RESOLUCION 800 DE 2019
(febrero 5)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
Por el cual se conforma el Comité Regional de Gestión y Desempeño en las Direcciones Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se deroga la Resolución No. 13240 de 2017
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR, CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS,
En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 28 de la Ley 7a de 1979, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF, es un establecimiento público del orden nacional creado por la Ley 75 de 1968, con personería jurídica autonomía administrativa y patrimonio propio adscrito al Departamento Administrativo de Prosperidad Social.
Que mediante el Decreto 987 de 2012, se modificó la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar “Cecilia de la Fuente de Lleras”, y se determinó las funciones de sus dependencias, para lo cual se crearon nuevas dependencias y funciones con base en las nuevas políticas del Gobierno Nacional y responsabilidades asignadas a la Entidad, en materia de atención a la Primera Infancia, Niñez, Adolescencia, Familias y Comunidades del Territorio Nacional, así como de la población víctima de grupos armados al margen de la Ley, población adolescente en conflicto con la Ley y en proceso de restablecimiento de derechos, estableciéndose en su artículo 42 las funciones de las Direcciones Regionales.
Que el Decreto 1499 de 2017, que modificó el Decreto 1083 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública), adoptó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG, definiéndolo en su artículo 2.2.22.3.2 como “...un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio”.
Que el artículo 2.2.22.3.8 del mencionado Decreto, dispone que en las entidades públicas se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño, encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.
Que la Resolución 13240 de 2017, conformó en cada una de las Direcciones Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF, un Comité Estratégico, con el fin de promover, posibilitar y articular las acciones de las Direcciones Regionales con el Direccionamiento Estratégico y el Código de Ética y Buen Gobierno que dirige la Gestión Pública del Instituto, para garantizar la sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión -SIGE, orientado a ¡os buenos resultados en la gestión institucional en pro de los niños, niñas, adolescentes y familias colombianas.
Que el ICBF mediante Resolución No. 6970 de 2018, integró y reglamentó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, que tiene como objeto orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
Que en consecuencia de lo anterior, se hace necesario conformar el Comité Regional de Gestión y Desempeño, de acuerdo a la nueva normatividad establecida en el Decreto 1499 de 2017, el cual busca implementar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión en cada una de sus dimensiones y políticas, que puestas en práctica de manera articulada e intercomunicada, permita que la organización opere, así como derogar la resolución 13240 de 2017 que creó los Comités Estratégicos en las Direcciones Regionales.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. OBJETO. Conformar en cada una de las Direcciones Regionales el Comité Regional de Gestión y Desempeño que tendrá como objeto orientar, promover y articular la Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF.
ARTÍCULO SEGUNDO. CONFORMACIÓN. El Comité Regional de Gestión y Desempeño del ICBF, en su conformación básica, estará integrado por los siguientes miembros, conforme
aplique:
1. El Director Regional, quien lo presidirá.
2. El Coordinador del Grupo de Planeación y Sistemas o quien haga; sus veces.
3. El Coordinador del Grupo Jurídico o quien haga sus veces
4. El Coordinador del Grupo Financiero o quien haga sus veces
5. El Coordinador del Grupo Administrativo o quien haga sus veces
6. Los Coordinadores del Grupo de Gestión Humana, Grupo de Asistencia Técnica, Grupo de Protección, Grupo de Responsabilidad Penal, Grupo de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición, y Grupo Gestión de Soporte en las Regionales.
7. Los Coordinadores del Grupo de Recaudo y Grupo de contratación.
8. Un Representante de los Coordinadores Zonales de la Dirección Regional.
El Comité Regional de Gestión y Desempeño en su conformación ampliada estará integrado además de los miembros anteriormente señalados por los coordinadores zonales de la respectiva Regional.
PARÁGRAFO PRIMERO. El Representante de los coordinadores zonales será elegido por los miembros del respectivo Comité en la primera sesión de cada año, designación que se ejercerá por toda la vigencia, de lo cual se dejará constancia en el acta de dicha sesión.
PARÁGRAFO SEGUNDO. La Secretaría Técnica del Comité Regional de Gestión y Desempeño será ejercida por el Coordinador del Grupo de Planeación y Sistemas. En las Direcciones Regionales en donde no exista este cargo, será desempeñada por el Coordinador del Grupo de Asistencia Técnica.
PARÁGRAFO TERCERO. El Director Regional podrá invitar a las sesiones del comité a los colaboradores que considere, de acuerdo con los temas previstos en el orden del día. Sin embargo, su presencia se limitará a la exposición o participación en el asunto para el cual sean llamados.
PARÁGRAFO CUARTO. En los eventos en que un servidor ostente varias de las calidades señaladas para integrar el Comité Regional de Gestión y Desempeño, solo tendrá derecho a un (1) voto.
