RESOLUCIÓN 880 DE 2003
(16 mayo)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004>
Por la cual se hace una delegación, se establece el procedimiento para la autorización de comisiones de servicio de los servidores públicos y contratistas de la sede nacional y se deroga una Resolución
EL SECRETARIO GENERAL
ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DE DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial de las conferidas por el literal c) del artículo 28 de Decreto No. 334 de 1980 (Estatutos del ICBF) y por el artículo 27 del Decreto No. 1137 de 1999 y,
CONSIDERANDO:
Que mediante el Decreto 1042 de 1978, el Gobierno Nacional dictó disposiciones relativas al otorgamiento de comisiones de servicios y al reconocimiento y pago de viáticos, a los servidores públicos.
Que mediante Decreto No. 1737 del 21 de agosto de 1998, el Gobierno Nacional fijó, entre otras, medidas de austeridad para las entidades u organismos del orden nacional, lo que motivó a la administración a expedir la Resolución No. 2222 del 6 de Mayo de 1999, por la cual se ordenan medidas de austeridad en el manejo de los recursos del ICBF, señalando que las comisiones de servicios deben ajustarse a la programación anual mensualizada y a las necesidades reales de desplazamiento.
Que la Directiva Presidencial No. 10 del 20 de agosto de 2002, en su numeral 1. Acciones a corto plazo, sub numeral 1.1.2 ordena que, “Teniendo en cuenta la difícil situación del fisco y de la economía nacional, la administración pública deberá convertirse en ejemplo de austeridad”.
Que mediante Resolución No. 0141 del 1 de febrero de 2000, se hizo una delegación, estableciendo el procedimiento para la ordenación de comisiones de servicio dentro del territorio nacional, a servidores públicos de la planta de personal asignada a la sede nacional y se revocó una resolución.
Que con el fin de unificar criterios y garantizar la protección y racionalización de los recursos públicos, se hace necesario establecer el procedimiento para el otorgamiento, control, seguimiento y legalización de las comisiones de servicios de los servidores públicos de la sede nacional y del personal que ejerce actividades por contratos en los que se haya establecido tales desplazamientos.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DELEGACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE COMISIONES.
ARTÍCULO 1o. AUTORIZACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Delegar a partir del 1º de junio de 2003, en el Director de Gestión Humana, la facultad de autorizar mediante resolución las comisiones de servicios, así como las prórrogas, aclaraciones, modificaciones y revocatorias, cuando sea del caso y ordenar el pago de los viáticos y gastos de viaje dentro del territorio nacional, a los servidores públicos de la sede nacional o a los contratistas, cuando el contrato así lo estipule.
ARTÍCULO 2o. EN EL EXTERIOR. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Las comisiones de servicio al exterior del país, se otorgarán y tramitarán de conformidad con las normas que las regulen y sólo podrán ser autorizadas por la autoridad competente.
DEFINICIONES.
ARTÍCULO 3o. COMISIÓN DE SERVICIOS. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Es la designación que se hace al servidor público o al contratista, para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo o las actividades inherentes al cumplimiento de sus obligaciones, en lugar diferente a su área o sede habitual de trabajo o para atender transitoriamente actividades oficiales distintas a las del empleo de que es titular.
PARÁGRAFO. Solamente podrá conferirse comisión para fines relacionados con la misión del Instituto.
ARTÍCULO 4o. ÁREA O SEDE DE TRABAJO. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Se entiende por área o sede habitual de trabajo, el territorio dentro del cual el servidor público presta ordinariamente sus servicios y el contratista sus actividades.
ARTÍCULO 5o. VIÁTICOS. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Es el valor en dinero que se reconoce a los servidores públicos o contratistas en comisión de servicio, destinado a atender sus gastos de manutención y alojamiento.
PARÁGRAFO 1. Cuando el Instituto requiera los servicios de personal ajeno a su organización, vinculado en virtud de convenios especiales o contratos, se le reconocerán las tarifas de viáticos y gastos de viaje equivalentes a la escala salarial establecida para los servidores públicos del Instituto, en los términos establecidos en el convenio o contrato.
