineamientos para la aplicación de las políticas que establezca la Dirección General de los diferentes procesos financieros y tomar decisiones relacionadas con la mejora institucional.
3. Revisar y analizar las cifras financieras de la Dirección Regional que serán presentadas a la Dirección General.
4. Realizar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones y compromisos del periodo, estableciendo estrategias de mejora.
5. Tomar decisiones y fijar las acciones necesarias para alcanzar el cumplimiento de las metas y compromisos establecidos en materia financiera, de acuerdo con el resultado de los informes presentados por el Coordinador Financiero o quien haga sus veces y sustentado ante el Comité por parte del responsable de los recursos de cada área en la Regional.
--Gestión de Talento humano
1. Orientar la aplicación de los planes definidos por el Proceso de Gestión de Talento humano.
2. Analizar y evaluar los resultados de los planes y programas de capacitación, seguridad y salud en el trabajo, bienestar e incentivos y tomar decisiones relacionadas con la mejora institucional.
3. Analizar los resultados de la evaluación del desempeño de los Servidores Públicos asignados a la Dirección Regional, para la definición coordinada de acciones de mejora y crecimiento personal y profesional de ellos.
4. Hacer seguimiento a la gestión del cobro de incapacidades de los Servidores Públicos de la Regional.
--Gestión Regional
1. Identificar los aspectos de orden estratégico y situaciones que afectan la gestión de las regionales.
2. Coordinar, definir y articular procesos de asesoría, asistencia y acompañamiento entre la Regional con los Centros Zonales y la sede de la Dirección Nacional
ARTÍCULO QUINTO FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 800 de 2019> Serán funciones de la Secretaría Técnica de cada Comité Estratégico Regional, las siguientes:
1. Convocar por escrito a las sesiones ordinarias del Comité con una antelación no menor de tres (3) días hábiles a la fecha de sesión, indicando el lugar y hora de la misma.
2. Convocar las sesiones extraordinarias del Comité cuando el Director Regional así lo considere necesario.
3. Elaborar la agenda con el orden del día y los temas por tratar en cada una de las sesiones, la cual deberá ser remitida en la convocatoria.
4. Elaborar las actas de cada sesión, las cuales deberán ser numeradas consecutivamente, suscritas por los integrantes y contener los aspectos tratados y acordados.
5. Hacer seguimiento de las decisiones, recomendaciones y compromisos acordados en el Comité.
6. Registrar, custodiar, archivar y conservar la documentación que se genere en cada una de las sesiones del comité, de conformidad con las tablas de retención estipuladas.
7. Publicar las actas de cada uno de los Comités ya sea presencial o virtual en el sitio asignado a la Dirección Regional en la Intranet del ICBF dentro de los quince (15) días calendario siguientes a cada sesión del Comité, con el fin de facilitar el conocimiento y el uso adecuado de la información por parte de los líderes de los procesos en el nivel nacional, especialmente en los temas de su competencia, permitiendo retroalimentación oportuna hacia el nivel Regional, teniendo especial cuidado en que las mismas no contengan información reservada o datos personales.
ARTÍCULO SEXTO. SESIONES. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 800 de 2019> El Comité Estratégico Regional, previa convocatoria de la Secretaría Técnica, sesionará de la siguiente forma:
1. En su conformación básica, de manera ordinaria, una vez (1) al mes.
2. En su conformación ampliada, de manera ordinaria, por lo menos, una vez cada dos (2) meses.
Lo anterior, sin perjuicio de sesiones extraordinarias cuando el Director Regional lo considere conveniente, dependiendo de las necesidades, condiciones y circunstancias de los asuntos a cargo de la Dirección Regional.
Las sesiones podrán ser presenciales o virtuales de acuerdo a las necesidades y requerimientos de la Regional, buscando en todo momento la eficiencia en el uso de los recursos, así como la oportunidad en la toma de decisiones para el beneficio del ICBF y la mejora del Sistema Integrado de Gestión, de conformidad con el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para lo cual se hará uso de los medios tecnológicos disponibles.
ARTÍCULO SÉPTIMO. QUORUM DELIBERATORIO. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 800 de 2019> Se constituirá quórum para sesionar con la participación de la mitad más uno de los integrantes del Comité Estratégico Regional.
ARTÍCULO OCTAVO. SEGUIMIENTO Y ARTÍCULACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 800 de 2019> La Oficina de Gestión Regional conocerá los resultados periódicamente de los Comités Estratégicos de las Regionales, y articulará con las dependencias de la Sede de la Dirección General, las acciones correspondientes a los temas críticos que allí se presenten.
ARTÍCULO NOVENO. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga la Resolución No. 5786 de 2010 y las demás disposiciones que sean contrarias.
COMUNIQUESE, Y CÚMPLASE,
Dada en Bogotá D.C., a los 13 DIC. 2017
KAREN ABUDINEN ABUCHAIBE
Directora General