ARTÍCULO TERCERO. RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ. El Comité Regional de Gestión y Desempeño en sus conformaciones básica y ampliada, tendrá a cargo las siguientes responsabilidades, de acuerdo con las dimensiones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión:
1. Dimensión Talento Humano: Para el desarrollo de esta dimensión deberá tenerse en cuenta las políticas de: gestión estratégica del talento humano y de integridad.
a. Apoyar la implementación de los planes definidos por el Proceso de Gestión de Talento Humano.
b. Analizar y evaluar los resultados de los planes y programas de capacitación, seguridad y salud en el trabajo, clima laboral, bienestar e incentivos para tomar decisiones relacionadas con la mejora institucional y el desarrollo del talento humano.
c. Analizar los resultados de la evaluación del desempeño de los Servidores Públicos asignados a la Dirección Regional, para la definición coordinada de acciones de mejora encaminadas al crecimiento personal y profesional de ellos.
d. Hacer seguimiento a la gestión del cobro de incapacidades de los Servidores Públicos de la Regional.
e. Divulgar y apropiar los valores y principios propuestos en el código de ética o de integridad del Instituto.
2. Dimensión Direccionamiento Estratégico y Planeación: Para el desarrollo de esta dimensión deberá tenerse en cuenta las politicéis de: planeación institucional y de gestión presupuestal y eficiencia del gasto público
a. Socializar, promover e implementar la Planeación Estratégica de ICBF (misión, visión, objetivos institucionales, planes, programas y proyectos).
b. Socializar políticas y directrices en materia de calidad, seguridad y salud en el trabajo, seguridad de la información y ambiental en el marco el Sistema Integrado de Gestión.
c. Promover, dirigir y garantizar la adopción y aplicación de las políticas nacionales y regionales en materia de atención a los niños, niñas, adolescentes y familias y comunidades, para la prestación del servicio público de bienestar familiar.
d. Apoyar la construcción y revisión del contexto interno y externo del ICBF y partes interesadas.
e. Realizar Seguimiento al proceso de focalización de acuerdo con lo establecido en los lineamientos técnicos y manuales operativos de los servicios.
f. Analizar la oferta institucional en la regional.
g. Realizar seguimiento ah cumplimiento de los acuerdos de gestión de la Dirección Regional definidos en cada vigencia.
h. Apoyar en la formulación de las hojas de vida de los indicadores y realizar monitoreo a los resultados de los indicadores propuestos en el marco del tablero de control de la entidad
i. Analizar la información correspondiente a las medidas de austeridad del gasto o aquellas que por necesidades del servicio o por reglamentación externa se requieran, y tomar las acciones de mejora a que haya lugar.
j. Socializar el plan de acción anual al interior de la regional, para facilitar el conocimiento y generar el compromiso en sus colaboradores con el efectivo cumplimiento de las metas establecidas.
k. Validar el plan anual de adquisiciones y las modificaciones requeridas durante la vigencia.
l. Aprobar anualmente los planes de asistencia técnica de la Regional y sus Centros Zonales, así como realizar seguimiento a los mismos.
m. Realizar seguimiento trimestral a los resultados de los informes de supervisión de los programas misionales, para tomar acciones y decisiones de mejora en la prestación del servicio.
n. Realizar Revisión por Dirección de manera semestral, y analizar el desempeño de su Regional para su seguimiento y mejora.
o. Realizar seguimiento periódico al cumplimiento del Plan Operativo del Sistema Integrado de Gestión - POSIGE en la Regional y en los Centros Zonales para el fortalecimiento del Sistema.
- Gestión Regional
a. Identificar los aspectos de orden estratégico y situaciones que afectan la gestión de las regionales, que permitan la articulación interinstitucional y alianzas estratégicas, así como la inclusión de mejores prácticas.
b. Coordinar, definir y articular procesos de asesoría, asistencia técnica y acompañamiento entre la Regional con los Centros Zonales y la Sede de la Dirección Nacional.
c. Realizar seguimiento al cumplimiento de las actividades propuestas en cada uno de los componentes del plan de trabajo implementado por la Oficina de Gestión Regional.
- Programación y seguimiento de metas sociales y financieras
a. Proyectar las metas sociales y financieras de la siguiente vigencia con base en los techos presupuéstales asignados, el análisis histórico y el contexto de la regional.
b. Promover el acceso, uso y aprovechamiento del Sistema de Información Cuéntame y Sistema de Información Misional-SIM del ICBF, para la toma de decisiones por parte de los responsables de la operación y evaluación de los programas y Servicios del Instituto.
c. Revisar el seguimiento, evaluación y monitoreo a la captura, consolidación y reporte de información de beneficiarios para garantizar la calidad y oportunidad de la información.
d. Analizar la consistencia de los informes de ejecución presupuestal y evaluación financiera, frente a las metas sociales y financieras programadas, evaluando e indicando los correctivos necesarios para su cumplimiento.