ARTÍCULO 6o. GASTOS DE VIAJE. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Son los pagos por concepto de transporte aéreo, terrestre, fluvial, marítimo, impuestos y tasas aeroportuarias, otorgados a los servidores públicos o contratistas que en cumplimiento de una comisión deban desempeñar funciones en lugar diferente a su sede de trabajo.
PROGRAMACIÓN, DURACIÓN Y PRÓRROGA DE COMISIONES.
ARTÍCULO 7o. PROGRAMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Para el trámite de las comisiones de servicios se requiere que antes de los dos (2) días hábiles últimos de cada mes, los Directores Técnico, Administrativo, Financiero, de Gestión Humana, de Planeación, de Evaluación, Jefes de Oficina y Secretario General, elaboraren la programación de comisiones a realizar por dependencias para el mes siguiente, de acuerdo con las funciones asignadas, sus planes de acción y los lineamientos dados por la Dirección de Planeación.
La programación será presentada a la Dirección de Gestión Humana para verificar que se ajuste a las funciones de cada dependencia y a la necesidad de la labor que se pretende realizar, así como para analizar que la programación esté concebida, en forma tal que se propenda por la racionalidad en la utilización de los recursos humanos y financieros. Una vez realizada la respectiva verificación y análisis, se enviará para aprobación por parte de la Secretaría General.
En caso de presentarse ajustes a la programación por parte de la Secretaría General, se devolverá a la dependencia correspondiente, con el fin que ésta realice las modificaciones en el formato respectivo (véase Anexo 1).
A la programación de comisiones, las dependencias anexarán los proyectos de resolución de comisiones incluyendo la información a que hace referencia el artículo 9 del presente acto administrativo.
ARTÍCULO 8o. PRINCIPIOS DE LA PROGRAMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Será responsabilidad de los Directores Técnico, Administrativo, Financiero, de Gestión Humana, de Planeación, de Evaluación, Jefes de Oficina y Secretario General, programar las comisiones de servicio con principios de objetividad, eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad.
PARÁGRAFO. Cuando la prestación de comisiones de servicios implique ser efectuadas en varios lugares, con interrupción de máximo tres (3) días hábiles, se otorgarán las comisiones en un solo acto administrativo, en el cual se indicarán los sitios a visitar; de superarse ese término se autorizarán las comisiones por actos administrativos diferentes.
ARTÍCULO 9o. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> La resolución que autoriza la comisión de servicios deberá ser suscrita por el Director de Gestión Humana, fechada y numerada en la Secretaría General de la Entidad, previa solicitud a la Dirección Financiera, del certificado de disponibilidad presupuestal que ampare las comisiones programadas. Se remitirán dos (2) copias a la Dirección Financiera, una (1) a la Dirección de Gestión Humana y una (1) a la Dirección Administrativa.
La resolución que autoriza la comisión de servicios deberá contener como mínimo: nombre e identificación del servidor público, cargo, asignación mensual, objeto, lugar y término de la comisión, valor de viáticos por días pernoctados y no pernoctados e imputación presupuestal. Se incluirán los gastos de transporte terrestre, fluvial, marítimo, impuestos, tasas aeroportuarias, cuando los tiquetes sean suministrados por la Dirección Administrativa.
ARTÍCULO 10. EXCEPCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Cuando por necesidades del servicio, deban realizarse comisiones no contempladas en la programación mensual, y que sean de inaplazable cumplimiento, sólo podrán autorizarse por el Secretario General, una vez sea justificada su urgencia ante ese despacho, por parte de los Directores Técnico, Administrativo, Financiero, de Gestión Humana, de Planeación, de Evaluación, o Jefes de Oficina.
ARTÍCULO 11. CONVENIOS ESPECIALES. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Las comisiones que deban realizar los servidores públicos o contratistas de la sede nacional con cargo a convenios especiales con otras entidades, se presentarán a la Dirección de Gestión Humana dentro de los cuatro (4) días hábiles anteriores a la fecha en que deban realizarse, para efectos de ajustar la programación y elaborar la resolución respectiva, para ser suscrita por el Secretario General.