- Gestión financiera
a. Validar el plan anual mensualizado de caja y las modificaciones requeridas durante la vigencia, así como hacer el seguimiento a su ejecución.
b. Analizar y evaluar la implementación de políticas y estrategias para el recaudo, administración, gestión, control y registro de los recursos financieros de la Dirección Regional.
c. Evaluar el cumplimiento de los lineamientos que establezca la Dirección General de los diferentes procesos financieros y tomar decisiones relacionadas con la mejora institucional.
d; Realizar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones y compromisos del periodo, estableciendo estrategias de mejora.
e. tomar decisiones y fijar las acciones necesarias para alcanzar el cumplimiento de las metas y compromisos establecidos en materia financiera, de acuerdo con el resultado de los informes presentados por el Coordinador Financiero o quien haga sus veces y sustentado ante el Comité por parte del responsable de los recursos de cada área en la Regional.
f. Realizar seguimiento a la ejecución de las reservas presupuéstales y cuentas por pagar, estableciendo estrategias de mejora.
3. Dimensión Gestión con Valores para Resultados: Para el desarrollo de esta dimensión, deberá tenerse en cuenta las políticas de: fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, gestión presupuestal y eficiencia del gasto público, gobierno digital: TIC para el Estado y TIC para la Sociedad, defensa jurídica, mejora normativa, transparencia y, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, servicio al ciudadano, racionalización de trámites y participación ciudadana en la gestión pública.
a. Promover en la Regional la socialización de los procesos y documentación asociada para su correcta aplicación.
b. Aprobar y hacer seguimiento a las matrices de los riesgos de calidad, corrupción, seguridad de la información, y ambiental para garantizar su correcta gestión y aplicación efectiva de los controles definidos.
c. Hacer seguimiento a la ejecución del presupuesto ejerciendo un permanente y efectivo control administrativo, seguimiento y evaluación para soportar decisiones y tomar medidas correctivas en caso de ser necesario.
d. Adelantar actividades para la prevención del daño antijurídico conforme la Política adoptada desde la Dirección General.
e. Socializar con el equipo regional y hacer seguimiento a la gestión del manejo de los archivos públicos, con el fin de preservar los documentos.
f. Realizar seguimiento trimestral frente al resultado en la gestión de peticiones, quejas, denuncias, reclamos y sugerencias competencia de la regional y sus centros zonales.
g. Promover la efectiva participación ciudadana en las mesas públicas y rendición de cuentas en la Regional.
h. Realizar seguimiento a las acciones del SNBF frente al cumplimiento de políticas
públicas de infancia y adolescencia, el desarrollo de consejos de política social y mesas de infancia
i. Apoyar la implementación de las acciones de transparencia y lucha contra de la corrupción definidas por la Dirección General.
- Sistemas de Información
a. Generar las estrategias al interior de la Dirección Regional y los Centros Zonales, para Implementar las políticas, controles, procedimientos y planes establecidos por la Dirección General y por la Dirección de Información y Tecnología para el manejo de la Información y desarrollo de los sistemas de información.
b. Realizar seguimiento al adecuado uso de los decursos tecnológicos con los que cuenta la Dirección Regional y Centros Zonales.
4. Dimensión Evaluación para el Resultado: Para el desarrollo de esta dimensión deberá tenerse en cuenta la política seguimiento y evaluación del desempeño Institucional.
a. Realizar seguimiento y evaluación al cumplimiento de las metas establecidas en los indicadores del tablero de control, actividades del plan de acción y del plan indicativo, definiendo las estrategias y acciones de mejora para subsanar los estados críticos y en riesgo.
b. Realizar evaluación periódica de la gestión de riesgos en la Regional, con el fin de maximizar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
c. Evaluar los indicadores con el fin de Identificar oportunidades de mejora frente a la satisfacción de las partes interesadas.
5. Dimensión Información y Comunicación: Para el desarrollo de esta dimensión deberá tenerse en cuenta las políticas de: gestión documental y transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción.
a. Dar a conocer las necesidades de comunicación para contribuir al conocimiento y apropiación del Sistema Integrado de Gestión, así como fortalecer la Imagen del Instituto ante las diferentes partes Interesadas.
b. Realizar una adecuada gestión de los documentos que soportan la información, buscando una mayor eficiencia administrativa en la gestión documental, la defensa de los derechos, la promoción de la transparencia y acceso a la Información pública y seguridad de la información.
c. Proteger, preservar y administrar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información en el marco de la operación de los procesos y en cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.
d. Capacitar y divulgar a los servidores públicos y partes interesadas en la guía de rotulación de la información y al acceso de la información pública de la entidad.
e. Publicar y divulgar documentos y archivos de valor para el ciudadano y que constituyen un aporte en la construcción de una cultura de transparencia.
f. Verificar que la comunicación interna y externa en la regional, sea oportuna y confiable.