ARTÍCULO 12. DURACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> El término de duración de las comisiones de servicio, no podrá exceder de treinta (30) días calendario, prorrogables hasta por treinta (30) días calendario más, cuando las necesidades del servicio así lo requieran. Prohíbese toda comisión de servicios de carácter permanente.
ÁRTÍCULO 13. PRÓRROGAS. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Cuando en cumplimiento de una comisión se determine que la duración inicialmente concedida, no es suficiente para cumplir a cabalidad el objetivo propuesto o que por motivos de fuerza mayor el comisionado deba permanecer en el lugar de la comisión tiempo adicional al aprobado, podrá concederse prórroga.
PARÁGRAFO. La solicitud de prórroga a la comisión debe solicitarse por parte del comisionado o de quien programó la comisión, con anticipación al vencimiento de la misma, explicando claramente los motivos y justificando el tiempo invertido y el requerido para culminarla. La Dirección de Gestión Humana, en caso de ser aprobada, remitirá el proyecto de resolución a Secretaría General para su firma. La Secretaría General podrá objetar la prórroga cuando por necesidades del servicio así lo considere.
TRÁMITE.
ARTÍCULO 14. RESPONSABILIDAD. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> La Dirección de Gestión Humana será la dependencia responsable del trámite deas comisiones, para el efecto deberá adelantar directamente las funciones que ésta Resolución establece y solicitar a la Dirección Financiera y Dirección Administrativa el cumplimiento de las obligaciones que a ellos compete.
ARTÍCULO 15. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> El personal asignado por la Dirección de Gestión Humana para adelantar este trámite tendrá las siguientes funciones:
a) Recibir la programación mensual de comisiones y sus modificaciones, en medio impreso y magnético vía correo electrónico, en el formato establecido para tal fin (Anexo 2).
b) Verificar que las programaciones se ajusten a las funciones de cada dependencia y a la necesidad de la labor que se pretende realizar, para evitar la duplicidad de actividades.
c) Analizar que la programación esté concebida, en forma tal que se propenda por la racionalidad en la utilización de los recursos humanos y financieros.
d) Solicitar a la Dirección Administrativa los tiquetes para el transporte de los servidores públicos.
e) Exigir que las comisiones de servicio sean tramitadas en los términos y plazos establecidos en la presente Resolución.
f) Informar a la respectiva dependencia las observaciones respecto de comisiones no aprobadas.
g) Controlar con el formato establecido en el artículo 7, los valores y demás información respecto de la comisión.
h) Mantener actualizada la información de las comisiones realizadas, utilizando para el efecto la información registrada en el formato que hace parte de la presente Resolución (Anexo 2).
i) Las demás que sean procedentes y necesarias para el trámite efectivo y control de las comisiones de servicio.
PARÁGRAFO. La Dirección Administrativa será la encargada de gestionar, obtener y entregar personalmente al comisionado, los pasajes aéreos correspondientes, actividad que será coordinada con la Dirección de Gestión Humana.
ARTÍCULO 16. COMISIONES DE SERVICIOS NO CONTEMPLADAS EN LA PROGRAMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> En casos excepcionales, el Secretario General, previa justificación de la dependencia solicitante, autorizará las comisiones que se encuentren por fuera de la programación, a través de un visto bueno y firma de la resolución de comisión de servicios proyectada por la Dirección de Gestión Humana, y remitirá dos (2) copias a la Dirección Financiera, una (1) a la Dirección de Gestión Humana y una (1) a la Dirección Administrativa.
ARTÍCULO 17. REGISTRO PRESUPUESTAL Y PAGO. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> El Director Financiero, una vez recibida la Resolución que autoriza la comisión, procederá a efectuar el registro presupuestal y el trámite del avance.
PARÁGRAFO. De acuerdo con el artículo quinto de esta resolución, el valor por concepto de viáticos y gastos de viaje ordenados, será efectuado por transferencia electrónica; para los servidores públicos, la transferencia se hará a través de las cuentas de pago de nómina y para los contratistas, al número de cuenta que suministre para el efecto y de la cual él sea el titular. La Dirección Financiera entregará copia de la Resolución y del comprobante de avance al comisionado, las cuales utilizará para su legalización posterior.
ARTÍCULO 18. REVOCATORIA. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Cuando el Director Técnico, Administrativo, Financiero, de Gestión Humana, de Planeación, de Evaluación, el Secretario General y Jefes de Oficina, determinen no realizar comisiones autorizadas, solicitarán con la debida justificación a la Dirección de Gestión Humana, la revocatoria de las mismas, dependencia que tramitará la respectiva resolución, durante los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud.
PARÁGRAFO. Una vez expedida la resolución de revocatoria, el comisionado deberá reintegrar el día hábil siguiente el valor respectivo, ante la Dirección Financiera, presentando la Resolución de revocatoria de la comisión.
COMUNICACIÓN DE COMISIONES.
ARTÍCULO 19. COMUNICACIÓN AL LUGAR DE COMISIÓN. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Las comisiones que se realicen de acuerdo con la programación así como sus prórrogas, deberán ser comunicadas por el Director Técnico, Administrativo, Financiero, de Gestión Humana, de Planeación, de Evaluación, Secretario General y Jefes de Oficina, o por el área de donde dependa el comisionado, o por el supervisor del contrato, en el caso de los contratistas, con la debida antelación, al servidor público de mayor jerarquía, o jefe de la dependencia donde se va a cumplir la comisión, indicando su objeto, el número de servidores públicos y contratistas comisionados y los días de permanencia, salvo aquellas de carácter excepcional, que por su premura, no permitan efectuar dicha comunicación.
PARÁMETROS DE LIQUIDACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIO.
ARTÍCULO 20. TARIFAS. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> El valor de los viáticos ocasionados por comisiones de servicio se regirá conforme a lo estipulado en el Decreto vigente expedido por el Gobierno Nacional.
ARTÍCULO 21. FACTORES. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Para determinar el valor de los viáticos, según la escala, se tendrá en cuenta la asignación básica y los incrementos de salario por antigüedad, acorde con la respectiva norma expedida por el Gobierno Nacional para regular la materia.
PARÁGRAFO. Cuando los desplazamientos entre las ciudades deban realizarse por vía terrestre, fluvial o marítima, el Instituto reconocerá al servidor público y/o al contratista, el valor que corresponda a estos servicios, así como el pago de impuestos o tasas, de acuerdo con las tarifas vigentes.
INFORMES.
ARTÍCULO 22. DE COMISIÓN. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Todo servidor público o contratista comisionado deberá presentar el informe correspondiente al jefe inmediato o al supervisor del contrato, respectivamente, dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes a la culminación de la comisión. Los jefes inmediatos o supervisores de los contratos, adelantarán el seguimiento y evaluación de las comisiones realizadas, mediante el análisis de los informes de comisión y su comparación con los objetivos pretendidos en la programación.
PARÁGRAFO 1. Copia de los informes escritos se remitirán a la Oficina de Control Interno Disciplinario, cuando el comisionado, su jefe inmediato o quien programó la comisión, lo consideren conveniente.
PARÁGRAFO 2. Los informes de comisión deberán ser enviados por el comisionado vía correo electrónico a la Oficina de Control Interno, como insumo para la evaluación del Sistema de Control Interno.
PARÁGRAFO 3. Los informes de comisión deberán ser ubicados en la carpeta específica del área, dispuesta para tal fin en CARPETAS PÚBLICAS \TODAS LAS CARPETAS PÚBLICAS \INFORMES DE COMISIÓN, como mecanismo de socialización y libre acceso a todas las dependencias de la Sede Nacional, que redunde en beneficio de la asesoría, asistencia técnica y acompañamiento a las Regionales y Agencias, de conformidad con las competencias y funciones asignadas.
LEGALIZACIÓN DE AVANCES Y DEMÁS GASTOS DE VIAJE.
ARTÍCULO 23. TÉRMINO. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión, el servidor público o contratista, deberá legalizar el avance concedido, ante la Dirección Financiera.