6. Dimensión Gestión del Conocimiento e Innovación: Para el desarrollo de esta dimensión deberá tenerse en cuenta la política de gestión del conocimiento e innovación.
a. Promover la gestión del conocimiento y la innovación en el marco de la sostenibilidad y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión.
b. Generar ideas a través de la Estrategia Mejorando Estamos, que dinamicen y promuevan la cultura sobre las mejores formas de hacer las cosas en la entidad.
c. Compartir y difundir las experiencias y lecciones aprendidas mediante redes de enseñanza-aprendizaje, con el fin de fortalecer el conocimiento a través de la memoria institucional.
7. Dimensión Control Interno: Para el desarrollo de esta dimensión deberá tenerse en cuenta la política de control interno.
a. Aprobar y realizar seguimiento a los planes de mejoramiento resultados de las auditorías de la Contraloría General de la República u otros órganos de control.
b. Generar y hacer seguimiento a acciones de mejora derivadas de auditorías internas, evaluaciones independientes y auditorías externas.
c. Realizar seguimiento y monitoreo a los controles y acciones de los planes de tratamiento definidos en las matrices de riesgos.
d. Desarrollar y mantener procesos de comunicación que fortalezcan la cultura de control para todos los colaboradores de la regional.
ARTÍCULO CUARTO. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. Serán funciones de la Secretaría Técnica de cada Comité Regional de Gestión y Desempeño, las siguientes:
a. Convocar por escrito a las sesiones ordinarias del Comité con una antelación no menor de tres (3) días hábiles a la fecha de sesión, indicando el lugar y hora de la misma.
b. Convocar las sesiones extraordinarias del Comité cuando el Director Regional así lo considere necesario.
c. Elaborar la agenda con el orden del día y los temas por tratar en cada una de las sesiones, la cual deberá ser remitida en la convocatoria.
d. Elaborar las actas de cada sesión, las cuales deberán ser numeradas consecutivamente, suscritas por los integrantes y contener los aspectos tratados y acordados.
e. Hacer seguimiento de las decisiones, recomendaciones y compromisos acordados en el Comité.
f. Registrar, custodiar, archivar y conservar la documentación que se genere en cada una de las sesiones del Comité, de conformidad con las tablas de retención estipuladas.
g. Publicar las actas de cada uno de los Comités ya sea presencial o virtual en el sitio asignado a la Dirección Regional en la Intranet del ICBF dentro de los quince (15) días calendario siguientes a cada sesión del Comité, con el fin de facilitar el conocimiento y el uso adecuado de la Información por parte de los líderes de los procesos en el nivel nacional, especialmente en los temas de su competencia, permitiendo retroalimentación oportuna hacia el nivel Regional, teniendo especial cuidado en que las mismas no contengan información reservada o datos personales.
ARTÍCULO QUINTO. SESIONES. El Comité Regional de Gestión y Desempeño, previa convocatoria de la Secretaría Técnica, sesionará de la siguiente forma:
1. En su conformación básica, de manera ordinaria, una vez (1) al mes.
2. En su conformación ampliada, de manera ordinaria una (1) vez por trimestre.
Lo anterior, sin perjuicio de sesiones extraordinarias cuando el Director Regional lo considere conveniente, dependiendo de las necesidades, condiciones y circunstancias de los asuntos a cargo de la Dirección Regional.
Las sesiones podrán ser presenciales o virtuales de acuerdo a las necesidades y requerimientos de la Regional, buscando en todo momento, la eficiencia en el uso de los recursos, así como la oportunidad en la toma de decisiones para el beneficio del ICBF y la mejora del Sistema Integrado de Gestión, de conformidad con el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para lo cual se hará uso de los medios tecnológicos disponibles.
ARTÍCULO SEXTO. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. Se constituirá quorum deliberatorio en el Comité Regional de Gestión y Desempeño con la participación de la mayoría simple de sus integrantes. En todos los casos las decisiones se adoptarán por mayoría simple de los participantes.
ARTÍCULO SÉPTIMO. SEGUIMIENTO Y ÁRTÍCULACIÓN. La Oficina de Gestión Regional conocerá los resultados periódicamente de los Comités Regionales de Gestión y Desempeño, y articulará con las dependencias de la Sede de la Dirección General, las acciones correspondientes a los temas críticos que allí se presenten.
ARTÍCULO OCTAVO. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga la Resolución No. 13240 de 2017 y las demás disposiciones que sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,
Dada en Bogotá D.C., a los 5 FEB 2019
JULIANA PUNGILUPPI
Directora General