PARÁGRAFO. Cuando excepcionalmente, haya lugar a reconocimiento de un mayor valor a favor del comisionado éste será efectuado, al momento de la legalización, por transferencia electrónica. Para los servidores públicos, la transferencia se hará a través de las cuentas de pago de nómina y para los contratistas, al número de la cuenta que suministre para el efecto y de la cual él sea el titular.
ARTÍCULO 24. DOCUMENTOS. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Cumplida la comisión, el servidor público o el contratista legalizará el avance, ante la Dirección Financiera con los siguientes documentos:
a) Copia de la Resolución que ordenó la comisión y las modificatorias, aclaratorias y de prórroga, si las hay.
b) Copia del comprobante de avance.
c) Original del certificado de permanencia, que contenga además, firma del jefe inmediato o supervisor del contrato respectivo y constancia de la entrega del informe de comisión.
d) Relación de gastos de viaje por vía terrestre, fluvial o marítimo.
e) Original del recibo oficial de caja de los dineros reintegrados, cuando sea del caso.
PARÁGRAFO 1. Cumplidos los requisitos anteriores, el comisionado deberá presentar ante la Dirección Administrativa, el original de la carátula del pasaje aéreo utilizado, con sus respectivos pasabordos, los cuales servirán como soporte de las facturas expedidas por el contratista, que suministre los pasajes aéreos.
PARÁGRAFO 2. La Dirección Financiera, semanalmente enviará a la Dirección de Gestión Humana, reporte de las legalizaciones de comisiones.
ARTÍCULO 25. CERTIFICADOS DE PERMANENCIA. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Los certificados de permanencia deberán ser suscritos por los siguientes servidores públicos:
- En las Sedes Regionales y Agencias: Por el Director Regional o Seccional de Agencia y en su ausencia, el Coordinador del Grupo Administrativo y/o Financiero.
- En los Centros Zonales: Por el Coordinador del Centro Zonal.
- En el caso que el objeto de la comisión se desarrolle en dependencias distintas del Instituto, donde no sea factible la certificación por parte del Director Regional o del Coordinador Zonal, el certificado de permanencia lo deberá firmar la primera autoridad competente.
PARAGRAFO. Cuando en razón del servicio se requiera guardar reserva sobre la comisión realizada, el certificado de permanencia será otorgado por el Director General o Seccional, previa presentación del pasabordo o constancia de viaje (fecha de transporte, peajes, etc.)
ARTÍCULO 26. SANCIONES. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Cuando un servidor público o un contratista no legalice dentro de los términos establecidos el valor del avance, o no presente el original de la carátula del pasaje aéreo utilizado con sus respectivos pasabordos ante la Dirección Administrativa, se le descontará el valor correspondiente por nómina, o cuando se cause el pago contractual. Descuento que el comisionado deberá autorizar tanto en el respectivo comprobante de avance, como en la constancia de recibo del pasaje aéreo, so pena de iniciar las acciones legales correspondientes.
ARTÍCULO 27. RESTRICCIONES. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> A ningún servidor público ni a ningún contratista se les otorgará comisión alguna, si tienen pendiente legalizar comisiones anteriores.
DISPOSICIONES VARIAS.
ARTÍCULO 28. CANCELACIÓN RESERVA DE PASAJES. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Cuando por razones justificadas el comisionado no pueda realizar un viaje por vía aérea, deberá informar por escrito con dos (2) días hábiles de anticipación a la Dirección Administrativa.
PARÁGRAFO. Si el comisionado no cumple lo establecido en el presente artículo, quedará a su cargo el pago de la parte del precio del pasaje que determine la empresa, por falta de aviso oportuno.
ARTÍCULO 29. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> La presente Resolución deroga la No. 141 del 1° de febrero de 2000 y demás disposiciones que le sean contrarias.
ARTÍCULO 30. <Resolución derogada por el artículo 31 de la Resolución 2520 de 2004> Para los efectos administrativos y fiscales, la presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,
Dada en Bogotá D.C., a los 16 MAYO 2003.
JAVIER LASTRA FUSCALDO
Secretario General encargado de las funciones de Director General